Redacteuren Handleiding

Transcriptie

1 Redacteuren Handleiding Achtergronden en gebruik van de Smartsite Manager 5.0 Erwin Rijss Smartsite Software BV

2 Copyright 2003 Smartsite Software B.V. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt worden, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, of op enige manier, zonder voorafgaande toestemming van de uitgever. Voor het overnemen van gedeelte(n) uit deze uitgave in bloemlezingen, readers en andere compilatie- of andere werken (artikel 16 Auteurswet 1912), in welke vorm dan ook, dient men zich tot de uitgever te wenden. Ondanks alle aan de samenstelling van deze handleiding bestede zorg kan noch de redactie, noch de auteur, noch de uitgever aansprakelijkheid aanvaarden voor schade die het gevolg is van enige fout in deze uitgave.

3 Voorwoord I Voor je ligt de handleiding voor het gebruik van de Smartsite Manager. De Smartsite Manager is een programma dat het mogelijk maakt om een door Smartsite aangedreven site te beheren. Deze handleiding is gericht op (hoofd)redacteuren; mensen die zich bezig houden met het toevoegen van informatie aan de site en het beheer van deze informatie. Smartsite kent drie edities: de Standard-, de Professional- en de Enterprise-editie. In de handleiding gaan we uit van de Enterprise-editie. Er wordt geen voorbehoud gemaakt voor de Standard- en Professional Editions; alleen daar waar iets wezenlijk verschilt zal er een aparte vermelding van worden gemaakt. Smartsite is een programma dat helemaal ingericht kan worden naar de wensen van jouw organisatie. De Smartsite Manager, die gebruikt wordt voor het toevoegen en het beheer van de informatie kan in naamgeving helemaal aangepast zijn; menu s, knoppen, acties, veldnamen, etc. alles kan worden ingesteld. Ondanks dat de naamgeving van acties en veldnamen binnen acties volledig kan afwijken doet het niets af aan de manier van werken met de Smartsite Manager. Laat je daarom niet afschrikken wanneer de benaming van acties in deze handleiding afwijkt van wat je op je scherm ziet. Probeer uit de beschrijving die je in de handleiding leest de manier van werken te begrijpen. Je zult dan snel merken dat de manier van werken eenvoudig, logisch en intuïtief is. Om de handleiding zo overzichtelijk mogelijk te maken, gebruiken we veel illustraties. Je zult regelmatig schermafbeeldingen en iconen tegenkomen die bepaalde handelingen aangeven en/of verduidelijken. Daarnaast vind je in de tekst tips en noten. Omdat Smartsite altijd volop in beweging is om de kwaliteit van het product te verbeteren kan er functionaliteit aan de applicatie zijn toegevoegd die nog niet in de handleiding staat. Daarom zijn de handleidingen ook on line te vinden: Voor de laatste informatie over Smartsite kun je altijd op deze site terecht. Ook kun je daar commentaar en aanvullingen op de handleidingen kwijt. We hopen dat je het werken met Smartsite snel onder de knie krijgt en dat je de werking van jullie site tot een succes weet te maken. Als (hoofd)redacteur zijn jullie de drijvende krachten achter een waardevolle site boordevol informatie. Smartsite Software B.V. Delft, 1 november Smartsite Software

4 II Smartsite Dynamic Web System

5 Inhoudsopgave III Voorwoord Inhoudsopgave I III Hoofdsuk 1 Wat is Smartsite 1 Smartsite beheert vorm en inhoud 2 Items en content-types 3 Hiërarchische structuur inhoud 4 Rollen, groepen en acties 6 Hoofdstuk 2 Beschrijving van de Smartsite Manager 9 De Smartsite Manager starten 10 De menubalk gebruiken 12 Het viewvenster 14 Navigeren in het viewvenster 15 De weergave van het viewvenster 16 Een actie starten vanuit het viewvenster 17 Kleuren in het viewvenster 19 Het actievenster 21 Het taakvenster 22 Een taak voor jezelf aanmaken 22 De takenlijst 23 Een taak openen 25 Hoofdstuk 3 Werken met de Smartsite Manager 27 Over het invoeren van informatie 28 Nieuwe items 32 Een item toevoegen 32 Wat is Workflow 34 Een item bewerken 36 Items bewerken en workflow-status Smartsite Software

6 IV Verschillende versies van een item 39 Items en content-types 40 Een item is van een bepaald content-type 40 Veel voorkomende velden 40 Een item van een ander content-type invoegen 41 Overzicht standaard content-types 42 Direct publiceren 46 Wat is Servercache 46 Hoofdstuk 4 Content toevoegen 49 Aan de slag met een item 50 Items zelf aanmaken 51 De inhoud van een item 52 Kopiëren en plakken uit externe bronnen 52 Gebruik maken van Translations 53 Een afbeelding toevoegen 54 Meta-informatie 56 Bijlage A Overzicht van Smartsite acties A-1 Instellingen (Options) A-3 Weergave instellingen (Select View) A-4 Wachtwoord wijzigen (Change Password) A-5 Item details (Details) A-7 Workflow overzicht (Workflow Overview) A-9 Item toevoegen (Add Item) A-12 Item bewerken (Edit Item) A-14 Open vorige versie (Open Previous Version) A-16 Specifiek item toevoegen (Add Specified Item) A-18 Referentie toevoegen (Add Reference) A-18 Binair toevoegen (Add Binary) A-19 Translation toevoegen (Add Translation) A-20 Voorbeeld (Preview) A-22 Recente bewerkingen (Recent Edits) A-23 Converteren naar folder (Convert to Folder) A-24 Converteren naar item (Convert to Item) A-25 Folder sorteren (Sort Folder) A-26 Knippen (Cut), Kopiëren (Copy) en Plakken (Paste) A-28 Content-type veranderen (Switch Contenttype) A-30 Item eigenschappen vernieuwen (Update) A-31 Item status instellen (Set Item State) A-32 Publicatie tijdschema (View Item Schedule) A-34 Smartsite Dynamic Web System

