Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Hillegom.

Transcriptie

1 Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Hillegom. Versie: 1.1 maart 2006

2 Hoofdstuk 1 Inkopen en aanbesteden in Hillegom Doel Voorwaarden Resultaat Gemeentelijk inkoop toolkit... 5 Hoofdstuk 2. Drempelbedragen Waardebepaling Aanbestedingsvormen per categorie Diensten: Leveringen Werken Beoordeling van offertes Hoofdstuk 3 Randvoorwaarden en uitgangspunten Inkoopvoorwaarden Keuze van leveranciers, adviseurs en aannemers De administratieve organisatie Ethische en ideële uitgangspunten Integriteit Milieubeleid Arbeidsvoorwaarden Regionale inkoopsamenwerking Hoofdstuk 4 inkoopcontrol Inkoopcontrol Bijlage 1: Inkooptheorie Definities Het inkoopproces Aanbestedingsvormen

3 Inleiding Voor u ligt het geactualiseerde inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Hillegom. Het document is gemaakt met als doel om de medewerkers in onze organisatie op een praktische manier te helpen bij het verantwoord inkopen en aanbesteden. Uit het onderzoek van de rekenkamercommissie en het interne onderzoek in het kader van art. 213a zijn diverse aanbevelingen in dit document verwerkt. Het document is verdeeld in vier hoofdstukken en een bijlage. In hoofdstuk 1 wordt verder ingegaan op het doel en de voorwaarden voor een professionele inkoop en wordt de gemeentelijke inkooptoolkit geïntroduceerd als praktisch hulpmiddel. Hoofdstuk 2 geeft de richtlijnen voor de te volgen procedure. In het derde hoofdstuk worden de kaders beschreven. Tenslotte geeft hoofdstuk 4 een kort inzicht in de inkoopcontroltaken. Als bijlage is ingevoegd een stuk inkooptheorie. Hierin worden de gebruikte begrippen verklaard en een overzicht gegeven van het inkoopproces. Hillegom maart

4 Hoofdstuk 1 Inkopen en aanbesteden in Hillegom 1.1 Doel De gemeente Hillegom is een integere en betrouwbare opdrachtgever die leveranciers eerlijke en gelijke kansen biedt. Het doel van het inkoop- en aanbestedingsbeleid is het op verantwoorde wijze verwerven van noodzakelijke en kwalitatief goede producten, diensten en werken tegen zo laag mogelijke (integrale) kosten op langere termijn, waarbij het inkoopproces transparant is en het beoordelen van aanbiedingen objectief plaatsvindt. Om dit doel te bereiken is het daarom belangrijk om te komen tot professioneel inkopen en aanbesteden. 1.2 Voorwaarden Voor het professioneel inkopen en aanbesteden moet aan een aantal voorwaarden worden voldaan. Allereerst zijn er algemene beginselen van behoorlijk bestuur, die voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid als basis dienen, te weten: zorgvuldigheid, openheid en objectiviteit. - Zorgvuldigheid betekent: een professionele en inkooptechnisch verantwoorde manier van werken. - Openheid betekent: transparante inkoopprocessen (maar niet altijd openbaar), welke verantwoord moeten kunnen worden. - Objectiviteit betekent: de inkoopprocessen worden gebaseerd op feiten en zijn niet gebaseerd op het eigen gevoel en vooroordelen. Zo worden er op voorhand geen potentiële externe partijen voor producten, diensten of werken uitgesloten. Er is sprake van professioneel inkopen en aanbesteden wanneer: medewerkers samenwerken, waardoor ze leren gebruik te maken van elkaars expertise. de medewerkers in de organisatie steeds weten wat er ingekocht wordt, waarom juist dat ingekocht wordt en op welke manier dat gedaan wordt. een adequate planning ervoor zorgt dat voorgenomen aanbestedingen goed worden voorbereid. medewerkers elkaar kennen en dat ze op tijd en op hoofdlijnen weten wat de ander gaat inkopen of aanbesteden. Waar dat meerwaarde oplevert, kopen ze gezamenlijk in. medewerkers de regels kennen, waaraan voldaan moet worden. Of het nu gaat om Europese- of Nederlandse regelgeving of om interne beleidsafspraken gaat: inkopen en aanbesteden vindt altijd op een transparante en objectieve wijze plaats. kennis die samen opgebouwd is, wordt vastgelegd, zoals voorbeelden en modellen, die met elkaar gedeeld worden. 4

