Jaarverslag januari december Zorgboerderij Alles Kidts

Transcriptie

1 Jaarverslag januari december 2013 Zorgboerderij Alles Kidts

2 Boerderijnummer: 1412 Kwaliteitssysteem Zorgboerderijen Versie 4.1, juni Federatie Landbouw en Zorg Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd of openbaar gemaakt zonder voorafgaande toestemming van de Federatie Landbouw en Zorg _jv2013_1412_ Zorgboerderij Alles Kidts _jv2013_1412_zorgboerderij alles kidts_jan2013-dec2013 Pagina 1

3 Bedrijfsgegevens: Naam van de zorgboerderij: Zorgboerderij Alles Kidts Adres: Vriezenveenseweg 95 Postcode: 7678 VB Woonplaats Geesteren Provincie: Overijssel Land: Nederland Website: adres: Gegevens 1 e contactpersoon: Naam: Suzanne Mensink (eigenaresse / directeur) Adres: Bankastraat 16 Postcode: 7556 AS Woonplaats Hengelo Land: Nederland Telefoonnummer: - Mobiel nummer: adres: info@zorgboerderijalleskidts.nl Jaarverslag opgesteld door: Suzanne Mensink Datum laatste wijziging: Overige betrokkenen: Jeroen Weerkamp / Peter Gill _jv2013_1412_ Zorgboerderij Alles Kidts _jv2013_1412_zorgboerderij alles kidts_jan2013-dec2013 Pagina 2

4 Het algemene beeld van het afgelopen jaar: Sinds 1 juli 2012 is de Zorgboerderij geen V.O.F. meer maar een Eenmanszaak. Dit stond niet vermeld in mijn jaarverslag Dit omdat deze omzetting toen nog in gang was. Nu alles helemaal achter de rug is en gereed is gemaakt vindt ik het goed en belangrijk om dit alsnog te melden in dit jaarverslag was een goed maar druk jaar. Er zijn vooral positieve hoogtepunten geweest met betrekking op ontwikkeling van de organisatie. Vaak krijg je als zelfstandig ondernemer de eer voor het goede werk dat er verricht wordt. Dat is erg fijn en deze complimenten neem ik vanzelfsprekend altijd graag in ontvangst. Maar een goede organisatie bestaat zeker ook uit goede medewerkers. Daarom wil ik mijn medewerkers en iedereen die betrokken is bij Zorgboerderij Alles Kidts heel hartelijk bedanken voor de fijne samenwerking en blijft deze nog lang zo doorgaan. Maar ook op mijzelf ben ik trots op alles wat er bereikt is tot nu toe, maar dat had ik niet zonder mijn team van betrokken en professionele medewerkers gekund. Mede dankzij hen blijft de Zorgboerderij in ontwikkeling en kan ik de opvang nog steeds blijven realiseren. Hopelijk blijft dit in de toekomst ook zo en wordt er niet te veel bezuinigd in de algehele gezondheidszorg. In het zorggebouw & op het erf is er veel gedaan en geïnvesteerd ter verbetering van de algehele organisatie; Inrichting en aanschaffen van geschikt speelgoed en materialen, De varkens hebben een geheel nieuw onderkomen gekregen en het kleinvee (schapen, geiten, pony en ezel) hebben een geheel nieuwe schuilstal in de wei gekregen, dit alles met dank aan de verhuurder Dhr. Broekhuis, De hokken van de cavia s en konijnen zijn opnieuw ingericht, De koeienstal is omgebouwd tot 2 grote loopstallen voor de paarden Valeska & Le-Neur, deze 2 paarden zijn per oktober 2013 bij de Zorgboerderij komen te staan om het activiteitenaanbod voor de oudere kinderen / jongeren te vergroten. De paarden kunnen niet door de kinderen / cliënten bereden worden, maar wel verzorgd, De weilanden zijn verbeterd door middel van geheel nieuwe omheining _jv2013_1412_ Zorgboerderij Alles Kidts _jv2013_1412_zorgboerderij alles kidts_jan2013-dec2013 Pagina 3

