Aansluiting van crisispartners op de crisisorganisatie. Versie: 2.0, 3 maart 2015

Transcriptie

1 Aansluiting van crisispartners op de crisisorganisatie Versie: 2.0, 3 maart 2015

2 Instituut Fysieke Veiligheid Postbus HA Arnhem Kemperbergerweg 783, Arnhem Colofon Titel: Aansluiting van crisispartners op de crisisorganisatie Datum: 3 maart 2015 Versie: 2.0 Deze uitgave is vastgesteld door de regiegroep Netcentrisch Werken van het Veiligheidsberaad. Deze uitgave is tot stand gekomen door een samenwerking tussen de veiligheidsregio s in Nederland en het NCC en LOCC, ondersteund door het Instituut Fysieke Veiligheid. De samenstellers hebben de grootst mogelijke zorg aan de inhoud van deze uitgave besteed. Aan de inhoud kunnen echter geen rechten worden ontleend en de samenstellers aanvaarden geen enkele aansprakelijkheid die zou kunnen voortvloeien uit de inhoud van deze uitgave. Overname van informatie uit deze publicatie is toegestaan, mits met bronvermelding. 2/18

3 Inhoud Inhoud 3 1 Crisispartners: samenwerken in een netwerk Rol van de veiligheidsregio Rollen van crisispartners Opbouw van het beeld Succesfactoren 8 2 Definitie aansluitprofielen Kernprofiel Aansluitprofiel STRUCTURELE AANSLUITING Aansluitprofiel AD-HOC-AANSLUITING Aansluitprofiel PROCESAANSLUITING STAND-BY-PROFIEL Samenvatting 15 Bijlage: Uitwerking aansluitprofielen 16 3/18

4 4/18

5 1 Crisispartners: samenwerken in een netwerk Crisisbeheersing betekent samenwerken tussen verschillende organisaties, processen en vakgebieden. Elke crisispartner levert een eigen noodzakelijke bijdrage aan het geheel. Binnen het samenwerkingsnetwerk van partners spreekt elk van de partners tot op zekere hoogte zijn eigen taal. Samenwerken in dit netwerk vereist een goede informatieorganisatie, heldere afspraken over rollen, verantwoordelijkheden en de bereidheid van alle partijen om zich hieraan te committeren. Doelstelling van het delen van informatie in dit netwerk is het ondersteunen van gezamenlijke besluitvorming. Dit doen we met het opstellen van eigen beelden en deze te veredelen tot een situatiebeeld. Regie op dit informatieproces is noodzakelijk om informatie te kunnen verzamelen, verifiëren en te veredelen tot een situatiebeeld: een voor iedere partij relevante en overzichtelijke samenvatting. In dit stuk wordt het informatieproces beschreven op het niveau van het netwerk van crisispartners. Het beschrijft de verschillende rollen die partners kunnen hebben. Er wordt een uniforme werkwijze beschreven voor de opbouw van de informatieorganisatie. 1.1 Rol van de veiligheidsregio De rol van de veiligheidsregio binnen dit netwerk is tweeledig. Vanuit de veiligheidsregio worden inhoudelijk de processen bevolkingszorg, brandweerzorg en geneeskundige zorg ingevuld. Verder is de veiligheidsregio verantwoordelijk voor de coördinatie binnen het totale netwerk althans als de openbare orde of veiligheid in het geding is. Dit stuk richt zich op deze laatste rol. De genoemde coördinerende rol begint niet pas op het moment dat er sprake is van een veiligheidsincident maar is continu gericht op het monitoren van veiligheidsrisico s en op de beschikbaarheid en gereedheid van benodigde capaciteiten en expertises. De veiligheidsregio is eindverantwoordelijk voor het totaalbeeld. Onder het totaalbeeld vallen alle eigen beelden van crisispartners in het netwerk. De veiligheidsregio draagt zorg voor de veredeling van alle beschikbare informatie en eigen beelden van crisispartners tot een situatiebeeld. Het situatiebeeld is de actuele en geverifieerde samenvatting van het incident inclusief de benoemde knelpunten, de bestrijding en verwachtingen. 1.2 Rollen van crisispartners We onderscheiden verschillende rollen van crisispartners: 5/18

