Voortgangsrapportage De Club Centraal

Transcriptie

1 Voortgangsrapportage De Club Centraal Datum:

2 Het besluit In de voorjaarsvergadering van 25 mei 2013 heeft de bondsraad formeel besloten in te stemmen met het voorstel De Club Centraal waarbij de club centraal wordt gesteld binnen de Judo Bond Nederland. Dit heeft als gevolg dat de lidmaatschapssystematiek van de JBN per 1 januari 2014 wordt aangepast naar een systematiek waarbij de club de spil vormt bij ledenregistratie (waaronder aan- en afmelden). De club verzorgt de ledenregistratie van de bondsleden in het door de JBN voorgeschreven ledenadministratiesysteem. Tegelijkertijd wordt het JBN clubpakket ingevoerd. De wijzigingsvoorstellen van de reglementen, betreffende de wijzigingen in lidmaatschapssystematiek, worden ter goedkeuring voorgelegd aan de bondsraad in de vergadering van 23 november Om tot dit resultaat te komen is een clubpakket samengesteld. Een deel van het clubpakket is reeds ontwikkeld binnen de JBN, maar een groot (en belangrijk) deel nog niet. Hieronder staat weergegeven wat reeds bestaat en wat nog ontwikkeld dient te worden om een optimaal clubpakket te kunnen aanbieden. Reeds bestaande diensten en producten Nog te ontwikkelen diensten en producten Dan- en kyugradenstelsel Sportlink Club Lite Verenigingsadvies Uitleen aanhangwagens met puzzelmatten en pakken Gepersonaliseerde kyudiploma s Bemiddeling bij inzet toppers Opleidingen JBN Club Nieuws Website Inspraak via verenigingsstructuur (bondsraad) Verhuur dojo Nationale budodag Deelname aan JBN goedgekeurde evenementen Vrije toegang NK s voor JBN leden tot 14 jaar JBN paspoort en ledenpas Kidsclub Wedstrijdsysteem (ranking, sublicentie wedstrijdsysteem, online toernooiplanner) Mijn JBN Gereduceerde tarieven (opheffen clubcontributie, steunlidmaatschappen) JBN keurmerk Magazine digitaal Kyukaarten Deelname aan gesubsidieerde projecten Verzekering voor individuele lid (aansprakelijkheid en aanvullende ongevallen) Verzekeringen tegen gereduceerd tarief aanbieden voor clubs Staffelkorting opleidingen en licenties (Staffel)korting evenementen Aanbiedingen JBN partners Pag. 2/

3 Deelprojecten Na het jawoord van de bondsraad zijn acht deelprojecten van start gegaan om uitwerking te geven aan de te ontwikkelen producten en diensten uit het clubpakket. Doel is op 1 januari 2014 de nieuwe lidmaatschapsystematiek in te laten gaan en moet het clubpakket ook klaar staan. Contactpersonen Zoals gesteld zijn er acht deelprojecten. Hiervoor zijn op bureau contactpersonen aan gekoppeld, om het zo overzichtelijk mogelijk te houden. De coördinerende rol hierin wordt vervuld door Nancy Roza. Hieronder staan per deelproject de contactpersonen vermeld. 1. Centraal ledenadministratie systeem Ina Hijman 2. Wedstrijdsysteem Wouter Koeman 3. Mijn JBN Pascal Bakker 4. Keurmerk Marjolein Miltenburg 5. Verzekeringen Nancy Roza 6. Magazine Pascal Bakker 7. Sportparticipatie/verenigingsadvisering Benny van den Broek 8. PR/Communicatie Wouter Koeman Stand van zaken Voor de deelprojecten 2 t/m 7 heeft een open inschrijving plaatsgevonden om mee te denken op de verschillende deelgebieden. De komende 2 maanden moet dit zijn vervolg krijgen. Hieronder treft u per deelgroep de stand van zaken aan. 1. Centraal ledenadministratie systeem De taakgroep Centraal ledenadministratie systeem kent de volgende taken ontwikkeling Black Box realiseren koppeling tussen Sport Link de Black Box en toernooi.nl procesbeschrijving en -bewaking De gesprekken met de diverse automatiseerders zijn in een vergevorderd stadium. Binnen 2 weken kunnen alle partijen het functioneel ontwerp en bijbehorende offerte aanleveren. De heer Theo Slaats van F19 is aangesteld als externe project manager om namens de JBN het technische traject en offerte traject te bewaken. De technische ontwikkelingen zullen voor 15 oktober a.s. zodanig afgerond zijn dat de operationele testfase van start kan. Per zal de koppeling tussen SportLink en de Blackbox en de persoonlijke webomgeving van leden ( mijnjbn.nl) operationeel zijn. De testfase van toernooi.nl zal nog tot in 2014 doorlopen. Procesbeschrijving en bewaking Pag. 3/