7 V Verwijderen (Delete) A-35 Verkenner (File Explorer) A-37 Bestanden naar server (Upload) A-41 Selecteer (Select) A-42 Selecteer item (Select Item) A-42 Selecteer bestand (Select File) A-43 Toon/Verberg taakvenster (Toggle Tasks) A-45 Toon/Verberg viewvenster (Toggle Cooltree) A-45 Ververs Manager (Refresh Manager) A-45 Ververs boomstructuur (Refresh (sub)tree) A-46 Synchroniseren (Synchronise) A-46 Actie afsluiten (Close Current Action) A-47 Bijlage B Werken met de SmartEditor B-1 Startscherm SmartEditor B-2 Menubalk SmartEditor B-2 Knoppenbalk SmartEditor B-2 Contextmenu B-3 Tekst bewerken B-5 Tekst kopiëren B-5 Tekst verplaatsen B-5 Tekst verwijderen B-6 Tekst zoeken en vervangen B-7 Zoeken B-7 Vervangen B-7 Wijzigingen ongedaan maken B-8 Speciale karakters invoegen B-8 Tekst opmaken B-10 Tekstopmaak met gebruik van stijl B-10 Tekstopmaak zonder gebruik van stijl B-11 Tekst vet maken B-12 Vet ongedaan maken B-12 Tekst cursief maken B-13 Cursief ongedaan maken B-13 Tekst onderstrepen B-13 Onderstrepen ongedaan maken B-13 Paragrafen B-14 Details van een paragraaf bekijken B-14 Paragraaf uitlijnen B-14 Uitlijning veranderen B-14 Paragraaf inspringen B-14 Inspringen opheffen B-15 Opsommingen (Lists) B-16 Bestaande tekst nummeren B-16 Nieuwe genummerde opsomming B-16 Tekst opmaken met opsommingstekens B Smartsite Software

8 VI Nieuwe opsomming maken B-16 Opsommingen met meerdere niveaus B-17 Definities B-18 Tabellen B-19 Invoegen tabel B-19 Wijzigen eigenschappen tabel B-19 Wijzigen eigenschappen cel B-20 Invoegen cellen B-22 Verwijderen cellen B-22 Samenvoegen cellen B-22 Splitsen cellen B-22 Invoegen rijen B-23 Verwijderen rijen B-23 Invoegen kolommen B-23 Verwijderen kolommen B-24 Afbeeldingen en lijnen B-25 Invoegen afbeelding B-25 Overige opties van afbeeldingen B-26 Wijzigen afbeeldingen B-27 Hyperlinks B-28 Hyperlinks binnen de website B-28 Verwijzing naar een bookmark B-29 Verwijzing naar een bestand B-29 Externe hyperlinks B-29 Hyperlinks bewerken B-30 Hyperlinks verwijderen B-30 Bookmarks B-31 Bookmark invoegen B-31 Bookmark verplaatsen B-31 Bookmark verwijderen B-31 Naam van een bookmark wijzigen B-32 Colofon 33 Smartsite Dynamic Web System

9 1 Wat is Smartsite 1 Smartsite is een systeem voor het beheren en publiceren van informatie. Voor het toevoegen, beheren en bewerken van de informatie wordt gebruik gemaakt van de Smartsite Manager. De publicatie van deze informatie kan via verschillende kanalen, ook wel Channels genoemd, plaatsvinden. Daarom is binnen Smartsite de inhoud en de vorm, de opmaak, van de informatie gescheiden. Informatie beheer en publicatie Gepubliceerde informatie kan via verschillende Channels worden opgevraagd. De meest gangbare manier is via het internet. Alle content wordt gepresenteerd als een internetsite die door bezoekers bekeken kan worden. Er zijn echter ook andere kanalen waarover de informatie kan worden opgevraagd. Je kunt hierbij denken aan mobiele telefoons of PDA s. Het afdrukken van de inhoud van een site op een printer is ook een manier voor het publiceren van informatie. Omdat Smartsite de inhoud en opmaak van de informatie onafhankelijk van elkaar heeft opgeslagen kan afhankelijk van het kanaal waarover de informatie wordt opgevraagd (web, i-mode, printer) de vormgeving zodanig aangepast worden dat de gegevens goed gepresenteerd worden. Publicatie over meerdere kanalen Scheiding van inhoud en opmaak Smartsite wordt ook gebruikt om speciale applicaties toe te voegen zoals bestelmogelijkheden, geavanceerde zoekmogelijkheden en discussieplatforms. Verder kunnen bestaande databronnen ontsloten worden. Denk daarbij aan een reeds bestaande database met adressen of producten. Application platform en data connectivity Als redacteur heb je vooral te maken met Smartsite als beheerder van de inhoud van de site, de content. Hiervoor ben je ingedeeld in een speciale rol waaraan allerlei acties zijn gekoppeld die je de mogelijkheid geven om met behulp van de Smartsite Manager de informatie te beheren. Echter, voor een goed beeld van Smartsite zal er ook enige achtergrondinformatie over de werking en de opzet van een door Smartsite aangedreven site nodig zijn Smartsite Software

10 2 1.1 Smartsite beheert vorm en inhoud Een door Smartsite aangedreven site is een verzameling van informatie die is opgeslagen in een database. Het is de bedoeling dat deze informatie wordt gepubliceerd zodat anderen daar kennis van kunnen nemen. Het beheer van deze informatie gebeurt met de Smartsite Manager. De Smartsite Manager geeft een overzicht van alle informatie in de database. Deze informatie is opgeslagen in items en folders. We noemen de verzameling van items en folders een site. Een database is een grote tabel met allemaal velden. Elk item in de database is te vergelijken met een regel in de database. Binnen Smartsite zijn folders ook items. Deze twee termen worden dan ook regelmatig door elkaar heen gebruikt. Derhalve zijn folders ook gewoon een regel in de database. Naast deze informatie die gepubliceerd moet worden, ook wel Content genoemd, staat er in de database ook informatie die de vorm van de informatie bepaalt. De vorm is vastgelegd in zogenaamde Rendertemplates. Channels Renderen van item naar pagina Items kunnen over verschillende Channels worden opgevraagd. Het meest gangbare Channel is het internet. Dat betekent dat alle items moeten worden gepresenteerd als internetpagina s die zijn samengevoegd in een website. Andere Channels waarover de informatie kan worden opgevraagd zijn bijvoorbeeld mobiele telefoons, printers en PDA s. De definitie van de verschillende Channels waarlangs de informatie kan worden opgevraagd is in de Smartsite database vastgelegd. Op het moment dat een bezoeker van de site een item opvraagt zal Smartsite de inhoud (Content) van het item en de opmaak (Rendertemplate) samenvoegen. Smartsite houdt er rekening mee over welk Channel het item wordt opgevraagd. Afhankelijk van het Channel kiest Smartsite namelijk de juiste bijbehorende Rendertemplate. Het gerenderde item dat aan de bezoeker wordt gepresenteerd wordt een pagina genoemd. Omdat het samenvoegen van de inhoud en de vorm, het renderen, pas plaatsvindt wanneer een item wordt opgevraagd, is er sprake van een dynamische site. De informatie in de items kan namelijk op elk moment door een (hoofd)redacteur bewerkt worden. De gepubliceerde versie van het bewerkte item wordt dan, op aanvraag, tot een pagina gerenderd zodat altijd sprake is van de meest actuele versie van een item. De manier waarop de items met behulp van de Smartsite Manager worden bewerkt is dus onafhankelijk van de presentatie. Dat betekent dat je als redacteur niet hoeft bezig te houden met bijvoorbeeld HTML-codes, die nodig zijn voor het publiceren van informatie op het internet. Dat is de taak van de site-managers en site-bouwers. Smartsite Dynamic Web System

