Communicatieplan Ouders. Groen van Prinstererschool

Transcriptie

1 Communicatieplan Ouders Groen van Prinstererschool 2016

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 1 Inleiding Doel communicatieplan Algemeen Communicatiemiddelen Algemeen: Website Schoolgids Jaarkalender Nieuwsbrief t Groentje Schoolplan Jaarplan Mijn Schoolinfo Social Media Ouderpanel / Thema ouderavonden Communicatiemiddelen Klas: Groepsmemo Mijn Schoolinfo Informatieavond start schooljaar Website Inloopochtenden Social Media Communicatiemiddelen Individuele kind: Persoonlijk gesprek Gesprekkencyclus / Tafeltjesavond / Adviesgesprekken VO Rapporten Kennismaking met de (kleuter)klas als het kind is ingeschreven Privacyreglement

3 Inleiding Elke school heeft te maken met verschillende betrokkenen die elk hun eigen wensen en behoeften hebben als het gaat om informatie en communicatie. Communicatie is afkomstig van het Latijnse woord communicare. Letterlijk betekent dat met iemand gemeenschappelijk overleggen, meedelen, met iemand omgaan. Communicatie is dus het doorgeven van meningen en berichten aan anderen, ofwel het overdragen van informatie. Naast de belangrijkste taak van de school; zo goed mogelijk onderwijs van alle leerlingen, heeft de Groen van Prinstererschool te maken met veel doelgroepen; van leerlingen tot ouders en van gemeente tot buurtbewoners. Deze doelgroepen hebben een informatiebehoefte en het is de taak van de school om deze te informatie te verstrekken. Hoe beter de Groen van Prinsterer voorziet in die informatiebehoefte, hoe beter er draagvlak, begrip, samenwerking en medewerking er zal zijn van zowel de interne als de externe omgeving. 1. Doel communicatieplan Het doel van dit document is om u zo goed mogelijk te informeren hoe wij communiceren met ouders. Wanneer wordt u benaderd, over welk onderwerp en vooral hoe. Verder is de belangrijkste doelstelling regelmatig, juist en consequent informeren en de dialoog bevorderen tussen ouders en school. 2. Algemeen Wij als school proberen ten alle tijden transparant en duidelijk te zijn in onze communicatie. Onze deur staat altijd open. Wel is het vaak handig om een afspraak te maken. Bij lastige onderwerpen heeft het onze voorkeur om met elkaar in gesprek te blijven. Onze prioriteit is om net als u te handelen naar wat het beste voor het kind is. Als we daarover van mening verschillen mag het kind daar niet de dupe van zijn. 3. Communicatiemiddelen Algemeen: 3.1. Website De website is het belangrijkste communicatiekanaal van de school. Alle informatie is terug te vinden op de website. De informatie op de website is leidend ten opzichte van andere communicatiekanalen. Het doel van de website is meerledig. Het is een visitekaartje van de school voor ouders externen en geïnteresseerden, daarnaast is het informatiebron voor ouders en kinderen. Op de website is te vinden: - Algemene informatie van de school voor nieuwe ouders - Algemene informatie van de school voor ouders van de leerlingen - Schoolagenda - Nieuwsberichten en verslagen/foto s van activiteiten (Kerst, Pasen, Sportdag enz.) - Informatie uit de groep 3.2. Schoolgids Aan het begin van het jaar krijgen alle ouders van onze school via Mijnschoolinfo de schoolgids en de jaarkalender toegestuurd. Hierin staan actuele roosters zoals het gym - en activiteitenrooster van dat schooljaar en de informatie over leerkrachten en ouders (uit verschillende geledingen) en kinderen. In de schoolgids staat de visie, missie en op welke manier deze zijn ingebed in het onderwijs. De schoolgids is ook op de website te vinden. In de schoolgids staan ook adressen en telefoonnummers van vertrouwenspersonen, jeugdgezondheidszorg en naschoolse opvang. (zie ook De school is volgens de wet verplicht de schoolgids jaarlijks aan te bieden aan ouders Jaarkalender Op de jaarkalender staan alle data vermeld van alle gezamenlijke activiteiten van de school. De jaarkalender wordt één keer per jaar aan het begin van het schooljaar verstrekt. Een actuele kalender is te vinden op 2

