Redacteuren Handleiding. Achtergronden en gebruik van de Smartsite Content Management Server Release 5.3 en Smartsite ixperion Release 1.

Transcriptie

1 Redacteuren Handleiding Achtergronden en gebruik van de Smartsite Content Management Server Release 5.3 en Smartsite ixperion Release 1.0

2 Copyright Seneca B.V. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt worden, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, of op enige manier, zonder voorafgaande toestemming van de uitgever. Voor het overnemen van gedeelte(n) uit deze uitgave in bloemlezingen, readers en andere compilatie- of andere werken (artikel 16 Auteurswet 1912), in welke vorm dan ook, dient men zich tot de uitgever te wenden. Ondanks alle aan de samenstelling van deze handleiding bestede zorg kan noch de redactie, noch de auteur, noch de uitgever aansprakelijkheid aanvaarden voor schade die het gevolg is van enige fout in deze uitgave.

3 Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 Wat is Smartsite 1 Smartsite beheert vorm en inhoud 2 Items en content-types 3 Hiërarchische structuur inhoud 4 Rollen, groepen en acties 6 Hoofdstuk 2 Beschrijving van de Smartsite Manager 9 De Smartsite Manager starten 10 De menubalk gebruiken 12 Het viewvenster 14 Navigeren in het viewvenster 15 De weergave van het viewvenster 17 Een actie starten vanuit het viewvenster 18 Kleuren in het viewvenster 20 Het actievenster 23 Het taakvenster 24 Een taak voor jezelf aanmaken 25 De takenlijst 26 Een taak openen 27 Hoofdstuk 3 Werken met de Smartsite Manager 31 Over het invoeren van informatie 32 Tekstveld 32 Uitgebreid tekstveld 33 Bodyveld 34 Datumveld 35 Dropdown lijst 35 Multi-select lijst 36 Keuzerondjes en selectievakjes 37 Nieuwe items 38 Een item toevoegen 38 Wat is Workflow 41

4 Een item bewerken 43 Items bewerken en workflow-status 43 Verschillende versies van een item 46 Items en content-types 48 Een item is van een bepaald content-type 48 Veel voorkomende velden 48 Een item toevoegen vanuit een centrale folder (repository) 49 Een item van een ander content-type invoegen 53 Overzicht speciale content-types 55 Direct publiceren 60 Wat is Servercache 60 Hoofdstuk 4 Content toevoegen 63 Aan de slag met een item 64 Items zelf aanmaken 66 De inhoud van een item 67 Kopiëren en plakken uit externe bronnen 67 Een speciaal karakter invoegen 68 Word-documenten gebruiken in Smartsite 69 Opschonen van de HTML 70 Valideren van de content 71 Een afbeelding toevoegen 72 Meta-informatie 76 Bijlage 1 Overzicht van Smartsite acties 1-1 Instellingen (Options) 1-3 View Selecteren (Select View) 1-4 Wachtwoord wijzigen (Change Password) 1-6 Item details (Details) 1-8 Workflow Beheren (Manage Workflow) 1-11 Item toevoegen (Add Item) 1-14 Word-document toevoegen 1-16 Opschonen van HTML 1-18 Valideren van een item 1-19 Item bewerken (Edit Item) 1-20 Toevoegen vanuit Repository (Add from Repository) 1-22 Open vorige versie (Open Previous Version) 1-25 Specifiek item toevoegen (Add Specified Item) 1-28 Reference 1-29 Image 1-30 Binary 1-31 Translation 1-33 Voorbeeld (Preview) 1-35 Recente bewerkingen (Recent Edits) 1-36 Converteren naar folder (Convert to Folder) 1-37 Converteren naar item (Convert to Item) 1-38 Folder sorteren (Sort Folder) Seneca BV

5 Knippen (Cut), Kopiëren (Copy) en Plakken (Paste) 1-41 Content-type veranderen (Switch Contenttype) 1-43 Meerdere items aanpassen (Update) 1-45 Item status instellen (Set Item State) 1-47 Tijdschema Items (View Item Schedule) 1-49 Verwijderen (Delete) 1-50 Verkenner (File Explorer) 1-51 Bestanden naar server (Upload) 1-54 Selecteer (Select) 1-55 Selecteer item (Select Item) 1-56 Selecteer bestand (Select File) 1-56 Toon/Verberg taakvenster (Toggle Tasks) 1-58 Toon/Verberg viewvenster (Toggle Cooltree) 1-59 Ververs Manager (Refresh Manager) 1-60 Ververs boomstructuur (Refresh (sub)tree) 1-61 Synchroniseren (Synchronize) 1-62 Actie afsluiten (Close Current Action) 1-63 Bijlage 2 Werken met de WebEditor 2-1 Introductie van de WebEditor 2-2 De opmaak van tekst 2-3 De menubalk 2-3 De knoppenbalk 2-4 Navigeren, selecteren, kopiëren en verplaatsen 2-6 Tekst zoeken en vervangen 2-8 Tekst opmaken 2-10 Tekst opmaken met een in-line stijl 2-10 Tekst opmaken met een paragraafstijl 2-11 Tekst uitlijnen en inspringen 2-13 Tabellen 15 Een tabel invoegen 2-15 De eigenschappen van een tabel 2-18 Celeigenschappen 2-19 Rijen en kolommen invoegen en verwijderen 2-21 Cellen samenvoegen 2-21 Elementen toevoegen 2-23 Een speciaal karakter invoegen 2-23 Een horizontale lijn invoegen 2-24 Een afbeelding invoegen 2-24 Meer media invoegen 2-29 Hyperlinks en bookmarks 2-31 Een bookmark aanmaken 2-31 Een hyperlink aanmaken 2-32 Bijlage 3 Integratie met Microsoft Word 3-1 De Office Integrator gebruiken 3-2 Smartsite Content Management Server en Smartsite ixperion

6 Inloggen 3-4 Een item openen 3-6 Uitzonderingen bij het openen 3-7 Overige manieren om een item te openen 3-8 Een item vormgeven in Microsoft Word 3-10 Handmatige aanpassingen aan tekst 3-10 Handmatige aanpassingen aan paragrafen 3-11 Opmaak van tabellen 3-11 Stijlen gebruiken 3-11 Een item opslaan 3-13 Een document lokaal opslaan 3-14 Nieuwe items en items sluiten 3-16 Instellingen voor de Smartsite Office Integrator 3-18 Bijlage 4 Compliance en Webrichtlijnen 4-1 Wat is Compliance? 2 Wat zijn de Webrichtlijnen? 4 Functies in Smartsite voor Compliance en Webrichtlijnen 5 De actie Speciale Karakters 5 Functies in de WebEditor 6 Bijlage 5 Afbeeldingen bewerken met de Image Server 5-1 Bewerkingen met de Image Server 5-2 Bijsnijden 5-2 Roteren 5-3 Spiegelen 5-4 Verschalen 5-4 Volgorde van transformaties 5-5 De Image Server in de webeditor 5-7 Gebruik maken van de wizard 5-9 De Image Server als Smartsite Manager actie 5-11 Bijlage 6 Friendly URL s 6-1 Wat is een URL? 2 Het tabblad Friendly URL Seneca BV

