Programma drie decentralisaties

Transcriptie

1 Programma drie decentralisaties Programmaplan voor implementatie beleidsplan drie decentralisaties voor gemeenten Hellevoetsluis en Westvoorne Hellevoetsluis en Westvoorne 17 april 2014

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Afbakening programma Visie Strategische doelstellingen Kaders Omgeving van het programma Inhoud programma Beschrijving van de huidige situatie in het verandergebied Beschrijving projecten in het programma Verbonden lijnactiviteiten Aansturing programma Programmabesturing Voortgangsmonitoring en wijze van rapporteren Betrokken belanghebbenden Planning Planning projecten Planning besluitvorming Kosten en financiën Invoeringsmiddelen Sociaal deelfonds Uitvoeringsmiddelen en middelen voor zorg en ondersteuning Bijlagen

3 1. Inleiding Dit programmaplan geeft aan op welke wijze gemeenten Hellevoetsluis en Westvoorne de implementatie van de drie decentralisaties vormgeven. De inhoudelijke basis voor de implementatie wordt hierbij gevormd door het beleidsplan De krachten gebundeld. Dit beleidsplan is begin 2014 vastgesteld door zowel de Hellevoetse als de Westvoornse gemeenteraad. Het beleidsplan geeft alleen de beleidsmatige kaders. In dit programmaplan en de bijbehorende bijlagen wordt een verdere concretisering gemaakt in de vorm van een planning en fasering voor de implementatie. Deze verdere concretisering vindt plaats terwijl er nog steeds cruciale informatie mist vanuit de Rijksoverheid. De definitieve budgetten zullen naar verwachting pas bekend worden in de meicirculaire Bovendien moet er nog steeds definitieve besluitvorming plaatsvinden in de Eerste kamer voor een gedeelte van de wetstrajecten. Dit programmaplan biedt in hoofdstuk 2 een afbakening van het programma de drie decentralisaties. Achtereenvolgend wordt hierbij ingegaan op de visie, de strategische doelstellingen en de link met de organisatiestrategie en al lopende programma s/projecten. Ook geeft hoofdstuk 2 de kaders van het programma en beschrijft het de omgeving van het programma. Hoofdstuk 3 geeft in hoofdlijnen inzicht in de inhoud van het programma. Hierbij wordt gestart met een beschrijving van de huidige situatie in het verandergebied, gevolgd door een beschrijving van de projecten in het programma. Het hoofdstuk sluit af met inzicht in de verbonden lijnactiviteiten. Hoofdstuk 4 beschrijft de wijze van aansturing van het programma, inclusief de voortgangsmonitoring. Ook wordt stilgestaan bij de betrokken belanghebbenden. In hoofdstuk 5 wordt de planning voor het gehele programma aangegeven en de verwachte planning in besluitvorming. Tot slot gaat hoofdstuk 6 in op de kosten en financiën van het programma. Hierbij wordt ingegaan op in- en uitvoeringsmiddelen en de structurele middelen voor zorg en ondersteuning. Dit programmaplan kent een aantal bijlagen: Bijlage 1: Projectopzet toegang Bijlage 2: Projectopzet inkoop/aanbesteding Bijlage 3: Projectopzet jeugdzorg Bijlage 4: Projectopzet Wmo Bijlage 5: Projectopzet Participatiewet Bijlage 6: Communicatieplan drie decentralisaties. 3

4 2. Afbakening programma 2.1. Visie De aanleiding voor dit programma wordt gevormd door de extra taken die gemeenten de komende jaren krijgen in het sociaal domein: de volledige jeugdhulp, de extramurale begeleiding uit de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten (AWBZ) en de Participatiewet. Met deze overheveling van taken en bevoegdheden van de Rijksoverheid naar de gemeente (=decentralisatie of transitie) worden gemeenten verantwoordelijk voor vrijwel de gehele maatschappelijke ondersteuning van onze inwoners. Het raakt alle leefgebieden: zorg, welzijn, opvoeding, onderwijs, werk en inkomen en veiligheid. Gemeenten krijgen de opgave om met minder middelen de maatschappelijke ondersteuning slimmer en beter te organiseren. Dit vraagt om een hervorming (=transformatie) van het sociaal domein. De drie afzonderlijke decentralisaties zijn inhoudelijk sterk aan elkaar verbonden. Bovendien speelt een aantal vraagstukken bij elk van de decentralisaties, zoals de organisatie van de toegang en de inzet van eigen kracht. Om de verschillende projecten op integrale wijze aan te sturen is gekozen voor een programmatische aanpak van de drie decentralisaties. Met de vormgeving van de decentralisaties als programma wordt er zoveel mogelijk coördinatie aangebracht in de activiteiten in het sociaal domein. Ook vindt er door de programmatische aanpak in de breedte van het sociaal domein een verbinding tussen strategische doelstellingen plaats en kunnen integrale afwegingen worden gemaakt. De missie die met het programma wordt nagestreefd is: Alle inwoners, ongeacht hun beperking, doen zoveel mogelijk mee aan de samenleving en zijn zoveel mogelijk zelfredzaam Strategische doelstellingen Het programma drie decentralisaties dient bij te dragen aan strategische doelstellingen van de gemeenten Hellevoetsluis en Westvoorne. Deze strategische doelstellingen zijn verwoord in de collegeprogramma s en de concernbegrotingen. Ook het beleidsplan De krachten gebundeld draagt hieraan bij. Bij de uitvoering van dit programma zullen de overkoepelende strategische doelstellingen die in deze paragraaf zijn benoemd het uitgangspunt vormen. Collegeprogramma gemeente Hellevoetsluis Bij het opstellen van het collegeprogramma voor de periode waren de plannen rondom de decentralisaties nog niet concreet. In het collegeprogramma zijn dan ook geen doelstellingen opgenomen die direct verband hebben met de decentralisaties. Wel is aangegeven: - Jongeren moeten de gelegenheid hebben in een veilige, uitdagende maar ook gestructureerde omgeving op te groeien tot actieve, zelfstandige burgers. Tegelijkertijd worden daarbij duidelijke grenzen aan gedrag van jongeren gesteld. - Wmo. Efficiënte toedeling Wmo-voorzieningen. Handhaving van maatschappelijke ondersteuning van hen die dit nodig hebben. Verbetering van regionale samenwerking, kennisvergaring en monitoring. - Werk en Inkomen. Daar waar mogelijk voorzien mensen zoveel als mogelijk zelfstandig in hun bestaan. Afhankelijkheid van uitkeringen wordt zoveel als mogelijk voorkomen en daar waar men wel een uitkering heeft, wordt bevorderd deze situatie zo spoedig mogelijk op te heffen. - Arbeidsparticipatie en re-integratie. Uitkeringsgerechtigden en werklozen die niet op eigen kracht de route naar de arbeidsmarkt weten te vinden, kunnen rekenen op ondersteuning bij het vinden van werk. Concernbegroting gemeente Hellevoetsluis In de concernbegroting is op het gebied van zorg en welzijn een missie verwoord: Centraal binnen dit programma staat de versterking van de sociale samenhang en infrastructuur en het bevorderen en ondersteunen van deelname aan de samenleving. Uitgangspunt daarbij is eigen kracht en zelfredzaamheid. Ingezet wordt op een goed en kwalitatief voorzieningenniveau en sociale binding.. De gemeente faciliteert waar mogelijk en ondersteunt waar nodig, zodat de sociaal zwakkeren ook kunnen meedoen. Elke groep verdient een zelfde kans en daarom moeten verschillen tussen bevolkingsgroepen op het gebied van gezondheid, integratie en participatie verkleind worden. 4

