#3. ONDERSTEBOVEN. Een simpel woord voor een ingrijpende organisatieverandering bij ZZWD. P.5

Transcriptie

1 JUN 2012 NIEUWSBRIEF ONDERSTEBOVEN Naar een klantgerichte organisatie met kleinschalige teams #1. Ondersteboven gaan: waarom OOK AL WEER? Het is begrijpelijk en goed dat van tijd tot tijd de vraag weer gesteld wordt waarom we eigenlijk Ondersteboven gaan. P. 2 #2. PROJECTPLANNING In de nieuwsbrief wordt verslag gedaan van gebeurtenissen die inmiddels achter ons liggen. Een veel gehoorde opmerking is: Wat gaat er gebeuren en wanneer? P. 4 #3. ONDERSTEBOVEN Een simpel woord voor een ingrijpende organisatieverandering bij ZZWD. P.5 #4. De onderstebovenbeweging in de Priensenije Ondersteboven gaan is ook het vergroten van de zelfstandigheid van iedereen en daar kan je vandaag al mee beginnen. Als je er vandaag al mee kan beginnen wat doe je dan en hoe ziet dat er dan uit? P.6 #5. Interview Janet Veeningen Janet Veeningen vertelt over haar idee rondom het project Ondersteboven. P. 7 #6. IN HET KORT Interessante agendapunten en mededelingen voor de komende maanden. P. 8

2 #1. Ondersteboven gaan: Waarom ook al weer? Het is begrijpelijk en goed dat van tijd tot tijd de vraag weer gesteld wordt waarom we eigenlijk Ondersteboven gaan. Het is ook goed dat we die vraag steeds weer beantwoorden. Het biedt de mogelijkheid om te toetsen of datgene wat we doen en ontwikkelen in het ondersteboven past in dat we willen bereiken. Andere spelers op de markt Of we het leuk vinden of niet, of we het er (politiek) mee eens zijn WELZIJN of niet, feit is dat zorgland aan grote veranderingen onderhevig is. Daar moeten we als organisatie rekening mee houden en op inspelen. Eén van de veranderingen is, dat het bestaan van onze organisatie en daarmee onze baan afhankelijk is geworden (en nog steeds meer wordt!) van het feit of klanten, bewoners, cliënten, deelnemers kiezen voor zorg- en dienstverlening van ZZWD. Populair gezegd: geen klant, geen geld, geen werk. Daarin is de zorg eigenlijk niet anders meer dan ZORG KLANT cliënt deelnemer bewoner HUISHOUDING andere bedrijven of sectoren. Er is concurrentie in de zorg, bijvoorbeeld in de steeds belangrijker wordende thuiszorg. Maar ook konden we kort geleden in de krant lezen dat in Havelte een andere zorgaanbieder eveneens Kleinschalig Wonen voor dementerenden wil gaan aanbieden! VOEDING VERBLIJF Wij maken het verschil en binden daarmee de klant aan ons. Om klanten aan ons te (blijven) binden, om te zorgen dat cliënten zich met hun zorgvraag aan ons toevertrouwen zullen we rekening moeten houden met wensen en verlangens van de huidige en toekomstige cliënten. Daarbij moeten we niet meer uitgaan van ons aanbod en onze beperkingen, maar van wat de klant wil en wat onze mogelijkheden zijn en/of kunnen worden. Daarom hebben we al enige tijd het thema klantgerichtheid op de agenda staan. En de ondertitel van Ondersteboven begint niet voor niets met naar een klantgerichte organisatie. Bij het ontwikkelen van een klantgerichte organisatie komt het er kort gezegd op neer, dat bij alles wat we doen en bedenken we het belang van de klant voorop stellen. We moeten ons eigenlijk telkens de vraag stellen: Wat wordt de klant, bewoner, cliënt hier beter van?. Daarbij moeten we ook beseffen dat ouderen in toenemende mate zelf veel meer regie willen blijven voeren, zelf keuzes willen maken en zaken bepalen. En als zij daar zelf niet meer toe in staat zijn, wordt die rol overgenomen door kinderen of andere familie of mantelzorgers. Alleen als we op een juiste manier daarop inspelen houden we tevreden klanten en zullen we in staat blijven cliënten aan ons te binden. De relatie met de klant vergroten Ik ga ervan uit dat wij prima in staat zijn en blijven om onder andere goede zorg, prima maaltijden, schone woonomgevingen en zinvolle dagactiviteiten aan te bieden. De kwaliteit van onze diensten / producten moet natuurlijk wel gewoon goed zijn. Maar juist omdat we voor en met mensen werken wordt de tevredenheid van klanten voor het grootste deel bepaald door de wisselwerking tussen klant en medewerker(s). Hoe gaan wij met bewoners om, hoe laten wij cliënten zelf sturing geven, welke keuzemogelijkheden en ruimte om te kiezen bieden wij onze klanten? Passen wij ons aan de wensen van onze cliënten aan? 2