5 medewerkers de markt kennen waar zij producten en diensten vandaan halen. Zo kunnen zij de gemeentelijke eisen aan de markt duidelijk en professioneel formuleren. 1.3 Resultaat Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid heeft tot gevolg dat de gemeente een beleid heeft dat: - doelmatigheid (de beste prijs/kwaliteitsverhouding) van inkopen en aanbestedingen nastreeft. - besparingen oplevert door het bundelen van inkoopbehoeftes, waar mogelijk. - objectief en non-discriminatoir is t.a.v. het beoordelen van leveranciers. - ervoor zorgt dat de gemeente één gezicht heeft richting leveranciers. - een eenduidige wijze van werken tot gevolg heeft waar het gaat om inkopen en aanbesteden. - transparant is en dus controleerbaar indien daar aanleiding toe is. - duidelijk is als het gaat om de te volgen wijze van aanbesteden. - door middel van inkoopcontrol verbeteringen in het inkoopproces te realiseren zijn. 1.4 Gemeentelijke inkoop toolkit De laatste jaren is er meer en meer aandacht voor het inkopen. De ontwikkelingen op dit vakgebied volgen elkaar ook snel op en een aantal jaren geleden is het inkoopplatform voor overheidsinkopers opgericht, de OVIA. Het doel van dit platform is het uitwisselen van kennis en informatie, waardoor deelnemende organisaties professioneler en eenduidiger omgaan met inkopen. Als onderdeel van het overheid inkoopplatform OVIA, is de site de gemeentelijke inkooptoolkit, ontwikkeld om inkopende medewerkers te helpen bij het professionaliseren van de inkoop. Deze site biedt eenieder handige hulpmiddelen, zoals stappenplannen en modellen om het inkoopproces goed door te komen. De gemeente Hillegom kiest er bewust voor om gebruik te maken van bestaande middelen, dit in tegenstelling tot het ontwikkelen van eigen modellen. De kwaliteit van de informatie wordt door samenwerking tussen inkoopprofessionals op een hoog niveau gegarandeerd. De medewerkers in onze organisatie wordt ook sterk aangeraden om gebruik te maken van de mogelijkheden die deze website biedt. 5

6 De inkoopmedewerker van de gemeente Hillegom is altijd te raadplegen als het gaat om andere informatiebronnen aan te spreken en kan altijd bevraagd worden om te helpen bij het inkoopproces. 6

7 Hoofdstuk 2. Drempelbedragen In dit hoofdstuk worden de richtlijnen gegeven om als inkopende medewerker de juiste keuze te maken over het te volgen inkoopproces. Er zijn verschillende manieren om aan te besteden, de te kiezen manier is afhankelijk van de volgende criteria; 1. Wat is de opdrachtwaarde? Dit wordt in paragraaf 2.1 verder uitgewerkt. 2. Gaat het om een dienst, levering of werk? In paragraaf 2.2 wordt hier uitleg over gegeven. Indien duidelijk is om welk bedrag en welke categorie het gaat, kan men met behulp van paragraaf 2.3 bepalen welke procedure er gevolgd moet worden. 2.1 Waardebepaling Om te bepalen of een opdracht onder een bepaalde drempelwaarde van een aanbesteding valt, moet eerst de opdrachtwaarde vastgesteld worden. Hierbij gelden de volgende richtlijnen: - De overeenkomst mag niet worden gesplitst om een bepaalde aanbestedingsvorm te vermijden. - Voor een opdracht die een combinatie is van leveringen en/of diensten en/of werken wordt de waarde van alle onderdelen van de overeenkomst bij elkaar opgeteld. Het onderdeel met de grootste waarde bepaalt welke richtlijn van toepassing is op de opdracht. - De ramingmethode mag niet worden gekozen met het doel om een bepaalde richtlijn of aanbestedingsvorm te vermijden. Samengevat komen deze richtlijnen op het volgende neer: Tabel 1. Waardebepaling Bij een looptijd van een overeenkomst: een bepaalde termijn van 12 maanden of minder: Bepaalde duur met een looptijd van meer dan 12 maanden: Overeenkomsten van onbepaalde tijd of Bepaal je de waarde als volgt: Totale geraamde waarde voor de gehele looptijd van de overeenkomst inclusief de waarde van eventuele opties. Totale geraamde waarde voor de gehele looptijd van de overeenkomst inclusief de waarde van eventuele opties. Het maandelijkse bedrag 7

8 waarvan de looptijd niet kan worden bepaald: Opdrachten die een zekere regelmatigheid vertonen of die bestemd zijn om gedurende een bepaalde periode te worden vernieuwd: vermenigvuldigd met 48. Het werkelijke totale bedrag van alle leveringen tijdens het voorafgaande boekjaar of de voorafgaande 12 maanden. 2.2 Diensten, leveringen of werken? Met behulp van de definities in deze paragraaf kun je bepalen in welke categorie de aan te besteden dienst thuis hoort. Diensten: Onder diensten verstaan we alle overeenkomsten op het gebied van dienstverlening, die niet beschouwd kunnen worden als opdrachten voor leveringen of werken. Voorbeelden hiervan zijn onderhoudsdiensten, schoonmaakdiensten, accountantsdiensten, vuilnisophaaldiensten, verzekeringsdiensten, etc. Ook het uitschrijven van prijsvragen voor ontwerpen valt hieronder. Leveringen: Onder leveringen verstaan we de contracten voor de aankoop, het leasen, het huren of in huurkoop nemen van producten. Het gaat hier bijvoorbeeld om de aankoop van kantoorbenodigdheden, het leasen van auto s, etc. Werkzaamheden voor de installatie van deze producten vallen ook onder leveringen. Naast het kopen vallen dus ook het plaatsen of installeren van bijvoorbeeld computer apparatuur of een telefooncentrale onder leveringen. Werken: Onder werken verstaan we alle overeenkomsten op het gebied van de bouwnijverheid, zoals gebouwen, bruggen, baggerwerkzaamheden, wegen en tunnels. Verder vallen de activiteiten die een onlosmakelijk onderdeel uitmaken van de bouwopdracht ook onder werken, zoals in sommige gevallen installatiewerken. 2.3 Aanbestedingsvormen per categorie Hieronder staat per categorie uitgesplitst de verschillende aanbestedingsvormen bij de drempelbedragen. In de bijlage 1, paragraaf 1.3 wordt een beschrijving gegeven van de verschillende vormen van aanbesteden. 8

