Voortgangsrapportage Integriteitbeleid Haarlemmermeer

Transcriptie

1 Voortgangsrapportage Integriteitbeleid Haarlemmermeer

2 2

3 Inhoudsopgave Voorwoord 5 Inleiding 7 Haarlemmermeer en integriteit 8 Visie 8 Definitie 8 Ontwikkelingen integriteitbeleid 9 Rollen 10 Basisnormen integriteitbeleid openbaar bestuur en politie 12 Realisatie doelen en uitgevoerde activiteiten 13 Beleid 14 Regelingen, procedures en richtlijnen 14 Advies 17 Moreel leerproces 17 Discussiesessies 17 Introductieprogramma nieuwe medewerkers 17 Moresprudentie en communicatie 18 Professionalisering en netwerk 19 Meldingen en onderzoek 19 Meldpunt integriteit 19 Meerjarenrapportage 20 Ict-monitor 21 Registratie 22 Vertrouwenspersonen 22 Meerjarenrapportage 24 Voortgangsrapportage Integriteitbeleid Haarlemmermeer

4 4

5 Voorwoord Voor u ligt de voortgangsrapportage Integriteitbeleid Haarlemmermeer Het geeft u een overzicht van de resultaten van het gevoerde integriteitbeleid in onze organisatie. In 2006 is reeds de basis gelegd voor het integriteitbeleid. Dit beleid is in de jaren daarna doorontwikkeld en geëvalueerd en geactualiseerd. Het door ons gevoerde integriteitbeleid blijkt nu een stevige basis te zijn om adequaat te kunnen reageren op maatschappelijke ontwikkelingen. Een andere ontwikkeling is dat integriteit wordt gekoppeld aan kwaliteit en effectiviteit van werken. Het onderwerp is steeds meer een vanzelfsprekend onderdeel van het werkproces. Een belangrijke ontwikkeling in ons beleid is een meer positieve benadering van integriteit en het volwassen worden van het integriteitbeleid waarin steeds meer samenhang ontstaat tussen de verschillende maatregelen en instrumenten. Integriteit staat in onze organisatie voor professionele verantwoordelijkheid en is daardoor geen afzonderlijk onderwerp. Het door ons gevoerde integriteitbeleid is niet vrijblijvend. Medewerkers moeten zich bewust zijn van hun gedrag en daar ook naar handelen en daar staat tegenover dat de organisatie in staat moet zijn om adequaat te reageren indien medewerkers niet het gewenste gedrag vertonen. Als portefeuillehouders hechten wij grote waarde aan deze voortgangsrapportage. Hierdoor krijgt het onderwerp doorlopende aandacht en wordt geborgd dat maatregelen die integriteit bevorderen in de gemeentelijke organisatie zijn ingebed. Het verheugt ons dat de voortgangsrapportage nogmaals bevestigt, dat wij niet slechts volgzaam zijn aan landelijke regelgeving maar pro-actief beleid ter zake ontwikkelen. Op deze wijze vervullen wij een voortrekkersrol. Wij blijven oplettend ten aanzien van personeels- en integriteitbeleid in het besef dat dit permanent onderhoud verdient. Met vriendelijke groeten, Portefeuillehouders integriteitbeleid, J.J. Nobel Th.L.N. Weterings Voortgangsrapportage Integriteitbeleid Haarlemmermeer

6 V.l.n.r. Yos Hopman (lid van het Meldpunt Integriteit), Margret Verberne (integriteitcoördinator) en Peter Klaver (lid van het Meldpunt Integriteit)

7 Inleiding Elke gemeente is verplicht om eens per jaar verantwoording af te leggen aan de gemeenteraad over het gevoerde integriteitbeleid en de naleving van de gedragscode. Hiermee voldoet de gemeente aan een verplichting uit de Ambtenarenwet 1. Aansluitend op de Voortgangsrapportage Integriteitbeleid Haarlemmermeer die rapporteerde over de periode 1 januari 2008 tot en met 30 juni 2009 verschijnt hierbij de Voortgangsrapportage Integriteitbeleid Haarlemmermeer die rapporteert over de periode 1 juli 2009 tot en met 31 december In 2011 kan weer aangesloten worden bij de jaarlijkse cyclus waarbij in een Voortgangsrapportage verantwoording wordt afgelegd aan de raad. Naast de verantwoording aan de gemeenteraad is deze rapportage bedoeld om over de 2e helft van 2009 en het jaar 2010: verantwoording af te leggen over het gevoerde integriteitbeleid aan de directie en het management van Haarlemmermeer informatie te bieden over de voortgang en activiteiten op integriteitgebied en vooruit te kijken naar de plannen en ambities op integriteitgebied B&W inzicht te bieden in en te informeren over het gevoerde integriteitbeleid de gemeenteraad te informeren over het integriteitbeleid In het eerste hoofdstuk worden de belangrijkste onderwerpen uit de beleidsnotitie Focus: Integriteit! in herinnering gebracht: wat is de visie op integriteit(beleid), wat is de definitie die Haarlemmermeer hanteert, wat zijn de doelen van het integriteitbeleid (per jaarschijf), wat zijn de rollen, taken en verantwoordelijkheden. Het tweede hoofdstuk beschrijft de basisnormen waaraan het integriteitbeleid van overheidsorganisaties op termijn dient te voldoen, naast de reeds bestaande wettelijke bepalingen. Het derde hoofdstuk beschrijft de taken die onder het integriteitbeleid vallen en de werkzaamheden die de integriteitcöordinator verricht. Deze zijn onder te verdelen in: beleid, moreel leerproces, meldpunt, onderzoek en de vertrouwenspersonen. Voor elk onderwerp wordt vervolgens uitgewerkt welke producten zijn gemaakt, werkzaamheden zijn verricht, doelen zijn bereikt en welke plannen er zijn voor Dit hoofdstuk bevat ook de meerjarenrapportages van het Meldpunt Integriteit en de vertrouwenspersonen. 1 Artikel 125quater, onderdeel d, Ambtenarenwet Voortgangsrapportage Integriteitbeleid Haarlemmermeer

