FUNCTIEPROFIEL. Griffier bij Gemeente Westland

Transcriptie

1 FUNCTIEPROFIEL Griffier bij Gemeente Westland PublicSpirit Mr. Gert-Jan Jongkind Senior consultant Amersfoort, maart 2017

2 Westland Westland is een Zuid-Hollandse gemeente en telt bijna inwoners. De gemeente Westland maakt deel uit van de Metropoolregio Rotterdam-Den Haag. Gemeente Westland ligt in de streek het Westland en is op 1 januari 2004 ontstaan door gemeentelijke herindeling, waarbij de gemeenten De Lier, 's-gravenzande, Monster, Naaldwijk en Wateringen werden samengevoegd. Tegelijkertijd fuseerden de twee andere gemeenten in de streek het Westland, Maasland en Schipluiden, die per 1 januari 2004 de gemeente Midden-Delfland vormen. Westland is een gemeente. De bevolking woont echter verspreid over de diverse dorpen en kernen en Westland kent door de veelkernigheid geen grote stadsmentaliteit. Binnen de woonkernen bestaat nog relatief veel cohesie en een rijk verenigingsleven. De verenigingen, die vaak worden gedragen door vrijwilligers, zijn belangrijk voor een groot aanbod aan cultuur in de gemeente. De mentaliteit van de Westlanders wordt gekenmerkt door nuchterheid en hard werken. In economisch opzicht spelen in Westland de tuinbouwbedrijven, de verwerking van tuinbouwproducten en het bedrijventerrein en het midden- en kleinbedrijf een rol als belangrijke landelijke economische motor na Schiphol en de haven van Rotterdam. De Raad van de gemeente Westland bestaat uit 39 raadsleden. Momenteel zijn er 9 raadsfracties vertegenwoordigd in de raad die ondersteund worden door in totaal 21 steunraadsleden. De functie Plaats in de organisatie De griffier is via de werkgeverscommissie verantwoording verschuldigd aan de gemeenteraad. De functie vereist een zelfstandig optreden. Doel van de functie Ondersteuning van de gemeenteraad bij het vervullen van de aan de raad toegekende verantwoordelijkheden en ervoor zorg dragen dat de raad zijn verantwoordelijkheid optimaal kan waarmaken. Het innemen van een spilfunctie in het lokale bestuur. Functieprofiel Griffier gemeente Westland PublicSpirit - maart van 8

3 Adviseren raad en verlenen ondersteuning treedt op als eerste aanspreekpunt en eerste adviseur van de gemeenteraad, de raadsvoorzitter, het presidium, de raadscommissies, de raadsfracties en de raadsleden zowel gevraagd als ongevraagd; stimuleert de professionalisering van raad en raadsfracties inzake de effectiviteit van de bijdrage aan het besluitvormingsproces. Ondersteunt en faciliteert raad en raadsfracties bij hun professionalisering; bereidt raadsvergaderingen voor, ondersteunt en neemt deel aan raadsvergaderingen, draagt zorg voor totstandkoming termijnagenda raad. Bewaakt het nakomen van toezeggingen aan de raad en raadscommissies en bewaakt de afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen, voorstellen en vragen van de raad; ondertekent (mede) raadsbesluiten en van de gemeenteraad uitgaande stukken; adviseert over en ondersteunt de gemeenteraad bij bijzondere onderzoeken en activiteiten zoals hoorzittingen, raadsonderzoeken en rekenkameronderzoeken; adviseert de raad op het gebied van strategische positionering, organisatie en werkwijze, de consequenties van de kaderstellende en toetsende taken van de raad voor haar positionering; adviseert in processen van richtinggevende formulering van strategische beleidsconcepten door de gemeenteraad; adviseert de raad over (nieuwe) vormen van open dialoog tussen burgers en de plaatselijke politiek (communicatiebeleid, vormen van burgerparticipatie); is eindverantwoordelijk voor de organisatie en uitvoering van secretariële, administratieve en logistieke ondersteuning van de raad, commissies en politiek. Adviseren inzake bestuurlijke vernieuwing adviseert inzake de rol, de functie en positie van de gemeenteraad en de raadscommissies als onderdeel van het gemeentebestuur in het lokale politiekbestuurlijke besluitvormingsproces; doet voorstellen aan het presidium en de raad voor het verder ontwikkelen van de duale bestuurspraktijk, zowel qua structuur als cultuur en stemt deze voorstellen af met de leden van het college en de ambtelijke organisatie; initieert in overleg met de raad verbetertrajecten inzake bestuurlijke vernieuwing, trekt deze projecten en jaagt deze projecten ook aan; levert, in overleg met de raad/het gemeentebestuur, een bijdrage aan de strategische ontwikkeling van de gemeente; neemt deel aan strategische bestuurlijk-ambtelijke projecten. Functieprofiel Griffier gemeente Westland PublicSpirit - maart van 8