5 Collegeprogramma Samenwerken aan verbetering Westvoorne Ook voor het collegeprogramma van Westvoorne zijn geen concrete doelstellingen aangegeven. Wel is aangegeven: - Wmo: Het gemeentebestuur wil de zorg versterken door mantelzorgers en vrijwilligers meer te betrekken bij het maken van beleid. Hiervoor wordt dan ook extra geld uitgetrokken - Jongeren: Het merendeel van de jongeren doet het goed. Zij zullen actief betrokken worden bij die beleidsterreinen die hun leefwereld raken. Ook bij hen zal een beroep gedaan worden op de verantwoordelijkheden die zij als inwoner van de gemeente dragen. Beleidsplan De krachten gebundeld In februari 2014 is door de gemeenteraden van Hellevoetsluis en Westvoorne het beleidsplan De krachten gebundeld aangenomen. Bij de bespreking van dit beleidsplan in de raadscommissies werd duidelijk dat de drie decentralisaties en de gecoördineerde samenhang in de aanpak van de drie decentralisaties een politiek-bestuurlijke prioriteit is. De missie die hierbij centraal staat is hiervoor genoemd in paragraaf 1.1: Alle inwoners, ongeacht hun beperking, doen zoveel mogelijk mee aan de samenleving en zijn zoveel mogelijk zelfredzaam. Link met lopende programma s-projecten en lijnactiviteiten Naast de link met de strategische doelstellingen, heeft het programma drie decentralisaties ook verbanden met lopende programma s/projecten en met allerlei lijnactiviteiten. Deze worden beschreven in paragraaf Kaders Voor het programma geldt een aantal kaders. Deze kaders zijn hieronder verdeeld in wettelijke verplichtingen, faseringen, samenwerkingsverbanden en bestaand beleid. Wettelijke verplichtingen De drie decentralisaties worden ingevoerd door drie nieuwe wetten. Voor elk van de wetten geldt dat het huidige uitgangspunt is dat zij per 1 januari 2015 in werking treden. 1. De Jeugdwet regelt de nieuwe verantwoordelijkheden voor gemeenten op het gebied van de jeugdhulp. De Jeugdwet is op 18 februari 2014 aangenomen door de Eerste Kamer. 2. De vernieuwde Wet maatschappelijke ondersteuning geven gemeenten meer verantwoordelijkheden voor het organiseren van passende ondersteuning aan huis voor mensen die niet op eigen kracht kunnen deelnemen aan de samenleving. Deze wet moet nog door de Eerste Kamer worden goedgekeurd. 3. De Participatiewet geeft vorm aan de nieuwe taken voor gemeenten op het gebied van werk/inkomen en participatie. Op 20 februari 2014 heeft de Tweede Kamer ingestemd met de wet. Bij de implementatie van de drie decentralisaties moet in ieder geval worden voldaan aan de wettelijke vereisten zoals deze in de drie genoemde wetten zijn opgenomen. Faseringen Verwacht wordt dat alle drie de wetten per 1 januari 2015 in werking treden. Van belang is dat dan in ieder geval de transitie van de nieuwe gemeentelijke verantwoordelijkheden goed heeft vorm gekregen. De transformatie van het sociaal domein is een proces van langere adem. Samenwerkingsverbanden Hellevoetsluis en Westvoorne geven gezamenlijk vorm aan de drie decentralisaties. Met de besluitvorming over het beleidsplan hebben de beide gemeenteraden uitgesproken te willen komen tot een gezamenlijke uitvoeringsorganisatie voor de drie decentralisaties voor Hellevoetsluis en Westvoorne. Waar in dit document lokaal staat, wordt Hellevoetsluis/Westvoorne bedoeld. Zoals in hoofdstuk 3 is benoemd bestaat het programma drie decentralisaties uit vijf projecten. Bij drie van de vijf projecten sluit Brielle aan. Er is dus ook nauwe samenwerking tussen Hellevoetsluis- Westvoorne en Brielle. Er zijn voor elke decentralisatie afspraken gemaakt met andere gemeenten rondom de aanpak. 5

