Zorgboerderij De Berkelhof

Transcriptie

1 Jaarverslag Januari december 2014 Zorgboerderij De Berkelhof Boerderijnummer: 1416 Kwaliteitssysteem Zorgboerderijen Versie 4.1, maart Federatie Landbouw en Zorg Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd of openbaar gemaakt zonder voorafgaande toestemming van Federatie Landbouw en Zorg _JV_1416_Zorgboerderij_De_Berkelhof pdf

2 Bedrijfsgegevens Naam van de zorgboerderij: Zorgboerderij De Berkelhof Adres: Haarlosesteeg 4 Postcode: 7273PV Woonplaats: Haarlo Provincie: Gelderland Land: Nederland Website: adres: info@deberkelhof.nl Gegevens 1e contactpersoon Naam: Erna Nieuwenhuis Adres: Haarlosesteeg 4 Postcode: 7273PV Woonplaats: Haarlo Land: Nederland Telefoonnummer: Mobiel nummer: adres: secretaresse@deberkelhof.nl Jaarverslag opgesteld door: Susanne Krisse Datum laatste wijziging: Overige betrokkenen: Dea Stam : _JV_1416_Zorgboerderij_De_Berkelhof pdf 2

3 Het algemene beeld van het afgelopen jaar Wat heeft De Berkelhof dit jaar gedaan? In 2014 heeft De Berkelhof opnieuw een belangrijke stap gezet. Zorg in Natura Na intensief onderzoek is begin 2014 besloten de WTZi erkenning aan te vragen met het doel in de toekomst zorg in natura (ZIN) te kunnen leveren. Dit met name voor de bewoners van de zorgboerderij. Om dit te kunnen realiseren is de verdere professionalisering vervolgd. Wmo Ook in de veranderingen met de Wmo hebben we onze actieve stappen, die reeds gezet waren in 2013, vervolgd. Zo heeft de directeur een actieve rol gespeeld in de communicatie en ontwikkelingen bij de gezamelijke gemeentes. Stichtingsstructuur De stichtingsstructuur is veranderd in een Raad van Toezicht (Rvt) model. De algemeen directeur is veranderd in bestuurlijk directeur, roepnaam directeur. Organisatorisch Voorbereidend op de wijzigingen in de zorg was er verder veel te doen op organisatorisch niveau. De Berkelhof heeft nu het elektronisch cliëntensysteem in eigen beheer, om voorbereid te zijn op de nieuwe ontwikkelingen. Er moesten verschillende beleidskaders worden opgesteld en ook moesten er keuzes voor de stichting worden gemaakt. Dit is gelukt door een intensieve samenwerking tussen Raad van Toezicht en de bestuurlijk directeur, maar zeker ook doordat de medewerkers een actieve rol hadden in dit proces. Samen met het betrokken team van de personeelsvertegenwoordigers (PVT) en enkele andere geïnteresseerde medewerkers heeft deze werkgroep zich zeer actief bezig gehouden. Audit kwaliteitskeurmerk In september vond de externe audit van het keurmerk kwaliteit laat je zien plaats. Deze audit werd met succes afgerond. Functioneringsgesprekken Zoals ieder jaar hebben er weer functioneringsgesprekken plaats gevonden met alle medewerkers, met uitzondering van medewerkers die vanwege langdurige ziekte afwezig waren of waarbij het dienstverband beëindigde. Bij ziekte worden er wel wel regelmatige verzuimbegeleidingsgesprekken gehouden. Nieuw dit jaar waren de functioneringsgesprekken met vrijwilligers. Aan de hand van een schriftelijk tevredenheidsonderzoek konden vrijwilligers aangeven of een functioneringsgesprek al dan niet gewenst was. Ook werden weer de standaard functionerings- en evaluatiegesprekken met de stagiaires gehouden. Wat is er voor de cliënten veranderd? Medezeggenschap cliënten De medezeggenschap van de cliënten is anders georganiseerd en gerealiseerd. Zo is er vanaf april 2014 een cliëntenraad actief. Ook vinden er regelmatig vergaderingen plaats met alle cliënten, de grote Berkelhof vergadering. Dit was/is voor iedereen een leerproces, maar _JV_1416_Zorgboerderij_De_Berkelhof pdf 3