6 A. Partners in de primaire kernbezetting van de veiligheidsregio typisch deel uitmakend van de algemene keten. B. Partners met een verantwoordelijkheid of zorgplicht van een systeem, gebied of object typisch deel uitmakend van een functionele keten. C. Partners met specifieke capaciteit, kennis of vaardigheden. D. Partners met de wettelijke controlerende of evaluerende bevoegdheid (inspecties) 1. In Figuur 1 zijn de rollen A tot en met C gevisualiseerd. In de figuur is tevens tot uitdrukking gebracht dat crisispartners met specifieke verantwoordelijkheden (A of B) beslissen over inschakeling van crisispartners met specifieke capaciteiten of expertises (C). Figuur 1 - Rollen van crisispartners Crisispartner met (A) algemene of (B) functionele verantwoordelijkheid Schakelt in Ondersteunt (C) Crisispartner met specifieke capaciteiten, of expertises We maken tevens onderscheid in: landelijke vs. regionale partners; structurele vs. ad-hocpartners. Eén partner kan verschillende rollen hebben. Defensie kan bijvoorbeeld ondersteunen met capaciteit (rol C). Bij een incident op een vliegbasis heeft Defensie echter de rol van verantwoordelijke van een object (rol B). Een bij een incident betrokken crisispartner heeft een informatierecht en een informatieplicht. Hij heeft recht op die informatie die nodig is om de activiteiten, inclusief de crisiscommunicatie, af te stemmen met die van de overige partners. Hij heeft zelf ook de plicht om dit soort informatie met de overige partners te delen. Een crisispartner is zelf verantwoordelijk voor het eigen beeld van het gebied, systeem, object of de taak waarvoor deze verantwoordelijk is. 1.3 Opbouw van het beeld In het Referentiekader Regionaal Crisisplan (RRCP) worden vijf primaire basisprocessen in de crisisbeheersing gedefinieerd: bevolkingszorg, politiezorg, brandweerzorg, geneeskundige zorg en als voorbeeld van een functionele keten water & scheepvaartzorg. Achter deze processen bevindt zich een netwerk aan organisaties die per 1 In deze versie van dit document wordt deze groep van partners nog niet besproken. 6/18

7 organisatie eigen wettelijke verantwoordelijkheden, bevoegdheden, kennis, capaciteiten en actuele informatie beschikbaar hebben. Om te komen tot een eigen beeld van het hele proces, dient eerst integratie van informatie van de organisaties in dat proces plaats te vinden. Conform het concept van Netcentrisch Werken, wordt het informatiebeeld van onderaf opgebouwd. In dit stuk wordt daarom idealiter uitgegaan van het volgende stappenplan in de ontwikkeling van het informatieproces: 1. Stap 1: Allereerst moet het informatieproces worden georganiseerd per organisatie. 2. Stap 2: Als vervolgstap kan de informatie van organisaties worden geïntegreerd tot een eigen beeld per primair proces. 3. Stap 3: Ten slotte komen deze beelden in de hoofdstructuur van de crisisbeheersing veiligheidsregio s bij elkaar. In Figuur 2 zijn deze drie stappen in een gefingeerde organisatie gevisualiseerd. Figuur 2 - Visualisatie van de stappen om tot een multidisciplinair totaalbeeld te komen Aannemer 1 RIVM DCCs Ziekenhuis Waterschap NCC/ LOCC NCTV ECC Buurlanden Huisarts GHOR Multidisciplinair totaalbeeld Bevolkingszorg Media Aannemer 2 Brandweer Politie Nutsbedrijf Omgevingsdienst Defensie Uitvoerder verkeersmaatregelen Aannemer 3 Om praktische redenen kan het nodig zijn van dit ideale stappenplan af te wijken. Ook als voor een bepaalde organisatie of een bepaald proces stap 1 of stap 2 niet gezet zijn, kan het immers nodig zijn in het kader van grootschalig optreden informatie te delen en samen te werken. Voor een goed begrip van deze handreiking is het echter goed om het hierboven beschreven ideale stappenplan in het achterhoofd te houden. 7/18

