Handreiking voor nakijken HIS m.b.v. analyse HIS KIS zorgprogramma. Inleiding. Waar staan de inkaartrapporten?

Transcriptie

1 Handreiking voor nakijken HIS m.b.v. analyse HIS KIS zorgprogramma Inleiding Omdat het HIS vanaf 1 januari 2017 de bron wordt voor de DBC declaratie voor Syntein heeft Calculus voor de overgang van KIS naar VIPLive voor alle praktijken een HIS-KIS analyse aangemaakt. Deze analyse is gemaakt m.b.v. inkaartrapporten die in VIPLive op te vragen zijn. Elke praktijk is door Stefan ten Vergert van Calculus bezocht. Tijdens dit bezoek is de praktijkanalyse met de aandachtspunten besproken. De belangrijkste punten die door de praktijken t.b.v. de declaratie nagekeken moeten worden zijn in dit document geel gearceerd. De belangrijkste aandachtspunten zijn in het algemeen: Nakijken Inclusietabblad: 1. Patiënten die wel voldoen aan de inclusiecriteria HIS maar geen actief zorgprogramma in KIS hebben Exclusietabblad: 2. Patiënten die niet voldoen aan de inclusiecriteria in HIS maar wel een actief programma hebben in KIS 3. Patiënten die niet voldoen aan de inclusiecriteria omdat zij in geen HIS geen hoofbehandelaar hebben of hoofdbehandelaar overig/onbekend 4. Patiënten met een registratie zorgweigeraar in HIS 5. Patiënten met ICPC codering T90.00 In deze handreiking staat beschreven hoe je de inkaartrapporten kunt opzoeken in VIPlive. En hoe je gericht m.b.v. de HIS-KIS analyse en de inkaartrapporten aan de slag kan gaan met de belangrijkste registraties in het HIS t.b.v. de declaratie van 1 januari Waar staan de inkaartrapporten? Het rapport is beschikbaar in VIPLive. Je kunt direct inloggen met SSO (zorgportaalbutton) vanuit het HIS. Ga in het menu naar de knop Inzicht, dan naar Rapporten. Vervolgens zie je verschillende rapporten.

2 Kies een Inkaart rapport (Zorgstraat) met KIS gegevens. Klik op het pijltje er verschijnt dan b.v. het volgende scherm : Klik op de groene knop Downloaden. Je krijgt nu een Excel lijst met alleen de HIS nummers van de patiënten te zien. NB : De inkaartrapportage wordt altijd op basis van een bepaalde peildatum gedraaid. Deze datum kan met het pennetje aangepast worden. Contoleer of de datum van het rapport gelijk is aan de datum van de laatste extractie. Pas het zo nodig aan. Dan werk je met de meest recente gegevens. Hoe kom ik aan een lijst met NAW gegevens? Om ook de NAW gegevens van de patiënten in te kunnen zien in, moet er eerst een beveiligde sessie gestart worden. Klik op het openstaande slotje rechts bovenin het scherm (zie rood omkaderd in onderstaande afbeelding). Voer het wachtwoord in waarmee je inlogt, en klik op de blauwe knop Start beveiligde sessie. Het slotje is nu dicht.

3 Wat kan ik uit de inkaartlijsten halen? Tussen de registraties in het HIS en KIS zijn verschillen te zien. Zo kunnen patiënten bijvoorbeeld wel een actief zorgprogramma hebben in het KIS, maar geen hoofdbehandelaar in het HIS. Of patiënten kunnen wel een actief zorgprogramma hebben in het KIS, maar geen T90.02 episode in het HIS. Deze informatie kun je uit de lijsten halen met de filters. Je kunt dan m.b.v. patiëntgegevens /nummer in uw HIS kijken of de registratie aangepast moet worden. Elk inkaartrapport bestaat uit 4 tabbladen: tabblad 1 tabblad 2 tabblad 3 tabblad 4 : korte uitleg (hoef je niet te gebruiken) : inclusielijst op basis van HIS : exclusielijst op basis van HIS : patiënten lijst (hoef je niet te gebruiken, is een totaallijst van in- en exclusie) 1. Nakijken / checken op de inclusielijst (tab blz 2): Patiënten die wel voldoen aan de inclusiecriteria maar geen actief zorgprogramma in KIS hebben Klopt het dat ze meegenomen worden of zijn dit misschien patiënten die b.v. geen of tijdelijk (naar specialist) zijn, of buiten de programmatische zorg vallen. Patiënten staan op de inclusie lijst als zij in het HIS de juiste ICPC hebben, hoofdbehandelaar huisarts hebben en geen zorgweigeraar zijn. (zie tabel onder) ICPC / episode Hoofdbehandelaar huisarts DM T DMHB TZ (hoofdbehandelaar diabetes) COPD R COHB RZ (hoofdbehandelaar COPD) CVRM K74, K75, K76, K89, K90.03, K92.01, K99.01 Tabel CVHB KZ (hoofdbehandelaar CVRM) Geen registratie zorgweigeraar* DMCB TZ (controlebeleid DM2) 1789 DMRZ TZ (reden geen programmatische zorg (DM2)) 1785 COCB RZ (controlebeleid COPD-patiënt) 1818 CORZ RZ (reden geen programmatische zorg (COPD)) 2413 HVCB KZ (controlebeleid CVRM) 2414 HVRZ KZ (reden geen programmatische zorg (CVRM)) Controleer of deze labcodes al in het HIS protocol zitten. Omdat sommige praktijken nog geen bepalingen in het HIS protocol hebben staan om zorgweigeraars / geen programmatische zorg aan te geven, heeft Linda een hiervoor een tijdelijk protocol rondgestuurd. 1 Belangrijk om te weten is dat een patiënt als zorgweigeraar gezien wordt als: controlebeleid (met antwoord: geen programmatische zorg) OF reden geen programmatische zorg (ongeacht antwoord) geregistreerd is. Indien beide registraties aanwezig zijn dan wordt er gekeken naar de meest recente registratie. Als een patiënt onterecht de registratie zorgweigeraar heeft, dan kan dit ongedaan gemaakt worden door opnieuw de meting controlebeleid te registreren (bijv. 1x per jaar)).

