KNLTB.Club. Inhoud V1.3

Transcriptie

1 KNLTB.Club Dit document dient als opstart houvast voor KNLTB.Club, daarom zullen in dit document alleen de basisfunctionaliteiten worden toegelicht. Zoals het toevoegen van extra gebruikers en nieuwe leden, en het aanpassen van leden, rollen en pasfoto s. Wij zullen in dit document uitleg geven over de volgende onderdelen Inhoud KNLTB.Club Inloggen en gebruikers Personen en leden Abonnementen Labels Rollen Pasfoto s Implementatie Vragen Feedback V1.3

2 Inloggen en gebruikers Zodra je inlogt kom je op het dashboard, het dashboard is op dit moment de plek waar we melding maken van updates en vernieuwingen aan KNLTB.Club. Samen met het rechtensysteem zal het dashboard* een andere rol krijgen en wel om jou als gebruiker een snel overzicht te geven van wat voor jou van belang is. Dat gebeurt aan de hand van je eigen rechten. Voorbeeld; de penningmeester ziet direct hoeveel openstaande facturen er nog zijn of de ledenadministrateur ziet nieuwe inschrijvingen. *Medio september Standaard heb je één gebruikersaccount ontvangen, aangezien alleen KNLTB.Club variant 1 live is. Via het menuonderdeel personen gebruikers kun je meerdere gebruikers aanmaken. Momenteel is er 1 rechtenniveau. Vanaf november zal het rechtensysteem uitgerold worden. Dan kun je gebruikers afzonderlijk toegang verlenen tot nieuws/agenda, ledenadministratie, contributie & facturatie en mail. Indien je jouw wachtwoord of inlognaam kwijt bent, neem gerust contact met ons op via support@knltb.club. 2

3 Personen en leden In KNLTB.club kun je via Personen Clubleden, alle personen beheren van jullie vereniging. Bovenin dit scherm kun je filters aanmaken om zo te filteren op leeftijd, missende telefoonnummers, rollen of zelf aangemaakte labels. Door op de naam van een lid te klikken kom je in de lidkaart, hier krijg je een snel overzicht van de belangrijkste gegevens van het lid. Daarnaast staan er bovenin de lidkaart diverse tabbladen waar de uitgebreidere gegevens staan per soort. 3

4 Voeg Clublid toe is de grote knop rechts bovenin in het ledenoverzicht waarmee je een nieuw lid kunt aanmelden. Hierop volgen twee schermen, het eerste is om de basis gegevens van het lid in te vullen, dit zijn de minimale eisen om een lid in KNLTB.Club op te nemen. In het volgende scherm kom je in de lidkaart van het lid, hierin zijn in het rood de verplichte velden voor bondsleden opgenomen. Om een lid als bondslid aan te melden is het van belang dat je er een abonnement aan koppelt, zie het hoofdstuk over abonnementen hieronder. Pasaanvraag Een pasaanvraag dient te allen tijden handmatig gedaan te worden, ook bij het opvoeren van een nieuw lid of een nieuwe foto. Dit kan eenvoudig via de optie Clublidpas onder het kopje Overige en kan gelijk gedaan worden met het toevoegen van de pasfoto. 4

5 Abonnementen Standaard hebben wij al één lidmaatschap abonnement aangemaakt voor je aangemaakt; KNLTB lid. Via het menu onderdeel Financiën > Abonnementen kun je nieuwe abonnementen aanmaken. De volgende gegevens kunnen hierbij ingevoerd worden: Seizoen: dit is het seizoen waar het abonnement op van toepassing is, als je ook de facturatie module gebruikt kun je hier (later) ook een bedrag en extra instellingen voor dit seizoen aan hangen. Naam: de naam van het betreffende abonnement Club lidmaatschap: "ja"of "nee", hiermee geef je aan of dit abonnement een (actief) clublidmaatschap betreft. Bondslidmaatschap: "ja"of "nee", hiermee geef je aan of dit abonnement een (actief) bondslidmaatschap betreft (en dus óók een uitwisseling met de bond). Toekennen van een abonnement aan een persoon Je kunt abonnementen per stuk of in batch toekennen aan leden. Per stuk toekennen Zoek het lid op via de zoekfunctie rechtsboven. 5

