UITGEBREIDE INSTRUCTIE GEBRUIK NIEUWE KASSA

Transcriptie

1 UITGEBREIDE INSTRUCTIE GEBRUIK NIEUWE KASSA Pagina 1

2 INHOUDSOPGAVE: Inleiding Pagina 3 Opstarten kassa en mogelijk problemen Pagina 4 Bonnenprinter Pagina 8 Bedienen van de kassa Pagina 10 Pinautomaat Pagina 12 Opwaarderen KNLTB-Pas Pagina 13 Gebruik en afrekenen commissie- en competitiepassen Pagina 15 Afrekenen Competitiepas via de kassa Pagina 16 Schoonmaken kassa Pagina 18 Pagina 2

3 INLEIDING Dit is een instructie voor het gebruik van de nieuwe kassa van Wolfsbosch. Een paar zaken zijn bij deze kassa anders dan bij de vorige. Dat zit m met name in de wijze van betalen. Je kunt bij deze kassa op meerdere manieren betalen: Contant (deze optie gaat binnenkort verdwijnen) Met je KNLTB-pas die je daarvóór hebt opgewaardeerd met pin (of contant). Met pin (we hebben nu een pinautomaat) Met consumptiebonnen (trainers, jeugdcompetitie en commissies hebben deze) Met de knop wegboeken op eigen verbruik voor de bardienst. Je kunt deze opties onder de knop Betaal kiezen. Leden zullen ook met behulp van de kassa een tegoed op hun KNLTB-pas gaan zetten. Instructie zit verderop in de map. Daarna kunnen ze met hun KNLTB-pas afrekenen. Wij geven aan deze optie de voorkeur boven pin omdat dit het goedkoopste is voor de club. Een pintransactie kost de club geld (4-5 cent). Moedig het gebruik van de KNLTB-pas aan als mensen willen pinnen. We hebben nu dus ook een pinautomaat. Deze wordt aangestuurd door de kassa. Je hoeft dus nooit iets te doen met de pinautomaat, behalve te controleren of er papier in het printergedeelte zit of een transactie, wanneer nodig, af te breken met de rode knop op de pin-printer. Nieuw papier voor de pin-printer zit in het kastje bij deze map of ligt in de bijkeuken. Als er geen papier in de pin-printer zit doet de pinautomaat het niet. Toets nooit een bedrag in op de pin-printer! Ging er iets mis of wil je een boodschap doorgeven over het nieuwe betaalsysteem aan je opvolger en/of het bestuur? Laat dan een bericht bij de kassa achter. Nog vragen? Kijk op of neem contact op met de weekleider. Succes met het gebruik van deze kassa. Met vriendelijke groet, De barcommissie en de penningmeester Pagina 3

4 AANZETTEN KASSA-SYSTEEM: Kassa wordt aangezet volgens de verkorte handleiding. Ligt ook naast de kassa: Voor de pinautomaat is er ook een verkorte instructie. Ligt ook naast de kassa: Pagina 4

5 WAAROM ZOU IK DE KNOP OFFLINE STARTEN GEBRUIKEN? Wanneer er geen internet verbinding is kan de kassaterminal niet aangemeld worden. Op dit moment moet de kassa offline gestart worden. Dit betekend dat er geen nieuwe gegevens opgehaald worden uit de beheeromgeving. Er wordt nu met de laatste bekende gegevens betreffende productindelingen, prijzen, knoppen enzovoort gewerkt. Wanneer er wel een internetverbinding beschikbaar is zal de Aanmelden knop die boven de Offline starten knop weergegeven wordt groen van kleur zijn. Wanneer de Aanmelden knop actief is adviseren wij u deze te gebruiken in plaats van de Offline starten knop. WAAROM MOET DE KASSATERMINAL AANGEMELD WORDEN EN HOE DOE IK DIT? Wijzigingen van product knoppen, prijzen, indelingen enzovoort worden via de beheeromgeving doorgevoerd. Wanneer er aangemeld wordt (door op de groene Aanmelden knop te drukken in het aanmeldscherm) worden de laatste in de beheeromgeving doorgevoerde wijzigingen opgehaald en geactiveerd op de kassaterminal. Aanmelden doet u door op de groene Aanmelden knop te drukken in het aanmelden scherm. Het aanmeldscherm wordt weergegeven direct nadat de kassaterminal opgestart is. Wanneer er gedurende een bardienst wijzigingen doorgevoerd worden in de beheeromgeving die invloed hebben op de kassaterminal worden deze wijzigingen niet direct doorgevoerd. Dit is pas het geval wanneer er opnieuw aangemeld wordt. Om opnieuw aan te melden hoeft de kassaterminal niet opnieuw opgestart te worden. Het is mogelijk om terug te keren naar het aanmeldscherm door rechtsboven in beeld op de Afmelden te drukken (en vervolgens het afmelden te bevestigen door op de Ja knop te drukken). Pagina 5