5 De belangrijkste ontwikkelingen van het aflopen jaar: GROEI & ONTWIKKELING: Zorgboerderij Alles Kidts heeft zich aangemeld bij de Coöperatie Boer & Zorg. Hierdoor is per januari 2013 dagopvang ook mogelijk vanuit Zorg In Natura bij de zorgboerderij. Er zijn veel nieuwe aanmeldingen binnen gekomen. Meer dan dat er afmeldingen zijn geweest. De nieuwe aanmeldingen komen vanuit verschillende organisaties en middels verschillende financieringsstromen > Kinderen / cliënten met een; Persoons Gebonden Budget, Via Trias Jeugdhulp, Vanuit Zorg in Natura (Coöperatie Boer & Zorg), Vanuit andere organisaties middels een Onderaannemerschap. KWALITEIT: Op 7 juni 2013 heeft er bij de Zorgboerderij een Externe Audit plaatsgevonden ten behoeve van het HKZ Keurmerk. Dit wordt jaarlijks uitgevoerd door de TÜV. Hiervoor is de Zorgboerderij Alles Kidts geslaagd. Alles was in orde en vanuit deze Audit is gebleken dat de zorgboerderij volgens de veiligheids- en kwaliteitseisen werkt en de normen en procedures opvolgt zoals de zorgboerderij die opgesteld heeft in het eigen kwaliteitssysteem en bijbehorende handboek. De zorgboerderij heeft in 2013 hard gewerkt aan de kwaliteit en de normen van het HKZ. Alle procedures, protocollen, richtlijnen, reglementen en formulieren zijn herlezen en waar nodig was zijn er aanpassingen gedaan. Een grote aanpassing en verbetering is de nieuwe opzet van het HKZ handboek. Eerst was er 1 handboek. Dit was niet makkelijk werken omdat alle informatie in 1 dikke map zat en hierdoor sommige stukken moeilijk terug te vinden waren. Deze hebben wij opnieuw ingericht. Deze map > het HKZ-handboek is nu opgesplitst in 3 mappen; 1 voor de notulen van de vergaderingen (4 keer per jaar vindt er een personeelsvergadering plaats), 1 map voor het eerste gedeelte van het HKZ-handboek, 1 map voor het tweede gedeelte van het HKZ-handboek. Naar voren is gekomen dat we meer moeten werken aan en bezig moeten gaan met de evaluatiegesprekken betreft de cliënten en hun opgestelde doelen. Tot voorheen werd er veel mondeling besproken en over gedragen tussen de Zorgboerderij en de ouder(s) / verzorger(s) van cliënten. Belangrijke zaken en informatie werd in het kort wel gerapporteerd in het dossier of de overdrachtsmap. Ook werd en wordt er nog steeds een schriftje geschreven. Hierin wordt door de begeleiding geschreven wat een kind / cliënt zoal gedaan heeft op een dag en hoe de activiteiten verlopen zijn. Deze schriftjes gaan mee naar huis. Ook ouder(s) / verzorger(s) mogen hierin schrijven. Zodat de thuissituatie en de Zorgboerderij vaak beter op elkaar afgestemd kunnen worden en iedereen zo makkelijk op de hoogte blijft en je het terug kan lezen. Maar nu wordt er ook dagelijks gerapporteerd op de doelen, wordt er meer gewerkt en gerapporteerd op de doelen en de doelomschrijvingen per cliënt. Tevens is er een planning gemaakt om evaluatiegesprekken te gaan voeren voor elke cliënt. Uitgebreider schrijf ik hierover in het actieplan _jv2013_1412_ Zorgboerderij Alles Kidts _jv2013_1412_zorgboerderij alles kidts_jan2013-dec2013 Pagina 4

6 Door hier mee bezig te zijn gegaan, kwamen wij ook tot de conclusie dat een aantal doelen verouderd waren / niet volledig of juist te lang omschreven waren. Hierdoor is besloten om alle dossier na te gaan kijken op volledigheid en recentheid. 2 medewerkers hebben hier hard aan gewerkt. Zij hebben samen de cliënten dossiers één voor één nagekeken of alle informatie nog juist, recent en volledig was. In een dossier moet zitten; Clientgegevens blad (voor de afwikkeling van de administratie, Zorgplan, Getekende en ingevulde overeenkomst van de Zorgboerderij / overeenkomst hoofdaannemer (bij samenwerking met een andere organisatie, Opgestelde doelen, Evaluatieformulier betreft de doelen + verslaglegging van de gevoerde evaluatiegesprekken, Kopie van; een geldig ID-bewijs, indicatie en zorgpasje betreffende cliënt, Kopie van een geldig ID-bewijs van vader of moeder > degene die de ouderlijke macht heeft (indien ouders gescheiden zijn). Verder kan in een dossier nog zitten (indien van toepassing); Verslagen van externe organisaties of scholen, Eventuele mailwisselingen. Tijdens deze grote dossier controle blijkt dan toch dat een aantal dossiers niet helemaal volledig zijn. De onvolledigheid is genoteerd op een lijst en hier gaat de directie (mevr. S. Mensink) aan werken. Hierin is / wordt zij ondersteund door medewerkers. Dit is de 1 e medewerker Dhr. J. Weerkamp en Mevr. E. Haarhuis. Het zijn kleine dingen die blijven liggen maar wel zeer belangrijk zijn. Dat sommige dingen blijven liggen, komt omdat je vaak de opvang zo snel mogelijk wilt gaan starten voor een cliënt en diens familie. Zo vraag ik een kopie van het identiteitsbewijs. Deze hebben mensen niet altijd bij zich, dan zeggen we tegen elkaar > ach dat komt de volgende keer wel. Maar vaak wordt dit dan de volgende keer ook vergeten en dan denk je er zelf ook niet altijd meer aan. Ook is het vervelend om mensen meerdere malen hetzelfde te moeten vragen. Echter gaan we hier vanaf heden (2014) strenger op zijn en moeten de formulieren compleet zijn en moeten de gevraagde stukken ingevuld, ondertekend en ingeleverd zijn, anders kan er niet tot aanmelding over gegaan worden. We komen er gaandeweg achter dat we zo nu en dan tegen een aantal feiten aan lopen en dat is niet prettig werken. Voor de cliënt zelf en de opvang waarvan ze gebruik maken maakt dat nog niet zo veel uit, deze heeft hier geen hinder van. Wel is het vervelend voor de verwerking van de administratie, of op het moment dat er wel onverhoopt iets gebeurd en je hebt gegevens nodig en dan blijken die er niet te zijn Dat risico wil ik niet lopen en ook daarom vindt ik dat de dossiers compleet moeten zijn. Doordat ik met zwangerschapsverlof was (dec maart 2014) ligt deze actie voor Zie ook de actielijst voor het komende jaar. Na mijn verlof ga ik werken aan de onvolledigheid van de dossiers en ga ik er voor zorgen dat ze weer compleet en recent zijn. Tevens gaan wij in 2014 over tot het digitaliseren van de cliënten dossiers. De huidige mappen (cliënten dossiers) zoals wij die nu hanteren en opslaan in het kantoor, blijven voorlopig nog zo voortbestaan omdat dit prettig werkt op de werkvloer. Indien nodig kan het gediplomeerde personeel van de Zorgboerderij snel bij de informatie komen van de cliënten _jv2013_1412_ Zorgboerderij Alles Kidts _jv2013_1412_zorgboerderij alles kidts_jan2013-dec2013 Pagina 5

