Gelezen het voorstel van de wethouder van Middelen en Sport van 4 juni 2003, P&O nr. 03/2314;

Transcriptie

1 Regeling melden Integriteitschendingen Burgemeester en Wethouders van Rotterdam, Gelezen het voorstel van de wethouder van Middelen en Sport van 4 juni 2003, P&O nr. 03/2314; Gelet op artikel 125, derde lid, juncto artikel 125, eerste lid, onder m, van de Ambtenarenwet. Besluiten: Vast te stellen het hierna volgende BESLUIT betreffende de Klokkenluidersregeling. Artikel In deze regeling wordt verstaan onder: a. melding: interne melding door een ambtenaar van een concreet vermoeden van een integriteitschending; b. vertrouwenspersoon: de ambtenaar die als vertrouwenspersoon integriteit binnen een cluster of het concern is aangewezen; c. integriteitschending: aantasting van de integriteit door onder andere: belangenverstrengeling; misbruik van bevoegdheden of positie; manipulatie van of misbruik van (de toegang tot) informatie; onverenigbare functies/bindingen/activiteiten; strafbare feiten binnen werktijd zoals diefstal, verduistering, fraude of corruptie; (strafbare) misdragingen buiten werktijd; verspilling en misbruik van gemeentelijke eigendommen. 2. Discriminatie, seksuele intimidatie, pesten, agressie en geweld zijn niet in het vorige lid, onderdeel c, opgenomen. De procedure met betrekking tot meldingen over dit soort integriteitschendingen is specifiek beschreven in het Protocol ongewenste omgangsvormen. Artikel Ambtenaar meldt een vermoeden van een integriteitschending bij zijn leidinggevende of indien hij melding aan zijn leidinggevende niet wenselijk acht, bij de vertrouwenspersoon van zijn cluster. 2. De leidinggevende of de vertrouwenspersoon bij wie een misstand wordt gemeld, hoort de melder en draagt er zorg voor dat de concerndirecteur zo spoedig als nodig en mogelijk is op de hoogte wordt gesteld van een gemeld vermoeden van een integriteitschending en van de datum waarop de melding is ontvangen. De ambtenaar kan de vertrouwenspersoon verzoeken zijn identiteit bij de concerndirecteur of de leidinggevende niet bekend te maken. De ambtenaar kan dit verzoek te allen tijde herroepen. 3. Naar aanleiding van de melding van een vermoeden van een integriteitschending wordt zo spoedig als nodig en mogelijk is een onderzoek gestart, conform het Protocol integriteitonderzoeken gemeente pagina 1

2 Rotterdam. 4. Door de concerndirecteur wordt aan ambtenaar die een vermoeden van een integriteitschending binnen zijn cluster heeft gemeld, een ontvangstbevestiging gestuurd. In de ontvangstbevestiging wordt gemeld welk vermoeden het betreft en het moment, waarop ambtenaar het vermoeden aan zijn leidinggevende of de vertrouwenspersoon heeft gemeld. Indien de ambtenaar verzocht heeft zijn identiteit niet bekend te maken aan de concerndirecteur, dan wel zijn leidinggevende, zendt de concerndirecteur een ontvangstbevestiging aan zijn vertrouwenspersoon. 5. De concerndirecteur beoordeelt, of burgemeester en wethouders aanstonds van de interne melding van een vermoeden van een integriteitschending op de hoogte worden gesteld of pas in de jaarrapportage. 6. De concerndirecteur ziet erop toe dat van elke melding een nauwkeurige administratie plaatsvindt waaruit de naam van de melder en degene aan wie de melding bekend is gemaakt, datum, aard van de melding en ondernomen actie of eventuele afhandeling blijkt. 7. In afwijking van de leden 1 tot en met 6 kan ambtenaar een vermoeden van een integriteitschending rechtstreeks melden aan de gemeentelijke Ombudsman, indien zwaarwegende belangen aan toepassing van de leden 1 tot en met 6 in de weg staan. Artikel Binnen een periode van acht weken vanaf het moment van de interne melding wordt ambtenaar dan wel, indien de ambtenaar heeft verzocht zijn identiteit niet bekend te maken aan de concerndirecteur, de vertrouwenspersoon, door of namens de concerndirecteur schriftelijk op de hoogte gebracht van een inhoudelijk standpunt omtrent het gemelde vermoeden van een integriteitschending. 2. Indien het standpunt niet binnen acht weken kan worden gegeven, wordt ambtenaar dan wel, indien de ambtenaar heeft verzocht zijn identiteit niet bekend te maken aan de concerndirecteur, de vertrouwenspersoon, door of namens de concerndirecteur hiervan in kennis gesteld en wordt aangegeven binnen welke redelijke termijn hij een standpunt tegemoet kan zien. 3. Ambtenaar kan het vermoeden van een integriteitschending melden bij de gemeentelijke Ombudsman, indien: a. hij het niet eens is met het standpunt; b. hij geen standpunt heeft ontvangen binnen de vereiste termijn, bedoeld in het eerste en tweede lid. Artikel 4. De gemeentelijke Ombudsman onderzoekt een door ambtenaar gemeld vermoeden van een integriteitschending en legt zijn oordeel voor aan ambtenaar en aan de betreffende concerndirecteur. De ambtenaar kan de gemeentelijke Ombudsman verzoeken zijn identiteit bij de concerndirecteur of de leidinggevende niet bekend te maken. Ambtenaar kan dit verzoek te allen tijde herroepen. Artikel 5. De gemeentelijke Ombudsman bevestigt de ontvangst van een melding van een vermoeden van een integriteitschending aan ambtenaar en stelt indien nodig de concerndirecteur op de hoogte van de melding. pagina 2

