Aanlevermethodiek Bundelwijzer

Transcriptie

1 Aanlevermethodiek Bundelwijzer Inhoudsopgave 1. Inleiding 3 2. Bestandsaanlevering Verwerken van het bestand Onbekende adressen Aanbiedingsformulier 5 3. Printen Verrijkte bestand Print voorbeeld straatadres Port Betaald Selekt Mail Palletkaarten Aanbiedingsformulier 7 4. Fysieke bundeling Bundelscheiding Omsnoering Belading Aanlevering in Deutsche Post bakken Aanbiedingsformulier 9 5. Aanlevering Contactgegevens DHL Global Mail / Selekt Mail 11

2 1. Inleiding De aanlevermethodiek van Selekt Mail heeft betrekking op de aanlevering van poststukken. Deze methodiek maakt een efficiënte verwerking van verzendingen door Selekt Mail mogelijk. Het controleren en sorteren van adresbestanden evenals het toevoegen van bepaalde kenmerken zijn hiervoor cruciaal. Aanlevermethodiek Selekt Mail_- versie

3 2. Bestandsaanlevering De kwaliteit van het distributieproces heeft bij Selekt Mail de hoogste prioriteit. Daarom werken wij met een uniek procesmonitoring systeem (ProMo), waarmee wij uw poststroom van begin tot eind kunnen volgen. Wij hebben het distributieproces zo ingericht, dat de informatiegegevens van de poststroom steeds parallel lopen met de fysieke distributiestroom. Om dit te waarborgen heeft Selekt Mail een veilige internetapplicatie opgezet voor een eenvoudige verwerking van adresbestanden voor de distributie van geadresseerd drukwerk. Deze applicatie is een door Siemens gecertificeerde beveiligde omgeving. Deze internetapplicatie heet de Bundelwijzer en is op de volgende website te vinden: Verwerken van het bestand Met de Bundelwijzer kunt u eenvoudig en kosteloos via internet de benodigde bezorg- en sorteerinformatie toevoegen aan uw bestand. De Bundelwijzer zorgt ervoor dat poststukken volledig herkenbaar zijn binnen alle standaardprocessen van Selekt Mail door het aanbrengen van fysieke bezorginformatie. Aan de hand van de opgegeven postcode en huisnummervelden (= ook postbusnummerveld) worden alle aangeleverde adressen gekoppeld aan afgiftepunt nummers en gesorteerd per depot. Het exportbestand krijgt daardoor een aantal extra kolommen toegevoegd. Tevens worden uw bestanden digitaal gesorteerd, waardoor fysiek sorteren tijdens het distributieproces van Selekt Mail niet nodig is. Om deze reden is het van groot belang na het bundelen geen aanpassingen meer door te voeren in het bestand. Op het moment dat er aanpassingen plaatsvinden binnen het reeds gebundelde bestand kunnen wij geen garantie afgeven over de verdere handling en de doorlooptijd. De Bundelwijzer zorgt er voor dat er planning- en procesinformatie wordt aangemaakt voor ons logistieke besturingssysteem ProMo. Voor het verrijken van de adresbestanden maakt de Bundelwijzer uitsluitend gebruik van postcode- en huisnummerinformatie uit uw bestanden. Voor adresvalidatie maakt de Bundelwijzer tevens gebruik van straat- en woonplaatsinformatie. Slechts deze gegevens worden doorgegeven aan de beveiligde server van Selekt Mail. Indien gewenst kan Selekt Mail uw ICT-afdeling ondersteunen om de Bundelwijzer op de juiste wijze te laten functioneren binnen uw IT-omgeving. 2.2 Onbekende adressen Naast de adressen die Selekt Mail gaat bezorgen, is het mogelijk dat er adressen zijn die onbezorgbaar zijn, zoals: Buitenlandse adressen Het is mogelijk om deze adressen, tot een aantal van stuks, bij Selekt Mail aan te bieden. Voor grotere aantallen kan DHL Global Mail te Utrecht de distributie verzorgen. Voor meer informatie hierover kunt u bellen met Aanlevermethodiek Selekt Mail_- versie