6 Voor de decentralisatie jeugdzorg is een splitsing gemaakt in specialistische en niet-specialistische zorg. De specialistische zorg zal worden ingekocht op het niveau van de regio Rotterdam-Rijnmond. De niet-specialistische zorg zullen we op lokaal niveau inkopen. Het Rijk heeft voor de jeugdzorg verplicht dat elke regio een transitie-arrangement opstelt waarin gemeenten en zorgaanbieders afspraken maken over de zorgcontinuïteit en frictiekosten. Dit transitiearrangement vormt een belangrijk kader voor de decentralisatie jeugdzorg. Op Voorne-Putten is afgesproken gezamenlijk vorm te geven aan de invoering van de Participatiewet. Dit heeft er toe geleid dat er ook een regionaal arbeidsontwikkelbedrijf zal worden gevormd, waar het sociaal werkvoorzieningsbedrijf De Welplaat onderdeel van uitmaakt. Rondom de AWBZ is de regionale samenwerking het minst intensief. Naar verwachting zal een beperkt aantal zaken op bovenlokaal niveau worden vormgegeven. In april/mei 2014 zal hier meer duidelijkheid over komen. De focus ligt hierbij op kennisdeling en relatiebeheer. Bestaand beleid De drie decentralisaties dienen uiteindelijk geïntegreerd te worden in de bestaande structuren en het bestaande beleid. Onderstaande nota s vormen de belangrijkste kaders voor deze implementatiefase: - Wmo-beleidsplan Hellevoetsluis Eigen kracht, samen sterk Wmo-beleidsplan Westvoorne Iedereen telt Beleidsplan De krachten gebundeld (Hellevoetsluis en Westvoorne) 2.4. Omgeving van het programma Een aantal (externe) factoren is direct van invloed op dit programma. Rijksontwikkelingen De aanloop naar de invoering van de decentralisaties is lang. Meerdere malen zijn conceptwetteksten gewijzigd. Ook naar aanleiding van de nog komende besprekingen kunnen zich wijzigingen voordoen. Wijzigingen naar aanleiding van gemeenteraadsverkiezingen Op 19 maart 2014 vonden gemeenteraadsverkiezingen plaats. Op het moment van schrijven zijn de inhoudelijke collegeprogramma s voor de periode nog niet beschikbaar. Mogelijkerwijs hebben de nieuwe programma s gevolgen voor bijvoorbeeld de wijze van samenwerking en de inhoudelijke beleidslijnen. Financiën: meicirculaire Er bestaat nog geen definitieve duidelijkheid over de hoogte van de budgetten die gemeenten gaan ontvangen om de drie decentralisaties uit te voeren. Verwacht wordt dat de meicirculaire 2014 dit overzicht zal bieden. Hoofdstuk 6 gaat uitgebreider in op de financiën rondom de drie decentralisaties. 6

7 3. Inhoud programma 3.1. Beschrijving van de huidige situatie in het verandergebied In de huidige situatie heeft de gemeente al een aantal taken in het sociaal domein. Met de komst van de drie decentralisaties worden deze taken fors uitgebreid. Achtereenvolgend wordt op hoofdlijnen aangegeven welke taken we al hebben op het gebied van Wmo, jeugd en werk/inkomen/participatie. Wmo Op 1 januari 2007 is de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) in werking getreden. Deze wet maakt gemeenten verantwoordelijk voor de maatschappelijke ondersteuning van haar inwoners met als doel dat mensen, ongeacht of zij een beperking hebben, mee kunnen doen aan de samenleving en zelfredzaam kunnen zijn. De verschillende opdrachten op het gebied van welzijn en maatschappelijke ondersteuning zijn vervat in de negen prestatievelden van de Wmo. Jeugd Gemeenten hebben nu al diverse taken rondom jeugdigen. Zij bieden opvoed- en opgroeiondersteuning en jeugdgezondheidszorg aan. Ook zorgen gemeente voor licht ambulante ondersteuning van jongeren. Voor Hellevoetsluis en Westvoorne zijn deze taken gebundeld in het Centrum voor Jeugd en Gezin. Werk/inkomen/participatie De huidige situatie op het gebied van sociale zekerheid kan het beste worden beschreven door middel van de Wet Werk en Bijstand (Wwb) en de Wet Sociale Werkvoorziening (Wsw). Gemeenten zijn door de Wwb verantwoordelijk voor het rechtmatig toekennen van uitkeringen en voor reintegratie/participatie op de arbeidsmarkt. De Wsw is de wet die regelt dat arbeidsgehandicapten kunnen werken op een zo regulier mogelijke en op hun individuele aangepaste arbeidsplek in de sociale werkvoorziening. Gemeenten Hellevoetsluis en Westvoorne hebben hiervoor een Gemeenschappelijke Regeling op Voorne-Putten afgesloten. Bredere verbanden De hiervoor beschreven huidige situatie in het verandergebied is de situatie waarop wordt voortgebouwd bij de vormgeving van de decentralisaties. Hierbij bestaan ook bredere verbanden met onder andere economie, ruimtelijke ordening en werkgelegenheid Beschrijving projecten in het programma Onder het programma drie decentralisaties vallen vijf projecten. Er zijn decentralisatiespecifieke taken. Deze worden opgepakt in de drie projecten jeugdzorg, AWBZ en de Participatiewet. Daarnaast bestaat een aantal thema s die bij elke decentralisatie terugkomt. Het is wenselijk om deze taken op integrale wijze vorm te geven. De twee belangrijkste thema s hierbij worden gevormd door toegang en inkoop/aanbesteding en daarom zijn hier twee aparte projectgroepen voor opgericht. Toegang is een belangrijk gezamenlijk thema bij de drie decentralisaties, aangezien er bij elke decentralisatie voor de inwoner een toegangspoort is waarin wordt bepaald of de inwoner recht heeft op bepaalde zorg of ondersteuning. Dit bestaat uit het bieden van informatie en advies aan de inwoner, een eerste screening van de ondersteuningsbehoefte, zo nodig een vraagverhelderend gesprek en tot slot de indicatiestelling. De wens is om deze toegang zo integraal mogelijk vorm te geven. Ook inkoop/aanbesteding is een thema dat integraal moet worden opgepakt. De middelen voor de drie decentralisaties worden namelijk integraal overgeheveld in een sociaal deelfonds (zie hoofdstuk 6). Bovendien bestaat de wens om de middelen integraal te kunnen aanwenden. Voor elk project is een projectopzet gemaakt. In de projectopzetten zijn de doelen, keuzes en gewenste resultaten per project benoemd. Ook zijn de verschillende stappen benoemd. Deze projectopzetten zijn als bijlagen bij die programmaplan toegevoegd (bijlagen 1 t/m 5). Hieronder zijn per project de belangrijkste stappen aangegeven. 7