8 1.4 Succesfactoren Om alle beschikbare informatie te kunnen veredelen tot een kernachtige en overzichtelijke samenvatting van het incident, zijn de kwaliteit en snelheid van de aangeleverde informatie door crisispartners noodzakelijk. Dit kan betekenen dat bij het aansluiten van crisispartners op de informatieorganisatie van de veiligheidsregio aan voorwaarden moet worden voldaan. In generieke zin is dit hierboven al tot uitdrukking gebracht in het geschetste stappenplan. Er wordt zo veel mogelijk ruimte geboden voor crisispartners om op een voor de partner kosteneffectieve wijze aan te sluiten; de inspanning moet in verhouding staan tot wat het oplevert. Naast de algemene succesfactoren voor Netcentrisch Werken worden specifiek voor samenwerking met crisispartners de volgende succesfactoren genoemd: Wees selectief Kies bewust in welke externe partijen qua samenwerking wordt geïnvesteerd; wat je zelden samen doet, doe je zelden samen goed. Het is niet erg efficiënt om op regionaal niveau te investeren in relaties met crisispartners waarmee je niet min of meer dagelijks/wekelijks te maken hebt. Als er op regionaal niveau niet sowieso al frequent contact is, kun je de afstemming beter op landelijk niveau organiseren. Als voor samenwerking op regionaal niveau wordt gekozen, moet hierin bewust geïnvesteerd worden. Coördinatie vs. inhoudelijke expertise Maak een bewuste keuze op welk niveau binnen de hoofdstructuur van de crisisbeheersing en rampenbestrijding de samenwerking met een specifieke partij wordt belegd. Kies vervolgens een coördinatietaal die past bij het niveau van de samenwerking. Laat de inhoudelijke expertise liggen waar zij thuishoort. First things first! Investeer eerst in het goed op elkaar laten aansluiten van de informatieprocessen van de samenwerkende partijen, voordat op een gestructureerde wijze aan informatie-uitwisseling wordt gewerkt. Bedenk bijvoorbeeld dat het verstrekken van een LCMS-account zonder de daarbij behorende procesafspraken over wederzijdse verwachtingen, gemakkelijk tot misverstanden en ruis kan leiden. Afspraken over informatiegebruik Maak afspraken over het gebruik van de gedeelde informatie. Gedeelde informatie mag niet worden gebruikt voor andere (extern gerichte) doeleinden dan rampenbestrijding en crisisbeheersing. Bedenk hierbij overigens dat de informatie die in het Landelijk Crisis Management Systeem (LCMS) wordt gedeeld stuurinformatie is en in beginsel geen procesinformatie. LCMS bevat daarom in principe geen vertrouwelijke en privacygevoelige informatie. Afspraken over crisiscommunicatie Maak heldere afspraken over communicatie richting onderscheiden doelgroepen. Deze afspraken moeten recht doen aan de realiteit van de modernste communicatiemedia. 8/18

9 2 Definitie aansluitprofielen Om met een uniforme werkwijze crisispartners op een voor hen kosteneffectieve wijze te kunnen aansluiten op de hoofdstructuur van de crisisbeheersing, worden vijf aansluitprofielen beschreven. De lichtrood gearceerde profielen passen typisch bij een crisispartner met een algemene of functionele verantwoordelijkheid. De lichtgroen gearceerde profielen passen typisch bij een crisispartner die specifieke capaciteiten of expertise levert. Hoe de partner daadwerkelijk aansluit, wordt door een veiligheidsregio of door één van de landelijke gremia Nationaal Crisiscentrum (NCC) en Landelijk Operationeel Coördinatie Centrum (LOCC) bepaald op basis van de rol van de partner, de kwaliteit en de vorm van de informatieproducten, het feit of het een landelijke of regionale partner is en of deze structureel aansluit of op ad-hocbasis. De toegangverlening tot LCMS en het beheer van de accounts van crisispartners is belegd bij de functionele beheerders binnen veiligheidsregio s en de genoemde landelijke gremia. Tabel 1 - Overzicht aansluitprofielen Titel Kenschets Regie op eigen beeld in LCMS Type toegang tot LCMS Aanspreek -punt Informatie Aanspreekpunt Coörd. KERNPROFIEL Heeft netcentrische informatieorganisatie en onderhoudt actueel eigen beeld Ja; indien mogelijk import uit netcentrisch eigen beeld Lees/schrijf HIN (piket) AC (piket) STRUCTURELE AANSLUITING Heeft informatieorganisatie en rapporteert periodiek via SitRap Geen Lees/schrijf onder regie van VR HIN AC AD-HOC- AANSLUITING Heeft geen informatieorganisatie; informatieverantwoordelijk heid wel belegd; heeft selectief toegang tot informatie Geen Lees/ aanleveren van informatie buiten LCMS om of via gedetacheerde HIN Liaison PROCES- AANSLUITING Aansluiting via één van de processen, monodisciplines of multidisciplinaire gremia Geen Geen Nvt STAND-BY PROFIEL Partner veelal leverancier van capaciteit of expertise is stand-by en kan worden verzocht in actie te komen door (bemiddeling van) NCC/LOCC Geen Mogelijk; in koude fase zonder toegang tot specifieke activiteit HIN Beslissingsbevoegde 9/18