4 over het algemeen een geweldig leuke ervaring. Structuur zorgplannen De structuur van de zorgplannen is herzien. Wij werken nu met een dynamisch zorgplan die voor de cliënt beter te overzien en te begrijpen is. De cliënten zelf ervaren deze werkwijze als zeer prettig. Welke resultaten hebben deze stappen De Berkelhof opgeleverd? Al deze gezamenlijke werkstappen hebben het gewenste succes opgeleverd: - De Berkelhof is nu gecontracteerd bij het Menzis zorgkantoor en mag Zorg in Natura leveren. - Ook met de gemeente konden afspraken rondom de begeleiding groep / dagbesteding gemaakt worden. Conclusie: De Berkelhof stapt vol vertrouwen het jaar 2015 in! De belangrijkste ontwikkelingen van het afgelopen jaar Aantal deelnemers Wonen: Begin 2014: 16 Uitstroom: 3 Instroom: 3 Eind 2014: 16 Reden mutaties: - overlijden: 1 - verhuizen: 2 - Instroom: 3 Reden van de verhuizing was dat de zorgvraag niet meer aansloot van hetgeen De Berkelhof kan bieden. Doelgroep: - Verstandelijke beperking: 16 Dagbesteding: Begin 2014 (incl. bewoners die deelnemen aan dagbesteding): 40 Uitstroom: 2 Instroom: 5 Eind 2014: 43 Er zijn naast de cliënten die er wonen nog 28 clienten van elders. Zij komen op verschillende dagdelen. In totaal zijn er op één dag ca. 30 cliënten aanwezig op de dagbesteding. Schommelingen ontstaan door verschillende groepsindelingen in verband met de individuele zorgvraag. Scholing en ontwikkeling _JV_1416_Zorgboerderij_De_Berkelhof pdf 4

5 Er hebben verschillende scholingen voor medewerkers plaatsgevonden: - BHV cursus Jaarlijks organiseren wij een BHV cursus op locatie voor tien medewerkers van zowel wonen als dagbesteding. Beleid is dat iedere medewerker die slaapdienst doet een geldig BHV/EHBO diploma heeft. Om het logistiek haalbaar te houden volgen vier medewerkers op een ander moment in het jaar de BHV herhalingscursus. - Medicatiecursus Teamcursus medicatie. Actueel in verband met een nieuwe cliënt opfrisonderwerp: 'epilepsie'. - Zorgplan schrijven 1.: Omgaan met het nieuwe (dynamische) zorgplan in Qurentis 2.: Het leren formuleren van SMART doelen - Cursus Heijkoop 1: Ontdekkend kijken 2.: Video module - Sensorische Integratie Alle medewerkers hebben deze cursus kunnen volgen en zich kunnen verdiepen in wat onze zintuigentuin voor mogelijkheden biedt. - Team coaching onderwerp " communicatie " Het team dagbesteding heeft een coaching gehad rondom het onderwerp communicatie binnen het team. Op individueel niveau zijn er ook opleidingen/cursussen gevolgd: - een medewerker is begonnen met een MMZ-4 opleiding (dagbesteding) - een medewerker heeft de opleiding MMZ-4 kunnen afronden. - een medewerker heeft een cursus rondom de nieuwe wetgeving werkkostenregeling gevolgd. Medewerkers hebben op organisatorisch niveau twee scholingen Qurentis (elektronisch clientensysteem) gevolgd: 1.: Ontwikkeling nieuwe zorgplan / cliënten georienteerd werken 2.: Administratie, facturatie WMO/ ZIN Bijscholing op clientniveau: - Kookcursus/ bakken - Opstellen van een cliëntenraad met de nodige ondersteuning Zijn de beoogde opleidingsdoelen bereikt? Doel BHV opleiding: - Er is altijd een medewerker aanwezig die beschikt over een geldig BHV diploma. Dit doel is bereikt (extern betrokken partij: Tragter brandbeveiliging). Dit doel blijft staan voor volgend jaar. Doel medicatiecursus (extern betrokken partij: Mevr. Nieuwenland): - Alle door de BIG-medewerker bekwaamde medewerkers zijn in staat om op een _JV_1416_Zorgboerderij_De_Berkelhof pdf 5

