Privacy reglement Tennis Vereniging Barendrecht

Transcriptie

1 Privacy reglement Tennis Vereniging Barendrecht Vastgesteld door het bestuur op 10 juli ) Inleiding Tennis Vereniging Barendrecht hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit Privacy reglement willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Tennis Vereniging Barendrecht houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Als AVGgrondslagen gelden voor onze vereniging met name het uitvoering van de overeenkomst en/of toestemming, en het gerechtvaardigd belang. Wij hebben de gegevens die wij van u vragen, namelijk nodig om als tennisvereniging te kunnen functioneren (zie ook onze doelen). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval: Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit privacy reglement; Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt; Vragen om uw toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens en dit afwijkt van de grondslag uitvoering van de overeenkomst ; Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is; Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt; Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren. Als Tennis Vereniging Barendrecht zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons privacy reglement, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document. 2) Verwerking van persoonsgegevens van leden / deelnemers a. Persoonsgegevens van leden / deelnemers worden door Tennis Vereniging Barendrecht verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en): Administratieve doeleinden ten behoeve van het voeren van de (leden)administratie, contributieheffing en nodig voor sociale, recreatieve en/of sportieve activiteiten; Privacy reglement TVB Vastgestelde versie 10 juli 2018 Pagina 1 van 6

2 Communicatie over het lidmaatschap, ontwikkelingen rondom de vereniging, activiteiten en het instandhouden van sociale contacten binnen de vereniging en tussen leden onderling; Het organiseren van activiteiten Het uitvoering geven aan de overeenkomst. de (lidmaatschaps)overeenkomst die u met ons aangaat. Telefoonnummer(s); Adres: straatnaam, huisnummer, postcode en plaats adres(sen); Geslacht; Geboortedatum; Bankrekeningnummer en naam bank; Bondsnummer KNLTB; Speelsterktes; Foto. d. Uw persoonsgegevens worden door Tennis Vereniging Barendrecht opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de looptijd van het lidmaatschap/ de overeenkomst en daarna in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar. 3) Verwerking van persoonsgegevens van leveranciers a. Persoonsgegevens van leden worden door Tennis Vereniging Barendrecht verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en): Administratieve doeleinden; Communicatie over de opdracht / overeenkomst en/of uitnodigingen; Het organiseren van activiteiten; Het uitvoering geven aan de overeenkomst. de overeenkomst die u met ons aangaat. (zakelijk) Telefoonnummer(s); (zakelijk) Adres: straatnaam, huisnummer, postcode en plaats adres(sen); Geslacht; (zakelijk) Bankrekeningnummer en naam bank. Privacy reglement TVB Vastgestelde versie 10 juli 2018 Pagina 2 van 6

3 d. Uw persoonsgegevens worden door Tennis Vereniging Barendrecht opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar. 4) Verwerking van persoonsgegevens van nieuwsbrief abonnees a. Persoonsgegevens van nieuwsbrief abonnees worden door Tennis Vereniging Barendrecht verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling: Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen. toestemming voor het ontvangen van de nieuwsbrief. adres. d. Uw persoonsgegevens worden door Tennis Vereniging Barendrecht opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de periode dat men aangemeld is. 5) Verwerking van persoonsgegevens van prospects, stakeholder- /lobbycontacten en/of geïnteresseerden a. Persoonsgegevens van prospects, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerden worden door Tennis Vereniging Barendrecht verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en): Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten. b. Grondslag voor deze persoonsgegevens is : Mondelinge toestemming, afgifte visitekaartje en/of via koppeling op LinkedIn of andere social media; Voornaam, tussenvoegsel, achternaam; Telefoonnummer; adres Adres, te weten straat, huisnummer, postcode en plaats. d. Uw persoonsgegevens worden door Tennis Vereniging Barendrecht opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de periode dat men gezien wordt als een prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde. 6) Verwerking van persoonsgegevens van Medewerkers a. Persoonsgegevens van Medewerkers worden door Tennis Vereniging Barendrecht verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en): Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst. de arbeidsovereenkomst. Privacy reglement TVB Vastgestelde versie 10 juli 2018 Pagina 3 van 6

