Studiegids WORKclass Capaciteitsmanagment Poli

Transcriptie

1 Studiegids WORKclass Capaciteitsmanagment Poli 17 maart Dag uur uur 14 april Dag uur uur Welkom We zijn er trots op u binnenkort te mogen verwelkomen als deelnemer aan de Workclass Capaciteitsmanagement Poli. Ter voorbereiding hierop doen we u deze studiegids toekomen met praktische informatie over het programma. Achtergrond opleiding Onzekerheid in productievolume, wijzigingen in financiering, een toenemende druk op doelmatig presteren en de introductie van zorgpaden leiden ertoe dat de grondslagen waarop veel poli s zijn ingericht - en personeel word ingezet - in veel gevallen niet meer volstaan. De veranderingen die plaatsvinden stellen in veel gevallen andere eisen aan het benodigd aantal spreekuren, de inrichting van spreekuren en de inzet van personeel. Ziekenhuizen en artsen staan voor de uitdaging meer grip te krijgen op de poli, de uniformiteit en het sturend vermogen te vergroten en slimmer met hun tijd en capaciteit om te gaan. Een optimale bedrijfs-/praktijkvoering is zowel in het belang van de maatschap als het ziekenhuis. Naast de veranderende eisen die actuele ontwikkelingen stellen aan de poli, begint in toenemende mate het besef in ziekenhuizen te ontstaan, dat de bedrijfsvoering op de poli mede bepalend is voor het prestatieniveau van andere afdelingen. De poli kent onder andere een nauwe samenhang met de beeldvormende afdelingen, de functieafdelingen, de pre-operatieve screening en de OK. Ook vanuit een integraal perspectief ontstaat de relevantie om kritisch te kijken naar de huidige organisatie van de poli. De workclass capaciteitsmanagement poli is een 2-daags praktijkgericht programma waarin u op een praktische wijze aan de slag gaat met het analyseren en optimaliseren van een poli in uw eigen ziekenhuis. Welke aangrijpingspunten liggen er om tot optimalisatie te komen van de poli, hoe bepaalt u hoeveel spreekuurcapaciteit er benodigd is, hoe ontwerpt u het meest optimale basisspreekuurschema en wat is de meest optimale inrichting? Verder gaan we natuurlijk vanuit een integraal perspectief kijken naar de samenhang tussen poli, OK, functie-afdelingen en de diagnostische afdelingen. Met behulp van Process Mining gaat u de patientenstromen in beeld brengen, zullen we beoordelen welke routing patienten afleggen, in welke mate zorgpaden gevolgd worden, wat de doorlooptijden zijn en waar zich de bottle necks bevinden. U werkt binnen de Workclass met data van uw eigen ziekenhuis en u hebt de beschikking over de meest geavanceerde web-based software voor capaciteitsmanagement op poli s. Ook na afloop van het programma heeft u nog een maand de beschikking over deze software, zodat u verder kunt werken aan het optimaliseren van de poli s in uw eigen ziekenhuis.

2 Filosofie WORKclass We zijn de overtuiging toegedaan dat leren een samenspel is van ontdekken, toepassen en zelfreflectie. Deze drie didactische pijlers vormen de basis voor de WORKclass en noemen we Hands-on learning. De WORKclass staat dus voor: handen uit de mouwen en op een praktische wijze aan de slag. Concreet en praktijkgericht, twee dagen intensief leren in combinatie met een concrete praktijkopdracht die u binnen uw eigen ziekenhuis en werkomgeving uitvoert. Leerdoelen Deelnemers aan het programma: Zijn in staat de huidige bedrijfsvoering op de poli te beoordelen en dit te vertalen naar concrete acties om de bedrijfsvoering te optimaliseren Zijn in staat op productiegrondslagen de benodigde spreekuur- en artsencapaciteit te bepalen en een basisspreekuurrooster op te stellen Zijn zich bewust van de samenhang tussen de inrichting van de poli en het prestatieniveau van andere processen binnen het ziekenhuis Zijn in staat met behulp van process mining een analyse van patienten stromen te maken en bottle necks op te sporen in de patientprocessen op de poli Binnen de WORKclass wordt gewerkt met een praktijkopdracht, waarbij u een analyse maakt van een poli in uw eigen ziekenhuis en een capaciteitsbehoefte bepaling maakt van de benodigde spreekuurcapaciteit.