7 Door deze controle ben ik zelf ook weer gaan nadenken over de aanmeldingsformulieren. Tijdens mijn verlof ben ik deze gaan lezen en heb er wijzigingen in aangebracht. De aanmeldingsformulieren zijn hierdoor allen iets gewijzigd. Wanneer iemand tot aanmelding over gaat, ontvangt diegene de volgende formulieren; Informatiebrochure, Reglement, Overeenkomst, inclusief vragenlijst om de doelen op te stellen, Formulier cliënten registratie, Folder en visitekaartje. Voor de administratie van de Zorgboerderij is er een checklist gemaakt. Hierop staat welke documenten er aangeleverd moeten worden voor aanmelding. Wanneer iets ingeleverd is, wordt dit aangevinkt, wanneer alles ingeleverd is, wordt deze checklist ondertekend. Zo is er een goed overzicht van de ingeleverde formulieren en wat er nog ingeleverd moet worden. Aantal Deelnemers Er zijn momenteel ongeveer 35 deelnemers aangemeld; De deelnemers komen verspreid over een maand. Zo komt de ene deelnemer elke zaterdag overdag voor dagbesteding terwijl een andere 1 keer per maand een weekend komt logeren. Gemiddeld maken er per week zo n 20 verschillende cliënten gebruik van de opvang. Hoe vaak iemand komt om van de opvang gebruik te maken kan wisselen en is afhankelijk van meerdere factoren, zoals; Hulpvraag, Beschikbare budget, Mogelijkheden betreft vervoer, Mogelijkheden betreft planning van de Zorgboerderij (groepssamenstelling en beschikbare plekken betreft de (logeer) opvang. Wanneer iemand interesse heeft in 1 van de diensten van Zorgboerderij Alles Kidts kan er altijd vrijblijvend contact worden opgenomen. Graag bespreek en bekijk ik samen de mogelijkheden _jv2013_1412_ Zorgboerderij Alles Kidts _jv2013_1412_zorgboerderij alles kidts_jan2013-dec2013 Pagina 6

8 Zijn er nieuwe doelgroepen toegevoegd aan uw zorgaanbod: Op dit moment zijn er ten aanzien van vorig jaar - nog geen nieuwe doelgroepen toegevoegd aan het zorgaanbod van Zorgboerderij Alles Kidts. Wel is de organisatie nog steeds druk bezig met netwerken en het verwerven van nieuwe cliënten. Nieuwe cliënten kan ook een nieuwe doelgroep inhouden. Ik merk dat het moeilijker wordt in de zorg en als zelfstandig ondernemer het hoofd boven water te houden. Het gaat me nu nog goed af en hopelijk blijft dit zo doorgaan, wat ik ook wens voor mijn mede zorg collega s. Momenteel ben ik in gesprek met verschillende organisaties om opvang voor nieuwe cliënten / doelgroepen te werven. Daar is nog niet veel over duidelijk omdat het ook afwachten is hoe de transitie verloopt en waar de gemeenten in 2015 nu wel / niet verantwoordelijk voor zijn en hoe het met de fincieringen en de beschikbare budgetten verder verloopt. Hier is erg veel van afhankelijk voor de algehele zorg. Maar ik kan er wel over zeggen dat Zorgboerderij Alles Kidts zich zeker blijft ontwikkelen en cliënten / nieuwe doelgroepen wil blijven werven. Hier wordt nog steeds hard aan gewerkt. Hierdoor kan ik merken dat er in de weekenden zeker meer aanmeldingen zijn gekomen. Ook op de woensdagmiddag is het drukker geworden. Dit naar aanleiding van het goed blijven netwerken zoals ik omschreven heb in mijn jaarverslag van Verder ben ik van mening dat het goed kan blijven gaan in de zorg als organisaties gaan samenwerken. Hier sta ik altijd voor open, ook als het om een doelgroep gaat waar ik momenteel nog geen opvang aan biedt en goed naast mijn huidige aanbod past. De locatie van mijn zorgboerderij is ruim en de kennis, ervaring en diplomering binnen mijn team is divers. Zo kan er bij Alles Kidts aan vele verschillende doelgroepen opvang worden geboden met de juiste begeleiding. Echter merk ik wel dat het moeilijk is om cliënten te werven voor door de week > dagopvang. Ook omdat de grotere organisaties vaak eigen dagopvang en zorgboerderijen hebben. Dit bemoeilijkt de cliënten werving voor kleine zelfstandige organisaties. Hopelijk is er meer samenwerking in de toekomst mogelijk en staan andere organisaties hier ook voor open. Samenwerken is de toekomst van de zorg! _jv2013_1412_ Zorgboerderij Alles Kidts _jv2013_1412_zorgboerderij alles kidts_jan2013-dec2013 Pagina 7