6 Ga naar het tabblad "abonnementen". Via de knop "voeg abonnement toe" kun je een abonnement toekennen aan een persoon. Bij het toekennen kun je de volgende gegevens invoeren: Abonnement: selecteer hier het gewenste abonnement. Startdatum: vanaf wanneer moet dit abonnement ingaan. Einddatum: Is het abonnement voor een bepaalde looptijd dan kun je dat hier aangeven. Een normaal (doorlopend) lidmaatschap kun je toevoegen zonder einddatum, dit zal dan elk seizoen verlengd worden totdat je een einddatum invoert. Opzegreden: mocht je een einddatum gekozen hebben, dan kun je ook de reden van een opzegging opvoeren (dit in verband met rapportages) Opzegreden toelichting: als je bij Opzegreden voor overige hebt gekozen kun je hier een toelichting invullen. Door op "Abonnement toekennen" te klikken, wordt het abonnement toegekend aan het lid en gaat dit abonnement lopen vanaf de opgegeven startdatum van het abonnement. Als het een abonnement met bonds lidmaatschap betreft zal het lid óók uitgewisseld worden met de bond. Per batch toekennen Ga naar Personen > Clubleden Via de beschikbare filters kun je de betreffende personen selecteren aan wie je een abonnement toe wil kennen Druk op de knop "Abonnementen" (links onder de filters) Bij het toekennen kun je de volgende gegevens invoeren Abonnement: selecteer hier het gewenste abonnement. Startdatum: vanaf wanneer moet dit abonnement ingaan. Einddatum: Is het abonnement voor een bepaalde looptijd dan kun je dat hier aangeven. Een normaal (doorlopend) lidmaatschap kun je toevoegen zonder einddatum, dit zal dan elk seizoen verlengd worden totdat je een einddatum invoert. Opzegreden: mocht je een einddatum gekozen hebben, dan kun je ook de reden van een opzegging opvoeren (dit in verband met rapportages) Opzegreden toelichting: als je bij Opzegreden voor overige hebt gekozen kun je hier een toelichting invullen. Er wordt getoond aan welke personen je dit abonnement toe gaat kennen, het kan zijn dat iemand uit jouw selectie dit abonnement al toegekend gekregen heeft, of vanwege een uitzondering niet in aanmerking komt voor het betreffende abonnement. Druk dan de knop "Verwijder van deze lijst", dan zal aan dit persoon het abonnement niet worden toegekend. 6

7 Vink beide checkboxes aan als je zeker bent van deze lijst van personen waaraan u dit abonnement toe gaat kennen, en dat het bewuste abonnement het juiste abonnement is dat je toe gaat kennen. Door op "Abonnement toekennen" te klikken, wordt het abonnement toegekend aan de leden en gaat dit abonnement lopen vanaf de opgegeven startdatum van het abonnement. Als het een abonnement met bonds lidmaatschap betreft zullen de leden óók uitgewisseld worden met de bond. Een overzicht van de abonnementen van een persoon Om alle abonnementen van een lid te zien kun je naar het tabblad Abonnementen gaan. Een abonnement kan drie verschillende kleuren hebben: Blauw : Dit zijn abonnementen die nog moeten starten, de startdatum van het abonnement is nog in de toekomst. Via de knop Verwijder kun je dit abonnement verwijderen bij het betreffende lid. Groen : Dit zijn de actieve en lopende abonnementen, de startdatum is in het verleden en de einddatum is leeg óf nog in de toekomst. Via de knop Annuleren kun je dit abonnement opzeggen per een bepaalde datum, hierbij vragen wij een opzegreden in te voeren. Het abonnement zal dan oranje worden. Oranje Dit zijn de abonnementen die een einddatum hebben, maar nog wel actief zijn. Via de knop Terugdraaien kun je de opzegging (nog) terug draaien. De einddatum wordt dan weggehaald en de opzegreden vervalt. Het abonnement zal dan weer groen worden. Rood Dit zijn de verlopen abonnementen. Mocht je het lid weer het bewuste abonnement willen toekennen, dan kun je via de knop ' Abonnement toekennen' het abonnement weer toekennen. Labels KNLTB.Club beschikt over diverse auto labels, denk hierbij aan: er mist een pasfoto, er mist een e mailadres, dit lid is in de laatste 30 dagen toegevoegd. 7

