B. Gerelateerd hieraan voor het gemeentehuis een plan op te stellen en uit te werken voor:

Transcriptie

1 Memo : Huisvesting na verkoop AalburgLoket Aan: B&W Datum: 31 mei 2016 Onderwerp: Opties en kosten verhuizing Inleiding Op 23 februari heeft uw college besloten tot het uitvoeren van een onderzoek naar de mogelijke opties om het afstoten van AalburgLoket op te vangen. De omschrijving van het onderzoek luidde: A. Onderzoek te doen naar de mogelijkheid tot en in beeld brengen van de kosten van het situeren van het loket voor Burgerzaken, met daaraan verbonden de aanwezigheid van medewerkers uit het sociaal team voor eerste opvang van loketvragen over het sociale domein. De afspraken die uit deze eerste opvang volgen worden gemaakt op de locatie van het loket. Uitgegaan wordt van een bezetting van totaal maximaal 7 medewerkers. De uitkomsten van het onderzoek moeten een beeld geven van de benodigde investeringen op korte termijn om de locaties geschikt te maken voor inrichting, ICT en aanverwante faciliteiten en de kosten van verhuizing naar de locatie. Daarnaast worden de structurele (huur)lasten in beeld gebracht. Dit onderzoek wordt gedaan voor de locaties: -zorgcentrum Maaswaarden; -MFC d Alburcht. B. Gerelateerd hieraan voor het gemeentehuis een plan op te stellen en uit te werken voor: 1. huisvesten van de overige organisatieonderdelen (exclusief de loketfunctie van Burgerzaken zoals beschreven onder A). 2 huisvesten van de totale organisatie, inclusief de loketfunctie van Burgerzaken en de gezamenlijke ICT voorziening Aalburg-Woudrichem; Uitgangspunten hierbij: -de raadszaal wordt bij voorkeur in stand gehouden. -de huidige werkplekken van het college kunnen grotendeels ingezet worden voor het realiseren van werkplekken voor de organisatie. Hierbij wordt de kamer van de burgemeester in stand gehouden en één van de kamers voor de wethouders gereserveerd voor afspraken. C. Migratie centrale ICT servervoorziening Aalburg-Woudrichem Onderzoek naar migratiemogelijkheden en de daaraan verbonden kosten en doorlooptijden. D. Aanvullend op C. is het alternatief van werken via the cloud toegevoegd aan de opties. Uitwerking De afgelopen weken is gewerkt aan het in kaart brengen van de mogelijke opties en de financiële consequenties. Voor zover die nu bekend zijn, zijn de cijfers verwerkt in de bijlage 2. Naast de cijfers zijn er een aantal opmerkingen/kanttekeningen die in deze memo aan bod komen. Opties De mogelijke opties zien er als volgt uit: A1 Maaswaarden loket (7 medew.), overige medew. (17) en serverruimte gemeentehuis; A2 d Alburcht loket (7 medew.), overige medew. (17) en serverruimte gemeentehuis; B1 Gemeentehuis zonder loketfunctie + huisvesting alle medewerkers (- 7 loket) en serverruimte B2 Gemeentehuis met loket + huisvesting alle medewerkers en serverruimte. C Migratie centrale ICTservervoorziening Aalburg-Woudrichem D. Aanvullend onderzoek of het serverpark al in the cloud kan worden gebracht.

