DBC-Overzicht: werken met patiëntenlijsten in Microsoft Office Excel

Transcriptie

1 DBC-Overzicht: werken met patiëntenlijsten in Microsoft Office Excel Algemeen Alle rapportages die via het portaal VIP Live te downloaden zijn, zijn gemaakt in een Microsoft Office Excel versie 2010 of nieuwer. Omdat Microsoft enkel programma s vanaf versie 2010 onderhoudt, kunnen we garanderen dat de visualisatie van indicatoren en patiëntenlijsten alleen in deze versies goed wordt weergegeven. Helaas kunnen we niet garanderen dat de informatie juist wordt weergegeven in oudere versies dan 2010, in Open Office programma s en in Microsoft Excel voor Apple. Inhoud I. Rapport downloaden en openen p.2 II. Inhoud Patiëntenlijst rapport p.4 III. Vastzetten kolom of rij p.6 IV. Gebruiken van filters p.10 V. Zoeken in een filter p.13 VI. Patiënten in inclusie en exclusie checken p.16 VII. Filters aanzetten op Patiëntenlijst [zorgstraat] tabblad p.20 VIII. Printen van selectie p.22 1

2 I. Rapport downloaden en openen 1. Log in op VIP Live ( 2. Ga naar het menu DBC-overzicht. 3. Kies de zorgstraat waar u mee aan de slag wilt gaan. 4. De patiëntenlijst is via 2 manieren te downloaden: a. Als er reeds aangeleverd is: Klik op de knop Patiëntenlijst rechtsboven het kwartaal. Het rapport zal nu gedownload worden. b. Zowel na als vóór aanlevering: Klik op de blauwe knop Rapportages boven het meest recente kwartaal. Vervolgens verschijnt er een pop-up. Klik op Download achter Kwartaalrapport patiëntenlijst DM. Het rapport zal nu gedownload worden. 2

3 5. U kunt eventueel direct het bestand opslaan in de gewenste map met Opslaan als. Open vervolgens het bestand. Indien het rapport leeg lijkt en er bovenin het document een gele balk zichtbaar is, klik in de gele balk op Bewerken inschakelen. De tabel zal zich vervolgens vullen met de patiënten van uw praktijk. Het rapport is klaar voor gebruik. 3

4 II. Inhoud Patiëntenlijst rapport De patiëntenlijsten bestaan uit een INCLUSIE [zorgstraat] en een EXCLUSIE [zorgstraat] tabblad waarin met verschillende kleuren informatie visueel is weergegeven. Dit is uw werklijst waarin u patiënten kunt opzoeken en kunt filteren op de gegevens. Achter een leeg tabblad, vindt u het tabblad Patiëntenlijst [zorgstraat]. Dit tabblad bevat alle informatie van alle patiënten die onder de zorgstraat vallen, dus zowel inclusie als exclusie. In dit tabblad is meer gedetailleerdere informatie te vinden dan in de tabbladen INCLUSIE [zorgstraat] en EXCLUSIE [zorgstraat]. De patiënten die in het INCLUSIE [zorgstraat] en EXCLUSIE [zorgstraat] tabblad vallen, verschillen van het stadium in het declaratieproces voor de keten. Indien er nog niet aangeleverd is voor het betreffende kwartaal, dan is de verdeling als volgt: INCLUSIE : patiënten in de betreffende zorgstraat met hoofdbehandelaar huisarts geregistreerd, maar geen zorgweigeraar EXCLUSIE : patiënten in de betreffende zorgstraat met - Hoofdbehandelaar huisarts, maar zorgweigeraar d.m.v. bepaling controlebeleid met als antwoord geen geregelde/ programmatische zorg of reden geen programmatische zorg ingevuld ongeacht het antwoord - Hoofdbehandelaar specialist - Hoofdbehandelaar overig/onbekend - Hoofbehandelaar ongeldig of registratie valt buiten de extractieperiode (meestal 5 jaar) Indien er aangeleverd is voor het betreffende kwartaal, dan bevinden de patiënten die gedeclareerd zijn zich in het INCLUSIE tabblad en alle overige patiënten bevinden zich in EXCLUSIE. Dit is ook te zien aan de kolom Status declaratie. Bij alle patiënten in het INCLUSIE tabblad staat er als antwoord ja. Bij de patiënten in het EXCLUSIE tabblad staat er als antwoord nee of n.v.t.. 4