3 Artikel De gemeentelijke Ombudsman verklaart de melding niet ontvankelijk, indien: a. de misstand niet van voldoende gewicht is; b. ambtenaar niet aantoont dat hij het vermoeden eerst intern aan de orde heeft gesteld, overeenkomstig artikel 2, eerste lid, tenzij zwaarwegende belangen toepassing van artikel 2, eerste lid in de weg staan, of c. indien ambtenaar of diens vertrouwenspersoon het vermoeden intern aan de orde heeft gesteld, overeenkomstig artikel 2, eerste lid, maar nog niet een redelijke termijn is verstreken na de interne melding. 2. De redelijke termijn, bedoeld in het eerste lid, onder c, is verstreken indien: a. vanaf het moment van de interne melding binnen een periode van acht weken niet een standpunt van de concerndirecteur aan ambtenaar dan wel, indien de ambtenaar heeft verzocht zijn identiteit niet bekend te maken aan de concerndirecteur, de vertrouwenspersoon die het vermoeden van een integriteitschending heeft gemeld, is bekendgemaakt, tenzij de concerndirecteur aan ambtenaar of de vertrouwenspersoon heeft medegedeeld dat hij niet binnen een periode van acht weken een standpunt van de concerndirecteur kan verwachten; b. door de concerndirecteur geen termijn is gesteld, als bedoeld in artikel 3, tweede lid; c. de door de concerndirecteur gestelde termijn, bedoeld in artikel 3, tweede lid, is verstreken zonder dat een standpunt van de concerndirecteur aan ambtenaar of diens vertrouwenspersoon is medegedeeld, of d. de door het hoofd van dienst gestelde termijn, bedoeld in artikel 3, tweede lid, gelet op alle omstandigheden niet redelijk is. 3. De gemeentelijke Ombudsman brengt gemotiveerd de concerndirecteur en ambtenaar, die het vermoeden van een integriteitschending bij de gemeentelijke Ombudsman heeft gemeld, op de hoogte dat de melding niet ontvankelijk is. Artikel Indien de gemeentelijke Ombudsman dit voor de uitoefening van zijn taak noodzakelijk acht, stelt hij een onderzoek in. 2. Ten behoeve van het onderzoek omtrent een melding van een vermoeden van een integriteitschending is de gemeentelijke Ombudsman bevoegd bij de concerndirecteur alle inlichtingen in te winnen, die hij voor de vorming van zijn oordeel nodig acht. De concerndirecteur verschaft aan de gemeentelijke Ombudsman zowel schriftelijk als mondeling de gevraagde informatie. 3. Informatie, die op grond van enige wettelijke bepaling niet openbaar kan worden gemaakt of die een zodanig geheim karakter draagt, dat openbaarmaking naar het oordeel van burgemeester en wethouders het gemeentelijk belang ernstig zou kunnen schaden, wordt aan de gemeentelijke Ombudsman slechts ter hand gesteld onder voorwaarde, dat deze ter zake geheimhouding zal betrachten. Artikel De gemeentelijke Ombudsman is bevoegd ten dienste van zijn onderzoek de hulp van deskundigen en tolken in te roepen. De deskundigen en tolken zijn verplicht tot geheimhouding van hetgeen hun ter zake van hun dienstverlening ter kennis komt. 2. Indien de ambtenaar daartoe tevoren schriftelijk toestemming verleent, pagina 3