8 Haarlemmermeer en integriteit De gemeente Haarlemmermeer heeft Integriteit als kerncompetentie benoemd. Het college, directieteam en management hebben hiermee aangeven hoe groot het belang is dat zij hechten aan een integere organisatie en integere medewerkers. Naast aandacht voor de morele competentie van management en medewerkers wordt ook bijzondere aandacht besteed aan het integriteitbeleid. Preventief integriteitbeleid is van belang om de kansen op aantasting of schending van de integriteit zoveel mogelijk te voorkomen. De aanwezigheid van regels, procedures, afspraken, bewustzijn en controlemechanismen is hiervoor noodzakelijk. Een integere overheid is nu eenmaal essentieel voor het goed functioneren van onze democratische rechtsstaat, en aan overheidstaken kleven vaak meer integriteitrisico s die ook nog zwaarder worden gewogen dan bij het bedrijfsleven. De overheid geeft vergunningen af, int belastingen, kent subsidies toe, stelt uitkeringen beschikbaar, controleert op naleving van voorschriften en legt straffen op. Allemaal handelingen die erop gericht zijn om burgers te beschermen en een veilig en leefbaar bestaan te bieden. Dat stelt dus hoge eisen aan de kwaliteit, en dus integriteit van deze overheid. Visie Effectief integriteitbeleid omvat verschillende soorten instrumenten die het hele integriteitscala bevatten. Enerzijds de organisatiestructuur met regels, procedures en afspraken, anderzijds de organisatiecultuur waarin de nadruk ligt op (het ontwikkelen/ stimuleren van) de morele competentie van de medewerkers zelf. Dit kan als volgt worden weergegeven: Organisatiegerichte integriteit Persoonsgerichte integriteit Naleven procedures regels & voorschriften (b.v. aanname/sanctie) Stimuleren cultuur van verantwoording en verantwoordelijkheid morele competentie Het integriteitbeleid binnen de gemeente Haarlemmermeer zal zoveel mogelijk een optimale mix tussen organisatiegericht en persoonsgerichte integriteit zijn, en zowel nalevingsaspecten als stimuleringsaspecten kennen. Daarnaast wordt prioriteit gelegd bij het voldoen aan regel- en wetgeving, en wordt hierop zoveel mogelijk vooruitgelopen. Definitie De definitie waar de gemeente Haarlemmermeer voor staat: Integriteit is professionele verantwoordelijkheid. De integere ambtenaar is betrouwbaar; hij is bereid en bekwaam om zijn taak en functie adequaat uit te oefenen, in het licht van zijn positie en de verantwoordelijkheden waarop hij in redelijkheid aanspreekbaar is. Daarnaast kan hij zich verantwoorden voor de keuzes die hij hierbij maakt en handelt hij altijd met oog voor het publieke belang. 8

9 Gekozen is voor een brede definitie van integriteit. In een smalle definitie staat integriteit voor onkreukbaarheid en verwijst naar een beperkt aantal onderwerpen zoals fraude, corruptie en oneigenlijk gebruik van bevoegdheden of (bedrijfs)goederen. De nadruk ligt hierbij op een negatieve moraal: voorkomen dat de regels overtreden worden. Haarlemmermeer kiest voor een brede, positieve formulering waarbij integriteit wordt gekoppeld aan kwaliteit en effectiviteit. Het verwijst naar (professionele) verantwoordelijkheid van de medewerkers: je doet waarvoor je bent aangesteld en je staat voor wat je doet. Op een integere manier je werk doen is breder dan alleen niet-frauderen; de dienstverlening van de medewerker van Haarlemmermeer is kwalitatief hoogwaardig en is effectief en efficiënt. Ontwikkelingen integriteitbeleid Bij het opzetten en uitvoeren van het Integriteitbeleid is/wordt zoveel mogelijk aangesloten bij de organisatieontwikkelingen voorbereidende werkzaamheden opzet integriteit in Corporate Control, opzetten basis- en ondersteunend integriteitbeleid, schrijven startnotitie, actualisatie nevenfuncties, ambtseedsessies, opzetten intern netwerk 2006 uitwerken beleid, voorbereiden op integriteit-wetgeving, communicatiecampagne Regeling Integriteitmelding, werven en opleiden vertrouwenspersonen, opbouwen netwerk 2007 vaststellen en uitrollen ICT-protocol met communicatiecampagne, training en faciliteren managers, professionalisering Meldpunt en aanscherpen Onderzoeksprotocol 2008 gemeentebreed bespreken en opstellen gedragscode, het beleid staat; is geëvalueerd en geactualiseerd, start opzetten Control, risico-analyse en integriteitaudit 2009/2010 ombuiging functie Integriteitcoördinator van ontwikkelend en beleidsmatig naar beheersmatig en onderzoekstechnisch, inbedding integriteit in de organisatie en bij managers (als vanzelfsprekend onderdeel van het werkproces) 2011 een volgende stap in het integriteitbeleid, van normatief naar stimulerend, bestaande protocollen behouden en aanscherpen waar nodig, waar mogelijk richtlijnen i.p.v. regels vaststellen en uitrollen nieuwe gedragscode en richtlijnen, evaluatie van functie en positionering integriteitcoördinator Voortgangsrapportage Integriteitbeleid Haarlemmermeer