9 2.3.1 Diensten: A. Diensten van ,-* of meer (excl. Btw) - Europees aanbesteden. Wettelijk verplicht - Gunning door B&W B. Diensten van ,- tot ,-* (excl. Btw) - Wijze van aanbesteden in overleg met afdelingshoofd en portefeuillehouder bepalen, meervoudig onderhands of openbaar - Drie of meer offertes - Aanbesteding en gunning door afdelingshoofd in overleg met portefeuillehouder. C. Diensten van 5.000,- tot ,- (excl. Btw) - Meervoudig onderhands, tenzij noodzakelijk anders - Drie offertes - Aanbesteding en gunning door budgethouder in overleg met het afdelingshoofd en portefeuillehouder. D. Diensten minder dan 5.000,- (excl. Btw) - Enkelvoudig onderhands - Eén offerte - Aanbesteding en gunning door budgethouder Leveringen A. Leveringen van ,-* of meer (excl. Btw) - Europees aanbesteden. Wettelijk verplicht - Gunning door B&W B. Leveringen van ,- tot ,-* (excl. Btw) - Wijze van aanbesteden in overleg met afdelingshoofd en portefeuillehouder bepalen, meervoudig onderhands of openbaar - Drie of meer offertes - Aanbesteding en gunning door afdelingshoofd in overleg met portefeuillehouder. C. Leveringen van 5.000,- tot ,- (excl. Btw)) - Meervoudig onderhands, tenzij noodzakelijk anders - Drie offertes - Aanbesteding en gunning door budgethouder in overleg met het afdelingshoofd en portefeuillehouder. 9

10 D. Leveringen minder dan 5.000,- (excl. Btw) - Enkelvoudig onderhands - Eén offerte - Aanbesteding en gunning door budgethouder Werken A. Werken van ,-* of meer (excl. Btw) - Europees aanbesteden (wettelijk verplicht) - Gunning door college B. Werken van ,- tot ,-* (excl. Btw) - Wijze van aanbesteden in overleg met afdelingshoofd en portefeuillehouder bepalen, meervoudig onderhands of openbaar - Drie of meer offertes - Aanbesteding en gunning door afdelingshoofd in overleg met portefeuillehouder. C. Werken van ,- tot ,- (excl. Btw) - Meervoudig onderhands - Drie offertes of meer - Aanbesteding en gunning door afdelingshoofd in overleg met portefeuillehouder. D. Werken van ,- tot ,- (excl. Btw) - Meervoudig onderhands, tenzij noodzakelijk anders - Drie offertes - Aanbesteding en gunning door budgethouder in overleg met het afdelingshoofd. E. Werken minder dan ,- (excl. Btw) - Enkelvoudig onderhands - Eén offerte - Aanbesteding en gunning door budgethouder * Bedragen zijn geactualiseerd per 1 januari 2006 Aanbestedingsreglement voor werken Voor het aanbesteden van werken wordt gebruik gemaakt van twee aanbestedingsreglementen. 10

11 In de meeste gevallen zal de aanbesteding van werken onder de drempel voor Europees aanbesteden vallen, in deze gevallen is het ARW Nationaal van toepassing. Voor werken boven deze drempel kan het ARW EU gebruikt worden. Deze aanbestedingsreglementen bevatten standaard voorwaarden en procedures voor aanbestedingen van overheidsopdrachten en zijn voor gemeenten niet verplicht. Het is echter aan te bevelen om voor het aanbesteden van werken van deze twee aanbestedingsreglementen gebruik te maken. Door het van toepassing verklaren van deze aanbestedingsreglementen wordt de verhouding tussen aanbesteder en aannemer in de precontractuele aanbestedingsfase geregeld. Tijdens de contractuele fase maken we vervolgens gebruik van de Uniforme Administratieve Voorwaarden UAV (GC). 2.4 Beoordeling van offertes Bij het beoordelen van offertes zijn het de selectie- en gunningcriteria die de uiteindelijke keuze voor één van de offertes bepalen. Deze worden voorafgaand aan het proces vastgesteld. De selectiecriteria zijn eisen waaraan een aanbieder minimaal moet voldoen om voor gunning van een opdracht in aanmerking te komen. Bij een onderhandse aanbesteding bepalen deze criteria wie er worden uitgenodigd om een offerte uit te brengen. Bij een openbare aanbesteding worden deze criteria als eerste stap gebruikt inde beoordeling. Leveranciers die niet voldoen aan deze criteria, worden niet meer beoordeeld op inhoud van de offerte. Die criteria kunnen ervaringseisen of financieel-economische eisen zijn, voorbeelden zijn; - het overleggen van referenties, - een uittreksel van de Kamer van Koophandel van maximaal 1 jaar oud, - het overleggen van een bankgarantie, - een schriftelijke instemming met de algemene leveringsvoorwaarden, - minimaal 2 referenties van minder dan drie jaar oud, - gewaarmerkte financiële gegevens van de laatste drie jaar, - verklaring van de certificerende instantie. De gunningcriteria zijn de eisen aan de hand waarvan een aanbieding beoordeeld wordt om te bepalen welke aanbieding de beste is. Daarbij maken we een onderscheid tussen gunning op basis van de economisch meest voordelige aanbieding en de gunning op basis van de laagste prijs. De offertes die leveranciers indienen, worden zoveel mogelijk beoordeeld op de economisch meest voordelige aanbieding. Dit is een beoordeling op zowel prijs als andere criteria zoals b.v. kwaliteit, milieuvriendelijkheid, levertijd. Naast eerdergenoemde harde criteria, spelen ook softe criteria een belangrijke rol 11