4 heeft de gemeentelijke Ombudsman inzage in op hem betrekking hebbende persoonlijke gegevens. 3. De gemeentelijke Ombudsman kan, voor zover dat naar zijn oordeel ten behoeve van het onderzoek is vereist, zonder toestemming alle gemeentelijke plaatsen betreden. 4. De gemeentelijke Ombudsman kan het cluster verzoeken om de uitvoering van een bepaald besluit of regeling voor bepaalde tijd op te schorten. De betreffende concerndirecteur kan dat verzoek gemotiveerd afwijzen. 5. Clusters dienen op verzoeken van de gemeentelijke Ombudsman zo spoedig als mogelijk is, doch uiterlijk binnen een maand, te reageren, tenzij de gemeentelijke Ombudsman anders bepaalt. Artikel Na afsluiting van zijn onderzoek stelt de gemeentelijke Ombudsman een rapport op, waarin hij zijn bevindingen en zijn oordeel weergeeft. Dit rapport wordt aan ambtenaar en aan de concerndirecteur toegezonden. 2. Indien de resultaten van een onderzoek daartoe aanleiding geven kan de gemeentelijke Ombudsman aan dit rapport aanbevelingen verbinden. De concerndirecteur deelt de ombudsman mee op welke wijze aan de aanbevelingen gevolg zal worden gegeven. Indien het de concerndirecteur zich om dringende redenen van beleidsmatige aard niet met de aanbevelingen kan verenigen, stelt het de gemeentelijke Ombudsman zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen veertien dagen van die redenen op de hoogte. 3. De gemeentelijke Ombudsman is bevoegd zijn aanbevelingen voor te leggen aan burgemeester en wethouders. 4. Het rapport wordt in geanonimiseerde vorm en met inachtneming van het eventueel vertrouwelijke karakter van aan de gemeentelijke Ombudsman verstrekte informatie en de ter zake geldende wettelijke bepalingen openbaar gemaakt op een wijze die de gemeentelijke Ombudsman geëigend acht, tenzij zwaarwegende belangen zich daartegen verzetten. De kosten van openbaarmaking komen ten laste van de concerndirecteur die het aangaat. Artikel In het door het cluster op te stellen jaarverslag worden in geanonimiseerde vorm en met inachtneming van de ter zake geldende wettelijke bepalingen vermeld: - het aantal en de aard van de meldingen van een vermoeden van een integriteitschending; - het aantal meldingen dat niet tot een onderzoek heeft geleid; - het aantal ondernomen onderzoeken die het cluster heeft verricht en welke - maatregelen naar aanleiding daarvan zijn getroffen. 2. Dit jaarverslag wordt gestuurd aan burgemeester en wethouders en de gemeenteraad. Artikel Jaarlijks wordt een jaarverslag door de gemeentelijke Ombudsman opgesteld. 2. In dat verslag worden in geanonimiseerde vorm en met inachtneming van de ter zake geldende wettelijke bepalingen per cluster vermeld: - het aantal en de aard van de meldingen van een vermoeden van een pagina 4

5 integriteitschending; - het aantal meldingen dat niet tot een onderzoek heeft geleid; - het aantal ondernomen onderzoeken dat de gemeentelijke Ombudsman heeft verricht; en - het aantal adviezen en de aard van de adviezen die de gemeentelijke Ombudsman heeft uitgebracht. 3. Dit jaarverslag wordt gestuurd aan de concerndirecteur, aan burgemeester en wethouders en aan de gemeenteraad. Artikel 12. Dit besluit is van overeenkomstige toepassing op personen die in dienst zijn van de gemeente Rotterdam, maar op grond van het bepaalde bij of krachtens artikel 2, tweede lid, onderdeel j., van de Wet privatisering ABP geen overheidswerknemer in de zin van deze wet zijn, uitzendkrachten en stagiaires. Artikel Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag volgend op die van plaatsing in het Gemeenteblad. 2. Dit besluit kan worden aangehaald als: Regeling Melden Integriteitschendingen. Aldus vastgesteld in de vergadering van 10 juni De Secretaris, De Burgemeester, N. van Eck R.M. de Faria, l.b. pagina 5

6 Dit gemeenteblad is uitgegeven op 18 juni 2003 en ligt op werkdagen van 9.00 tot uur ter inzage bij het Bestuurlijk informatie- en documentatiecentrum van de Bestuursdienst van de gemeente Rotterdam, stadskantoor kamer 100, ingang Rodezand 18. pagina 6