4 mijnschoolinfo, en wordt ook getoond op de website van de school. Op deze kalender staan ook alle groepsactiviteiten en uitjes. De agenda en de jaarkalender zijn te vinden op de website Nieuwsbrief t Groentje Tweewekelijks wordt op maandag de nieuwsbrief verstuurd naar alle ouders en leerkrachten van de school. De nieuwsbrief wordt verspreid via de website en wordt daar ook getoond. Per onderwerp wordt er kort en bondig geschreven. De nieuwsbrief is als volgt opgebouwd: 1. Inleiding 2. Algemene informatie 3. Activiteiten en schoolontwikkelingen 4. Vanuit de MR 5. Vanuit de OR 6. Vanuit onze samenwerkende Partners (Trias / BSO / Peuterspeelzaal) 7. Activiteiten buiten school om (Reclame) 3.5. Schoolplan Dit beleidsplan van de Groen van Prinstererschool geeft de voorgestelde schoolontwikkeling voor de periode weer. Het schoolplan is voor ouders in te zien bij de directie. Het schoolplan wordt door de directie opgesteld en door de MR goedgekeurd Jaarplan In het jaarplan van de Groen van Prinstererschool worden elk jaar door de directie de plannen uit het schoolplan uitgewerkt in beleid voor het aankomende jaar. Het jaarplan moet goedgekeurd worden door de MR. 3.7 Mijn Schoolinfo Alle schriftelijke tweezijdige communicatie tussen ouders en school gebeurt via Mijnschoolinfo. Mijnschoolinfo is bereikbaar via internet en een App voor ouders en leerkrachten. - Mailings - Absentie - Agenda - Inplannen oudergesprekken 3.8. Social Media De ouderraad van de school houdt een facebookpagina bij. De ouderraad haalt content van de website en mailings vandaan, en deelt deze op facebook. De content is alleen te zien als u bent aangemeld en geactiveerd op de facebookpagina. Graag wijzen wij u op het privacyreglement verderop in dit plan Ouderpanel / Thema ouderavonden Ouderpanel: Voor verschillende onderwerpen wordt input gevraagd van ouders. Aan de start van het schooljaar kijkt de directie naar het jaarplan en de directie kan ouders bij belangrijke onderwerpen betrekken door middel van ouderpanels. De MR kan ook een ouderpanel organiseren om advies in te winnen. Thema ouderavonden: Aan het begin van het schooljaar komen de voorzitters en secretarissen van de OR en MR samen met de directie bijeen om te brainstormen over thema ouderavonden. Welke informatie zou behandeld kunnen worden tijdens een thema informatieavond. Dit om de betrokkenheid van ouders te vergroten. Onderwerpen kunnen zijn: Pubergedrag / Pesten / Dyslectie enz. Hier zijn verschillende opzetten voor mogelijk, te denken valt aan een groencafé of frontaal met een PowerPoint, of er kan een externe spreker worden ingehuurd. Plan is om één keer 3

5 per jaar een groencafé te organiseren waarbij ouders zelf aan de slag moeten, en één keer per jaar een Themaavond waarbij informatie met elkaar wordt gedeeld. Bij gevoelige onderwerpen zoals onrust in een groep of grote onderwijskundige veranderingen kan er gekozen worden voor een extra ouderavond waarbij op het betreffende onderwerp informatie kan worden verleend, en daarover met ouders in gesprek kan worden gegaan. 4. Communicatiemiddelen Klas: 4.1. Groepsmemo Er wordt geprobeerd om uit de groep maximaal 1x per week een mailing van Mijnschoolinfo te versturen naar ouders. De groepsmemo wordt door de leerkracht opgesteld. In dit stukje worden zaken genoteerd uit de groep zoals uitjes, hulp gevraagd, luizen geconstateerd, huiswerk enz Mijn Schoolinfo Alle schriftelijke tweezijdige communicatie tussen ouders en school gebeurt via Mijnschoolinfo. Mijnschoolinfo is bereikbaar via internet en een App voor ouders en leerkrachten. - Persoonlijke mailcontact (alleen bedoeld voor korte berichten en het maken van afspraken, persoonlijke communicatie heeft de voorkeur) 4.3. Informatieavond start schooljaar In de derde schoolweek vindt er elk jaar een informatieavond plaats. Er vindt een algemeen gedeelte plaats in de speelzaal/gymzaal waarbij algemene zaken worden behandeld. Ook krijgen de ouderraad en de medezeggenschapsraad kort tijd om te spreken. In de groep wordt daarna algemene informatie gegeven met belangrijke zaken uit het betreffende leerjaar en de ouders krijgen gelegenheid om vragen te stellen. De informatie die tijdens de informatieavond wordt besproken komt op de website van de school te staan en hier wordt bericht van gegeven via Mijnschoolinfo Website Op de website is een aparte klassenpagina waarop informatie staat: - leerkrachtinformatie - Verslagen en fotoreportages van klassenactiviteiten - Huiswerk 4.5. Inloopochtenden In de week voor de rapporten zijn er op maandag, woensdag en vrijdagochtend inloopochtenden. Doel van deze inloopochtenden is om werk te bekijken van de kinderen, zodat hier op de tafeltjesavonden eventueel over gesproken kan worden Social Media We maken als school gebruik van Klasbord voor ouders. Met klasbord geven we ouders een kijkje in de klas. Klasbord werkt als Facebook, maar is alleen toegankelijk voor de ouders van de groep. Wanneer er een foto wordt gedeeld of een kort bericht, ontvangt u daar een melding van op uw telefoon/ipad. Foto s worden ook getoond op de website. Graag wijzen wij u op het privacyreglement verderop in dit plan. 4

