Jaarverslag Integriteit gemeentelijke organisatie Haarlemmermeer 2014

Transcriptie

1 Jaarverslag Integriteit gemeentelijke organisatie Haarlemmermeer 2014 Jaarverslag integriteit 2014 gemeente Haarlemmermeer 1

2 Uitgave: april

3 Voorwoord Voor u ligt het jaarverslag integriteit van onze gemeentelijke organisatie over Als portefeuillehouder van dit onderwerp hecht ik veel waarde aan het jaarverslag integriteit. Het geeft een overzicht van het gevoerde beleid en een meerjarenrapportage over de meldingen en gesprekken met de vertrouwenspersonen. Dit jaarverslag is tegelijkertijd een onderdeel van het integriteitbeleid. Deze rapportage past in een open en transparante organisatie. Haarlemmermeer besteedt sinds 2006 aandacht aan het onderwerp integriteit. Ons integriteitbeleid kent een duidelijke rol- en taakverdeling. Wij zijn daarmee een voorbeeld voor andere gemeenten. Dat wil niet zeggen dat er zich geen integriteitschendingen voordoen. Belangstelling voor het onderwerp verhoogt het bewustzijn voor integriteitrisico s. Door de aandacht voor het onderwerp en de inrichting van ons beleid komen deze risico s en de misstappen die worden begaan eerder aan het licht. Alle integriteitschendingen, groot of klein, verdienen serieuze aandacht. Voorop staat een vertrouwelijke afhandeling van de integriteitschendingen. Op deze wijze kunnen wij het tot nu toe succesvolle integriteitbeleid voortzetten en verder ontwikkelen. We zetten stappen in de ontwikkeling van het beleid. Van normatief, het naleven van regels en procedures, naar stimulerend, een cultuur van verantwoording en verantwoordelijkheid. Door maatschappelijke ontwikkelingen, organisatieveranderingen als gevolg van veranderende wetgeving, bezuinigingen, een flexibelere arbeidsmarkt en technologische ontwikkelingen is de context waarin onze medewerkers werken continu aan veranderingen onderhevig. Er wordt steeds meer een beroep gedaan op de professionaliteit en eigen verantwoordelijkheid van de medewerkers. Daarnaast hechten we er aan dat in onze gemeentelijke organisatie niet alleen aandacht is voor de integriteitschendingen, zoals corruptie en fraude, maar dat er ook belang wordt gehecht aan de sociale integriteit, zoals omgang en bejegening. De ambitie van het integriteitbeleid van Haarlemmermeer is op effectieve wijze een bijdrage leveren aan een betrouwbare overheid. Integriteit is niet alleen een kwestie van regels, procedures, verboden en geboden, maar ook een kwestie van mentaliteit, houding en gedrag. De eigen verantwoordelijkheid van medewerkers staat daarbij voorop. Integriteit gaat echter niet vanzelf. Het onderwerp behoeft voortdurend aandacht en integriteit moet je organiseren. Hoe Haarlemmermeer het georganiseerd heeft, leest u in dit jaarverslag. Met vriendelijke groeten, Portefeuillehouder integriteitbeleid drs. Th.L.N. Weterings Jaarverslag integriteit 2014 gemeente Haarlemmermeer 3

4 4

5 Inhoudsopgave Voorwoord... 3 Inleiding Visie 7 Integriteit als professionele verantwoordelijkheid Ontwikkelingen integriteitbeleid 9 Van normatief naar stimulerend...9 Adviezen Informatiebeveiliging Regeling integriteitmeldingen Nevenwerkzaamheden Realisatie integriteitbeleid 11 Taakverdeling Introductieprogramma nieuwe medewerkers Ambtseed Meldpunt Integriteit Meldingen en onderzoek 14 Meerjarenrapportage De cijfers Onderzoeksraad Integriteit Overheid ICT-monitor Vertrouwenspersonen 17 Taken Gesprekken Meerjarenrapportage Inhoud gesprekken Overige activiteiten Jaarverslag integriteit 2014 gemeente Haarlemmermeer 5

6 Inleiding Met deze jaarlijkse rapportage willen we bijdragen aan de borging van integriteit in de organisatie. Daarmee doen we tevens recht aan de structurele aandacht die moet uitgaan naar het onderwerp integriteit. Daarnaast is deze rapportage bedoeld om over het jaar 2014 informatie te geven over de voortgang en activiteiten op integriteitgebied en vooruit te kijken naar de plannen en ambities op dat terrein. Bovendien is elke gemeente verplicht om eens per jaar verantwoording af te leggen aan de gemeenteraad over het gevoerde integriteitbeleid en de naleving van de gedragscode. Hiermee voldoet de gemeente aan een verplichting uit de Ambtenarenwet. Opbouw jaarverslag Allereerst geven wij onze visie op integriteitbeleid en de definitie van integriteit die daaruit voortvloeit. In hoofdstuk 2 worden de ontwikkelingen in het integriteitbeleid beschreven. Vervolgens geven wij in hoofdstuk 3 aan hoe dit beleid gerealiseerd wordt. In hoofdstuk 4 treft u een meerjarenrapportage aan met daarin kwantitatieve gegevens van meldingen en onderzoeken en een toelichting daarop. Hoofdstuk 5 tot slot bevat gegevens van de vertrouwenspersonen. Zij leveren de gegevens onafhankelijk van het Meldpunt en college aan. 6

