CIRRO DRAAIBOEK CONTEXT PO/OT V1.0

Transcriptie

1 / draaiboek CIRRO DRAAIBOEK CONTEXT PO/OT V1.0 voor partnerorganisaties en organisaties met terreinwerking /

2 Inhoudstafel 1 Inleiding 4 UITWISSELINGSPLATFORM CIRRO 4 CIRRO UITBREIDING 5 BEDOELING VAN DIT DOCUMENT 5 BASISELEMENTEN 5 ALGEMENE ONTWERPPRINCIPES VAN HET PLATFORM Gebruikte termen Gescheiden platform contexten 7 2 Definities 8 OVERZICHT VAN DE BELANGRIJKSTE BASISELEMENTEN 8 DOELSTELLING (STRATEGISCHE DOELSTELLING) 8 BELEIDSTHEMA 9 PROBLEMATIEK 9 PREVENTIESTRATEGIE 9 OPERATIONELE DOELSTELLING 9 METHODIEKEN Ondersteuningsmiddel Actiestrategie Pakket 11 ACTIE of PROJECT 11 RESULTAATGEBIED Aanbod van informatie, documentatie en advies Ontwikkeling Dissemineren Ondersteunen van de uitvoering Uitvoeren naar einddoelgroep Onderzoek Evaluatie 13 VERFIJNINGEN BIJ DE BASISELEMENTEN Status Actiestatus Werkingsjaar Type organisatie Opdracht Subsidiëring actie 14 3 Relaties tussen entiteiten 14 DOELSTELLING BELEIDSTHEMA PREVENTIESTRATEGIE 14 4 Rollen bij de basiselementen 15 DOELSTELLING Zorg en Gezondheid Partnerorganisatie of organisatie met terreinwerking 15 BELEIDSTHEMA Zorg en Gezondheid Partnerorganisatie of organisatie met terreinwerking 15 PREVENTIESTRATEGIE Zorg en Gezondheid CIRRO DRAAIBOEK context PO/OT V1.0 2/22

3 4.3.2 Logo Partnerorganisatie 16 OPERATIONELE DOELSTELLING Zorg en Gezondheid Partnerorganisatie of organisatie met terreinwerking 16 ONDERSTEUNINGSMIDDEL Zorg en Gezondheid Partnerorganisatie Logo Formulier voor invoegen van ondersteuningsmiddel 17 ACTIE Zorg en Gezondheid Partnerorganisatie en organisatie met terreinwerking CIRRO velden voor invoegen actie door partnerorganisatie of organisatie met terreinwerking Vraag en antwoord bij acties 18 RESULTAATGEBIED Zorg en Gezondheid Partnerorganisatie en organisatie met terreinwerking 19 5 Verslaggeving 19 6 Verslagen 19 7 Gebruik van ondersteuningsmiddelen 20 VRAAG EN ANTWOORD BIJ ONDERSTEUNINGSMIDDELEN 20 8 Rapporten 20 9 Dashboard Notificatie Toegang tot CIRRO Helpdesk CIRRO DRAAIBOEK context PO/OT V1.0 3/22