10 2.1 Kernprofiel De politie of brandweer kan bijvoorbeeld aansluiten op basis van een KERNPROFIEL. Dit kan ook gelden voor een waterschap. Het zijn partners met een algemene of functionele verantwoordelijkheid en met een intern netcentrische informatieorganisatie 2. Ook de regionale multidisciplinaire coördinatiegremia meldkamer, CoPI, ROT, GBT en RBT als ook het NCC en het LOCC zijn typische voorbeelden van KERNPROFIELEN. Informatie-uitwisseling is geborgd en kan op digitale wijze worden ontsloten, waarbij duiding wordt gegeven door een informatieorganisatie en liaisons. Er zijn heldere afspraken hoe en wanneer de partner aansluit bij de besluitvorming in de diverse coördinatiegremia. Het KERNPROFIEL: > Is in staat om zelfstandig een continu en geverifieerd eigen beeld op te stellen bestaande uit tekst en geo-informatie, kan dit digitaal ontsluiten en de veiligheidsregio kan het situatiebeeld digitaal ontvangen. > Heeft een interne informatieorganisatie met een hoofd informatie (HIN) dat voldoet aan de eisen voor het examen Hoofd Informatie van het IFV/Politieacademie, een backoffice van de HIN inclusief plotters. Deze informatieorganisatie is 24/7 bereikbaar en kan na alarmering binnen een halfuur een startbeeld/situatiebeeld opstellen. > Heeft een wederzijdse overeenkomst opgesteld met de veiligheidsregio dat informatie alleen wordt gelezen en gebruikt indien het werk dat noodzakelijk acht, dat informatie met de grootst mogelijk zorg en vertrouwelijkheid wordt behandeld. Deze overeenkomst wordt getekend door elke functionaris die toegang heeft tot informatie van andere organisaties. Een afschrift daarvan wordt gearchiveerd door de betrokken veiligheidsregio. > Heeft een opgeleide en geoefende liaison, die binnen een uur na alarmering het eigen beeld in de hoofdstructuur (ROT of CoPI) kan toelichten en duiden. > Heeft een namens de organisatie beslissingsbevoegde functionaris (algemeen commandant crisispartner) die binnen een uur na alarmering in de hoofdstructuur (ROT of CoPI) kan deelnemen aan de gezamenlijke besluitvorming. > Heeft wederzijdse werkafspraken gemaakt met de betrokken veiligheidsregio s op het gebied van bereikbaarheid, gezamenlijk oefenen en het leren kennen van elkaars werkterrein, bevoegdheden, verantwoordelijkheden en expertise. Partijen weten waar ze elkaar nodig hebben en elkaar kunnen helpen. > Heeft uitgebreide afspraken gemaakt tussen betrokken mensen in de informatieorganisatie en leidinggevenden in de crisisorganisatie over beschikbare informatie, relevante raakvlakken tussen beide werkvelden, noodzakelijke en wenselijke informatieproducten inclusief de minimale inhoud daarvan en wanneer deze worden uitgewisseld. > Heeft het informatieproces en de informatieproducten beschreven en afgestemd met alle betrokken veiligheidsregio s. > Beschikt over een eigenstandig technisch middel dat onafhankelijk van de multidisciplinaire opschaling het interne informatieproces ondersteunt en dat een-op-een koppelbaar is met het ondersteunende systeem dat de veiligheidsregio s gebruiken. 2 Hierbij moet worden opgemerkt dat de kernbezetting van de crisisorganisatie (politiezorg, geneeskundige zorg, brandweerzorg en bevolkingszorg) in beginsel aansluit als KERNPROFIEL, ook als de interne informatieorganisatie nog niet op netcentrische wijze op orde is. Het dient wel de intentie te zijn om deze organisatie binnen drie jaar (2017) op orde te hebben. 10/18

