gemeentebestuur rk>i-= etaris, uw brief van datum 16 april 2019 ons kenmerk uw kenmerk onderwerp Jaarverslag Integriteit 2018 PURMEREND

Transcriptie

1 PURMEREND gemeentebestuur Aan de Gemeenteraad van Purmerend uw brief van uw kenmerk ons kenmerk datum 16 april 2019 onderwerp Jaarverslag Integriteit 2018 Geachte leden van de raad, Hierbij ontvangt u het Jaarverslag Integriteit In het jaarverslag kan worden teruggelezen wat de belangrijkste activiteiten zijn geweest op het gebied van het integriteitsbeleid. Daarnaast is een overzicht opgenomen van de meldingen en klachten in Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd., Hoogachtend, eester en wethouders va rk>i-= etaris, de bijlage(n): Jaarverslag Integriteit 2018 bezoekadres stadhuis: postadres: Purmersteenweg 42 Postbus AA Purmerend telefoon: fax: website:

2 Jaarverslag Integriteit 2018 Integriteit is al langere tijd een belangrijk onderwerp in de gemeente Purmerend. Het staat hoog op de agenda van zowel het bestuur als de ambtelijke organisatie. Het integriteitsbeleid vindt plaats langs 3 sporen: Bestuurlijk De nieuwe collegeleden hebben voor hun aantreden individuele gesprekken met G&I Nederland gevoerd over de risico's en kwetsbaarheden die aan het wethouderschap verbonden zijn. Wat kun je tegen komen en welke valkuilen zijn er. Door je bewust te zijn van de risico's, word je beschermd tegen mogelijke gevolgen. Deze gesprekken maken deel uit van de werkwijze van het nieuwe college, waarbij het gesprek over kwetsbaarheden breed wordt gevoerd. De gesprekken met G&I, die door de collegeleden als verhelderend werden ervaren, waren vertrouwelijk. Er wordt in het college voldoende veiligheid gevoeld om ook één op één met de gemeentesecretaris of burgemeester in gesprek te gaan. Spoor 1 Houvast Gedragscode In 2018 is een nieuwe gedragscode voor medewerkers vastgesteld. De oude gedragscode was verouderd en sloot qua inhoud en stijl niet aan op de gedragscodes van het College van B&W en de Raad. De oude gedragscode beschreef alleen de regels. In de nieuwe regeling staan basisbeginselen als fundament voor de gedragsregels, een toelichting over het doel van de regel en wordt de regel gekoppeld aan de wet- en regelgeving. De concepttekst van de gedragscode is breed in de organisatie besproken, waarbij getoetst is of de inhoud volledig, duidelijk en begrijpelijk is. De ondernemingsraad heeft met de nieuwe gedragscode ingestemd, waarna deze is vastgesteld. Ambtseed In 2018 hebben 70 medewerkers de ambtseed afgelegd. Een relatief hoog aantal ten opzichte van voorgaande jaren, wat verklaard wordt door het groot aantal vacatures dat in 2018 is vervuld. Bij het

