De training samengevat voor op het bureaublad. Gebaseerd op Overtuigend adviseren (Bert Ruck, 2009) en Overtuigen op papier (Bert Ruck, 2007).

Transcriptie

1 Overtuigen op papier De training samengevat voor op het bureaublad. Gebaseerd op Overtuigend adviseren (Bert Ruck, 2009) en Overtuigen op papier (Bert Ruck, 2007). Bert Ruck Hoogte Kadijk 143-F BH Amsterdam Inhoud Politieke sturing: de politicus als risicomanager 3 Functies van een advies 4 Past niet alles op één A4 tje? Splitsen! 5 Bouwstenen van het a4-model 6 Waarom werken met het a4-model? 7 Een alledaagse discussie volgens het a4-model 8 Bouwstenen 1,2 en 3: de inleiding, een abc tje! 9 Bouwsteen 4: het kader: de antwoordruimte 10 Bouwsteen 5: het advies (gevraagd besluit) 11 Bouwsteen 6: argumentatie 12 Bouwsteen 7: realisatie: de volgende stap 13 Vooroverleg over de inhoud van een nota 14 Tekstopbouw volgens het a4-model 15 Adviseren: van dwingend naar meer ruimte latend

2 Politieke sturing: de politicus als risicomanager Politieke bestuurders lezen en beoordelen een gevraagd besluit (advies) met een schuin oog naar de politieke en maatschappelijke discussie die erover kan ontstaan. Blijven zij en het gevraagde besluit in deze discussie overeind? Besteed in een politiek advies daarom aandacht aan: Conflicterende belangen en de afweging ervan. Behoeftes burgers, bedrijven en maatschappelijke organisaties. Maatschappelijk resultaat (in de alledaagse werkelijkheid). Maatschappelijk draagvlak voor het voorgestelde besluit (waaronder resultaat interactieve beleidsvorming). (Sterkte van) tegenkrachten. Risico s op allerlei gebied (financieel, juridisch, maatschappelijk). (Politieke) winst die te behalen valt. Prioriteiten uit programma-akkoorden. 3 Functie van een advies Een advies moet een bestuurder in staat stellen politieke sturing uit te oefenen (het wat). Politieke sturing richt zich doorgaans niet op de uitvoering (het hoe): aanpak, instrumentarium, uitwerking in regelgeving, verdragteksten. Een ambtelijke advies (eindpunt) zegt de bestuurder wat hij het beste kan doen. Het vertrekpunt van adviescommunicatie is de politiek-bestuurlijke centrale vraag of behoefte van de bestuurder. Een effectief advies stelt de lezer in staat zich in de kortst mogelijke tijd een oordeel te vormen over een zaak. Een advies vormt bovendien de basis voor een debat over de zaak. Dat stelt hoge eisen aan de formulering van het advies: gericht op de inhoud, concreet, handelingsgericht. 4 2

3 Past alles niet op één A4 tje? Splitsen! klassieke opzet advies met kern achteraan klassieke opzet met samenvatting gesplitste opzet: advies-a4 tje (one pager) met toelichting erachter Bouwstenen van het a4-model inleiding (abc tje) 1 aanleiding 2 belang/probleem 3 (politiek-bestuurlijke) centrale vraag 5 (deskundigen)antwoord (advies, gevraagd besluit) 4 kader (inperking antwoordruimte) 6 argumentatie (pro, contra, alternatieven) 7 realisatie 6 3

4 Waarom werken met het a4-model? De bouwstenen sluiten aan bij de (beslis)vragen van de lezer. Het model geeft daarmee de juiste focus bij het schrijven van een adviestekst. Werken met het model stelt je in staat een beknopte, overtuigende nota te schrijven die vanuit het oogpunt van politieke besluitvorming toch volledig is. Het bespaart een hoop tijd om je gedachten te ordenen via dit model. Het model verschaft een eenduidige taal die collegiaal en opdrachtgeversoverleg over een stuk veel gemakkelijker maakt. 7 Een alledaagse discussie volgens het a4-model aanleiding/probleem centrale vraag kader advies pro-argumenten contra-argument met ontkrachting! alternatieven kans op vroegboekkorting/hebben nog geen bestemming waar gaan we dit jaar op vakantie? er moeten surfmogelijkheden zijn disco s binnen loopafstand laten we naar kustplaats X in Noord-Spanje gaan voldoet aan het kader (veel wind, disco s op de camping) gezellig stadje met leuke winkeltjes voor de dochters lekker voetballen op het stand voor de zonen Noord-Spanje is weliswaar ver rijden, maar reispilletjes, en in twee etappes, geen probleem! Franse kust, niet, want te duur (minder zakgeld) Italië, ook niet, want geen surfweer in zomer realisatie Henk boekt via internet een camping op kustplaats X. 8 4