11 Voorbeeld Een waterschap met een netcentrische informatieorganisatie is een voorbeeld van een crisispartner waarbij een KERNPROFIEL goed past. Een waterschap is verantwoordelijk voor de regionale watersystemen in zijn beheersgebied; dit zijn meestal kleinere wateren, zoals kanalen en poldervaarten. Hierbij gaat het zowel over waterkwaliteit als over waterkwantiteit. Denk bij waterkwaliteit aan het zuiveren van afvalwater en het voorkómen en bestrijden van vervuiling en denk bij waterkwantiteit aan het beheer van waterstanden en het voorkómen en bestrijden van extreme natheid en extreme droogte. In het Referentiekader Regionaal Crisisplan zijn deze verantwoordelijkheden op eenzelfde wijze in het schema van het regionaal operationeel team gevisualiseerd als verantwoordelijkheden op het gebied van bevolkingszorg, brandweerzorg, geneeskundige zorg en politiezorg. Een waterschap met een KERNPROFIEL onderhoudt een actueel en deelbaar eigen beeld. Dit beeld vormt de basis voor de bijdrage aan het actueel gedeeld totaalbeeld van de totale crisisorganisatie. Met het waterschap zijn afspraken gemaakt over alarmering en vertegenwoordiging in een CoPI en/of een ROT. Deze afspraken hebben zowel betrekking op het informatiemanagementproces als op het proces van leiding & coördinatie. Bij een waterschap dat (nog) niet in staat is op een netcentrische wijze een eigen beeld te onderhouden is een STRUCTURELE AANSLUITING (zie volgende paragraaf) beter passend. 2.2 Aansluitprofiel STRUCTURELE AANSLUITING Een partner die aansluit met het profiel STRUCTURELE AANSLUITING is bijvoorbeeld een waterschap. Het gaat om partners met een algemene of functionele verantwoordelijkheid en met weliswaar een informatieorganisatie maar zonder dat die intern netcentrisch georganiseerd is. Er zijn wel vergaande afspraken over het informatieproces, informatieproducten en de kwaliteit van het informatiemanagementproces. Door een goed opgeleid hoofd informatie (HIN) bij de crisispartner wordt de kwaliteit van de informatie-uitwisseling gewaarborgd. Informatie-uitwisseling vindt plaats onder regie van de regievoerende informatiemanager van de veiligheidsregio. De STRUCTURELE AANSLUITING: > Is in staat om op vooraf overeengekomen tijden een geduid en geverifieerd eigen beeld aan te leveren. > Heeft een interne informatieorganisatie met een hoofd informatie (HIN) dat voldoet aan de eisen voor het examen Hoofd Informatie van het IFV/Politieacademie, een backoffice van de HIN inclusief plotters. > Heeft een HIN die in staat is om (onder regie van de regievoerende informatiemanager van de veiligheidsregio) de belangrijkste relevante informatie op een voor andere partijen begrijpelijke wijze in LCMS te schrijven (als onderdeel van het ROT- of CoPIbeeld). > Heeft een wederzijdse overeenkomst opgesteld met de veiligheidsregio dat informatie alleen wordt gelezen en gebruikt indien het werk dat noodzakelijk acht, dat informatie met de grootst mogelijk zorg en vertrouwelijkheid wordt behandeld. Deze overeenkomst wordt getekend door elke functionaris die toegang heeft tot informatie van andere organisaties. Een afschrift daarvan wordt gearchiveerd door de betrokken veiligheidsregio. > Heeft een opgeleide liaison die binnen een uur na alarmering dan wel zoveel eerder als door de betreffende veiligheidsregio en de partner noodzakelijk wordt geacht het eigen beeld in de hoofdstructuur (ROT of CoPI) kan toelichten en duiden. 11/18

12 > Heeft een namens de organisatie beslissingsbevoegde functionaris (algemeen commandant crisispartner) die na een alarmering van deze specifieke partner in de hoofdstructuur (ROT of CoPI) kan plaatsnemen en kan deelnemen aan de gezamenlijke besluitvorming. > Heeft wederzijdse werkafspraken gemaakt met de betrokken veiligheidsregio s op het gebied van bereikbaarheid, gezamenlijk oefenen en het leren kennen van elkaars werkterrein, bevoegdheden, verantwoordelijkheden en expertise. Partijen weten waar ze elkaar kunnen ondersteunen. > Heeft afspraken gemaakt tussen betrokken mensen in de informatieorganisatie en leidinggevenden in de crisisorganisatie over beschikbare informatie, relevante raakvlakken tussen beide werkvelden, noodzakelijke en wenselijke informatieproducten inclusief de minimale inhoud daarvan en wanneer deze worden uitgewisseld. Voorbeeld Een voorbeeld van een crisispartner waarbij een STRUCTURELE AANSLUITING goed past is een netbeheerder. Elektriciteitsnetbeheerders zijn verantwoordelijk voor de aanleg, het onderhoud en beheer van het elektriciteitsnetwerk en voor het transport van elektriciteit in een bepaalde regio. Een elektriciteitsnetbeheerder met een STRUCTURELE AANSLUITING is bijvoorbeeld in staat in het geval van een grote stroomstoring periodiek een gevalideerd eigen beeld aan te leveren dat zowel het gestoorde gebied als het herstelplan omvat. Een elektriciteitsbedrijf met een STRUCTURELE AANSLUITING beschikt over een gekwalificeerde HIN die zicht heeft op het informatieproces binnen de eigen crisisorganisatie. Met deze HIN zijn afspraken gemaakt over alarmering en vertegenwoordiging in een CoPI en/of een ROT. De HIN is in staat om op basis van de informatie die binnen de organisatie van de elektriciteitsnetbeheerder aanwezig is periodiek een eigen beeld aan te leveren dat bijdraagt aan de multidisciplinaire beeldvorming binnen de totale crisisorganisatie. Onder regie van de informatiemanager van de veiligheidsregio wordt de informatie uit dit eigen beeld in LCMS geplaatst als onderdeel van het CoPI of ROT-beeld. 2.3 Aansluitprofiel AD-HOC-AANSLUITING Een partner die aansluit met het profiel AD-HOC-AANSLUITING is een partner die niet noodzakelijkerwijs een structurele interne informatieorganisatie hoeft te hebben. Deze partner is wel betrokken bij het incident, maar is niet cruciaal 3 in het informatieproces. Een voorbeeld van een partner die aansluit met het profiel AD-HOC-AANSLUITING is een willekeurig telecombedrijf, met wie de betreffende veiligheidsregio slechts beperkte informatieafspraken heeft gemaakt. Er zijn bijvoorbeeld geen afspraken over de kwaliteit van het informatieproces, informatieproducten en de kwaliteit van het informatiemanagement proces. Buurlanden of regio s van buurlanden zijn op dit moment ook typische voorbeelden van partijen die op landelijk of regionaal niveau als AD-HOC-AANSLUITING kunnen worden aangesloten. Er dient bij een AD-HOC-AANSLUITING wel minimaal een functionaris te zijn in de rol van hoofd informatie en iemand die eventueel op ad-hocbasis duiding kan geven op het eigen beeld. Informatie-uitwisseling vindt plaats onder regie van de regievoerende informatiemanager van de veiligheidsregio. Het meelezen blijft beperkt tot alleen de meest cruciale informatie en tot incidenten die voor die partner relevant zijn. 3 Ter beoordeling aan de regievoerende informatiemanager van de betreffende veiligheidsregio. 12/18