9 Scholing en ontwikkeling: Zijn de beoogde opleidingsdoelen bereikt? In het jaarverslag van 2012 zijn er geen opleidingsdoelen omschreven. Onderstaande punten zijn wel aan de orde bij de Zorgboerderij om de kwaliteit & veiligheid en professionaliteit te waarborgen; Medewerkers met een MBO-diploma, Alle medewerkers hebben een geldige Verklaring Omtrent het Gedrag, Stagiaires die een zorgopleiding volgen en binnen leerbedrijf Calibris valt, BHV-cursussen worden herhaald zodat diplomering hiervan actueel is, De Zorgboerderij is aangemeld bij Coöperatie Boer & Zorg, Geslaagd voor de externe toetsing betreft HKZ-keurmerk ( ), toetsing vindt elk jaar plaats, en alle medewerkers werken volgens de HKZ protocollen en dienen zichzelf hierin in te lezen en op de hoogte te houden, zo is omschreven in de taak- en functieomschrijvingen, Taak- en functieomschrijvingen zijn herlezen en herschreven en met personeel besproken, Tijdens de personeelsvergadering op 3 september 2013 hebben we verschillende situaties met betrekking tot brand en ontruiming geoefend, In december 2013 is er een klanttevredenheidsonderzoek gestuurd naar de ouders (feb.2014 > nog geen reacties / ingevulde enquêtes terug ontvangen), De agressietraining is gehouden en door het gehele team gevolgd. Iedereen heeft een certificaat van deelname ontvangen _jv2013_1412_ Zorgboerderij Alles Kidts _jv2013_1412_zorgboerderij alles kidts_jan2013-dec2013 Pagina 8

10 Hebben er (bijna)ongevallen plaatsgevonden? JA Overzicht Vervolgactie Afgerond? In de zomer Een cliënt was aan het trampoline springen en kreeg spontaan een bloedneus. Had zich niet gestoten o.i.d. Personeelsleden G.V. en S.M. waren hierbij aanwezig. Zij zijn met cliënt naar de badkamer gegaan om de bloedneus te stoppen en cliënt te kalmeren. Hij was overstuur omdat hij het bloed zag Moeder van cliënt gebeld om te vragen of het vaker voorkomt dat cliënt zomaar een bloedneus krijgt of dat dit een oorzaak kan hebben. Moeder vertelde dat cliënt dat wel vaker had en dat dit niet erg was Ook is de kleding van de cliënt uitgewassen omdat hier ook bloed in was gekomen. JA Tijdens het buitenspelen is er per ongeluk een bal door een raam van de garage van de verhuurder gegaan. De kinderen die aan het voetballen waren hebben hun excuses aangeboden aan de verhuurder. / Verhuurder heeft direct een nieuw raam ingezet. JA Personeelslid M.B. heeft zichzelf verstapt bij het op stal zetten van de paarden. Dit gebeurde op het schuine gedeelte van de stal. Naar binnen gegaan. Huisarts en ziekenhuis gebeld. Vervolgens vriend van M.B. gebeld, die kwam haar ophalen en is met M.B. naar het ziekenhuis gegaan. Tijdens het wachten op de vriend, is collega S.M. continue bij M.B. geweest. M.B. had zo veel pijn dat ze bijna flauw viel. Gelukkig kon er snel actie ondernomen worden omdat alle gegevens van M.B. in de calamiteitenmap aanwezig waren en op de vaste plek lag. Hierdoor kon S.M. snel handelen en huisarts en vriend van M.B. te bereiken. Door deze verstapping heeft er een pees en een spier vast gezeten in het been van personeelslid. Na rust en pijnstillers was de pijn na een paar dagen gelukkig minder. Het is beter om een rubberen mat met een anti slip laag te plaatsen op het schuine gedeelte voordat je de paardenstal in loopt. Dit om uitglijden van personen / de paarden te voorkomen. JA; er is een geschikte mat geplaatst _jv2013_1412_ Zorgboerderij Alles Kidts _jv2013_1412_zorgboerderij alles kidts_jan2013-dec2013 Pagina 9

11 Personeelslid E.H. is tijdens het vullen van de waterbakken van de paarden, uitgegleden op het schuine gedeelte van de paardenstal. Dit gedeelte was door het slechte weer glad. De paarden stonden op dit moment in de wei. Geen schade of letsel opgelopen. Het is beter om een rubberen mat met een anti slip laag te plaatsen op het schuine gedeelte voordat je de paardenstal in loopt. Dit om uitglijden van personen / de paarden te voorkomen. JA; er is een geschikte mat geplaatst Bij het inparkeren van de bus door M.O. werd er een wortel van een boom geraakt. Hierdoor is de stang die onder langs de bus zit, ingedeukt en kan de schuifdeur niet meer open De verzekering vergoed deze schade niet. Er is een garage en monteur ingeschakeld om deze deuk weg te werken en om er voor te zorgen dat de deur weer gewoon open dicht kon gaan JA _jv2013_1412_ Zorgboerderij Alles Kidts _jv2013_1412_zorgboerderij alles kidts_jan2013-dec2013 Pagina 10

12 Zijn er meldingen van agressie, ongewenste intimiteiten en strafbare handelingen? JA Overzicht Vervolgactie Afgerond? In de periode van t/m zijn er 7 formulieren ingevuld waarop agressie gemeld is. Deze agressie kwam telkens bij dezelfde cliënt voor. Daarom omschrijf ik het in 1 situatie. De agressie die de cliënt toont is; schoppen, krabben, bijten, slaan, spugen, haren trekken, schreeuwen, schelden. Client vertoont deze agressie bij onduidelijkheden (dit hoeft niet alleen maar bij de zorgboerderij te zijn, kan ook een onduidelijkheid elders zijn en dat hij het bij de zorgboerderij uit) Ook vertoont hij agressie wanneer hij bij een activiteit ingedeeld is en hij wil liever een andere activiteit doen op dat moment. Dan is cliënt moeilijk om te buigen. Client vertoont dan zeer dwangmatig gedrag om zijn zin door te drijven. Wanneer deze cliënt agressief dreigde te worden, probeerden wij dit allereerst te voorkomen door altijd zo veel mogelijk hetzelfde te handelen en deze cliënt kordaat maar rustig te begeleiden. Zo wist de cliënt waar hij aan toe was en gaf hem al meer duidelijkheid, vertrouwen en rust. Vaak hielp dit en kon de cliënt met praten gerustgesteld worden waarna we zonder problemen verder konden met de activiteiten en kon de cliënt hier weer van genieten en meedoen net als de rest. Soms zat de cliënt meerdere dingen dwars en was het moeilijk om hem om te buigen / op andere gedachten te brengen. Soms zodanig dat een woedebui niet voorkomen kon worden. Tijdens een woedebui waren er altijd meerdere begeleiders aanwezig. De cliënt werd dan uit de situatie gehaald om zelf eerst rustig te kunnen worden en om meer prikkels van de omgeving te voorkomen. JA Omdat deze cliënt zeer duidelijke begeleiding en een hele duidelijke dag planning nodig had, werd hij vaak in kleine groepen begeleid of deed hij op 1 activiteiten. Wanneer alle woede eruit was, mocht de cliënt een activiteit voor zichzelf doen op zijn slaapkamer / in de woonkamer boven. Dit om geheel tot rust te komen voor zichzelf voordat hij weer aan de activiteiten in de groep begon. De ene keer kon de cliënt goed aangeven waarom hij boos was, een andere keer kon hij dit niet en was de woede er ineens Andere aanwezigen gingen gewoon verder met de activiteiten om zo veel mogelijk hinder te voorkomen _jv2013_1412_ Zorgboerderij Alles Kidts _jv2013_1412_zorgboerderij alles kidts_jan2013-dec2013 Pagina 11