6 verantwoorde manier medicatie te verstrekken. Dit doel blijft staan voor komend jaar. - De cliënt met epilepsie kan in geval door middel van een insult juist worden verzorgd. Deze doelen zijn bereikt. Doel zorgplan schrijven (extern betrokken partij: Gillissen Trainingen & Coaching): - Iedere medewerker met een persoonlijke begeleidingsopdracht is in staat een zorgplan te formuleren. De doelen zijn SMART geformuleerd en gevalueerd. Het zorgplan is dynamisch en de bijhorende cliëntenkaart actueel en voldoet aan de nieuwste eisen. Dit doel is voor een groot deel bereikt. Dit doel blijft staan voor komend jaar (in de praktijk is soms herhaling nodig). Doel Heijkoop (extern betrokken partij: Gillissen Trainingen & Coaching): - Verbetering van de zorg door intensieve zelfreflexie. Er is veel met videotraining gewerkt. Het effect was enorm. Het doel is absoluut bereikt. Doel Sensorische Integratie (extern betrokken partij: Gillissen Trainingen & Coaching): - Verbeterde omgang met de cliënt. Signalen op tijd leren herkennen en de juiste actie uitzetten. Dit is voor een deel bereikt, maar blijft een aandachtspunt. Dit doel blijft staan voor komend jaar. Doel teamcoaching communicatie (extern betrokkene partij: MD Trainingen): - Verbeterde communicatie binnen het team. Doel is deels bereikt. Blijft een aandachtspunt. Dit doel blijft staan voor komend jaar. Doelstelling individuele opleidingen mogelijk te maken: - meer en beter opgeleide medewerkers. Medewerkers die al lang werken bij De Berkelhof ontwikkeling bieden. Doelstelling organisatorische bijscholingen: - De organisatie stabiliseren voor de nieuwe uitdagingen. Door het verkrijgen van de AWBZ erkenning en de raamovereenkomst met de gemeente is duidelijk dat dit doel voor een deel is bereikt. Dit doel blijft staan voor komend jaar. Bijscholingen op cliënt niveau: Doel cursus koken/bakken; - Individuele clienten kunnen redelijk zelfstandig bepaalde gerechten koken/bakken. Doel gehaald. Doel clientenraad opstellen (extern betrokkene partij I. Harkink en VMSA Scholing en Advies): - Er is een actieve cliëntenraad. Doel gehaald! Wij zijn heel positief over hoe goed en op welk hoge niveau de clientenraad functioneert! _JV_1416_Zorgboerderij_De_Berkelhof pdf 6

7 Hebben er (bijna)ongevallen plaatsgevonden)? Ja Overzicht Vervolgactie Afgerond? 8 gemelde ongevallen in Obstakels weggehaald in verband Ja met visueel beperkte cliënten. - 3 incidenten zijn met dieren gebeurd, gelukkig zonder ernstige gevolgen. Wel moest het bijtende konijn vertrekken. - cursus rondom epilepsie voor medewerkers. 2 bijna-ongevallen in 2014 Er wordt nog beter op gelet dat er Ja geen struikelmogelijkheden zijn. 1 bijna incident/ ongeval Gesprekken op individueel niveau Ja met betrokkenen en behandelaar 22 fouten rondom de medicatie, waarvan: Ja - 7 meldingen van cliënten die medicatie weigerden Ieder incident wordt na melding tijdens de volgende teamvergadering besproken. Vervolgactie: - 3 uitzetfouten - 5 keer is de medicatie vergeten - 5 keer is medicatie gevonden - 2 keer is de medicatie verkeerd aangeleverd. - Er heeft overleg plaatsgevonden met de apotheek. Deze probeert zoveel mogelijk de medicatie in de baxterrol aan te leveren. - Deze situaties zijn individueel bekeken en met het begeleidingsteam besproken. - Meer toezicht tijdens het nemen van de medicatie. - Er is direct contact opgenomen met de apotheek Zijn er meldingen van agressie, ongewenste intimiteiten en strafbare handelingen? Ja Overzicht Vervolgactie Afgerond? 2 meldingen van agressie tussen cliënten Door directie en begeleiding op cliëntniveau actie ondernomen en ook later hebben gesprekken over de incidenten plaatsgevonden. De twee incidenten stonden los van elkaar en hebben zichzelf niet herhaald, zodat het resultaat van de vervolgactie als voldoende te beschouwen is. 1 ernstig incident Er was één ernstig incident. Er is melding gedaan bij de inspectie voor de gezondheidszorg. Deze heeft het incident en de vervolgacties onderzocht en als tevredenstellend beoordeeld. Ja Ja _JV_1416_Zorgboerderij_De_Berkelhof pdf 7