11 1.2 Items en content-types 3 Items die met behulp van de Smartsite Manager worden bewerkt zijn allemaal van een bepaald content-type. Een content-type is een verzameling velden die ingevuld moeten worden. Door het gebruik van content-types kan de invoer van de informatie gestructureerd worden. Content-types kunnen helemaal aangepast zijn aan de wensen van jouw organisatie. Wanneer er bijvoorbeeld behoefte is aan het publiceren van vacatures op de site dan kan een content-type Vacature goed van pas komen. Evenzo kun je denken aan content-types voor nieuwsberichten, producten, algemene informatie, een smoelen-boek etc. Welke content-types er dus gebruikt kunnen worden heeft uitsluitend met de inrichting van de site te maken. Zelfs de informatie die gebruikt wordt voor de opmaak van items, de Rendertemplates, zijn items van het content-type Rendertemplate. Zo zijn er nog andere speciale content-types die als ondersteuning dienen voor het publiceren van informatie. Door het gebruik van zoveel verschillende content-types kan alles als een item in de Smartsite database worden opgeslagen. Omdat alles een item is komen daar legio voordelen bij kijken zoals workflow en versiebeheer. Daar zul je in de rest van de handleiding uitgebreid mee kennis maken. In de verschillende content-types kan je dus onderscheid maken tussen content-types die informatie bevatten die gepubliceerd moet worden en contenttypes die informatie bevatten die het publiceren mogelijk maken. Als redacteur hou jij je bezig met de content-types die informatie bevatten die gepubliceerd moet worden. Content-types als Rendertemplate, Workflow en Channels zul je niet hoeven te gebruiken en vaak zullen deze content-types helemaal voor je afgeschermd zijn zodat je ze niet kunt gebruiken. Noot De begrippen item en content-type worden vaak door elkaar heen gebruikt. Items zijn altijd van een bepaald content-type en waar het begrip content-type gebruikt wordt, wordt vaak item bedoeld. Een content-type is eigenlijk niet meer dan de vorm van het item. Echter, het noemen van het content-type waar item bedoeld wordt geeft vaak een beter beeld van de informatie die in het item staat Smartsite Software

12 4 1.3 Hiërarchische structuur inhoud Ouder-kind relatie Een belangrijk kenmerk van een door Smartsite aangedreven site is dat de content van de site een hiërarchische structuur heeft. Door het gebruik van folders kunnen items gegroepeerd worden onder een folder. De items in een folder zijn gerelateerd aan de folder. Deze relatie wordt ook wel een ouder-kind relatie genoemd, waarbij de folder de ouder is en de items de kinderen. Logisch gezien kan een ouder (folder) meerdere kinderen hebben en een kind (item) maar één ouder. Er is bijvoorbeeld een folder personeelszaken. Onder deze folder hangen de volgende items: kinderopvang, vakantieregeling, dienstrooster, studiemogelijkheden, enzovoorts. Deze items zijn van het content-type Personeelsinfo. Er zijn ook items voor het smoelen-boek dat door de afdeling personeelszaken wordt bijgehouden. Die items zijn dan van bijvoorbeeld het content-type Medewerkers. Smartsite folders zijn bijzondere items en kunnen, in tegenstelling tot bijvoorbeeld Windows folders, ook informatie bevatten. Een folder binnen een door Smartsite aandreven site kan dus ook gerenderd worden tot een pagina. Noten Een folder is gewoon een item met die extra eigenschap dat het item zich als folder kan gedragen en derhalve kinderen onder zich kan hebben hangen; De begrippen item en folder worden vaak door elkaar heen gebruikt. Folders zijn bijzondere items. Evenals items kan een folder informatie bevatten maar heeft hij nog de extra functie dat er items onder een folder kunnen worden aangemaakt. Waar in de tekst gebruik gemaakt wordt van het woord item kan, in bijna alle gevallen, ook het woord folder gelezen worden. De hiërarchische structuur van folders en items wordt voor veel doeleinden gebruikt: Erven van informatie Rechten om te bewerken - Bij het aanmaken van een item onder een folder kan het item eigenschappen van de folder erven. De belangrijkste eigenschap die een item wellicht overneemt is het content-type. Items die onder een folder worden aangemaakt worden geacht van hetzelfde content-type te zijn. - Wanneer een folder gerenderd wordt kan in de definitie van de Rendertemplate zijn vastgelegd dat er in de gerenderde folder, de pagina, automatisch verwijzingen worden opgenomen naar de kinderen van die folder. - De hiërarchische structuur wordt gebruikt om de verschillende gebruikers van de Smartsite Manager rechten te geven om bepaalde delen van de site wel of niet te mogen bewerken. Een redacteur wordt niet geacht de Rendertemplates te bewerken, waarvan een groot deel van de werking van de site afhangt. Deze Rendertemplates staan daarom in een aparte folder die niet voor redacteuren toegankelijk is. Smartsite Dynamic Web System

13 - Het principe van het recht om bepaalde items wel of niet te mogen bewerken kan ook gebruikt worden om bezoekers maar door bepaalde delen van de hiërarchie te laten bladeren. Andere delen zijn niet zichtbaar of alleen zichtbaar voor speciale bezoekers die een inlognaam en een wachtwoord hebben gekregen. Rechten om te bladeren 5 De hiërarchische structuur speelt dus een belangrijke rol bij het beveiligen van informatie en het slim publiceren van informatie Smartsite Software

