JDS bedrijfsautomatisering bv. Plan-IT Online. Klantenbeschrijving

Transcriptie

1 JDS bedrijfsautomatisering bv Plan-IT Online Klantenbeschrijving

2 Inhoud 1. Welkom Beheermodule klant Beschikbaarheid Instellingen kalender Algemene instellingen Instellingen kalender Kleuren kalender Instellingen werkzaamheden Instellingen Werkzaamheden Plan-IT Online op Datum Instellingen Werkzaamheden Plan-IT Online op Tijd Werkzaamheden vanuit Organisatie Instellingen vervangend vervoer Instellingen invulvelden Instellingen teksten en Instellingen Teksten Instellingen HTML Kaart Last Minute Deal Instellingen voorkeurstijden Bezetting Statistieken Export Wachttijden Wachten Kalender Plannen op datum Plannen op tijd (manier 1) Plannen op tijd (manier 2) Invoegen in website van 41

3 4.1 Automatische resize van iframe Parameters vooraf vullen Actiedag Plannen op datum van 41

4 1. Welkom Allereerst willen wij van Plan-IT u van harte welkom heten en bedanken voor de aanschaf van de Plan-IT Online Module. Om het gebruik van de online module zo gemakkelijk mogelijk te maken hebben we voor u een document gemaakt waarin stap voor stap uitgelegd wordt hoe de online module werkt en hoe deze ingesteld dient te worden. De online module van Plan-IT kan in combinatie met Plan-IT Werkplaats/Plan-IT Velo worden gebruikt, maar ook als stand-alone applicatie. In combinatie met Plan-IT Werkplaats zal de bezetting automatisch overgestuurd worden naar uw online module, zodat op uw website altijd de actuele bezetting wordt weergegeven en de klant alleen een afspraak kan maken indien het ook echt mogelijk is. In de stand-alone applicatie kan de vestiging in de beheermodule gemakkelijk aangeven wanneer er ruimte is in de werkplaats en wanneer niet. De kalender kan eenvoudig ingebonden worden in uw website en zal automatisch weergeven wanneer er ruimte is in de werkplaats voor het maken van afspraken. Om de inrichting van de online module zo gemakkelijk mogelijk te maken is deze bij de creatie van een nieuwe vestiging al gedeeltelijk gevuld met de meest voorkomende gegevens. De kalender zal ook al een standaardkleur en grootte krijgen die naderhand altijd aangepast kan worden naar de wensen van de vestiging. 3 van 41

5 2. Beheermodule klant Per vestiging kan de kalender helemaal worden ingesteld en aangepast. De hoofdvestiging kan inloggen op met zijn eigen inloggegevens. Deze inloggegevens worden via de aan u verstuurd. Mocht u de inloggegevens nog niet hebben ontvangen, graag even melden via de info@plan-it.nl. Op de inlogpagina vult u uw gegevens in die u ontvangen heeft via de in het onderstaande scherm: Na het inloggen wordt de startpagina geopend van Plan-IT Online. Hier zullen onderaan de releasenotes worden getoond. Om de menubalk te minimaliseren kan gebruik worden gemaakt van de groene button bovenin het scherm. Voor mobiele apparaten en tablets kan dat zeer handig zijn. 4 van 41

6 In de linker balk kan een keuze worden gemaakt uit de verschillende vestigingen: Na de keuze van de juiste vestiging zullen de menu items tevoorschijn komen die relevant zijn voor deze vestiging: In de volgende hoofdstukken zullen de verschillende menu items worden besproken. 5 van 41

7 2.1 Beschikbaarheid Als er ingesteld is dat een vestiging GEEN gebruik maakt van Plan-IT en dus een stand-alone online module is, dan kan deze vestiging zelf zijn bezetting bepalen per dag. U klikt dan op een bepaalde dag en daarna op Onbeschikbaar, Vol, Beperkt of Vrij. De gekozen dag zal dan de gekozen status en kleur krijgen. Verder kan er bij een vestiging een jaar bezetting worden gevuld, zodat dit niet handmatig hoeft te gebeuren. Er kan dan bij Hele jaar vullen een jaartal worden gekozen en met de button Genereer zal de bezetting van dat jaar worden gevuld. Elke vestiging kan inloggen met zijn gebruikersnaam en wachtwoord (indien geen Plan-IT Werkplaats) en zijn bezetting direct aanpassen. 6 van 41