3 vervolg... Om die o zo belangrijke wisselwerking tussen klant en medewerker(s) beter tot haar recht te laten komen, om voor medewerkers ruimte te creëren om die wisselwerking op een goede manier in te kunnen vullen, daarom gaan we nu juist ondersteboven. Ondersteboven = anders doen! Ondersteboven gaan is niet alleen een kwestie van anders organiseren. Ja, zoals bekend gaan we onze organisatie wel opzetten met zelfregelende teams. Maar ondersteboven gaan is vooral een kwestie van anders gaan doen! Daarbij komen begrippen als houding en gedrag om de hoek kijken. Ondersteboven gaan wordt met elkaar en ieder voor zich leren om ons anders te gedragen, om een andere houding aan te nemen naar klanten, bewoners, cliënten maar ook naar collega s. En dat alles in het licht van het belang en de tevredenheid van onze klanten èn (naar ik hoop) van u en uw collega s. Want zijn medewerkers eigenlijk ook geen klant van elkaar? In de lopende training klantgericht werken komen deze en andere aspecten concreet aan de orde en wordt ook geoefend met het anders doen. Al doende leren we, nu al en dat gaat in de toekomstige teams gewoon verder. P.S. Nog even naar aanleiding van mijn stukje in de vorige nieuwsbrief: ik ben inmiddels door drie medewerkers / diensten uitgenodigd om mee te lopen. Omgekeerd hebben zich tot nu toe twee medewerkers gemeld die wel eens willen weten waar ik me zoal mee bezig houd. De actie is wat mij betreft niet afgelopen, dus mail gerust naar ondersteboven@zzwd.nl als u mij of iemand anders wilt uitnodigen eens mee te lopen of als u eens met bij mij of iemand anders over de schouder wil meekijken. Gerard Schoep directeur NAAM MEE MET NODIGT UIT DATUM Jolanda Trompetter Hanneke Irene Smit Gerard Thuiszorg Dwingeloo Gerard Anja de Groot Greetje Roelevink Jeannet Joosten Jeannet Joosten Gerard Jannie Gerard Jannie Hilly Vos Jannie Actuele stand meeloop uitnodiging/verzoek 3