14 6 1.4 Rollen, groepen en acties De inhoud van de site kan worden bewerkt met de Smartsite Manager. De Smartsite Manager toont de hiërarchische structuur van de site. Binnen deze structuur heb je als beheerder van informatie bepaalde rechten om de informatie toe te voegen en te bewerken. Rol Werken met de Smartsite Manager doe je vanuit een bepaalde rol. Aan deze rol zijn bepaalde acties gekoppeld die je mag uitvoeren. Naast een toegewezen rol ben je als gebruiker ook ingedeeld in een gebruikersgroep. De gebruikersgroep waar je onderdeel van uitmaakt bepaalt waar je wel en geen rechten hebt om de bij jouw rol behorende acties uit te voeren. Een voorbeeld van veel voorkomende rollen zijn: website beheerder; technisch beheerder; hoofdredacteur; redacteur. De website beheerder beheert de hele site. Hij is eindverantwoordelijk voor het goed functioneren van de site en voor een juiste indeling van de gebruikersgroepen, de rollen en de bijbehorende acties. Het technisch onderhoud heeft de website beheerder gedelegeerd aan de technisch beheerder. De technisch beheerder zorgt dat de Rendertemplates goed werken en dat de juiste content-types zijn gedefinieerd. De hoofdredacteur en de redacteur zijn verantwoordelijk voor de informatievoorziening. Hierin heeft de hoofdredacteur een controlerende rol op het werk van de redacteur. Gebruikersgroep Afhankelijk van de gebruikersgroep waarin een gebruiker is geplaatst en de rol die hij heeft kan de gebruiker in bepaalde delen van de site aan de slag. Binnen een site zijn twee gebruikersgroepen aangemaakt: Afdeling A en Afdeling B. In elke gebruikersgroep zijn een aantal gebruikers geplaatst waarvan er een aantal de rol van hoofdredacteur hebben en een aantal de rol van redacteur. De site is nu zo ingericht dat de leden van Afdeling A alleen onder een folder voor Afdeling A items kunnen aanmaken. Voor Afdeling B is een soortgelijke folder beschikbaar Een gebruiker kan ook onderdeel zijn van meerdere gebruikersgroepen en meerdere rollen hebben. Op die manier kan een hoofdredacteur van Afdeling A de rol van redacteur hebben in Afdeling B. Door het wisselen van rol krijgt de gebruiker automatisch toegang tot bepaalde delen van de site. Acties Aan een rol zijn acties gekoppeld die bepalen wat je als gebruiker mag doen. Welke acties je tot je beschikking hebt is helemaal afhankelijk van de opzet van de site en de bijbehorende beveiliging. De acties die je ongetwijfeld altijd tot je beschikking hebt zijn Item toevoegen (Add Item) en Item bewerken (Edit Item). Met deze acties voeg je informatie aan de site toe en bewerk je de informatie die al is toegevoegd. Smartsite Dynamic Web System

15 7 Het toevoegen en wijzigen van informatie is binnen een door Smartsite aangedreven site een gecontroleerd proces. Er wordt gebruikt gemaakt van zogenaamde workflow. Een workflow is een keten van stappen die een item moet afleggen vanaf het moment van aanmaken tot het publiceren. Het workflowproces maakt gebruik van de hiërarchische indeling van de groepen. Ook het nauw met het workflow-proces verbonden takenbeheer maakt gebruik van de groepsindeling. Workflow Noot Overigens is het aanpassen van rollen alleen mogelijk in de Enterprise-editie. Bij de andere edities zijn de rollen voorgedefinieerd (wel organisatie-afhankelijk). Alleen in de Enterprise-edition kun je wisselen tussen verschillende rollen Smartsite Software

16 8 Smartsite Dynamic Web System

17 2 Beschrijving van de Smartsite Manager 9 Als (hoofd)redacteur werk je in de Smartsite Manager. De Smartsite Manager is een programma dat zich opent in de webbrowser. Het geeft als het ware de achterkant van jullie site weer. De bezoeker van een site ziet dus de voorkant. De Smartsite Manager biedt allerlei mogelijkheden om de site te beheren en om informatie aan de site toe te voegen. In dit deel maak je kennis met de Smartsite Manager en leer je hoe deze is opgebouwd. Daarna krijg je uitleg hoe die verschillende onderdelen (de menubalk, het viewvenster, het actievenster en het takenvenster) werken Smartsite Software

18 De Smartsite Manager starten De Smartsite Manager is een programma dat zich opent in de webbrowser. De Smartsite Manager is een programma dat het mogelijk maakt om informatie toe te voegen en te beheren. Hoe je in de Smartsite Manager terecht komt is per bedrijf verschillend. Soms is er aan de voorkant een knop aanwezig waarmee je naar de Smartsite Manager kan gaan. Het kan ook zijn dat je de Smartsite Manager opent door een URL in te typen in de adres-balk van je browser. De instellingen voor deze URL kunnen aangepast worden, maar vaak heeft de URL deze vorm: Voor dat je gebruik kunt maken van de Smartsite Manager moet je eerst je inlognaam en je wachtwoord invoeren. Deze heb je gekregen van de beheerder. Wend je tot hem of haar indien je je wachtwoord of inlognaam niet meer weet. Wanneer de Smartsite Manager wordt geopend in de browser krijg je het volgende scherm te zien: Figuur De Smartsite Manager De Smartsite Manager is onder te verdelen in een aantal onderdelen: - het viewvenster Het linkerdeel van de Manager wordt het viewvenster genoemd. Het viewvenster bevat de boomstructuur die de inhoud van jullie site weergeeft. De Smartsite Dynamic Web System

19 11 boomstructuur bestaat uit folders en items om alle informatie van de site logisch te ordenen en om deze informatie eenvoudig te kunnen benaderen. - het actievenster De rechterkant van de Manager wordt het actievenster genoemd. Belangrijke acties zoals het toevoegen of het bewerken van een item of folder worden in dit actievenster uitgevoerd. - de menubalk In de menubalk kun je alle acties vinden die je kunt gebruiken. In het menu worden alleen die acties getoond die bij jouw rol horen. De menu s zijn logisch geordend. Behalve de menu s zijn er ook een aantal knoppen met speciale functies. Bijvoorbeeld voor het verbergen en opnieuw weergeven van het viewvenster (Toon/Verberg viewvenster (Toggle Cooltree) ) en het taakvenster (Toon/Verberg taakvenster (Toggle Tasks) ) - het taakvenster Het taakvenster geeft een overzicht van taken die jij moet uitvoeren. In het taakvenster kun je taken toevoegen (voor je zelf of voor anderen), bewerken en afsluiten. - het Smartsite logo Als je de muisaanwijzer boven dit logo houdt, zie je met welke editie (Standard, Professional of Enterprise) en service-release van Smartsite je werkt. Figuur Het Smartsite logo Smartsite Software

20 De menubalk gebruiken De indeling van de menu s is ingesteld door de beheerders van de site. De naamgeving van de menu s zal aangeven welke actie s je daar onder kunt verwachten. In deze handleiding wordt er vanuit gegaan dat de menubalk als volgt is ingedeeld: Figuur Voorbeeld van de menubalk In de menu s staan alleen die acties die jij mag uitvoeren. Dat heeft te maken met de rol die jij op dat moment hebt. Het kan zijn dat jij meerdere rollen hebt. Wanneer je van rol wisselt dan zul je zien dat er acties bijkomen of acties verdwijnen in het menu. De acties die je wel mag uitvoeren zullen echter wel altijd op dezelfde plaats te vinden zijn. Laten we eens kijken of je de beschikking hebt over meerdere rollen: 1 Klik in het menu Hulpmiddelen (Tools) op de actie Instellingen (Options). Er verschijnt een dialoogvenster; Figuur Instellingen voor de Smartsite Manager. 2 Klik op de verschillende mappen en bekijk welke opties je allemaal kunt instellen; Smartsite Dynamic Web System