8 2.2 Instellingen kalender 7 van 41

9 2.2.1 Algemene instellingen - Intelligente capaciteit: als de intelligente capaciteit aan staat, dan zal aan de hand van het aantal gemaakte afspraken de dag vanzelf dicht worden gepland, totdat de vestiging of Plan- IT de bezetting weer zelf aanpast. Aan de hand van het aantal medewerkers en het aantal uren werkzaam zal een beschikbare tijd worden berekend. Met het aantal afspraken maal Werkorder in minuten kan er worden gekeken wanneer de dag beperkt beschikbaar of vol is. - Voorkeurstijden gebruiken: Standaard kan de klant na het kiezen van een datum ook een voorkeurstijd kiezen. Door middel van deze optie kunnen de voorkeurstijden ook uitgezet worden. Ook kunnen voorkeurtijden handmatig worden toegevoegd zie hoofdstuk Legenda: Het is mogelijk om met deze optie een legenda onder de kalender te zetten. De kleuren worden dan weergegeven met de bijbehorende teksten in de legenda. De teksten, vrij, beperkt en vol zullen dan verdwijnen van de dagen op de kalender. - Wachters aanzetten (op tijd module): Indien deze optie op ja wordt gezet zal Plan-IT Online rekening houden met het aantal wachters. Indien er wachttijden zijn ingevuld (hoofdstuk 2.13) dan kunnen er maar maximaal.. aantal wachters op een bepaald tijdstip kunnen worden ingepland. Indien er geen wachttijden zijn ingevuld dan kunnen er maar maximaal zoveel wachters worden ingepland die bij maximaal aantal wachters staan ingevuld. - Maximaal aantal wachters (op tijd module): Het maximaal aantal wachters dat kan worden ingepland per tijdstip indien de wachttijden niet zijn ingevuld Instellingen kalender - Breedte kalender: Hier kan de breedte in pixels worden ingesteld voor de kalender. Aan de hand van de breedte van uw website kan de online module dus kleiner of groter worden gemaakt. - Hoogte kalender: Hier kan de hoogte in pixels worden ingesteld voor de kalender. Aan de hand van de hoogte van uw website kan de online module dus kleiner of groter worden gemaakt. - Percentage beperkt beschikbaar: Aan de hand van dit percentage zal de kalender aangeven dat de dag beperkt beschikbaar is. Dus als hier 50% staat ingevuld dan zal de dag beperkt beschikbaar zijn vanaf het moment dat er minimaal 50% van de dag is ingepland. Het Percentage beperkt beschikbaar zal altijd kleiner moeten zijn dan het Percentage vol. - Percentage vol aanzetten (op tijd module): Indien deze optie op ja staat dan zal het percentage vol worden gebruikt in de op tijd module. Het percentage van dagen die vol zijn wordt berekend over alle medewerkers van die dag. Is dat percentage boven het ingevulde percentage bij Percentage vol dan wordt deze dan als vol weergegeven. - Percentage vol: Aan de hand van dit percentage zal de kalender aangeven dat de dag vol is. Dus als hier 85% staat ingevuld dan zal de dag vol zijn vanaf het moment dat er minimaal 85% van de dag is ingepland. Het Percentage vol zal altijd groter moeten zijn dan het Percentage beperkt beschikbaar. - Aantal medewerkers: het aantal medewerkers dat werkzaam is in de werkplaats en waarvan de beschikbare capaciteit kan worden ingepland. - Aantal uren werkzaam: het aantal uren dat een medewerker per dag beschikbaar is in de planning. Aan de hand hiervan en het Aantal medewerkers kan de beschikbare tijd per dag voor de werkplaats worden berekend. - Aantal dagen onbeschikbaar: het aantal werkdagen na de huidige dag die als vol weergegeven zullen worden zodat daar niks op ingepland kan worden. Deze instelling zal de 8 van 41

10 bezetting overschrijven. De dagen die helemaal niet beschikbaar zijn zullen overgeslagen worden. - Aantal dagen beperkt: het aantal werkdagen na de huidige dag en Aantal dagen onbeschikbaar die als beperkt beschikbaar weergegeven zullen worden zodat daar minder op ingepland kan worden. Deze instelling zal de bezetting overschrijven, behalve als de bezetting aangeeft er geen ruimte meer is op die dag voor afspraken. De dagen die helemaal niet beschikbaar zijn zullen overgeslagen worden. - Openingstijd (uur): hier kan een heel uur worden ingevuld wanneer de werkplaats open gaat. Dit zal gebruikt worden om de voorkeurstijden zichtbaar te maken vanaf dit tijdstip. - Sluitingstijd (uur): hier kan een heel uur worden ingevuld wanneer de werkplaats dicht gaat. Dit zal gebruikt worden om de voorkeurstijden zichtbaar te maken tot dit tijdstip. - Aantal maanden: hier kan ingevuld worden hoeveel maanden er zichtbaar moeten worden in de kalender. Dat kunnen er maximaal 5 zijn. - Afspraak om de hoeveel uur: Hier kan aangegeven worden om de hoeveel uur een afspraak gemaakt kan gaan worden (geheel getal). De voorkeurstijden zullen dan van vanaf de Openingstijd tot de Sluitingstijd worden weergegeven om het aantal uur dat hier ingevuld wordt. - Werkorder in minuten: Hier kan ingevuld worden hoeveel tijd een gemiddelde werkorder (afspraak) kost in minuten. Als de Intelligente Capaciteit aan staat kan hiermee worden berekend na hoeveel ingeplande afspraken de ruimte beperkt beschikbaar of niet meer beschikbaar is Kleuren kalender De kleuren van de kalender kunnen per vestiging worden aangepast. Hiermee kan de styling van de kalender gelijk worden getrokken met de styling van de website waarin de kalender gebruikt gaat worden. Standaard wordt er een neutrale styling gebruikt, waardoor de kalender meteen kan worden gebruikt in de website. - Dag nummer: de kleur van de cijfers van de dag. - Dag nummer vandaag: de kleur van het cijfer van de huidige dag. - Verleden: de kleur van de dagen in het verleden. - Tijd selectie: de kleur van de selectie van een bepaalde voorkeurstijd. - Dag naam: de kleur van de achtergrond waar de dag namen in staan. - Dag naam tekst: de kleur van de tekst van de dag namen. - Weeknummer: de kleur van de achtergrond waar de weeknummers in staan. - Weeknummer tekst: de kleur van de tekst van de weeknummers. - Uur: de kleur van de achtergrond van de te kiezen tijden. - Uur tekst: de kleur van de tekst van de te kiezen tijden. - Dag onbeschikbaar: de kleur van de dagen waar niet gewerkt wordt. - Dag tijdelijk onbeschikbaar: de kleur van de dagen die vol zijn. - Dag beperkt beschikbaar: de kleur van de dagen die beperkt beschikbaar zijn. - Dag beschikbaar: de kleur van de dagen die beschikbaar zijn. - Beschikbaar tekst: de kleur van de tekst die aangeeft of een dag, vol, beperkt of vrij is. 9 van 41