3 afnemen van de ambtseed door de gemeentesecretaris is ook de leidinggevende van de medewerker aanwezig, om te benadrukken dat integriteit een gezamenlijk onderwerp is dat vraagt om gesprek tussen medewerkers onderling en medewerkers en leidinggevenden. Medewerkers ontvangen een exemplaar van de gedragscode. lntegriteits- en geheimhoudingsverklaring Diegenen die geen ambtenaar zijn maar wel voor de gemeente Purmerend werken, zoals inhuurkrachten en gedetacheerden, leggen de ambtseed niet af. Zij tekenen een integriteits- en geheimhoudingsverklaring. Nevenwerk Nevenwerk vraagt continue aandacht in de organisatie. Medewerkers zijn verplicht betaalde en onbetaalde nevenwerkzaamheden te melden als deze het risico in zich hebben dat deze hun functievervulling kunnen raken. Waar nodig worden afspraken gemaakt en vastgelegd, en worden de nevenwerkzaamheden opgenomen in een centraal register. De nevenwerkzaamheden van de leden van het college en de gemeentesecretaris/algemeen directeur zijn te allen tijde openbaar en worden gepubliceerd op de website van gemeente Purmerend. Jaarlijks worden de nevenwerkzaamheden besproken in het college van B&W en, indien nodig, wordt de publicatie geactualiseerd. Spoor 2 Bescherming Moreel leerproces Aan iedere medewerker wordt de training Morele Oordeelsvorming (TMO) aangeboden. Het doel van de training is medewerkers te ondersteunen bij lastige vraagstukken die ze tegenkomen in het dagelijks werk, om ze te helpen in die gevallen de moreel juiste beslissing nemen. Praten over lastige kwesties in je werk langs lijn van morele oordeelsvorming draagt bij aan de kwaliteit van het werk en effectieve communicatie. Hierdoor krijgen medewerkers meer vertrouwen en durven verantwoordelijkheid te nemen voor hun beslissingen. Voor het begeleiden van teams bij het bespreken van lastige vraagstukken langs de lijn van morele oordeelsvorming (het zeven stappenplan) zijn in 2018 vijf interne procesbegeleiders opgeleid. In 2019 wordt een tweede groep procesbegeleiders opgeleid, zodat er voldoende capaciteit is om teams te ondersteunen. Het actief maken van de teamgesprekken vraagt nog de nodige aandacht en is een thema voor Risico-analyses integriteit In iedere organisatie doen zich integriteitsrisico's voor. Soms leidt dat tot integriteitsinbreuken. Een deel daarvan is te voorkomen door de weerbaarheid van de organisatie te verhogen. Door het in kaart brengen van kwetsbare functies en processen kan de leiding van een organisatie werken aan bewustwording en gericht maatregelen nemen om de kwetsbaarheid van deze functies en processen te verminderen. In 2018 zijn de resultaten opgeleverd van een analyse die is uitgevoerd bij Toezicht en Handhaving. Er zijn aanbevelingen gedaan over het bespreken van dilemma's in het team, het aanscherpen van processen om de kwetsbaarheid van medewerkers te verminderen bij het nemen van beslissingen, zorgen voor voldoende capaciteit en roulatie van medewerkers tussen teams, zorgen voor voldoende professionele bedrijfsmiddelen en zorg voor eenduidige regels en de handhaving daarvan. De aanbevelingen geeft het management voldoende handvatten om hiermee aan de slag te gaan. Commissie Integriteit De Commissie Integriteit is ingesteld om de gemeentesecretaris/algemeen directeur te ondersteunen bij de ontwikkeling en uitvoering van integriteitsbeleid en het optreden tegen schendingen. 2

4 Het doel van de Commissie is sturing geven aan en monitoren van de ontwikkeling, de uitvoering en de naleving van een eenduidig integriteitsbeleid binnen de gemeente. De Commissie wordt gevormd door de burgemeester, de portefeuillehouder Pen/of O vanuit het college, de gemeentesecretaris, de integriteitscoördinator, de teammanager P&O, een adviseur arbeidszaken en een afvaardiging vanuit het management. Hiermee wordt ook geborgd dat het ambtelijke integriteitsbeleid aansluit op de wijze waarop de raad en het college hieraan invulling geven. De Commissie Integriteit is in 2018 vijf keer bij elkaar geweest. In deze overleggen is met elkaar gedeeld wat er in de organisatie speelt op het gebied van integriteit, waaronder de in dit jaarverslag genoemde onderwerpen. Ook onderwerpen die de raad en het college betreffen worden besproken. Spoor 3 Handhaving Regelingen integriteit In verband met de Wet Huis voor klokkenluiders (WHvk) die sinds juli 2016 van kracht is, is de 'Regeling melding vermoeden misstand Purmerend' aangepast. Nieuw in de regeling (en de WHvk) is de rol van 'adviseur', die de melder in vertrouwen kan raadplegen. Bescherming tegen benadeling voor melders en andere betrokkenen zijn uitgebreider beschreven, om de drempel van het melden te verlagen. Nieuw is ook dat het extern meldpunt wordt gevormd door de afdeling Onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders, die onderzoek kan doen naar de misstand zelf, maar ook naar de handelwijze van de werkgever richting de melder naar aanleiding van de melding. Het 'Protocol integriteitsonderzoeken Purmerend' is in de praktijk getoetst naar aanleiding van een melding waar het protocol in werking trad. Het bleek goed te werken en behoeft inhoudelijk geen bijstelling. Het wordt wel op een paar punten tekstueel aangepast, zodat de tekst bij de meldingsregeling aansluit. Beide zijn na instemming van de Ondernemingsraad vastgesteld. Meldingen (vermoeden) integriteitsschending Meldingen van voor 2018: Het onderzoek naar een melding uit 2017 over een mogelijk data lek, waarbij ook het vermoeden bestond dat sprake was van een integriteitsschending, is in 2018 afgerond. Er zijn noch t.a.v. een data lek, noch t.a.v. een integriteitsschending aanwijzingen aangetroffen. Er zijn in 2018 zeven nieuwe meldingen gedaan. Een externe melding over het delen van persoonlijke informatie met derden. Bij deze melding was ook sprake van een datalek en dit is als zodanig geregistreerd. Met betrokken medewerker zijn gesprekken gevoerd over de gevolgen van het handelen voor de medewerker zelf en voor de gemeente. Er is een voorwaardelijke disciplinaire maatregel opgelegd. Een interne melding over het overtreden van wettelijke regels. Na intern onderzoek is aan twee medewerkers een disciplinaire maatregel opgelegd. Een interne melding over het overschrijden van wettelijke regels en het misbruik maken van de positie van ambtenaar. Na extern onderzoek is een disciplinaire maatregel opgelegd. Een interne melding over het overschrijden van interne regels. Na extern onderzoek is een disciplinaire maatregel opgelegd. Een interne melding over schending van de privacy en ongelijke behandeling. Na intern onderzoek zijn procesmaatregelen getroffen. Een interne melding over houding en gedrag dat niet past bij de functie. Met betrokkene zijn gesprekken gevoerd en er is in goed overleg een andere functie gevonden. Een externe melding over oplichting. Na intern onderzoek is geconcludeerd dat sprake was van een beoordelingsfout van betrokkene, waarover een gesprek heeft plaatsgevonden. 3