12 zoals, het beste passen als partner bij de gemeente Hillegom als organisatie, of de bedrijfsfilosofie van een leverancier die het best aansluit bij de gemeente. Het gunnen tegen de laagste prijs wordt alleen toegepast bij zeer gedetailleerd omschreven opdrachten. De gehanteerde methode en de gunningcriteria worden bij aanbestedingen altijd duidelijk gedocumenteerd en vooraf aan de leveranciers bekend gemaakt. 12

13 Hoofdstuk 3 Randvoorwaarden en uitgangspunten 3.1 Inkoopvoorwaarden Of het nu gaat om een werk, levering of dienst, bij iedere inkoopopdracht zijn de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Hillegom van toepassing, of stelt de gemeente een contract op. Het is daarom belangrijk dat bij iedere offerteaanvraag de inkoopvoorwaarden worden meegestuurd. Afhankelijk van de mate van afhankelijkheid van leveranciers (vragers- of aanbiedersmarkt) worden de inkoopvoorwaarden al dan niet volledig van toepassing verklaard. In de meeste gevallen wordt bij het aanbesteden van werken het aanbestedingsreglement ARW van toepassing verklaard en qua voorwaarden wordt gebruik gemaakt van de UAV (GC), die speciaal van toepassing is op werken (grond, weg- en waterbouw). De inkoopvoorwaarden zijn te vinden op het intranet; onder het menu even regelen/faciliteiten/inkoop staat een PDF bestand met de inkoopvoorwaarden. 3.2 Keuze van leveranciers, adviseurs en aannemers Hiervoor gelden de volgende richtlijnen: - landelijk denken (behalve Europese verplichting) - regelmatig bestand van uitgenodigden vernieuwen (voorkomt prijsafspraken). Afhankelijkheid van leveranciers De continuïteit van leveranciers mag niet te zeer afhankelijk zijn van de gemeente Hillegom. De gemeente wenst niet teveel risico te lopen doordat zij te afhankelijk is van specifieke leveranciers. Bij voorkeur worden daarom inkooppakketten periodiek aanbesteed. De gemeente wenst zo onafhankelijk mogelijk te zijn, behalve daar waar het werk vraagt om afstemming. Een indicatie hiervoor is dat de leverancier voor niet meer dan 30% afhankelijk mag zijn van de gemeente Hillegom (de waarde van de opdracht in verhouding tot de omzet). Lokaal en regionaal leveranciersbeleid Lokale en/of regionale leveranciers worden, daar waar mogelijk bij een aanbesteding, uitgenodigd tot het doen van een aanbieding. De gemeente Hillegom kent echter geen lokaal of regionaal voorkeursbeleid, de selectie en keuze van de uiteindelijke leverancier voor een product, dienst of werk zal alleen op grond van de uitkomst van de vooraf opgestelde selectie- en gunningcriteria plaatsvinden. Wel zal bij gelijke geschiktheid de voorkeur naar de lokale leverancier uitgaan. 13