11 2.3 Instellingen werkzaamheden Instellingen Werkzaamheden Plan-IT Online op Datum De beheermodule is zo gemaakt dat de vestiging zijn eigen werkzaamheden toe kan voegen. - Titel: hier kan de titel die boven de werkzaamheden in de kalender komt te staan worden gewijzigd. Standaard zal er Werkzaamheden komen te staan. - Volgorde: Hier kunt u de volgorde aangeven hoe de werkzaamheden weergegeven moeten worden. Voor de Radiobutton en de Checkbox geldt een aparte volgorde. Mocht de volgorde gelijk zijn dan worden de werkzaamheden op alfabet gesorteerd. - Omschrijving: de omschrijving van de werkzaamheid. - Type: het type van de keuzemogelijkheid van de werkzaamheden. Radiobutton is voor de hoofdwerkzaamheden en de Checkbox is voor de extra werkzaamheden. In de kalender kan er altijd maar 1 hoofdwerkzaamheid worden gekozen en 0 of meerdere extra werkzaamheden. - Zichtbaar: Hier kan aangegeven worden of deze bewerking zichtbaar is voor de klant. - Zichtbaar van: Hier kan een datum ingegeven worden vanaf welke datum de werkzaamheid zichtbaar moet zijn voor de klant. Indien het jaartal weggelaten wordt, zal de werkzaamheid elk jaar vanaf deze datum zichtbaar zijn. 10 van 41

12 - Zichtbaar tot: Hier kan een datum ingegeven worden tot welke datum de werkzaamheid zichtbaar moet zijn voor de klant. Indien het jaartal weggelaten wordt, zal de werkzaamheid elk jaar tot deze datum zichtbaar zijn en erna automatisch verdwijnen. - Prijs: Er kan een standaardprijs worden gekoppeld aan de werkzaamheden die automatisch wordt weergegeven. - Actieprijs: Er kan een actieprijs voor een werkzaamheid worden ingegeven die automatisch wordt weergegeven. - Code: Er kan een extra kenmerk worden meegegeven aan de werkzaamheid om bijvoorbeeld vanuit de API hier acties aan te koppelen. - Extra informatie: Er kan per werkzaamheid extra informatie worden toegevoegd om ervoor te zorgen dat het duidelijk is voor de klant wat deze werkzaamheid inhoudt. Er zal een icoontje zichtbaar worden als er extra informatie beschikbaar is. U kunt in Plan-IT Online aangeven van wanneer tot wanneer een werkzaamheid zichtbaar moet zijn voor de klant. Als u alleen de dag en de maand (van en tot) invult dan zal de bewerking elk jaar terugkomen in de periode die u heeft gekozen. Bijvoorbeeld alleen tijdens de zomer- of wintermaanden. Als u het jaartal erbij invult dan zal deze werkzaamheid alleen zichtbaar zijn in de exacte periode die u heeft gekozen. Hierdoor kunt u helemaal zelf bepalen wanneer uw werkzaamheden zichtbaar zijn voor uw klanten. In uw planmodule kan uw klant dan een keuze maken uit uw ingevoerde werkzaamheden: 11 van 41

13 2.3.2 Instellingen Werkzaamheden Plan-IT Online op Tijd De beheermodule is zo gemaakt dat de vestiging zijn eigen werkzaamheden toe kan voegen. Plan-IT Online op Tijd heeft de hoofdwerkzaamheden (radiobuttons) en extra werkzaamheden (checkboxes) duidelijk gescheiden. Dat komt omdat er groepen (specialiteiten) gekoppeld zijn aan de hoofdwerkzaamheden, hier komen we later op terug. - Titel: hier kan de titel die boven de werkzaamheden in de kalender komt te staan worden gewijzigd. Standaard zal er Werkzaamheden komen te staan. - Default werkzaamheden: Pas als de klant een keuze maakt uit de hoofdwerkzaamheden zal er bezetting worden getoond in de kalender. Om ervoor te zorgen dat de klant altijd meteen een afspraak kan maken en een datum kan kiezen kan er een default werkzaamheid worden gekozen. Aan de hand van deze werkzaamheid wordt dan ook de bezetting getoond. Uiteraard kan de klant heel eenvoudig een andere werkzaamheid kiezen indien gewenst. 12 van 41

14 Hoofdwerkzaamheden (radiobuttons) - Volgorde: Hier kunt u de volgorde aangeven hoe de werkzaamheden weergegeven moeten worden. Voor de Radiobutton en de Checkbox geldt een aparte volgorde. Mocht de volgorde gelijk zijn dan worden de werkzaamheden op alfabet gesorteerd. - Omschrijving: de omschrijving van de werkzaamheid. - Groep: De werkzaamheden kunnen aan een of meerdere groep(en) worden gekoppeld die per hoofdvestiging kunnen worden gedefinieerd. Aan de hand van deze groepen kunnen er in Plan-IT Werkplaats medewerkers aan deze groepen worden gekoppeld. - AE: Het aantal eenheden dat deze bewerking duurt. Deze eenheden zullen van belang zijn bij het plannen op tijd in de kalender. Een eenheid in Plan-IT Online komt overeen met 1 blok in de kalender van Plan-IT Werkplaats. De blokken zijn vrij te definiëren, waardoor de module erg flexibel is. - Zichtbaar: Hier kan aangegeven worden of deze bewerking zichtbaar is voor de klant. - Zichtbaar van: Hier kan een datum ingegeven worden vanaf welke datum de werkzaamheid zichtbaar moet zijn voor de klant. Indien het jaartal weggelaten wordt, zal de werkzaamheid elk jaar vanaf deze datum zichtbaar zijn. - Zichtbaar tot: Hier kan een datum ingegeven worden tot welke datum de werkzaamheid zichtbaar moet zijn voor de klant. Indien het jaartal weggelaten wordt, zal de werkzaamheid elk jaar tot deze datum zichtbaar zijn en erna automatisch verdwijnen. - Prijs: Er kan een standaardprijs worden gekoppeld aan de werkzaamheden die automatisch wordt weergegeven. - Actieprijs: Er kan een actieprijs voor een werkzaamheid worden ingegeven die automatisch wordt weergegeven. 13 van 41