2 Beschouwing opties A1. Maaswaarden -maximaal 7 medewerkers voor loket en sociaal domein naar ruimte in Maaswaarden -alle overige medewerkers in gemeentehuis Het gebouw van Maaswaarden leent zich goed voor een aanvullende loketvoorziening. Op basis van uw besluitvorming is alleen naar het loket en bemensing gekeken. Qua uitstraling en ruimte is het gebouw Maaswaarden een goed alternatief. Bij de toegang is goed zichtbaar te maken dat de gemeente daar een loket heeft. Maaswaarden wil voor deze optie slechts één kamer/appartement beschikbaar stellen. Voor het realiseren van een spreekkamer zou een tweede kamer/appartement nodig zijn. Omdat daardoor een gehele kamer/appartement zou vervallen, wordt dit niet aangeboden. Omdat er maar beperkte ruimte beschikbaar is zullen we ook rekening moeten houden met versnelde digitalisering van de dossiers. Hoewel het een simpele ingreep lijkt om een loket te maken, komen er toch nogal wat prijsverhogende zaken bij kijken. Voor de uitgifte van waardedocumenten is een kluis verplicht. De locatie dient aangesloten te worden op een beveiligde lijn naar de serverruimte, waarin de Gemnet- aansluiting is opgenomen. Beveiligingstechnisch dient ook een aantal voorzieningen zoals alarmering en afsluitbaarheid verplicht te worden aangebracht. Tenslotte dient de ICT-voorziening aangepast te worden voor de gemeentelijke taken. Quadrant heeft het bouwkundige eisenpakket vertaald en komt uit op een bouwkundige aanpassing van Maaswaarden van Deze aanpassingen worden uitgevoerd en komen voor rekening van Meander.Wij betalen jaarlijks een huurprijs van voor een periode van 5 jaar. Daarnaast worden servicekosten en overige exploitatie lasten afzonderlijk in rekening gebracht. Pro s: Mooi gebouw Werkplek arbotechnisch geen probleem Logische combinatie zorg en gemeente - zorgteam wordt uitgehold, niet efficiënt qua dienstverlening - de sector Inwoners wordt gesplitst en dat is niet ideaal qua aansturing - er is geen spreekkamer beschikbaar. De functionaliteit van het loket is daardoor beperkt - voor een periode van 5 jaar relatief hoge verbouwingskosten en bijkomende huur - de parkeerruimte is beperkt Actiepunt: Kosten versnelde digitalisering van archief nog te achterhalen.

3 A2. d Alburcht -maximaal 7 medewerkers voor loket en sociaal domein naar ruimte in d Alburcht -alle overige medewerkers in gemeentehuis Deze locatie is ook samen met Quadrant Architecten bekeken. De constatering is dat het gebouw functioneel bedoeld en gebouwd is als gemeenschapscentrum/sporthal. Om dit geschikt te maken voor werkplekken en een loketfunctie zijn er klimaat- en beveiligingstechnisch veel aanpassingen nodig. Dit vertaalt zich in een forse kostenpost qua verbouwing, namelijk Qua uitstraling als gemeentelijk loket is dit ook duidelijke de minste optie. ICT-technisch is hier helemaal niets aanwezig, ook geen glasvezelverbinding. Het laatste is op deze locatie alleen met maatwerk, dus duur, op te lossen. Voor het overige gelden ook weer de nadelen van een gesplist loket en organisatie. Pro s: Capaciteit gebouw kan beter benut worden en vastgoed krijgt zo wat financiële hulp Parkeerruimte is goed : - door functie van het gebouw en de plaats in het gebouw is de uitstraling qua loket zeer twijfelachtig - gebouw is niet adequaat en alleen tegen hoge kosten aan te passen - de sector Inwoners wordt gesplitst en dat is niet efficiënt qua dienstverlening - huur te betalen - glasvezel niet aanwezig B1. Gemeentehuis zonder loketfunctie - maximaal 7 medewerkers voor loket en sociaal domein naar ruimte in Maaswaarden of d Alburcht - alle overige medewerkers in gemeentehuis - ICT servervoorziening in gemeentehuis. Ten opzichte van de volgende optie B2, gemeentehuis met loketfunctie, levert deze optie slechts relatief kleine verschillen op. De kosten van het maken van een formeel loket kunnen vervallen. Binnen de ruimte die gereserveerd is voor het zorgteam/loket ontstaat wat extra werkruimte. Voor de overige pro s en contra s zie verder optie B2. B2 Gemeentehuis met loketfunctie -alle loketfuncties in gemeentehuis -alle medewerkers in gemeentehuis Samen met Quadrant Architecten is aan een huisvestingsvoorstel gewerkt. Binnen het huidige concept is er voor nagenoeg alle medewerkers een vaste werkplek beschikbaar. De werkplekken worden wel kleiner en van de medewerkers wordt een flexibele houding verwacht ten aanzien van de beschikbare werkplekken. Uitgangspunt is ook om de huidige vergadercapaciteit voor zover mogelijk intact te laten. Immers de vergaderruimten in AalburgLoket, 5 stuks komen te vervallen. Om dit te realiseren zal in het gemeentehuis in de gangen een aantal mobiele units worden bijgeplaatst, waarin kleinere besprekingen, gesprekken met externen gevoerd kunnen worden. Voordeel van deze units is dat ze demonteerbaar zijn en ook in andere gebouwen weer dienst kunnen doen, houden dus hun waarde. Om de geluidsoverlast op afdelingen zo veel mogelijk te beperken zullen overleggen, ontvangsten zo veel mogelijk buiten de werkruimten plaatsvinden, Om deze reden is het noodzakelijk over voldoende spreekruimte te kunnen blijven beschikken.