10 Rollen De gemeentesecretaris is de ambtelijk eindverantwoordelijke voor het integriteitbeleid en afhandeling van integriteitschendingen van ambtenaren. In geval van (mogelijke) integriteitschending beslist de gemeentesecretaris over de te volgen procedure; al dan niet onderzoek, intern/extern onderzoek, communicatie, betrokkenen en vooral ook sancties. In de praktijk is gebleken dat dit een goede werkwijze is, en dat dit inderdaad de benodigde uniformiteit en consequentheid in de hand werkt. Bestuurlijk zijn er twee portefeuillehouders integriteitbeleid. Daar waar er raakvlakken zijn met de portefeuille bedrijfsvoering en bestuurszaken wordt er nauw samengewerkt door de portefeuillehouders. 10

11 Voortgangsrapportage Integriteitbeleid Haarlemmermeer

12 Basisnormen integriteitbeleid openbaar bestuur en politie Naast een aantal wettelijke bepalingen zijn de Vereniging van Nederlandse Gemeenten, het Interprovinciaal Overleg, de Unie van Waterschappen, de Raad van Hoofdcommissarissen, het Korpsbeheerdersberaad en de Minister van Binnenlandse Zaken overeengekomen dat overheidsorganisaties bij het openbaar bestuur en politie een integriteitbeleid dienen te voeren dat aan bepaalde basisnormen voldoet. Deze basisnormen zijn geformuleerd op basis van een inventarisatie (enquête) van het integriteitbeleid openbaar bestuur en politie. De gemeente Haarlemmermeer voldoet al geruime tijd aan de basisnormen. Uitzondering hierop vormde de volgende (sub)basisnorm: onderzoek en beoordeling naar/van kwetsbare handelingen, functies en processen. Bij het vaststellen van kwetsbaarheden dienen er maatregelen getroffen te worden ter voorkoming van integriteitinbreuken bij kwetsbare functies. Kwetsbare functies zijn functies, die extra risico s op integriteitinbreuken met zich brengen in verband met onder meer het werken met gevoelige informatie, het kunnen beschikken over geld en de omgang met zakelijke relaties. functies en processen mee te nemen in het proces rondom het opstellen van de werkplannen Deze inventarisatie zal jaarlijks worden herhaald. In het najaar van 2010 is er door de corporate controler op verzoek van de gemeentesecretaris in samenwerking met de integriteitcoördinator een onderzoek uitgevoerd naar opzet, bestaan en werking van de beheersingsmaatregelen ten aanzien van integriteit bij vastgoedtransacties. Een aanbeveling uit dit onderzoek is om niet een lijst met kwetsbare functies op te stellen, maar een handreiking kwetsbare handelingen. Dit is een minder statisch instrument en het stelt de manager in de gelegenheid zijn rol op te pakken. Dit past beter bij de ambitie een stimulerend integriteitbeleid te ontwikkelen en het leggen van verantwoordelijkheid in de lijn. In het voorjaar van 2009 is er door Corporate Control een quickscan integriteit gehouden. Onder andere naar aanleiding van deze Quickscan heeft de directie op 11 juni 2009 een implementatieplan vastgesteld. Met dit implementatieplan heeft de directie besloten om de eerste inventarisatie van kwetsbare handelingen, 12

13 Realisatie doelen en uitgevoerde activiteiten De taken die onder het integriteitbeleid vallen en de werkzaamheden die de integriteitcoördinator verricht, kunnen schematisch het best als volgt worden weergegeven: integriteit beleid moreel leerproces meldingen en onderzoek vertrouwenspersonen regelingen, procedures & richtlijnen discussiesessies Meldpunt Integriteit meerjarenrapportage advies introductie programma nieuwe medewerkers meerjarenrapportage moresprudentie & communicatie ict-monitor professionalisering & netwerk registratie Voortgangsrapportage Integriteitbeleid Haarlemmermeer