21 13 3 Ga naar de map Manager, Algemeen (Manager, General); 4 Open de dropdown-lijst Huidige rol (Current Role). Wanneer je meerdere rollen hebt kun je nu een andere rol kiezen. Heb je die niet dan wordt er maar één rol weergegeven; 5 We wisselen niet van rol. Om eventuele wijzigingen niet door te voeren klik je op Annuleren (Cancel). Je keert nu terug naar de Smartsite Manager. Noot Wanneer je de beschikking hebt over meerdere rollen en je wisselt regelmatig van rol, dan kan je het wisselen vereenvoudigen door met de actie Instellingen (Options) de optie Show Role Selector (Rollen menu inschakelen) aan te vinken Smartsite Software

22 Het viewvenster In het viewvenster zie je de boomstructuur van de website. De boomstructuur bestaat uit folders en items. Folders en items bevatten de informatie die aan de voorkant wordt gepubliceerd. De acties die je binnen de Smartsite Manager kunt uitvoeren beginnen (bijna) altijd bij een folder of een item. Bijvoorbeeld: Je wilt een item toevoegen: selecteer de folder waarin het item moet komen en start de actie Item toevoegen (Add Item) ; Je wilt de informatie in een item of folder wijzigen: selecteer de folder of het item en start de actie Item bewerken (Edit Item) ; Je wilt een item converteren naar een folder: selecteer het item en start de actie Converteren naar folder (Convert to Folder). Het viewvenster geeft ook een heleboel informatie over de folders en items. Wanneer je de muiscursor boven een folder of item houdt (niet klikken) zie je: Het itemnummer. Dit nummer is een uniek nummer voor het desbetreffende folder of item. Er kunnen nooit items zijn die hetzelfde nummer hebben. Items en/of folders kunnen echter onverhoopt wel de zelfde naam hebben. Het toekennen van een uniek nummer aan een item zorgt voor duidelijkheid wanneer er naar items wordt verwezen. Het itemnummer zie je vaak terug in dialoogvensters en overzichten; Het content-type van het item. Het content-type bepaalt welke informatie er in het item is opgeslagen; De titel van het item. Verder zie je dat de titels van items en folders een bepaalde kleur hebben. Deze kleur vertelt iets over de publicatie-status van een item. Een item kan bijvoorbeeld actief zijn, nog niet actief zijn, of al actief zijn geweest en nu gearchiveerd. Er wordt meer verteld over deze kleuren in Kleuren in het viewvenster. De icoontjes van folders en items kunnen verschillen. Een ander icoontje betekent dat een item van een ander content-type is. Smartsite maakt gebruik van content-types om onderscheid te maken in de informatie die wordt ingevoerd. Een item kan bijvoorbeeld van het content-type Vacature zijn of van het content-type Nieuwsbericht. Elk content-type heeft zijn eigen invoervelden. Aan de icoontjes van folders en items kun je dus zien welk content-type in deze folders gebruikt wordt. Meer uitleg over content-types vind je in 3.5 Items en content-types. Als laatste zie je achter sommige items en folders teksten staan die te maken hebben met de workflow van een item. Met behulp van workflow doorloopt een item een keten van stappen voordat het gepubliceerd wordt. Zelf ben je één van de schakels van de keten. Hoe workflow precies werkt wordt uitgelegd in 3.3 Wat is Workflow. Smartsite Dynamic Web System

23 2.3.1 Navigeren in het viewvenster 15 Je navigeert door de boomstructuur door op items en folders te klikken of te dubbelklikken. Binnen het viewvenster van de Smartsite Manager kun je de volgende dingen doen: Enkel klikken op de naam van een folder of item: Je selecteert de folder of het item; Enkel klikken op het icoon van een folder: Je opent of sluit de folder; Dubbel klikken op de naam van een folder of item: De als standaard ingestelde actie wordt gestart; Dubbel klikken op de naam van een gesloten folder: De folder wordt geopend en de standaard actie wordt gestart; Dubbel klikken op de naam van een geopende folder: De folder wordt gesloten maar de standaard actie wordt niet gestart. De actie die als standaard actie is ingesteld is de Item details (Details). Deze actie zorgt er voor dat in het (rechter) actiescherm een gedetailleerd overzicht van een item wordt getoond. Noot Wanneer je de muisaanwijzer boven een item of folder laat staan krijg je ook een paar details van die folder of dat item te zien, namelijk het item-nummer, het item-type (content-type) en de titel van het item. Je kunt meerdere items en/of folders tegelijk selecteren in het viewvenster. Je kan daarbij een reeks aaneengesloten items en/of folders selecteren of je kunt een reeks verschillende items en/of folders selecteren. Een reeks aaneengesloten items en/of folders selecteren: 1 Selecteer een folder of item; 2 Druk de Shift-toets op je toestenbord in; 3 Selecteer de laatste folder of het laatste item van de reeks. De achtergrond van alle geselecteerde items zal blauw kleuren. Een reeks verschillende folders en/of items selecteren: 1 Selecteer een folder of item; 2 Druk de Ctrl-toets op je toestenbord in; 3 Selecteer een voor een alle folders en items die je aan de selectie wilt toevoegen. De geselecteerde items hebben een blauwe achtergrond. Wanneer je nu een actie start die op meerdere items en/of folders tegelijk van toepassing is dan wordt deze actie uitgevoerd op de selectie. Binnen de boomstructuur van het viewvenster is er ook een zogenaamd context-menu. Het context-menu bevat een verzameling acties die ook terug te Smartsite Software

24 16 vinden zijn in de menu s van de Smartsite Manager. Het context-menu kun je naar voren halen door een item te selecteren en op de rechter muisknop te klikken. Figuur Context-menu viewvenster Noten Wanneer je een selectie van items hebt en je wilt een actie vanuit het context-menu starten dan moet je met de muisaanwijzer boven een geselecteerd item of folder staan voordat je op je rechter muisknop klikt; Ook het context-menu in het viewvenster laat alleen die acties zien die bij jouw rol horen De weergave van het viewvenster Met De boomstructuur van folders en items kan vrij lang zijn. Als je veel in één gedeelte van de boomstructuur werkt is het soms praktisch wanneer je alleen dat gedeelte van de boomstructuur ziet in het viewvenster. Met de actie Weergave instellingen (Select View) is het mogelijk de weergave in het viewvenster aan te passen: de actie Weergave instellingen (Select View) ga je nu een andere weergave van de boomstructuur maken: 1 Selecteer een folder die de top van je boomstructuur wordt. Smartsite Dynamic Web System