13 Zijn er meldingen van klachten? NEE! Zijn er evaluatiegesprekken met de cliënten (ouders/verzorgers) geweest? JA Overzicht Vervolgactie Afgerond? L.Y. Over een jaar weer een evaluatie Ja G.Y. Over een jaar weer een evaluatie Ja J.W eind evaluatie Ja J/N Opmerking betreft de evaluatiegesprekken; Er zijn wel meer gesprekken geweest vorig jaar, maar daar zijn geen goede verslagleggingen van geweest. De belangrijke informatie die besproken is en belangrijk is voor de begeleiding werd wel genoteerd in de overdrachtsmap zodat iedereen altijd op de hoogte is. We hebben dan ook als doel gesteld voor 2014; gestructureerde evaluatie gesprekken inplannen en daar gelijk een goede verslaglegging van te maken, uit te werken en in het dossier te voegen. Deze evaluatiegesprekken en het beter formuleren van de doelen is een aandachtspunt en gaan we aan werken. Conclusies uit bovenstaand overzicht (De nieuwe acties in de actielijst zouden idealiter te herleiden moeten zijn tot deze conclusies) Er zijn geen ernstige ongelukken gebeurd. Dit omdat de veiligheid en kwaliteit zo optimaal mogelijk gewaarborgd wordt bij de Zorgboerderij. Kleine ongelukjes komen een enkele keer voor, dit is bij een boerderij dan ook niet helemaal te voorkomen; je bent en werkt veel buiten met mens en dier Daarom is het altijd goed uitkijken. Wanneer er onverhoopt toch een incident plaats vindt, weet iedereen wat hij moet doen, doordat wij daar op getraind zijn middels de gevolgde / jaarlijkse cursussen. Wanneer er toch een incident heeft plaats gevonden, wordt daar zo spoedig mogelijk actie op ondernomen om herhaling te voorkomen. Tevens wordt het incidentenformulier goed ingevuld zodat iedereen op de hoogte is en weet waar die op moet letten om eventuele herhaling te voorkomen. De incidentenformulieren worden tijdens de personeelsvergaderingen doorgenomen om de situatie met elkaar te bespreken en eventueel toe te lichten. Hier kan je alleen maar van leren en het gezamenlijk handelen verbeteren _jv2013_1412_ Zorgboerderij Alles Kidts _jv2013_1412_zorgboerderij alles kidts_jan2013-dec2013 Pagina 12

14 Voortgang ten aan zien van de actielijst van vorig jaar Actie gerealiseerd toelichting Jaarlijks terugkerende acties Actualisatie van de RI&E JA Datum uitgevoerd: 1 februari Middels de RI&E toetsing vanuit het HKZkwaliteitssysteem, zoals wij elk jaar doen. Deze RI&E controle toetsen wij altijd vanuit het format van het HKZ-keurmerk. Omdat er niet meer dan 25 verschillende personen per week op het bedrijf aanwezig zijn, is deze RI&E afdoende. Mochten er in de toekomst meer personen per week aanwezig zijn, dan zal ik (directie. S. Mensink) er zorg voor dragen dat de RI&E volgens wettelijke verplichtingen uit wordt gevoerd bij de Zorgboerderij, namelijk; 1 x per 3 jaar door een Arbo-deskundige. Oefening calamiteitenplan JA Datum uitgevoerd: 3 september 2013 Evaluatie gesprekken met ouder(s) / verzorger(s) deelnemers Tevredenheidonderzoek ouder(s) / verzorger(s) deelnemers JA Datum gesprekken: Wanneer hier wens naar was heeft dit plaats gevonden. Vanaf 2014 zullen er jaarlijkse evaluaties plaats vinden bij alle cliënten die bij de zorgboerderij komen. JA December 2013; De enquêtes moeten nog ontvangen worden. Er is een herinneringsmail gestuurd naar de ouders, met de dringende vraag om de enquêtes in te vullen en in te leveren. Functioneringsgesprekken JA Deze geschieden het gehele jaar door, max. een half jaar voordat een contract afloopt wordt er een gesprek gehouden. Wanneer iemand onverhoopt minder goed functioneert, wordt dit besproken en heeft diegene nog ruim de tijd om aan zijn functioneren te kunnen werken, Na een gesprek maakt de directie / aanwezige leidinggevende een verslag. Dit verslag wordt gelezen door het personeelslid en bij akkoord ondertekend door personeelslid en directie. Daarna gaat het verslag in het personeelsdossiers ter archivering _jv2013_1412_ Zorgboerderij Alles Kidts _jv2013_1412_zorgboerderij alles kidts_jan2013-dec2013 Pagina 13