13 Indien de AD-HOC-AANSLUITING niet over een voldoende gekwalificeerd hoofd informatie beschikt, kan de veiligheidsregio ook een opgeleid (bij voorkeur gecertificeerd) hoofd informatie (HIN) naar de AD-HOC-AANSLUITING sturen, die in opdracht van de veiligheidsregio en met toestemming van de crisispartner het informatieproces van een AD-HOC-AANSLUITING uitvoert. Dit kan bijvoorbeeld ook een opgeleide HIN zijn van een buurregio. De verantwoordelijkheid voor het opstellen en aanleveren van een eigen beeld is en blijft volledig bij de partner belegd. Afhankelijk van de gemaakte afspraken kunnen eventueel kosten in rekening worden gebracht bij de betreffende partner. De AD-HOC-AANSLUITING: > Is in staat om op gezette tijden informatie aan te leveren. > Heeft een interne informatieorganisatie met ten minste iemand in de rol van hoofd informatie (HIN). > Heeft een liaison die na alarmering het eigen beeld in de hoofdstructuur (ROT of CoPI) kan toelichten en duiden (bij voorkeur voorzien van een minimale opkomsttijd/piket, maar dat is geen harde voorwaarde). > Heeft een namens de organisatie beslissingsbevoegde functionaris (algemeen commandant crisispartner) die na contact (fysiek of op afstand) met de hoofdstructuur (ROT of CoPI) kan deelnemen aan de gezamenlijke besluitvorming. > Heeft een wederzijdse overeenkomst opgesteld met de veiligheidsregio dat informatie alleen wordt gelezen en gebruikt indien het werk dat noodzakelijk acht, dat informatie met de grootst mogelijke zorg en vertrouwelijkheid wordt behandeld. Deze overeenkomst wordt getekend door elke functionaris die toegang heeft tot informatie van andere organisaties. Een afschrift daarvan wordt gearchiveerd door de betrokken veiligheidsregio. Voorbeeld Een voorbeeld van een crisispartner waarbij een AD-HOC-AANSLUITING goed past is een bedrijf dat getroffen is door een grote brand en niet beschikt over een interne informatieorganisatie. Een gekwalificeerde HIN uit de veiligheidsregio kan worden toegewezen aan het bedrijf. Vooraf zijn hierover afspraken gemaakt. In deze afspraken wordt ook de vergoeding geregeld. De HIN treedt op als intermediair tussen het bedrijf en de rest van de crisisorganisatie. Hij is in staat om op basis van de informatie die binnen de organisatie van het bedrijf aanwezig is bij te dragen aan de multidisciplinaire beeldvorming binnen de totale crisisorganisatie. Er zijn ook afspraken gemaakt met het bedrijf over contact met een beslissingsbevoegde die (fysiek of op afstand) kan deelnemen in gezamenlijke oordeels- en besluitvorming. 2.4 Aansluitprofiel PROCESAANSLUITING Aansluiten via een ander crisisbeheersingsproces en hen regie laten voeren. Bijvoorbeeld door incidentele landelijke partners als een landelijke sportkoepel (die informatie heeft over o.a. te spelen voetbalwedstrijden), VNO/NCW en productschappen aan te laten sluiten via het NCC of het LOCC. Op regionaal niveau kan een evenementenorganisatie van een dancefestival aan worden gesloten via de HIN van de politie. Andere voorbeelden van PROCESAANSLUITINGEN zijn scholen, bedrijven, woningbouwverenigingen, de Kamer van Koophandel of supportersverenigingen. 13/18