4 #2. Projectplanning In de nieuwsbrief wordt verslag gedaan van gebeurtenissen die inmiddels achter ons liggen. Een veel gehoorde opmerking is: Wat gaat er gebeuren en wanneer? De voorbereidingen zijn in volle gang en het concept plan is bijna klaar. Nadat het plan klaar is zal het besproken worden in verschillende organen zoals dat heet. Dat gaat altijd zo als er een grote organisatie verandering op stapel staat. Deze groepen hebben hun tijd nodig om advies/instemming te geven op het plan. In het volgende overzicht kan je zien wanneer en wat er dan gedaan wordt. 27 juni bespreking concept plan in MT 2 juli plan naar Ondernemingsraad, bespreking wordt gepland 4 juli bespreking concept plan met de Centrale Cliëntenraad 4 juli bespreking concept plan met de leidinggevenden 5 juli 2 informatie bijeenkomsten in de Molenhof van tot uur en van tot uur 10 juli bespreking concept plan met de Raad van Toezicht 10 juli informatiebijeenkomst in JTSH van tot uur 11 juli 2 informatie bijeenkomsten in de Priensenije van uur tot uur en van uur tot uur uitkomt. Het is niet noodzakelijk dat je naar de bijeenkomst gaat op de locatie waar je werkt. Kies wat het beste uit komt in je programma! In augustus worden nog een aantal informatie bijeenkomsten georganiseerd voor degene die in juli op vakantie zijn. Jou mening telt! Medewerkersbeleving Het project Ondersteboven komt in de volgende fase. In dat kader hebben we met elkaar afgesproken dat we de ontwikkelingen vanuit de medewerkers graag willen volgen. Daarom houden we regelmatig een voortgangsmeting. Samen met deze nieuwsbrief ontvangt iedereen een brief met uitleg, inlogcode en het verzoek de monitor in te vullen. Dit is de eerste meting die gedaan wordt. In totaal worden er 3 metingen gedaan. We zullen de uitkomsten van dit onderzoek vergelijken met de uitkomsten van het Medewerkers tevredenheidsonderzoek dat vorig jaar is gehouden. Hiermee kunnen we verbeterpunten ontdekken om de veranderingen die met Ondersteboven te maken hebben, zo goed mogelijk in te voeren. Heb je opmerkingen over de nieuwsbrief, vragen over het project of wil je gewoon iets kwijt over ondersteboven? Zoek me, bel me, mail me! Hester Jippes projectleider 12 juli 2 informatie bijeenkomsten in de Weyert van uur tot uur en van uur tot uur Tussen 1 en 7 september advies Ondernemingsraad Vanaf half september voorbereidingen nieuwe organisatie Begin 2013 omschakeling naar nieuwe organisatie Informatie bijeenkomsten medewerkers van ZZWD In deze bijeenkomst wordt het concept plan uitgelegd door Gerard en Rolien. Er is gekozen voor meerdere bijeenkomsten op verschillende locaties zodat er een ruime keuze is. Iedereen kan kijken welke dag en welk tijdstip voor hem/haar het beste 4

5 #3. Ondersteboven Een simpel woord voor een ingrijpende organisatieverandering bij ZZWD. Dat we er allemaal mee te maken krijgen is zo klaar als een klontje, maar dat het voor iedereen weer een eigen impact heeft realiseren we ons nog maar ten dele. Uit gesprekken die ik voer met collega s krijg ik vaak te horen dat het allemaal wel mee valt met die verandering. We werken toch al in kleinere teams? hoor ik dan. En ja, dat is zo. We werken in kleinere teams, maar dat is veelal slechts het aantal medewerkers wat in een team is onder gebracht en nog lang niet de taakvolwassenheid die er bij hoort. Niet erg, maar wel een punt om hard aan te gaan werken! Het is nog niet datgene wat we bereiken willen. Regie bij de klant, verantwoordelijkheden bij de medewerkers, en dan het liefst zoveel mogelijk zelf kunnen regelen wat er rondom de klant geregeld moet en mag worden. Hierbij hoort naast een duidelijke handreiking van de organisatie, een kritische, vragende en lerende medewerker, die zelf vraagt tot hoever hij of zij mag gaan. Waar heb ik wel of geen leidinggevende voor nodig? Allemaal vragen die gesteld moeten worden door medewerkers van nu, voor medewerkers van straks. En straks is al heel snel, dus laten we zorg dragen dat ondersteboven gaat leven, we zijn al een aardig eind op weg. Wij, de medewerkers, kunnen met de werkgroep leden, de leidinggevenden en alles wat er aan ondersteuning te krijgen is, aan de slag om antwoorden te gaan geven op de vragen die er liggen. Ondersteboven betekent voor leidinggevenden los laten. Voor alle medewerkers geld echter: Ondersteboven betekent Oppakken!. Dagelijks zien we voorbeelden van hoe het anders kan. De ruimte ligt er nu, laten we ons project tot een succes maken en laten zien dat we het ook daadwerkelijk anders gaan doen. Jan Ronald Dijkema lokatiemanager Wie is er verantwoordelijk voor het budget? Wie is er verantwoordelijk voor de inhoud van de koelkast bij de cliënt? Wie draagt zorg voor de medicatie en een schoon bed? Hoe kom ik aan informatie over mijn cliënt? Hoe zorg ik voor een goede overdracht naar de andere leden van mijn team? Wat kan en moet ik doen, indien blijkt dat mijn collega zijn of haar werk niet goed heeft gedaan of iets is vergeten? 5