15 Contractuele gesprekken JA Naast de functioneringsgesprekken worden er nu ook contractuele gesprekken gevoerd. Deze gesprekken zijn gescheiden omdat het 2 verschillende gesprekken zijn en die je niet altijd tegelijk kunt voeren. De contractuele gesprekken worden ongeveer 2 maanden van tevoren ingepland, voordat een contract afloopt. Mocht iemand onverhoopt geen contractverlenging krijgen, dan heeft diegene nog ruim de tijd om elders werk te zoeken en kan diegene rustig zijn tijd uitwerken bij de Zorgboerderij. Of er worden onderling afspraken gemaakt. Wanneer iemand wel contractverlenging krijgt, dan kan er op tijd een nieuw contract opgesteld worden en ondertekend worden. Deze geschieden het gehele jaar door, afhankelijk van ingang datum contract. Na een gesprek maakt de directie / aanwezige leidinggevende een verslag. Dit verslag wordt gelezen door het personeelslid en bij akkoord ondertekend door personeelslid en directie. Daarna gaat het verslag in het personeelsdossiers ter archivering. Actualisatie BHV JA Datum uitgevoerd: G.V. en E.H. Verder gaat elk personeelslid die een BHV certificaat heeft jaarlijks op herhaling. Actie n.a.v. de RI&E NEE Er zijn geen actie na aanleiding van het RI&E uitgevoerd. Dit was niet noodzakelijk, zo was de uitslag. Acties vanuit kwaliteitssysteem,evaluatie of audit Er is een actieplan gemaakt om de evaluatiegesprekken betreft de cliënten te verbeteren en geactualiseerd te houden. Vanaf januari 2014 worden voor alle aanmeldingen evaluaties ingepland en deze keren jaarlijks, voor elke aanmelding terug. Zo wordt er elk jaar voor elke cliënt een evaluatie gesprek gehouden. Aanwezig hierbij zijn een begeleider van de zorgboerderij, de ouder(s) / verzorger(s) en eventueel overige betrokken hulpverleners. Zo zorgt de zorgboerderij ervoor dat de opgestelde doelen actueel blijven, maar dat deze ook geobserveerd, gerapporteerd en geëvalueerd worden. Indien nodig worden er nieuwe doelen opgesteld of de huidige doelen worden verder uitgewerkt. Nog een aandachts- en verbeterpunt is het formuleren van de doelen. Dit moet duidelijker en meer tijd gerelateerd zijn. Hier gaan wij op letten en aan werken _jv2013_1412_ Zorgboerderij Alles Kidts _jv2013_1412_zorgboerderij alles kidts_jan2013-dec2013 Pagina 14

16 Overige acties van vorig jaar Agressietraining JA Datum uitgevoerd: 10 en 29 oktober. 11 en 21 november. Het gehele team heeft een agressietraining gevolgd. Deze is door een extern bedrijf gegeven; Derks Agressietraining. Zij zijn deskundig en ervaren op het gebied van agressie. Niet alleen vanuit de theorie, maar ook vanuit hun eigen werkervaringen weten zij zelf al te goed wat agressie is, hoe eventueel te voorkomen en hoe te handelen mocht er toch agressie ontstaan. Ook hebben we meer inzicht gekregen hoe je eigen houding hierin is en waar je op moet letten wanneer er agressie voorkomt. De trainingen zijn bij de zorgboerderij zelf gehouden en bestond uit 4 avonden. Erg zinvol en leerzaam. Cursus medicatieverstrekking NEE Dit was een actie, maar niet uitgevoerd. Er kan geen passende cursus gevonden worden. Wel zijn de protocollen herlezen en herschreven en is de medicatiemap geactualiseerd. Deze map houden we wekelijks bij en wanneer cliënten gebracht worden en zij gebruiken medicatie, wordt er altijd samen met ouder(s) / verzorger(s) gecontroleerd of de medicatieomschrijving in de medicatiemap nog recent is en klopt met de medicatie die een persoon moet krijgen. HKZ-formulieren meer gebruiken JA Het formulier voor (bijna) ongevallen t.b.v. het HKZ-keurmerk werd nauwelijks gebruikt. Dit omdat dit formulier niet helemaal passend was voor de zorgboerderij. Dit formulier is bijgesteld en is nu zo opgemaakt dat hij beter bij de organisatie past. Dit was in 2012 al aangepast, maar nu werken we er nog beter en meer mee indien nodig. Ook bij kleinere ongelukjes kan hij nu ingevuld worden zodat er een beter jaaroverzicht is van de ongevallen en welke acties daarop genomen moeten worden of inmiddels zijn genomen om herhaling te voorkomen _jv2013_1412_ Zorgboerderij Alles Kidts _jv2013_1412_zorgboerderij alles kidts_jan2013-dec2013 Pagina 15

17 Open dag 2013 JA In juni 2013 hebben is er bij de Zorgboerderij een open dag georganiseerd. Eerst was het rustig, in de loop van de ochtend liep het voller en aan het einde van de dag kan ik zeggen dat het een geslaagde open dag was. Uiteindelijk toch best veel bezoek gehad en er zijn rondleidingen gegeven door het personeel van de zorgboerderij. Het personeel was ook dit jaar weer bereid om vrijwillig te helpen. Heel erg fijn en mooi! omdat de bezoekers zo gelijk kunnen zien waaruit het team van de zorgboerderij bestaat. Ook waren er een aantal mensen van andere organisaties langs gekomen. Wat ik zelf erg prettig vindt, op deze manier kan je goed netwerken en contacten leggen met zorg collega s. Hopelijk komen er dit jaar ook mensen vanuit de gemeente en overige betrokkenen en deskundigen uit de zorg langs om te netwerken en te praten over de decentralisatie en de veranderingen in de zorg _jv2013_1412_ Zorgboerderij Alles Kidts _jv2013_1412_zorgboerderij alles kidts_jan2013-dec2013 Pagina 16