7 1 Visie Onze waarden geven een kader voor het ethisch handelen van medewerkers en hebben zowel betrekking op hun contacten met burgers of andere externe relaties als op onderlinge verhoudingen. Onze waarden Professionele verantwoordelijkheid, Betrokken en Samenwerkingsgericht zijn de waarden die richtinggevend zijn voor medewerkers bij de uitoefening van hun functie. Het is niet zonder meer duidelijk welk gedrag deze waarden voorschrijven. De gedragscode geeft hier invulling aan, maar is niet uitputtend. De eigen verantwoordelijkheid staat voorop. Integriteit is niet alleen een kwestie van regels, procedures, verboden en geboden, maar ook een kwestie van mentaliteit, houding en gedrag. Deze visie sluit aan bij het gedrag dat van de medewerkers wordt gevraagd in de organisatiekoers Werken vanuit de bedoeling. De regels zijn bedoeld om de medewerker te ondersteunen bij het maken van de juiste keuzes. De medewerker wordt gevraagd zelf te oordelen, zonder daarbij de regels opzij te schuiven. Integer gedrag komt tot uitdrukking in de kerncompetenties: Integriteit, Klant Centraal, Samenhang en Doen. De gemeente Haarlemmermeer heeft voor alle medewerkers Integriteit als kerncompetentie benoemd. Het college, directieteam en management hebben hiermee aangegeven hoe groot het belang is dat zij hechten aan een integere organisatie en integer gedrag van medewerkers. Het integriteitbeleid binnen de gemeente Haarlemmermeer is zoveel mogelijk een optimale mix tussen organisatiegerichte en persoonsgerichte integriteit, en kent zowel nalevingsaspecten als stimuleringsaspecten. Dit betekent enerzijds een organisatiestructuur met regels, procedures en afspraken, anderzijds een organisatiecultuur waarin de nadruk ligt op (het ontwikkelen, stimuleren van) de morele competentie van de medewerkers zelf. Deze visie op integriteit leidt tot de volgende definitie van integriteit. Integriteit staat in onze organisatie voor professionele verantwoordelijkheid: Integriteit is professionele verantwoordelijkheid. De integere ambtenaar is betrouwbaar; hij is bereid en bekwaam om zijn taak en functie adequaat uit te oefenen, in het licht van zijn positie en de verantwoordelijkheden waarop hij in redelijkheid aanspreekbaar is. Daarnaast kan hij zich verantwoorden voor de keuzes die hij hierbij maakt en handelt hij altijd met oog voor het publieke belang. Gekozen is voor een brede definitie van integriteit. In een smalle definitie staat integriteit voor onkreukbaarheid en verwijst naar een beperkt aantal onderwerpen zoals fraude, corruptie en oneigenlijk gebruik van bevoegdheden of (bedrijfs)goederen. Bij een smalle definitie ligt de nadruk op een negatieve moraal: voorkomen dat de regels overtreden worden. Jaarverslag integriteit 2014 gemeente Haarlemmermeer 7

8 Haarlemmermeer kiest voor een brede, positieve formulering waarbij integriteit wordt gekoppeld aan kwaliteit en effectiviteit. Het verwijst naar (professionele) verantwoordelijkheid van de medewerkers: je doet waarvoor je bent aangesteld en je staat voor wat je doet. Op een integere manier je werk doen is breder dan alleen niet-frauderen; de dienstverlening van de medewerker van Haarlemmermeer is kwalitatief hoogwaardig en is effectief en efficiënt. Hoewel Haarlemmermeer een brede definitie van integriteit hanteert is het begrip integriteitschending wel nauwkeurig omschreven. Dat is noodzakelijk omdat een integriteitschending rechtspositionele gevolgen kan hebben. Door het verschil in definitie is er een groot grijs gebied. Dit vraagt om voortdurende aandacht voor het onderwerp en het ondersteunen van medewerkers zodat zij de juiste keuze kunnen maken. Als integriteitschending worden aangemerkt gedragingen zoals fraude, diefstal, misbruik van gemeentelijke middelen en belangenverstrengeling. Alleen de schijn van belangenverstrengeling merken wij niet aan als integriteitschending, maar willen wij uiteraard wel voorkomen. Margret Verberne, integriteitcoördinator 8