5 Van patiënten wordt in het INCLUSIE en EXCLUSIE tabblad als eerste de patiëntengegevens weergegeven, die nodig zijn om een patiënt te herkennen. Ook de kolom Huisarts is hieraan toegevoegd. Vervolgens zijn er gegevens weergegeven over de episodes die geregistreerd zijn bij de patiënt, die van belang zijn bij de betreffende zorgstraat. Ook is aangegeven of het een actieve episode betreft of niet. De kolom Status declaratie geeft vóór aanlevering met status onbekend aan dat de patiënten nog niet aangeleverd zijn. Na aanlevering kunt u aan de status zien of de patiënt gedeclareerd is ( ja ) of niet ( nee ). Vóór en na aanlevering kan er ook n.v.t. staan, dat betekent dat de patiënt niet gedeclareerd kan worden, bijvoorbeeld omdat de patiënt DM type 1 heeft. Deze patiënten komen ook niet terug in de aan te passen lijst met patiënten ter declaratie in het portaal. De kolom [zorgstraat] hoofdbehandelaar HIS geeft aan welke hoofdbehandelaar het laatst geregistreerd is in het HIS. Op basis van deze registratie worden patiënten ook al voorgesorteerd voor het declareren voor de ketenzorg. Ook wordt hiervoor de kolom Zorgweigeraar meegenomen. Hierin wordt aangegeven of er in het HIS geregistreerd staat dat een patiënt een zorgweigeraar is. Hiervoor wordt er gekeken naar de bepaling Controlebeleid met als antwoord geen geregelde/ programmatische zorg of bepaling Reden geen programmatische zorg is ingevuld ongeacht het antwoord. Hierna volgen de kolommen met indicatoren op patiëntniveau die horen bij de betreffende zorgstraat. Een rood veld betekent dat een betreffende bepaling niet geregistreerd in de afgelopen 12 maanden (tenzij periode anders vermeld). Indien een veld blauw gekleurd is met als invulling Zie opm, dan kunt u de betreffende opmerking vinden in de Opmerking kolom aan het einde van de tabel. Als een van de laatste in het rijtje, is de kolom Combinatie procesindicatoren bekend te vinden. Als alles wat geregistreerd moet worden volgens het protocol ook daadwerkelijk geregistreerd is in de meetperiode, dan staat er in deze kolom bij de patiënt antwoord ja,. Indien er minstens één bepaling mist, dan is het veld leeg en rood gekleurd. In het tabblad Patiëntenlijst [zorgstraat] is nog meer gedetailleerdere informatie te vinden, zoals de adresgegevens van de patiënten, de losse voetonderzoek bepalingen en de bepalingen Controlebeleid en Reden geen programmatische zorg. Tevens kunt u terugvinden wanneer de uitslagen voor het laatst geregistreerd zijn geweest. 5

6 III. Vastzetten kolom of rij Voor het werken in Excel kan het makkelijk zijn om kolommen en rijen vast te zetten, zodat deze in beeld blijft bij het heen en weer scrollen. Bijvoorbeeld de kolom met namen van de patiënten en de rij met de indicatoren. U kunt voor één van beide kiezen, maar ook voor het blokkeren van zowel kolommen als rijen. Het blokkeren van zowel de Aanschrijfnaam-kolom als de indicatoren-rij gaat als volgt. 1. Zorg dat de rijen en kolommen die u wilt gaan blokkeren zichtbaar zijn. 2. Klik op het veld dat als eerste uit beeld mag verdwijnen. Dit is het veld onder de rij die u wilt blokkeren EN rechts van de kolom die u wilt blokkeren. In het voorbeeld is dit veld C6. 6

7 3. Klik boven in het menu op het tabblad Beeld. 4. Klik op Blokkeren. 5. Klik vervolgens in het drop-down menu op Titels blokkeren. 6. Nu zal de rij met indicatoren blijven staan als er naar beneden gescrold wordt, en zo zal ook de kolom met de aanschrijfnaam blijven staat als er naar rechts gescrold wordt. 7

8 Het blokkeren van enkel een kolom gaat als volgt: 1. Zorg dat de kolom of rij die geblokkeerd moet worden als eerste kolom of rij in beeld is. Bijvoorbeeld het blokkeren van de kolom aanschrijfnaam. 2. Klik boven in het menu op het tabblad Beeld. 3. Klik op Blokkeren. 4. Klik vervolgens in het drop-down menu op Eerste kolom blokkeren. 5. Nu zal de kolom Aanschrijfnaam in beeld blijven met het naar rechts scrollen. 8