18 Geven de genoemde ontwikkelingen aanleiding om het beleid bij te sturen? Het beleid hoeft op dit moment niet bijgestuurd te worden. Ik kan zeggen dat ik erg tevreden ben met de gang van zaken. Wanneer het wel bijgestuurd moet worden, zal ik daar zorg voor dragen. Het beleid moet misschien wel de aankomende 2 jaar bijgesteld worden. Dit n.a.v. de transitie WMO en onderling directer samenwerken met collega zorgboeren, instellingen, gemeentes etc. Wel zou ik nog steeds meer cliënten voor de dagopvang door de week willen werven. Ik heb een mooie locatie > ruim, overzichtelijk, ontspannend en uitdagend. Hier zijn voor meerdere doelgroepen meerdere mogelijkheden. Meer hierover in het volgende hoofdstuk. Doelstellingen voor het komende jaar Doel: Per 2015 zijn er op minimaal 3 dagen per week, 6 cliënten aangemeld voor de dagbesteding. Hopelijk komt er dit jaar meer animo voor de dagopvang en kan er meer samen gewerkt worden met andere organisaties en de gemeenten. Hier ga ik hard mijn best voor doen. Dit was vorig jaar ook een doel van mij. Omdat deze nog niet bereikt is, is dit nog steeds een doel en blijft het een doel. Cliënten werven en netwerken zal denk ik altijd een doel blijven, dit hoort bij het werk en de organisatie. Je moet nooit gaan stilzitten, altijd vooruit kijken en blijven kijken waar je kan verbeteren, ontwikkelen of kan groeien met je organisatie. Waarom het zo moeilijk is om cliënten te werven voor de dagopvang > dus (jong) volwassenen voor door de week weet ik niet. Wel weet ik dat er best vraag is naar dagopvang / dagbesteding voor (jong) volwassenen en ouderen. Misschien dat nog niet iedereen weet dat Alles Kidts ook voor jongeren / volwassenen / ouderen is. Misschien komt het door de naam, die echter een dubbele betekenis heeft; Kids = kinderen Kits = alles is goed Dus zowel voor de kinderen en jongeren als voor de volwassenen en ouderen zijn er vele mogelijkheden bij Zorgboerderij Alles Kidts. Gericht op; opvang, zorg, begeleiding, dagbesteding, activiteiten, training, voor ondersteuning bij uiteenlopende hulpvragen Maar dit is geen reden om het beleid bij te sturen, wel om na te denken over de uitstraling van het logo en hoe je de oudere doelgroep beter zou kunnen bereiken; veel reclame maken, zelf werken aan de PR, website bijhouden en mensen uitnodigen voor de aankomende open dag, naar bijeenkomsten gaan (wat we afgelopen jaar ook veel gedaan hebben) _jv2013_1412_ Zorgboerderij Alles Kidts _jv2013_1412_zorgboerderij alles kidts_jan2013-dec2013 Pagina 17

19 Actielijst; Na de eerste controle van mijn jaarverslag (zie brief ), kreeg ik als feedback dat ik de laatste 2 kolommen niet in hoef te vullen. Ik heb dit aangepast. Echter heb ik de kolom Realisatie begin datum bij sommige punten wel ingevuld omdat ik weet dat wij op die datum beginnen. Dit is door onszelf al ingepland en houden wij rekening mee in onze agenda. ik vindt het prettig als ik die datum in die kolom laat staan, zodat wij dat terug kunnen lezen en hier rekening mee kunnen houden en de actie tijdig uit gaan voeren. De kolom betreft eind datum heb ik leeg gehaald en zal ik invullen als de actie gerealiseerd is gaandeweg het jaar. Actielijst naam zorgboerderij : Zorgboerderij Alles Kidts Datum (mm-jjjj) : Boerderijnummer: 1412 Jaar: van januari 2014 tot december 2014 Acties Planning Realisatie Onderwerp actiepunt Jaarlijks terugkerende acties Actualisatie van de RI&E Oefening calamiteitenplan Evaluatie gesprekken met deelnemers deze gesprekken lopen het hele jaar door en keren jaarlijks terug, daarom is er alleen een planning ingevuld en geen datum bij realisatie. Het is de bedoeling dat deze evaluatiegesprekken elk jaar gehouden worden voor elke deelnemer. Wie is verantwoordelijk Directie / 1 e medewerker Directie / 1 e medewerker Directie / 1 e medewerker Begin datum Eind datum Begin datum Eind datum Januari 2014 Juli 2014 Januari 2014 Februari 2014 September 2014 December 2014 Februari 2014 September 2014 / / Tevredenheidonderzoek Directie Mei 2014 Juni 2014 September 2014 Functioneringsgesprekken deze gesprekken lopen het hele jaar door, afhankelijk van het contract. Actualisatie BHV dit loopt het hele jaar door, afhankelijk van wanneer Directie / 1 e medewerker Directie / 1 e medewerker / / / / / / / / _jv2013_1412_ Zorgboerderij Alles Kidts _jv2013_1412_zorgboerderij alles kidts_jan2013-dec2013 Pagina 18