15 - Code: Er kan een extra kenmerk worden meegegeven aan de werkzaamheid om bijvoorbeeld vanuit de API hier acties aan te koppelen. - Geen zaterdag: Indien het vinkveld aangevinkt staat zal deze werkzaamheid niet op een zaterdag gepland kunnen worden (bijvoorbeeld bij een APK). - Extra informatie: Er kan per werkzaamheid extra informatie worden toegevoegd om ervoor te zorgen dat het duidelijk is voor de klant wat deze werkzaamheid inhoudt. Er zal een icoontje zichtbaar worden als er extra informatie beschikbaar is. Extra werkzaamheden (checkboxes) - Volgorde: Hier kunt u de volgorde aangeven hoe de werkzaamheden weergegeven moeten worden. Voor de Radiobutton en de Checkbox geldt een aparte volgorde. Mocht de volgorde gelijk zijn dan worden de werkzaamheden op alfabet gesorteerd. - Omschrijving: de omschrijving van de werkzaamheid. - Groep: De werkzaamheden kunnen aan een of meerdere groep(en) worden gekoppeld die per hoofdvestiging kunnen worden gedefinieerd. Aan de hand van deze groepen kunnen er in Plan-IT Werkplaats medewerkers aan deze groepen worden gekoppeld. - AE: Het aantal eenheden dat deze bewerking duurt. Deze eenheden zullen van belang zijn bij het plannen op tijd in de kalender. Een eenheid in Plan-IT Online komt overeen met 1 blok in de kalender van Plan-IT Werkplaats. De blokken zijn vrij te definiëren, waardoor de module erg flexibel is. - Zichtbaar: Hier kan aangegeven worden of deze bewerking zichtbaar is voor de klant. - Zichtbaar van: Hier kan een datum ingegeven worden vanaf welke datum de werkzaamheid zichtbaar moet zijn voor de klant. Indien het jaartal weggelaten wordt, zal de werkzaamheid elk jaar vanaf deze datum zichtbaar zijn. - Zichtbaar tot: Hier kan een datum ingegeven worden tot welke datum de werkzaamheid zichtbaar moet zijn voor de klant. Indien het jaartal weggelaten wordt, zal de werkzaamheid elk jaar tot deze datum zichtbaar zijn en erna automatisch verdwijnen. - Prijs: Er kan een standaardprijs worden gekoppeld aan de werkzaamheden die automatisch wordt weergegeven. 14 van 41

16 - Actieprijs: Er kan een actieprijs voor een werkzaamheid worden ingegeven die automatisch wordt weergegeven. - Code: Er kan een extra kenmerk worden meegegeven aan de werkzaamheid om bijvoorbeeld vanuit de API hier acties aan te koppelen. - Wachter: Indien het vinkveld wachter aangevinkt staat weet het systeem dat deze werkzaamheid een wachter betreft. - Geen zaterdag: Indien het vinkveld aangevinkt staat zal deze werkzaamheid niet op een zaterdag gepland kunnen worden (bijvoorbeeld bij een APK). - Extra informatie: Er kan per werkzaamheid extra informatie worden toegevoegd om ervoor te zorgen dat het duidelijk is voor de klant wat deze werkzaamheid inhoudt. Er zal een icoontje zichtbaar worden als er extra informatie beschikbaar is. Instellingen groepen Om werkzaamheden te koppelen aan een bepaalde groep kunnen er groepen aangemaakt worden. - Omschrijving: hier kunnen de groepen worden ingegeven waar de bewerkingen aan gekoppeld worden. Let op dat deze groepen voor alle vestigingen gelden van de ingelogde hoofdvestiging. Aan deze groepen kunnen in Plan-IT medewerkers worden gekoppeld, waardoor een medewerker zijn eigen specialiteit krijgt. - Code: Deze code kan gebruikt worden om een koppeling te maken tussen werkzaamheden van Plan-IT Online en een externe partij met eigen werkzaamheden die gebruikmaakt van de API. Er kunnen meerdere codes worden gekoppeld aan 1 groep door middel van het scheiden van de codes met een puntkomma. Het veld hoeft alleen te worden gebruikt als er specifieke afspraken zijn met de externe partij. 15 van 41

17 2.3.3 Werkzaamheden vanuit Organisatie Indien uw organisatie gebruik maakt van Plan-IT Online dan kunnen er door de organisatie werkzaamheden worden aangemaakt die gelden voor alle vestigingen binnen deze organisatie. De werkzaamheden zullen zichtbaar worden in de beheermodule: - Omschrijving: de omschrijving van de werkzaamheid. - Periode: hier zal de periode staan wanneer de werkzaamheid zichtbaar wordt in de kalender. - Zichtbaar: Hier kan aangegeven worden of deze bewerking zichtbaar is voor de klant of niet. Het bedrijf kan dus zelf bepalen welke werkzaamheden van de organisatie worden gebruikt in hun eigen online module. De werkzaamheden zullen op dezelfde manier worden getoond als de normale werkzaamheden die ingevuld zijn door de vestiging. 16 van 41