9 2 Ontwikkelingen integriteitbeleid Zoals gezegd betekent ons integriteitbeleid enerzijds een organisatiestructuur met regels, procedures en afspraken, anderzijds een organisatiecultuur waarin de nadruk ligt op (het ontwikkelen, stimuleren van) de morele competentie van de medewerkers zelf. Deze mix van nalevingsaspecten en stimuleringsaspecten zijn terug te vinden in de ambtelijke rechtspositie. De gemeentelijke rechtspositie bevat een algemene norm dat medewerkers moeten handelen zoals een goed ambtenaar betaamt. Dat sluit aan bij onze definitie van integriteit: professionele verantwoordelijkheid. De praktijk is dat niet voor iedereen altijd duidelijk is wat er dan wordt verwacht van de ambtenaar. Medewerkers hebben vaak behoefte aan duidelijkheid over wat wel of niet is toegestaan. De Gedragscode Integriteit geeft een overzicht van de waarden, regels en richtlijnen die gelden binnen onze organisatie. Door in onze rechtspositie expliciet vast te leggen welk gedrag wij in Haarlemmermeer verwachten zijn medewerkers beter in staat om te handelen zoals een goed ambtenaar betaamt. Van normatief naar stimulerend Haarlemmermeer heeft sinds 2006 een integriteitbeleid. In de eerste jaren was het integriteitbeleid erop gericht om de organisatiestructuur in te richten voor een doelmatig integriteitbeleid. Dit beleid staat al een aantal jaren en is inmiddels omgebogen van beleidsmatig naar beheersmatig. Integriteit raakt meer ingebed in de organisatie en is bij managers een vanzelfsprekend onderdeel van het werkproces. Waar nodig worden regels vastgesteld. De regels hebben een iets ander karakter dan in de beginjaren, waar mogelijk richtlijnen in plaats van regels. Geen geboden en verboden maar regelgeving die zoveel mogelijk positief is geformuleerd: Zo doe je het goed in plaats van Gij zult niet. Deze visie op integriteit leidt tot de volgende stap in het integriteitbeleid: van normatief naar stimulerend. Haarlemmermeer wil een voortrekkersrol vervullen als het gaat om integriteit. Er is al sinds 2006 voortdurend aandacht voor het onderwerp en ons integriteitbeleid kent een duidelijke rol- en taakverdeling. Door aandacht voor het onderwerp zijn er meer meldingen dan bij vergelijkbare organisaties. Een aanname in de literatuur is dat een gemiddelde overheidsorganisatie per jaar per medewerkers vijf meldingen ontvangt. In Haarlemmermeer is dat aantal hoger en neemt het aantal meldingen nog jaarlijks toe. Wij streven er naar om meldingen te voorkomen door ons te richten op preventie. Gelet op onze definitie van integriteit, die staat voor professionele verantwoordelijkheid, stimuleren wij een cultuur van verantwoording en verantwoordelijkheid. Dit vraagt om beleidsmaatregelen die betrekking hebben op beïnvloeding van gedrag. Zoals aanspreken op gedrag en het versterken van het management op alertheid van afwijkend gedrag. Om de managers te ondersteunen in hun rol en de alertheid van het management te verhogen zijn we in 2013 gestart met integriteittrainingen voor het management. De training wordt verzorgd door KPMG en is gericht op de drieledige rol die het management vervult in het kader van integriteit. De rol van voorbeeldgedrag van de manager, de signalerende rol van de manager en het scheppen van randvoorwaarden voor integer gedrag van medewerkers. Deze trainingen zijn in 2014 voortgezet. De managers die de training nog niet gevolgd hebben gaan deze training in 2015 volgen. Jaarverslag integriteit 2014 gemeente Haarlemmermeer 9

10 Adviezen Een gevolg van de nadruk op preventie is dat er steeds vaker advies wordt gevraagd aan de integriteitcoördinator. Door medewerkers en door managers. De vragen gaan over uitnodigingen van externen, nevenwerkzaamheden, inhuur van personeel, teamuitjes of de integriteitcoördinator wordt gevraagd om deel te nemen aan een personeelsgesprek of werkoverleg. In al deze gevallen was er geen sprake van een integriteitschending, maar was er wel aandacht voor mogelijke integriteitschendingen. Deze ontwikkeling geeft aan dat de organisatie alert is op mogelijke integriteitschendingen. Informatiebeveiliging Gemeenten zijn als professionele overheid verantwoordelijk voor het op orde hebben van hun informatieveiligheid. Sinds 2013 is het beleid voor informatiebeveiliging in lijn met het landelijke basisnormenkader Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten van Vereniging Nederlandse Gemeenten/Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten. Regeling integriteitmeldingen In 2014 is de Regeling Integriteitmeldingen aangepast. Reden hiervan is dat per 1 januari 2014 niet meer de Commissie Klokkenluiders Gemeentelijke Overheid, maar de Onderzoeksraad Integriteit Overheid als extern meldpunt fungeert. Daarnaast is de regeling aangepast aan de portefeuilleverdeling van het nieuwe college. In het vorige college waren er twee portefeuillehouders integriteitbeleid. Het nieuwe college heeft gekozen voor één portefeuillehouder integriteitbeleid, de burgemeester. Daar waar een gezamenlijke verantwoordelijkheid noodzakelijk is wordt de loco-burgemeester toegevoegd. Nevenwerkzaamheden Aan medewerkers wordt verzocht om alle nevenwerkzaamheden te melden. Niet alleen betaalde werkzaamheden, maar ook onbetaalde nevenwerkzaamheden, zoals bestuursfuncties en ander vrijwilligerswerk. De grondslag hiervan is in een regeling opgenomen. Om tot een gewogen oordeelsvorming te komen en meer gevoel te krijgen bij wat wel en niet gewenst is bij nevenwerkzaamheden is het onderwerp aan de hand van voorbeelden uit de organisatie in april en november 2014 gezamenlijk in de directie besproken. Wij registreren de ingangsdatum van de nevenwerkzaamheden, niet de datum van de aanvraag. Indien nevenwerkzaamheden worden afgewezen registreren wij dat niet. Er is in 2014 geen bezwaar geweest tegen de afwijzing van een verzoek nevenwerkzaamheden. Yos Hopman, lid Meldpunt integriteit 10

