VERSLAG OUDERCOMITE dinsdag 18 juni 2013

Transcriptie

1 VERSLAG OUDERCOMITE dinsdag 18 juni 2013 Aanwezig : Inge, Dir. Veronique, Arvid, An, Ghislaine, Marina, juf Greet, Mieke, Katrien, Marijke, Marie Paule en Peggy Verontschuldigd : meester Frederik, Christian, Carine, Diederik, Isabel, Brita, Anja en juf Sandra. De directeur trakteert ons met een lekker stukje taart en een drankje. Een welgemeende dank gaat uit naar het oudercomité voor het enthousiasme en de goede samenwerking. Ook Inge en An willen alle leden van het oudercomité, directeur, leerkrachten, concierge, poetshulp, bedanken voor hun enthousiaste medewerking. Samenwerken kan leiden tot mooie resultaten! 1 evaluatie eerste communie Inschrijvingen Totaal 272 (200 volwassenen en 72 kindjes) 114 gratis 152 betalende Er waren 28 communicantjes ingeschreven. Uitnodigingsbrief werd enkel meegegeven met communicanten en niet met lentefeestkindjes => directeur stelt voor volgend jaar een aparte uitnodigingsbrief mee te geven met de kindjes die een lentefeest doen. Helpers 10 volwassenen 3 kinderen (Kato, Ida en Cara) Aantal was nipt, vooral in het begin. De kinderen hebben flink gewerkt. Ingang An en Ghislaine namen dit voor hun rekening. Er was veel volk op hetzelfde moment waardoor het wat trager verliep. => alternatief voorzien: kenteken, armbandje, ingangskaart? Ghislaine vraagt om geen betalingen meer te ontvangen op de dag zelf. Alles moet voordien geregeld zijn. Dat is ook een reden waarom het minder vlot verliep en een grondige controle bij het binnenkomen nodig was. Er waren mensen die de dag zelf minder volk meehadden dan aangegeven, waardoor ze hun geld terug vroegen. Er werd beslist om daar niet op in te gaan. Alles was besteld voor het opgegeven aantal personen. Leverancier Keyserken vlotte en stipte levering, vriendelijke mensen. Enkele opmerkingen : gazpacho was iets te zout; zalm was lekker, maar kleinere hoeveelheden in vergelijking met de hapjes van vorig jaar. Voorbereiding Klaarzetten van de zaal en voorbereiding van de groentjes in mediatheek (snijplanken zijn er voorzien) zijn vlot verlopen (sommige groenten zoals wortelen waren vooraf reeds klaar gemaakt). Enkel tips naar volgend jaar toe: Witte lakens aan elkaar stikken ( blauwe band is dan verstopt) of nieuwe rol wit katoen kopen. Dit om alles in een mooier geheel te kunnen ophangen. Voldoende serveerschotels voorzien. Meer zakken chips: dubbel zoveel als dit jaar voorzien. Meer cocktailsaus (nog 1 extra pot). Geen kidibul meer doen. Minder flessen Cava (nu 17 flessen over => voor het eetfestijn gebruikt).