6 5. Communicatiemiddelen Individuele kind: 5.1 Persoonlijk gesprek Onze voorkeur heeft om met u in gesprek te blijven over de ontwikkelingen van uw kind. Dit doen wij graag via persoonlijk contact en niet via de mail. Wanneer u zorgen heeft, kritiek, verbeterpunten of aanvullingen op zorg, maakt u dan een afspraak met de groepsleerkracht. Mail is alleen bedoeld om afspraken te maken en kort te informeren. Uitgebreide informatieoverdracht doen we graag via een persoonlijk gesprek Gesprekkencyclus / Tafeltjesavond / Adviesgesprekken VO Er zijn drie tafeltjesavonden per jaar. De tafeltjesavonden zijn de momenten om te praten over de voortgang van uw kind op zowel het sociaal, pedagogisch en didactisch vlak, en wat het kind daarbij nodig heeft. Gesprek met ouders van zorgkinderen: Met ouders van leerlingen waarvoor extra zorg is, wordt in de eerste weken van het schooljaar een gesprek ingepland om kennis te maken met de nieuwe leerkracht. Hierbij worden de zorgen/tips/overdracht en adviezen met elkaar gedeeld zodat de zorgleerling een goede start in de groep kan maken. Tafeltjesavond 1: 5 e schoolweek (ouder): In dit gesprek wordt de ouder bevraagd over het kind. De ouder geeft aan wat het kind nodig heeft om goed te kunnen presteren. De ouders krijgen een vragenlijst die zij kunnen invullen en kunnen bespreken tijdens de tafeltjesavond. (Aanwezig: de ouder en de leerkracht). In groep 7 wordt ook een voorlopige adviesrichting aangegeven voor een advies. Tafeltjesavond 2: Na het eerste rapport (kind) Dit tweede gesprek is een kind-gesprek waarbij de ouders aanwezig zijn als toeschouwer. Dit gesprek vindt plaats na het rapport. Er wordt samen met de leerkracht een formulier ingevuld waar het kind de aankomende tijd aan wilt gaan werken, en wat hij daarvoor nodig heeft van de leerkracht, en van zijn ouders. (aanwezig: de ouder, de leerkracht, het kind (groep 3 t/m 8). Tafeltjesavond 3: De week voor het tweede rapport (leerkracht) In dit laatste gesprek evalueert de leerkracht het jaar met het kind en de ouder, het kindgesprekformulier wordt geëvalueerd, en de leerkracht geeft tips en adviezen mee voor het volgende jaar. Ook vertelt de leerkracht wat hij in de overdracht gaat overdragen aan de nieuwe leerkracht. Er wordt gevraagd aan het kind wat het nodig heeft voor de volgende groep om goed te kunnen werken. (Aanwezig zijn: de ouder, de leerkracht, het kind (groep 3 t/m 8) Gesprekken overgang voortgezet onderwijs: Aan de start van groep 7 wordt een gedeelte van de eerste tafeltjesavond gewijd als richtingsgesprek. In dit gesprek wordt aangegeven welk niveau het kind waarschijnlijk gaat krijgen als het dezelfde groei gaat doormaken als het de eerste 6 jaar heeft gehad. In groep 8 wordt er in januari een adviesgesprek gepland waarin het definitief advies wordt besproken. Het traject naar het definitief advies wordt uitgelegd in het PO-VO protocol dat op de website te vinden is. Overige gespreksmomenten Wanneer het kind een grote achteruitgang laat zien in zijn resultaten (bijvoorbeeld methode gebonden toetsen of CITO) wordt een gesprek met ouders gepland om hierover te praten. Wat heeft de leerling nodig om weer beter te gaan presteren? Wanneer de leerkracht ziet dat het kind sociale problemen krijgt in de klas, wordt een gesprek met ouders gepland om hierover te praten. Wat heeft het kind nodig om de problemen op te lossen? Ook van ouders wordt verwacht dat als het niet goed gaat, dat zij dit vroegtijdig aangeven, zodat we erover in gesprek kunnen gaan en er gehandeld kan worden. Wanneer er sprake is van grensoverschrijdend gedrag wordt een gesprek met de directie gepland. 5