25 17 2 Klik op Weergave instellingen (Select View). Er wordt een dialoogvenster geopend: Figuur Dialoog voor het maken en selecteren van weergaves van het viewvenster 3 Klik op Toevoegen (Add). Er wordt een nieuwe weergave instelling van de boomstructuur toegevoegd aan de lijst; 4 Selecteer de nieuwe weergave uit de lijst en klik op Selecteer (Select). Je ziet nu dat de weergave van de boomstructuur in het viewvenster wordt aangepast; 5 Selecteer de originele weergave-instelling en klik nogmaals op Selecteer (Select). De weergave van de boomstructuur verandert weer naar zijn originele instelling; 6 Klik op Sluiten (Close) om het dialoogvenster Weergave instellingen (Select View) te sluiten. Op deze manier kun je verschillende weergave-instellingen van de boomstructuur aanmaken en kun je snel tussen deze weergave-instellingen wisselen. Noot Het dialoogvenster dat je gebruikt om van weergave-instellingen te veranderen hoef je niet per definitie te sluiten. Je kan het geopend laten zodat je nog sneller van weergave kan wisselen. De breedte van het viewvenster kan je aanpassen. Wanneer je de muiscursor boven de overgang van viewvenster naar actievenster houdt dan zie je dat de muisaanwijzer verandert in een dubbele horizontale pijl. Klik nu op je linker muisknop en hou de muisknop ingedrukt. Door je muis nu naar links of naar rechts te bewegen maak je het viewvenster respectievelijk smaller en breder. Wanneer je een actie hebt gestart die in het actievenster wordt uitgevoerd en je wilt het actievenster tijdelijk even over de hele breedte van je browser weergeven dan kan je het viewvenster even uitschakelen. Gebruik daarvoor de actie Toon/Verberg viewvenster (Toggle Cooltree). Met dezelfde actie schakel je het viewvenster weer in Een actie starten vanuit het viewvenster Het viewvenster is het startpunt van veel acties. De belangrijkste acties die je kunt uitvoeren zijn Item toevoegen (Add Item) en Item bewerken (Edit Item) Smartsite Software

26 18 Items voeg je altijd toe aan een folder. Items die in de boomstructuur staan kun je ook weer bewerken. Ook folders. Folders zijn namelijk ook items, en kunnen daarom informatie bevatten die bewerkt moet worden. Niet alle acties hoef je vanuit de menubalk te starten. Voor sommige acties kan je namelijk gebruik maken van het context-menu van het viewvenster. Het context-menu komt te voorschijn wanneer je in het viewvenster op je rechter muisknop klikt. Figuur Een actie kan je beginnen vanuit het context-menu in het viewvenster. Laten we eens een item bewerken: 1 Selecteer in het viewvenster een item door het aan te klikken. De achtergrond van het item wordt nu blauw; 2 Klik op de rechter muisknop. Het context-menu verschijnt; 3 Selecteer in het context-menu de actie Item bewerken (Edit Item). Je ziet nu dat in het (rechter) actievenster het item wordt geopend: Smartsite Dynamic Web System

27 19 Figuur Een item bewerken in het actievenster. 4 Bekijk de verschillende velden van het geopende item in het actievenster. Klik op de tabbladen om andere velden te zien. Houd je muis boven de knoppen boven het item om te zien welke opties er allemaal aanwezig zijn; 5 Klik op Actie afsluiten (Close Current Action) om terug te keren naar de details van het item. Je kunt ook op een ander item of folder klikken om de actie Item bewerken (Edit Item) af te sluiten. Op deze manier heb je de inhoud van een item bekeken zonder de inhoud te wijzigen. Je bent op een veilige manier teruggekeerd zonder dat er eventuele veranderingen zijn doorgevoerd Kleuren in het viewvenster De titels van items en folders in het viewvenster kunnen verschillende kleuren hebben. Deze kleuren geven informatie over de publicatie van een item. De publicatie-status van een item heeft drie vormen: Pre-publicatie; Actief; Gearchiveerd. De titels van items en folders kunnen groen, licht blauw, zwart, licht rood of rood zijn. Groen: Het item heeft de publicatie-status Pre-publicatie (Prepublished). Dit betekent dat het item nog nooit actief is geweest en dus ook nog nooit zichtbaar geweest is in de site; Smartsite Software

28 20 Licht blauw: Het item heeft de publicatie-status Actief (Active), maar is nog niet zichtbaar in de site. Een eigenschap van een item is Tonen vanaf (Show From). Met deze eigenschap kunnen items vast aangemaakt en gepubliceerd worden, maar worden ze pas zichtbaar wanneer de datum wordt bereikt die is opgegeven in het veld Tonen vanaf (Show From); Zwart: De publicatie-status van het item is Actief (Active); het item is ook daadwerkelijk zichtbaar in de site; Licht rood: De publicatie-status van het item is Actief (Active), maar het is niet meer zichtbaar in de site; het item is verlopen. Net als de eigenschap Show From (Tonen vanaf) heeft een item ook een eigenschap Tonen tot (Show Until). Een item is zichtbaar in de site tot en met de in dit veld opgegeven datum. Wanneer deze datum naar achteren wordt verschoven zal het item meteen weer zichtbaar zijn in de site. Rood: De publicatie status van het item is Gearchiveerd (Archived); het item is niet meer zicht maar in de site. De publicatie-status van één of meerdere items kan worden aangepast met de actie Item status instellen (Set Item State). Met deze actie kunnen de datums van publiceren en de-publiceren worden ingesteld, kunnen items worden gearchiveerd en verwijderd en kan worden aangegeven wanneer een nieuwe versie actief wordt. Smartsite Dynamic Web System

29 2.4 Het actievenster 21 Het actievenster speelde in eerdere versies een belangrijke rol. Alle acties werden in dit venster uitgevoerd. In Smartsite 5 is daar enigszins verandering ingekomen. Veel acties worden nu in zogenaamde dialoogvensters uitgevoerd. Dialoogvensters zijn vensters die bovenop de Smartsite Manager liggen. Er zijn twee soorten dialoogvensters: Modale dialoogvensters; Zwevende dialoogvensters. Modale dialoogvensters zijn dialoogvensters die je altijd moet sluiten om weer met de Smartsite Manager te kunnen werken. Zwevende dialoogvensters zijn daarentegen dialogen die je gewoon open kunt laten. Een voorbeeld van een modaal dialoogvenster is het dialoogvenster dat wordt geopend wanneer je de actie Instellingen (Options) start. Een voorbeeld van een zwevend dialoogvenster is het venster van de actie Weergave instellingen (Select View). Echter, de twee belangrijkste acties vinden nog altijd plaats in het actievenster: Item toevoegen (Add Item) en Item bewerken (Edit Item) Smartsite Software