2 Beter systeem om dranken koel te krijgen (vroegere levering van bierhalle in de voormiddag). Groententaart was ok, maar eventueel geen bloemkool meer erop. Tafellaken: 2 ipv 1 rol voorzien. Bloemen: 40 ipv 20 voorzien DVD misviering De vader van Katrien (mama van Luka uit het eerste leerjaar) heeft de mis en receptie gefilmd. De ouders krijgen de gelegenheid om deze film te bekijken in het studielokaal tijdens de infoavond. Deze gaat door op donderdag 29 augustus tussen uur. To Do: Inge zet dit nog in de tuinsprokkel bij de tekst van het OC. Foto s De vraag werd gesteld om een einddatum op de brief te zetten ivm het bestellen van de foto's => directeur Veronique heeft dit genoteerd. Omhaling tijdens misviering Ook werd er gevraagd om evt. een omhaling te doen tijdens de communie. De pastoor heeft eerder aangegeven dit niet te doen. FINANCIEEL Totaal aantal kosten : 1805 Euro Totaal betaald : 912 Euro Totaal opgelegd door oudercomité : 894 Euro Vraagprijs per persoon : 6 Euro Kost per persoon (dit jaar) : ongeveer 6,17 Euro 2 evaluatie eetfestijn Inschrijvingen Totaal 417 waarvan 277 volwassenen (4 vegetariers) en 159 kindjes. =>We hebben terug het record van vorig jaar verbroken!!! Woordje van dank! EEN WELGEMEENDE DANK AAN ALLE HELPERS!!!!! Het is heel fijn om een goede en enthousiaste samenwerking tussen leerkrachten, ouders, grootouders,... te zien. Wie we daarbij zeker niet mogen vergeten, is onze directeur Veronique die ons de kans gaf dit alles uit te werken en de schakel vormt tussen alle betrokkenen. We hebben alleen maar enthousiaste kinderen van de ene workshop naar de andere zien lopen. De flashmob en ballonnenwedstrijd werden met veel gekrijs, gedans en met enthousiasme onthaald. Prijzen workshops 3 tickets berenbos Ballonnenwedstrijd Het uitdelen van de ballonnen is vlot verlopen. Er zijn in totaal 16 kaartjes teruggestuurd. De meesten komen uit Frankrijk. De winnaars worden kenbaar gemaakt op de laatste dag voor het afscheidsdansje. Deze kindjes krijgen hun kaartje mee naar huis. Prijzen: 2 tickets playbeach 1 tickets berenbos 5 tickets bowlingpaleis Enkele tips naar volgend jaar toe Porto en palm van de lijst schrappen, cava en wijn verkopen wel goed; Aperitief van SFB maken, ook voor de kindjes? bv. fruitsap met grenadine, muntsiroop of kinderpisang. Traiteur: meegeven volgend jaar dat er iets te weinig groentjes werden gegeven. Prijslijst en foto van de ijsjes op voorhand maken. Zeker de potjes vanille aanhouden, want ook oudere mensen gaven voorkeur aan een potje ijs.

3 Cafetaria was onderbemand na de balonnenwedstrijd => meer mensen voorzien of de flexibele mensen aanspreken. Misschien meerdere mensen flexibel zetten. Meer taartscheppers en messen voorzien. Handdoeken bijkopen of tussentijds in de droogkast drogen. Meerdere tafels bij elkaar zetten zodat grotere groepen samen kunnen zitten? De plaats van microgolf en verzorgingskussen kenbaar maken. EHBO voorzien in de refter. Happy hour was al om 14u30 gegeven (van 3 euro naar 2 euro voor koffie en taart) => het moment zelf beslissen wanneer we het happy hour geven (was goed getimed, want nadien hadden we nog taart over). Eventueen hier ook een bord voor voorzien. Per perculator werken om koffie te bedelen. Als je met twee perculatoren tegelijkertijd werkt, dan heb je de kans niet om verse koffie te maken omdat er geen van de twee leeg is. Misschien perculatoren aanduiden met een nummer (perculator 1-2-3)? Bij het bedelen van koffie en taart waren er personen tekort => in de eerste shift 1 persoon en in de volgende shift 1 persoon bij plaatsen. Papier gescheiden houden =>een kartonnen doos naast de vuilnisbak voorzien. takenlijst : vlot => personen die wegvallen zelf op de takenlijst laten noteren en meerdere personen daarover aanspreken. Takenlijst: koffie/taart: 1 persoon meer in de namiddag, maar 1 ste shift slechts 1 persoon voorzien. 2 bonnetjes voor frisdrank aan de helpers. Dan onstaan er achteraf geen discussies. Bij het opdienen ook de lege glazen afruimen => Marina haalt aan om de kindjes die graag helpen met een mandje te laten rondlopen om de glazen af te ruimen. Vragen aan de brouwer. Tombola : minder mensen nodig (2 volw en 2 kinderen = voldoende), kinderen mogen helpen vanaf 10 jaar. Nummertjes van de verpakkingen halen. Sommige kindjes rapen de nummertjes van de grond en komen hun pakje halen terwijl dit al verkocht is. Dit om misbruik te voorkomen. Tombolaprijs (3 euro) niet verhogen. Ander systeem van verpakken? Folie niet natuurvriendelijk. Opmerking van een zelfstandige mama die niet aangesproken geweest is om aan de tombola een bijdrage te leveren. Directeur was daarvan niet op de hoogte. Directeur zal volgend jaar aan alle kinderen een brief meegeven met de vraag naar wie zelfstandige ouders heeft. Er waren voldoende tombola placemats aanwezig. Kinderspeelhoekje werd goed benut. Workshops => cupcakes => drie mensen voorzien om dit in goede banen te leiden => heel druk => teveel stoelen geplaatst => Inge heeft met de betrokkenen gesproken. Jongens hebben niet gedanst => Peggy heeft rondvraag gedaan bij de jongens, maar niemand kunnen overtuigen. Ze vonden het niet erg. FINANCIEEL Totaal aantal kosten : 5169 euro Totaal betaald : 9683 Euro Totaal winst : 4513 euro 3 Financiële stand van zaken + project speelplaats We hebben momenteel een totaal van op de rekeningen. Daar moet wel nog de factuur van Bierhalle voor de eerste communie en het eetfestijn af. Alle aanwezige leden tekenen het kasboek als afsluiting van het schooljaar. Project speelplaats