18 2.4 Instellingen vervangend vervoer De vestiging kan zijn eigen vervangend vervoer ingeven waarvan de klant gebruik van kan gaan maken. - Titel: hier kan de titel die boven het vervangend vervoer in de kalender komt te staan worden gewijzigd. Standaard zal er Vervangend vervoer komen te staan. - Verplicht: Met deze optie kan ervoor gekozen worden om het vervangend vervoer verplicht in te laten vullen voor de klant. - Omschrijving: De omschrijving van het vervangend vervoer. - Volgorde: De volgorde kan zelf bepaald worden hoe het vervangend vervoer weergegeven moet worden. - Zichtbaar: Hier kan aangegeven worden of dit vervangend vervoer zichtbaar is voor de klant. - Meetellen: Hier kan worden aangegeven of de vervangend vervoer regel moet worden meegeteld in de statistieken van het vervangend vervoer. - Prijs: Er kan een standaardprijs worden gekoppeld aan het vervangend vervoer en automatisch wordt weergegeven. - Actieprijs: Er kan een actieprijs voor het vervangend vervoer worden ingegeven die automatisch wordt weergegeven. - Code: Er kan een extra kenmerk worden meegegeven aan het vervangend vervoer om bijvoorbeeld vanuit de API hier acties aan te koppelen of een scheiding te maken in het vervangend vervoer. In uw planmodule kan uw klant dan een keuze maken uit uw ingevoerde auto s: 17 van 41

19 2.5 Instellingen invulvelden De klant zal bij het maken van een afspraak gegevens moeten invullen. In de beheermodule van de vestiging kan worden aangegeven welke gegevens dit moeten zijn: - Titel: hier kan de titel die boven de contactgegevens in de kalender komt te staan worden gewijzigd. Standaard zal er Contactgegevens komen te staan. - Kenteken bovenaan: Als deze optie aangevinkt is dan zal het kenteken het eerste invulbare veld zijn. De velden Naam, en Kenteken zijn altijd verplicht om in te vullen voor de klant. Verder kan de vestiging zelf beslissen welke velden ingevuld dienen te worden en welke niet. Er zijn 3 keuzes per veld: - Nee: Het veld is niet zichtbaar en invulbaar voor de klant. - Ja: Het veld is zichtbaar voor de klant, maar niet verplicht invulbaar. - Verplicht: Het veld is zichtbaar voor de klant en moet verplicht worden ingevuld. 18 van 41

20 In uw planmodule zullen de velden dan zo te zien zijn: 19 van 41

21 2.6 Instellingen teksten en Instellingen Teksten De teksten die gebruikt worden in Plan-IT Online kunnen handmatig worden aangepast, zodat de module zo flexibel mogelijk is. - Welke tekst moet er komen te staan onder de kalender: Deze tekst komt direct onder de kalender en eventueel de legenda te staan. - Welke tekst moet er komen te staan voor het vrije invoervak onder de werkzaamheden: De tekst die in dit veld ingevuld wordt komt als titel bij het opmerkingen veld, waarbij de klant diverse extra opmerkingen kan invullen. 20 van 41

22 - Welke tekst moet er komen te staan achter de verstuur button: Deze tekst komt als extra opmerkingen onder de verstuur button te staan. Er kan nog extra informatie worden gegeven over het definitief maken van de afspraak. - Welke tekst moet er komen te staan op de bedankt melding (popup): Nadat de afspraak gemaakt is komt de tekst tevoorschijn dit in dit veld ingevuld is. - URL bedankpagina (voorbeeld: In het veld URL bedankpagina kan een link worden gezet. Indien een afspraak gemaakt is zal de bedankpagina worden aangeroepen die in dit veld genoemd staat. Let op dat link het juiste formaat bevat, bijvoorbeeld In deze bedankpagina kan de dealer bijvoorbeeld zijn eigen Google Analytics aanroepen of een eigen opgemaakte bedankpagina tonen. - Welke tekst moet er komen te staan bij de voorwaarden: Indien er nog extra voorwaarden zijn voor het maken van een werkplaatsafspraak dan kunnen de voorwaarden in dit veld worden ingegeven. De voorwaarden zullen onder de kalender worden weergegeven. 21 van 41

23 2.6.2 Instellingen In Plan-IT Online kunnen de teksten van de s worden aangepast en is het mogelijk om een e- mail opmaak van de dealer te gebruiken. Hieronder zullen de mogelijkheden worden besproken: 22 van 41

24 - Onderwerp klant: Indien de klant een afspraak maakt dan wordt er standaard een e- mail verstuurd met een onderwerp dat er zo uitziet: Bevestiging afspraakverzoek: voor TE-ST-01 bij JDS VENRAY. Indien de dealer zelf een ander onderwerp wil instellen dan kan dat in dit veld. Indien de Tags [kenteken], [datum], [tijd] of [vestiging] worden gebruikt in de tekst dan zullen deze worden vervangen door respectievelijk het kenteken van de klant, de datum van de afspraak, het tijdstip van de afspraak en de gekozen vestiging. - Welke begeleidende tekst moet er in het bericht komen te staan dat er als bevestiging naar de aanvrager wordt verzonden: Deze tekst wordt verzonden naar diegene die de afspraak maakt. Na deze tekst wordt een opsomming van de gekozen informatie getoond. Indien de Tags [aanhef], [naam] of [vestiging] worden gebruikt in de tekst dan zullen deze worden vervangen door respectievelijk de aanhef van de klant, de naam van de klant en de gekozen vestiging. - Welke tekst moet er in het bericht komen te staan dat er naar de werkplaats wordt verzonden: Deze tekst worden verzonden naar de adressen die ingevuld staan bij adressen en dat zal dus de dealer betreffen. Na deze tekst wordt een opsomming van de gekozen informatie getoond. Indien de Tags [aanhef], [naam] of [vestiging] worden gebruikt in de tekst dan zullen deze worden vervangen door respectievelijk de aanhef van de klant, de naam van de klant en de gekozen vestiging. - Welke voorwaarden tekst moet er in het bericht komen te staan: Indien er nog extra voorwaarden zijn voor het maken van een werkplaatsafspraak dan kunnen de voorwaarden in dit veld worden ingegeven. De voorwaarden zullen ook in de worden weergegeven. - Link HTML template: Hier kan een URL worden ingevuld die verwijst naar een HTML bestand met de opmaak van de dealer. In hoofdstuk zal het uitgebreid worden beschreven. - Naar welke adressen moet de werkplaatsafspraak verstuurd worden: Hier kunnen de adressen worden ingevuld die de informatie moeten ontvangen van de afspraken van de klanten. Indien er meerdere adressen nodig zijn dan kunnen deze worden gescheiden met een ; (puntkomma). - Google Analytics: Hier kan een Google Analytics UA Code ingevoerd worden, zodat uw website geanalyseerd kan worden en er rapportages kunnen worden gemaakt etc. 23 van 41