8 Extra labels zijn aan te maken via Instellingen Labels. Door eigen labels toe te voegen kun je eenvoudig eigen groepen maken in KNLTB.Club; denk aan een groep van klussers die je periodiek wil uitnodigen voor klusjes op de vereniging. Rollen Rollen kun je gebruiken om jullie functionarissen in de vereniging te beheren. Standaard staan alle rollen van de KNLTB hier al in en kun je hier personen aan toekennen. Mocht je als vereniging eigen rollen hebben, denk hierbij bijvoorbeeld aan een contactpersoon verhuur dan kun je via Instellingen Rollen eigen clubrollen aanmaken, deze worden niet uitgewisseld met de KNLTB. Alleen de standaard bondsrollen gaan naar de KNLTB. Pasfoto s Per lid kun je foto s opslaan, de primaire foto wordt naar de KNLTB verzonden. Een foto die je direct in KNLTB.Club toevoegt hoeft niet goedgekeurd te worden. Straks kan het lid ook zelf een foto via de ClubApp doorgeven, deze foto dient dan nog goedgekeurd te worden door de ledenadministratie en na goedkeuring zal deze foto doorgezet worden naar KNLTB. Implementatie Wanneer je besluit over te stappen naar KNLTB.Club, doorlopen we de volgende stappen voor een goede implementatie. Keuze voor ledenpakket Met je vereniging maak je een keuze voor een van onze 3 varianten. Iedere variant is vrijblijvend 2 maanden te gebruiken. Wij werken niet met langlopende contracten en de betaalde varianten zijn per maand opzegbaar Aanmelden Via de knop aanmelden op knltb.club plan je zelf het moment van overstappen. Wij vragen gegevens over je vereniging, je functie, het huidige ledenadministratiesysteem en voor welke variant je kiest. Migratie 8

9 Een week voordat we de vereniging overzetten nemen we contact op. We bevestigen de keuze voor de variant en bereiden de migratie van ledengegevens voor. Afhankelijk van jullie huidige ledenadministratie vragen we een export, gebruik je ServIT? Dan gaat dit automatisch. Starten Je vereniging is omgezet naar KNLTB.Club en je kunt starten met de implementatie binnen de vereniging. Wij helpen graag met dit proces, neem contact met ons op voor vragen en tips. Vragen Je kunt voor alles contact met ons opnemen; vragen, fouten, feedback, ideeën, wensen, informeren van leden en ga zo maar door. Via de live chat optie, rechtsonder in KNLTB.Club, kun je direct chatten met ons supportcenter. Je kunt ook per e mail contact opnemen middels support@knltb.club. Via de help functie rechts bovenin kun je niet alleen de Frequently Asked Question raadplegen maar via tickets (een soort van mail) een vraag bij ons neerleggen, welke wij per mail zullen beantwoorden. Wil je liever iemand telefonisch spreken, neem dan contact met ons op: Op werkdagen van 09:30 uur 12:00 uur en van 13:00 uur tot 17:00 uur Feedback Een pakket als KNLTB.Club is nooit uitontwikkeld en kan altijd nog beter. Graag ontvangen wij jullie feedback via support@knltb.club. Wij zullen dit verder oppakken en waar nodig doorvoeren in KNLTB.Club. Schroom niet en deel met ons élk soort feedback; positief en kritisch! 9