8 8

9 Project Toegang A. Stroomschema s klantroutes en omvang B. Hulpmiddel triage ( screening ) C. Instrument vraagverheldering D. Instrument indicatiestelling E. Werkprocessen en organisatiestructuur F. Samenwerking met ketenpartners, incl. cliëntondersteuning G. Communicatie en informatie H. Competentie- en functieprofielen medewerkers loketten en backoffice I. Formatie op peil brengen en trainen medewerkers J. Fysieke inrichting K. Informatiehuishouding en ICT Project Inkoop/aanbesteding Fase 1: Voorbereiding 1. Inventarisatie van zorgbehoefte, verdeling over lopende contracten, % huidig/nieuw/innovatie/pgb en zorgaanbod 2. Bepalen beschikbaar budget 3. Opstellen inkoopstrategie 4. Specificeren van de inkoopvraag en uitwerken van de inkoopprocedure Fase 2: Uitvoering 5. Bespreken inkoopdocumenten met aanbieders 6. Bespreken tariefstelling met aanbieders 7. Ontvangen en beoordelen offertes 8. Gunnen van opdrachten en verlenen van subsidies Fase 3: Implementatie 9. Juridische afronding van contractering en subsidieovereenkomsten 10. Implementeren contracten en subsidieovereenkomsten Project Decentralisatie jeugdzorg A. Beleidsplan jeugdhulp B. Aansluitingsagenda jeugdzorg-onderwijs opstellen C. Op overeenstemming gericht overleg met onderwijs in het kader van Passend Onderwijs over aansluiting jeugdzorg-onderwijs D. Verordeningen en beleidsregels Project Decentralisatie AWBZ A. (aanvullend) Beleidsplan Wmo B. Verordening en beleidsregels C. Contract sluiten met het CAK voor de uitvoering van de eigen bijdrageregeling D. Realiseren overgangsregeling voor cliënten die nu aanspraak maken op Hulp bij het Huishouden E. Verwerking en uitwisseling cliëntgegevens vormgeven conform wettelijke bepalingen in de Wmo F. Realiseren 24-uurs dienstverlening voor inwoners met een psychosociaal probleem. G. Creëren van structureel overleg tussen gemeente, aanbieders en zorgverzekeraars ten behoeve van de afstemming van het gevoerde beleid en het waarborgen van een integrale dienstverlening aan cliënten. 9