20 iemand op BHV cursus gaat. Diegene die een geldig BHV-certificaat heeft en in dienst is van de zorgboerderij gaat ook elk jaar op herhaling. De directie is verantwoordelijk voor de opgave van de BHVcursussen en plant het personeel hiervoor in, eventueel in overleg met de 1 e medewerker > die maakt de maandplanning en kijkt naar de mogelijkheden. Opstellen jaarverslag Directie Jan Dec Jan.2015 Acties n.a.v. de RI&E Directie / 1 e medewerker Februari 2013 April 2014 Acties vanuit kwaliteitssysteem,evaluatie of audit: Evaluatiegesprekken betreft voortgang cliënten, Doelomschrijvingen formuleren middels een methode, bijvoorbeeld volgens de SMART, netwerken, cliënten dossiers nakijken op volledigheid. Directie / 1 e medewerker / Aan deze punten werken wij het gehele jaar door en hebben het gehele jaar onze aandacht, omdat het punten zijn die je niet in 1 keer kunt uitvoeren en jaarlijks terug keren. Januari 2014 Februari 2014 Maart 2014 Meldcode huiselijk geweld Directie April 2014 (dit wordt besproken, doorgenomen en genotuleerd tijdens de personeelsvergadering op 8 april Daarna wordt het doorgevoerd en toegepast binnen de organisatie. Mei 2014 Mei _jv2013_1412_ Zorgboerderij Alles Kidts _jv2013_1412_zorgboerderij alles kidts_jan2013-dec2013 Pagina 19

21 Klachtenprocedure Directie April 2014 (dit wordt besproken, doorgenomen en genotuleerd tijdens de personeelsvergadering op 8 april Daarna wordt het doorgevoerd en toegepast binnen de organisatie en worden ouders op de hoogte gebracht. Deze brief zal meegestuurd worden met de aankomende nieuwsbrief in de maand april / mei Mei 2014 Mei _jv2013_1412_ Zorgboerderij Alles Kidts _jv2013_1412_zorgboerderij alles kidts_jan2013-dec2013 Pagina 20

22 Inspraakbijeenkomsten; Directie Mei 2014 Dec Deze hebben nog niet plaats gevonden bij de Zorgboerderij maar gaan ingepland worden en zullen een jaarlijks terug kerende actie zijn om zo de kwaliteit te blijven waarborgen en te weten wat de deelnemers belangrijk vinden tijdens de opvang- en zorgmomenten of waar eventueel wijzigingen / verbeteringen aangebracht kunnen worden. Voor elke inspraakbijeenkomst wordt tijdig een datum bekend gemaakt. Van elke inspraakbijeenkomst wordt een verslag gemaakt. Omdat Zorgboerderij Alles Kidts een kleine en zelfstandige organisatie is, en er tussen de 10 en 50 cliënten gebruik maken van de opvang kies ik er voor om de inspraakbijeenkomsten te combineren en in te plannen tijdens; - een open dag, - een inloop moment voor de ouder(s) / verzorger(s) van reeds aangemelde kinderen / cliënten, - een vergadering met betrokken ouders die zich hiervoor opgeven, - tijdens een keukentafel gesprek, - anders Dit wordt ingevoerd in 2014 en zal terug te lezen zijn in het jaarverslag van _jv2013_1412_ Zorgboerderij Alles Kidts _jv2013_1412_zorgboerderij alles kidts_jan2013-dec2013 Pagina 21

23 Overige acties Verbeteren en optimaliseren kantoor automatisering Het vervangen van de oude PC s directie, stafmedewerker, 1 e medewerker en medewerkers. Implementatie van Office 365 en optimaliseren van de beveiliging, apparatuur, geautoriseerde bestanden toegang / opslag en netwerktoegang. Het werken in een beveiligde cloud omgeving i.v.m. diefstal preventie, centraal beheer van gevoelige cliënten- en bedrijfsgegeven. Dus niet meer gebruik maken van losse gegevensopslag (b.v. USB sticks etc) van cliënten en bedrijfsgegevens op de PC s. De vervanging van apparatuur en implementatie van het ICT systeem vind plaats via een gecertificeerd ICT bedrijf. Stafmedewerker In afstemming met en goedkeuring van de directie. I.s.m. 1 e medewerker. Januari 2014 Stapsgewijze aanschaf en implementatie met ondersteuning van een gecertificeerd ICT bedrijf. Februari 2014 Januari 2014 Februari 2014 = gereed Afspreken van een onderhoud en (online) service ondersteuning met betreffende ICT bedrijf voor meerdere jaren. Open dag > deze wordt altijd eind juni / begin juli gehouden. Dit jaar bestaat Zorgboerderij Alles Kidts 5 jaar en wil ik de open dag goed gaan vieren en veel reclame maken. Daarom zal de open dag iets verplaatsen naar de maand September, zodat we iets meer ruimte en tijd hebben om te netwerken voor de toekomst. En zal medio Juni / Juli een moment voor de huidige kinderen / cliënten en de ouder(s) / verzorger(s) georganiseerd worden om dit samen te vieren. Een planning hiervoor wordt gemaakt. Directie / 1 e medewerker. Personeelsleden kunnen en mogen helpen bij de voorbereidingen indien zij dat willen en leuk vinden. Tevens kunnen er ideeën aangedragen worden door overige instanties / zorgboer collega s. Maart 2014 Mei 2014 Actualiseren Cliënten Dossiers Directie Maart 2014 April 2014 Mei 2014 Netwerken / cliënten werven voor de dagbesteding Directie / 1 e medewerker. Overige personeelsleden. Maart 2014 April 2014 Toekomst _jv2013_1412_ Zorgboerderij Alles Kidts _jv2013_1412_zorgboerderij alles kidts_jan2013-dec2013 Pagina 22