7 Voorwoord Voor je ligt de handleiding voor het gebruik van de Smartsite Content Management Server versie 5.3 en Smartsite ixperion versie 1.0. In beide versies wordt gebruik gemaakt van de Smartsite Manager, een programma dat het mogelijk maakt om een door Smartsite aangedreven site te beheren. Deze handleiding is gericht op redacteuren en hoofdredacteuren, mensen die zich bezig houden met het toevoegen van informatie aan de site en het beheer van deze informatie. Smartsite kent voor beide bovenstaande releases drie edities: de Standard-, de Professional- en de Enterprise-editie. In de handleiding gaan we uit van de Enterprise-editie. Er wordt geen voorbehoud gemaakt voor de Standard- en Professional Editions; alleen daar waar iets wezenlijk verschilt zal er een aparte vermelding van worden gemaakt. Smartsite is een programma dat helemaal ingericht kan worden naar de wensen van jouw organisatie. De Smartsite Manager, die gebruikt wordt voor het toevoegen en het beheer van de informatie kan in naamgeving helemaal aangepast zijn; menu s, knoppen, acties, veldnamen, etc. alles kan worden ingesteld. Ondanks dat de naamgeving van acties en veldnamen binnen acties volledig kan afwijken doet het niets af aan de manier van werken met de Smartsite Manager. Omdat in Smartsite ixperion het werken met de Manager voor redacteuren en hoofdredacteuren vrijwel ongewijzigd is gebleven, kan deze handleiding ook voor Smartsite ixperion gebruikt worden. Laat je daarom niet afschrikken wanneer de benaming van acties in deze handleiding afwijkt van wat je op je scherm ziet. Probeer uit de beschrijving die je in de handleiding leest de manier van werken te begrijpen. Je zult dan snel merken dat de manier van werken eenvoudig, logisch en intuïtief is. Om de handleiding zo overzichtelijk mogelijk te maken, gebruiken we veel illustraties. Je zult regelmatig schermafbeeldingen en iconen tegenkomen die bepaalde

8 handelingen aangeven en/of verduidelijken. Daarnaast vind je in de tekst tips en noten. Omdat Smartsite altijd volop in beweging is om de kwaliteit van het product te verbeteren kan er functionaliteit aan de applicatie zijn toegevoegd die nog niet in de handleiding staat. Daarom zijn de handleidingen ook online te vinden: manuals.smartsite.nl. Voor de laatste informatie over Smartsite kun je altijd op deze site terecht. Ook kun je daar commentaar en aanvullingen op de handleidingen kwijt. We hopen dat je het werken met Smartsite snel onder de knie krijgt en dat je de werking van jullie site tot een succes weet te maken. Als (hoofd)redacteur zijn jullie de drijvende krachten achter een waardevolle site boordevol informatie. Delft, januari 2009 Seneca BV Seneca BV

9 Hoofdstuk 1 Wat is Smartsite Smartsite is een systeem voor het beheren en publiceren van informatie. Voor het toevoegen, beheren en bewerken van de informatie wordt gebruik gemaakt van de Smartsite Manager. De publicatie van deze informatie kan via verschillende kanalen, ook wel Channels genoemd, plaatsvinden. Daarom is binnen Smartsite de inhoud (Content) en de opmaak (Rendertemplate) gescheiden. Gepubliceerde informatie kan via verschillende Channels worden opgevraagd. De meest gangbare manier is via het internet. Alle Content wordt gepresenteerd als een internetsite die door bezoekers bekeken kan worden. Er zijn echter ook andere kanalen waarover de informatie kan worden opgevraagd. Je kunt hierbij denken aan mobiele telefoons en PDA s. Ook het uitgeven van informatie in een brochure, catalogus of boekwerk is een manier om de inhoud van een site te publiceren. Omdat Smartsite de inhoud en opmaak van de informatie onafhankelijk van elkaar heeft opgeslagen kan afhankelijk van het kanaal waarover de informatie wordt opgevraagd (web, i- mode, print) de vormgeving zodanig aangepast worden dat de gegevens goed gepresenteerd worden. Smartsite wordt ook gebruikt om speciale applicaties toe te voegen zoals bestelmogelijkheden, geavanceerde zoekmogelijkheden en discussieplatforms. Verder kunnen bestaande databronnen ontsloten worden. Denk daarbij aan een reeds bestaande database met adressen of producten. Informatie beheer en publicatie Publicatie over meerdere kanalen Scheiding van inhoud en opmaak Application platform en data connectivity Als redacteur heb je vooral te maken met Smartsite als beheerder van de inhoud van de site, de Content. Hiervoor ben je ingedeeld in een speciale rol waaraan allerlei acties zijn gekoppeld die je de mogelijkheid geven om met behulp van de Smartsite Manager de informatie te beheren. Echter, voor een goed beeld van Smartsite zal er ook enige achtergrondinformatie over de werking en de opzet van een door Smartsite aangedreven site nodig zijn.