14 Beleid In 2006 is reeds de basis gelegd voor het integriteitbeleid. Het beleid is veelal opgesteld in coproductie met andere medewerkers van de cluster HRM, de cluster Info+ en de staf Corporate Control. In 2008 is een aantal regelingen geëvalueerd en geactualiseerd op basis van opgedane ervaringen. In 2009 is er een nieuw implementatieplan door de directie vastgesteld. Regelingen, procedures en richtlijnen Regeling Integriteitmeldingen Het Meldpunt Integriteit is per januari 2006 van start gegaan met haar werkzaamheden op basis van de Regeling Integriteitmeldingen 2006 en het Onderzoeksprotocol bij Integriteitmeldingen De opgedane ervaringen, voortschrijdend inzicht en ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie maakten duidelijk dat de integriteitregelingen aan een evaluatie en een aanscherping toe waren. Per 1 januari 2009 is de geactualiseerde Regeling Integriteitmeldingen in werking getreden. Een aantal elementen van de regeling is onveranderd gebleven: waar een medewerker melding kan doen van een (vermoeden van) een integriteitschending en welke externe mogelijkheden (bij de landelijke commissie) eventueel voor de medewerkers openstaan, de scheiding tussen het Meldpunt Integriteit (voor meldingen en onderzoek) en de vertrouwenspersoon (geheimhoudingsplicht; bedoeld voor luisterend oor en advies). Ten aanzien van het laatste is het belangrijk om te vermelden dat de vertrouwenspersonen hun rol voor integriteitzaken met die voor ongewenste omgangsvormen combineren. De combinatie van rollen maakt dat de steun voor de medewerkers goed, makkelijk en zo toegankelijk mogelijk is georganiseerd. De belangrijkste wijzigingen in de Regeling Integriteitmeldingen ten opzichte van de oude regeling zijn het uitbreiden van de mogelijkheid de afhandelingtermijnen te verdagen en een duidelijkere beschrijving van het bevoegd gezag. Daarnaast is het begrip misstand vervangen door het beter gedefinieerd begrip integriteitschending. Aangezien het kan voorkomen dat vermoedens via de klachtencoördinator gemeld worden, is ook dit proces in de nieuwe regeling beschreven. Voorts is de geheimhoudingsplicht van de vertrouwenspersonen in de nieuwe regeling beter omschreven. Onderzoeksprotocol Op 1 januari 2009 is het Onderzoeksprotocol bij integriteitschendingen gewijzigd. Net als het oude protocol worden er in het nieuwe protocol verschillende aspecten belicht. Onder meer worden besproken de opdrachtverstrekking, de onderzoeksmethoden, opleggen van ordemaatregelen, communicatie tussen verschillende partijen, de verslaglegging en de rapportage en de rechten en plichten van de betrokkene(n) en getuige(n). Het protocol belicht het onderzoek vanuit juridisch, organisatorisch en operationeel oogpunt. Nieuw is dat er een functiescheiding is aangebracht 14

15 tussen onderzoekstaken en adviserende taken. Ook wordt het onderscheid tussen een vooronderzoek en een disciplinair onderzoek opgeheven. Het management wordt meer, dan wel eerder, betrokken bij de melding en er wordt aandacht besteed aan eerherstel van betrokkene (indien relevant). Inmiddels is er twee jaar met het protocol gewerkt. Gebleken is dat getuigen de communicatie als zeer summier ervaren. Het protocol behoeft vooralsnog geen aanpassing. Wel wordt aan alle betrokkenen/ getuigen gevraagd wat ze bij de sluiting van de melding van het Meldpunt verwachten. Vervolgens wordt aan de wens van betrokkenen/getuigen om schriftelijk dan wel mondeling geïnformeerd te worden zoveel mogelijk tegemoet gekomen. Gedragscode De huidige gedragscode is van 1998 en verdient actualisatie. Deze code is wat verouderd, geeft de toenmalige tijdsgeest weer en bestaat voornamelijk uit verboden. In 2011 zal er een geactualiseerde gedragscode komen die meer aansluit bij de huidige tijdsgeest: van normatief naar stimulerend. De nieuwe gedragscode moet ook aansluiten bij de ontwikkeling die de organisatie sinds 1998 heeft doorgemaakt. Het idee is dat de nieuwe gedragscode invulling geeft aan de waarden die de organisatie voorstaat en aansluit bij regelgeving die er al is. Een gedragscode is een handreiking die medewerkers kunnen helpen bij het nemen van beslissingen. Daarnaast bevat een gedragscode een aantal regels die bepalend zijn voor ons handelen. ICT-protocol In 2007 is het ICT-protocol in werking getreden. Dit protocol beschrijft het al dan niet toegestane internet- en gebruik, terwijl in de afgelopen jaren de ontwikkelingen snel zijn gegaan en er bijvoorbeeld ook USB-stick, laptop, Personal Digital Assistent (PDA), mobiele telefoon en digitale camera. Ook aan deze communicatiemiddelen zijn risico s verbonden (juridisch, ethisch, virussen etc.), die het ICT-protocol wil beperken of voorkomen. Het ICT-protocol is geschreven met het oog op mogelijke technologische ontwikkelingen. Vooralsnog is er geen aanleiding om het protocol te actualiseren. Richtlijnen ambtenaren en verkiezingen In verband met de gemeenteraadsverkiezingen die in maart 2010 hebben plaatsgevonden is er eind oktober 2009 een richtlijn opgesteld. Doel van de richtlijn is om helderheid te verschaffen omtrent de relatie tussen de ambtenaar enerzijds en de raad en het bestuur anderzijds alsmede de relatie tussen het ambtenaarschap en de ambtenaar als privépersoon. Nieuwe richtlijnen In 2011 zal er een nieuwe Richtlijn voor het aannemen van geschenken en uitnodigen worden vastgesteld. Er is voor dit onderwerp behoefte aan meer duidelijkheid. Er is ook behoefte ontstaan aan een richtlijnen voor de omgang met nieuwe digitale media. Deze richtlijn zal in 2011 door de integriteitcoördinator in samenwerking met de cluster Communicatie & Externe Betrekkingen worden opgesteld. Voortgangsrapportage Integriteitbeleid Haarlemmermeer