5 Bouwstenen 1,2 en 3 - de inleiding: een abc tje! De aanleiding plaatst een stuk in de tijd. Waarom krijgt een lezer het op een bepaald moment onder ogen? Beschrijf de aanleiding in termen van een gebeurtenis: een vraag, verzoek, aangegane verplichting, acuut probleem of overleg waar een standpunt moet worden gepresenteerd. Bij het belang geef je aan waarom de beslisser zich sowieso druk moet maken over de zaak. Het belang heeft vrijwel altijd een politieke dimensie. De centrale vraag vormt het inhoudelijke vertrek van je advisering. Het is de vraag die in een debat over de zaak opgeworpen zou kunnen worden. De vraag maakt het probleem zichtbaar: Waar gaan we dit jaar op vakantie? (hier wordt het probleem bevraagd, want boeken is niet mogelijk als je geen bestemming hebt). Zullen we naar Noord-Spanje gaan? (hier wordt de oplossing bevraagd, dit is een overbodige procesvraag). 9 Bouwsteen 4 het kader: de antwoordruimte Bij het kader geef je aan waarmee je rekening hebt gehouden bij het beantwoorden van de centrale vraag. Het gaat hier om wet- en regelgeving, afspraken, convenanten, akkoorden etc. Het gaat om het politiekbestuurlijke kader dat de antwoordruimte begrenst. Het is dus geen deskundigenkader waarin bijvoorbeeld de gevolgde methodiek wordt verantwoord. De functie van het kader in de (politieke) discussie is primair om de lezer te informeren met het oog op die discussie. Zo wordt voorkomen dat er onhaalbare oplossingsrichtingen ter tafel komen. Het kader bestaat uit objectieve, richting gevende uitspraken van het type dat iets mag, moet of niet mag. Dus: Regeling X staat emissies Y boven grenswaarde waarde Z niet toe. Regeling X bevat grenswaardes voor emissies Y. (Als je een advies kort wilt houden, kun je het kader in de toelichting onderbrengen). 10 5

6 Bouwsteen 5 het advies (gevraagd besluit) Het gevraagd besluit richt zich op de inhoud, is concreet en heeft een handelingsdimensie (is uitvoerbaar): U wordt gevraagd ,- beschikbaar te stellen voor een gezamenlijk project van het Nederlandse en Vlaamse Clingendael om een gezamenlijke defensiestrategie te ontwikkelen. U wordt gevraagd de betrekkingen met Belgisch Vlaanderen te intensiveren. Voorkom verwijzende besluiten als instemmen met bijgevoegde antwoordbrief, akkoord gaan met beschreven handelwijze. Specificeer welke politiek-bestuurlijke verantwoordelijkheid een beslisser op zich neemt als hij ja zegt: U wordt gevraagd akkoord te gaan met de antwoordbrief waarin u per direct een bouwstop aankondigt voor scholen op minder dan 300 meter van autosnelwegen. 11 Bouwsteen 6 - argumentatie PRO-argumenten - de zonnige zijde: denk aan positieve effecten, aansluiting bij bestaande akkoorden en programma s. valkuil: je eigen persoonlijke overwegingen als (politiek) argument presenteren. CONTRA-argumenten - de schaduwzijde: die is er altijd. Gewoon benoemen en aantonen dat de PRO s winnen. Belangrijk voor het debat. valkuil: vergeten op te nemen, te veel in rechtvaardigingsdenken blijven hangen. Alternatieven - vermeld de alternatieven die leven bij een publiek ook al zijn ze eigenlijk niet haalbaar, realistisch of gewenst. Beschrijf en ontkracht ze respectvol. valkuil: deskundigenalternatieven in een tekst voor politieke bestuurders. 12 6

7 Bouwsteen 7 realisatie: de volgende stap Geef hier aan wat er moet gebeuren als er een klap is gegeven op het gevraagde besluit. Bij lagere overheden kan een besluit vaak direct worden uitgevoerd (bijvoorbeeld een gemeentelijk besluit over het afwijzen van een bouwvergunningaanvraag). Dan bestaat de uitvoering uit een dienstopdracht. Bij hogere overheden als een ministerie is de lijn naar de werkelijkheid vaak wat langer. Dan kun je aangeven wat de volgende stap is in een besluitvormingstraject. In het algemeen: hoe concreter hoe beter. Wie gaat wat doen en wanneer? 13 Vooroverleg over de inhoud van een nota aanleiding? probleem? wereld van de opdrachtgever (politiek-bestuurlijke) centrale vraag? wereld van de schrijver kader inhoudelijk-politieke afbakening? procesmatige afbakening? het door jou te vinden antwoord en de argumentatie ter ondersteuning van dit antwoord Twijfel over de opdracht? Overleg dan met je opdrachtgever over de bedoeling ervan. Bij het kader gaat het in deze fase niet alleen om het afbakenen van de antwoordruimte, maar ook om het proces: wie moet, mag, of mag niet op welk moment om een inhoudelijke bijdrage worden gevraagd? 14 7

8 Tekstopbouw volgens het a4-model Inleiding volgens het abc tje: de aanleiding (waarom de tekst op dit moment) het belang (waarom moet de lezer zich er druk om maken) en de politiek-bestuurlijke centrale vraag waarop de tekst een antwoord geeft. Kader: regels, afspraken, beleid, akkoorden waarmee de schrijver rekening heeft gehouden bij het beantwoorden van de centrale vraag (kader kan eventueel naar toelichting). Advies (gevraagde besluit) als antwoord op de centrale vraag. Argumentatie (pro, contra en alternatieven) ter ondersteuning van het advies: wat pleit ervoor, wat pleit ertegen (en waarom wint dat niet) en welke alternatieven zijn er (en waarom hebben deze niet de voorkeur?) Realisatie: van papier naar werkelijkheid? Het politieke a4 tje, het advies a4 tje en het offerte a4 tje (zie daarvoor Haal binnen die opdracht, Bert Ruck, 2007) zijn varianten op dit basismodel. 15 Adviseren: van dwingend naar meer ruimte latend stellig Iets moet zus of zo gedaan worden. Een te maken keuze voorstructureren: als a het zwaarst weegt kies dan x; als b het zwaarst weegt kies dan y. Mogelijke keuzes in beeld brengen en de gevolgen ervan waarderen: x heeft kwaliteit a en b; y heeft kwaliteit c en d; z heeft kwaliteit e en f. ruimte latend Alleen mogelijke keuzes in beeld brengen: in aanmerking komen x, y en z als oplossing. 16 8