10 Wat is Smartsite 1.1 Smartsite beheert vorm en inhoud Een door Smartsite aangedreven site is een verzameling van informatie die is opgeslagen in een database. Het is de bedoeling dat deze informatie wordt gepubliceerd zodat anderen daar kennis van kunnen nemen. Het beheer van deze informatie gebeurt met de Smartsite Manager. De Smartsite Manager geeft een overzicht van alle informatie in de database. Deze informatie is opgeslagen in items en folders. We noemen de verzameling van items en folders een site. Een database is een grote tabel met allemaal velden. Elk item in de database is te vergelijken met een regel in de database. Binnen Smartsite zijn folders ook items. Deze twee termen worden dan ook regelmatig door elkaar heen gebruikt. Derhalve zijn folders ook gewoon een regel in de database. Naast deze informatie die gepubliceerd moet worden, ook wel Content genoemd, staat er in de database ook informatie die de vorm van de informatie bepaalt. De vorm is vastgelegd in zogenaamde Rendertemplates. Channels Renderen van item naar pagina Items kunnen over verschillende Channels worden opgevraagd. Het meest gangbare Channel is het internet. Dat betekent dat alle items moeten worden gepresenteerd als internetpagina s die zijn samengevoegd in een website. Andere Channels waarover de informatie kan worden opgevraagd zijn bijvoorbeeld mobiele telefoons en PDA s. De definitie van de verschillende Channels waarlangs de informatie kan worden opgevraagd is in de Smartsite database vastgelegd. Op het moment dat een bezoeker van de site een item opvraagt zal Smartsite de inhoud (Content) van het item en de opmaak (Rendertemplate) samenvoegen. Smartsite houdt er rekening mee over welk Channel het item wordt opgevraagd. Afhankelijk van het Channel kiest Smartsite namelijk de juiste bijbehorende Rendertemplate. Het gerenderde item dat aan de bezoeker wordt gepresenteerd wordt een pagina genoemd. Omdat het samenvoegen van de inhoud en de vorm, het renderen, pas plaatsvindt wanneer een item wordt opgevraagd, is er sprake van een dynamische site. De informatie in de items kan namelijk op elk moment door een (hoofd)redacteur bewerkt worden. De gepubliceerde versie van het bewerkte item wordt dan, op aanvraag, tot een pagina gerenderd zodat altijd sprake is van de meest actuele versie van een pagina. De manier waarop de items met behulp van de Smartsite Manager worden bewerkt is dus onafhankelijk van de presentatie. Dat betekent dat je als redacteur niet hoeft bezig te houden met bijvoorbeeld HTML-codes, die nodig zijn voor het publiceren van informatie op het internet. Dat is de taak van de site-managers en site-bouwers Seneca BV

11 Items en content-types 1.2 Items en content-types Items die met behulp van de Smartsite Manager worden bewerkt zijn allemaal van een bepaald content-type. Een content-type is een verzameling velden die ingevuld moeten worden. Door het gebruik van content-types kan de invoer van de informatie gestructureerd worden. Content-types kunnen helemaal aangepast zijn aan de wensen van jouw organisatie. Wanneer er bijvoorbeeld behoefte is aan het publiceren van vacatures op de site dan kan een content-type Vacature goed van pas komen. Evenzo kun je denken aan content-types voor nieuwsberichten, producten, algemene informatie, een smoelen-boek etc. Welke content-types er dus gebruikt kunnen worden heeft uitsluitend met de inrichting van de site te maken. Zelfs de informatie die gebruikt wordt voor de opmaak van items, de Rendertemplates, zijn items van het content-type Rendertemplate. Zo zijn er nog andere speciale content-types die als ondersteuning dienen voor het publiceren van informatie. Door het gebruik van zoveel verschillende contenttypes kan alles als een item in de Smartsite database worden opgeslagen. Omdat alles een item is komen daar legio voordelen bij kijken zoals workflow en versiebeheer. Daar zul je in de rest van de handleiding uitgebreid mee kennis maken. In de verschillende content-types kun je dus onderscheid maken tussen content-types die informatie bevatten die gepubliceerd moet worden en content-types die informatie bevatten die het publiceren mogelijk maken. Als redacteur hou jij je bezig met de content-types die informatie bevatten die gepubliceerd moet worden. Content-types als Rendertemplate, Workflow en Channels zul je niet hoeven te gebruiken en vaak zullen deze content-types helemaal voor je afgeschermd zijn zodat je ze zelfs niet kunt gebruiken. Noot De begrippen item en content-type worden vaak door elkaar heen gebruikt. Items zijn altijd van een bepaald content-type en waar het begrip content-type gebruikt wordt, wordt vaak item bedoeld. Een content-type is eigenlijk niet meer dan de vorm van het item. Echter, het noemen van het content-type waar item bedoeld wordt geeft vaak een beter beeld van de informatie die in het item staat. Smartsite Content Management Server en Smartsite ixperion 3

12 Wat is Smartsite 1.3 Hiërarchische structuur inhoud Ouder-kind relatie Een belangrijk kenmerk van een door Smartsite aangedreven site is dat de Content van de site een hiërarchische structuur heeft. Door het gebruik van folders kunnen items gegroepeerd worden onder een folder. De items in een folder zijn gerelateerd aan de folder. Deze relatie wordt ook wel een ouderkind relatie genoemd, waarbij de folder de ouder is en de items de kinderen. Logisch gezien kan een ouder (folder) meerdere kinderen hebben en een kind (item) maar één ouder. Voorbee d Er is bijvoorbeeld een folder personeelszaken. Onder deze folder hangen de volgende items: kinderopvang, vakantieregeling, dienstrooster, studiemogelijkheden, enzovoorts. Deze items zijn van het content-type Personeelsinfo. Er zijn ook items voor het smoelen-boek dat door de afdeling personeelszaken wordt bijgehouden. Die items zijn dan van bijvoorbeeld het content-type Medewerkers. Smartsite folders zijn bijzondere items en kunnen, in tegenstelling tot bijvoorbeeld Windows folders, ook informatie bevatten. Een folder binnen een door Smartsite aandreven site kan dus ook gerenderd worden tot een pagina. Noten Een folder is gewoon een item met die extra eigenschap dat het item zich als folder kan gedragen en derhalve kinderen onder zich kan hebben hangen; De begrippen item en folder worden vaak door elkaar heen gebruikt. Folders zijn bijzondere items. Evenals items kan een folder informatie bevatten maar heeft hij nog de extra functie dat er items onder een folder kunnen worden aangemaakt. Waar in de tekst gebruik gemaakt wordt van het woord item kan, in bijna alle gevallen, ook het woord folder gelezen worden. CMS-folders Er is een bijzonder content-type dat niet als item kan worden aangemaakt maar alleen als folder: CMS-folder. Naast het feit dat dit content-type alleen als folder bestaat bevat het, in tegenstelling tot normale folders, geen informatie. Omdat het geen informatie bevat wordt een folder van dit content-type ook niet gerenderd en dus is een folder van dit content-type niet zichtbaar aan de voorkant van de site. CMS-folders worden gebruikt om informatie te groeperen en hiërarchisch in te delen. Je creëert met CMSfolders als het ware eilanden van (gelijke) informatie binnen de hiërarchische structuur. Noot Het gaat te ver om tot in detail uit te leggen wanneer je gebruik maakt van folders en wanneer van CMS-folders. Het belangrijkste is dat je weet dat ze bestaan, dat ze geen informatie bevatten en dat ze niet gerenderd worden en daarmee zichtbaar zijn aan de voorkant van de site Seneca BV