11 3 Realisatie integriteitbeleid Taakverdeling Bestuurlijk is er een portefeuillehouder integriteitbeleid. Daar waar er raakvlakken zijn met de portefeuillehouder personeel wordt er samengewerkt door de portefeuillehouders. De gemeentesecretaris is ambtelijk eindverantwoordelijk voor het integriteitbeleid en de afhandeling van integriteitschendingen van ambtenaren. Bij een vermoeden van een integriteitschending beslist de gemeentesecretaris over de te volgen procedure: al dan niet onderzoek, intern of extern onderzoek, communicatie betrokkenen en ook sancties. Dit leidt tot een uniforme werkwijze. De uitvoerende taken zijn ondergebracht bij het Meldpunt Integriteit. Medewerkers zijn verplicht een vermoeden van een integriteitschending te melden bij het Meldpunt of de leidinggevende. Als er een melding is gedaan is de melder niet langer verantwoordelijk. Het Meldpunt is onafhankelijk en rapporteert rechtstreeks aan de gemeentesecretaris en indien nodig aan de portefeuillehouder. De integriteitcoördinator, die tevens lid is van het Meldpunt, coördineert de werkzaamheden en draagt zorg voor het integriteitbeleid. Medewerkers kunnen in vertrouwen met de vertrouwenspersonen overleggen. De vertrouwenspersonen hebben een geheimhoudingsplicht. Haarlemmermeer beschikt over drie interne vertrouwenspersonen. Het zijn medewerkers met een reguliere functie die het werk van vertrouwenspersoon er naast doen. De daadwerkelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het integriteitsbeleid ligt bij de manager. Managers geven ook het voorbeeldgedrag. Zij moeten bij uitstek in staat zijn om integere afwegingen te maken, te beslissen en te handelen, om zo aan medewerkers te laten zien wat onze mores zijn. Maar het reikt verder dan voorbeeldgedrag: de manager schept ook de randvoorwaarden voor integer optreden van medewerkers. Naast laten zien van voorbeeldgedrag en het bieden van randvoorwaarden, vormt de manager ook de antenne voor integriteit. De manager neemt in de dagelijkse praktijk waar of ergens integriteitsvraagstukken ontstaan en kan in de regel meteen ter plekke oplossingen bieden. Introductieprogramma nieuwe medewerkers Regelmatig vindt het tweedaagse introductieprogramma voor nieuwe medewerkers plaats. Het integriteitgedeelte van de introductie beslaat één dagdeel. Belangrijk onderdeel van het introductieprogramma is het voeren van een integriteitdiscussie op basis van zelf ingebrachte integriteitvraagstukken. Gebleken is dat kennismaking aan de poort erg nuttig is; medewerkers weten dat er integriteitbeleid is, waar ze dit kunnen vinden, men is bekend met de integriteitcoördinator, de vertrouwenspersonen en het Meldpunt Integriteit, en het is gebleken dat men bij vragen of problemen snel de weg weet te vinden. Het introductieprogramma wordt regelmatig geëvalueerd. Het onderdeel integriteit wordt positief gewaardeerd en is in 2014 uitgebreid met aandacht voor bewustwording rondom informatiebeveiliging. Daarbij was vooral aandacht voor zorgvuldige omgang met informatie en in het bijzonder persoonsgegevens. Jaarverslag integriteit 2014 gemeente Haarlemmermeer 11

12 Ambtseed Aan een aanstelling voor nieuwe medewerkers wordt de eis gesteld dat zij binnen een half jaar de ambtseed afleggen. Nieuwe medewerkers leggen de ambtseed of belofte af aan het eind van het introductieprogramma. De ambtseed wordt tijdens de introductiedagen mondeling ten overstaan van een bestuurder afgelegd. Indien als gevolg van verminderde instroom van medewerkers er geen introductiedagen worden georganiseerd worden er wel sessies voor het afleggen van de ambtseed gehouden. In 2014 zijn er in juni en in december introductiedagen geweest. Totaal hebben 40 nieuwe medewerkers de ambtseed afgelegd. Ingehuurde medewerkers ondertekenen een integriteitverklaring. Meldpunt Integriteit Medewerkers zijn verplicht een vermoeden van een schending te melden, maar niet alle misstanden worden bij het Meldpunt gemeld. Medewerkers kunnen een vermoeden van een integriteitschending met de vertrouwenspersoon en de leidinggevende bespreken. Indien de leidinggevende de misstand zelf kan oplossen wordt een schending niet bij het Meldpunt Integriteit gemeld. Het Meldpunt Integriteit bestaat uit Yos Hopman (HRM), Peter Klaver (Juridische Zaken) en integriteitcoördinator Margret Verberne. Als een medewerker intern melden niet mogelijk acht, of als deze mogelijkheden zijn uitgeput, kan een misstand extern worden gemeld. Sinds 1 januari 2014 kan in beroep worden gegaan bij de Onderzoeksraad Integriteit Overheid. Bij zwaarwegende belangen die een interne procedure in de weg zouden staan kan ook rechtstreeks een vermoeden worden gemeld bij de Onderzoeksraad. Tot 1 januari 2014 kon in beroep worden gegaan bij de Commissie Klokkenluiders Gemeentelijke Overheid (CKGO). Vanwege de verbreding van het werkveld is de CKGO in 2013 omgedoopt tot de Commissie Klokkenluiders Decentrale Overheid (CKDO). Om de (onderzoeks)krachten en kennis te bundelen is de CKDO per 1 januari 2014 gefuseerd met de Onderzoeksraad Integriteit Overheid. De Onderzoeksraad kent dezelfde rol en taak als het CKDO. De werkwijze blijft ook nagenoeg hetzelfde. Belangrijk in ons integriteitbeleid is en blijft de scheiding tussen het Meldpunt Integriteit (voor meldingen en onderzoek) en de vertrouwenspersonen (geheimhoudingsplicht; bedoeld voor luisterend oor en advies). Medewerkers zijn verplicht een integriteitschending te melden. Als er een melding is gedaan is de melder niet langer verantwoordelijk. De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor de afhandeling van de integriteitschending. Medewerkers kunnen in vertrouwen met de vertrouwenspersonen overleggen. De vertrouwenspersonen hebben een geheimhoudingsplicht. Aan vrijwel alle potentiële melders adviseert het Meldpunt om eerst een afspraak met de vertrouwenspersonen te maken. Omdat medewerkers melden als klikken kunnen ervaren is het belangrijk dat het Meldpunt laagdrempelig is en dat meldingen vertrouwelijk worden behandeld. Alle meldingen worden volgens een vaste procedure afgehandeld, zodat medewerkers van te voren weten waar ze aan toe zijn. Het integriteitbeleid is er op gericht om integriteitschendingen en dus meldingen te voorkomen. De drempel om te melden wordt hoger naarmate het gedrag meer is ingesleten of een ernstiger vergrijp betreft. Juist daarom zouden medewerkers aangemoedigd moeten worden om ook kleinere incidenten te melden. We merken wel dat medewerkers juist bij kleine schendingen een hoge drempel ervaren om te melden, omdat ze melden een zwaar middel vinden. Het belangrijkste is dat een schending opgelost wordt. Als er veel gesproken wordt over mogelijke integriteitrisico s, bijvoorbeeld in werkoverleggen of functioneringsgesprekken worden incidenten eerder gemeld. Het verlaagt de drempel als medewerkers met de vertrouwenspersoon of de leidinggevende in discussie kunnen gaan over een vermoeden van een integriteitschending. Dan komen mogelijke integriteitrisico s voortijdig ter sprake en is een melding niet nodig. 12