8 Zijn er meldingen van klachten? Ja Overzicht Vervolgactie Afgerond? Er was een klacht zijdens een bewoner rondom de verdeling van privé post tijdens de vakantie periode. Er is gezocht naar een structurele oplossing, welke ook daadwerkelijk is gevonden. De administratieve handeling wordt nu ook tijdens de feestdagen en vakantieperiode naar tevredenheid verricht. Ja Zijn er bijeenkomsten met de cliënten (ouders/verzorgers) geweest? Ja Overzicht Vervolgactie Afgerond? Evaluatiegesprekken In 2014 heeft iedere cliënt dagbesteding en bewoner (totaal 44) een zorgplangesprek gehad. Veelal met belangenbehartiger erbij, in enkele gevallen alleen met de bewoner. De bewoners en cliënten die nieuw waren (8) kregen na drie maanden ook nog eens een eerste evaluatiegesprek. Tijdens het zorgplangesprek komt aan bod: - concept (dynamisch) zorgplan - doelen evaluatie afgelopen zorgplan - doelen bepalen nieuwe periode (SMART) - klachtenregeling - medicatiebeleid - privacyreglement - gedragscode - risico-analyse - ingebrachte punten van cliënt, belangenbehartiger, begeleider van De Berkelhof of directeur. Ja Over het algemeen zijn cliënten en bewoners tevreden. In sommige gevallen waren kritische opmerkingen (drukte in bepaalde ruimte, hygiëne, wensen ten aanzien van aanwezigheid, etc,) van de cliënt waar wij vervolgens actie op hebben ondernomen. Door te luisteren naar de wensen van de cliënten hebben wij gemerkt dat we nog kritischer naar bepaalde zaken kijken _JV_1416_Zorgboerderij_De_Berkelhof pdf 8

9 Inspraakmomenten Sinds de invoering van de cliëntenraad hebben er diverse inspraakmomenten plaats gevonden: - Cliëntenraadsvergadering (waar drie bewoners en twee cliënten dagbesteding lid van zijn): juni 2014, september 2014, december 'Grote Berkelhof vergadering' (waar alle cliënten en bewoners voor worden uitgenodigd): maart 2014, juni 2014, september Spreekuur met een lid van de cliëntenraad: vanaf september iedere 1e maandag in de maand tussen en uur. De 'grote Berkelhof vergadering' vindt altijd plaats ná de cliëntenraadsvergadering. Tijdens deze vergadering wordt kort weergegeven wat er tijdens de cliëntenraadsvergadering is besproken. Verder vertelt de directeur actuele belangrijke zaken voor de cliënten. Verslag en uitnodigingen voor de 'grote Berkelhof vergadering' worden altijd op het algemeen toegangelijke informatiebord gecommuniceerd. Ook het verslag van de cliëntenraad wordt hier gepubliceerd. De cliëntenraad schrijft een artikel voor het jaarverslag van De Berkelhof, die op onze eigen website verschijnt. Ja _JV_1416_Zorgboerderij_De_Berkelhof pdf 9