13 Hiërarchische structuur inhoud De hiërarchische structuur van folders en items wordt voor veel doeleinden gebruikt: - Bij het aanmaken van een item onder een folder kan het item eigenschappen van de folder erven. De belangrijkste eigenschap die een item wellicht overneemt is het content-type. Items die onder een folder worden aangemaakt worden geacht van hetzelfde content-type te zijn. - Wanneer een folder gerenderd wordt kan in de definitie van de Rendertemplate zijn vastgelegd dat er in de gerenderde folder, de pagina, automatisch verwijzingen worden opgenomen naar de kinderen van die folder. - De hiërarchische structuur wordt gebruikt om de verschillende gebruikers van de Smartsite Manager rechten te geven om bepaalde delen van de site wel of niet te mogen bewerken. Een redacteur wordt niet geacht de Rendertemplates te bewerken, waarvan een groot deel van de werking van de site afhangt. Deze Rendertemplates staan daarom in een aparte folder die niet voor redacteuren toegankelijk is. - Het principe van het recht om bepaalde items wel of niet te mogen bewerken kan ook gebruikt worden om bezoekers maar door bepaalde delen van de content in de hiërarchie te laten bladeren. Andere delen zijn niet zichtbaar of alleen zichtbaar voor speciale bezoekers die een inlognaam en een wachtwoord hebben gekregen. Erven van informatie Rechten om te bewerken Rechten om te bladeren De hiërarchische structuur speelt dus een belangrijke rol bij het beveiligen van informatie en het slim publiceren van informatie. Smartsite Content Management Server en Smartsite ixperion 5

14 Wat is Smartsite 1.4 Rollen, groepen en acties De inhoud van de site kan worden bewerkt met de Smartsite Manager. De Smartsite Manager toont de hiërarchische structuur van de site. Binnen deze structuur heb je als beheerder van informatie bepaalde rechten om de informatie toe te voegen en te bewerken. Rol Werken met de Smartsite Manager doe je vanuit een bepaalde rol. Aan deze rol zijn bepaalde acties gekoppeld die je mag uitvoeren. Naast een toegewezen rol ben je als gebruiker ook ingedeeld in een gebruikersgroep. De gebruikersgroep waar je onderdeel van uitmaakt bepaalt waar je wel en geen rechten hebt om de bij jouw rol behorende acties uit te voeren. Een voorbeeld van veel voorkomende rollen zijn: website beheerder; technisch beheerder; hoofdredacteur; redacteur. De website beheerder beheert de hele site. Hij is eindverantwoordelijk voor het goed functioneren van de site en voor een juiste indeling van de gebruikersgroepen, de rollen en de bijbehorende acties. Het technisch onderhoud heeft de website beheerder gedelegeerd aan de technisch beheerder. De technisch beheerder zorgt dat de Rendertemplates goed werken en dat de juiste content-types zijn gedefinieerd. De hoofdredacteur en de redacteur zijn verantwoordelijk voor de informatievoorziening. Hierin heeft de hoofdredacteur een controlerende rol op het werk van de redacteur. Gebruikersgroep Afhankelijk van de gebruikersgroep waarin een gebruiker is geplaatst en de rol die hij heeft kan de gebruiker in bepaalde delen van de site aan de slag. Voorbee d Binnen een site zijn twee gebruikersgroepen aangemaakt: Afdeling A en Afdeling B. In elke gebruikersgroep zijn een aantal gebruikers geplaatst waarvan er een aantal de rol van hoofdredacteur hebben en een aantal de rol van redacteur. De site is nu zo ingericht dat de leden van Afdeling A alleen onder een folder voor Afdeling A items kunnen aanmaken. Voor Afdeling B is een soortgelijke folder beschikbaar Een gebruiker kan ook onderdeel zijn van meerdere gebruikersgroepen en meerdere rollen hebben. Op die manier kan een hoofdredacteur van Afdeling A de rol van redacteur hebben in Afdeling B. Door het wisselen van rol krijgt de gebruiker automatisch toegang tot bepaalde delen van de site. Acties Aan een rol zijn acties gekoppeld die bepalen wat je als gebruiker mag doen. Welke acties je tot je beschikking hebt is helemaal afhankelijk van de opzet Seneca BV

15 Rollen, groepen en acties van de site en de bijbehorende beveiliging. De acties die je ongetwijfeld altijd tot je beschikking hebt zijn Item toevoegen (Add Item) en Item bewerken (Edit Item). Met deze acties voeg je informatie aan de site toe en bewerk je de informatie die al is toegevoegd. Het toevoegen en wijzigen van informatie is binnen een door Smartsite aangedreven site een gecontroleerd proces. Er wordt gebruikt gemaakt van zogenaamde workflow. Een workflow is een keten van stappen die een item moet afleggen vanaf het moment van aanmaken tot het publiceren. Het workflow-proces maakt gebruik van de hiërarchische indeling van de groepen. Ook het nauw met het workflow-proces verbonden takenbeheer maakt gebruik van de groepsindeling. Noot Overigens is het aanpassen van rollen alleen mogelijk in de Enterprise-editie. Bij de andere edities zijn de rollen voorgedefinieerd tijdens de implementatie (wel organisatieafhankelijk). Alleen in de Enterprise Edition kun je wisselen tussen verschillende rollen. Workflow Smartsite Content Management Server en Smartsite ixperion 7

16 Wat is Smartsite Seneca BV

17 Hoofdstuk 2 Beschrijving van de Smartsite Manager Als (hoofd)redacteur werk je in de Smartsite Manager. De Smartsite Manager is een programma dat zich opent in de webbrowser. Het geeft als het ware de achterkant van jullie site weer. De bezoeker van een site ziet dus de voorkant. De Smartsite Manager biedt allerlei mogelijkheden om de site te beheren en om informatie aan de site toe te voegen. In dit deel maak je kennis met de Smartsite Manager en leer je hoe deze is opgebouwd. Daarna krijg je uitleg hoe die verschillende onderdelen (de menubalk, het viewvenster, het actievenster en het takenvenster) werken.