13 Het integriteitbeleid is er op gericht om integriteitschendingen en dus meldingen te voorkomen. De drempel om te melden wordt hoger naarmate het gedrag meer is ingesleten of een ernstiger vergrijp betreft. Juist daarom zouden medewerkers aangemoedigd moeten worden om ook kleinere incidenten te melden. We merken wel dat medewerkers juist bij kleine schendingen een hoge drempel Schematisch ziet de procedure er als volgt uit: De procedure in schema Medewerker vermoedt schending Melding (direct) leidinggevende Geen onderzoek nodig Vertrouwens personen Personeelsbeleid Correctiegesprek Functioneringsgesprek Beoordelingsgesprek Waarschuwing Disciplinair traject Vermoeden plichtsverzuim Aanzegging Hoor en wederhoor Sanctie Melding Beslissing na onderzoek Meldpunt Integriteit Opdracht Gemeente secretaris Besluit (direct) leidinggevende Onderzoek Feitenonderzoek Rapportage en Beslisdocument 4. Meldingen en onderzoek Figuur 1 procedure Jaarverslag integriteit 2014 gemeente Haarlemmermeer 13

14 4 Meldingen en onderzoek Zoals al opgemerkt worden niet alle integriteitschendingen centraal geregistreerd. Medewerkers kunnen een vermoeden van een integriteitschending ook bij de leidinggevende melden. Het aantal integriteitschendingen dat bij leidinggevenden wordt gemeld is niet bekend. Een misstand die door de leidinggevende kan worden opgelost wordt niet bij het Meldpunt gemeld. Als een melding te weinig concreet of niet objectief verifieerbaar is, kan een melding niet onderzocht worden. Meldingen moeten worden gezien als onderdeel van het integriteitbeleid. Belangrijk is de blijvende aandacht voor integriteit, de aanwezigheid van een centraal meldpunt en de meldplicht. Door de meldplicht worden ook kleine incidenten gemeld en kan erger worden voorkomen. Meerjarenrapportage Om herleidbaarheid naar personen, teams of casussen te voorkomen wordt slechts in algemene zin gerapporteerd over de aard van de meldingen. De cijfers In 2014 zijn er 27 meldingen bij het Meldpunt Integriteit gedaan. Een melding kan betrekking hebben op meerdere vermoedens van integriteitschendingen. Bij 21 meldingen is onderzoek en of aangifte gedaan. Bij zes meldingen is geen onderzoek ingesteld. Bij 12 meldingen is een integriteitschending vastgesteld. Deze getallen worden hieronder toegelicht. De reden om geen onderzoek te doen zijn als volgt. Eén keer is er een anonieme melding gedaan. Daarop volgde geen onderzoek. Bij de overige meldingen waarop geen onderzoek volgde was de melding onvoldoende concreet en daardoor niet onderzoekwaardig of tijdens het intakegesprek bleek al dat er geen sprake was van een integriteitschending of de melding was zo duidelijk dat een integriteitonderzoek overbodig was. De integriteitschending kan dan door de leidinggevende in een personeel traject worden afgedaan. Van de 21 onderzochte meldingen is bij 12 meldingen een integriteitschending vastgesteld. Bij vijf meldingen waar geen integriteitschending werd vastgesteld volgde er toch een gesprek of een andere maatregel, zoals het informeren van medewerkers over het gewenste gedrag. Een verklaring voor het relatief lage aantal vastgestelde integriteitschendingen is het grijze gebied tussen de verschillende begripsomschrijvingen. Zoals hierboven in paragraaf één uitgelegd hanteert Haarlemmermeer een brede definitie van integriteit en een nauwkeurige omschrijving van het begrip integriteitschending. Door de brede definitie van integriteit wordt een gedraging al snel als norm overschrijdend gedrag ervaren zonder dat er sprake is van een integriteitschending zoals omschreven in de regeling. Acht maal kon bij een vastgestelde schending geen maatregel worden opgelegd omdat de dader geen medewerker van Haarlemmermeer (meer) was. Bij diefstal wordt altijd aangifte gedaan. In de resterende vier gevallen waarbij een schending is vastgesteld en wel een maatregel kon worden opgelegd is twee keer de maatregel van disciplinair strafontslag opgelegd en één keer een waarschuwing gegeven. Bij één schending is het disciplinaire traject nog niet afgerond. 14