4 Onbekende 6 positie postcode Indien binnen de Bundelwijzer de 6-positie postcode niet bestaat, worden deze als onbekend gemarkeerd en verzameld weergegeven. Wij raden u aan deze adressen te controleren en aan te passen voor een volgende verzending. Bovenstaande adressen worden apart van het gebundelde bestand opgeleverd door de Bundelwijzer en dienen niet meegeprint te worden omdat zij onbezorgbaar zijn. Met behulp van validatie wordt tijdens het bundelen het aantal onbekende postcodes in het bestand gereduceerd. Op basis van de originele gegevens wordt, indien nodig, een adviespostcode gecreëerd. Er wordt een extra kolom toegevoegd aan het bestand waarin, op basis van de validatie, de geadviseerde postcode komt te staan. Naast deze gevalideerde postcodekolom komt tevens een kolom te staan met een waarde van 0 of 1. Waarde 1 geeft aan dat de postcode voor dit adres niet overeenkomt met de geadviseerde postcode. Waarde 0 geeft aan dat de postcode correct is en geen aanpassing nodig is. 2.3 Aanbiedingsformulier De Bundelwijzer werkt op orderniveau. Hiervoor wordt een uniek aanbiedingsnummer gegenereerd. Het bestand kan aan deze aanbieding worden toegevoegd. Eventueel kunnen er meerdere bestanden aan één aanbieding worden toegevoegd. Deze bestanden krijgen binnen het unieke aanbiedingsnummer automatisch een volgnummer. Op het moment dat een aanbieding volledig is, dient u deze te bevestigen binnen de Bundelwijzer. Dan wordt er automatisch een gegenereerd en verzonden naar de order entry van Selekt Mail. Als binnen een aanbieding iets wijzigt, zal dit binnen de Bundelwijzer aangepast moeten worden en opnieuw moeten worden bevestigd, zodat Selekt Mail up-to-date informatie ontvangt vanuit de Bundelwijzer. Aanlevermethodiek Selekt Mail_- versie

5 3. Printen 3.1 Verrijkte bestand Na gebruik van de Bundelwijzer is het download bestand verrijkt met nieuwe bundelgegevens. De toegevoegde kolommen zijn voor het printen en het verder verwerken van belang. Deze kolommen zijn: SMN-label, Fulfilment label en QAS output. Deze gegevens dienen zichtbaar en met een minimale lettergrootte 10, meegeprint te worden op de adresdrager. De QAS output hoeft alleen geprint te worden indien gebruik gemaakt wordt van de gevalideerde postcodes. QAS output In deze kolom bevinden zich de gevalideerde postcodes. Op basis van deze geadviseerde postcodes heeft de sortering en codering van het bestand plaatsgevonden. Daarom verzoeken wij u om deze postcodekolom te printen in plaats van de origineel geleverde postcodekolom. Hierdoor wordt het aantal onbezorgbare adressen grotendeels voorkomen. SMN-label Het SMN-label geeft informatie ten behoeve van de verwerking en bezorging binnen Selekt Mail. Op het label staan de volgende gegevens: SMN ; Postwijknummer; Aanbiedingsnummer Depotletters en sorteerrichtingsnummer; Bonte bundel (indien van toepassing). Fulfillment label: Hierin staan gegevens die nodig zijn voor de afwerking door grafische eindafwerkers. Deze gegevens bestaan uit: Einde transporteenheid indicatie (*); Transporteenheid nummer; Bundelnummer Einde bundel indicatie (*); Einde depot indicatie (*). Het fulfillmentlabel wordt onder het SMN label geprint. 3.2 Print voorbeeld straatadres Hieronder volgt een voorbeeld van een adresdrager met bundel indicatie: A. Jansen Voorbeeldstraat AZ Utrecht SMN/S198.UT/912070S.01/UT-514/B *001/0001** Aanlevermethodiek Selekt Mail_- versie