4 Bevorderen van politiek-bestuurlijk-ambtelijke verhoudingen bevordert de besluitvorming van de gemeenteraad door het ontwerpen, bewerkstellingen en stroomlijnen van werkwijzen en procedures; draagt zorg voor een goede kanalisering en stroomlijning van de informatievoorziening van en naar de gemeenteraad door actief toe te zien op de kwaliteit en compleetheid van aangeleverde informatie in het licht van gemaakte (werk)afspraken en toezeggingen; bewaakt mede de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken partijen bij het politieke besluitvormingsproces. Spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de raad; initieert in de lokale vierhoek (burgemeester, voorzitter van het presidium, gemeentesecretaris en griffier) de strategische, procedurele en inhoudelijke vraagstukken betreffende de raad; ontvangt, beoordeelt en bewaakt de voortgang ten aanzien van verzoeken om ambtelijke bijstand en het maken van afspraken daarover met de gemeentesecretaris en managers; bewaakt de budgetten van de raad, signaleert budgetoverschrijdingen en adviseert over de wijze van hiermee omgaan en draagt zorg voor het opstellen van rapportages; draagt zorg voor een optimale afstemming tussen gemeenteraad enerzijds en de ambtelijke organisatie anderzijds; voert evaluaties uit en adviseert over consequenties, aanpassingen en alternatieven. Verzorgen van externe profilering van de gemeenteraad fungeert als eerste aanspreekpunt bij vragen en verzoeken van derden over raadsaangelegenheden; draagt zorg voor een herkenbare positie van de raad en de raadsgriffie voor onder meer burgers, instellingen en de gemeentelijke organisatie; geeft vorm aan beleid en uitvoering met betrekking tot de communicatie door en over de raad, zowel binnen de gemeentelijke organisatie als naar burgers en derden; draagt zorg voor organisatie en facilitering van raadsbrede activiteiten richting bevolking, waaronder wijkbezoeken, inspraakavonden en dergelijke; onderhoudt actief contacten en netwerken met andere griffiers; onderhoudt contacten met vertegenwoordigers van de lokale samenleving, bedrijven, instellingen, media en burgers; behartigt belangen van de raad op het gebied van regionale samenwerking. Functieprofiel Griffier gemeente Westland PublicSpirit - maart van 8

5 Leidinggeven aan de griffie coördineert de inzet van medewerkers en middelen en stuurt de werkzaamheden aan in het kader van de ondersteuning van de gemeenteraad en van individuele raadsleden; coacht medewerkers, voert rechtspositionele gesprekken met medewerkers en adviseert over te nemen besluiten; draagt zorg voor de selectie van nieuwe medewerkers, voert functionerings- en beoordelingsgesprekken en stelt samen met de medewerkers een persoonlijk ontwikkelingsplan op; begeleidt en verzorgt de implementatie van veranderingen en vernieuwingen; bevordert de samenwerking tussen de medewerkers zowel binnen de griffie als tussen de griffie en de ambtelijke organisatie en met andere samenwerkingsverbanden; stelt planningen, ramingen, rapportages, ken- en stuurgetallen betreffende de griffie en de gemeenteraad op. Werkgeverscommissie De raad kent een werkgeverscommissie. De commissie fungeert als werkgever van de griffier onder de restrictie dat de raad het bevoegd gezag van de griffie is. Binnen deze taak valt: - het optreden als klankbord voor de griffier; - het voeren van periodieke functioneringsgesprekken; - het opstellen van een werkplan voor de bestuursperiode met een jaarlijkse evaluatie; - het opstellen van de jaarlijkse beoordeling en het voeren van beoordelingsgesprekken; - het bespreken en vaststellen van de professionele ontwikkelplannen van de griffier; - het doen van voorstellen aan de raad over beloningsbeleid en ten aanzien van secundaire arbeidsvoorwaarden van de griffie voor zover het majeure voorstellen over aanstelling, schorsing en ontslag en gebruikelijke afwijkende voorstellen betreft; - het doen van voorstellen aan de raad naar aanleiding van onvoldoende functioneren; - het doen van voorstellen aan de raad over schorsing en/of ontslag; - en alle overige zaken die redelijkerwijze samenhangen met de werkgeversrol. Functieprofiel Griffier gemeente Westland PublicSpirit - maart van 8