14 Integriteit leveranciers De gemeente Hillegom wenst alleen zaken te doen met leveranciers die betrouwbaar en niet crimineel zijn. Indien daar aanleiding toe is (b.v. bij grote inkooptransacties en leveranciers waarmee de gemeente nog geen ervaring heeft), kan men gebruik maken van de wet BIBOB (Bevordering Integriteits Beoordelingen door het Openbaar Bestuur). Met de wet BIBOB krijgt de gemeente een instrument in handen om de integriteit van leveranciers te beoordelen. Het bureau Bibob kan deze toets desgewenst uitvoeren. 3.3 De administratieve organisatie Dossiervorming Het is van belang in het kader van de rechtmatigheidtoets, om de naleving van onze regels vast te leggen. De rechtmatigheid wordt enerzijds periodiek gecontroleerd door de eigen organisatie, de controller. Anderzijds voert de accountant in opdracht van de raad ook een rechtmatigheidonderzoek uit. Om ervoor te zorgen dat er goede dossiers zijn, gelden de onderstaande afspraken. Het overleg met afdelingshoofden en portefeuillehouders over de aanbesteding etc. wordt vastgelegd in een verslag en gearchiveerd. De offertes moeten als document ingeboekt worden en met het bestek, aanvraag of werkomschrijving worden gearchiveerd. De opdrachten boven een bedrag van 500,- geschieden altijd schriftelijk door middel van een opdrachtbevestiging, dit kan zijn in briefvorm of via de bekende opdrachtbon. Een kopie van de bon wordt altijd gestuurd aan financiën, deze registreert de aangegane verplichting in het systeem. Hierbij is van belang dat de opdrachtbon al is voorzien van een economische kostencategorie en kostenplaatsnummer. Bij grote opdrachten (leveringen en diensten > ,- en werken > ,- ) vindt eerst een juridische en financiële toets plaats alvorens de opdracht te plaatsen. De budgethouder / opdrachtgever zorgt hiervoor. Er zijn diverse bronnen te raadplegen om gegevens te verkrijgen, denk hierbij aan de Kamer van Koophandel, bureau Bibob, en bedrijven zoals Graydon. Indien er afgeweken wordt van de geldende regels wordt dat altijd, voorzien van een deugdelijke motivering, vastgelegd en vormt het een onlosmakelijk onderdeel van het dossier. 14

15 De opdracht of de daarbij behorende bescheiden bevatten bepalingen omtrent de wijze en termijnen van betalen, de levertijd, garanties, oplevering, normen, geschillen en arbitrage, verzekeringen en sancties. 3.4 Ethische en ideële uitgangspunten De waarden en normen die de gemeente Hillegom wil uitdragen worden specifiek benoemd in het inkoop- en aanbestedingsbeleid. In het algemeen wordt hieronder verstaan: maatschappelijke eisen aan leveranciers, integriteitseisen en duurzaam inkopen. Daarbij komen vragen aan de orde zoals: Welke houding verwachten wij van de medewerkers? Wat wordt van het management verwacht opdat onrechtmatigheid in de inkoop kan worden voorkomen? Welke eisen stellen we aan de integriteit van leveranciers? Welke maatregelen voor het maatschappelijk verantwoord inkopen nemen we in acht bij het inkopen en aanbesteden? 3.5 Integriteit Alle inkopen van de gemeente Hillegom worden op een objectieve, nondiscriminatoire en transparante wijze uitgevoerd. Ook bij het inkopen en aanbesteden verwachten we van onze medewerkers dat zij zich houden aan de Nota ambtelijke integriteit Een gedragscode voor ambtenaren. De kans op onrechtmatigheid moet geminimaliseerd zijn. Het management van onze organisatie treft daarvoor maatregelen, zoals: - het zoveel mogelijk toepassen van functiescheiding: waar mogelijk wordt de specificatie en de autorisatie voor gunning gescheiden in de organisatie belegd. Ook het bestellen, ontvangen, registreren en betalen van werken, leveringen en diensten liggen, waar mogelijk in verschillende handen. (zie hoofdstuk 2). - de controller van onze organisatie zal incidenteel toezien op een juiste toepassing van de inkoopprocedures. Ook de accountant ziet toe op de juiste toepassing van regelgeving, zoals het toepassen van de Europese aanbestedingsregels. Per 1 januari 2004 is de nieuwe Gemeentewet van toepassing, in artikel 13 van deze wet wordt een rechtmatigheidtoets als onderdeel van het interne accountantstoezicht verplicht gesteld. 15

16 3.6 Milieubeleid De gemeente Hillegom streeft naar een milieuvriendelijk beleid. In de programma s van eisen en in bestekken worden duurzaamheidaspecten zoveel mogelijk betrokken. Onder duurzaamheid wordt verstaan; een lange levensduur, lage exploitatiekosten en met gebruik van zo min mogelijk grondstoffen, danwel gebruik van herwinbare bronnen. Ook bij het beoordelen van offertes wordt het aspect duurzaamheid, indien mogelijk, een standaard te hanteren gunningcriterium. Binnen de marges van de gunningcriteria van de economisch meest voordelige aanbieding of de laagste prijs prevaleert bij gelijkwaardige aanbiedingen de milieuvriendelijkste aanbieding. De budgethouder is zelf verantwoordelijk voor het opnemen van duurzaamheidaspecten in de specificatiefase van een aanbesteding en de eventuele financiële consequenties bij het implementeren van duurzaamheidaspecten voor een product of dienst. 3.7 Arbeidsvoorwaarden Leveranciers worden geacht zich te houden aan de gangbare normen en waarden over arbeidsvoorwaardelijke aspecten. Praktijken als discriminatie van werknemers of leveranciers, gebruikmaking van leveranciers die kinderarbeid, ontoereikende arbeidsomstandigheden die in strijd zijn met vigerende wet- en regelgeving of andere onethische praktijken in stand houden, zullen niet worden getolereerd. 3.8 Regionale inkoopsamenwerking Door het bundelen van inkoopvolumes kunnen schaalvoordelen behaald worden. Dit geldt niet alleen binnen de eigen organisatie, maar ook buiten de organisatie. Het is mogelijk dat bepaalde leveringen, diensten of werken door gemeenten samen worden ingekocht. Het is daarom belangrijk dat de inkoopmedewerker op de hoogte is van aankomende inkoopprojecten, zodat deze samen met de budgethouder kan bekijken of er mogelijkheden voor gezamenlijk inkopen met andere gemeenten zijn. In het bijzonder geldt dit voor de gemeenten Lisse en Noordwijkerhout, waar wij ook op inkoopgebied samenwerking nastreven, mits dit voordelen voor partijen oplevert. 16