25 2.6.3 HTML In het veld Link HTML template kunt u een link naar een HTML bestand zetten. Dit HTML bestand wordt dan gebruikt om de opmaak in de afspraakbevestiging te stylen. Per vestiging kan er gebruik worden gemaakt van een ander HTML bestand, zodat de opmaak van de dus per vestiging verschillend kan zijn. Er zijn meerdere tags beschikbaar die in het HTML bestand gebruikt kunnen worden. Deze tags worden in Plan-IT Online zelf vervangen door de juiste tekst. De tags die gebruikt kunnen worden in de HTML zijn: - <%bodytext%>: De begeleidende tekst die in de afspraakbevestigings wordt getoond. - <%bodyappointment%>: De informatie van de afspraak (welke vestiging, datum, tijdstip etc.) - <%bodyactivities%>: De werkzaamheden die zijn gekozen door de klant. - <%bodycontactinfo%>: De contactgegevens van de klant. - <%bodycarinfo%>: De informatie over de auto van de klant. - <%bodyreplacementcar%>: Het vervangend vervoer dat gekozen is door de klant. - <%bodyremarks%>: Eventuele opmerkingen die ingevuld zijn door de klant. - <%bodyconditions%>: De voorwaarden die in de moeten komen. 24 van 41

26 2.8 Kaart In het hoofdmenu kan er ook de keuze gemaakt worden uit de kaart met afspraken. U komt dan op de onderstaande pagina terecht: Als u een periode selecteert met Datum van en Datum tot en op de button Kaart tonen drukt dan zal de kaart worden getoond met de geselecteerde Vestigingen (als deze leeg gelaten wordt zullen alle vestigingen worden getoond). Onderaan de kalender worden nog de volgende gegevens getoond: - Totaal aantal afspraken: Het aantal afspraken dat gemaakt is in de gekozen periode. - Vervangend vervoer: Het percentage van de afspraken dat vervangend vervoer heeft gekozen in de gekozen periode. - Buiten werktijd: Het percentage van de afspraken dat buiten werktijd is gemaakt (dat ingesteld staat in de instellingen van de kalender) in de gekozen periode. 25 van 41

27 Ook zullen de gemaakt afspraken worden getoond in de periode die gekozen is. De afspraken krijgen dezelfde kleur als de vestiging waarbij deze gemaakt is. Hieronder kunt u een voorbeeld bekijken: 26 van 41

28 2.9 Last Minute Deal Last Minute Deal is een nieuwe module die kan worden toegevoegd aan Plan-IT Online. Om gebruik te maken van deze module neem contact op met Plan-IT via Deze module is ontwikkeld aan de hand van vragen uit de markt. Er kan op bepaalde dagen korting worden gegeven aan de klant, om zo de aanloop van afspraken enigszins te sturen. Er zijn een aantal standaard kortingsmodules ontwikkelt, maar de dealer kan ook handmatig zijn kortingen instellen. In de beheermodule kunnen de kortingsmodules worden gekozen en ook de opmaak van het korting worden ingesteld. De volgende instellingen kunnen worden beheerd in de beheermodule van de Last Minute Deal: - Label: Voor het weergeven van de korting is het mogelijk om een label op de dag van de korting toe te voegen. Indien er Nee wordt gekozen zal de gehele dag de achtergrond kleur krijgen van de korting. Standaard wordt er een label weergegeven voor de korting. - Tekstkleur: De kleur van de tekst die op het label of op de dag weergegeven moet worden om de kortingstest te tonen. 27 van 41

29 - Achtergrondkleur: De kleur van de achtergrond van het label of de dag die weergegeven moet worden om de kortingstest te tonen. - Last Minute Deal Module: Er kan een keuze worden gemaakt uit de standaard kortingsmodules of het handmatig instellen van de kortingen. De standaard kortingen moeten binnen de eerst 3 volgende dagen na vandaag komen, omdat anders de korting niet meer relevant is. Indien een dag vol is wordt deze korting niet weergegeven. De onderstaande kortingsmodules zijn standaard te kiezen: o o o o o o o Geen: Er wordt geen gebruik gemaakt van de Last Minute Deal module. Module A: Eerstvolgende dag 15% korting, 2 e dag 10% korting, 3 e dag 5% korting. Module B: Eerstvolgende dag vol, 2 e dag 15% korting, 3 e dag 10% korting. Module C: Eerstvolgende dag vol, 2 e dag 10% korting, 3 e dag 5% korting. Module D: Eerstvolgende 2 dagen vol, 3 e dag 10% korting. Module E: Eerstvolgende 3 dagen vol. Handmatig: De kortingen kunnen helemaal zelf worden ingesteld aan de hand van de onderstaande parameters. - Aantal dagen: Het aantal dagen vanaf vandaag waardoor de korting gaat gelden - Stappen: In stappen van hoeveel procent moet het kortingsverloop worden weergegeven. De mogelijke stappen zijn: 1%, 2,5%, 5% en 10%. - Range: Van welk tot welk kortingspercentage moet de korting weergegeven worden, bijvoorbeeld van -20% tot -5% in Stappen van 5% in 4 Dagen. - Extra percentage beperkte beschikbaarheid: Indien een dag beperkt beschikbaar is kan een extra korting of opslag worden gezet op deze dag. - Extra percentage weekend: Indien een beschikbare dag in het weekend valt kan een extra korting of opslag worden gezet op deze dag. Voorbeeld van Module A met een label: 28 van 41