18 Beschrijving van de Smartsite Manager 2.1 De Smartsite Manager starten De Smartsite Manager is een programma dat zich opent in de webbrowser. De Smartsite Manager is een programma dat het mogelijk maakt om informatie toe te voegen en te beheren. Hoe je in de Smartsite Manager terecht komt is per bedrijf verschillend. Soms is er aan de voorkant een knop aanwezig waarmee je naar de Smartsite Manager kunt gaan. Het kan ook zijn dat je de Smartsite Manager opent door een URL in te typen in de adresbalk van je browser. De instellingen voor deze URL kunnen aangepast worden, maar vaak heeft de URL deze vorm: Voor dat je gebruik kunt maken van de Smartsite Manager moet je eerst je inlognaam en je wachtwoord invoeren. Deze heb je gekregen van de beheerder. Wend je tot hem of haar indien je je wachtwoord of inlognaam niet meer weet. Wanneer de Smartsite Manager wordt geopend in de browser krijg je het volgende scherm te zien: Figuur 2-1: De Smartsite Manager Seneca BV

19 De Smartsite Manager starten De Smartsite Manager is onder te verdelen in een aantal onderdelen: het viewvenster Het linkerdeel van de Manager wordt het viewvenster genoemd. Het viewvenster bevat de boomstructuur die de inhoud van jullie site weergeeft. De boomstructuur bestaat uit folders en items om alle informatie van de site logisch te ordenen en om deze informatie eenvoudig te kunnen benaderen. het actievenster De rechterkant van de Manager wordt het actievenster genoemd. Belangrijke acties zoals het toevoegen of het bewerken van een item of folder worden in dit actievenster uitgevoerd. de menubalk In de menubalk kun je alle acties vinden die je kunt gebruiken. In het menu worden alleen die acties getoond die bij jouw rol horen. De menu s zijn logisch geordend. Behalve de menu s zijn er ook een aantal knoppen met speciale functies. Bijvoorbeeld voor het verbergen en opnieuw weergeven van het viewvenster (Toon/Verberg viewvenster (Toggle Cooltree) ) en het taakvenster (Toon/Verberg taakvenster (Toggle Tasks) ) het taakvenster Het taakvenster geeft een overzicht van taken die jij moet uitvoeren. In het taakvenster kun je taken toevoegen (voor jezelf of voor anderen), bewerken en afsluiten. het Smartsite logo Als je de muisaanwijzer boven dit logo houdt, zie je met welke editie (Standard, Professional of Enterprise) en service-release van Smartsite je werkt. Figuur 2-2: Het Smartsite logo Smartsite Content Management Server en Smartsite ixperion 11

20 Beschrijving van de Smartsite Manager 2.2 De menubalk gebruiken De indeling van de menu s is ingesteld door de beheerders van de site. De naamgeving van de menu s zal aangeven welke acties je daar onder kunt verwachten. In deze handleiding wordt er vanuit gegaan dat de menubalk als volgt is ingedeeld: Figuur 2-3: Voorbeeld van de menubalk In de menu s staan alleen die acties die jij mag uitvoeren. Dat heeft te maken met de rol die jij op dat moment hebt. Het kan zijn dat jij meerdere rollen hebt. Wanneer je van rol wisselt dan zul je zien dat er acties bijkomen of acties verdwijnen in het menu. De acties die je wel mag uitvoeren zullen echter wel altijd op dezelfde plaats te vinden zijn. De menu s zijn ook context-gevoelig; dat betekent dat je alleen die acties kunt starten die op het geselecteerde item of folder van toepassing zijn. Er zijn bijvoorbeeld acties die alleen van toepassing zijn op een folder. Deze actie kun je dus niet starten wanneer je een item hebt geselecteerd Seneca BV

21 Laten we eens kijken of je de beschikking hebt over meerdere rollen: 1. Klik in het menu Hulpmiddelen (Tools) op de actie Instellingen (Options). Er verschijnt een dialoogvenster; De menubalk gebruiken Figuur 2-4: Instellingen voor de Smartsite Manager 2. Klik op de verschillende mappen en bekijk welke opties je allemaal kunt instellen; 3. Ga naar de map Manager, Algemeen (Manager, General); 4. Open de dropdown-lijst Huidige rol (Current Role). Wanneer je meerdere rollen hebt kun je nu een andere rol kiezen. Heb je die niet dan wordt er maar één rol weergegeven; 5. We wisselen niet van rol. Om eventuele wijzigingen niet door te voeren klik je op Annuleren (Cancel). Je keert nu terug naar de Smartsite Manager. Let op! Noot Wanneer je de beschikking hebt over meerdere rollen en je wisselt regelmatig van rol, dan kan je het wisselen vereenvoudigen door met de actie Instellingen (Options) de optie Rol selector Tonen (Show Role Selector) aan te vinken. De rol selector wordt in het hoofdmenu getoond zodat je voor het wisselen van de rol niet steeds de actie Instellingen (Options) hoeft te gebruiken. Smartsite Content Management Server en Smartsite ixperion 13

22 Beschrijving van de Smartsite Manager 2.3 Het viewvenster In het viewvenster zie je de boomstructuur van de website. De boomstructuur bestaat uit folders en items. Folders en items bevatten de informatie die aan de voorkant wordt gepubliceerd. De acties die je binnen de Smartsite Manager kunt uitvoeren beginnen (bijna) altijd bij een folder of een item. Bijvoorbeeld: Je wilt een item toevoegen: selecteer de folder waarin het item moet komen en start de actie Item toevoegen (Add Item) ; Je wilt de informatie in een item of folder wijzigen: selecteer de folder of het item en start de actie Item bewerken (Edit Item) ; Je wilt een item converteren naar een folder: selecteer het item en start de actie Converteren naar folder (Convert to Folder). Het viewvenster geeft ook een heleboel informatie over de folders en items. Wanneer je de muiscursor boven een folder of item houdt (niet klikken) zie je: Het itemnummer. Dit nummer is een uniek nummer voor het desbetreffende folder of item. Er kunnen nooit meerdere items zijn die hetzelfde nummer hebben. Items en/of folders kunnen echter onverhoopt wel de zelfde naam hebben. Het toekennen van een uniek nummer aan een item zorgt voor duidelijkheid wanneer er naar items wordt verwezen. Het itemnummer zie je vaak terug in dialoogvensters en overzichten; Het content-type van het item. Het content-type bepaalt welke informatie er in het item is opgeslagen; De titel van het item. Verder zie je dat de titels van items en folders een bepaalde kleur hebben. Deze kleur vertelt iets over de publicatie-status van een item. Een item kan bijvoorbeeld actief zijn, nog niet actief zijn, of al actief zijn geweest en nu gearchiveerd. Er wordt meer verteld over deze kleuren in Kleuren in het viewvenster. De icoontjes van folders en items kunnen verschillen. Een ander icoontje betekent dat een item van een ander content-type is. Smartsite maakt gebruik van content-types om onderscheid te maken in de informatie die wordt ingevoerd. Een item kan bijvoorbeeld van het content-type Vacature zijn of van het content-type Nieuwsbericht. Elk content-type heeft zijn eigen invoervelden. Aan de icoontjes van folders en items kun je dus zien welk content-type in deze folders gebruikt wordt. Meer uitleg over content-types vind je in 3.5 Items en content-types. Het recht om items aan folders toe te voegen, of items in folders te bewerken, kan worden beperkt. Wanneer je aan een folder geen items kunt toevoegen of de in de folder aanwezige items niet kunt bewerken, dan hebben deze folders en items een rood rondje achter de titel. Voor het behoud van de hiërarchie is het soms noodzakelijk om het recht op het bewerken van een folder te beperken. In dat geval kun je aan die folder wel Seneca BV