15 Meldingen bij Meldpunt Integriteit Aantal totaal Schending vastgesteld Onderzoek loopt nog 1 2 Soort schending Diefstal Fraude Misbruik bedrijfsmiddelen Misbruik van informatie Misbruik bevoegdheden Belangenverstrengeling Intimidatie Schending regelgeving 1 3 Misdraging buiten werktijd 2 Discriminatie 2 Misbruik vertrouwen 1 Maatregel Strafontslag/beëindiging contract/stage voorwaardelijk strafontslag 1 Geldboete/inhouden periodieken 2 1 Schriftelijke berisping Waarschuwing Disciplinair traject loopt nog 2 1 Andere maatregelen 6 Gesprek 4 Figuur 2 Tabel meldingen NB Eén melding kan betrekking hebben op meerdere vermoedens van integriteitschendingen. Er kan geen maatregel worden opgelegd als de dader geen medewerker is. Er werd vijf keer melding gedaan van intimidatie. Dit hoge aantal kan deels verklaard worden door het grijze gebied tussen integriteit en integriteitschending. Medewerkers ervaren norm overschrijdend gedrag en willen daar melding van doen. Als dan wordt gevraagd van welke schending zij melding willen doen noemen ze de gedraging vaak intimidatie omdat dat de kwalificatie is die het dichtst in de buurt komt. Met deze meldingen wordt verschillend omgegaan. Er kan een melding volgen, er kan een mediationtraject worden gestart of er volgen gesprekken al dan niet in het kader van een beoordelingstraject. alleen tijdens de introductiedagen aandacht wordt besteed aan het Meldpunt Integriteit weten steeds meer medewerkers het Meldpunt te vinden. Er zijn de laatste jaren maar twee introductiedagen per jaar geweest omdat de instroom van nieuwe medewerkers beperkt is. Een mogelijke verklaring voor de toename van het aantal meldingen is dat integriteit een onderwerp is dat in de belangstelling staat. Een andere verklaring kan zijn dat het Meldpunt steeds laagdrempeliger wordt. Dat uit zich ook in het toenemende aantal vragen over het voorkomen van mogelijke integriteitschendingen. Er werd drie keer melding gedaan van belangenverstrengeling. Als er daadwerkelijk belangenverstrengeling wordt vastgesteld is er sprake van een integriteitschending. De schijn van belangenverstrengeling kwalificeren wij niet als integriteitschending. Uiteraard willen we ook de schijn van belangenverstrengeling vermijden. Er zal dan ook altijd een gesprek volgen met de werknemer die het betreft. Maatregelen die in voorkomende gevallen worden genomen zijn bijvoorbeeld het wijzigen van taken of het beëindigen van nevenwerkzaamheden. Het aantal meldingen blijft jaarlijks toenemen. Dat wil niet zeggen dat het aantal schendingen toeneemt. Hoewel Het aantal gemelde diefstallen blijft hoog. De diefstallen betreft vooral diefstal van telefoons. Sinds we in 2010 een aantal diefstallen hebben opgelost worden diefstallen meer centraal gemeld en dus geregistreerd, waardoor het lijkt of het aantal diefstallen sindsdien is toegenomen. Diefstallen worden bij het Meldpunt gemeld omdat de daders mogelijk medewerkers van Haarlemmermeer zijn en we nemen het verlies van telefoons ernstig op omdat we van medewerkers verwachten dat zij zorgvuldig omgaan met goederen die door de gemeente ter beschikking worden gesteld. Diefstallen die in het verleden zijn opgelost werden overigens niet gepleegd door eigen medewerkers. Jaarverslag integriteit 2014 gemeente Haarlemmermeer 15

16 Onderzoeksraad Integriteit Overheid Voor zover bekend heeft geen van de betrokkenen in 2014 gebruik gemaakt van de mogelijkheid om een misstand te melden bij het externe Meldpunt de Onderzoeksraad Integriteit Overheid. Deze externe mogelijkheid tot melden bestaat als een melder intern melden niet mogelijk acht of als de interne melding niet naar tevredenheid is verlopen. ICT-monitor Het ICT-protocol geeft de mogelijkheid om algemeen toezicht op het gebruik van elektronische middelen uit te voeren. De software die gebruikt werd voor het rapporteren in 2011 is niet meer in gebruik. De overige in beheer zijnde software voorziet niet in publiceerbare rapportages. Als onderdeel van het dagelijks beheer zorgen beheerders ervoor dat gebruik van door de gemeente beschikbare gestelde middelen gemonitord worden. Bij gebruik van het guestnet wordt geen activiteit gelogd. De verschuiving van het gebruik van desktops naar het gebruik van laptops, tablets en smartphones brengt met zich mee dat er steeds meer gebruik wordt gemaakt van guestnet. Deze verschuiving heeft consequenties voor de resultaten van de monitoring. Daar waar een aantal jaren geleden duidelijk zichtbaar was dat sites als hotmail, facebook en nieuwssites geraadpleegd werden, staan momenteel sites zoals haarlemmermeer.nl, google en webmail in de top van meest bezochte websites. Naast internetgebruik voorziet monitoring in het beheer van datagebruik. Oneigenlijk gebruik kan worden gemeld. Peter klaver, lid Meldpunt integriteit 16