3 Opzet Programma Het programma bestaat uit 2 dagen plenair programma in combinatie met een praktijkopdracht die u uitvoert in uw eigen ziekenhuis. Op de eerste dag van het programma wordt aandacht besteed aan capaciteitsanalyse, capaciteitsbehoefte bepaling en de inrichting van de poli. De tweede dag besteden we aandacht aan de optimalisatie van patiëntenstromen en kijken we vanuit een integraal perspectief naar de poli. Dag 1: Tijdstip Module Omschrijving inhoud uur uur Kennismaking Kennismaking met de deelnemers en formuleren individuele leerdoelen uur uur Inleiding capaciteitsmanagement poli uur uur Instructietraining policalculator uur uur Bepalen van de benodigde spreekuurcapaciteit uur uur Opstellen van een Master-spreekuurschema en inrichten van de poli U maakt kennis met het begrip capaciteitsmanagement en maakt aan de hand van het framework capaciteitsmanagement een globale scan van de poli. Waar staat de poli als het gaat om capaciteitsmanagement en waar liggen de uitdagingen voor de toekomst? De policalculator is een online web-applicatie voor analyse, prestatie-monitoring en capaciteitsbehoeftebepaling. Aan de hand van een instructietraining leert u hoe de applicatie werkt, zodat u deze kunt gaan toepassen in de context van uw eigen ziekenhuis. Gezamenlijke lunch U leert op productiegrondslagen hoe u de benodigde spreekuurcapaciteit voor de poli kunt berekenen en welke mogelijkheden er liggen voor optimalisatie. Onder andere met behulp van de policalculator gaat u voor een poli in uw ziekenhuis aan de slag om een eerste bepaling te maken van de benodigde spreekuurcapaciteit. Op basis van de benodigde spreekuurcapaciteiten gaat u het verbeterpotentieel identificeren ten opzichte van de huidige situatie. U maakt een eerste aanzet om te komen tot een nieuw basispreekuurschema en basisraster voor uw poli.

4 Dag 2: Tijdstip Module Omschrijving inhoud uur uur Instructietraining Disco Process Mining Disco is een specialistische applicatie voor process mining. Patientprocessen op poli s kunnen hiermee inzichtelijk gemaakt worden en maakt gedetailleerde analyses mogelijk. Ook kan beoordeeld wat de meest voorkomende routes zijn, worden of zorgpaden worden gevolgd. Aan de hand van een instructietraining leert u hoe de applicatie werkt, zodat u deze kunt gaan toepassen in de context van uw eigen ziekenhuis uur uur Uitvoeren procesanalyse poli Met behulp van Disco maakt u voor uw eigen ziekenhuis een procesanalyse. U beoordeeld de routing en routingvariabiliteit van de patientenstromen, de doorlooptijden en de bottle necks in het proces. Gezamenlijke lunch uur uur Poli vanuit een integraal perspectief Aan de hand van een concrete praktijkcasus maken we een analyse van de samenhang van de poli Orthopedie en de Radiologie. Is er samenhang tussen deze twee afdelingen/processen? Is de poli Orthopedie van invloed op het prestatieniveau van de Radiologie? Waar liggen mogelijkheden voor optimalisatie. Op basis van deze praktijkcasus leert u integrale analyse te maken en tot optimalisatie te komen uur uur Afsluiting Capita selecte, evaluatie en afstuiting Afhankelijk van de groep en specifieke leervragen vanuit de groep kan door de docenten - uitsluitend in samenspraak met de groep - inhoudelijk afgeweken worden van het programma als dit het leerresultaat ten goede komt. Praktijkopdracht Tussen dag 1 en dag 2 gaan de deelnemers een analyse maken van een poli in het eigen ziekenhuis. De deelnemers gaan de praktijkvoering op de poli beoordelen en beoordelen waar potentieel ligt in het capaciteitsniveau en de sturing op de poli. Hiermee wordt het geleerde van dag 1 direct in de praktijk toepasbaar gemaakt.

