Verslag raadscommissie III van 03 oktober 2013

Transcriptie

1 Verslag raadscommissie III van 03 oktober 2013 Aanwezig: Katleen D Haese,, Wouter Vlassak, Karl Boumans, Chris Parmentier, Kirsten Winnelinckx, Ruben Donceel, Elise Van Eynde, Steven Tossyn, Tom Denon Verontschuldigd: An Katrien Sodermans Afwezig: Luk Draye Agenda: 1. Goedkeuring verslag 12 juni 2013 en 05 september Punten gemeenteraad 10 september Varia Opmerking: op vraag van de commissie neemt Karl Boumans voor deze vergadering het voorzitterschap waar. 1. Goedkeuring verslag 12 juni 2013 en 05 september 2013 De verslagen worden goedgekeurd. 2. Punten gemeenteraad 08 oktober 2013 Agendapunt 1: Kapitaalsverhoging AGB Met akte dd 25 juni 2012 werd door de gemeente een recht van opstal verleend aan het AGB De Kouter en werd tevens het eigendomsrecht op de opstallen overgedragen aan het Autonoom Gemeentebedrijf De Kouter voor een duur van 50 jaar vanaf 25/06/2012. Voor de verlening van dit opstalrecht en de eigendomsoverdracht is de opstalhouder, het AGB De Kouter een eenmalige vergoeding verschuldigd gelijk aan ,54 Euro, exclusief BTW 21%. De Opstalgever, de gemeente Herent beschikt ten belope van dit bedrag exclusief BTW nog over een eisbare schuldvordering ten opzicht van de Opstalhouder, het Autonoom Gemeentebedrijf De Kouter. Zoals in de Ruling die door het AGB De Kouter werd bekomen, wordt deze eisbare schuldvordering voor het volledige bedrag ingebracht door de gemeente Herent in het kapitaal van AGB De Kouter via een kapitaalverhoging.

2 Agendapunt 2: Kapitaalsvermindering AGB Met akte dd 25 juni 2012 werd door de gemeente een recht van opstal verleend aan het AGB De Kouter en werd tevens het eigendomsrecht op de opstallen overgedragen aan het Autonoom Gemeentebedrijf De Kouter voor een duur van 50 jaar vanaf 25/06/2012. Voor de verlening van dit opstalrecht en de eigendomsoverdracht is de opstalhouder, het AGB De Kouter een eenmalige vergoeding verschuldigd gelijk aan ,54 Euro, exclusief BTW 21%. De Opstalgever, de gemeente Herent beschikt ten belope van dit bedrag exclusief BTW nog over een eisbare schuldvordering ten opzicht van de Opstalhouder, het Autonoom Gemeentebedrijf De Kouter. Zoals in de Ruling die door het AGB De Kouter werd bekomen, wordt deze eisbare schuldvordering voor het volledige bedrag ingebracht door de gemeente Herent in het kapitaal van AGB De Kouter via een kapitaalverhoging. Vervolgens wordt elk jaar en dit gespreid over 27 jaar of 3,7% per jaar, te starten vanaf 1 januari 2012 een kapitaalsvermindering doorgevoerd met terugstorting naar de gemeente Herent. Het Autonoom Gemeentebedrijf De Kouter beslist in deze context dan ook tot de kapitaalsvermindering voor 2012 voor een bedrag van ,92 Euro en voor 2013 eveneens voor een bedrag van ,92 Euro of in totaal , 84 Euro, door het Autonoom Gemeentebedrijf te storten op rekening van de gemeente Herent. Agendapunt 3 : overname meubilair De BTW ruling voorziet dat het AGB meubilair ter beschikking moet stellen van de gebruikers. Het meubilair van gemeente en OCMW dat mee verhuisd werd moet nog worden overgedragen aan het AGB. De lijsten zijn ter inzage. Opmerking Steven: Als iets ergens wordt overgedragen moet het elders toch ook uitgeboekt worden. AGENDAPUNT 4: ADDENDUM OVEREENKOMST INZAKE EEN SPECIFIEKE DIENSTVERLENING VOOR DE WERKING VAN HET CENTRALE ONTHAAL, MEER BEPAALD HET TERBESCHIKKING STELLEN VAN PERSONEEL VAN DE GEMEENTE HERENT AAN HET AUTONOOM GEMEENTEBEDRIJF DIENSTENCENTRUM DE KOUTER Conform artikel 3 zal het Dienstencentrum De Kouter voor de diensten aan de consultant een jaarlijkse vergoeding van euro betalen exclusief BTW.