30 Het taakvenster Taken worden gebruikt als ondersteuning bij het werken met de Smartsite Manager. Een taak is een verzoek aan jou, of aan een gebruikersgroep, gericht om iets te gaan doen. De taken zullen natuurlijk zoveel mogelijk gerelateerd zijn aan handelingen binnen de Smartsite Manager, maar je kunt ze ook gebruiken om bijvoorbeeld iemand te vragen de planten water te geven tijdens jouw vakantie. Met de actie Toon/Verberg taakvenster (Toggle Tasks) open je het taakvenster. Je ziet dan een lijst van taken die aan jou zijn toegekend. Er bestaan verschillende soorten taken: Taken die je aan jezelf hebt gegeven (ook wel ToDo genoemd) ; Taken met het verzoek om een bepaald item te bewerken (ook wel workflow taak) ; Algemene taken. Noot Workflow taken en algemene taken kunnen zijn gericht aan de gehele gebruikersgroep waar jij onderdeel van uitmaakt of direct aan jou. Alle acties met betrekking tot het taakvenster worden gestart vanuit een context-menu. Het context-menu voor het taakvenster komt te voorschijn wanneer je in het taakvenster op de rechter muisknop klikt: Figuur Context-menu van het taakvenster. Wanneer je eerst een taak selecteert en dan op de rechter muisknop klikt krijg je een context-menu dat het algemene context-menu bevat, maar ook op de taak gerichte opties Een taak voor jezelf aanmaken De eenvoudigste taak die je kan aanmaken is een taak voor jezelf. Dit wordt vaak ook een ToDo genoemd, een geheugensteuntje. Een ToDo aanmaken: Smartsite Dynamic Web System

31 23 1 Open het taakvenster met de actie Toon/Verberg taakvenster (Toggle Tasks) ; 2 Klik in het taakvenster op je rechter muisknop. Er wordt een context-menu geopend; 3 Klik in het context-menu op Nieuwe taak (New Task). Er wordt een nieuw dialoogvenster geopend; Figuur Een nieuwe taak aanmaken. Het dialoogvenster valt uiteen in twee delen. Het bovenste deel wordt gebruikt om te bepalen voor wie de taak is. Het onderste deel wordt gebruikt om de inhoud en eigenschappen van de taak in te voeren. 4 Vink de optie Toekennen aan mijzelf (Assign to self) aan; 5 Typ in het veld Onderwerp (Subject) een korte omschrijving van de taak, bijvoorbeeld Niet vergeten ; 6 Typ in het veld Inhoud (Body)...dat ik deze taak straks weer weggooi of iets van dien aard; 7 Klik op OK. Het dialoogvenster wordt gesloten en je keert terug naar het taakvenster De takenlijst De taken staan in een lijst in het taakvenster. De lijst van taken is ingedeeld in een aantal kolommen die informatie over de taak geven Smartsite Software

32 24 De eerste kolom geeft door middel van een icoontje aan wat voor soort taak het is: Soort taak Nog te doen (ToDo) Taak verzoek (Taks Request) Workflow taak (Workflow) Systeemwaarschuwing (System Notification) Systeemfout (System Error) Tabel de verschillende soorten taken. Als gewoon gebruiker heb je te maken met de eerste drie soorten taken. De taken Systeemwaarschuwing (System Notification) en Systeem fout (System Error) zijn taken die voor site-managers van belang zijn. De kolom Onderwerp (Subject) geeft een korte omschrijving van de taak. Op deze manier kun je een taak snel terugvinden. De derde kolom, Prioriteit (Priority), geeft de prioriteit van de taak aan. Een taak kan verschillende prioriteiten hebben die het belang van de taak aangeven: laagste (lowest) laag (low) normaal (normal) hoog (high) kritiek (critical) Hoe de taakprioriteiten binnen jouw organisatie gebruikt worden hangt van van de onderlinge afspraken die er gemaakt zijn. Normaliter zet je de prioriteit van een taak op normaal (normal). In dat geval kun je nog twee kanten op met het toekennen van een gewicht aan een taak. De kolom Status (Status) geeft de status van een taak weer: taak-status Nog niet gestart (Not Started) In behandeling (In Progress) Afgerond (Completed) Geweigerd (Rejected) Afgesloten (Closed) Tabel statussen van een taak De status van een taak kun je wijzigen. Wanneer je een taak krijgt toegewezen dan is de status van een taak Nog niet gestart (Not Started). De vijfde kolom Verloopt op (Due by) geeft de datum aan wanneer een taak verloopt. Niet alle taken hoeven een einddatum te hebben. Het hangt van diegene af die de taak gemaakt heeft of hij/zij wil dat een taak voor een bepaalde datum gedaan wordt. Smartsite Dynamic Web System

33 25 Noot Aan deze eind-datum zitten overigens geen consequenties vast. Het is een richtlijn voor diegene(n) voor wie de taak bedoeld is. Wanneer de laatste keer was dat er wijzigingen aan de taak zijn aangebracht vind je terug in de kolom Laatst gewijzigd (Last Modified). De kolommen Toegekend door (Assigned by) door en Toegekend aan (Assigned to) laten respectievelijk zien door wie de taak oorspronkelijk is aangemaakt en aan wie de taak gegeven is. De lijst van taken die je ziet is de lijst van taken die aan jou is toegekend. De laatste kolom lijkt dan overbodig. Echter, er zijn ook taken die aan de gebruikersgroep waar jij deel van uitmaakt zijn toegekend. Dat kun je in de kolom Toegekend aan (Assigned to) terugvinden Een taak openen Een taak uit de takenlijst openen: 1 Selecteer de taak in de takenlijst; 2 Klik op de rechter muisknop. Het contextmenu komt tevoorschijn; 3 Klik op Open (Open) ; Er verschijnt een dialoogvenster: Figuur Een taak openen Smartsite Software