10 Project Participatiewet A. Startnotitie regionaal arbeidsontwikkelbedrijf B. Opstellen kader arbeidsontwikkelbedrijf C. Bepalen onderzoeksopdracht De Welplaat + offerteprocedure D. Inventarisatie instrumenten en producten, contracten, infrastructuur, meerjarenraming participatiebudget E. Onderzoeken verschillende uitvoeringsvormen voor arbeidsontwikkelbedrijf F. Schetsen financieel kader G. Opstellen nota Werkgroep communicatie Naast de vijf inhoudelijke projecten is er een werkgroep communicatie. Deze werkgroep heeft een communicatieplan opgesteld voor de drie decentralisaties, die als bijlage aan dit programmaplan is toegevoegd (bijlage 6). In dit plan van aanpak is een aantal doelgroepen/stakeholders benoemd waarbij communicatiedoelstellingen zijn benoemd. De doelgroepen zijn: - De huidige cliënten - Overige inwoners - De zorgaanbieders - De bestuurders en raads(commissie)leden en adviesraden - De medewerkers van de gemeenten (consulenten, beleidsmedewerkers, medewerkers KCC, management, overige medewerkers en de Ondernemingsraad) - Externe partijen anders dan de zorgaanbieders (onder andere zorgkantoor, CIZ, huisartsen, stichting KOEL, Cohaesie, MEE, Bureau Jeugdzorg) 3.3. Verbonden lijnactiviteiten Het programma Drie decentralisaties linkt aan allerlei activiteiten die reeds in de lijnorganisatie worden opgepakt. De belangrijkste lijnactiviteiten hierbij vloeien voort uit de Wet maatschappelijke ondersteuning, de Wet Werk en Bijstand en de Wet Sociale Werkvoorziening. De Wmo maakt gemeenten verantwoordelijk voor de maatschappelijke ondersteuning van haar inwoners. Hierbij hebben gemeenten sinds 1 januari 2007 verschillende opdrachten op het gebied van welzijn en maatschappelijke ondersteuning. In 2012 (Westvoorne) en 2013 (Hellevoetsluis) is het Wmo-beleidsplan vernieuwd. Deze nota s fungeren als paraplu voor alle ontwikkelingen op het gebied van welzijn en ondersteuning. Hieruit volgt een aantal lijnactiviteiten: - Inkoop huidige Wmo-voorzieningen - Communicatie rondom de Wmo - Allerlei welzijnssubsidies onder andere: ondersteuning vrijwilligerswerk, buurtcentra, jongerenwerk, algemeen maatschappelijk werk, schoolmaatschappelijk werk, Service Bureau Ouderen en jeugdgezondheidszorg - Centrum voor Jeugd en Gezin - Zorgcoördinatie - Mantelzorgondersteuning - Ouderenbeleid - Woonservicegebieden - Indicatiestelling Gemeenten zijn door de Wwb verantwoordelijk voor het rechtmatig toekennen van uitkeringen en voor re-integratie/participatie op de arbeidsmarkt. De Wsw is de wet die regelt dat arbeidsgehandicapten kunnen werken op een zo regulier mogelijke en op hun individuele aangepaste arbeidsplek in de sociale werkvoorziening. De genoemde lijnactiviteiten zijn direct verbonden aan de vijf projecten. Door de compactheid van de gemeentelijke organisaties van Hellevoetsluis en Westvoorne vinden veel verbindingen al vanzelf plaats. Deelnemers aan de diverse projectteams zijn namelijk vaak gelijktijdig verantwoordelijk voor de lijnactiviteiten. 10

11 Tot slot is het naast de lijnactiviteiten die voortvloeien uit de Wmo, de WWB en de WSW ook van belang dat de implementatie van de drie decentralisaties aansluit bij de gemeentelijke visie op dienstverlening. De gewenste koppeling tussen de Hellevoetse visie op dienstverlening en de drie decentralisaties zal worden opgepakt in het project toegang. 11

12 4. Aansturing programma 4.1. Programmabesturing Organogram Onderstaand organogram geeft de organisatiestructuur van de implementatie van de drie decentralisaties weer. College van B&W Stuurgroep drie d s Wethouder Roza (H) Wethouder Groenewegen (W) Jan Simons (H) Anita Vlekke (W) Léon de Backker (W) Zosia Huykman (H) Andra van Meggelen (H/W) Regiegroep drie d s Zosia Huykman Ron Buis Marcel Koets Eelco Blanken Andra van Meggelen Programmamanager drie d s Andra van Meggelen Werkgroep ICT Bram Kap Peter Bos Peter Nicodem Marc Loeffen Theo v/d Stel Programmateam drie d s Andra van Meggelen Dorine Vijfvinkel Reitse Keizer Andries Daudey Barbara Wapstra Rick den Brok Desna Troost René van Donge Bram Kap Werkgroep Communicatie Desna Troost Natasja Spiekerman Willemien Werner Project toegang Project inkoop/aanbesteding Project decentralisatie jeugdzorg Project decentralisatie AWBZ Project Participatiewet (niveau V-P) Projectleider: Dorine Vijfvinkel Projectteam: Peter Nicodem Eline Rood Bram Kap Anita Beket Kitty Termaat JSO (op afroep) Projectleider: Reitse Keizer Projectteam: Ruurd Postma Erik Vrij René van Donge Barbara Wapstra Manuel Crielaard Projectleider: Andries Daudey Projectteam: Chabeli Miralles Sueiro Fraukje Harder Eline Rood Jolyn Laurs Projectleider: Barbara Wapstra Projectteam: Marc Loeffen Peter Nicodem Marc Jehee Projectleider: Rick den Brok en Viola Ruis Projectteam: Paul Roodink Gerda van Gink John van der Horst Albert Prins Milko Spruit Klankbordgroep Mike Luyxc Marc Loeffen Fraukje Harder Brielle Andries Daudey Consulenten Ron Buis Paul Roodink Klankbordgroep Niels Wildeman Andries Daudey Klankbordgroep Klankbordgroep Dorine Vijfvinkel Klankbordgroep Paul Roodink 12