4 - Verzorgen procesbeschrijving (aanmelden, afmelden, wijzigingen door de club via Sport Link Club Lite) - Verzorgen instructie SportLink aan clubs - Opstellen controle procedure t.b.v. korting op verenigingscontributie - Bewaken / aanpassen bijbehorende reglementswijzigingen Medio augustus zullen binnen het taakgebied proces bovengenoemde taken opgepakt worden. De reglementscommissie is uitgenodigd om deel te nemen in dit deel het project. Op deze manier ga ik er vanuit dat de reglementen op een correcte manier aangepast worden. De reglementscommissie heeft positief op dit verzoek gereageerd. 2. Wedstrijdsysteem (ranking etc.) Het online wedstrijdsysteem vormt een belangrijk onderdeel voor alle wedstrijdclubs en wedstrijdjudoka s van de bond. Op deze manier wordt voor de wedstrijdjudoka niet alleen zichtbaar wanneer en waar er wedstrijden zijn, maar ook hoe hij of zij op de ranking staat. Het wedstrijdsysteem biedt de club ondersteuning bij het plannen en organiseren (zo kunnen bijvoorbeeld de inschrijvingen via dit programma verlopen) van het toernooi. Alleen JBN leden kunnen meedoen aan toernooien van JBN clubs. Voor de JBN club biedt dit ten opzichte van niet aangesloten clubs een meerwaarde. Voor de deelnemer betekent het dat hij of zij alleen kan deelnemen aan het JBN toernooi als hij of zij zelf ook lid is van de bond. Daarnaast geeft het ook de meerwaarde dat het toernooi georganiseerd is conform de eisen van de JBN. Een alles omvattend en uitgebreid programma. Bart Hendriks en Wouter Koeman hebben samen met externe partner F19 een gesprek gehad bij toernooi.nl in Alkmaar. De bedoelingen zijn besproken en ideeën zijn uitgewisseld. Een aantal technische zaken zijn vervolgens opgepakt door F19. Dit heeft betrekking op de in- en output tussen toernooi.nl en de black box. Er wordt toegewerkt naar een specifieke en allesomvattende offerte voor dit deelproject. Toernooi.nl zegt overtuigd te zijn dat zij kunnen leveren wat gevraagd wordt door de JBN. Voorts adviseren zij ons, zoals reeds de bedoeling was, om een testfase met het nieuwe wedstrijdsysteem in te lassen. Het bedachte half jaar (1 januari 2014 t/m 30 juni 2014) testen in Gelderland wordt door hen sterk aangeraden. Met toernooi.nl is eveneens besproken dat we graag met een expert-groep (de aangemelde personen voor dit deelproject), in aanwezigheid van de technici van toernooi.nl, de werking van het systeem nader willen invullen. Denk dan aan hoe schrijft men in, verwerking regelgeving in het systeem etc. 3. Mijn JBN Iedere club en ieder individueel lid van de JBN krijgt een eigen profielpagina. De pagina wordt gevuld met informatie uit de database. Dit geeft wederom het belang van het centrale ledenregistratiesysteem aan. Een manier van informatie invoeren, een manier van wijzigen. Op Mijn JBN kunnen JBN leden aangeven welke pagina s zij leuk vinden, om zo zelf ook hun nieuws te bepalen. Tevens wordt dan duidelijk waar de interesses van de leden liggen, waar eventueel proactief op geanticipeerd kan worden. Ook staat op dit profiel bij welke JBN club zij hun sport beoefenen, welke functies zij binnen de bond hebben, welke graduering zij hebben, maar ook wordt hier de ranking Pag. 4/