6 De commissie wordt samengesteld uit de voorzitter van het presidium en twee leden van de raad. De leden worden benoemd en ontslagen door de raad. De commissie regelt zelf haar werkwijze (waaronder het voorzitterschap en de verslaglegging). De commissie legt over haar functioneren in eerste instantie verantwoording af aan het presidium en in tweede instantie aan de raad. De commissie hanteert de vigerende wet- en regelgeving inzake de griffier. De commissie is bevoegd zich over het functioneren van de griffier te laten informeren door de leden van de raad, de leden van het college, de gemeentesecretaris, de medewerkers van de griffie en de relevante, externe contacten van de griffie. Gespreksverslagen en beoordelingen worden vertrouwelijk ter kennis gebracht aan het fractievoorzittersoverleg. Competenties Visie Onafhankelijk/onpartijdig Politiek-bestuurlijke sensitiviteit Adviesvaardigheid Leidinggevende capaciteiten/warm werkgeverschap Integriteit Samenwerken Profiel De politiek-bestuurlijke omgeving van de gemeente Westland kent enige dynamiek. Om hierin effectief te kunnen functioneren, is het belangrijk dat de griffier een stevige persoonlijkheid is, die adequaat schakelt, al naar gelang de situatie en het belang van Westland en de raad dat vraagt. Een griffier die rust brengt in hectiek, die dynamiek brengt waar verandering of verbetering nodig is. Een griffier die verbindingen legt en bruggen bouwt en zelf te allen tijde zijn onafhankelijkheid en onpartijdig behoudt en bewaakt. Een griffier die met warm werkgeverschap zowel leidinggevende is van het team als meewerkend voorman. Een griffier die naast zijn dagelijkse werkzaamheden, in samenspraak met de raad, een herontwerp voor de griffie voorbereidt inclusief herwaardering. Functieprofiel Griffier gemeente Westland PublicSpirit - maart van 8

7 Een griffier die gelet op de ontwikkelopdracht zijn focus in eerste instantie primair intern richt, maar tegelijkertijd het belang van Westland niet uit het oog verliest, en waar nodig overlegt met regionale en ketenpartners. De griffier van Westland heeft: Ervaring als raadsgriffier. Academisch werk- en denkniveau. Aantoonbare ervaring met het werken in politiek-bestuurlijke verhoudingen en besluitvormingsprocessen. Arbeidsvoorwaarden De gemeente Westland biedt een projectdienstverband van 23 maanden. Binnen deze periode verwacht Westland dat het ontwerp van de griffie zijn beslag heeft gekregen en zal de vacature voor griffier, passend bij het gekozen griffiemodel, worden ingevuld. Bij gebleken geschiktheid en wanneer sprake is van een match met het gekozen griffiemodel, is het bespreekbaar dat na 23 maanden de tijdelijke aanstelling wordt omgezet in een aanstelling voor onbepaalde tijd. De functie is bepaald op schaal 15. Meer informatie PublicSpirit kan u meer informatie verschaffen over deze functie. Voor inhoudelijke vragen kunt u contact opnemen met Gert-Jan Jongkind. Heeft u vragen over de sollicitatieprocedure, dan kunt u terecht bij zijn assistente Marianne Pinke. Beiden zijn bereikbaar via telefoonnummer Mocht u na het lezen van dit uitgebreide functieprofiel zelf geen interesse hebben in deze functie maar wel iemand uit uw netwerk kennen die wellicht belangstelling heeft, dan bent u uiteraard vrij om dit profiel aan hem/haar ter beschikking te stellen. Solliciteren De search, werving en selectie voor deze functie wordt verricht door PublicSpirit. Uw sollicitatie kunt u indienen via onze website ( U doet dit door op de webpage van de vacature uw motivatiebrief en cv in te dienen met vermelding van vacaturenummer Functieprofiel Griffier gemeente Westland PublicSpirit - maart van 8

8 Nadat uw sollicitatie correct door ons is ontvangen, krijgt u een automatisch gegenereerde ontvangstbevestiging. De vacature is opengesteld op 24 maart U kunt reageren tot 13 april 2017, na deze datum wordt uw sollicitatie in reserve genomen. In de weken 16, 17, 18 en 19 worden de voorselectiegesprekken gevoerd bij PublicSpirit. In week 20 worden de door PublicSpirit geselecteerde kandidaten aan de gemeente Westland gepresenteerd. In week 21 vindt de eerste selectieronde bij de gemeente Westland plaats. In week 22 vindt de tweede selectieronde bij de gemeente Westland plaats. Zodra de exacte data waarop de eerste en tweede ronde selectiegesprekken plaatsvinden bekend zijn, zullen wij deze publiceren op de website van PublicSpirit. Een assessment en antecedentenonderzoek kunnen deel uitmaken van de procedure. Het inwinnen van referenties maakt deel uit van de procedure. Uiteindelijk vindt benoeming in de gemeenteraad van Westland plaats. U wordt door ons geïnformeerd over het verloop van uw sollicitatie. Functieprofiel Griffier gemeente Westland PublicSpirit - maart van 8