4 Op basis van deze uitgangspunten is een heel acceptabel huisvestingsvoorstel uitgewerkt, waarin met zo min mogelijke bouwkundige aanpassingen toch een optimale bezetting kan worden verkregen. Qua dienstverlening is het de meest ideale optie om vanuit één locatie de complete dienstverlening te kunnen faciliteren. Evenzeer geldt dit voor de ondersteuning aan het project Samen Doen. Het gemeentehuis is al bekend voor het publiek en er hoeft dus weinig publiciteit en communicatie te komen om de wijziging van het loket kenbaar te maken bij het publiek. Voordeel van het gemeentehuis is ook dat alle eisen voor een loketvoorziening en werkplekken (zoals beveiliging en een kluis) al voorhanden zijn. De verbouwingskosten vallen dus een stuk lager uit. Pro s Optimale inzetbaarheid voor dienstverlening Dienstverlening kan zo efficiënt mogelijk worden uitgevoerd Personeel weer samen is belangrijk cultuuraspect Kosten het laagst Verbindingen, glasvezel en Gemnet al aanwezig, alarmering, klimaatbeheersing en kluisruimte voorhanden - Investeringen nodig om gebouw ICT-technisch up-to-date te maken - er vervalt één kamer voor de wethouders, zodat ze met 4 wethouders twee kamers moeten delen (in het bestuursgedeelte komt wel een afsprakenunit) C. Migratie centrale ICT voorziening We dienen ons te realiseren dat het verlaten van AalburgLoket betekent dat de daar aanwezige centrale servervoorziening voor Aalburg/Woudrichem ook gemigreerd moet worden. Er is misschien technisch gezien wel een escape mogelijk door het aanhouden van de ruimte in Aalburgloket, (huren) maar de vraag is of het wenselijk c.q. toegestaan is qua beveiliging en toegankelijkheid. In ieder geval dient de huidige serverruimte in het gemeentehuis, die al 7 jaar niet meer als zodanig in gebruik is gerevitaliseerd te worden. Revitalisering betekent dat deze aangepast wordt aan de huidige eisen, zodat een leverancier hiervoor een certificering kan afgeven. Van het een komt wel het ander. Aanpassing van de serverruimte heeft weer gevolgen voor de elektravoorziening en de koeling. Dit heeft weer kosten tot gevolg maar ook een dag of drie dat het gemeentehuis geen elektriciteit heeft en dus niet gebruikt kan worden Resumé technische aspecten:. A Onafhankelijk van de keuze, dienen wijzigingen/aanpassingen doorgevoerd te worden in het gemeentehuis en externe locaties. Voornaamste reden is dat het AalburgLoket als datacenter fungeerde; B In gemeentehuis is serverruimte sinds 2009 buiten gebruik en dient geheel aangepast te worden aan deze situatie, betekent nieuwe patchkasten, nieuwe serverkoeling en verbindingen, deze aanpassingen zijn onafhankelijk van de gekozen optie noodzakelijk; C Overbrenging van servers en actieve componenten stelt ook extra eisen aan de elektrotechnische voorzieningen gemeentehuis aanpassing is noodzakelijk! D Externe locaties dienen ICT technisch aangepast en verbonden te worden aan gemeentehuis. Uitgangspunt is deze door middel van glasvezel en VPN te realiseren; F In het kostenoverzicht zijn eenmalige kosten opgenomen, geen rekening is gehouden met data-abonnementen, huur glasvezel- en VPN-lijnen, raming p/j. Deze kosten spelen niet in de optie Gemeentehuis. G Het AalburgLoket fungeert nu ook als uitwijk(crisis)locatie met een aansluiting voor externe stroomvoorziening. Deze aansluiting zal ook bij gemeentehuis gerealiseerd moeten worden. Voor deze aansluiting is geen extra kostenpost opgenomen, omdat er vanuit wordt gegaan dat deze i.c.m. andere werkzaamheden gaat plaatsvinden. H Doorlooptijden: * Gemnet-aansluiting 6 maanden na aanvraag * Meterkast vervangen drie dagen gemeentehuis zonder stroom * Overige voorbereidende werkzaamheden: 2 maanden.