9 Het blokkeren van enkel een rij gaat als volgt. 1. Zorg dat de rij die geblokkeerd moet worden, als bovenste rij in beeld is. 2. Klik boven in het menu op het tabblad Beeld. 3. Klik op Blokkeren. 4. Klik vervolgens in het drop-down menu op Bovenste rij blokkeren. 5. Nu zal de rij met de indicatorennamen in beeld blijven met het naar beneden scrollen. 9

10 IV. Gebruiken van filters In de tabbladen INCLUSIE en EXCLUSIE kan er op iedere kolom gebruik gemaakt worden van een filter. Deze staan al standaard klaar. Met deze filters kunnen selecties worden gemaakt van patiënten die in dat tabblad voorkomen. Om bijvoorbeeld lijstjes te maken van patiënten die in het HIS gecheckt moeten worden, patiënten waarbij geen HbA1c is geregistreerd, patiënten met een T90 episode, et cetera. Het gebruiken van de filters gaat op de volgende manier: 1. Op iedere kolom is een filter aanwezig. Deze is te herkennen aan het blokje met het pijltje. 2. Klik op het pijltje om de opties te zien die in deze kolom voorkomen. Iedere optie in de filter komt minimaal 1 keer voor bij een patiënt. Dit kan in zowel het INCLUSIE als EXCLUSIE tabblad zijn. 10

11 3. Klik op het vinkje voor Alles selecteren om overal de vinkjes weg te laten. 4. Vervolgens kan de subselectie gemaakt worden, bijvoorbeeld enkel patiënten met een T90 episode. Vink T90 aan. 5. Klik op OK. 6. Nu zijn enkel de patiënten in beeld in het betreffende tabblad met een T90 episode. Om een totaalbeeld te krijgen van alle patiënten met dit criterium, moet dezelfde selectie gemaakt worden in zowel het tabblad INCLUSIE als EXCLUSIE. 7. Indien er op een kolom een filter actief is, dan is er naast het pijltje van de filter een 11

12 trechtertje zichtbaar. 8. Om de selectie ongedaan te maken, klik op het filter icoontje. 9. Klik op het boxje voor Alles selecteren om een 1 keer het vinkje voor alle opties te zetten. 10. Klik op OK. 11. Alle patiënten zijn weer zichtbaar. 12

13 V. Zoeken in een filter In filters kunt u zoeken op tekst en de opties in de filter sorteren. Het kan bijvoorbeeld handig zijn om een patiënt op te zoeken, of als enkel patiënten weergegeven moeten worden met een HbA1c van 75 mmol/mol of hoger. De opties in de filter staan op volgorde voor voorkomen in het rapport. Zoeken op tekst in een filter gaat als volgt: 1. Klik op het pijltje om de filter te openen. 2. Typ in het veld waar Zoeken staat het gewenste criterium. Bijvoorbeeld de achternaam van een patiënt die gezocht wordt. De opties die voldoen aan het criterium zullen worden getoond en vinkjes staan voor deze opties automatisch aan. 3. De vinkjes kunnen aangepast worden. Klik op een boxje voor een optie om een vinkje weg te halen. 4. Klik op OK om de selectie weer te geven. 13

14 De opties in de filter sorteren gaat als volgt: 1. Klik op het pijltje om de filter te openen. 2. Klik in de filter bovenin op Sorteren van A naar Z of Sorteren van Z naar A afhankelijk van wat gewenst is. Bij numerieke waarden worden de waarden van klein naar groot gesorteerd als je kiest voor Sorteren van A naar Z ; van groot naar klein als je kiest voor Sorteren van Z naar A. 3. Automatisch wordt de pop-up gesloten en verschijnt er een pijltje omhoog of omlaag in het icoontje van de filter. 14

15 4. De opties die getoond worden onder de filteroptie zijn nu gesorteerd. NB De patiënten in de patiëntenlijst worden hiermee niet gesorteerd op de criteria. 5. Klik op het pijltje om de filter te openen. 6. Indien bijvoorbeeld alleen patiënten met een HbA1c van 75mmol/mol of hoger in beeld moeten komen, klik eerst op het boxje voor Alles selecteren zodat het vinkje bij alle opties verdwijnt. 7. Scroll naar de getallen 75 en hoger. 8. Klik op de boxjes voor alle getallen 75 of hoger zodat het vinkje er verschijnt. 9. Klik op OK. 10. Nu zijn alle patiënten in beeld met een HbA1c van 75mmol/mol of hoger 15