4 Patientnummer Geboortemaand Leeftijd Leeftijd <70 jaar Leeftijd <80 jaar Huisarts Actief in KIS (DM) Hoe kun je deze informatie uit de inclusielijst halen? Ga naar het inclusieblad. Ga naar de kolom Actief in KIS (DM). xx ja ja xx nee xx nee nee xxx nee Naast de kolom Actief in KIS (DM) staat een pijltje (zie rood omkaderd in afbeelding links). Klik hierop. Er opent zich dan een filter, waar je het vinkje voor ja uitzet. Klik vervolgens op OK. Nu zie je alle patiënten die geen actief zorgprogramma in KIS hebben, maar die wel voldoen aan de DBC criteria in het HIS. Deze kun je nu m.b.v. het patiëntennummer in je HIS nakijken en zo nodig aanpassen (als je een beveiligde sessie gestart hebt kun je ook zoeken met de NAW-gegevens).

5 Patientnummer Geboortemaand Leeftijd Leeftijd <70 jaar Leeftijd <80 jaar Huisarts Actief in KIS (DM) 2. Nakijken op exclusielijst Patiënten die niet voldoen aan inclusiecriteria in HIS, maar wel een actief zorgprogramma in KIS hebben Klopt het dat deze patiënten niet meegenomen worden op de inclusielijst, of moeten er mogelijk registraties aangevuld/aangepast worden zodat de patiënten toch op in de inclusielijst verschijnen. Hoe kun je deze informatie uit de exclusielijst halen? Ga naar het exclusieblad. Ga naar de kolom Actief in KIS (DM). Naast de kolom Actief in KIS (DM) staat een pijltje (zie rood omkaderd in afbeelding links). Klik hierop. Er opent zich dan een filter, waar je het vinkje voor nee uitzet. Klik vervolgens op OK. xxx nee nee xxx ja xxx ja ja xxx ja Nu zie je alle patiënten die wel een actief zorgprogramma in KIS hebben, maar die niet voldoen aan de DBC criteria in het HIS. Deze kun je nu m.b.v. het patiëntennummer in je HIS nakijken en zo nodig aanpassen (als je een beveiligde sessie gestart hebt kun je ook zoeken met de NAW- gegevens.)

6 Hieronder een korte beschrijving hoe je van de belangrijkste aandachtspunten kunt uitzoeken met de filters. TIP: Belangrijk is om na elke selectie de toegepaste filters weer terug te zetten voor een nieuwe selectie. De meest eenvoudige manier om een filter te wissen is door op een filter te klikken en dan de optie Filter uit. Wissen te kiezen. (zie afbeelding onder) 3. Nakijken op exclusielijst: Patiënten die niet voldoen aan de inclusiecriteria omdat zij in HIS geen hoofdbehandelaar hebben of hoofdbehandelaar overig onbekend in het HIS Patiënten die geen hoofdbehandelaar hebben of een ongeldige registratie hoofdbehandelaar hebben in het HIS, komen ook op de exclusielijst te staan. Deze kun je filteren door: Naar kolom hoofdbehandelaar HIS op het exclusieblad te gaan. Ga dan op de filter staan. Vink alleen de opties overig onbekend en de lege cellen aan. (tip: met alles selecteren zet je eerst alle vinkjes uit vervolgens kun je overig onbekend en lege cellen aan zetten) Je krijgt dan de lijst met patiënten te zien waarbij geen hoofdbehandelaar geregistreerd staan. Deze kun je dan weer gericht gaan opzoeken

7 4. Nakijken op exclusielijst: Patiënten met een registratie zorgweigeraar in het HIS Sommige praktijken hebben de optie zorgweigeraar gebruikt dan is het aan te bevelen om deze patiënten na te lopen en vast te stellen of deze registratie nog van toepassing is. Als een patiënt onterecht de registratie zorgweigeraar heeft, dan kan dit ongedaan gemaakt worden door opnieuw de meting controlebeleid te in het HIS te registreren (bijv. 1x per jaar)). Deze kun je filteren door: naar kolom zorgweigeraar HIS op het exclusieblad te gaan. Ga dan op de filter staan. Vink dan de opties zorgweigeraar ja aan. Je krijgt dan de lijst met patiënten te zien die als zorgweigeraar geregistreerd staan. Deze kun je dan weer gericht gaan opzoeken 5. Nakijken op exclusielijst DM -> patiënten met alleen een (ICPC) T90.00 codering in het HIS Ga naar de kolom actieve episode type HIS. Ga op de filter staan Vink dan de optie T90.00 aan. Geef in je HIS aan of deze patiënten T90.02 hebben of T Neem bij vragen gerust contact met ons op! Telefoon Calculus: (contactpersonen Corine van de Straten en Stefan ten Vergert) Telefoon Syntein: (Ilse Bruijs) en (Marloes Versleijen)