4 1 Inleiding UITWISSELINGSPLATFORM CIRRO In 2009 is het Agentschap Zorg en Gezondheid gestart met de ontwikkeling van een ICT-systeem, dat later de benaming uitwisselingsplatform heeft gekregen en recent de officiële benaming CIRRO (Communicatie Interactie Resultaatsgerichtheid Registratie Ondersteuning). De ontwikkeling van dit uitwisselingsplatform kadert binnen een ruimer ICT- programma van Zorg en Gezondheid waarin allerlei organisaties hun dossiers elektronisch kunnen indienen en opvolgen. De doelstelling van waaruit Zorg en Gezondheid initiatief heeft genomen om een uitwisselingsplatform te ontwikkelen, is de volgende: De werking (o.a. de activiteiten met betrekking tot projectmatige werking en netwerking) van organisaties zoals Logo's (en later ook voor partnerorganisaties, organisaties met terreinwerking, CGG, SEL s, individuele zorgaanbieders en ad hoc organisaties) ondersteunen, opvolgen, evalueren en aansturen. Dit via een actueel gehouden registratieen opvolgsysteem. Dit systeem moet een gebruiksinstrument worden die een win-win situatie creëert voor alle betrokken actoren: 1. In eerste instantie moet dit een hulpmiddel worden voor organisaties om met betrokken externe actoren (projectmatige) informatie uit te wisselen, samen te werken met andere actoren met het oog op planmatig en projectmatig werken binnen een vooraf bepaald kader (basismethodiek met vrijheidsgraden); 2. om zo in een beweging de nodige gegevens te verzamelen die nodig zijn voor Zorg en Gezondheid (administratieve gegevens, registratiegegevens voor het uitvoeren van controles op erkenningen en subsidies, beleidsrapportering). Naast informatie over acties door de Logo's is er op termijn ook info nodig over de acties door de uitvoerders in het Logo-netwerk (preventieorganisaties) en later ook over de acties van organisaties met terreinwerking of partnerorganisaties die ondersteuning bieden; 3. Zorg en Gezondheid moet via deze tool de prioriteiten kunnen invullen en wijzigen binnen de beleidsdoelstellingen. Daarop wordt gerapporteerd en opgevolgd of daar ook de juiste reactie uit voortkomt en de projecten gestart worden; Er wordt gestart met de Logo's. De keuze om te starten met de Logo s is ingegeven door de nieuwe regelgeving, meer bepaald het besluit van de Vlaamse Regering betreffende de Logo s van 30 januari De geografische hervormingen en de nieuwe invulling van de Logo-opdrachten sinds deze regelgeving vereisten een aangepaste wijze van rapportering en opvolging. Het vroegere registratiesysteem dat sinds 2003 bestond, is niet meer toereikend voor de hervormde sector vanaf Hoewel gestart wordt met de sector van de Logo s, is het uitwisselingsplatform zowel bij analyse als bij ontwikkeling zo veel mogelijk generiek opgevat, opdat later ook andere sectoren ermee zouden kunnen werken CIRRO DRAAIBOEK context PO/OT V1.0 4/22

5 CIRRO UITBREIDING Op basis van de conclusies uit de business analyse en diverse werkgroepen is in 2015 door de CIRRO stuurgroep binnen Zorg en Gezondheid beslist om van start te gaan met de functionele analyse en de ontwikkeling van een CIRRO uitbreiding naar twee nieuwe contexten, nl. context CGG (Centra voor Geestelijke Gezondheidszorg) en context PO/OT (partnerorganisaties en organisaties met terreinwerking). De functie van CIRRO na de uitbreiding: 1. Vanuit het perspectief van de overheid: het aansturen en opvolgen van organisaties - Via doelstellingen, operationele doelstellingen en thema s - Feedback acties en indicatoren 2. Vanuit het perspectief van een organisaties: registratie en delen van informatie - Via acties/projecten, jaarplan, jaarverslag en bijlage (kwalitatief en kwantitatief) terugkoppelen naar de overheid Zorg en Gezondheid 3. Verwerkbaarheid van data - De gestructureerde data moet verwerkbaar zijn door externe dataanalyse/rapporteringssoftware - CIRRO verzamelt data, doch verwerkt niet. BEDOELING VAN DIT DOCUMENT Dit document heeft als bedoeling het conceptueel model waarop het uitwisselingsplatform CIRRO is gebaseerd voor de context PO/OT (partnerorganisaties en organisaties met terreinwerking), aan de verschillende gebruikers uit te leggen op een niet-technische manier. Er zal verduidelijkt worden uit welke elementen het platform bestaat, wat de relaties tussen deze verschillende elementen zijn en op welke manier elke gebruiker toegang zal hebben tot het platform, m.a.w. hoe het systeem dagdagelijks gebruikt kan worden door de verschillende actoren. Het draaiboek is te beschouwen als een document in ontwikkeling aangezien het systeem in fasen ontwikkeld wordt en het zeer waarschijnlijk is dat ook na de ingebruikname nog verdere verduidelijkingen moeten neergeschreven worden. Elke nieuwe versie van het draaiboek zal genummerd worden, waarbij de meest relevante versie door Zorg en Gezondheid zal bezorgd worden aan de organisaties die het systeem zullen gebruiken voor de context PO/OT. Voorliggende versie van het draaiboek is geschreven ter ondersteuning van CIRRO 5.1 context PO/OT. Het draaiboek wordt regelmatig geactualiseerd. Het is belangrijk erop te wijzen dat CIRRO de regelgeving of andere taakafspraken niet vervangt. BASISELEMENTEN Een basiselement (ook wel entiteit) binnen het systeem is een betekenisvol element dat op de schermen zal verschijnen, en dat toelaat de werking van een organisatie in te geven in het systeem zodat het zichtbaar is in CIRRO DRAAIBOEK context PO/OT V1.0 5/22