30 Voorbeeld van Handmatige kortingen met de volgende opties: Geeft de onderstaande kalender weer: 29 van 41

31 2.10 Instellingen voorkeurstijden Om handmatig eigen voorkeurstijden in te voeren kan het onderstaande scherm worden gebruikt: - Uur: het uur van de voorkeurstijd kan hier worden gekozen. - Minuut: de minuten van de voorkeurstijd kunnen hier worden gekozen. - Ma: als het vinkveld gekozen is dan wordt de voorkeurstijd op maandag weergegeven. - Di: als het vinkveld gekozen is dan wordt de voorkeurstijd op dinsdag weergegeven. - Wo: als het vinkveld gekozen is dan wordt de voorkeurstijd op woensdag weergegeven. - Do: als het vinkveld is dan wordt de voorkeurstijd op donderdag weergegeven. - Vr: als het vinkveld gekozen is dan wordt de voorkeurstijd op vrijdag weergegeven. - Za: als het vinkveld gekozen is dan wordt de voorkeurstijd op zaterdag weergegeven. - Zo: als het vinkveld gekozen is dan wordt de voorkeurstijd op zondag weergegeven. Om gebruik te maken van de handmatig in te stellen voorkeurstijden moet bij het menu Instellingen de optie Voorkeurstijden gebruiken op Handmatig worden gezet. 30 van 41

32 2.11 Bezetting Als u in het menu de keuze maakt voor de bezetting tab dan komt u op het onderstaande scherm terecht: In dit scherm kunt u de bezetting zien die online wordt weergegeven in de plankalender. U kunt de keuze maken voor de bezetting van één vestiging of de bezetting van alle vestigingen samen (het gemiddelde). Door middel van het veld datum kunt u de bezetting naar de toekomst of het verleden verschuiven om de bezetting van die periode te tonen. 31 van 41

33 2.12 Statistieken Als u in het menu de keuze maakt voor de statistieken tab dan komt u op het onderstaande scherm terecht: 32 van 41

34 In dit scherm kunt u statistieken tonen specifiek per vestiging of voor alle vestigingen. Als u het veld Vestiging leeg laat dan zullen de gegevens van alle vestigingen worden getoond. Uiteraard moet er wel een periode worden gekozen door middel van de velden Datum Van en Datum Tot. Indien u op de button Tonen klikt zullen meerdere statistieken worden getoond: - Afspraken binnen/buiten werktijd: In de systeeminstellingen kunt u de openings- en sluitingstijd ingeven. Aan de hand daarvan zullen het aantal afspraken dat binnen en buiten werktijd is gemaakt worden getoond. Ook zullen het aantal afspraken worden getoond die in het weekend zijn gemaakt. Ook worden van alle aantallen de percentages getoond. - Aantal afspraken per vestiging: Per vestiging zal het percentage getoond worden van het totaal aantal afspraken in de geselecteerde periode. Door met de muis over het gedeelte van de vestiging te gaan kunnen ook het aantal afspraken worden getoond. - Meest gekozen werkzaamheden: De klant zal per afspraak een aantal werkzaamheden kiezen. Hier zullen de aantallen van de meest gekozen werkzaamheden worden getoond. - Meest gekozen vervangend vervoer: De klant kan bij zijn online afspraak een keuze maken uit het vervangend vervoer. De aantallen van het meest gekozen vervangend vervoer zal hier worden getoond Export Er is ook een mogelijkheid om de afspraken te exporteren naar een CSV-bestand (te openen in Microsoft Excel). Dit kan per vestiging of voor alle vestigingen. Per periode kan een export worden gemaakt. 33 van 41

35 2.13 Wachttijden Indien u gebruikmaakt van Plan-IT Online op Tijd en u heeft bij de algemene instellingen (hoofdstuk 2.2.1) de optie Wachters aanzetten op ja gezet dat kunt u gebruikmaken van de wachttijden. In het menu zal deze optie tevoorschijn komen. Het scherm zal er zo uitzien: U kunt per tijdstip aangeven hoeveel wachters er maximaal mogen wachten. Deze tijdstippen moeten overeenkomen met de begintijden van de blokken in de kalender van Plan-IT Werkplaats. Indien een tijdstip wel een kalender van Plan-IT Werkplaats staat, maar niet ingevuld staat bij de Wachttijden dan kan de klant ook niet wachten op dat tijdstip. 34 van 41

36 Wachten Om het mogelijk te maken dat de klant kan wachten moet er aan een werkzaamheid worden meegegeven dat het een wachter is. Dat is alleen mogelijk bij een Checkbox. In de onderstaande afbeelding is er een werkzaamheid toegevoegd die het vinkje wachter aan heeft: Indien de klant een werkzaamheid kiest uit de hoofdwerkzaamheden (radiobuttons) en ook het vinkje Wil graag wachten, terwijl het onderhoud wordt uitgevoerd dan kan er alleen worden gekozen uit de beschikbare wachttijden. In de werkzaamheden zal het er dan zo uitzien: 35 van 41

37 3. Kalender In de Plan-IT Online Module zijn er verschillende mogelijkheden om de kalender te gebruiken en afspraken in te plannen. Plannen op datum zal in dit document worden beschreven. 3.1 Plannen op datum De meest gebruikte manier om de kalender van de online module te gebruiken is het plannen op een datum. De klant kiest een bepaalde datum uit de kalender die nog beschikbaar is en kan hierbij een eventueel een voorkeurstijd plannen. Deze manier wordt hieronder weergegeven. 36 van 41