14 Voorbeeld Een voorbeeld van een crisispartner waarbij een PROCESAANSLUITING goed past is een ziekenhuis met een coördinerende rol in een traumaregio. Bij een grootschalig incident met veel slachtoffers speelt een dergelijk ziekenhuis een sleutelrol op het gebied van capaciteitsplanning. De GHOR is overall verantwoordelijk voor het proces geneeskundige zorg. Het betreffende ziekenhuis sluit dan ook via de GHOR op de crisisorganisatie aan. Het ziekenhuis draagt bij aan het geneeskundige eigen beeld waarover de GHOR regie voert. Dit geneeskundige eigen beeld, inclusief het ziekenhuisperspectief, wordt via de GHOR ingebracht in het multidisciplinaire totaalbeeld. 2.5 STAND-BY-PROFIEL Naast bovengenoemde vier aansluitprofielen is er op landelijk niveau behoefte om in de koude fase een aantal partners die capaciteiten hebben in de vorm van mensen middelen of kennis, op continue basis te kunnen aansluiten. Denk bijvoorbeeld aan USAR. Hierbij gaat het vooral om de functionaliteit om te scannen of er voor de partner relevante incidenten zijn gebeurd en het kunnen voorbereiden en vooralarmeren van betreffende capaciteiten, mensen of eenheden. We noemen deze partners STAND-BY-PROFIEL. Een STAND-BY-PROFIEL kan aansluiten via: > een eigenstandige leesmogelijkheid op landelijk niveau, waarbij heldere werkafspraken noodzakelijk zijn over professioneel gebruik en het vertrouwelijk omgaan met informatie. Er moet altijd sprake kunnen zijn van een tweeweg informatielijn: de crisispartner is altijd bereikbaar voor de regievoerende informatiemanager. > een 'scan en alarmeringsfunctionaliteit, via een landelijk gremium in de hoofdstructuur van de crisisbeheersing. Hierbij wordt de crisispartner gealarmeerd bij een relevant incident en krijgt deze op dat moment een tijdelijke toegang voor dat specifieke incident. Denk bijvoorbeeld aan USAR. Voorbeeld Een voorbeeld van een crisispartner met een STAND-BY-PROFIEL is Urban Search and Rescue Nederland (USAR.nl). USAR.nl is een specialistische bijstandseenheid met als missie het verlenen van integrale hulp na een ramp of een zwaar ongeval in binnen- en buitenland, gericht op het redden van mensen en dieren zolang dat nog kan. Via een scan- en alarmeringsfunctionaliteit van USAR.nl (belegd bij het NCC?) wordt actief gemonitord of zich situaties voordoen waar USAR.nl een waardevolle rol kan spelen. Het country focal point wordt gealarmeerd bij en gekoppeld aan voor USAR relevante incidenten. Hierover zijn ook afspraken gemaakt met het Ministerie van Veiligheid en Jusitie.. In het geval USAR.nl daadwerkelijk in een nationaal incident wordt ingezet, zal dat typisch gebeuren met een PROCESAANSLUITING via bijvoorbeeld het proces brandweerzorg. Deze transitie is in Figuur 3 gevisualiseerd in een uitsnede van Figuur 2. 14/18

15 Figuur 3 - Activering van een stand-by-partner USAR USAR RIVM DCCs ECC Ziekenhuis Brandweer NCC/ LOCC NCTV Buurlanden Huisarts GHOR Multidisciplinair totaalbeeld Bevolkingszorg Media 2.6 Samenvatting De wijze waarop verschillende partnergroepen typisch worden aangesloten, is samengevat in Tabel 2. Tabel 2 - Samenvatting typische aansluiting partnergroepen Hoofdstructuur crisisbeheersing regionaal, LOCC, NCC Hoofdstructuur crisisbeheersing interdepartementaal, internationaal Structurele crisispartners met een algemene of functionele verantwoordelijkheid Incidentele crisispartners met een algemene of functionele verantwoordelijkheid Partners met een rol in het leveren van capaciteit KERNPROFIEL STRUCTURELE AANSLUITING AD-HOC- AANSLUITING PROCES- AANSLUITING STAND- BY- PROFIEL () () 15/18