16 VI. Patiënten in inclusie en exclusie checken op registratie hoofdbehandelaarschap en zorgweigeraar Het is raadzaam om in het patiëntenlijst rapport een keer na te kijken of alle hoofdbehandelaar registraties juist staan. Daarnaast kunt u in het patiëntenlijst rapport ook goed zien of patiënten wel terecht zijn geïncludeerd of geëxcludeerd, door te kijken naar hele groene en rode velden. Het is handig, maar geen must, om te kijken naar een patiëntenlijst rapport over een kwartaal waarvoor is aangeleverd. Dit omdat er voor deze groep patiënten door de praktijk al een bewuste keuze is gemaakt om patiënten te includeren dan wel te excluderen. Indien er aangeleverd is in het betreffende kwartaal begin dan bij stap 1. Indien er nog niet aangeleverd is, kijk naar een vorig kwartaal waar aangeleverd is of sla stappen 1 t/m 14 over en begin bij stap Ga naar het INCLUSIE tabblad. 2. Klik op het pijltje van de filter in kolom [zorgstraat] hoofdbehandelaar HIS om de filter te openen. 3. Klik het vinkje bij de optie huisarts uit. NB Alle patiënten met een hoofdbehandelaar huisarts bevinden zich correct in het inclusie tabblad. 4. Klik op OK. 16

17 5. Er blijft een lijst met patiënten over die geen hoofdbehandelaar huisarts geregistreerd hebben in het HIS maar wel door de praktijk zijn geïncludeerd voor declaratie. Het kan zijn dat er (in de afgelopen 5 jaar) nog geen hoofdbehandelaar geregistreerd is, dan is het vakje leeg en rood gekleurd. Mogelijk zijn er patiënten geïncludeerd die in het HIS als laatste registratie hoofdbehandelaar specialist of overig/onbekend geregistreerd hebben. Deze patiënten zullen als hoofdbehandelaar huisarts geregistreerd moeten krijgen in het HIS. Eventueel zijn er patiënten geïncludeerd die onterecht als zorgweigeraar geregistreerd zijn. Bij deze patiënten zal de bepaling controlebeleid moeten worden geregistreerd met een ander antwoord dan geen geregelde/programmatische zorg. Deze registratie heeft dan een recentere datum en daardoor wordt de patiënt niet meer gezien als zorgweigeraar. Als u van een zorgweigeraar geen-zorgweigeraar wilt maken, dan dient u de bepaling controlebeleid (opnieuw) te registreren met een ander antwoord dan geen geregelde/programmatische zorg. 6. Ga naar het EXCLUSIE tabblad. 7. Klik op het pijltje van de filter in kolom [zorgstraat] hoofdbehandelaar HIS om de filter te openen. 8. Klik het vinkje bij de opties specialist en overig/onbekend uit. NB Alle patiënten met een hoofdbehandelaar specialist of overig/onbekend bevinden zich correct in het exclusie tabblad 9. Klik op OK. 17

18 10. Klik op het pijltje van de filter in kolom Zorgweigeraar om de filter te openen. 11. Klik het vinkje bij de optie ja uit. NB Alle patiënten met een registratie zorgweigeraar bevinden zich correct in het exclusie tabblad. 12. Klik op OK. 13. Er blijft een lijst met patiënten over die geen hoofdbehandelaar specialist of overig/onbekend geregistreerd hebben en geen zorgweigeraar zijn, en door de praktijk zijn geëxcludeerd van declaratie. Het kan zijn dat er (in de afgelopen 5 jaar) nog geen hoofdbehandelaar geregistreerd is, dan is het vakje leeg en rood gekleurd. Mogelijk zijn er patiënten geëxcludeerd die als laatste registratie hoofdbehandelaar als antwoord huisarts hebben en geen zorgweigeraar zijn. 14. Het is van belang om de registraties op orde te hebben, zodat patiënten in het portaal meteen juist onder inclusie dan wel exclusie gegroepeerd kunnen worden. Dit scheelt veel werk in het portaal. Als het eenmaal goed staat in het HIS en wijzigingen worden bijgehouden, dan hoeft er weinig tot niets in het portaal gecontroleerd te worden voor het declareren. 18