6 #4. De onderstebovenbeweging in de Priensenije Ondersteboven gaan is ook het vergroten van de zelfstandigheid van iedereen en daar kan je vandaag al mee beginnen. Als je er vandaag al mee kan beginnen wat doe je dan en hoe ziet dat er dan uit? Annie, Janet en Larry vertellen hun verhaal. Annie en Janet zijn team coördinatoren en Larry is hoofd zorg in de Priensenije. Als een collega met een vraag of probleem naar ons toe kwam, dan zorgden wij ervoor dat het probleem opgelost werd. Het is handig dat we een voorbeeld gebruiken, zodat we goed duidelijk kunnen maken wat het verschil is hoe we het deden en wat we nu doen. Een collega vraagt hoe het ook alweer zit met het aftekenen van de BIG handelingen. Moet ze dit zelf regelen of organiseert de afdeling een bijeenkomst. Ze weet het niet meer. Hoe ik het altijd deed Als deze vraag gesteld wordt, dan kijk ik eerst of ik het antwoord weet. In dit geval weet ik het niet zeker, dus spreek ik af, dat ik het ga opzoeken en het vertel, zodra ik het antwoord heb. We maken een afspraak, dat ik zal bellen naar haar. Ze gaat weer aan het werk en ik heb er een klusje bij, want ik ga het antwoord zoeken. Wat hier gebeurt We zijn ons steeds meer bewust, dat wij graag collega s willen helpen en dat is ook de reden, dat we de vraag overnemen. Wij gaan zelf het antwoord opzoeken en brengen het antwoord dan terug naar de collega. Eigenlijk nemen we de vraag of het probleem over en gaan het oplossen voor de ander. Vanuit onze zorgzaamheid doen, liever gezegd, deden we dat. Wat hier gebeurt De collega heeft een vraag. Ik help de collega door met haar te kijken waar ze het antwoord zou kunnen vinden. Op die manier ben ik bezig haar zelfstandigheid te vergroten. Als ze volgende keer weer zo n soort vraag heeft, is ze beter in staat om het antwoord zelf te zoeken in plaats van het aan mij te vragen. In het kader van Ondersteboven hebben wij in De Priensenije afgesproken dat, vragen van collega s, in eerste instantie, worden teruggelegd. Voorheen pakte wij de problemen die werden aangegeven allemaal op, om het voor de ander op te lossen. Dat is voor de ander makkelijk, want die kan dan gewoon aan het werk. Maar.wij moeten ons ook realiseren dat deze houding niet bijdraagt aan het zelf nadenken en zelf oplossen van je vragen. Er is dan nameleijk geen leereffect. Dus, als ons nu iets wordt voorgelegd, vragen wij wat de degene zelf al gedaan heeft, en daarna hoe zij het zelf zou oplossen. Op deze manier stimuleren wij het zelfstandig werken. Ook voor ons zit er een leerelement in, namelijk zaken loslaten en niet alles voor de ander willen oplossen. Annie, Janet en Larry, bedankt voor dit verhaal. Hoe ik het nu doe Als deze vraag gesteld wordt, dan vraag ik eerst aan de collega wat ze al heeft gedaan om zelf het antwoord te vinden, waar heeft ze gezocht en wat wil ze weten. Ze heeft het nog niet zelf opgezocht en weet niet goed waar ze het vinden kan. Ik leg uit waar ze het vinden kan en vraag of ze hiermee uit de voeten kan. Dit is het geval. Ze gaat op zoek. 6