7 ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING Artikel 1. In dit artikel wordt een aantal definities gegeven. Ambtenaar wordt gedefinieerd als ambtenaar. Eveneens wordt in deze bepaling een definitie gegeven van een vermoeden van een integriteitschending. Artikelen 2 en 3. In deze artikelen wordt de interne procedure vorm gegeven. Voorkeur heeft het dat ambtenaar het vermoeden van een integriteitschending meldt bij zijn leidinggevende. Acht ambtenaar het niet mogelijk de melding aan zijn leidinggevende te doen, kan hij de vertrouwenspersoon inschakelen. Deze stelt de leidinggevende en het hoofd van dienst op de hoogte. Indien zwaarwegende belangen toepassing van de leden 1 tot en met 6 in de weg staan, kan ambtenaar een vermoeden van een integriteitschending rechtstreeks melden aan de gemeentelijke Ombudsman volgens de externe procedure. Artikel 4. Dit artikel regelt de taakstelling van de gemeentelijke Ombudsman met betrekking tot de melding van een vermoeden van een integriteitschending. Artikel 5. In dit artikel wordt geregeld dat de gemeentelijke Ombudsman een ontvangstbevestiging stuurt naar ambtenaar die een vermoeden van een integriteitschending bij hem aanhangig heeft gemaakt. Indien nodig wordt eveneens het hoofd van dienst waar ambtenaar werkzaam is, op de hoogte gebracht van de inhoud van de melding. Artikel 6. De gemeentelijke Ombudsman verklaart de melding niet ontvankelijk, indien de melding niet voldoet aan een aantal inhoudelijke en procedurele voorwaarden. In artikel 6, eerste lid, wordt aangegeven welke ontvankelijkheidseisen worden gesteld. Artikelen 7 en 8. De gemeentelijke Ombudsman kan elk onderzoek, dat hij noodzakelijk acht, instellen naar aanleiding van de melding. Een tak van dienst verleent alle medewerking aan het door de gemeentelijke Ombudsman gekozen onderzoek. De eventuele kosten van het onderzoek komen ten laste van de tak van dienst die het betreft. Daarenboven is de gemeentelijke Ombudsman ten behoeve van het onderzoek bevoegd alle inlichtingen bij het bevoegd gezag, te weten het hoofd van dienst, in te winnen die hij voor zijn advies nodig acht. Het bevoegd gezag verschaft de gemeentelijke Ombudsman mondeling dan wel schriftelijk de gevraagde informatie met inachtneming van de wettelijke bepalingen ter zake. Vraagt de gemeentelijke Ombudsman om informatie die niet kan of mag worden openbaar gemaakt, dan dient dit bij de aanbieding van de informatie aan de gemeentelijke Ombudsman te worden bekend gemaakt. Het derde lid van artikel 7 treft hiervoor een voorziening. pagina 7

8 Artikel 9. Indien een melding ontvankelijk is, staat de gemeentelijke Ombudsman voor de taak om het hoofd van dienst te adviseren omtrent het gemelde vermoeden van een integriteitschending. Indien de resultaten van het onderzoek daartoe aanleiding geven, kan de gemeentelijke Ombudsman aan dit rapport aanbevelingen verbinden. Het hoofd van dienst deelt de gemeentelijke Ombudsman mee op welke wijze aan de aanbevelingen gevolg zal worden gegeven. Indien het hoofd van dienst zich om dringende redenen van beleidsmatige aard niet met de aanbevelingen kan verenigen, wordt de gemeentelijke Ombudsman zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen veertien dagen van die redenen op de hoogte gesteld. Het rapport wordt gezonden aan het hoofd van dienst dat het aangaat. Eveneens wordt het rapport in afschrift gezonden aan ambtenaar die het vermoeden van een integriteitschending heeft gemeld met inachtneming van het eventueel vertrouwelijke karakter van de informatie en de bestaande ter zake geldende wettelijke bepalingen. In geanonimiseerde zin wordt het rapport openbaar gemaakt door de gemeentelijke Ombudsman met inachtneming van het vertrouwelijk karakter van de informatie en de bestaande ter zake geldende wettelijke bepalingen. De kosten, verbonden aan publicatie, komen voor rekening van de tak van dienst die het betreft. De gemeentelijke Ombudsman kan besluiten van publicatie af te zien indien zwaarwegende belangen zich verzetten tegen openbaarmaking. Het is aan het bevoegd gezag om te bepalen hoe de aanbeveling wordt geïmplementeerd binnen de betreffende tak van dienst. Er bestaat derhalve geen verplichting om de aanbeveling van de gemeentelijke Ombudsman over te nemen. Het oordeel is niet bindend, maar dient in dit verband wel als gezaghebbend te worden beschouwd. In artikel 9, tweede lid, is geregeld dat het hoofd van dienst de gemeentelijke Ombudsman mededeelt of de aanbeveling al dan niet wordt opgevolgd. Artikelen 10 en 11. Deze artikelen bevatten aanwijzingen over de wijze van publicatie van de jaarverslagen van de takken van dienst en van de gemeentelijke Ombudsman. pagina 8