23 Het viewvenster items toevoegen, maar de folder zelf kun je niet bewerken. Deze items en folders hebben een geel rondje achter de titel. Verder staan achter sommige items en folders teksten die te maken hebben met de workflow van een item. Met behulp van workflow doorloopt een item een keten van stappen voordat het gepubliceerd wordt. Zelf ben je één van de schakels van de keten. Hoe workflow precies werkt wordt uitgelegd in 3.3 Wat is Workflow Navigeren in het viewvenster Je navigeert door de boomstructuur door op items en folders te klikken of te dubbelklikken. Binnen het viewvenster van de Smartsite Manager kun je de volgende dingen doen: Enkel klikken op de naam van een folder of item: Je selecteert de folder of het item; Enkel klikken op het icoon van een folder: Je opent of sluit de folder; Dubbel klikken op de naam van een folder of item: De als standaard ingestelde actie wordt gestart; Dubbel klikken op de naam van een gesloten folder: De folder wordt geopend en de standaard actie wordt gestart; Dubbel klikken op de naam van een geopende folder: De folder wordt gesloten maar de standaard actie wordt niet gestart. De actie die veelal als standaard actie is ingesteld is de Item details (Details). Deze actie zorgt er voor dat in het (rechter) actiescherm een gedetailleerd overzicht van een item wordt getoond. Noot Wanneer je de muisaanwijzer boven een item of folder laat staan krijg je ook een paar details van die folder of dat item te zien, namelijk het item-nummer, het content-type waartoe het item behoort en de titel van het item. Je kunt meerdere items en/of folders tegelijk selecteren in het viewvenster. Je kunt daarbij een reeks aaneengesloten items en/of folders selecteren of je kunt een reeks verschillende items en/of folders selecteren. Een reeks aaneengesloten items en/of folders selecteren: 1. Selecteer een folder of item; 2. Druk de Shift-toets op je toetsenbord in; 3. Selecteer de laatste folder of het laatste item van de reeks. De achtergrond van alle geselecteerde items zal blauw kleuren. Let op! Smartsite Content Management Server en Smartsite ixperion 15

24 Beschrijving van de Smartsite Manager Een reeks verschillende folders en/of items selecteren: 1. Selecteer een folder of item; 2. Druk de Ctrl-toets op je toetsenbord in; 3. Selecteer een voor een alle folders en items die je aan de selectie wilt toevoegen. De geselecteerde items hebben een blauwe achtergrond. Let op! Wanneer je nu een actie start die op meerdere items en/of folders tegelijk van toepassing is dan wordt deze actie uitgevoerd op de selectie. Binnen de boomstructuur van het viewvenster is er ook een zogenaamd context-menu. Het context-menu bevat een verzameling acties die ook terug te vinden zijn in de menu s van de Smartsite Manager. Het context-menu kun je naar voren halen door een item te selecteren en op de rechter muisknop te klikken. Figuur 2-5: Het Context-menu Noten Wanneer je een selectie van items hebt en je wilt een actie vanuit het context-menu starten dan moet je met de muisaanwijzer boven een geselecteerd item of folder staan voordat je op je rechter muisknop klikt; Ook het context-menu in het viewvenster laat alleen die acties zien die bij jouw rol horen en die van toepassing kunnen zijn op de door jouw geselecteerde items en/of folders Seneca BV

25 Het viewvenster De weergave van het viewvenster De boomstructuur van folders en items kan vrij lang zijn. Als je veel in één gedeelte van de boomstructuur werkt is het soms praktisch wanneer je alleen dat gedeelte van de boomstructuur ziet in het viewvenster. Met de actie View Selecteren (Select View) is het mogelijk de weergave in het viewvenster aan te passen: Met de actie View Selecteren (Select View) ga je nu een andere weergave van de boomstructuur maken: 1. Selecteer in het viewvenster een folder die de top van je nieuwe boomstructuur wordt. 2. Klik op View Selecteren (Select View). Er wordt een dialoogvenster geopend: Figuur 2-6: Dialoog voor het maken en selecteren van weergaves van het viewvenster 3. Klik op Toevoegen (Add). Er wordt een nieuwe weergave instelling van de boomstructuur toegevoegd aan de lijst; 4. Selecteer de nieuwe weergave uit de lijst en klik op Selecteer (Select). Je ziet nu dat de weergave van de boomstructuur in het viewvenster wordt aangepast; 5. Selecteer de originele weergave-instelling en klik nogmaals op Selecteer (Select). De weergave van de boomstructuur verandert weer naar zijn originele instelling; 6. Klik op Sluiten (Close) om het dialoogvenster Weergave instellingen (Select View) te sluiten. Let op! Smartsite Content Management Server en Smartsite ixperion 17

26 Beschrijving van de Smartsite Manager Op deze manier kun je verschillende weergave-instellingen van de boomstructuur aanmaken en kun je snel tussen deze weergave-instellingen wisselen. Noot Het dialoogvenster dat je gebruikt om van weergave-instellingen te veranderen hoef je niet per definitie te sluiten. Je kunt het geopend laten zodat je nog sneller van weergave kunt wisselen. De breedte van het viewvenster kun je aanpassen. Wanneer je de muiscursor boven de overgang van viewvenster naar actievenster houdt dan zie je dat de muisaanwijzer verandert in een dubbele horizontale pijl. Klik nu op je linker muisknop en hou de muisknop ingedrukt. Door je muis nu naar links of naar rechts te bewegen maak je het viewvenster respectievelijk smaller en breder. Wanneer je een actie hebt gestart die in het actievenster wordt uitgevoerd en je wilt het actievenster tijdelijk even over de hele breedte van je browser weergeven dan kun je het viewvenster even uitschakelen. Gebruik daarvoor de actie Toon/Verberg viewvenster (Toggle Cooltree). Met dezelfde actie schakel je het viewvenster weer in Een actie starten vanuit het viewvenster Het viewvenster is het startpunt van veel acties. De belangrijkste acties die je kunt uitvoeren zijn Item toevoegen (Add Item) en Item bewerken (Edit Item). Items voeg je altijd toe aan een folder. Items die in de boomstructuur staan kun je ook weer bewerken. Ook folders kun je bewerken. Folders zijn namelijk ook items, en kunnen daarom informatie bevatten die bewerkt moet worden. Niet alle acties hoef je vanuit de menubalk te starten. Voor sommige acties kun je namelijk gebruik maken van het context-menu van het viewvenster. Het context-menu komt te voorschijn wanneer je in het viewvenster op de rechter muisknop klikt Seneca BV