17 Hoofdstuk 4 inkoopcontrol 4.1 Inkoopcontrol De inkoopfunctie ontwikkelt zich voortdurend. De (aanbestedings-)wetgeving verandert en wordt steeds belangrijker. Dat heeft gevolgen voor de wijze waarop wij met de inkoopfunctie omgaan. De inkoopfunctie wordt regelmatig bijgestuurd en geëvalueerd, niet alleen op basis van het voorgaande, maar ook op basis van managementinformatie. De managementinformatie moet gebaseerd zijn op analyse van feitelijke gegevens zoals in een inkoopscan en wordt gemaakt door de inkoopmedewerker: - kwantitatieve analyse: een analyse van de crediteurenadministratie die een overzicht geeft van onder meer de inkoopvolumes, het aantal inkoopgroepen, het aantal leveranciers en het aantal facturen. - contractanalyse: een analyse van lopende contracten die inzicht geeft in de mogelijkheden en de onmogelijkheden om contracten open te breken, opnieuw af te sluiten of te beëindigen. - kwalitatieve analyse: analyse van kaders waarbinnen wordt ingekocht, o.a. evaluatie inkoopbeleid, interviews, etc. Verder dient er een rapportagevorm te komen over aanbestedingen die hebben plaatsgevonden en aanbestedingen die in de toekomst plaatsvinden. Het maken van een inkoopprogramma door budgethouders is hiervoor een eerste stap. Het is van belang dat afdelingen en ook onze collega gemeenten, hun geplande aankopen afstemmen met de budgethouders. Hierdoor is het mogelijk om door bundeling van volume, kennis en tijd, voordelen te behalen. De inkoopmedewerker kan hierbij ook een ondersteunende rol spelen. Deze analyses en rapportages moeten regelmatig uitgevoerd en gemaakt worden om als basis te dienen voor het identificeren en prioriteren van verbetermogelijkheden. Deze aspecten, verbeterpotentieel en controle, zijn een gezamenlijk onderdeel van de inkoopcontrol functie. 17

18 Bijlage 1: Inkooptheorie 1.1 Definities In deze paragraaf worden enkele definities gegeven van de belangrijkste benamingen die met inkoop te maken hebben. Achtereenvolgens zal uitleg gegeven worden over inkopen, aanbesteden, het inkoopproces, de aanbestedingsvormen, het ramen, definitie levering, dienst, werk en het toepassen van selectie- en gunningcriteria Inkopen Inkoop betreft alle ondernomen activiteiten waar een factuur van externen tegenover staat. Het gaat hierbij om kopen, huren of leasen van producten, het inkopen van diensten, en het laten uitvoeren van werken. Er zijn tal van benamingen die hiervoor gebruikt worden zoals koop, aankoop, afroeporders, overeenkomst, koopovereenkomst, huurovereenkomst, lease-overeenkomst, overeenkomst met derden, afspraak, contract en raamcontract. In deze nota wordt ingegaan op het inkopen en aanbesteden van leveringen, diensten en werken Aanbesteden Het op de markt brengen van werken, leveranties of diensten teneinde tot prijsvorming en uitvoering te komen. De verschillende vormen van het tactische inkoopproces (specificeren, selecteren, contracteren) worden in een aanbesteding gestructureerd doorlopen. Europees aanbesteden: Het op de Europese markt brengen van leveranties, werken of diensten. In principe moeten alle in de EU gevestigde bedrijven in kennis gesteld worden van het voornemen een werk/dienst/leverantie aan te besteden en mogen zij onder dezelfde condities als een landelijk bedrijf mededingen. Het niet laten mededingen op grond van het feit dat het een buitenlands bedrijf is, is dus in strijd met de wettelijke voorschriften (alleen boven de genoemde bedragen) Inkoopbeleid Het inkoopbeleid geeft de kaders aan, waarbinnen medewerkers die betrokken zijn bij de inkoopfunctie worden geacht te opereren Inkoopgroep Wordt ook wel Productgroep genoemd. Het is een groep van leveranciers die gelijkwaardige producten, diensten of werken leveren, waarbij bekeken wordt of het aantal leveranciers in een groep gereduceerd kan worden door inkopen onder te brengen bij één leverancier. 18