10 Tevredenheidsmeting De tevredenheid is gemeten door middel van verschillende instrumenten: - formulier 'Toetsing tevredenheid cliënten dagbesteding' - formulier 'Toetsing tevredenheid bewoners' - tijdens zorgplangesprekken - tijdens inspraakmomenten cliëntenraad De formulieren toetsing tevredenheid zijn door alle cliënten en bewoners (alleen of samen met belangenbehartiger) ingevuld en ingeleverd bij de directeur. Punten die getoetst werden zijn: - begeleiding - medisch - ondersteuning - medezeggenschap - de ruimtes - de locatie - lunch - zorgplan (gesprek) - organisatie Er is zeer goed gescoord: de cliënten van de dagbesteding gaven gemiddeld een 9,1, de bewoners gemiddeld een 9,0. Het bleek dat sommige cliënten wat last hadden van de soms drukke ruimtes. Om de zorg te verbeteren is er daarom voor gekozen om tijdens de lunch meerdere tafels te benutten, en meer vaste plekken te kiezen. Tevens is er een extra ruimte gecreëerd (voormalige kantoorruimte) waar divers activiteiten kunnen worden gehouden. Ja Conclusies uit bovenstaand overzicht (De nieuwe acties in de actielijst zouden idealiter te herleiden moeten zijn tot deze conclusies) Duidelijk wordt dat er meldingen bij individuele cliënten bestaan. Dit moet tijdens de zorgplangesprekken en risicoinventarisatie goed worden bekeken. Conclusie meldingen ongevallen: De hoeveelheid aan meldingen en ongevallen laat zien dat de MIC meldingsformulieren ook daadwerkelijk worden gebruikt. Gelukkig zijn alle ongevallen zonder ernstig letsel verlopen. De verzorging van de dieren is een aandachtspunt en er is kritisch naar de situaties gekeken _JV_1416_Zorgboerderij_De_Berkelhof pdf 10

11 Verder is duidelijk dat met de komst van cliënten met een complexere zorgvraag ook incidenten zoals vallen vaker gebeuren. Dit zijn dan bijna geen incidenten meer, maar horen bij de cliënt. Individuele maatregelen en afspraken zijn in die gevallen erg belangrijk, bijvoorbeeld het dragen van een helm. Verder is een duidelijke risicoinventarisatie op cliëntniveau belangrijk. Conclusie incidenten: De Berkelhof had voor het eerst een ernstig incident waar opzegging van de zorg het gevolg was. De cliënten hebben er zelf gelukkig nauwelijks iets van meegekregen. Toch hebben dergelijke incidenten een enorme impact op de kleine organisatie. Er is direct professionele hulp voor alle betrokkenen georganiseerd. Verder hebben wij zelf melding bij de inspectie voor de gezondheidszorg gedaan. Het onderzoek was een ervaring voor ons. Wij zijn best opgelucht dat de inspectie van mening was dat wij goed hebben gehandeld en gerapporteerd. Ook de vervolgacties en verbeterpunten waren tevredenstellend _JV_1416_Zorgboerderij_De_Berkelhof pdf 11

12 Voortgang ten aanzien van de actielijst van vorig jaar Actie gerealiseerd toelichting Geven de genoemde ontwikkelingen aanleiding om het beleid bij te sturen? De actiepunten van 2014 zijn allemaal gerealiseerd. Soms is het moeilijk een einddatum te bepalen, omdat acties doorlopen of nog verder aandacht vragen. Er was geen reden om het basisbeleid bij te sturen. Wel zijn er veel beleidsstukken ontstaan rondom de WTZi erkenning, met name voor het begeleid wonen. Doelstellingen voor het komende jaar - Op organisatorisch niveau: Veiligstelling van de zorg in het jaar van de transmissie en het eerste jaar als directe contractpartner van Menzis Zorgkantoor. Er komen verschillende administratieve uitdagingen op ons af door de verschillende contractpartners. Het werken met de elektronische facturatie is voor ons, evenal voor de gemeente en SVB, een uitdaging. Verder vraagt het eerste jaar waar wij zelfstandig zorg in natura (ZIN) mogen leveren in opdracht van zorgkantoor Menzis veel aandacht. Allemaal nieuwe wegen die nog moeten worden bewandeld. - Op inhoudelijk niveau: Bevorderen van eigen initiatief en participatie op cliëntniveau. Er is een projectmedewerkster van Gillissen Training & Coaching begonnen om de dagbesteding structureel te veranderen. Heel optimistisch hebben wij het genoemd: 'van cliënt naar collega!' De basis is een leergerichte aanpak. Ondersteunend is een studente maatschapelijk werk bezig met een onderzoeksrapport waarin duidelijk worden waar de mogelijkheden en de mogelijke beperkingen voor dit project liggen _JV_1416_Zorgboerderij_De_Berkelhof pdf 12