27 Het viewvenster Figuur 2-7: Een actie kun je beginnen vanuit het context-menu in het viewvenster Laten we eens een item bewerken: 1. Selecteer in het viewvenster een item door het aan te klikken. De achtergrond van het item wordt nu blauw; 2. Klik op de rechter muisknop. Het context-menu verschijnt; 3. Selecteer in het context-menu de actie Item bewerken (Edit Item). Je ziet nu dat in het (rechter) actievenster het item wordt geopend: Smartsite Content Management Server en Smartsite ixperion 19

28 Beschrijving van de Smartsite Manager Figuur 2-8: Een item bewerken 4. Bekijk de verschillende velden van het geopende item in het actievenster. Klik op de tabbladen om andere velden te zien. Houd je muis boven de knoppen boven het item om te zien welke opties er allemaal aanwezig zijn; 5. Klik op Actie afsluiten (Close Current Action) om terug te keren naar de details van het item. Je kunt ook op een ander item of folder dubbelklikken om de actie Item bewerken (Edit Item) af te sluiten. Let op! Op deze manier heb je de inhoud van een item bekeken zonder de inhoud te wijzigen. Je bent op een veilige manier teruggekeerd zonder dat er eventuele veranderingen zijn doorgevoerd. Noot Als je wijzigingen hebt aangebracht in het item, zal Smartsite je vragen of deze wijzigingen wilt opslaan Kleuren in het viewvenster De titels van items en folders in het viewvenster kunnen verschillende kleuren hebben. Deze kleuren geven informatie over de publicatie van een item. De publicatie-status van een item heeft drie vormen: Seneca BV

29 Het viewvenster Inactief (Inactiev) of Pre-Publicatie (Pre-published); Actief (Active); Gearchiveerd (Archived). De titels van items en folders kunnen groen, lichtblauw, zwart, rood en met streep of rood zijn. Groen: Het item heeft de publicatie-status Inactief (Inactive). Een item dat voor het eerst wordt aangemaakt en nog niet direct wordt geactiveerd krijgt een groene kleur. Het item is Inactief (Inactive). En omdat hij nog nooit eerder zichtbaar is geweest krijgt het item een bijzonder vorm van de status Inactief namelijk de status Pre-publcatie (Prepublished). Het kan ook zijn dat een of meerdere items tijdelijk offline zijn gezet, zodat ze tijdelijk niet meer zichtbaar zijn aan de voorkant van de site. Deze items krijgen de status Inactief (Inactive) en hebben dus net als pre-publicatie items een groene kleur. Noot Wanneer je wilt zien of een item al eerder zichtbaar is geweest voor bezoekers kun je gebruik maken van het tabblad Statuswijzigingen (Status Changes) op de detailpagina van het item. De detailpagine van een item kun je openen met de actie Details (Details). Lichtblauw: Het item heeft de publicatie-status Actief (Active), maar is nog niet zichtbaar in de site. Een eigenschap van een item is Tonen vanaf (Show From). Met deze eigenschap kunnen items vast aangemaakt en gepubliceerd worden, maar worden ze pas zichtbaar wanneer de datum wordt bereikt die is opgegeven in het veld Tonen vanaf (Show From). Zwart: De publicatie-status van het item is Actief (Active); het item is ook daadwerkelijk zichtbaar in de site. Rood en doorgestreept: De publicatie-status van het item is Actief (Active), maar het is niet meer zichtbaar in de site; het item is verlopen. Net als de eigenschap Show From (Tonen vanaf) heeft een item ook een eigenschap Tonen tot (Show Until). Een item is zichtbaar in de site tot en met de in dit veld opgegeven datum. Wanneer deze datum naar achteren wordt verschoven zal het item meteen weer zichtbaar zijn in de site. Rood: De publicatie-status van het item is Gearchiveerd (Archived); het item is niet meer zichtbaar in de site. het item kan ook niet meer bewerkt worden door de redacteur. Om het item weer te kunnen bewerken zal de publicatie-status van het item moeten worden veranderd naar Inactief (Inactive) of Actief (Active). De publicatie-status van één of meerdere items kan worden aangepast met de actie Item status instellen (Set Item State). Met deze actie kunnen de data van het online en offline gaan van een item worden ingesteld, kunnen items worden gearchiveerd en kan worden aangegeven wanneer een nieuwe versie actief wordt. Smartsite Content Management Server en Smartsite ixperion 21

30 Beschrijving van de Smartsite Manager Je kunt een item natuurlijk ook van de site verwijderen door gebruik te maken van de actie Verwijderen (Delete). In dat geval wordt het item uit de boom verwijderd en is het niet meer zichtbaar voor bezoekers. Je kunt het item niet meer bewerken. Wil je het item terughalen dan kun je dat doen met de actie Data Beheerder (Data Management) Seneca BV

31 Het actievenster 2.4 Het actievenster Het actievenster speelde in eerdere versies een belangrijke rol. Alle acties werden in dit venster uitgevoerd. In Smartsite 5 is daar enigszins verandering ingekomen. Veel acties worden nu in zogenaamde dialoogvensters uitgevoerd. Dialoogvensters zijn vensters die bovenop de Smartsite Manager liggen. Er zijn twee soorten dialoogvensters: Modale dialoogvensters; Zwevende dialoogvensters. Modale dialoogvensters zijn dialoogvensters die je altijd moet sluiten om weer met de Smartsite Manager te kunnen werken. Zwevende dialoogvensters zijn daarentegen dialogen die je gewoon open kunt laten. Een voorbeeld van een modaal dialoogvenster is het dialoogvenster dat wordt geopend wanneer je de actie Instellingen (Options) start. Een voorbeeld van een zwevend dialoogvenster is het venster van de actie View Selecteren (Select View). Echter, de twee belangrijkste acties vinden nog altijd plaats in het actievenster: Item toevoegen (Add Item) en Item bewerken (Edit Item). Smartsite Content Management Server en Smartsite ixperion 23