6 Dit is een poststuk met postwijknummer S198.UT en aanbiedingsnummer S.01 met de sorteerrichting UT -514, bestemd voor de vestiging Utrecht. Dit stuk zit in een bonte bundel. *001/0001** Dit poststuk is het laatste item van de eerste transporteenheid. Het is het laatste stuk in de bundel en van dit depot. 3.3 Port Betaald Selekt Mail Uw adresdragers dienen voorzien te zijn van een Selekt Mail port betaald logo. Deze logo s zijn in verschillende formaten te downloaden van onze internetsite van De Bundelwijzer: Palletkaarten Vanuit de Bundelwijzer worden palletkaarten gegenereerd die in PDF-formaat (Acrobat Reader) worden weergegeven. Deze palletkaarten geven weer wat er in de betreffende transporteenheid geplaatst moet worden. De palletkaarten moeten toegevoegd worden aan de betreffende transporteenheid. 3.5 Aanbiedingsformulier Naast de digitale versie van het aanbiedingsformulier creëert de Bundelwijzer na het accorderen van een totale order een fysiek aanbiedingsformulier (PDF-formaat). Dit formulier kan worden gedownload door op de knop Print te klikken naast Bevestigen. Dit aanbiedingsformulier dient met de fysieke poststukken meegegeven te worden. Daarnaast dient een voorbeeld exemplaar van de mailing te worden toegevoegd aan de partij. Aanlevermethodiek Selekt Mail_- versie

7 4. Fysieke bundeling Tijdens deze stap gebruikt u het door de Bundelwijzer verrijkte databestand voor de productie van uw poststukken. Gebaseerd op de informatie van de Bundelwijzer couverteert u de poststukken op de aangegeven volgorde. De Bundelwijzer zorgt ervoor dat alle bundels die gecreëerd worden dezelfde grootte hebben. Dit geldt niet wanneer u als transportmiddel voor Deutsche Post bakken heeft gekozen (zie 4.4). Aan het begin van het bestand ontstaat maximaal 1 afwijkende bundel die bestemd is voor distributie door Selekt Mail. Hierna zullen alle bundels een gelijke grootte hebben, zodat de verwerking efficiënt kan verlopen. Het bundelgewicht wordt standaard op 5 kg. gezet. Bij partijen met een totaalgewicht tot 2000 kg. geldt een standaard bundelgewicht van 2 kg. Voor beide partijen geldt een minimum gewicht van 1 kg. Om handzame bundels te creëren kan de bundelgrootte lager worden ingesteld. Het is wel van groot belang de bundel scheidingstekens te volgen zoals deze op de adresdragers zijn aangebracht. 4.1 Bundelscheiding Voor het afbundelen van de partij zijn diverse indicaties op de adresdrager aangebracht. De bundeling van het drukwerk dient aan de hand van deze indicaties te geschieden. Einde transporteenheid indicatie (*); Transporteenheid nummer; Bundelnummer Einde bundel indicatie (*); Einde depot indicatie (*). Een voorbeeld van een fulfilment label kan zijn: *001/0001** Einde transporteenheid indicatie (*) Het laatste adres binnen een transporteenheid wordt weergegeven door een asterisk. Na deze indicatie dient een nieuwe transporteenheid in gebruik te worden genomen. Transporteenheid nummer Dit geeft weer in welke transporteenheid het poststuk geplaatst hoort te worden. Bundelnummer Het bundelnummer is een uniek nummer van een bundel binnen het databestand. Einde bundel indicatie (*) Het laatste adres in een bundel is herkenbaar door een asterisk. Hierna volgt een nieuwe bundel. Einde depot indicatie (*) Het laatste adres van een depot is herkenbaar door de laatste asterisk. Hierna volgt een nieuwe bundel van een ander depot, wat ook te herkennen is aan de depotcode. Aanlevermethodiek Selekt Mail_- versie