6 KAN IK DE KASSATERMINAL WEL GEBRUIKEN ALS ER GEEN INTERNETVERBINDING IS? Uiteraard kunt u de kassaterminal ook gewoon gebruiken wanneer er geen internetverbinding is. Transacties die geregistreerd worden wanneer de kassaterminal offline werkt worden lokaal, op de kassaterminal, opgeslagen. Aan het offline werken met de kassaterminal is wat betreft opslag capaciteit in de praktijk geen limiet. Echter, wijzigingen die in de beheeromgeving doorgevoerd worden zullen nu niet doorgevoerd worden in de kassaterminal. Ook zullen de rapportages in de beheeromgeving niet actueel zijn. De rapportage knop op de kassaterminal zal ook niet werken. Het is dus wel degelijk van belang om de internetverbinding spoedig te (laten) herstellen. WAT MOET IK DOEN ALS DE KNOP AANMELDEN NIET GROEN WORDT? Als de aanmelden knop niet groen wordt betekent het dat de kassa geen werkend internetsignaal krijgt. Dit kan komen doordat: - de internetkabel niet is aangesloten. (Controleer aan beide kanten of de kabel er juist inzit, in de router/modem en in de kassa) en/of de lampjes boven de ethernetpoort branden Groen/Geel/ knipperend. Als bovenstaande in orde is en het werkt nog steeds niet, dan kun je het beste contact opnemen met Secretaris Gerrit-Jan Kayser. Hij is te bereiken op WAT MOET IK DOEN ALS HET KASSASCHERM FLIKKERT OF STOORT? Indien het scherm van de kassa flikkert of stoort (in de vorm van rare lijnen op het beeld), kan het helpen om het scherm met twee handen vast te pakken en deze zachtjes omhoog en omlaag te bewegen. Mocht dit niet het gewenste resultaat opleveren, neem Pagina 6

7 dan contact met Le Credit Sportif op via of via Graag ook even secretaris Gerrit-Jan Kayser informeren via DE KASSA GAAT NIET AAN. WAT TE DOEN? Als de kassa niet aangaat, controleer dan eerst zorgvuldig of de stekkers er correct in zitten. De stroomaansluiting bestaat uit meerdere delen; de stekker, de adapter en de aansluiting op de kassa zelf. Haal alles er 1 voor 1 uit, en sluit alles weer opnieuw aan. Ook kunt u proberen om de stekker in een ander stopcontact te stoppen. Indien de kassa wel opstart, maar een geluidssignaal geeft dient u contact op te nemen met Le Credit Sportif via help@lecreditsportif.nl of telefoonnummer DE KASSALADE DOET HET NIET. WAT TE DOEN? De kassalade is met een datakabel verbonden aan de kassa, waardoor de lade automatisch open gaat bij contante betalingen of als de knop open lade wordt ingedrukt. Als de kassalade niet reageert, kun je de volgende stappen ondernemen: - Ga na of de kassalade op de juiste manier gekoppeld is met de kassaterminal (het beeldscherm) door het volgende te doen: o Controleer of de juiste kabel is gebruikt voor de koppeling. Er is een speciale kabel nodig om de kassalade met de kassaterminal te verbinden. Op de kabel staan bij beide uiteinden een label PRINTER en CASH DRAWER. o De kabel moet verbonden zijn met de kassalade. Het uiteinde met het label CASH DRAWER moet in de aansluiting aan de achterkant van de kassalade ingeplugged zijn. o De kabel moet verbonden zijn met de kassaterminal. Het uiteinde met het label PRINTER moet aan de achterzijde van de kassaterminal ingeplugd zijn. Pagina 7

8 DE BONNENPRINTER DOET HET NIET. WAT NU? 6 opties: - Het printpapier zit verkeerd om in de printer; Het papier moet van de onderkant van de rol af komen. Zie binnenkant printerklep voor instructie. - ERROR LED knippert; er zit geen printpapier in de printer. - POWER LED brandt constant; Controleer of de grijze USB-kabel in USB-poort 1 achterop de kassaterminal is gestopt. - POWER en LED branden niet; De (grijze) USB-kabel is niet goed op de kassaterminal en/of de bonnenprinter aangesloten. De USB-kabel moet op de USB-poort 1 achter op de kassaterminal aangesloten worden en op de meest linker poort op de bonnenprinter. - POWER en LED knipperen om en om; De bonnenprinter krijgt geen stroom. Controleer of de zwarte voedingskabel op een werkend stopcontact is aangesloten en of deze goed is aangedrukt in de printer. - ERROR LED brandt niet; Er is mogelijk een probleem met de netwerkverbinding. Dit kan bijvoorbeeld komen door het vervangen van netwerkapparatuur. Neem contact op met secretaris Gerrit-Jan Kayser via of met Jan Lauffer. ER STAAT NIETS OP DE BONNEN DIE UIT DE BONNENPRINTER KOMEN. WAT TE DOEN? - Als er door middel van een kassahandeling een bon wordt geprint waar niks op staat, kan het zijn dat er verkeerd soort papier wordt gebruikt of dat de rol verkeerd om in de printer zit. De bonnenprinters die Le Credit Sportif levert zijn thermische bonnenprinters. In deze bonnenprinters moet daarom ook thermisch papier geplaatst worden. Wordt er normaal papier gebruikt dan zal er ook niks op de bon weergeven worden. Pagina 8