13 Bestuurlijk opdrachtgever:stuurgroep drie d s De bestuurlijk opdrachtgever van dit programma is de stuurgroep drie d s. De stuurgroep neemt besluiten over de implementatie van de drie decentralisaties. De stuurgroepleden spreken namens het college en zij dienen waar nodig voorafgaand aan de stuurgroep zaken bestuurlijk af te stemmen. De stuurgroep zal na de gemeenteraadsverkiezingen in maart 2014 één keer per maand vergaderen. Ambtelijk opdrachtgever: gemeentesecretarissen Het ambtelijk opdrachtgeverschap voor dit programma ligt formeel bij de gemeentesecretarissen. De gemeentesecretarissen nemen daarom deel aan de stuurgroep drie d s. De dagelijkse aansturing van de decentralisaties hebben de gemeentesecretarissen neergelegd bij diverse managers (zie regiegroep). Regiegroep Periodiek komt een ambtelijke regiegroep bijeen. De regiegroep bestaat uit Zosia Huykman, Marcel Koets, Ron Buis, Eelco Blanken en de programmamanager. De regiegroep bespreekt de voortgang van de verschillende projecten en is verantwoordelijk voor de directe aansturing van het programma. Ook zorgen zij voor afstemming over ambtelijke inzet en inhuur. Programmamanager Het programma drie decentralisaties staat onder leiding van een programmamanager. Deze taak wordt verricht door Andra van Meggelen. De programmamanager heeft met name een coördinerende en procesmatige taak en in mindere mate een inhoudelijke taak. De coördinerende en procesmatige taken betreffen onder andere het voorzitten van het programmateam, het opstellen en bewaken van de planning en het bewaken van budgetten. Ook is de programmamanager de linking pin tussen de diverse overlegvormen en is zij verantwoordelijk voor de voorbereiding van het programmateam en de regie- en stuurgroep. Andere taken van de programmamanager zijn: - In kaart brengen beschikbare invoeringsmiddelen en zicht houden op uitgaven invoeringsmiddelen, inclusief waar nodig voorstellen voor inhuur (al dan niet op advies van projectleider) - Contacten met andere gemeenten onderhouden en hen periodiek informeren. - Zicht houden op de externe contacten: elke projectleider moet hier op sturen en de programmamanager monitort dit. - In de breedte zicht houden op de benodigde extra formatie na de implementatie. Input hiervoor moet verkregen worden via de diverse projectleiders De inhoudelijke taak betreft vooral het op hoofdlijnen toetsen van de ontwikkelingen in de projecten aan de overkoepelende nagestreefde doelen, zoals deze hiervoor zijn verwoord. De programmamanager wordt hierbij ondersteund door een externe die één dag per twee weken aanwezig is. Op deze dag spreekt hij met elk van de projectleiders om zicht te krijgen op de inhoudelijke stand van zaken en waar nodig bij te sturen. Hierbij richt hij zich zowel op het project zelf als op de benodigde verbanden tussen de projecten. Dhr. Haitsma informeert de programmamanager over zijn bevindingen. Het uitwerken van de zwaardere inhoudelijke taken liggen niet in het programmateam of bij dhr. Haitsma. Hier zijn de projectleiders zelf voor verantwoordelijk. Naast het leiden van het programma heeft de programmamanager een taak in het leggen van de link met het interne Hellevoetse programma digitale dienstverlening. Dit krijgt in de praktijk vorm door deelname van de programmamanager aan dit programmateam. Projectleiders Er zijn binnen het programma vijf projecten benoemd. Voor elk van deze projecten is een projectleider benoemd (zie het organogram). De projectleiders zijn gezamenlijk met hun projectteam verantwoordelijk voor het opstellen van het projectplan en de uitvoering van dit plan. In het programmateam worden waar nodig de verbanden tussen de diverse projecten gelegd. 13

14 Programmateam De meest betrokken medewerkers zijn samengevoegd in een programmateam. Dit programmateam bestaat uit de programmamanager en de projectleiders, aangevuld met een communicatieadviseur (Desna Troost), een consulent-controller (René van Donge) en een ICT er (Bram Kap). Het programmateam komt elke twee weken bij elkaar. Doel van het overleg is elkaar te informeren over de voortgang van de lopende projecten, stil te staan bij inhoudelijke verbanden. Het programmateam dient ook als voorbereidend platform op de regie- en stuurgroep Voortgangsmonitoring en wijze van rapporteren Het is van belang dat duidelijk is hoe de voortgang van het programma wordt gemonitord en gerapporteerd. De projectleiders zijn verantwoordelijk voor het monitoren van de voortgang van hun eigen project en dienen hierover te rapporteren. Zij rapporteren op twee wijzen: Ten eerste rapporteren de projectleiders mondeling aan de programmamanager. Het is de verantwoordelijkheid van de projectleider om in te schatten welke informatie de programmamanager moet hebben. In de praktijk is dit vormgegeven door de inzet van een externe die elke twee weken met elke projectleider overlegt en terugkoppelt aan de programmamanager. Ten tweede rapporteren de projectleiders maandelijks schriftelijk via een vast format. In het programmateam worden deze formats geagendeerd, zodat alle leden van het programmateam van elk project weten hoe het verloopt. De projectleider geeft in het format bij elk deelresultaat aan wat de laatste stand van zaken is en of het deelresultaat volgens planning verloopt. Deze formats zullen ook worden gebruikt voor het informeren van de regiegroep en de stuurgroep over de laatste stand van zaken. De projectleiders dienen in het format ook aan te geven waar zij inhoudelijke verbanden zien met de andere projecten. De programmamanager stelt minimaal één keer per kwartaal een voortgangsbericht op over de stand van zaken rondom de implementatie drie d s. Dit voortgangsbericht is in eerste instantie bestemd voor de stuurgroep, maar kan ook worden gebruikt als informatiemiddel richting de klankbordgroep of de raadscommissies Betrokken belanghebbenden Er is een aantal betrokken die niet in de directe programmaorganisatie vallen, maar die in de loop van het programma wel betrokken moeten worden. Het betreft hier zowel interne als externe partijen. In deze paragraaf wordt alleen gefocust op interne betrokkenen en relaties met andere gemeenten. In het communicatieplan dat als bijlage 6 is toegevoegd aan dit programmaplan is aangegeven hoe de andere doelgroepen worden geïnformeerd en betrokken bij de implementatie (aanbieders, cliënten, inwoners, huisartsen, vrijwilligersorganisaties, etc.). Interne partijen Bijna elke afdeling zal invloeden ondervinden van de implementatie van de drie decentralisaties. Het is daarom belangrijk om organisatiebreed te informeren over de drie decentralisaties. Dit krijgt voor zowel Hellevoetsluis als Westvoorne vorm door berichten op Intranet. De gehele organisatie wordt logischerwijs alleen op hoofdlijnen geïnformeerd. Een aantal processen in de organisatie linken direct aan de drie d s. Het is gewenst om de belanghebbenden bij deze processen actiever te informeren en te betrekken. Het betreffen hier in ieder geval: - Afdeling WIZ: de uitvoering van de decentralisaties zal worden belegd bij de afdeling WIZ van gemeente Hellevoetsluis. Het is noodzakelijk dat de koppeling tussen het beleid en de uitvoering in 2014 goed vorm krijgt. Informeren alleen is hierbij niet genoeg. In 2014 zal daarom ook worden ingezet op het actief betrekken van de huidige medewerkers zodat hun input kan worden meegenomen in de vormgeving - Team Juridische Zaken. Binnen elk van de vijf projecten vinden activiteiten plaats waar de juristen een adviserende rol in hebben. Het betreft hier bijvoorbeeld advisering op de nieuwe 14