32 Beschrijving van de Smartsite Manager 2.5 Het taakvenster Taken worden gebruikt als ondersteuning bij het werken met de Smartsite Manager. Een taak is een verzoek gericht aan jou, of aan een gebruikersgroep, om iets te gaan doen. De taken zullen natuurlijk zoveel mogelijk gerelateerd zijn aan handelingen binnen de Smartsite Manager, maar je kunt ze ook gebruiken om bijvoorbeeld iemand te vragen de planten water te geven tijdens jouw vakantie. Met de actie Toon/Verberg taakvenster (Toggle Tasks) open je het taakvenster. Je ziet dan een lijst van taken die aan jou zijn toegekend. Er bestaan verschillende soorten taken: Taken die je aan jezelf hebt gegeven (ook wel ToDo genoemd); Taken met het verzoek om een bepaald item te bewerken (ook wel workflow taak); Algemene taken. Noot Workflow taken en algemene taken kunnen zijn gericht aan de gehele gebruikersgroep waar jij onderdeel van uitmaakt of direct aan jou. Alle acties met betrekking tot het taakvenster worden gestart vanuit een context-menu. Het context-menu voor het taakvenster komt te voorschijn wanneer je in het taakvenster op de rechter muisknop klikt: Figuur 2-9: Context-menu van het taakvenster Wanneer je eerst een taak selecteert en dan op de rechter muisknop klikt krijg je een context-menu dat het algemene context-menu bevat, maar ook op de taak gerichte opties Seneca BV

33 Het taakvenster Een taak voor jezelf aanmaken De eenvoudigste taak die je kan aanmaken is een taak voor jezelf. Dit wordt vaak ook een ToDo genoemd, een geheugensteuntje. Een ToDo aanmaken: 1. Open het taakvenster met de actie Toon/Verberg taakvenster (Toggle Tasks) ; 2. Klik in het taakvenster op je rechter muisknop. Er wordt een context-menu geopend; 3. Klik in het context-menu op Nieuwe taak (New Task). Er wordt een nieuw dialoogvenster geopend; Figuur 2-10: Een nieuwe taak aanmaken Het dialoogvenster valt uiteen in twee delen. Het bovenste deel wordt gebruikt om te bepalen voor wie de taak is. Het onderste deel wordt gebruikt om de inhoud en eigenschappen van de taak in te voeren. 4. Vink de optie Privé (Private) aan; 5. Typ in het veld Onderwerp (Subject) een korte omschrijving van de taak, bijvoorbeeld Niet vergeten ; 6. Typ in het veld Inhoud (Body)...dat ik deze taak straks weer weggooi of iets van dien aard; 7. Klik op OK. Het dialoogvenster wordt gesloten en je keert terug naar het taakvenster. Let op! Smartsite Content Management Server en Smartsite ixperion 25

34 Beschrijving van de Smartsite Manager De takenlijst De taken staan in een lijst in het taakvenster. De lijst van taken is ingedeeld in een aantal kolommen die informatie over de taak geven. De eerste kolom geeft door middel van een icoontje aan wat voor soort taak het is: Soort taak Nog te doen (ToDo) Taakverzoek (Taks Request) Workflow taak (Workflow) Systeemwaarschuwing (System Notification) Systeemfout (System Error) Tabel 2-1: de verschillende soorten taken Als gewoon gebruiker heb je te maken met de eerste drie soorten taken. De taken Systeemwaarschuwing (System Notification) en Systeem fout (System Error) zijn taken die voor site-managers van belang zijn. De kolom Onderwerp (Subject) geeft een korte omschrijving van de taak. Op deze manier kun je een taak snel terugvinden. De derde kolom, Prioriteit (Priority), geeft de prioriteit van de taak aan. Een taak kan verschillende prioriteiten hebben die het belang van de taak aangeven: laagste (lowest) laag (low) normaal (normal) hoog (high) kritiek (critical) Hoe de taakprioriteiten binnen jouw organisatie gebruikt worden hangt van van de onderlinge afspraken die er gemaakt zijn. Normaliter zet je de prioriteit van een taak op normaal (normal). In dat geval kun je nog twee kanten op met het toekennen van een gewicht aan een taak. De kolom Status (Status) geeft de status van een taak weer: taak-status Nog niet gestart (Not Started) In behandeling (In Progress) Afgerond (Completed) Tabel 2-2: statussen van een taak Seneca BV

35 Het taakvenster taak-status Geweigerd (Rejected) Afgesloten (Closed) Tabel 2-2: statussen van een taak De status van een taak kun je wijzigen. Wanneer je een taak krijgt toegewezen dan is de status van een taak Nog niet gestart (Not Started). De vijfde kolom Verloopt op (Due by) geeft de datum aan wanneer een taak verloopt. Niet alle taken hoeven een einddatum te hebben. Het hangt van diegene af die de taak gemaakt heeft of hij/zij wil dat een taak voor een bepaalde datum gedaan wordt. Noot Aan deze einddatum zitten overigens geen consequenties vast. Het is een richtlijn voor diegene(n) voor wie de taak bedoeld is. Wanneer de laatste keer was dat er wijzigingen aan de taak zijn aangebracht vind je terug in de kolom Laatst gewijzigd (Last Modified). De kolommen Toegekend door (Assigned by) door en Toegekend aan (Assigned to) laten respectievelijk zien door wie de taak oorspronkelijk is aangemaakt en aan wie de taak gegeven is. De lijst van taken die je ziet is de lijst van taken die aan jou is toegekend. De laatste kolom lijkt dan overbodig. Echter, er zijn ook taken die aan de gebruikersgroep waar jij deel van uitmaakt zijn toegekend. Dat kun je in de kolom Toegekend aan (Assigned to) terugvinden Een taak openen Een taak uit de takenlijst openen: 1. Selecteer de taak in de takenlijst; 2. Klik op de rechter muisknop. Het contextmenu komt tevoorschijn; 3. Klik op Open (Open) ; Er verschijnt een dialoogvenster: Smartsite Content Management Server en Smartsite ixperion 27

36 Beschrijving van de Smartsite Manager Figuur 2-11: Een taak openen Let op! Er zijn drie soorten taken die je kunt openen: Taken die je voor jezelf hebt aangemaakt ( ToDo ); Een taak die door iemand anders voor jou, of voor de gebruikersgroep waar jij in zit, is aangemaakt; Een workflow-taak die aan jou gericht is of aan de gebruikersgroep waar jij onderdeel van bent. De velden die je kan bewerken wanneer je een taak opent zijn afhankelijk van het soort taak dat je opent. De velden die je in ieder geval niet kunt wijzigen zijn het Onderwerp (Subject) en de Inhoud (Body). Dit zijn twee velden die expliciet bij deze taak horen en dus niet veranderd mogen worden. Door de status van een taak te veranderen in In behandeling (In Progress) geef je aan dat de taak wordt uitgevoerd. In het veld Voortgang (% Complete) kun je door middel van een getal tussen 1 en 100 aangeven voor hoeveel procent de taak af is. Wanneer een taak af is dan verander je de status in Voltooid (Completed). Noot Wanneer je de status van een taak op voltooid zet en je sluit het venster dan kun je de status van een taak niet meer wijzigen. De taak wordt dan gearchiveerd Seneca BV