9 ER STAAT NO HOST CONNECTED OP HET KASSABONNETJE. WAT TE DOEN? - Dit betekent dat er geen verbinding is tussen de kassaterminal en de bonnenprinter. Controleer of de netwerkkabels correct zijn aangesloten op de kassaterminal, router/modem en de bonnenprinter en of de kassaterminal ingeschakeld zijn. Pagina 9

10 BEDIENEN KASSA WAARVOOR KAN IK DE + EN KNOP GEBRUIKEN Met de plus- en min-knop kun je gemakkelijk en snel dingen aanpassen in een bestelling. Selecteer links, in de lijst met aangeslagen producten, een product dat je wilt veranderen. Dit selecteren doet je door het simpelweg aan te raken. Vervolgens klik je op de min-knop om 1 product weg te halen. Of je drukt op de plus-knop om van het geselecteerde product een extra exemplaar toe te voegen Ook kun je de min-knop langere tijd ingedrukt houden. Er verschijnt dan een menu met 2 of 3 mogelijkheden. Als je meer dan 1 maal een product hebt aangeslagen zullen er drie mogelijkheden verschijnen, namelijk: - 1x product; hiermee verwijder je 1 keer het geselecteerde product - #x product; hiermee verwijder je het hele product uit de aangeslagen bestelling - Gehele bestelling; hiermee verwijder je alle aangeslagen producten en kun je opnieuw beginnen met een bestelling HOE GEBRUIK IK DE VERMENIGVULDIGENTOETS Met de vermenigvuldigingstoets (X) kun je gemakkelijk grote aantallen producten aanslaan op de kassaterminal. De juiste volgorde is als volgt: Druk eerst de 'X' toets in Voer dan het gewenste aantal in Druk op 'OK' Selecteer het product Pagina 10

11 HOE KUNT U IEMAND CONTACT GELD LATEN PINNEN? Deze optie is bij Wolfsbosch niet beschikbaar!!!!! Niet doen! HOE KAN IK EEN BON PRINTEN ALS IEMAND DAAROM VRAAG? Druk op de knop Print laatste bon WAT DOE IK ALS IEMAND MET CONSUMPTIEBONNEN BETAALD? Kies bij Betaal de optie Consumptiebonnen. De kassa zal aangeven hoeveel bonnen er moeten worden afgerekend. Prik de bonnen op de prikker en maak de transactie af. Als een klant met bonnen en andere betaalmiddelen wil betalen moet je de transactie splitsen in twee aparte transacties. WAT TE DOEN ALS ER TIJDENS TOENOOIEN MET BONNEN WORDT GEWERKT? Zie boven betalen met consumptiebonnen. HOE KAN IK EEN TRANSACTIE BEWERKEN? Op de kassa kunt u geen transacties bewerken. U kunt enkel transacties verwijderen. Dit kan via de knop beheer rechtsboven in het kassascherm. Hierna kiest u voor transacties verwijderen. Hier kunt u transacties selecteren en met de knop verwijderen de transactie uit het systeem halen. Verwijderde transacties zullen altijd zichtbaar blijven voor de financiële administratie. Pagina 11

12 PINAUTOMAAT HOE MOET IK DE PINAUTOMAAT BEDIENEN? Je hoeft nooit aan de pinautomaat te komen. Alleen voor het vernieuwen van de rol waarop de bonnen worden geprint of om zoals hieronder beschreven een transactie af te breken. De pinautomaat wordt volledig door de kassa aangestuurd door bij betalen op pin te drukken op het kassascherm. HOE KAN IK EEN TRANSACTIE OP DE PINAUTOMAAT STOPPEN? Als iemand al heeft betaald met pin is deze niet meer terug te draaien. Als dat nog niet het geval is dan druk je op de rode knop op de bonnenprinter van de pinautomaat. De transactie wordt dan afgebroken en de klant kan anders betalen. Pagina 12