7 5.3. Rapporten De leerlingen krijgen twee keer per jaar een rapport mee. In januari na de citoperiode en aan het einde van het schooljaar. Rapport: - De kleuterrapporten bestaan uit het Kijk -rapport en een overzicht van de CITO s - De rapporten van groep 3-8 bestaan uit de rapportresultaten en de CITO-grafieken - Er zit een begeleidende brief bij met uitleg over het rapport - De kinderen maken voor het eerste rapport een tekening van zichzelf op het blad dit ben ik. - In groep 3 t/m 5 worden woordwaarderingen gegeven en in groep 6 t/m 8 cijferwaarderingen. - Rapporten en CITO-gegevens worden ook beschikbaar gesteld via Mijnschoolinfo. Dit gebeurt gelijktijdig met het rapport 5.4. Kennismaking met de (kleuter)klas als het kind is ingeschreven Nieuwe kinderen die bij ons op school komen mogen een aantal keer wennen voordat het kind werkelijk begint. De leerkracht maakt een afspraak met de ouders voor de wenmomenten. Ook hebben de ouders van nieuwe kinderen een welkomsgesprek met de leerkracht. Doel van dit gesprek is het kennismaken en afstemmen welke zorg het kind nodig heeft om tot goed onderwijs te komen. 4. Privacyreglement Om de privacy van leerlingen en leerkrachten te beschermen hebben we enkele richtlijnen waar we rekening mee houden bij het samenstellen van de website, de Nieuwsbrief en het gebruik van foto- en filmmateriaal. 1. We gebruiken op de website en in de Groen van Prinstererschool alleen de voornamen van leerlingen en eventueel de groep waar het kind inzit. Verder worden er geen andere gegevens van de leerlingen bekend gemaakt. 2. We plaatsen op het openbare gedeelte van de website en in de Nieuwsbrief alleen afbeeldingen van leerlingen in algemene situaties en bij voorkeur waarbij ze niet alleen op een foto staan. 3. Ouders van wie een afbeelding van hun kind in een individuele situatie op de website of in een Nieuwsbrief is geplaatst, kunnen de websitebeheerder verzoeken de afbeelding te verwijderen. 4. We gebruiken van ouders en leerkrachten voornamen en achternamen en alleen indien nodig telefoonnummers en adressen. 5. Filmopnames t.b.v. scholing (van stagiaires of leerkrachten) worden alleen voor scholingsdoeleinden gebruikt en na gebruik vernietigd. 6. Als filmopnames ook worden bekeken door mensen van buiten de school, wordt aan ouders per geval toestemming gevraagd. We doen dit ook als filmopnames worden gemaakt voor leerling zorg of leerlingbegeleiding. 7. Leerkrachten zijn bereikbaar op het telefoonnummer Wanneer er gebeld wordt naar ouders gaat dit in principe via het schoolnummer, en niet via de eigen mobiele telefoon. 8. Bij aanmelding van nieuwe leerlingen wordt aan ouders de mogelijkheid geboden om foto s en filmmateriaal van hun kinderen niet op website te zetten. Ook wordt er medegedeeld dat er filmmateriaal worden gemaakt t.b.v. scholingsdoeleinden van leerkrachten en stagiaires en na gebruik meteen worden vernietigd. 6