5 aan gekoppeld. Het is niet alleen leuk om dit van jezelf te zien, maar ook van jouw clubgenoot of zelfs van jouw concurrent. Het wordt een groot communicatieplatform, omdat de JBN op die manier rechtstreeks en met korte lijnen, kan communiceren met alle leden dan wel met specifieke groepen van het ledenbestand, zoals topsporters, scheidsrechters of jeugd. De afgelopen weken is de technische basis gelegd voor de profielpagina. Het vervolg zal op korte termijn met de deelprojectgroepleden worden bepaald. 4. Digitaal magazine In haar algemene ledenvergadering van 26 november 2011 heeft de JBN moeten besluiten het bondsblad, JudoVisie, om financiële redenen af te schaffen. De geluiden die men uit het land hoort, bijvoorbeeld tijdens tripartiete overleggen, zijn negatief. Een bondsblad of magazine wordt gemist. In deze tijd van verdere digitalisering wil de JBN een digitaal magazine ontwikkelen die tegen gunstig tarief in de Appstore of via Google Play gedownload kan worden. Voor het magazine worden op dit moment verschillende gesprekken gevoerd met partijen die het magazine zouden kunnen faciliteren. Ook is er een gesprek geweest met de beoogde vormgever. Binnenkort komende de deelprojectgroepleden bij elkaar voor het verdere proces. 5. JBN Keurmerk De JBN wil aan het lidmaatschap van de bond een keurmerk hangen waarmee de kwaliteit van JBN clubs gewaarborgd en vergroot wordt. Bovendien is het keurmerk voor zowel de club, ouders van (potentiële) leden, belangrijke stakeholders voor de club - zoals een gemeente - een belangrijk kwaliteitskenmerk. De club kan zich hiermee onderscheiden ten opzichte van niet-aangesloten clubs. De toetsing van het keurmerk kan uit verschillende onderdelen bestaan, zoals kader, accommodatie en organisatie. Ook het aantal leden van de club is van belang. De controle hierop moet (zo veel als mogelijk) waterdicht zijn. Het is in ieder geval belangrijk dat het keurmerk van de JBN zichtbaar is bij de club. Met het deelproject keurmerk is nog geen start gemaakt. Wel is een projectgroep in concept samengesteld. Deze wordt intern nog besproken om te voorkomen dat één persoon bij meerdere deelprojecten wordt ingezet. Binnenkort wordt de projectgroep keurmerk per mail benaderd en wordt een bijeenkomst gepland. Streven is om deze bijeenkomst in de zomermaanden plaats te laten vinden. 6. Verzekeringen Het aanbod verzekeringen is groot. De JBN wil voor haar individuele leden collectief een secundaire aansprakelijkheidsverzekering en aanvullende ongevallenverzekering afsluiten. Daarnaast wordt het aanbod richting clubs gedaan om, met een collectiviteitskorting, verzekeringen specifiek voor de club af te sluiten (waaronder bestuurdersaansprakelijkheid, verzekeringen voor eigen accommodatie, etc). Om de clubs te voorzien van een goed voorstel met betrekking tot de benodigde verzekeringen is een vragenlijst onder alle aangesloten clubs uitgezet. De respons op deze vragenlijst is goed te noemen, bijna 100 clubs hebben gereageerd. Met deze resultaten kunnen we de door ons aangewezen partij AON, vragen een voorstel te maken voor een collectief keuzepakket aan verzekeringen voor de club. Pag. 5/