15 verordeningen en op de zorgtoewijzingen aan inwoners. De programmamanager heeft de betrokken juristen van beide gemeenten op hoofdlijnen geïnformeerd over de drie decentralisaties en de juridische verbanden. De daadwerkelijke inhoudelijke verbanden worden door de projectleiders gelegd. - Team P&O. De uitrol van de drie decentralisaties zullen gevolgen hebben voor de ambtelijke organisatie. Verwacht wordt dat deze gevolgen vooral worden uitgewerkt in de projectgroep toegang. Een P&O-medewerker neemt daarom deel aan de projectgroep toegang om al actief mee te denken. Er zijn ook contacten tussen P&O en de projectleider jeugdzorg in het kader van de ontwikkelingen rondom het overnemen van formatie van Bureau Jeugdzorg. Externe partijen Op Voorne-Putten bestaat de afspraak om elkaar actief te informeren over de stand van zaken rondom de implementatie van de drie decentralisaties. De voortgangsberichten die per kwartaal worden opgesteld (zie paragraaf 4.2) zullen daarom ook worden gedeeld met de buurgemeenten via de regionale overlegstructuren. 15

16 5. Planning 5.1. Planning projecten De doorlooptijd van de implementatie van de drie decentralisaties is maart-december Zoals hiervoor is toegelicht vallen er vijf projecten onder het programma: toegang, inkoop/aanbesteding, jeugdzorg, Awbz en Participatiewet. Per project is een planning opgesteld die is opgenomen in de afzonderlijke projectopzetten. Zie hiervoor de bijlagen 1 t/m Planning besluitvorming Besluitvorming Datum Onderwerp Vanuit Stuurgroep 23 april Programmaplan, projectopzetten Programmateam B&W Informatiebijeenkomst aan nieuwe gemeenteraads- en commissieleden 21 mei Informatieavond over nieuwe taken op het sociaal domein en de lokale aanpak Stuurgroep Op overeenstemming gericht overleg (onderwijs) 22 mei Projectgroep Jeugdzorg B&W 27 mei (H) / 17 juni (W) Beleidsplan jeugdhulp, verordening en beleidsregels 1 e slag Projectgroep Jeugdzorg CIE 19 juni (H) / 3 juli (W) Beleidsplan Wmo 1 e slag Projectgroep Wmo Adviesraden Stuurgroep Na collegebesluit Laatste week mei Stroomschema s bestaande en nieuwe klanten Instrument screening Instrument vraagverheldering Instrument indicatiestelling Projectgroep toegang Bepalen beschikbaar budget Projectgroep inkoop/aanbesteding Stand van zaken gebiedsteams Programmateam Stuurgroep Laatste week juni Inkoopstrategie en inkoopsubsidiedocumenten Projectgroep inkoop/aanbesteding Stand van zaken inkoop Projectgroep inkoop/aanbesteding Gemeenteraad 10 juli (H) 15 juli (W) Zomernota (H) Kadernota (W) Controller / inhoudelijke afdeling Stuurgroep Laatste week Formatieve wijzigingen toegang Projectgroep 16

17 juli toegang Stand van zaken inkoop Projectgroep inkoop/aanbesteding Beleidsplan jeugdhulp, verordening en beleidsregels 2 e slag Projectgroep jeugdzorg Beleidsplan Wmo, verordening en beleidsregels 2 e slag Projectgroep Wmo Stuurgroep Laatste week augustus Stand van zaken inkoop Projectgroep inkoop/aanbesteding B&W CIE 12 aug (H) / 19 aug (W) 4 sept (H) / 11 sept (W) Beleidsplan jeugdhulp, verordening en beleidsregels 2 e slag Beleidsplan Wmo, verordening en beleidsregels 2 e slag Projectgroep Jeugdzorg Projectgroep Wmo Raad 18 sept (H) / 30 sept (W) Ter info aan 12 aug adviesraden Gemeenteraad 6 november Begroting Controller / inhoudelijke afdeling Informatieavonden Naast de formele besluitvormingsmomenten zullen in 2014 ook diverse informatieavonden worden georganiseerd voor gemeenteraadsleden, raadscommissieleden en de leden van de adviesraad. De eerste bijeenkomst vindt plaats op woensdag 21 mei Deze avond zal in het teken staan van het informeren van de nieuwe gemeenteraad over de lokale aanpak van de drie decentralisaties. De overige informatieavonden zullen worden georganiseerd in overleg met de nieuwe colleges en gemeenteraden. 17