4 Met een deel van dit budget (7000 euro) zullen we de speelplaats opsmukken tot een kleurrijk geheel. Dit wordt een groot project voor volgend schooljaar. Planning: De directeur geeft mee dat er met de werken aan de school nog geen zekerheid is dat alles blijft zoals voorheen (speelplaats e.a.). Ze stelt voor om te brainstormen en ideeën te verzamelen. Eens we meer weten over de werken op school, kunnen we dan concreet beginnen uitwerken. Dit wordt vervolgd. TO DO: Els Niemegeerts (mama saro en Viktor) zal in de grote vakantie een aantal ideeën verzamelen en ons dan in het begin van het schooljaar voorleggen. Dan zien we verder. Tip: firma die gekleurde zaken brandt op speelplaats is Alfabest met in onderaaneming DecoMark 4 Debriefing schoolraad Wijzigingen samenstelling David Slosse heeft de schoolraad verlaten en wordt vervangen door Vanessa Maheur (mama van Maud uit het eerste leerjaar). schoolfeest Het oudercomité kreeg lof ivm het schoolfeest. prioriteiten Muzocoaches: na het verslag van de inspectie begin dit schooljaar heeft de directeur onder haar leerkrachten enkel muzocoaches aangesteld. Noodplan: SFI, SFB en NMBS slaan de handen in elkaar om een noodplan op te stellen. Dit ook in samenwerking met de scholengemeenschap van Melle. Zorg: de directeur vindt het belangrijk dat de zorg in de klassen verder gezet wordt. Inschrijving er starten 56 nieuwe kleuters waarvan 44 peuters. In de loop van het volgend schooljaar worden er terug 2 peuterklassen voorzien. 2. In de lagere school starten er 17 nieuwe leerlingen. 3. De tweede kleuterklassen, derde leerjaren en vijfde leerjaren zijn volzet! 5 Kalender schooljaar Het thema van volgend schooljaar is 'de talentenboom'. lokale vakantiedagen maandag 10/02/2014 vrijdag 2/05/2014 Pedagogische studiedagen Vrijdag 27/09/2013 woensdag 28/05/2014 Stadklas: nog niet bepaald Boerderijklas: van woensdag 27 tot en met vrijdag 29 november Bosklas: laatste week van oktober Scholenveldloop: donderdag 26 september Maandag 30 juni GEEN SCHOOL MEER OC-gerelateerde dagen Openklasdag: donderdag 29 augustus Infoavond kleuters: dinsdag 10 september Infoavond 1 leerjaar: donderdag 12 september Spaghettifuif: zaterdag 28september

5 Koekenslag: 3 week van oktober Spokentocht: via florastappers 2 november Grootoudersfeest: 21 november Sint: vrijdag 6 december Nieuwjaarsreceptie: vrijdag 10 januari Nieuwjaarsreceptie oudercomité: Te bepalen startvergadering Ontbijt SFB: zondag 16 februari 1 communie: donderdag 1 mei om 14 uur Eetfestijn/schoolfeest: zondag 18 mei 6 Open-klas moment 29 augustus flyeren Helpers flyeren Inge, An, Ghislaine en Mieke We voorzien geen strookjes meer aan de flyer met vraag om te helpen bij OC-activiteiten, maar spreken de mensen hier wel over aan en noteren dit op een aparte lijst. TO DO Naambadges voor helpers voorzien. DVD communie zal in het medialokaal getoond worden: Katrien zorgt dat die beschikbaar is. 7 Onthaal eerste schooldag wie doet wat Bakkers (vorig jaar 12stuks in totaal) Katrien en Mieke: wafeltjes Arvid, Peggy, Inge, Marie-Paule: cake/taart Marijke en Ghislaine: pannenkoeken Helpers de dag zelf om 7u30-7u45 Arvid, An, Mieke en Inge Helpers de dag zelf om 8u25 (7 nodig) Arvid, Marina, Mieke, An, Ghislaine, Marie Paule en Inge Helpers om op te ruimen (3 nodig) Katrien, Arvid en Inge Nodig materiaal Koffie: vorig jaar hadden we 13 gevulde thermossen + 1 thermos thee +1 koffiezet in refter was teveel (dit jaar moeten we wel rekening houden met het aantal bijkomende kindjes en het feit dat het initiatief gekend en aangekondigd is. We gebruiken het spandoek met de handjes workshops Suikertjes Melkjes Roerstaafjes Thermobekers (250) Isomobekers (50) Plastieken bekers (100) Fruitsap (8L) ballonnen Partytafels Inge voorziet weer tekst en foto s voor de pers. 8 Infoavond kleuters en eerste leerjaar Kleuters 10 september Spreker: Inge