7 #5. Interview Janet Veeningen verzorging de Weyert, studentencoach en mic commissielid Waar denk je aan als je het woord Ondersteboven hoort? Klantgericht/bewoners gericht werken. De wens van de klant staat voorop en de organisatie past zich zoveel mogelijk aan om de wens van de klant te vervullen. Ben je al aan het ondersteboven gaan in je dagelijkse werk? Eigenlijk werk ik altijd klantgericht. Ik heb dat meegekregen vanuit de organisatie waar ik eerst werkte. Vandaag kwam ik bij een bewoner en die vertelde dat ze nu elke dag onder de douche kan. Ik wordt daar blij van, het geeft mij een fijn gevoel als ik de bewoner kan bieden wat zij wil. Wat is daar ondersteboven aan? Nou gewoon, de regel was dat de bewoner 1x per week onder de douche kon. Nu is dat anders, we kijken wat de bewoner wil en gaan dat organiseren. We weten nu ook beter hoeveel tijd er beschikbaar is voor een bewoner vanuit de ZZP. Ik probeer altijd zoveel mogelijk te betekenen voor de bewoner en probeer dan collega s hierin mee te krijgen. dat is helemaal niet zo, ik heb gewoon gewerkt maar op een andere gang en ik heb die bewoner niet gezien. Straks heb je gewoon je eigen bewonersgroep en kan je het werk onderling verdelen. Zelf de diensten verdelen en het rooster met elkaar maken. Natuurlijk heb je dan wel iemand nodig die dat goed kan, ik kan het bijvoorbeeld niet. Wat lijkt je moeilijk? Nou eigenlijk niks, ha ha ha, dat is niet helemaal waar hoor. We zullen allemaal moeten leren om te gaan met feedback en een nieuwe manier van werken met elkaar afspreken. Heus denk ik wel eens of het wel mogelijk is om iedereen mee te krijgen. Nu lukt dat nog niet altijd en ik denk dat als je in een vast team werkt dat het dan makkelijker is om je collega mee te nemen in de ontwikkeling. Ook leidinggevende moeten mee in de verandering. Voor iedereen is het wennen. We moeten allemaal om dan pas kan het goed werken. We praten er al lang over en nu gaan we het doen! Hoe zie je de nabije toekomst, als je in een team werkt? Het kan wat mij betreft niet snel genoeg. Ik ben er klaar voor en er echt aan toe. Met het team om de tafel zitten en bespreken wat de wensen van de bewoners zijn en het dan samen gaan organiseren om het voor elkaar te krijgen. Wat dan wel een vereiste is dat iedereen ondersteboven gaat. Dus meedenkt en meedoet. Voor sommige zal het best wennen zijn en ongemakkelijk want als je al zolang op een bepaalde manier werkt is het niet makkelijk om het anders te gaan doen. Maar het zal moeten anders lukt het niet. Je kijkt ernaar uit? Jazeker, want het werkt ontspannend en makkelijker. Het is fijn voor de bewoner en fijn voor jezelf. Het duurt voor mij te lang maar ik weet ook wel dat het zorgvuldig voorbereid moet worden. Wat ik ook mooi vindt is dat je dan dezelfde bewonersgroep helpt. Nu zegt en bewoner wel eens tegen mij; Oh fijn dat je er weer bent, ben je vrij geweest? Nou 7

8 #6. In het kort Training Ondersteboven in september gaat wél door! In de vorige nieuwsbrief is vermeld dat de training in september wordt opgeschoven naar oktober. Na inventarisatie en overleg met de leidinggevenden is duidelijk geworden dat er een kleine minderheid afwezig is in september. De training zal in september daarom wel doorgaan. Voor de mensen die inmiddels al vakantie gepland hebben in september wordt een passende oplossing geregeld. adres Op dit adres kan je vragen stellen, een meeloopverzoek indienen, een stukje insturen voor de nieuwsbrief of wat je maar kwijt wilt over het project. Activiteiten in juni en juli»» Training Ondersteboven»» Resultaten van de cultuurscan wordt in het stafoverleg van elke locatie en bij de thuiszorg besproken en er worden plannen van aanpak gemaakt.»» De projectplanning zoals uitgelegd op pagina 4. Colofon Deze nieuwsbrief is een uitgave van de Stuurgroep Ondersteboven, die het ontwikkelingsproces naar werken in kleinschalige en zelfregulerende teams richting geeft en faciliteert. De stuurgroep bestaat uit: Gerard Schoep, Rolien Woudberg, Hester Jippes en Maaike Veenvliet. Redactie: Natasja de Jonge secretariaat locatie De Weyert. 8