19 15. Een andere manier om te kijken of patiënten correct in inclusie en exclusie vallen is om te kijken naar rode en groene velden. 16. Ga naar het INCLUSIE tabblad. 17. Zoek naar een patiënt waarbij veel of alle indicatoren niet ingevuld zijn in de bepaalde periode, en dus veel rode velden heeft. 18. Ga na of deze patiënt daadwerkelijk in de ketenzorg onder controle is en waarom er in de afgelopen 12 maanden geen controle heeft plaatsgevonden. 19. Het komt natuurlijk voor dat een patiënt langer dan een jaar geleden voor het laatst op controle is geweest en dus op alle indicatoren niet scoort en dus rood is. Dan is deze patiënt wel terecht gedeclareerd als deze weer gecontroleerd zal worden. In geval van Pietje Beatle 2 uit het voorbeeld, kan het zo zijn dat de zorgweigeraar registratie klopt en de patiënt onterecht geïncludeerd is. Het kan ook zijn dat deze patiënt recent heeft aangegeven weer op controle te willen komen, maar nog niet is geweest en dus ook de zorgweigeraar registratie nog niet is overschreven. Pietje Beatle 4 kan bijvoorbeeld een nieuwe patiënt zijn en is om die reden nog niet op controle geweest, maar hoort wel in inclusie thuis. Maar het kan voorkomen dat patiënten die geïncludeerd zijn die niet gecontroleerd zijn en ook niet in inclusie thuis horen. Pas/vul in een dergelijk geval de registratie in het HIS aan, zodat de patiënt het volgend kwartaal meteen in de juiste groep terecht komt. 20. Zo kan in het EXCLUSIE tabblad gezocht worden naar patiënten die een hele groene regel hebben, en mogelijk dus in INCLUSIE thuis zouden horen. 21. Pas en vul de registraties in het HIS aan waar nodig. 19

20 VII. Filters aanzetten op Patiëntenlijst [zorgstraat] tabblad In het patiëntenlijst rapport zit, na de tabbladen INCLUSIE en EXCLUSIE een tabblad Patiëntenlijst [zorgstraat]. Dit tabblad is als het ware het ruwe rapport en op basis van dit tabblad worden de twee tabbladen INCLUSIE en EXCLUSIE gevuld. Het Patiëntenlijst [zorgstraat] tabblad bevat gedetailleerdere informatie per patiënt. Alle gebruikte bepalingen zijn individueel opgenomen in deze lijst. Ook alle adresgegevens van de patiënten zijn de vinden in dit tabblad. Indien u wilt gaan zoeken in de ruwe data kan het handig zijn om ook hier gebruik te maken van filters. Deze zijn echter niet standaard aanwezig. Het aanzetten van filters gaat als volgt: 1. Ga naar het Patiëntenlijst [zorgstraat] tabblad. 2. Klik op het grijze blokje met nr 1, voor de eerste rij met alle kolomnamen, om de rij te selecteren. 3. Klik op de tabblad Gegevens bovenin de menubalk. 20

21 4. Klik op Filter in de menubalk om de filters te activeren op de kolommen. De pijltjes om de filters te kunnen gebruiken verschijnen achter de kolommen. 5. Nu kunnen de filters gebruikt worden. Zo kan er bijvoorbeeld via de kolom Aanschrijfnaam naar patiënten gezocht worden in dit tabblad, aangezien er de mogelijkheid is om te zoeken in de filter. 21

22 VIII. Printen van selectie Het kan handig zijn om een lijstje met patiënten te printen. Waarschijnlijk is het niet wenselijk om ook alle indicatoren mee af te drukken, in verband met het formaat van de tabel. Het is mogelijk om een selectie van patiënten te printen zonder dat alle gegevens meegenomen worden. Als voorbeeld zal er een lijstje geprint worden met naam, patiëntnummer en geboortedatum van patiënten in het INCLUSIE tabblad, die géén hoofdbehandelaar of anders dan hoofdbehandelaar huisarts geregistreerd hebben gekregen, maar die wellicht in het HIS aangepast moeten worden naar hoofdbehandelaar huisarts. Zie hoofdstuk V stappen 1 t/m 4 voor het maken van deze selectie. 1. Selecteer de gegevens die geprint moeten worden. Dit kan door het bovenste meest linkse veld te selecteren. Houdt de muis ingedrukt en sleep tot aan het meest rechtse onderste veld dat geprint moet worden. 22

23 2. Klik op Bestand links bovenin het Excel scherm. Afhankelijk van de Excel versie, kan dit ook een Start knop zijn. 3. Klik op Afdrukken. 4. Standaard staat het ingesteld dat het actieve tabblad geprint zal worden. Er moet juist een selectie geprint worden. 23

24 5. Klik op Actieve bladen afdrukken om het optie menu tje open te klappen. Hoe dit er precies uitziet kan verschillen per Excel versie. 6. Klik op Selectie afdrukken. 7. Als voorbeeld zullen nu ook enkel de geselecteerde velden te zien zijn. 8. Kies eventueel de gewenste printer indien deze anders is dan de standaard. 9. Klik op de knop Afdrukken. 24