13 HOE KAN IK EEN PAS OPWAARDEREN VIA DE KASSA? Het is mogelijk om via de kassaterminal het saldo van een rekening (KNLTB-pas) op te waarderen. Hoe doet u dit? Stap 1: Druk rechtsboven op de knop 'Saldo' en maak de keuze voor 'Betaalpas'. Stap 2: Leg de clubcard of KNLTB pas op de paslezer of haal de pas door de magneetstrip. Stap 3: De gegevens van de gebruiker en het saldo verschijnen, zie onderstaande afbeelding. Rechtsonder aan het scherm ziet u nu de knop 'Opwaarderen'. Pagina 13

14 Stap 4: Wanneer u op de knop 'Opwaarderen' drukt, verschijnt onderstaand scherm. Vul het bedrag in dat u wilt opwaarderen. Kies voor PIN (in de proefperiode kan ook nog voor contant worden gekozen). Druk daarna op 'OK'. De clubcard of KNLTB pas is opgewaardeerd. Pagina 14

15 GEBRUIK COMMISSIE- EN COMPETITIEPASSEN Commissiepassen: Bestuurs- en commissieleden die in het kader van het uitvoeren van hun bestuur- of commissietaken op de club een consumptie nuttigen mogen gebruik maken van de commissiepassen. Elke commissie heeft een eigen pas. De bardienst kan als commissieleden dat aangeven afrekenen met deze passen. In het logboek zit, achter deze kassainstructie, een lijst met bestuurs- en commissieleden die van de commissie passen gebruik mogen maken. Deze kan bij twijfel geraadpleegd worden. Competitiepassen: Voor competitieteams kan een competitiepas gebruikt worden om de consumpties tijdens de competitiedag/avond op de registreren. Deze pas moet aan het eind van de dag 100% afgerekend zijn door het team volgens de gebruiksaanwijzingen in dit logboek (Zie hoofdstuk Hoe reken ik een competitiepas af via de kassa ). Bij het uitgeven van de competitiepas wordt de KNLTB-pas van de teamverantwoordelijke in dit mapje gestopt in plaats van de competitiepas. Nadat de pas volledig is afgerekend kan deze worden teruggegeven. De commissie en competitiepassen zitten in het mapje in de kast bij het logboek (zie foto hieronder). Pagina 15

16 HOE REKEN IK EEN COMPETITIEPAS AF VIA DE KASSA? Tennisclubs maken vaak naast de persoonlijke KNLTB pas, gebruik van 'competitiepassen'. Dit zijn meestal standaardpassen met Le Credit Sportif logo die door de tegenstander gebruikt worden om alle bestellingen te registreren. Zo kan het team aan het einde van de dag de competitiepas in één keer afrekenen bij de kassa. Hoe doet u dit? Stap 1: Druk rechtsboven in het scherm op de knop 'Saldo' en klik op 'Betaalpas'. Stap 2: Haal de pas door de paslezer. Zie onderstaande afbeelding. Het (negatieve saldo verschijnt). Optioneel kan een bon uitgeprint worden van de op die dag bestelde producten en het totaal bedrag. Als u dat wilt, drukt u op de knop 'Dagbon'. Stap 3: Wanneer u de competitiepas wilt afrekenen, druk dan op de knop 'Voldoen'. Pagina 16

17 Op het voldoen scherm heb je de mogelijkheid om het bedrag te splitsen of om in een keer te voldoen. Zie onderstaande afbeelding. Het saldo kan met de getoonde betaalmogelijkheden voldaan worden (dus ook met een andere/knltb pas). Uiteraard is het de bedoeling dat de pas uiteindelijk weer op 0 staat en hergebruikt kan worden. Let op: dat de dagbon die geprint wordt van de gehele dag is. Het is dus niet raadzaam de pas 2 keer op 1 dag uit te geven. Pagina 17

18 HOE MAAK IK DE KASSA SCHOON? De kassa laat zich zeer eenvoudig onderhouden. Het reinigen van het scherm kunt u met een licht vochtig doekje doen, eventueel met een klein beetje glassex. Door het scherm met enige regelmaat te reinigen, alsmede de rest van de kassa, voorkom je aangekoekte resten, waardoor het touchscreen minder nauwkeurig kan reageren. Let op: - Gebruik nooit oplosmiddelen op een scherm. - Giet nooit water direct op een scherm. - Dompel het systeem nooit onder water. Aanwijzingen: - Veeg met een licht vochtig doekje over de schermen om vlekken te verwijderen. - Gebruik vervolgens een droog doekje om de schermen droog te wrijven en het schoonmaken te voltooien. Indien nodig moet je deze stappen herhalen. Let u er wel op dat u de kassa niet met teveel water schoonmaakt; de kassa kan tegen licht spatwater, maar het verstandig om hier voorzichtig mee om te gaan. Pagina 18