16 16

17 Advies De integriteitcoördinator en het Meldpunt Integriteit geven gevraagd en ongevraagd adviezen. Aan bijvoorbeeld medewerkers, managers, directie, gemeentesecretaris, wethouders of college. Meestal zijn de bevindingen vanuit een melding de aanleiding voor een ongevraagd advies. Gevraagde adviezen betreffen meestal concrete integriteitvraagstukken of er wordt gevraagd naar regels of procedures voor bepaalde zaken, criteria bij de beoordeling van uitnodigingen, advies over integriteitaspecten bij beleidsonderwerpen of in procedures. Maar ook hoe om te gaan met het vermoeden van een schending, of hoe om te gaan met bepaalde cultuuraspecten. Moreel Leerproces De belangrijkste vorm van het morele leerproces vindt plaats in de dagelijkse praktijk, op de werkvloer. Het management heeft een belangrijke rol in de dagelijkse werkzaamheden en bij de dagelijkse vraagstukken. De manager kan bij beslissingsmomenten de integriteitaspecten herkennen, belichten, voorleggen en bespreken. Dit kan op formele overlegmomenten, zoals in het teamoverleg, bilaterale werkoverleg, functioneringsof beoordelingsgesprek maar ook informeel in de wandelgangen. De komende jaren zal er een omslag in het integriteitbeleid plaatsvinden: van integriteitcoördinator naar manager. In de afgelopen jaren heeft het integriteitbeleid goed vorm gekregen. De manager is en blijft verantwoordelijk, maar kan terugvallen op het advies van de integriteitcoördinator of het Meldpunt Integriteit. Voor een open en transparante cultuur is het onontbeerlijk dat integriteit regelmatig door managers met medewerkers en medewerkers onderling besproken wordt. Het management zal zoveel mogelijk gefaciliteerd worden om deze momenten te kunnen benutten, hiervoor zullen instrumenten worden aangereikt en nieuw op te stellen richtlijnen zullen hierbij aansluiten. Discussiesessies Een inmiddels beproefd recept om integriteitzaken bespreekbaar te maken, het gesprek tussen collega s op gang te brengen en eventueel gezamenlijk tot besluitvorming te komen, is de discussiesessie. In samenwerking met Nyenrode is een train-detrainer opleiding ontwikkeld, waarmee intern zo n 20 medewerkers zijn opgeleid om een integriteit-discussiesessie te kunnen begeleiden. Op deze manier wordt alle kennis en ervaring die opgedaan wordt, behouden voor de organisatie en kan het concept verder ontwikkeld worden. Daarnaast blijken de discussieleiders ook een ambassadeursrol te vervullen voor het integriteitbeleid. De discussieleiders worden ook ingezet bij het integriteitgedeelte van de introductiedagen. In 2010 zijn er drie medewerkers tot discussieleider opgeleid. Er is één medewerker die voornemens is deze opleiding in 2011 te gaan doen. Introductieprogramma nieuwe medewerkers Regelmatig vindt het tweedaagse introductieprogramma voor nieuwe medewerkers plaats. In 2008 is het introductieprogramma door HRM aangepast. Het programma is nu vormgegeven op basis van de vier Voortgangsrapportage Integriteitbeleid Haarlemmermeer

18 kerncompetenties. Het idee is om aan medewerkers mee te geven hoe wij als gemeente willen werken. Aangezien integriteit één van de vier kerncompetenties is, beslaat het integriteitgedeelte van de introductie één dagdeel. Alle nieuwe medewerkers leggen de ambtseed of belofte af tijdens dit introductieprogramma. Daarnaast geeft de integriteitcoördinator een presentatie over het integriteitbeleid en de regels, procedures en afspraken. Belangrijkste onderdeel is het voeren van een integriteitdiscussie op basis van zelf ingebrachte integriteitvraagstukken. Vanuit het integriteitbeleid is gebleken dat deze kennismaking aan de poort erg nuttig is; medewerkers weten dat er integriteitbeleid is, waar ze dit kunnen vinden, men is bekend met de integriteitcoördinator, vertrouwenspersonen en het Meldpunt Integriteit en het is gebleken dat men bij vragen of problemen snel de weg weet te vinden. Het introductieprogramma wordt regelmatig geëvalueerd. Het onderdeel integriteit wordt positief gewaardeerd en wordt ook in 2011 op dezelfde wijze voortgezet. Ambtseed Bij aanstelling wordt aan nieuwe medewerkers de eis gesteld dat zij binnen een half jaar de ambtseed afleggen. De ambtseed wordt tijdens de introductiedagen afgelegd. In 2010 zijn extra sessies voor het afleggen van de ambtseed georganiseerd om medewerkers die de ambtseed nog niet hadden afgelegd daartoe in staat te stellen. Inmiddels wordt iedereen in staat gesteld om binnen zes maanden de ambtseed af te leggen. Indien als gevolg van verminderde instroom van me- dewerkers er geen introductiedagen worden georganiseerd worden er wel sessies voor het afleggen van de ambtseed gehouden. Integriteitverklaring externen Per 1 januari 2008 is de integriteitverklaring voor externen ingevoerd. Alle ingehuurde medewerkers dienen deze verklaring te ondertekenen. In deze verklaring worden zij geattendeerd op de binnen de gemeentelijke organisatie geldende regels op het gebied van integriteit. Op deze wijze proberen we ingehuurde medewerkers bewust te maken van het feit dat de gemeente een bijzondere positie in het maatschappelijk verkeer bekleedt en dat zij als mogelijk vertegenwoordiger van de gemeente een bijzondere rol vervullen. Moresprudentie en Communicatie Net als er een voortgaand verslag bestaat van de toepassingspraktijk van het recht, die systematisch wordt neergelegd in jurisprudentie, zou ook het gesprek over integriteit en alle afwegingen en keuzes en beslissingen moeten worden opgetekend. We zouden dit met een beetje fantasie moresprudentie kunnen noemen. (Wirtz 2004) Elke gelegenheid wordt aangegrepen om het onderwerp integriteit onder de aandacht te brengen en hierover te communiceren. Integriteitcoördinator en arbocoördinator hebben (op verzoek) een aantal presentaties in teamoverleggen verzorgd. Op intranet is een eigen hoofdstuk gewijd aan Integriteit. Hier zijn niet alleen alle vastgestelde Integriteitregelingen te vinden, maar ook andere handige 18