4 Telefoonnummer; adres; Geboortedatum; Salarisgegevens; Kopie ID; BSN-nummer; Bankgegevens. d. Uw persoonsgegevens worden door Tennis Vereniging Barendrecht opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de periode dat men een contract heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar. 7) Verstrekking aan derden De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor: Het verzorgen van de internetomgeving van het AVG-programma; Het verzorgen van de internetomgeving van de website en de club app; Het verzorgen van de (financiële en leden-) administratie; Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen; Het organiseren van landelijke en regionale tenniscompetities en -toernooien (zie 8 De KNLTB); Het centraal opslaan van onze data. Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft. 8) De KNLTB Tennis Vereniging Barendrecht is aangesloten bij de Koninklijke Nederlandse Lawn Tennis Bond, de KNLTB. Wanneer u lid bent van onze vereniging bent u daarom ook automatisch lid van de KNLTB. Wij geven uw persoonsgegevens en wijzigingen dan ook aan hen door. Zonder deze koppeling krijgt u geen bondsnummer en ledenpas en kunt u niet mee doen aan door de KNLTB georganiseerde competities en open / districts- of ranglijsttoernooien. De KNLTB hanteert haar eigen privacy reglement, dat u kunt vinden op de website Privacy reglement TVB Vastgestelde versie 10 juli 2018 Pagina 4 van 6

5 9) Beeldmateriaal Voor uw KNLTB ledenpas heeft u een foto nodig. Daarmee kunt u zichzelf identificeren tijdens competitiewedstrijden of toernooien. U levert een (pas)foto aan bij uw eerste inschrijving. Wanneer u deze foto wilt laten wijzigen, dient u een nieuwe foto via onze ledenadministratie aan te leveren. Verder maken wij regelmatig foto s en soms filmpjes tijdens activiteiten op onze vereniging, waarbij mensen leden en bezoekers - herkenbaar zullen zijn. Deze plaatsen wij bijvoorbeeld op onze website of onze social media accounts, gebruiken we in onze nieuwsbrieven of clubblad, of sturen we mee met een nieuwsbericht naar de lokale media. Dit doen we om onze vereniging te promoten of aandacht te schenken voor bijzondere prestaties van onze sporters, bijvoorbeeld als ze kampioen geworden zijn. In dit geval baseren wij ons op de AVG-grondslag gerechtvaardigd belang, waarbij het bij een vereniging met een sportief en sociaal karakter verwacht kan worden dat er beeldmateriaal wordt gemaakt en gepubliceerd. Uiteraard wegen wij per keer zorgvuldig uw en onze belangen af en zullen wij nooit overgaan tot publicatie van beeldmateriaal dat schadelijk kan zijn voor uw reputatie / imago o.i.d. En natuurlijk kunt u altijd, zowel voor als na publicatie, aangeven dat u niet wilt dat er beeldmateriaal van u gepubliceerd wordt. Wij zullen dit dan direct verwijderen van het betreffende medium. Bij nieuwe leden lidmaatschap vanaf 25 mei vragen we expliciet om (schriftelijke) toestemming, om beeldmateriaal voor de bovenstaande doelen te mogen gebruiken. 10) Binnen de EU Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU. 11) Minderjarigen Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. Met beeldmateriaal van minderjarigen zijn wij extra zorgvuldig. Bij evenementen zoals toernooien zullen we altijd expliciet aangeven of er foto s / video s worden gemaakt en waarvoor deze gebruikt zullen worden. Wij vragen u hier ook toestemming voor. 12) Bewaartermijn Tennis Vereniging Barendrecht bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. 13) Beveiliging Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen: Alle personen die namens Tennis Vereniging Barendrecht van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan. Privacy reglement TVB Vastgestelde versie 10 juli 2018 Pagina 5 van 6

6 We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen; We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is; Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten; We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen; Onze medewerkers en vrijwillligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. 14) Rechten omtrent uw gegevens U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken. 15) Klachten Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming. 16) Vragen Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op. Contactgegevens: Tennis Vereniging Barendrecht Graaf Adolfstraat BD Barendrecht secretariaat@tvbarendrecht.nl Privacy reglement TVB Vastgestelde versie 10 juli 2018 Pagina 6 van 6