Proactieve communicatie bij adoptie is de sleutel tot succes. Landschap Overijssel faciliteert medewerkers optimaal met Office 365

Transcriptie

1 Proactieve communicatie bij adoptie is de sleutel tot succes Landschap Overijssel faciliteert medewerkers optimaal met Office 365

2 De oplossing Landschap Overijssel Landschap Overijssel beschermt, beheert en ontwikkelt het landschap met kwaliteit voor mens, plant en dier zodat het er goed leven is. Daarnaast organiseert Landschap Overijssel allerlei activiteiten om het landschap te beleven. Dat doet de organisatie vooral samen met de inwoners en bezoekers van de provincie, maar ook met de Provincie zelf, gemeenten en waterschappen, andere organisaties en het bedrijfsleven in Overijssel. Landschap Overijssel is een organisatie met deskundige mensen, betaald en onbetaald, die zich met hart en ziel inzetten voor het landschap. Landschap Overijssel heeft hectare verdeeld over 62 eigen natuurterreinen. Ruim vrijwilligers en vele duizenden particuliere grondeigenaren werken samen met de organisatie aan het versterken van het waardevolle landschap. De ICT-omgeving van Landschap Overijssel wordt vanuit het dubbel uitgevoerde datacenter van Unica Schutte ICT gefaciliteerd, waarbij voor een hybride oplossing met Microsoft Office 365 is gekozen. Zo kan de organisatie gemakkelijk en voordelig gebruik maken van verschillende ICT-toepassingen per gebruiker. Om de medewerkers te laten wennen aan de nieuwe ICT-omgeving zijn er samen met Unica Schutte ICT gebruikerstrainingen georganiseerd. Daarnaast is Unica Schutte ICT voor Landschap Overijssel ook de partner als het gaat om mobiele telefonie, zakelijke telefonie en verbindingen.

3 Landschap Overijssel en ICT Office 365 combinatie Het kantoor van Landschap Overijssel is gevestigd als coördinator geografische informatiesystemen Landschap Overijssel heeft voor een combinatie hoeft een volledige desktopsessie te hebben. Daarnaast in Dalfsen, maar de organisatie heeft drie (GIS) waarbij ik veel bezig was met de ontwikkeling gekozen van Office 365 en de datacenter dienstverlening hebben we veel medewerkers die in de buitendienst bezoekerscentra waar ook kantoren zijn gesitueerd. van nieuwe applicaties, maar nu houd ik me ook van Unica Schutte ICT. Van de Wiel legt uit waarom: We werken, denk aan onze boswachters. Zij zijn in het bezit ICT is hiermee verdeeld over vier locaties. bezig met kantoorautomatisering. Of het nou om werken met een aantal bedrijfsspecifieke applicaties. van een tablet om hun dagrapporten direct te kunnen Landschap Overijssel heeft naast kantoorpersoneel applicaties of kantoorautomatisering gaat, ik vind Deze draaien op servers in het datacenter. Ook onze verwerken, ze hoeven dus geen zware laptop mee te en buitendienstmedewerkers ook veel vrijwilligers ICT leuk. Ik houd ervan om mooie oplossingen te back-up is in het datacenter van Unica Schutte ICT nemen het landschap in. Op de tablet hebben ze zelfs in dienst, waardoor het aantal ICT-gebruikers vaak verzinnen. Het is een snel wereldje, waarbij je continu geregeld. Met Office 365 kunnen we gemakkelijk een in de bossen via 4G toegang tot hun en andere fluctueert. Dat zorgt soms voor een interessante ICT- moet zorgen dat alles goed blijft gaan. Je bent heel scheiding in profielen regelen, waardoor vrijwilligers, Office 365 functionaliteiten. Hierdoor kunnen zij op uitdaging. Leonie van de Wiel, ICT-coördinator bij dienstbaar, want ICT moet werken voor je collega s. buitendienstmedewerkers en kantoorpersoneel allen locatie hun rapporten uitwerken en hoeven ze hiervoor Landschap Overijssel, vertelt over haar rol: Ik begon verschillende rechten kunnen krijgen, want niet iedereen niet terug te komen naar kantoor. Applicaties vanuit de cloud Enige tijd geleden is de ICT-omgeving van Landschap voor onze buitendienstmedewerkers, maar voor het Overijssel gemigreerd naar het datacenter van Unica Schutte ICT, omdat de oude onsite situatie niet meer werkbaar was. Onze omgeving was niet meer volledig betrouwbaar en werd steeds trager doordat servers vol liepen. Dat kon niet meer, want ICT wordt steeds belangrijker. Bij uitval kunnen veel van onze kantoorpersoneel is ICT een belangrijke factor om het werk uit te kunnen voeren. We hebben een stabiele omgeving nodig. Die hebben we nu gekregen met de ICT-omgeving die vanuit het datacenter gefaciliteerd wordt. Daarbij wordt ook het volledige beheer uitgevoerd door Unica Schutte ICT. Dat is weer een zorg minder! Je bent heel dienstbaar, want ICT moet werken voor je collega s mensen niet werken. Dit geldt natuurlijk niet direct

4 Gebruikerstrainingen Doordat Landschap Overijssel is overgegaan op een nieuwe ICT-omgeving zien sommige dingen er anders uit en kan het voorkomen dat dingen anders werken. In de oude ICT-omgeving had de organisatie bijvoorbeeld een oude Office-versie, maar in de nieuwe omgeving werkt Landschap Overijssel nu met de meest recente editie waarin qua look en feel maar ook wat betreft functionaliteiten veel dingen zijn veranderd. Niet iedere medewerker werkt dagelijks met een computer. Om onze medewerkers te ondersteunen in het werken met de nieuwe ICT-omgeving hebben we samen met Unica Schutte ICT workshops en gebruikerstrainingen georganiseerd, zodat de adoptie van de nieuwe omgeving gewaarborgd is. Vanuit de organisatie hebben we veel positieve en tevreden feedback gehad over deze ondersteuning, vertelt Van de Wiel. Fijne samenwerking Zowel vanuit Unica Schutte ICT als vanuit Landschap Overijssel is het traject naar de nieuwe ICT-omgeving goed begeleid. Er is goed overlegd met onze eigen medewerkers over wat er moest gebeuren en wanneer werkzaamheden plaats konden vinden. De actiepunten, gevolgen en consequenties van de ICT-wijzigingen waren altijd scherp, want dit werd iedere week in een overleg behandeld. Die structurele onderlinge communicatie is erg prettig, de lijntjes zijn kort. Je belt met een vraag, en je wordt direct geholpen. Van de Wiel sluit af met een mooi compliment voor Unica Schutte ICT: Ook buiten projecten om is er proactieve communicatie, erg fijn! Een voorbeeld: op het moment dat er iets in onze ICT-omgeving gebeurt, worden we gebeld dat er iets aan de hand is en dat het wordt opgelost, terwijl we het issue dan vaak zelf nog niet eens hebben gemerkt. Een ander voorbeeld is de communicatie tijdens de wereldwijde ransomware aanvallen. Ook al betreft het onze organisatie niet, we worden wel op de hoogte gesteld dat dit speelt.

5 Fotografie: Clifton Buitink Ambachtsweg BA Lemelerveld Science Park 5204 Eindhoven 5692 EG Son Gyroscoopweg AX Amsterdam