13 Actielijst Actielijst naam zorgboerderij: Zorgboerderij De Berkelhof Datum: februari 2015 Boerderijnummer: 1416 Jaar: van tot Acties Planning Realisatie Onderwerp actiepunt Wie is verantwoordelijk Begin datum Eind datum Begin datum Eind datum Jaarlijks terugkerende acties (2014) Actualisatie van de RI&E Directeur Oefening calamiteitenplan Directeur Evaluatie gesprekken met deelnemers Directeur/ Pb-er Tevredenheidonderzoek deelnemers Directeur Functioneringsgesprekken Directeur Actualisatie BHV Directeur/Secretaresse Opstellen jaarverslag Directeur/Secretaresse Overleg met RVT, cliëntenraad, directie Directie/RVT Overleg met RVT, PVT, directie Directie/RVT Evaluatie binnengekomen MIC's, klachten en Directie/PVT/Cliëntenra tevredenheidsonderzoeken ad Deelnemersvergadering 4 keer per jaar Directie/ Cliëntenraad Evaluatie gesprek met huisarts en apotheek Directeur Bijscholing medicatie uitdelen Externe partij Opstellen maatschappelijk jaarverslag Directeur Controle en actualiseren aanvullende CAO afspraken PVT/Directeur Opleidingen medewerkers binnen het actuele Directeur/teams opleidingsplan. Deze wordt voor twee jaar vastgesteld. Opstellen maatschappelijk jaarverslag Directeur Jaarlijks terugkerende acties (2015) Onderaannemerschappen met de hoofdaanbieder Directeur actualiseren Actualisatie van de RI&E Directeur Oefening calamiteitenplan Directeur _JV_1416_Zorgboerderij_De_Berkelhof pdf 13

14 Functioneringsgesprekken Directeur Actualisatie BHV Directeur/secretaresse Opstellen kwaliteitsjaarverslag Directeur/secretaresse Bijhouden en evalueren binnen de kwaliteitskaders Directeur gehandicaptenzorg/ drie peilers Evaluatie cliëntenraad Directeur/cliëntenraad Individuele jaargesprekken / zorgplan cliënten Directeur/PB-er Jaargesprekken vrijwilligers / individueel of groep Directeur/vrijwilligers Cliëntenvergadering 4 keer per jaar (maart, juni, Directeur/cliëntenraad september, december) Opleidingen binnen het opleidingsplan realiseren Directeur/PVT Evaluatie MIC's (incidenten en klachten) Directeur/PVT/cliëntenr aad Acties n.a.v. RI&E Hek rondom de zolder bouwen in verband met risicoinventarisatie Acties vanuit kwaliteitssysteem Opleiding voor alle begeleidende medewerkers: opstellen dynamisch zorgplan en doelgericht werken/evalueren etc Ontruimingsoefening met evaluatie door derde partij, doorvragen van de deelnemers door instructeur Ontruimingsoefening 2 keer jaar. Met externe begeleiding. Soms in samenwerking met de brandweer. Directeur/ preventiemedewerker Directeur/Gillissen advies Directeur/Tragter brandbeveiliging Preventiemedewerker/ Directeur Acties vanuit evaluatie Gedragscode bespreken met vrijwilligers (vervolgens uitdelen) Directeur _JV_1416_Zorgboerderij_De_Berkelhof pdf 14

15 Acties vanuit audit jaarlijkse clientdossiercheck Werkgroep afspraken maken mbt sociale media directeur/clientenraad Aanvragen VOG (ook voor medewerkers reeds in dienst) Secretaresse Overige acties Iedere twee jaar open dag Directie/ allen Cliënttevredenheidsoverzoek Cliëntenraad Toetsing individuele bewoner pijler 2b - keuze uit Directeur / cliëntenraad waaier van pijler 2b tot november 2014 Interne controle Administratieve Organisatie en Extern accountantbedrijf Interne Controle (AO-IC) Interne controle dossiers Directeur / RVT Meldcode Veilig thuis (AMHK) - bijscholing Extern onderwijs / medewerkers directeur Medewerker tevredenheidsonderzoek PVT Evaluatiemoment verbeterpunten integrale zorg Directeur Opstellen beleid sociale media Directeur _JV_1416_Zorgboerderij_De_Berkelhof pdf 15

16 Opmerkingen bijlage(n) Bijgaand de bijlage 'voortgang ten aanzien van de actielijst van vorig jaar' _JV_1416_Zorgboerderij_De_Berkelhof pdf 16