3 In het bijzonder bepaalt art. 1 dat het gaat om het verzorgen van het onthaal in het Dienstencentrum. De inwerkingtreding van deze dienstverlening geschiedt volgens art. 6 vanaf 01 april 2012 voor onbepaalde duur. Vermits de consultant deze dienstverlening reeds organiseerde vanaf 01 oktober 2011 voor het Dienstencentrum en dus kosten heeft gemaakt, wordt met dit addendum de inwerkingtreding van de overeenkomst vervroegd naar 01 oktober De overeenkomst blijft verder gelden voor onbepaalde duur. Hieruit voortvloeiend is het Dienstencentrum voor de periode van 01 oktober 2011 tot en met 31 maart 2012 een bijkomende vergoeding verschuldigd van 6/12 * , zijnde Karl: Het onthaal valt dus onder voogdijschap van het AGB? Katleen: Neen, de gemeente blijft juridisch verantwoordelijk. Chris: Wie is de consultant? Antwoord: de gemeente. Betalen we het onthaal dan twee keer? Katleen ontkent en geeft meer uitleg bij de constructie en zegt de documenten van de overeenkomst met het AGB en de BTW ruling over te maken per mail. Agendapunt 5: Goedkeuring meerjarenplan en budget 2014 kerkfabrieken Er is onderhandeld met de verschillende kerkbesturen over het meerjarenplan. In de eerst voorliggende plannen heeft het college te kennen gegeven niet akkoord te kunnen gaan met de voorliggende plannen. Het college was de mening toegedaan dat de voorliggende plannen niet realistisch zijn. Er is opnieuw onderhandeld met het centraal kerkbestuur en de plannen zijn uiteindelijk aangepast. Tegenover de eerst ingediende plannen is er een besparing van ,14 over zes jaar. EXPLOITATIE T Heilig Hart Delle Hemelvaart Winksele OL Vrouw Herent St Laurentius Veltem 0, , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,00 166

4 St Michiel Beisem 1.041, , , , , , Totaal bedrag over zes jaar: ,79 euro Katleen vult aan dat hier ook nog de kerk van Buken bijkomt, gedeeld met Kampenhout en een aantal kerken in Leuven waar Herent ook moet bijdragen, nl. de Protestantse, Evangelische, Islamitische en Orthodoxe kerken. Ze geeft aan dat de bijdrage voor de Protestantse kerk zou verhogen van 1000 naar en dat het college hiertegen bezwaar aangetekend heeft, men vindt hun begroting niet realistisch. Agendapunt 6: meerjarenplan en Budgetwijziging II Eerst is er een wijziging aan het meerjarenplan. Vervolgens trek je daar de cijfers uit voor het budget. Welke zaken wijzigen? Exploitatie-uitgaven - Kerkfabriek St.Antonius Buken: ,70 euro Dit bedrag was reeds voorzien in de vorige BW, maar door een softwarefout is het niet mee overgenomen. - Subsidie welzijnsprojecten uitgevoerd door jeugdverenigingen: euro (subsidie 2012 werd pas in 2013 uitbetaald) - Subsidie milieuprojecten uitgevoerd door jeugdverenigingen : euro (subsidie 2012 werd pas in 2013 uitbetaald) - Subsidie Multi-Culturele projecten uitgevoerd door jeugdverenigingen: euro ( subsidie 2012 werd pas in 2013 uitbetaald) - Onderhoud en herstellingen openbare verlichting : euro - Sport: levering water : euro - Cultuur levering gas: euro: Katleen vraagt na (waarschijnlijk keuken) - Verzekering arbeidsongevallen: euro - Herstellen uitlaat DAF: euro + onderdelen Volvo veegwagen euro - Kredieten organisatiedoorlichting euro (in 2014) - Extra brandstof voertuigen ( euro) - Platanen snoeien Den Bremt : euro - Extra krediet brandweer: euro (in 2014): hier bestaat een verdeelsleutel voor. - Werkingsbudget markten; euro - Geïnjecteerde energie in de Kouter. Elektriciteit euro: Katleen informeert of dit het totaal bedrag is of een meeruitgave. - Verkiezingen, factuur 2012 pas ontvangen in 2013: euro - ACT 52/ /69704 Subsidie programma 2012 werd pas in 2013 uitbetaald met het budget van het programma van ,02 euro euro extra subsidie 2013.