5 D Cloud Binnen de scope van het onderzoek is ook gekeken naar het op afstand plaatsen van de servervoorziening en de telefonievoorziening. Ook wel aangeduid met de term ïn the cloud. Gesprekken zijn gevoerd met KPN die beide faciliteiten kan aanbieden. Hiervoor is een globale prijs afgegeven. Op langere termijn zijn dit afgezien van het hoge kostenplaatje realistische opties. Voor onze huidige scope van drie jaar is het echter tekort dag. Een transitietraject waarbij onze applicaties (70) in de cloud worden gebracht vraagt een doorlooptijd van 1 jaar. Tevens is daar het feit dat we een gezamenlijke ICT-voorziening met de gemeente Woudrichem hebben. De keuze van the cloud heeft onmiddellijk ook gevolgen voor de partner, die min of meer verplicht wordt hetzelfde traject te gaan doen. Pro s Realistische toekomst optie Eigen investeringen in ICT en serverruimte worden op termijn overbodig Ontzorgt Beter schaalbaar - Investeringen toch nodig om gebouw ICT-technisch up-to-date te maken - Erg duur als we kijken naar huidige kosten - Flexibiliteit en snelheid oplossen van verstoringen stuk trager Algemeen Het MT heeft sterke twijfels geuit bij de strategische keuze voor een externe locatie voor de dienstverlening met het oog op de periode na de fusie. Het zal duidelijk zijn dat vanuit één locatie de dienstverlening het meest optimaal georganiseerd kan worden. Wat de klant immers nodig heeft is voorhanden. Indien gekozen wordt voor een gedecentraliseerde dienstverlening (A1, A2), dan wordt het concept van het sociaal domein geweld aangedaan. Juist het dichtbij bij de organisatie zijn en de schakelmogelijkheden zijn daarbij van belang. De twee medewerkers uit het sociaal domein die op het moment van de vraag werken binnen loket, moeten dan beslissingen nemen zonder de breedte van het zorgteam te kunnen benutten. Aanvullend wordt opgemerkt dat voor de volledige dienstverlening zoals die nu in AalburgLoket wordt geboden, er medewerkers op afroep ingevlogen moeten worden vanuit het gemeentehuis. Het gaat dan met name om de ROdienstverlening en de diensten van het zorgteam. Op voorhand is duidelijk dat het niet de meest efficiënte manier van werken zal worden en ook kan de vraag gesteld worden of de klant echt geholpen is met een dergelijke gesplitst aanbod van taken. Over het algemeen is nu de klant heel tevreden over de loketvoorziening waar een compleet aanbod wordt aangeboden. Als tegenhanger tegen de strategische keuze voor de dienstverlening op een externe locatie kan gesteld worden dat een totaalinvulling binnen het gemeentehuis beter tot zijn recht komt als de het gebouw ook in de toekomstige gemeente nog een functie kan hebben. Belangrijke pluspunten zijn dan dat het gebouw ICT- technisch op orde is, beschikt over een goede multifunctionele vergaderfaciliteit, goede werkruimten en een goede archiefruimte. Afhankelijk van keuzes zou het huidige gemeentehuis een adequate dependance kunnen worden. Als met het oog hierop deze investeringen gedaan worden dan zijn deze zeker verdedigbaar. Cultuur- historisch gezien zou het ook een aantrekkelijke optie kunnen zijn dat de gemeentelijke functie deels behouden blijft. Ook qua organisatiecultuur is het een goede gedachte om kort voor de fusie als personeel vanuit één locatie te werken, Bijkomend voordeel is ook dat we de impact van de verhuizing redelijk binnen de perken kunnen houden Aandachtspunten: Gelet op kostenposten dient bekeken te worden in hoeverre aanbestedingsbeleid van toepassing is, wat betekent dat officiële aanbesteding nog ingezet moet worden.