6 Naast het voorstel voor de clubs gaat AON de markt in om de zoeken naar een goede verzekeraar voor de individuele secundaire aansprakelijkheidsverzekeringen en ongevallenverzekering. 7. Sportparticipatie/verenigingsadvisering Tot april 2012 had de JBN een drietal verenigingsadviseurs in dienst die op ieder gewenst moment de clubs in zijn of haar regio kon ondersteunen en adviseren bij vraagstukken. Hierbij werden de diensten en producten van de JBN heel zichtbaar gemaakt, dan wel gepromoot. De Club Centraal betekent niet alleen wat voor de club, maar ook voor de gehele organisatie. Vanuit het bondsbureau moet de focus meer komen te liggen op de dienstverlening aan clubs en staan de wensen en behoeften van de clubs meer centraal. Immers, de club moet blijven binden. De huidige werkprocessen dienen aangepast te worden naar de nieuwe systematiek. Een grote stap moet worden gemaakt richting de ambitie de JBN is in 2016 een kwaliteitsorganisatie. Voor het deelproject sportparticipatie/verenigingsadvisering is een werkgroep samengesteld van acht personen. In het overleg van de afdeling sportparticipatie is afgesproken om de eerste bijeenkomst met de complete werkgroep te plannen direct na de zomervakantie. Gedurende de zomervakantie zullen de betrokken bureaumedewerkers de contouren van het deelproject uitschrijven en de bijeenkomst met de werkgroep voorbereiden. 8. PR/communicatie In de komende maand komt de eerste versie uit van de nieuwsbrief De Club Centraal om de clubs en achterban te informeren over de stand van zaken van het gehele project. In het kader van de zomeractie (hierna nader belicht) is veelvuldig contact met een aantal grote clubs. Pag. 6/

7 Zomeractie Om voor de clubs de overgang naar De Club Centraal (DCC) zo vlekkeloos mogelijk te laten verlopen is de zomeractie bedacht. Vanaf 1 januari 2014 moeten de clubs al hun leden (aikido, jiujitsu en judo) zelf in Sportlink aanmelden en afmelden. Omdat heel veel clubs op dit moment nog niet werken met Sportlink én omdat er veel werk ligt om alle grijze leden lid te maken gaat de JBN daarbij helpen. Vanaf 1 juni tot en met 30 september kunnen clubs gebruik maken van de zomeractie. Gedurende deze periode zal de JBN eenmalig voor hen de grijze leden invoeren. De clubs zijn de week na de bondsraadvergadering per post geïnformeerd over De Club Centraal en over de zomeractie in het bijzonder. Bovendien is deze informatie nogmaals verspreid onder de deelnemende clubs aan de Nationale Judo League / finale ronde nationale jeugdteamcompetitie op 1 juni jl. - Er is een lijst samengesteld van 68 clubs waar proactief contact mee wordt gezocht. Hiervan zijn 26 clubs die zich zelf online hebben aangemeld - Inmiddels hebben 40 clubs toegezegd deel te nemen aan de club actie. Met de overige 28 clubs is contact, maar nog geen concrete toezegging - Totaal potentieel aan nieuwe leden is op dit moment (gebaseerd op de 40 aangemelde clubs) - Reacties van alle clubs zijn (kritisch) positief. Over het algemeen werken ze graag mee. Sterker nog, een aantal is zelf al aan de slag gegaan met het versturen van brieven - Online aanmeldingen zijn vooral de clubs die hun leden al aanmelden bij de JBN. Zij profiteren nu vooral van het wegvallen van het inschrijfgeld. - De eerste fysieke ledenlijst is inmiddels ontvangen van Judo vereniging Mierlo Hout zomeractie: 26 online aanmeldingen 40 toezeggingen Potentieel leden Pag. 7/