6 de eerste plaats voor de eigen organisatie, maar ook voor de overheid, partnerorganisaties, organisaties met terreinwerking of andere betrokken organisaties. Het doorlopen van de verschillende basiselementen maakt het dus voor een gebruiker mogelijk zijn acties zichtbaar te maken, te presenteren en dit op een gestructureerde wijze die iedere gebruiker kent en hanteert. Figuur 1: Ontwerp startpagina met zicht op de basiselementen van het systeem De verschillende basiselementen uit het systeem worden in hoofdstuk 2 gedefinieerd. Naast de definities van deze basiselementen moeten ook de relaties tussen verschillende basiselementen worden gedefinieerd, zodat verschillende organisaties op een zo eenduidig mogelijke manier van het systeem gebruik maken. De relaties tussen de verschillende basiselementen wordt verduidelijkt in hoofdstuk 3. Op termijn zal het systeem verschillende soorten van gebruikers kennen (overheid, partnerorganisaties, organisaties met terreinwerking, Logo s, organisaties met een ondersteuningsaanbod voor de Logo s, Centra voor Geestelijke Gezondheidszorg, enz ). Elk soort organisatie zal bepaalde rechten en plichten hebben binnen het systeem, bepaalde rollen zullen voorbehouden blijven voor bepaalde organisaties. Deze rollen worden verduidelijkt in hoofdstuk 4. Deze vastgelegde gebruikersrechten en plichten en specifieke rollen zijn gebaseerd op de ideale complementaire samenwerking van de betrokken organisaties, met ieders eigen toegewezen opdrachten. Basiselementen Voorbeelden van basiselementen in de context van het uitwisselingsplatform zijn: Doelstelling (strategische hoofd en sub) met thema s, gezondheidsdoelstelling Operationele doelstelling Resultaatgebied Actie, project Methodieken, ondersteuningsmiddelen ALGEMENE ONTWERPPRINCIPES VAN HET PLATFORM Gebruikte termen In dit document worden volgende termen gebruikt: Actor, algemene term voor organisaties of groepen van organisaties in een bepaalde rol Gebruiker, de gebruiker ingelogd in het systeem Eigenaar, de gebruiker die een bepaald object heeft aangemaakt CIRRO DRAAIBOEK context PO/OT V1.0 6/22