19 1.1.5 Bestek De omschrijving van de opdracht waar de aanbesteding, het uit te voeren werk of de te verrichten levering of dienst, betrekking op heeft. Daaronder begrepen is een vraagspecificatie of programma van eisen. RAW-bestek (bestek voor grond- wegen waterbouw) is een gestandaardiseerd bestek, als basis overeengekomen tussen marktpartijen, die dienen als contractstukken Drempelbedragen: Deze bedragen betreffen de hoogte van de aan de aannemer/ leverancier te verstrekken opdracht. Hierin zijn niet begrepen de btw, de kosten van voorbereiding en toezicht, kosten van andere activiteiten die buiten de opdracht vallen. Het bedrag kan dus in belangrijke mate afwijken van het beschikbare budget of het totale krediet dat nodig is Werken: Onder werken verstaan we alle overeenkomsten op het gebied van de bouwnijverheid, zoals gebouwen, bruggen, baggerwerkzaamheden, wegen en tunnels. Verder vallen de activiteiten die een onlosmakelijk onderdeel uitmaken van de bouwopdracht ook onder werken, zoals in sommige gevallen installatiewerken Leveringen: Onder leveringen verstaan we de contracten voor de aankoop, het leasen, het huren of in huurkoop nemen van producten. Het gaat hier bijvoorbeeld om de aankoop van kantoorbenodigdheden, het leasen van auto s, etc. Werkzaamheden voor de installatie van deze producten vallen ook onder leveringen. Naast het kopen vallen dus ook het plaatsen of installeren van bijvoorbeeld computer apparatuur of een telefooncentrale onder leveringen Diensten: Onder diensten verstaan we alle overeenkomsten op het gebied van dienstverlening, die niet beschouwd kunnen worden als opdrachten voor leveringen of werken. Voorbeelden hiervan zijn onderhoudsdiensten, schoonmaakdiensten, accountantsdiensten, vuilnisophaaldiensten, verzekeringsdiensten, etc. Ook het uitschrijven van prijsvragen voor ontwerpen valt hieronder Selectiecriteria Betrekking hebbende op de status en de geschiktheid van de aanbiedende organisatie. 19

20 Gunningcriteria Betrekking hebbende op de kwaliteit van de aanbieding waarop gegund wordt Gunning Werken Een gunning die leidt tot een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel die gesloten is tussen een aannemer enerzijds en de gemeente Hillegom anderzijds en die betrekking heeft op de uitvoering van een werk dan wel het ontwerp en de uitvoering van een werk, dan wel laten uitvoeren van werk met welke middelen dan ook van een werk dat aan de door de gemeente vastgestelde eisen voldoet Gunning Levering/Dienst Een gunning die leidt tot een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel die betrekking heeft op koop, lease, huur of huurkoop bij leveringen, of op uitvoering van werkzaamheden die niet als werk of levering gedefinieerd kunnen worden De financiële en juridische toets Deze toets wordt gedaan bij opdrachten boven de EU drempelbedragen. De reden hiervoor is om risico s (in de breedst mogelijke zin) uit te sluiten. Voorbeelden van mogelijke risico s zijn; aansprakelijkheid, kredietwaardigheid, tekent een bevoegd persoon het contract. De opdrachtgever kan hierbij gebruik maken van diverse bronnen en kan ook gespecialiseerde bureaus opdracht geven om de toets uit te voeren. 1.2 Het inkoopproces Het inkoopproces is onder te verdelen in tactische en operationele inkoop. Zowel de tactische als de operationele inkoop zijn onder te verdelen in een aantal fasen Tactische inkoop Specificeren (het wat): dit is het omschrijven van de eigenschappen waaraan de in te kopen producten, diensten en werken moeten voldoen teneinde te beantwoorden aan het gestelde gebruiksdoel. Selecteren (het wie): dit is het zoeken en kiezen van de leveranciers welke kunnen voldoen aan de opgestelde specificatie. Contracteren (het hoe): dit is het aangaan van een overeenkomst met de leverancier welke als beste uit de selectie naar voren is gekomen Operationele inkoop Bestellen: dit is het plaatsen van de inkooporder bij de geselecteerde leverancier. 20

21 Bewaken: dit is het controleren of de leverancier zijn afspraken nakomt en eventueel de nodige acties ondernemen indien de leverancier van de afspraken afwijkt. Dit is de fase tot levering van het product, dienst of werk. Nazorg: dit is het nemen van acties om de bestelcyclus correct af te handelen inclusief factuurafhandeling. Dit kan noodzakelijk zijn omdat bij de levering van goederen of diensten het een en ander mis kan gaan. Voorbeelden hiervan zijn het aanvragen van een creditnota, afwikkelen van claims, meeren minderwerk en archivering. Onderstaand staan de verschillende fasen in het inkoopproces schematisch weergegeven. Tijd Specificeren Selecteren Bestellen Bewaken Nazorg Tactische inkoop Operationele Het belangrijkste deel van het inkoopproces vindt plaats vóór het onderhandelen. De meeste invloed op de integrale kosten wordt uitgeoefend tijdens de specificatiefase en de selectiefase. (zie onderstaande figuur) Invloed op integrale kosten Specificeren Selecteren Contracteren Bestellen Bewaken Nazorg Fasen inkoopproces 21