19 informatie over integriteitzaken, zoals bijvoorbeeld de ambtseed, geheimhoudingsverklaring externen, links naar integriteitsites en criteria bij beoordeling van uitnodigingen. Daarnaast staat er ook informatie over het werk van de vertrouwenspersonen mét foto. De communicatie is erop gericht om integriteit zo laagdrempelig en persoonlijk mogelijk te maken. Een voorbeeld hiervan is het publiceren van Meldpunt Integriteit en vertrouwenspersonen, zodat de gezichten bekend zijn en men makkelijker binnenstapt. Als gevolg van personele wisselingen in 2009, het vertrek van de vorige integriteitcoördinator en een vertrouwenspersoon, is er een nieuwe folder gedrukt. De nieuwe folder heeft door gebruik van nieuwe kleuren en foto s een eigentijdse uitstraling gekregen. Aan een nieuwe intranetpagina wordt gewerkt. Die zal bij het verschijnen van de nieuwe gedragscode ook inhoudelijk aangepast worden. Ook zal gebruik worden gemaakt van het personeelsblad Op Stoom om aandacht voor integriteit te vragen. Haarlemmermeer vervult nog steeds een voortrekkersrol op het gebied van integriteit. Haarlemmermeer heeft het integriteitbeleid al ver ontwikkeld. In die hoedanigheid verzorgen de vertrouwenspersonen een onderdeel in een leergang voor vertrouwenspersonen en geeft de integriteitcoördinator gastcolleges bij hogescholen InHolland. Bij deze gastcolleges worden ook discussieleiders ingezet. Professionalisering en netwerk De integriteitcoördinator van Haarlemmermeer neemt (op persoonlijke titel) deel aan het Kennisforum Integriteit Overheid (KIO). Het KIO beoogt toonaangevende practitioners, integriteitcoördinatoren en leidinggevenden met een functionele verantwoordelijkheid op integriteitgebied van diverse ministeries, provincies, gemeenten, politieorganisaties en waterschappen in de gelegenheid te stellen met elkaar te discussiëren over actuele integriteitthema s. Inmiddels is een vaste kern ontstaan van mensen die geïnteresseerd zijn in het onderwerp en wiens ervaring richting geeft aan het doorontwikkelen van landelijk integriteitbeleid en instrumenten. De integriteitcoördinator heeft deelgenomen aan de leergang Integriteitsmanagement en de Verdiepingsleergang Integriteitsmanagement van het Bureau Integriteitsbevordering Openbare Sector. Deze opleidingen bieden behalve veel kennis ook een waardevol netwerk. Meldingen en onderzoek Meldpunt Integriteit Sinds november 2008 is er een juridisch controller aan het Meldpunt toegevoegd. Het Meldpunt Integriteit bestond in 2009 en 2010 uit Yos Hopman, Peter Klaver, Fanny de Swarte (waarnemend integriteitcoördinator tot 15 oktober 2009) en Margret Verberne (integriteitcoördinator vanaf 15 oktober 2009). Het Meldpunt Integriteit behandelt alle integriteitmeldingen volgens het Onderzoeksprotocol Integriteit- Voortgangsrapportage Integriteitbeleid Haarlemmermeer