17 5 Vertrouwenspersonen Belangrijk in ons integriteitbeleid is de scheiding tussen het Meldpunt Integriteit (voor meldingen en onderzoek) en de vertrouwenspersonen (geheimhoudingsplicht; bedoeld voor luisterend oor en advies). Door dit onderscheid ontstaat er geen rollenconflict tussen het onderzoeksbelang en de rol van adviseur voor de organisatie enerzijds en de vertrouwelijke rol voor de medewerker anderzijds. Er wordt in onze organisatie geen onderscheid gemaakt tussen de vertrouwenspersoon integriteit en vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen. De vertrouwenspersoon integriteit is aangesteld om de ambtenaar een laagdrempelige mogelijkheid te bieden om zijn vermoeden van een misstand te bespreken. De vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen is aangesteld voor klachten over pesten, intimidatie, discriminatie en (seksuele) intimidatie. Deze twee vertrouwenspersonen zijn in Haarlemmermeer verenigd in één soort vertrouwenspersoon. De medewerker kan in alle gevallen bij elke vertrouwenspersoon terecht en hoeft het onderscheid niet te maken. De organisatie kent drie vertrouwenspersonen. In 2014 waren dat Marieke Bos, Ramon Boerlijst en Esther Zonneveld. De vertrouwenspersonen verrichten al hun activiteiten naast hun gewone werkzaamheden bij gemeente Haarlemmermeer. Behalve vertrouwenspersoon zijn zij ook collega van de medewerkers waarmee zij in gesprek gaan. De vertrouwenspersonen leveren de gegevens voor dit jaarverslag onafhankelijk van het Meldpunt en college aan. Taken De vertrouwenspersoon is er voor de medewerker. Medewerkers kunnen met al hun vragen, dilemma s en andere zaken met betrekking tot integriteit en ongewenste omgangsvormen bij de vertrouwenspersoon terecht. Anders dan het Meldpunt Integriteit heeft de vertrouwenspersoon een geheimhoudingsplicht. Dit betekent dat alles wat besproken wordt tussen de medewerker en vertrouwenspersoon blijft. De gemeente zal geen van de vertrouwenspersonen verplichten om de gemeente te informeren noch voor de gemeente te getuigen over de zaken die zij in hoedanigheid van vertrouwenspersoon hebben vernomen. De vertrouwenspersoon biedt een luisterend oor, waardoor de medewerker zijn of haar verhaal kwijt kan. Omdat er niet altijd pasklare antwoorden zijn, ondersteunt de vertrouwenspersoon medewerkers bij het zoeken naar een oplossing voor zijn of haar vraagstuk. De medewerkers hebben daarbij zelf een actieve rol. De vertrouwenspersoon denkt mee en adviseert waar nodig. In overleg kan de vertrouwenspersoon advies en of informatie inwinnen bij derden. Er kan indien nodig of wenselijk een gesprek georganiseerd worden met bijvoorbeeld een onafhankelijke derde of een leidinggevende, waarbij de vertrouwenspersoon ter ondersteuning aanwezig kan zijn. Indien een medewerker een melding wil doen (integriteit) of een klacht wil indienen (ongewenste omgangsvormen), dan kan de vertrouwenspersoon de medewerker bijstaan. De vertrouwenspersoon kan zo nodig doorverwijzen naar gespecialiseerde hulpverleningsinstanties, zoals de bedrijfsarts, mediators, coaching of bedrijfsmaatschappelijk werk. Jaarverslag integriteit 2014 gemeente Haarlemmermeer 17