8 4.2 Omsnoering Wanneer er gebruik gemaakt wordt van pallets of rolcontainers, dient de bundel omsnoerd te worden. De omsnoering dient stevig en bij voorkeur kruislings om een bundel heen te zitten en er moet hiermee een stevige en handzame bundel gecreëerd worden. Bij voorkeur strapex of touw (geen losse einden). De omsnoering mag de leesbaarheid van de adresdrager niet beïnvloeden. 4.3 Belading Na het couverteren worden de poststukken op de transportmiddelen geplaatst. Desgewenst en indien voorradig kunnen wij onze interne transportmiddelen ter beschikking stellen. Selekt Mail heeft de volgende transportmiddelen tot haar beschikking: metalen, nestelbare rolcontainers, houten pallets (zowel wegwerp pallets als euro pallets) en plastic Deutsche Post bakken. Mocht er gebruik gemaakt worden van transportmiddelen, neem dan contact op met de afdeling Logistiek Account Management (zie hoofdstuk 6). Bij alle transportmiddelen moeten de palletkaarten toegevoegd worden, deze zijn te printen vanuit de Bundelwijzer. De palletkaarten volgen de gegevens op de adreslabels, dus de inhoud van de transporteenheden moeten overeenkomen met de palletkaarten. 4.4 Aanlevering in Deutsche Post bakken Zoals wij hierboven vermeld hebben, is het mogelijk om uw verzending in Deutsche Post bakken aan te leveren. Deze bakken zijn geschikt voor mailings in de vorm van enveloppen en kaarten tot een formaat van 21 x 21 cm. Er zijn ook kleinere bakken beschikbaar voor kabinetformaat (21 x 10 cm). In deze bakken kunt u uw mailing op volgorde doorstapelen tot de depotscheiding. Op deze scheiding dient u een schutvel te plaatsen of met een nieuwe bak te beginnen. Beneden de stuks hoeft u de scheiding niet aan te geven. Bij het aanleveren in de Deutsche Post bakken is het belangrijk dat het bestand ook als zodanig in de bundelwijzer is gesorteerd. Dit kunt u doen door bij de optie selecteer verzending als transportmiddel de Deutsche Post bakken te selecteren. 4.5 Aanbiedingsformulier Het gegenereerde aanbiedingsformulier moet aan de partij worden toegevoegd. Als blijkt dat er naderhand het een en ander verandert binnen een aanbieding en daarmee de fysieke stukken niet overeenkomen met het aanbiedingsformulier dan dient u telefonisch contact op te nemen met de afdeling Logistiek Account Management op telefoonnummer Als de mogelijkheid er is, verzoeken wij u om veranderingen in de digitale versie aan te passen en een nieuw aanbiedingsformulier te printen. Daarnaast dient een voorbeeldexemplaar van de mailing te worden toegevoegd aan de partij. Aanlevermethodiek Selekt Mail_- versie

9 5. Aanlevering Selekt Mail kent twee bezorgmomenten per week. De bezorging van poststukken vindt plaats op dinsdag en donderdag met een 48-uurs bezorgservice. Het is mogelijk om de posstukken zelf aan te leveren dan wel af te laten halen. Zelf aanleveren Indien gekozen is voor aanlevering bij Selekt Mail dienen de posstukken maandag of donderdag vóór uur bij Selekt Mail beschikbaar te zijn. Voor bezorging op dinsdag geldt een uiterlijke aanlevering op donderdag, voor bezorging op donderdag geldt een uiterlijke aanlevering op maandag. U kunt ook op overige werkdagen aanleveren. Hierover kunt u contact opnemen met de afdeling Logistiek Account Management (voor contactgegevens zie hoofdstuk 6). Ons aanleveradres is: Sorteer- en Overslag Centrum DHL Global Mail / Selekt Mail Kernweg AE UTRECHT Laten afhalen Als er voor gekozen is om de poststukken te laten afhalen, dienen deze voor bezorging op dinsdag uiterlijk donderdag om uur klaar te staan om in de route bij u afgehaald te worden. Voor bezorging op donderdag dienen de poststukken uiterlijk maandag om uur klaar te staan. Richtlijnen voor uitval Eventuele uitval dient blind gebundeld te worden. Dit houdt in dat de bundel met de adresdragers naar elkaar toe gebundeld wordt. Uitval dient op de Bonte transporteenheid te worden meegeleverd. Mocht dit niet meer kunnen omdat de Bonte bundel al is opgehaald/ aangeleverd, dan dient deze duidelijk gescheiden van de partij te worden aangeleverd. Dit kan bijvoorbeeld door blinde bundels in een gele postbak of in een kartonnen doos op een pallet te zetten. Aanlevermethodiek Selekt Mail_- versie

10 6. Contactgegevens DHL Global Mail / Selekt Mail Sorteer- en Overslag Centrum DHL Global Mail / Selekt Mail Afdeling Logistiek Account Management Kernweg AE Utrecht Tel: Fax: lam@dhl-global-mail.nl Positronweg 12, 3542 AZ Utrecht Postbus 40332, 3504 AC Utrecht Aanlevermethodiek Selekt Mail_- versie