20 meldingen. Dit protocol maakt een onderscheid in twee fases van een integriteitonderzoek, na elke fase ligt een beslismoment van de gemeentesecretaris. Een integriteitmelding begint met een intakegesprek met het Meldpunt Integriteit. Van het intakegesprek wordt een gespreksverslag gemaakt, dat wordt voorgelegd aan de gemeentesecretaris. Die beslist, op advies van het Meldpunt, of er een feitenonderzoek wordt opgestart, waarin alle feiten worden verzameld om te kunnen beoordelen of er een redelijk vermoeden van een integriteitschending is. Indien de feiten hiertoe aanleiding geven, kan de gemeentesecretaris overgaan tot het opleggen van een disciplinaire maatregel. Ook dit proces staat beschreven in het onderzoeksprotocol. Meerjarenrapportage Om herleidbaarheid naar personen, teams of casussen te voorkomen wordt hierover slechts in algemene zin gerapporteerd over de aard van de meldingen. De vraag is wat een normaal aantal schendingen is. Een aanname is dat een gemiddelde overheidsorganisatie per jaar over ongeveer 5 per medewerkers een melding zal ontvangen. Voor grotere organisaties, met een centraal meldpunt en specifieke risicovolle taken, ligt dit - meestal - beduidend hoger 3. Dit cijfer wordt bevestigd door het in 2010 verschenen onderzoek van de Vrije Universiteit Amsterdam 4. Gemeente Haarlemmermeer is een grote organisatie. Meldingen Aantal totaal Schending vastgesteld Soort schending Diefstal Fraude Misbruik bedrijfsmiddelen Misbruik van informatie 3 1 Misbruik bevoegdheden 2 2 Belangenverstrengeling 1 1 Bedreiging en intimidatie 1 1 Maatregel 2 Strafontslag/beëindiging contract Geldboete 2 Schriftelijke berisping 2 1 Waarschuwing Er kan geen maatregel worden opgelegd indien de dader onbekend is of geen medewerker is. Dat was in 2010 relatief vaak het geval. 3 Registratie Integriteitschendingen Openbaar bestuur en politie 4 Integriteit van het lokaal bestuur

21 Het aantal van 16 meldingen in 2010 verminderd met de diefstallen wijkt niet af van wat als normaal moet worden beschouwd. In de tweede helft van 2009 en in 2010 zijn er in totaal 21 meldingen gedaan bij het Meldpunt Integriteit. Er waren twee melders van buiten de gemeentelijke organisatie. Vijf meldingen waren in de tweede helft van 2009, waarbij vijf keer een integriteitschending is vastgesteld. Vier keer volgde er een disciplinaire maatregel. Bij de vijfde schending was de dader geen medewerker van de gemeente Haarlemmermeer. In 2010 waren er 16 meldingen, waarvan 11 keer een schending is vastgesteld. Twee maal is er een disciplinaire sanctie opgelegd, zes maal bleef de dader onbekend. Twee maal was de dader geen medewerker van de gemeente. Een melding heeft geresulteerd in een advies aan het management om het proces aan te passen. Bij één melding was het onderzoek aan het eind van het jaar nog niet afgerond. Vaak werden er bij een melding meerdere vermoedens van verschillende integriteitschendingen geuit. Eén melding kan betrekking hebben op meerdere integriteitschendingen. Bij meerdere daders worden er naar aanleiding van één melding meerdere maatregelen genomen. Indien de dader onbekend blijft volgt er uiteraard geen maatregel. Voor zover bekend heeft geen van de betrokkenen gebruik gemaakt van de mogelijkheid om de misstand te melden bij de Landelijke Commissie Klokkenluiders Gemeentelijke Overheid. Deze externe mogelijkheid tot melden bestaat als een melder intern melden niet mogelijk acht of als de interne melding niet naar tevredenheid is verlopen. ICT-monitor Bij de vaststelling van het ICT-protocol is er bepaald dat het internetgebruik van medewerkers een aantal keer paar jaar zal worden gemonitord. De monitor levert de volgende gegevens op: een top 10 categorieën websites, een top 10 bezochte websites, een top 10 van gebruikers internet (in tijd uitgedrukt) en bezochte ongewenste sites (lijst met ongewenste sites en hoeveelheid hits ). De gegevens zijn geanonimiseerd en niet herleidbaar naar persoon of computer. De top 10 van bezochte sites wordt omwille van de bewustwording van medewerkers gepubliceerd op intranet. Hierbij worden de medewerkers geattendeerd op de voor de gemeentelijke organisatie geldende regels. Aan de hand van de top 10 van gebruikers wordt er na advies van het Meldpunt door de gemeentesecretaris besloten naar welke gebruikers nader onderzoek moet worden verricht. Tijdens het nader onderzoek wordt onder meer de identiteit van de gebruiker achterhaald. Aan de hand van de resultaten van deze nadere onderzoeken worden gebruikers op hun internetgebruik aangesproken door hun direct leidinggevende. In een aantal gevallen zijn nadere afspraken met de betreffende medewerker gemaakt. De monitor heeft nog niet geleid tot een disciplinaire maatregel. Opvallend is wel dat door het regelmatig houden van de ICT-monitor het privé-gebruik van het internet Voortgangsrapportage Integriteitbeleid Haarlemmermeer