5 Een externe melding over het oneigenlijk opvragen en mogelijk delen van informatie. Het onderzoek naar deze melding is nog niet afgerond. Voor degenen die bij een melding betrokken zijn heeft een onderzoek veel impact. Betrokkenen zijn de melder, degene bij wie de melding binnenkomt, degene over wie de melding gaat, degene de het onderzoek begeleidt, degene(n) die advies geeft. Bij een onderzoek kunnen ook medewerkers worden geïnterviewd. Zorgvuldigheid voor, tijdens en na het onderzoek van alle betrokken partijen vragen daarom veel aandacht. Uit bovenstaande meldingen en de uitkomsten daarvan, blijkt dat het belang van melden groot is. Immers, als werkgever hebben wij de verantwoordelijkheid uit te zoeken of er echt iets aan de hand is. In een aantal situaties bleek hiervan geen sprake, waardoor je twijfels kunt wegnemen en voorzorgsmaatregelen kunt treffen. In de situaties waar wel iets aan de hand was kon de werkgever passende maatregelen treffen. Het gesprek en communicatie naar aanleiding van een kwestie is erg belangrijk. Ook hier is aandacht voor. Vertrouwenswerk De gemeente Purmerend heeft drie vertrouwenspersonen: twee interne en een externe. De externe vertrouwenspersoon is in mei gestopt, eind 2018 is een nieuwe externe vertrouwenspersoon gevonden. De vertrouwenspersonen kunnen zowel op het gebied van integriteit als ongewenst gedrag worden ingeschakeld. Zij zorgen voor opvang en begeleiding van medewerkers door het voeren van gesprekken, het vergezellen naar gesprekken en het verlenen van nazorg. In overleg met de medewerker verwijzen zij door naar derden en geven adviezen over een veilige werkomgeving. Zij voeren regelmatig intervisiegesprekken met collega vertrouwenspersonen en geven voorlichting en advies. Bij integriteitszaken zijn zij een van de meldpunten en kunnen de melder adviseren over de mogelijke vervolgstappen. Bij een onderzoek kunnen zij de melder, of degene over wie een melding gaat, bijstaan. De vertrouwenspersonen brengen jaarlijks geanonimiseerd verslag uit over het vertrouwenswerk aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur. In 2018 is zes keer een beroep gedaan op een van de vertrouwenspersonen voor een luisterend oor, advies of om even te sparren. In twee gevallen ging het om een situatie waarbij de medewerker te maken had met ongewenst gedrag van een collega. De vertrouwenspersoon heeft betrokkene opgevangen, informatie en advies gegeven over de vervolgstappen en nazorg verleend. Drie gesprekken gingen over een integriteitskwestie waarbij de vertrouwenspersoon heeft gezorgd voor opvang en ondersteuning. Bij een zesde gesprek heeft de vertrouwenspersoon gezorgd voor een luisterend oor, opvang, advies en nazorg. De vertrouwenspersonen bespreken bij ongewenst gedrag met de medewerker ook de mogelijkheid om een officiële klacht in te dienen. In 2018 is hiervan geen gebruik gemaakt. Doorkijk 2019 Moreel leerproces verder uitbouwen. In kaart brengen van integriteitsrisico's (risico-analyses). Borgen van integriteitsbeleid voor medewerkers van de Griffie. Aandacht aan integriteit; via communicatie en het gesprek. April