38 3.2 Plannen op tijd (manier 1) In de Plan-IT Online Module kan er ook op tijd worden gepland. Er zal dan wel gebruik moeten worden gemaakt van Plan-IT. Er zal eerst een werkzaamheid moeten worden gekozen. Aan de hand daarvan zullen de tijden getoond worden op welke tijden het mogelijk is om deze werkzaamheid in te plannen. Aan de hand van de eenheden die aan een werkzaamheid zijn gekoppeld zullen de gekozen werkzaamheden meer tijd in beslag nemen en dus op minder tijdstippen ingepland kunnen worden. Doordat bepaalde medewerkers aan groepen zijn gekoppeld (en dus bepaalde specialiteiten hebben) zal een werkzaamheid dus alleen door een bepaalde groep medewerkers behandeld kunnen worden. Hierdoor kan het zijn dat er bij een bepaald tijdstip toch bepaalde data niet of beperkt beschikbaar zijn. Dit zal automatisch weergegeven worden als een beschikbaar tijdstip wordt gekozen. Een klant kan dus aan de hand van een bepaald tijdstip een datum kiezen voor zijn afspraak. 37 van 41

39 3.3 Plannen op tijd (manier 2) Het is ook mogelijk om op tijd te plannen, maar dan vanuit een datum gezien. Dat wil zeggen dat als er een bewerking/werkzaamheid gekozen is dat er aan de hand van een beschikbare datum uiteindelijk een beschikbare tijd kan worden gekozen. Op deze manier kan een klant op een bepaalde dag zien of zijn afspraak ingepland kan worden op een bepaalde tijd. 38 van 41

40 4. Invoegen in website Om de Plan-IT Online module in te voegen in de website van de klant, kan er een link worden ingebonden in de website die er zo uit ziet: <iframe src=" width="100%" height="90%" frameborder="0" marginheight="0" marginwidth="0"></iframe> In de src staat de link gedefinieerd waarbij het ID staat voor het nummer van het desbetreffende account. Het is ook mogelijk om meteen een vestiging gekozen te hebben als de klant de online module opstart. Dan ziet de link er zo uit: waarbij ID=36 staat voor accountnummer 36 en V=30 staat voor vestiging 30. Het ID is dus verplicht, maar de vestiging dus niet. Verder kan de width en de height worden aangepast aan de website van de klant. 4.1 Automatische resize van iframe Op sommige (mobiele) websites wordt de kalender niet responsive weergegeven en wordt de grootte van het frame niet automatisch aangepast. Met de onderstaande code kan dat probleem worden verholpen. <iframe id="iframe" style="min-width: 100%;width: 100px;" src=" scrolling="no" frameborder="0"></iframe> <script src=" <script type="text/javascript" src=" <script type="text/javascript"> </script> $('iframe').iframeresize(); Indien het jquery script al in uw website wordt gebruikt moet uw website bouwer bepalen of het jquery.min.js script overbodig is. 39 van 41

41 5. Parameters vooraf vullen In Plan-IT Online is het mogelijk om gegevens al automatisch in het systeem in te vullen. De klant hoeft dan zo min mogelijk gegevens in te vullen, waardoor er makkelijker een online afspraak wordt gemaakt. De volgende parameters kunnen meegegeven worden om het systeem automatisch te vullen: - ID: Het klantnummer van de overkoepelde organisatie. - V: Het nummer van de vestiging. - Bedrijfsnaam: De bedrijfsnaam van de klant. - LeaseMaatschappij: De Leasemaatschappij van de klant - Aanhef: De aanhef van de klant, keuze uit heer of mevrouw. - Voornaam: De voornaam/voorletters van de klant. - Naam: De naam van de klant. - Straat: De straat van de klant. - Huisnr: Het huisnummer van de klant. - Postcode: De postcode van de klant. - Plaats: De plaats van de klant. - Telefoonnr: Het telefoonnummer van de klant. - Het adres van de klant. - Merk: Het merk van de auto van de klant. - Type: Het type van de auto van de klant. - Kenteken: Het kenteken van de auto van de klant. - Kilometerstand: De kilometerstand van de auto van de klant. - W: De werkzaamheid die vooraf geselecteerd moet worden. Let op dat de tekst exact overeenkomt met de werkzaamheid. - VO: Indien hier een 1 wordt meegegeven en het nummer van de vestiging (parameter V) dan zal de vestigingskeuze in de module niet worden weergegeven. - L: Een landcode kan worden meegegeven om alleen de vestigingen te zien met deze landcode. De tekst zal ook vertaald worden naar de taal met deze landcode. (Nederland=31, Duitsland=49, Frankrijk=33, Engeland=44). Een voorbeeld van de link: 0bv&Aanhef=heer&Naam=Jan%20Janssen&Straat=Keizersveld&Huisnr=25&Postcode=5803%20AM& Plaats=Venray&Telefoonnr= & =info@plan- it.nl&merk=volkswagen&type=golf&kenteken=aa-11- BB&Kilometerstand=123456&W=Kleine%20beurt 40 van 41

42 6. Actiedag De Plan-IT Online module heeft de mogelijkheid om een actiedag aan te maken waardoor de klant alleen een afspraak voor de vooraf bepaalde dag kan inplannen. 6.1 Plannen op datum Met een actiedag kunt u in de module een datum en tekst meegeven waardoor de klant alleen voor deze vooraf bepaalde dag een afspraak kan maken. Om gebruik te maken van deze optie moeten de volgende parameters worden meegegeven: - D: De dag van de actiedag. - M: De maand van de actiedag. - J: Het jaar van de actiedag. - T: De tekst van de actiedag. Een voorbeeld van een link en de selectie van de kalender worden hieronder afgebeeld: 41 van 41