18 Gesprekken Omdat in Haarlemmermeer de vertrouwenspersoon integriteit en vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen zijn verenigd in één vertrouwenspersoon hoeft de medewerker het onderscheid tussen integriteit en ongewenste omgangsvormen niet te maken. Welk type probleem speelt wordt duidelijk in een gesprek. Het omgaan met arbeidsconflicten behoort niet tot de taak van de vertrouwenspersoon. Omdat er altijd ruimte wordt gemaakt voor een intakegesprek is er mogelijkheid tot een analyse van het dilemma. De integriteitcoördinator heeft jaarlijks periodiek overleg met de vertrouwenspersonen. In dat overleg komen trends aan de orde en wordt gesproken over de verdere invulling van het integriteitsbeleid. Jaar Aantal personen Aantal gesprekken Man Vrouw Meerjarenrapportage Om herleidbaarheid naar personen, teams of casussen te voorkomen wordt hierover slechts in algemene zin gerapporteerd over de aard van de gesprekken die de vertrouwenspersonen hebben gevoerd. De vertrouwenspersonen hebben in 2014 in totaal 73 gesprekken gevoerd met 43 personen. Het is meerdere malen voorgekomen dat er meerdere gesprekken met dezelfde persoon zijn gevoerd. Er zijn in 2014 gesprekken gevoerd met 10 mannen en 33 vrouwen. Alle vertrouwenspersonen hebben zowel mannelijke als vrouwelijke collega s aan tafel gehad. De vertrouwenspersonen worden door medewerkers op alle niveaus benaderd en zij hebben gesprekken gevoerd met mensen vanuit de hele organisatie. Integriteit Ongewenste omgangsvormen Arbeidsconflict Figuur 3 Tabel gesprekken Advies/coaching gesprekken Ten opzichte van 2013 zijn er in 2014 meer gesprekken gevoerd. De vertrouwenspersonen denken dat dit komt omdat er momenteel veel veranderingen plaatsvinden en er een reorganisatie/doorontwikkeling gaande is. Opvallend is de toename van de combinatie van een arbeid gerelateerd vraagstuk met ongewenste omgangsvormen. Tevens vinden er veel meer gesprekken plaats in de vorm van coaching-, begeleiding- en adviesgesprekken, en worden de mensen meer voorbereid op het voeren van een gesprek met derden en hierbij begeleid. Inhoud gesprekken Veel van deze gesprekken hadden te maken met een functionerings- of beoordelingsgesprek waarbij de medewerker het gesprek als een ongewenste omgangsvorm heeft ervaren en in sommige gevallen als een integriteitschending. De vertrouwenspersonen worden in deze gevallen vooral benaderd omdat medewerkers behoefte hebben aan een luisterend oor. De vertrouwenspersonen kunnen medewerkers helpen om gedachten te ordenen en ze denken mee over eventuele vervolgstappen. Indien nodig kunnen de vertrouwenspersonen de medewerker bijstaan tijdens een gesprek en de medewerker voorbereiden op een gesprek. Hiervan is dit jaar veelvuldig gebruik gemaakt ook in de vorm van een kort gesprek om in de eigen kracht te komen. Vertrouwenspersonen zijn er in principe niet voor arbeidsconflicten. Toch is er een toenemende behoefte van medewerkers voor ondersteuning rond dit thema. Opvallend is ook dat medewerkers het conflict als integriteitsschending of ongewenste omgangsvormen ervaren en niet als een arbeidsconflict. Ongeacht het soort vraagstuk is het doel altijd dat medewerkers zichzelf leren helpen. Door een goed beeld te geven van de mogelijkheden, worden medewerkers op het juiste spoor gezet. Indien nodig wordt er voor een warme overdracht gezorgd naar bijvoorbeeld leidinggevende, mediator, ondernemingsraad, coach, HRM, bedrijfsarts of bedrijfsmaatschappelijk werk. Indien er sprake is van een vermoeden van een integriteitschending of een ambtsmisdrijf worden medewerkers geïnformeerd over de mogelijkheden. Zo nodig worden medewerkers voor meer informatie of het doen van een melding doorverwezen naar het Meldpunt Integriteit. De vertrouwenspersonen zien vooral medewerkers die willen sparren en klankborden. Medewerkers die heel goed weten dat zij een integriteitmelding willen doen zien zij zelden. Deze medewerkers weten de weg naar het Meldpunt Integriteit goed te vinden waardoor een tussenstap via de vertrouwenspersonen niet nodig is. 18

19 Overige activiteiten Intercollegiaal overleg Het onderling overleg tussen de vertrouwenspersonen vindt maandelijks plaats. Verder komen de vertrouwenspersonen bij elkaar wanneer casuïstiek-bespreking gewenst is. Tevens is er iedere acht weken overleg met de coördinator integriteit. Eén tot twee maal per jaar overleggen de vertrouwenspersonen met de bedrijfsarts en maken een afspraak met de gemeentesecretaris. Vergroten bekendheid De vertrouwenspersonen zijn een vast onderdeel van het introductieprogramma voor nieuwe medewerkers. Zij stellen zichzelf voor aan de nieuwe medewerkers, de rol van de vertrouwenspersoon wordt uitgelegd en er wordt duidelijk gemaakt met welke vraagstukken men bij de vertrouwenspersonen terecht kan. Dit jaar hebben de vertrouwenspersonen een aantal clustermanagers bezocht voor een nadere kennismaking in een persoonlijk gesprek. Dit werd zowel door de vertrouwenspersonen als de managers als zeer positief ervaren. Deze gesprekken worden in 2015 voortgezet en worden ook de teammanagers benaderd. Op uitnodiging zijn de vertrouwenspersonen bij een teamoverleg aanwezig geweest. Profileren Door Nyenrode en Bureau Integriteitsbevordering Openbare Sector (BIOS) zijn de vertrouwenspersonen gevraagd om de ervaringen van een gecombineerde functie vertrouwenspersoon integriteit en ongewenste omgangsvormen te delen. Naar aanleiding hiervan geven Nyenrode en BIOS presentaties van het Haarlemmermeerse model in het land. Deze ambassadeursrol wordt door de vertrouwenspersonen naast de gewone werkzaamheden vervuld. Op de dag van de integriteit stond Samenwerken dit jaar centraal en heeft Marieke Bos een presentatie gegeven hoe wij dat binnen de gemeente Haarlemmermeer doen. Opleiding De vertrouwenspersonen hebben het Kennisforum, georganiseerd door BIOS, bijgewoond. Jaarverslag integriteit 2014 gemeente Haarlemmermeer 19

20 20 GEMEENTE HAARLEMMERMEER