16 Bijlage: Uitwerking aansluitprofielen Aansluitprofiel KERNPROFIEL ORGANISATIE > Gecertificeerde HIN (binnen een uur inzetbaar, startbeeld binnen half uur). > Backoffice HIN, inclusief plotter. > Binnen een uur contact via HIN met een beslissingsbevoegde. > Liaison bereikbaar en/of binnen uur beschikbaar voor duiding in ROT/CoPI. PROCES > Tweeweg informatielijn: ook informatie brengen (statusinformatie, verifiëren van informatie, risico s en impactanalyse, knelpunten, tijdlijn, scenario s, maatregelen, geplande inzet). MENS > Verklaring m.b.t. gedrag, professioneel en vertrouwelijk gebruik van informatie (o.a. deugdelijk wachtwoordgebruik). > Minimumeis: gecertificeerde HIN (conform de eisen van het landelijk examen informatiemanager ROT). TECHNIEK > Elke gecertificeerde HIN van de crisispartner heeft de beschikking over een regionaal account van de desbetreffende veiligheidsregio. > De regievoerende informatiemanager kan het eigen beeld van de crisispartner ontsluiten in het CoPI of ROT-beeld, of (indien de rol van de partner dat bij dit incident noodzakelijk maakt) besluiten een eigen beeld van deze crisispartner in LCMS te activeren. > Uitgifte, beheer, toetsing, monitoring LCMS door regionaal functioneel beheer. 16/18

17 Aansluitprofiel STRUCTURELE AANSLUITING ORGANISATIE > Gecertificeerde HIN, binnen vooraf overeengekomen tijd bereikbaar en op afstand inzetbaar. Startbeeld binnen vooraf overeengekomen tijd beschikbaar. > Backoffice HIN, inclusief plotter. > Binnen een uur contact HIN met een beslissingsbevoegde. > Liaison bereikbaar en/of binnen uur beschikbaar voor duiding in ROT/CoPI. PROCES > Tweeweg informatielijn: ook informatie brengen (statusinformatie, verifiëren van informatie, risico s, knelpunten, tijdlijn, scenario s, maatregelen). > MENS > Verklaring m.b.t. gedrag, professioneel en vertrouwelijk gebruik van informatie (o.a. deugdelijk wachtwoordgebruik). > Minimumeis: gecertificeerde HIN (conform de eisen van het landelijk examen informatiemanager ROT). TECHNIEK > Elke gecertificeerde HIN van de crisispartner heeft de beschikking over een regionaal leesaccount van de desbetreffende veiligheidsregio. > De regievoerende informatiemanager kan de HIN van de crisispartner toestemming geven onder zijn regie het eigen beeld van de crisispartner ontsluiten in het CoPI of ROT-beeld. > Uitgifte, beheer, toetsing, monitoring LCMS door regionaal functioneel beheer. Aansluitprofiel AD- HOC-AANSLUITING ORGANISATIE > Door de betreffende crisispartner wordt een hoofd informatie (HIN) aangewezen; deze HIN kan eventueel ook worden gedetacheerd vanuit de veiligheidsregio. > Direct contact via deze HIN met een beslissingsbevoegde. > Liaison inzetbaar in CoPI/ROT. PROCES > Tweeweg informatielijn: ook informatie brengen (statusinformatie, verifiëren van informatie, wel/niet inzet, wanneer inzetbaar, enz.). MENS > Minimumeis: introductie informatiemanagement. TECHNIEK 17/18

18 Aansluitprofiel PROCESAANSLUITING ORGANISATIE > Iemand krijgt ad-hoc de rol van hoofd informatie (HIN) toegewezen. > Contact via deze HIN met een beslissingsbevoegde. PROCES > Bereikbaarheidsgegevens beschikbaar/opvraagbaar voor de procesverantwoordelijke. > Tweeweg informatielijn: informatie halen en brengen. MENS Geen minimale randvoorwaarden. TECHNIEK Geen minimale randvoorwaarden. Aansluitprofiel STAND-BY-PROFIEL ORGANISATIE > Aangewezen hoofd informatie (HIN), of iemand met deze rol. > Binnen een uur contact via deze HIN met een beslissingsbevoegde. PROCES > Bereikbaarheidsgegevens beschikbaar/opvraagbaar voor een regievoerende informatiemanager. > Tweeweg informatielijn: ook informatie brengen (statusinformatie, verifiëren van informatie, wel/niet inzet, wanneer inzetbaar enz.). MENS > Verklaring m.b.t. gedrag, professioneel en vertrouwelijk gebruik van informatie (o.a. deugdelijk wachtwoordgebruik). > Minimumeis: basisopleiding LCMS en introductie informatiemanagement. TECHNIEK > Leesaccount LCMS NB: Afgebakend tot wat noodzakelijk is: landelijk, regionaal of tot een bepaald soort incidenten. Indien mogelijk in de toekomst: een scan -account: Partner ziet relevante activiteiten en kan zich melden bij de regievoerende informatiemanager, die deze partner koppelt aan het volledige incident. 18/18