22 Het is vanzelfsprekend van belang om in een vroeg stadium inkoopexpertise bij het inkoopproces te betrekken. Dit kan gebeuren door de inkoopmedewerker van de gemeente te bevragen, een externe deskundige in te schakelen of door het vormen van een inkoopwerkgroep. 1.3 Aanbestedingsvormen Er zijn verschillende vormen van aanbesteden die binnen de gemeente Hillegom gehanteerd kunnen worden. Afhankelijk van de raming van de in te kopen levering, dienst of werk zijn er lichte tot zware procedures die gehanteerd worden. Deze vormen, oplopend van licht tot zwaar zijn: Enkelvoudig onderhands Deze vorm, ook wel één op één gunning genoemd, is een aanbesteding gebaseerd op de prijsaanbieding van één leverancier. Er wordt slechts een offerte bij één leverancier opgevraagd, waarna de opdracht gegund wordt Meervoudig onderhands Een aanbestedingsvorm waarbij minimaal bij drie leveranciers offertes worden opgevraagd. Dit minimum geldt mits er voldoende geschikte kandidaten aanwezig zijn en zolang het niet om een vervolgopdracht gaat Openbare aanbesteding Deze aanbestedingsvorm is onder te verdelen in twee soorten: Openbare aanbesteding met voorafgaande selectie: aanbesteding waarbij gegadigden zich kunnen melden, waarna op basis van vooraf opgestelde selectiecriteria één of meer van hen wordt uitgenodigd een aanbieding te doen. Openbare aanbesteding zonder voorafgaande selectie: aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt en waarop eenieder kan inschrijven Europese aanbesteding Indien het aanbestedingsbedrag boven een bepaald drempelbedrag valt, zijn de Europese richtlijnen voor Overheidsopdrachten van toepassing, en dienen de procedures als vermeld in de Europese richtlijnen te worden gevolgd. Er zijn twee verschillende procedures namelijk, de openbare en de niet-openbare procedure Openbare procedure 22

23 Naar aanleiding van de publicatie in Luxemburg kan iedere belangstellende een offerte indienen. De aanbestedende dienst (gemeente) moet rechtstreeks uit deze offertes een keuze maken aan wie de opdracht gegund wordt, op grond van objectieve selectie- en gunningcriteria die vooraf bekend zijn gemaakt Niet-openbare procedure Bij deze procedure is er sprake van twee fasen, namelijk de selectiefase en bestekfase. 1) In de selectiefase melden gegadigden zich aan. Op basis van vooraf opgestelde selectiecriteria worden (minimaal) 5 leveranciers geselecteerd die een aanvraag ontvangen. 2) Uit de offertes wordt vervolgens op vooraf bekende gunningcriteria een leverancier geselecteerd. 1.4 Contracten Voor het aangaan van een overeenkomst met een leverancier kunnen verschillende typen contracten worden opgesteld, zoals: Opdracht: De opdrachtgever draagt een opdrachtnemer op een werk uit te voeren, een dienst of een goed te leveren vóór een bepaalde datum met een globale omschrijving van de kwantiteit, kwaliteit, onder welke voorwaarden en voor een vastgesteld bedrag Contract: Opdrachtgever en opdrachtnemer spreken schriftelijk af een werk tot stand te brengen, een goed of dienst te leveren binnen een bepaalde periode met een omschrijving van de kwantiteit, onder welke voorwaarden en voor een vastgesteld bedrag Afroepcontract: Een contract waarbij de opdrachtgever en opdrachtnemer voor een bepaalde periode een afspraak maken voor het leveren van goederen en/of diensten tegen een vastgesteld tarief, zoals bijvoorbeeld kantoorartikelen, juridische dienstverlening of adviesdiensten Onderhouds- en servicecontracten: Een contract waarbij de opdrachtgever en opdrachtnemer voor een bepaalde periode een afspraak maken voor het onderhouden van installaties of apparatuur. In het contract zijn de werkzaamheden, tarieven en eventuele responstijden vastgelegd. 23

24 1.4.5 Regiecontract: Een contract waarbij de opdrachtgever en opdrachtnemer afspraken maken over uurtarieven voor het op afroep uitvoeren van werkzaamheden op uurbasis Specifieke samenwerkingsvormen: Op het gebied van samenwerking tussen overheid en bedrijfsleven wordt al enige jaren geëxperimenteerd met nieuwe contractsvormen, zoals bijvoorbeeld: - Turn-key en Design & Construct contracten Hierbij wordt afgeweken van de traditionele wijze van opdracht verstrekken op regiebasis: de opdrachtnemer is ontwerper en brengt kant en klaar bestek via aanbesteding op de markt. - Publiek Private Samenwerking (PPS) Een PPS is een complexe vorm van samenwerken tussen publieke en private partijen. Iedere PPS is weer uniek en heeft daarom iedere keer weer een unieke aanpak. Ongeacht de vorm van de PPS dienen echter de (Europese) aanbestedingsrichtlijnen te worden gevolgd. 24