5 - ACT 52/ /649704: wegvallen tussenkomst VVSG: euro - Er worden een aantal kredieten voor personeel aangepast (aanpassing raming vakantiegeld, vakbondspremies, doorschakeling in weddeschaal) Er is ook bijkomend krediet voorzien voor de aanwerving van een deskundige openbare werken : euro (in 2013) euro in Deze functie is reeds in de formatie voorzien Ontvangsten (slechts inboeken mits brief of officiële bevestiging) - ACT-32/ : saldo aanleg fietspad L.VanVeltemstraat: ,61 euro - ACT-32/ /150000: subsidie aanleg fietspaden Eikestraat en Woeringstraat: ,63 euro /150000: subsidie veegmachine, 1 ste schijf: euro - ACT-114/ /150000: subsidie Bliksembeveiliging : 5.317,73 euro - AC-52/ /740520: bijkomende subsidie euro - ACT-52/ /740580: wegvallen tussenkomst VVSG euro /740599: subsidie voor aankoop geluidsmeters - Éénmalige ontvangst: herberekening gecumuleerd resultaat ,65 euro (reden : berekeningsmethode is gewijzigd. Een aantal zaken werden niet meegerekend: vb. geld vastgelegd maar nog niet gegund, zaken uit oude boekhouding) /731520: afgifte reispassen. Aanpassing raming euro /701145/ Saneringsbijdrage aanpassing raming euro Investeringsuitgaven - Act.41/ /245000: aankoop zoutstrooier euro /225100: aankoop bloembakken en banken voor geb.massantstraat, Blauwe Stap: euro Chris: Is dit de totale kost of een meerkost? - ACT-32/ /224007: VBR Binnenstraat: euro - ACT-55/ /224307: Hogebeek. Wegwerken knelpunten euro (krediet herschoven van alg.artikel) De raadsleden van de oppositie vragen een bijkomende infovergadering over het meerjarenplan voorafgaand aan de volgende commissie III, dit zou een vergadering zonder debat zijn, dit debat zou kunnen in de commissie om zo de gemeenteraad te ontlasten. Katleen geeft aan dat indien haalbaar de volgende commissie eventueel vervroegd zou kunnen worden en dat de ontvanger hierop aanwezig zou zijn om bijkomende achtergrondinformatie te bezorgen.

6 Agendapunt 7: Ellestraat verkaveling verkoop Er wordt aan de gemeenteraad gevraagd om principieel akkoord te gaan met de openbare verkoop van gemeente-eigendom aan de Ellestraat. De opbrengst wordt aangewend door investeringen van de gemeente. Voorheen stond op dit stuk grond een loods met woonhuis en verharde parking. De notaris heeft geadviseerd het gebouw af te breken en een verkavelingsvergunning aan te vragen. Er is aan de gemeente een verkavelingsvergunning afgeleverd voor vier loten van half open bebouwing en één lot voor een elektriciteitskabine. Agendapunt 8: overeenkomst voor verkoop van een perceel grond in een verkaveling Dit gaat over een overeenkomst tussen de gemeente en Iverlek. Op dit stukje grond van 32 centiare wordt een MS-distributiecabine opgericht. Deze grond wordt verkocht aan één euro. Deze aankoop kadert in het maatschappelijk doel van Iverlek. Het is ten algemene nutte. Er wordt een erfdienstdienstbaarheid gevestigd. Dit is kosteloos en eeuwigdurend. Er is een recht van doorgang in het voordeel van de koper over het eigendom van de verkoper gevestigd. Op lot 1 gaat het over een breedte van 3 m. over de lengte (geldt voor doorgang materieel en personeel) Bespreking organisatiedoorlichting Voor de uitvoering van het project organisatiebeheersing wordt geopteerd om samen te werken met Jobpunt Vlaanderen. Jobpunt Vlaanderen werkt voor de uitvoering van projecten inzake organisatiedoorlichting samen met enkele bureaus op basis van een Europese aanbesteding. De gemeente Herent kan als vennoot van Jobpunt Vlaanderen op deze contracten een beroep doen. Algemene doelstellingen van de organisatiedoorlichting. Het lokaal bestuur ( gemeente en OCMW Herent ) wenst haar organisatie te optimaliseren. Een klantgerichte en professionele dienstverlening is het uitgangspunt van het bestuur, waarbij de behoeften van de burger centraal staan, en de gemeente en het OCMW garant staan voor de uitvoering van de kerntaken De organisatiedoorlichting moet tot een meer een efficiënte en effectieve organisatie leiden. Concrete doelstellingen van de organisatiedoorlichting. Het lokaal bestuur wenst een zicht te krijgen op de volgende elementen:

7 DOELSTELLING 1: Optimaliseren van de organisatiestructuur doorheen het niveau van het management tot het uitvoerend kader. DOELSTELLING 2: optimale inzet van personeel en middelen in de organisatie. - Het huidige werkvolume per afdeling en de verdeling ervan over de medewerkers. - De efficiëntie en effectiviteit bij de uitvoering van de huidige taken. - Identificeren van mogelijke optimalisaties, zowel naar middelen, als naar inzet van mensen, in de dienst zelf en tussen de diensten. - Pijnpunten inzake de eenduidigheid van de aansturing opsporen. - De aangepastheid van de personeelsformatie en het bestaande organogram. - Een verschillenanalyse tussen het huidige dienstverlening en het kerntakenpakket. - Een risicoanalyse van het personeelskader op korte en middellange termijn. DOELSTELLING 3: verdere integratie tussen gemeente en OCMW. - Welke zijn knelpunten/mogelijkheden in de verdere integratie? - Op welke wijze kan gebruik gemaakt worden van de mogelijkheden van personeelsmobiliteit? - Welke mogelijkheden zijn er op het vlak van efficiëntiewinsten? DOELSTELLING 4: dienstverlening verder afstemmen op de behoefte van de burger. - Mogelijkheden verdere uitbouw digitaal loket? - Verdere uitbouw centrale balie en loketfuncties. Het bestuur heeft drie offertes vergeleken (Möbius, Thetis, Idea Consult) Het bestuur heeft gekozen voor Thetis met als voornaamste reden: - Het verhaal van Thetis is inhoudelijk sterk en gestructureerd. - Thetis levert de goedkoopste offerte. - Thetis legt sterk de nadruk op communicatie, participatie en draagvlakverwerving. Dit uit zich in de oprichting van een stuurgroep, een werkgroep en een bevraging van alle medewerkers van de organisatie. Werkwijze Thetis - Thetis vertrekt vanuit de werking, de structuren, het overleg en personen. Zij onderzoekt deze vier domeinen. Ze kijken naar de hebben we de juiste dienstverlening en is onze dienstverlening kwaliteitsvol?

8 - Eveneens kijken ze naar verdere opportuniteiten/mogelijkheden op het vlak van samenwerking met het OCMW. - Thetis neemt verschillende stappen: in een eerste fase communiceert zij aan het personeel over het project. Dit is gebeurd op maandag 30 september. - In een tweede fase vormt zij een objectief beeld van de organisatie en wordt er geëvalueerd. (dit doen ze aan de hand van een documentstudie, een tijdsbestedingsanalyse, interviews, ) - In een derde fase wordt de toekomstige situatie bepaald. - In een vierde fase wordt een uitvoeringsplan opgesteld. - In een vijfde fase worden veranderingen doorgevoerd. Om het project gedragenheid te geven, is er de begeleiding aan de hand van een projectstructuur, zijnde een stuurgroep, een werkgroep en een projectbureau. In de stuurgroep worden beslissingen gevalideerd, en vervolgens voorgelegd ter goedkeuring aan het bestuur. Wat de werkgroep betreft is beslist om te starten met één werkgroep voor gemeente en OCMW omdat het in een eerste fase over zaken zoals methodologie gaat. Mocht dit later nodig blijken, worden deze opgesplitst in twee werkgroepen. De werkgroep verzamelt informatie, voert zaken uit, De projectgroep bestaat uit de mensen van Thetis, aangevuld met een interne projectleider. Deze persoon staat Thetis bij op administratief-technisch-coördinerend vlak (verzorgen uitnodigingen, coördineren, ) Kirsten: Voorziene termijn? Katleen: Een tussentijds rapport zou normaal voorzien zijn voor medio nov Een vergelijkbare doorlichting elders was voorzien op 4 maanden en het werden er uiteindelijk 9. De kwaliteit primeert echter op de looptijd. Het is dus momenteel nog niet exact te zeggen wanneer men zal kunnen landen en implementeren. Karl: Doet Thetis enkel metingen of zijn ze ook verantwoordelijk voor resultaten? Katleen: Ze geven advies, als echter een verandering in hun ogen noodzakelijk is zal dit overgemaakt worden aan de stuurgroep en het college. Dit komt tot stand in een open sfeer, medewerkers kunnen altijd terecht in hun tijdelijk bureau in de Kouter. Karl geeft verder aan dat hij het betreurd dat er op zijn expertise in deze materie geen beroep gedaan is, hij heeft prima ervaringen met Idea consult ook al was hun offerte 8000 duurder. Chris: Spijtig dat dit niet ter stemming komt op een gemeenteraad.

9 Katleen: Dit valt binnen het raamakkoord met jobpunt Vaanderen, het is normaal dat het college dit beslist. Steven geeft nog aan dat het geen kwaad kan om de gemeenteraad, net zoals in de ocmw-raad is gebeurd, te informeren over zulke dossiers. 3. Varia Chris: 2 vragen: -Naar aanleiding van enkele klachten bij opvragen documenten rond verkavelingsaanvragen en het niet krijgen van uitleg door het gemeentepersoneel: Wat is de rol van het gemeentepersoneel inzak het geven van technische uitleg over individuele dossiers? -Wat zal de impact zijn van het aanleggen van een kunstgrasveld, naar aanleiding van de vraag naar subsidiëring, op de begroting? maw. Bestaat er een financieel plan om dit te realiseren? Steven sluit aan: Kadert dit een het grotere plan mbt de sportinfrastructuur? De vergadering wordt gesloten om 21u 55 Wouter Vlassak Secretaris

10