34 26 Er zijn drie soorten taken die je kunt openen: Taken die je voor jezelf hebt aangemaakt ( ToDo ); Een taak die door iemand anders voor jou, of voor de gebruikersgroep waar jij in zit, is aangemaakt; Een workflow-taak die aan jou gericht is of aan de gebruikersgroep waar jij onderdeel van bent. De velden die je kan bewerken wanneer je een taak opent zijn afhankelijk van het soort taak dat je opent. De velden die je in ieder geval niet kunt wijzigen zijn het Onderwerp (Subject) en de Inhoud (Body). Dit zijn twee velden die expliciet bij deze taak horen en dus niet veranderd mogen worden. Door de status van een taak te veranderen in In behandeling (In Progress) geef je aan dat de taak wordt uitgevoerd. In het veld Voortgang (% Complete) kun je door middel van een getal tussen 1 en 100 aangeven voor hoeveel procent de taak af is. Wanneer een taak af is dan verander je de status in Voltooid (Completed). Noot Wanneer je de status van een taak op voltooid zet en je sluit het venster dan kun je de status van een taak niet meer wijzigen. De taak wordt dan gearchiveerd. Een workflow-taak is een taak die je krijgt wanneer jij de verantwoordelijkheid krijgt toegewezen om een item te bewerken. De taak is dus rechtstreeks gekoppeld aan een item. De status van een workflow-taak kan je niet wijzigen omdat deze nauw verbonden is aan de workflow van het item. Wanneer je met het item aan de slag gaat en je draagt het item over aan de volgende verantwoordelijke in de keten van stappen, dan zal de status van de taak automatisch gewijzigd worden. Smartsite Dynamic Web System

35 3 Werken met de Smartsite Manager 27 Werken met de Smartsite Manager betekent het toevoegen en onderhouden van informatie. Dit doe je door items toe te voegen en te bewerken. Het toevoegen en bewerken van items zijn handelingen die betrekkelijk eenvoudig zijn, maar waar je kennis moet maken met een aantal randvoorwaarden zoals content-types, workflow en versiebeheer. Items toevoegen bestaat uit het vullen van vooraf gedefinieerde velden met informatie. Er zijn verschillende soorten velden die je kunt invullen. Dat wordt in het eerste deel uitgelegd. Dit deel kun je in eerste instantie overslaan en later nog eens nalezen als je moeite hebt om de werking van bepaalde velden te doorgronden Smartsite Software

36 Over het invoeren van informatie Als je als redacteur met Smartsite aan de slag gaat ben je verantwoordelijk voor het invoeren en bewerken van informatie. Voor het invoeren en onderhouden van informatie zijn er allerlei acties die iets specifieks doen. In alle acties die je met Smartsite kunt uitvoeren kom je invoer- en selectievelden tegen. Wanneer er bijvoorbeeld een datum wordt gevraagd zal er van een speciaal datumveld gebruik gemaakt worden. Als er ergens een keuze moet worden gemaakt zijn er lijstjes waaruit gekozen kan worden of keuzevakjes die geselecteerd kunnen worden. De meeste van deze invoervelden spreken welliswaar voor zich, maar worden voor de volledigheid uitgelegd. Tekstveld Een tekstveld is een veld voor een simpele tekstinvoer. De invoer is beperkt tot één regel of soms tot een beperkt aantal karakters. Figuur Een tekstveld. Uitgebreid tekstveld Een uitgebreid tekstveld wordt gebruikt voor een langere invoertekst. Deze tekst blijft vaak beperkt tot 1 à 3 regels. Een uitgebreid tekstveld is te herkennen aan een schuifbalk aan de rechterzijde. Binnen een uitgebreid tekstveld kan gebruik worden gemaakt van de Enter-toets om een nieuwe regel te beginnen. Figuur Een uitgebreid tekstveld Een bijzonder uitgebreid tekstveld is een tekstveld waar je ook nog eens gebruik kunt maken van simpele opmaak. Zo n tekstveld wordt bijvoorbeeld gebruikt om notities toe te voegen aan de verschillende versies van items. Wanneer je in het tekstveld op de rechter muisknop klikt, krijg je een contextmenu te zien dat je kan gebruiken om geselecteerde tekst in het tekstveld een opmaak te geven. Smartsite Dynamic Web System

37 29 Figuur Context-menu voor opmaken van tekst in een uitgebreid tekstveld. Bodyveld Het bodyveld is een variant op het uitgebreide tekstveld. Het bodyveld maakt gebruik van de Smartsite WebEditor of de SmartEditor. Dit zijn twee speciale hulpmiddelen die tekstverwerkingsfunctionaliteit toevoegen aan het tekstveld. Tekst toevoegen aan zo n veld is ongeveer gelijk aan het werken met een programma als Microsoft Word of Wordperfect. Hoe je met de Smartsite WebEditor werkt kun je teruglezen in de bijlagen. Figuur Bodyveld met de WebEditor. Datumveld Voor het invoeren van een datum wordt een speciaal veld gebruikt. De datum kan worden geselecteerd door middel van een kalender. Figuur Een datumveld Smartsite Software

38 30 Om een datum te selecteren doe je het volgende: 1 Klik op ; 2 Klik op en om naar de juiste maand te gaan; 3 Selecteer de datum in de kalender; 4 Om snel terug te springen naar vandaag klik je op de knop Vandaag (Today); 5 Klik op OK; 6 Klik op Datum wissen (Clear Date) om de datum in het datumveld te wissen. Drop-down lijst Een dropdown lijst geeft de mogelijkheid om uit een lijst een optie te kiezen. Wanneer je op klikt komt er een lijst te voorschijn. Selecteer uit deze lijst de optie van je keuze. Figuur Een keuze maken uit een dropdown lijst. Noten het gebruik van de Ctrl-toets wordt in deze lijst natuurlijk niet ondersteund omdat er maar één optie geselecteerd kan worden; gebruik eventueel de schuifbalken om opties die niet zichtbaar zijn te kunnen selecteren. Multi-select lijst Een overzichtelijke manier voor het selecteren van meerdere opties is de multiselect lijst. Figuur Meerdere keuzes maken met behulp van een Multi-select lijst Smartsite Dynamic Web System

39 31 Een multi-select lijst geeft altijd links een lijst van te kiezen opties en rechts de lijst van gekozen opties. Selecties in een multi-select lijst maken: 1 Klik in de lijst een optie aan; 2 Klik op om de optie te verplaatsen; 3 Klik op om alle opties te verplaatsen. Noten Gebruik de Ctrl- en/of Shift-toets om in de lijst van te selecteren opties meerdere opties tegelijk te selecteren. Klik nu op om de gekozen opties in de lijst van geselecteerde opties te plaatsen; Opties uit de lijst van geselecteerde opties halen werkt natuurlijk hetzelfde, je gebruikt alleen of om de geselecteerde opties te verwijderen. Keuzerondjes en Selectievakjes Om een beperkt aantal opties overzichtelijk te presenteren kan gebruik gemaakt zijn van keuzerondjes of selectievakjes. Hoe deze werken wordt algemeen bekend verondersteld Smartsite Software