6 Helpers: Marijke, Peggy, Marie Paule en Inge Lokatie: goede communicatie vooraf (zal afhangen van het aantal inschrijvingen) Eerste leerjaar 12 september Sprekers: Inge en An Helpers: Katrien, Marina, An, Inge en (Peggy) Lokatie: gang 1 ste lj Aankopen Rode wijn: 7 flessen Witte wijn: 7 flessen Fruitsap: 10L Wijnbekers Plastieken bekers: Voorbereiding spaghettifuif wie doet wat Deze gaat door op zaterdag 28 september To Do DJ aanvragen = OK, prijs 100 Sabam => Inge Offerte slagerij Mark en Stadius => Inge Lichten => Brita = OK Drank => Diederik Folie => vragen aan de man van Fabienne => Inge Fluobandjes => Peggy Aanpassing uitnodiging => Nicole Tuinsprokkel => Inge voorziet tekstje 10 Bestuur Volgens de statuten dienen de leden van het OC hun goedkeuring over het bestuur te geven. Hierbij dient ook gepolst te worden of er leden zijn die interesse tonen om een functie op te nemen. Dit is niet het geval. De bestuursleden geven aan dat ze het komend schooljaar nog willen blijven. Het schooljaar erop ( ) is voor de meesten dan wel het laatste jaar (zeker het geval voor Ghislaine als penningmeester, peggy als secretaris en Inge als voorzitter). Het zou fijn zijn om dan met de opvolgers te kunnen dubbel lopen. Er wordt gevraagd aan de OC-leden om hier reeds over na te denken. Wie een functie in de toekomst ambieert, mag dit reeds aan Inge laten weten. 11 Varia Verhuur partytafels Nicole zou graag de partytafels op 30 juni huren. Iedereen gaat akkoord dat Nicole dit niet hoeft te betalen omdat ze de affiches gratis ontworpen heeft. Spokentocht De florastappers organiseren hun spokentocht op 2 november Misschien eens veranderen van organisatie? Zelf organiseren vraagt teveel werk. TO DO Tegen de startvergadering doorgeven welke spokentochten nog in aanmerking komen Zwemmen Peggy heeft contact opgenomen met mevrouw De Smaele. Ze had beloofd ons te contacteren voor de vergadering via mail of per telefoon => is niet gebeurd.

7 De directeur heeft ondertussen laten weten dat ze de Lijn gecontacteerd heeft. Het vervoer is voor volgend schooljaar in orde. Fuif voor de ouders Het idee wordt geopperd om eens een ouderfuif te organiseren in het Gildenhuis. Beste periode hiervoor lijkt februari/maart het meest geschikt. TO DO werkgroep oprichten bij de startvergadering (idee = ieder geeft top 3 binnen) Afscheid OC-lid We nemen afscheid van Anja en danken haar voor haar jarenlange hulp binnen het OC. Ook haar man Jan verdient een welgemeende merci voor zijn inzet het voorbije jaar. Het is altijd fijn te zien dat mensen spontaan en enthousiast bijspringen. Anja kan niet aanwezig zijn tijdens de vergadering, maar in naam van het OC brengt Inge hen een ontbijtbon van Julie s House. 12 Vergaderdata (telkens om 19u45) maandag 9 september donderdag 17 oktober maandag 16 december donderdag 20 februari donderdag 24 april maandag 16 juni