18 6. Kosten en financiën Gemeenten ontvangen diverse middelen vanuit het rijk voor de voorbereiding en uitvoering van de drie decentralisaties. Voor de voorbereiding op de drie decentralisaties ontvangen gemeenten invoeringsmiddelen (paragraaf 6.1). De structurele middelen voor zorg en ondersteuning zullen worden ondergebracht in een sociaal deelfonds (paragraaf 6.2).Voor de structurele uitvoering ontvangen gemeenten middelen voor zorg en ondersteuning en naar verwachting zal het Rijk ook een structurele compensatie geven voor de gemeentelijke uitvoeringslasten (paragraaf 6.3). 6.1 Invoeringsmiddelen Vanuit de Rijksoverheid worden invoeringsmiddelen beschikbaar gesteld voor de voorbereiding op de drie decentralisaties. In 2014 is dit bedrag opgebouwd uit de restpost van 2013, de invoeringsmiddelen jeugdzorg 2014 en de invoeringsmiddelen AWBZ Onderstaande tabel geeft aan om welk bedrag het gaat in 2014 voor Hellevoetsluis en voor Westvoorne. Invoeringsmiddelen 2014 H W Restpost Invoeringsmiddelen jeugdzorg Invoeringsmiddelen AWBZ Totaal Begroting voor uitgaven invoeringsmiddelen 2014 Om op 1 januari 2015 klaar te staan voor de decentralisaties worden in 2014 diverse kosten gemaakt. Deze kosten hebben vooral betrekking op het inhuren van expertise en het vrijspelen van de reguliere taken van de beleidsmedewerkers zodat zij zich kunnen richten op de drie decentralisaties. Onderstaande tabel geeft de begroting weer voor besteding van de invoeringsmiddelen. Hierbij is afgesproken dat de verdeling van de kosten plaatsvindt volgens het verdeelmodel aantal inwoners (76% Hellevoetsluis, 24% Westvoorne). Bij de driemaandelijkse voortgangsrapportages zal altijd een update worden opgenomen van de invoeringsmiddelen. Begroting invoeringsmiddelen 2014 Totaal H W Inhuur communicatieadviseur* Inhuur ondersteuning opstellen implementatieplanning Ondersteuning implementatie maartjuli door dhr. Haitsma* Ondersteuning implementatie augustus-okt door dhr. Haitsma* Projectleiding inkoop en aanbesteding* Ontwikkeling communicatiemiddelen* Onderzoek ICT* Inzet ondersteunende beleidsmedewerker Hellevoetsluis* Onderzoek sturing/verantwoording PM en koppeling aan begroting PM PM Tijdelijke uitbreiding uren beleidsmedewerker Hellevoetsluis Totaal *Dit betreffen de maximale bedragen. De bedragen zonder * zijn de werkelijke kosten. 18

19 6.2 Sociaal deelfonds De gemeenten krijgen met de nieuwe verantwoordelijkheden ook middelen over vanuit het Rijk. Duidelijk is dat elke decentralisatie gepaard gaat met forse bezuinigingen. De definitieve budgetten zullen bekend worden in de meicirculaire De middelen die bestemd zijn voor zorg en ondersteuning zullen worden ondergebracht in een deelfonds sociaal domein en is hierbij ook gelabeld voor het sociaal domein. Binnen het sociaal domein komt geen toewijzing van geld naar de aparte onderdelen jeugd, werk of zorg. Dit betekent dat als er meer geld nodig is voor jeugd en bijvoorbeeld minder voor werk, de gemeente kan schuiven tussen de budgetten. Het sociaal deelfonds is tijdelijk en bestaat voor drie jaar, vanaf 1 januari Kenmerken van het sociaal deelfonds zijn: De middelen in het deelfonds sociaal worden geoormerkt verstrekt via een apart (nieuw en tijdelijk) begrotingsartikel in het gemeentefonds en kunnen alleen vrij worden besteed aan de onderscheiden doelen van het sociaal deelfonds. De bestedingsvoorwaarden zijn van tijdelijke aard en worden na drie jaar verwijderd. Het financieel risico ligt bij gemeenten; gemeenten zijn verantwoordelijk voor eventuele financiële tekorten in het sociale domein. Op lokaal niveau vindt zoals gebruikelijk horizontale verantwoording over de besteding van de middelen in het deelfonds sociaal domein plaats in de gemeenteraad. Monitoring vanuit het Rijk vindt plaats via Informatie voor derden (IV-3). Als een gemeente niet het volledige budget uitgeeft aan het sociaal domein, dan gaat het Rijk kijken naar de kwaliteit van de uitvoering. 6.3 Uitvoeringsmiddelen en middelen voor zorg en ondersteuning De middelen die gemeenten via het sociaal deelfonds krijgen voor zorg en ondersteuning zijn structureel. De meicirculaire 2014 zal naar verwachting de definitieve budgetten bekend maken die gemeenten ontvangen voor zorg en ondersteuning. Naast de incidentele kosten die worden gemaakt voor de voorbereiding (zie paragraaf 6.1), worden structurele uitvoeringslasten verwacht. De verwachting is dat het Rijk de gemeenten gaat compenseren voor deze uitvoeringslasten door uitvoeringsmiddelen beschikbaar te stellen. De verwachting is dat de meicirculaire 2014 definitief duidelijkheid geeft over de hoogte van de uitvoeringsmiddelen. De projectgroep inkoop/aanbesteding zal in hun projectresultaten aandacht besteden aan de uitvoeringsmiddelen en de middelen voor zorg en ondersteuning. 19

20 7. Bijlagen Dit programmaplan kent een aantal bijlagen die als aparte documenten zijn toegevoegd: Bijlage 1: Bijlage 2: Bijlage 3: Bijlage 4: Bijlage 5: Bijlage 6: Projectopzet Toegang Projectopzet Inkoop/aanbesteding Projectopzet Jeugdzorg Projectopzet Wmo Projectopzet Participatiewet Communicatieplan drie decentralisaties. 20