5 Studiemateriaal Binnen de opleiding wordt gewerkt met Nederlandstalig en Engelstalig studiemateriaal. De WORKclass is Nederlandstalig evenals de hand-outs. Bij aanvang van de WORKclass ontvangt u een studiemap. Hierin kunt u het studiemateriaal opnemen dat tijdens het programma uitgereikt wordt. Docenten De WORKclass wordt verzorgd door Marcel de Jong en Marije Wouters. Marcel de Jong is grondlegger van de NVZ Masterclass Patiëntenlogistiek en de TOPclass Zorglogistiek. Hij beschikt over meer dan 15 jaar ervaring in ziekenhuizen en is gespecialiseerd in vraagstukken op het gebied van capaciteitsoptimalisatie, planning en integrale sturing. Contact gegevens: E marcel@hotflo.net T Marije Wouters heeft uitgebreide ervaring in het optimaliseren van de capaciteiten in de polikliniek, de OK en de kliniek in vele Nederlandse Ziekenhuizen. Ze deelt haar praktijkervaringen met u en leert u hoe u in uw eigen poliklinieken tot een effectieve optimalisatie van de capaciteiten kan komen, waarin de routing van de patiënt en een integrale benadering van de capaciteiten een centrale plaats krijgen. Contact gegevens: E marije@hotflo.net T Data Tijdens de opleiding werkt u met data van uw eigen ziekenhuis. Een specificatie van de data krijgt u na inschrijving van ons toegestuurd en er vindt telefonisch overleg plaats om de specificatie door te lopen. U wordt geacht uiterlijk 3 weken voor de start van de workclass het databestand aan HOTflo toe te sturen. U kunt hierbij gebruik maken van Via deze link komt u op een HOTflo-webpagina welke geschikt is om grote databestanden beveiligd naar ons toe te sturen. U kunt het bestand dan sturen naar info@hotflo.net. U ontvangt per mail een bevestiging dat het bestand is aangekomen. Daarnaast dient u mee te nemen naar de trainingsdagen het basis spreekuurschema en het basisraster van uw poli. Certificaat U ontvangen na afloop een certificaat van deelname.

6 Locatie De WORKclass wordt verzorgd in de nieuwe trainingslocatie van HOTflo in Maarssen. HOTflo Company Bisonspoor Verdieping 4 Maarssen Routebeschrijving Een routebeschrijving volgt. Parkeergelegenheid Deze locatie beschikt over een ruime, gratis, parkeergelegenheid. Kosten De kosten voor deelname aan de WORKclass Capaciteitsmanagement Poli bedragen 995,- excl. BTW. Deze kosten zijn bedoeld om de kosten voor de organisatie, zaalhuur, lunches, koffie/thee et cetera te dekken. Indien u gebruik wenst te maken van een hotelovernachting, dan is dit voor eigen rekening.

7 Overige zaken Lunches Tijdens de collegedagen wordt er een lunch verzorgd. Verder kunt u onbeperkt genieten van koffie en thee. In de ochtendpauze worden huisgemaakte lekkernijen geserveerd en in de middagpauze is er een fruitig-gezond tussendoortje beschikbaar. Laptop Tijdens de opleiding wordt gebruik gemaakt van een laptop. Deelnemers dienen deze mee te nemen op de opleidingsdagen. De laptop dient voorzien te zijn van een WIFI-internetconnectie en Excel (minimaal Excel 2007). Een basiservaring met Excel is gewenst. Verhinderd Indien u door omstandigheden verhinderd bent (een deel van) het programma bij te wonen, neem dan contact op met uw docent. In samenspraak wordt dan gezocht naar een oplossing voor de gemiste lesstof. Afmelding Kosteloze afmelding is mogelijk tot 4 weken voor aanvang van het programma. Voor latere afmeldingen is het gehele bedrag verschuldigd. De deelnemer heeft de mogelijkheid om bij afmelding een vervanger te sturen. Annulering HOTflo behoudt zich het recht voor bij onvoldoende belangstelling (minder dan 8 aanmeldingen) het programma te annuleren tot uiterlijk 3 weken voor aanvang van het programma. Het lesgeld wordt in dit geval gerestitueerd. Evaluatie Wij stellen uw mening sterk op prijs. Na afloop van het programma wordt u gevraagd schriftelijk te evalueren en we waarderen het zeer als u deze evaluatie wilt invullen. Vragen? Indien u nog vragen heeft van welke aard dan ook, neem contact op met HOTflo: Telefoon: +31 (0) info@hotflo.net