22 tijdens werktijd blijkens de laatste monitor aanzienlijk is teruggedrongen. Voorts heeft de laatste monitor laten zien dat er steeds minder ongewenste sites worden bezocht. Het houden van een ICT-monitor mag dan ook een succes genoemd worden. In 2008 is er twee keer een ICT-monitor gehouden, waarvan de eerste keer aangekondigd door een bericht op intranet. In 2009 is er één keer gemonitord. In 2010 is er niet gemonitord. De reden hiervan is van technische aard. In januari 2010 zijn er technische problemen geconstateerd. Om adequaat te kunnen rapporteren moest de centrale internet hardware vervangen worden. De nieuwe hardware is pas eind december 2010 in werking getreden. Voor 2011 staan er weer monitoren gepland. Registratie Het Meldpunt Integriteit registreert alle meldingen van Integriteitschendingen en bewaart de stukken van integriteitonderzoeken in een beveiligd integriteitarchief. De voormalige integriteitcoördinator heeft geparticipeerd in de landelijke werkgroep Registratiesysteem integriteitschendingen. Deze werkgroep heeft een eenduidig registratiesysteem opgeleverd. Per 1 januari 2009 hanteren wij dit systeem. Het systeem is op een enkel punt uitgebreider dan de registratiewijze, die wij sinds begin 2006 hanteren. Vertrouwenspersonen Vertrouwenspersonen Op basis van de Regeling Integriteitmelding zijn vanaf 1 oktober 2006 de vertrouwenspersoon integriteit en vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen verenigd in één soort vertrouwenspersoon. De organisatie kent drie vertrouwenspersonen. Op dit moment bekleden Marieke Bos, Esther Zonneveld, en Ramon Boerlijst deze functie. Eerder waren er 4 vertrouwenspersonen. Begin 2009 is de vierde vertrouwenspersoon wegens aanvaarding van een andere functie binnen de gemeente op eigen verzoek ontheven van de functie van vertrouwenspersoon. Besloten is om deze vacature vooralsnog niet op te vullen. De vertrouwenspersoon heeft een belangrijke rol in het moreel leerproces. Het motto hierbij is help the client help himself, waarbij de vertrouwenspersoon een actieve vorm van steun biedt en niet het probleem overneemt. Zeker omdat er vaak geen pasklare of goede antwoorden zijn bij integriteitvraagstukken. De vertrouwenspersoon is er voor de medewerker. Medewerkers kunnen met al hun vragen, dilemma s en andere zaken met betrekking tot integriteit en ongewenste omgangsvormen terecht bij de vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon ondersteunt de medewerker bij het zoeken naar een oplossing. De medewerker zelf speelt een actieve rol hierin, en maakt zelf de keuzes. De vertrouwenspersoon denkt met de medewerker mee en adviseert waar nodig, maar zal zoveel mogelijk bij de medewerker zelf neerleggen. De vertrouwenspersoon biedt een luisterend oor, waardoor de medewerker zijn verhaal kwijt kan. 22

23 Vertrouwenspersonen: V.l.n.r. Marieke Bos, Ramon Boerlijst en Esther Zonneveld Voortgangsrapportage Integriteitbeleid Haarlemmermeer

24 In overleg kan de vertrouwenspersoon advies en/of informatie inwinnen bij derden. Er kan indien nodig of wenselijk een gesprek georganiseerd worden met bijvoorbeeld een onafhankelijke derde of een manager. De vertrouwenspersoon kan met de medewerker meegaan ter ondersteuning. Indien een medewerker een melding wil doen (integriteit) of een klacht wil indienen (ongewenste omgangsvormen) dan kan de vertrouwenspersoon de medewerker hierin bijstaan. Indien nodig kan de vertrouwenspersoon ook doorverwijzen naar bijvoorbeeld gespecialiseerde hulpverleningsinstanties, de bedrijfsarts, een mediator of een coach. De vertrouwenspersoon heeft geheimhoudingsplicht; alles wat besproken wordt, wordt vertrouwelijk behandeld. In de Regeling integriteitmeldingen gemeente Haarlemmermeer 2008 is hierover opgenomen dat de gemeente geen van de vertrouwenspersonen zal verplichten om de gemeente te informeren noch voor de gemeente te getuigen over de zaken die zij in hoedanigheid van vertrouwenspersoon hebben vernomen. Omdat er vóór 2010 nog geen eenduidige jaarlijkse aantallen zijn bijgehouden is niet de gehele tabel ingevuld. De vertrouwenspersonen zijn gericht op dilemma s rond integriteit en ongewenste omgangsvormen. Het omgaan met arbeidsconflicten behoort in principe niet tot de taak van de vertrouwenspersoon. Omdat er altijd ruimte wordt gemaakt voor een intakegesprek is er mogelijkheid tot een analyse van het dilemma. In veel gevallen blijkt er sprake te zijn van een complex dilemma. Daarmee bedoelen we een combinatie van problemen op het gebied van arbeidsconflict/arbeidsvraagstuk, ongewenste omgangsvormen en integriteit. In sommige gevallen betreft een gesprek een combinatie van integriteit/ongewenst gedrag/arbeidsgerelateerde dilemma s. Er zijn enkele gesprekken gevoerd waar sprake was van alleen ongewenste omgangsvormen. Meerjarenrapportage Om herleidbaarheid naar personen, teams of casussen te voorkomen wordt hierover slechts in algemene zin gerapporteerd over de aard van de gesprekken. Jaar Aantal personen Aantal gesprekken Man Vrouw Integriteit Ongewenste omgangsvormen Arbeidsconflict cluster Alle

25 Voortgangsrapportage Integriteitbeleid Haarlemmermeer

26 Colofon De voortgangsrapportage Integriteit is geschreven en uitgebracht door HRM, Integriteitcöordinator, Margret Verberne Met medewerking van en dank aan: Meldpunt Integriteit Yos Hopman en Peter Klaver Vertrouwenspersonen Integriteit Marieke Bos, Esther Zonneveld, Ramon Boerlijst Communicatie & Externe Betrekkingen Stefan van Tellingen 26

27 Voortgangsrapportage Integriteitbeleid Haarlemmermeer

28