7 Agentschap Zorg en Gezondheid of Zorg en Gezondheid, voornamelijk afdeling Preventie en afdeling Gespecialiseerde Zorg. PO/OT of partnerorganisatie/organisatie met terreinwerking Gescheiden platform contexten Het platform is ontworpen met een bepaalde toepassingscontext. De drie toepassingscontexten zijn 1) die van de Logo-werking, 2) die van partnerorganisaties en organisaties met terreinwerking (PO/OT) en 3) die van Centra Geestelijke Gezondheidszorg (CGG). Alle uitvallijsten worden gedefinieerd binnen een bepaalde context. Dit wil zeggen dat alle partnerorganisaties of andere organisaties die een ondersteuningsaanbod hebben of zullen hebben voor Logo s, reeds in de beginfase dit ondersteuningsaanbod konden visualiseren in het platform. Context Partnerorganisaties/Organisaties met terreinwerking De actoren voor gebruik van platform binnen deze context zijn: Interne uitwisseling: Agentschap Zorg en Gezondheid: afdeling Preventie Partnerorganisaties en organisaties met terreinwerking Partnerorganisaties, en eventueel andere organisaties met een kwalitatief ondersteuningsaanbod voor Logo s Context Uitwisseling met Logo s De actoren voor gebruik van platform binnen deze context zijn: Interne uitwisseling: Agentschap Zorg en Gezondheid: afdeling Preventie Lokale organisaties: Logo s Nog te bepalen in de toekomst is het consulteren van een publiek gedeelte rond methodieken en ondersteuningsmiddelen door o.a. preventieorganisaties 1 uit het Logo-netwerk. 1 Definitie uit BVR betreffende de Logo s: preventieorganisaties = andere verenigingen, organisaties, of plaatselijke of regionale afdelingen ervan, dan partnerorganisaties, vermeld in artikel 2, 23, van het decreet van 21 november 2003, met een werking binnen het werkgebied van een Logo, die een meerwaarde kunnen bieden aan de uitvoering van het preventieve gezondheidsbeleid in dat werkgebied CIRRO DRAAIBOEK context PO/OT V1.0 7/22

8 2 Definities OVERZICHT VAN DE BELANGRIJKSTE BASISELEMENTEN Onderstaande figuur geeft een overzicht van de belangrijkste basiselementen binnen het systeem. In dit hoofdstuk zullen de afzonderlijke basiselementen worden gedefinieerd, terwijl de relaties tussen deze basiselementen in hoofdstuk 3 behandeld worden. Hoe Methodiek Onderbouwd en m.i.v. ondersteuningsmiddelen en gericht op een van de actiestrategieën (educatie, structurele maatregelen, zorg en begeleiding) Wat Strategische Beleidsdoelstelling Operationele doelstelling (*) Project / actie Activiteit Beleidsthema Resultaatgebieden Expertise, Informatie, Documentatie en Advies - Methodiekontwikkeling - Disseminatie - Ondersteuning - Uitvoering - (Registreren - Coördineren) Rapportering ( ) op niveau van de partnerorganisatie of organisatie met terreinwerking DOELSTELLING (STRATEGISCHE DOELSTELLING) Binnen het platform kunnen twee niveaus van doelstelling worden onderscheiden. Een hoofddoelstelling is een gesteld objectief waarmee gezondheidswinst wordt beoogd. bv. De bevolking informeren en voorlichten over en beschermen tegen mogelijke gezondheidsrisico's van het milieu in de leefomgeving. Een subdoelstelling is een concretisering van een hoofddoelstelling. Een subdoelstelling is het laagst mogelijke niveau waarop binnen het platform een doelstelling kan geformuleerd worden. bv. De bevolking informeren en voorlichten over en beschermen tegen mogelijke gezondheidsrisico s in het binnenmilieu. Opmerking: een hoofddoelstelling is niet noodzakelijkerwijs een Vlaamse gezondheidsdoelstelling en niet iedere hoofddoelstelling heeft noodzakelijkerwijze subdoelstellingen CIRRO DRAAIBOEK context PO/OT V1.0 8/22

9 BELEIDSTHEMA Een beleidsthema is een beleidsmatig naar voor geschoven prioriteit binnen het gebied van de preventieve gezondheid. In Art. 1 van het besluit betreffende de subsidiëring en erkenning van partnerorganisaties en organisaties met terreinwerking ter uitvoering van het preventiedecreet is beleidsthema als volgt gedefinieerd: een thematisch gebied binnen het preventieve gezondheidsbeleid waarrond de Vlaamse overheid initiatieven neemt.bv. Voeding, Tabak, Valpreventie, Gezondheid en milieu, gezonde gemeente, enz. PROBLEMATIEK Een problematiek omschrijft een bestaand probleem op vlak van gezondheid (een gezondheidsprobleem), waartegen preventieve acties mogelijk zijn. Een problematiek is steeds gekoppeld aan een operationele doelstelling (zie verder). bv. overgewicht bij jongeren, alcoholmisbruik PREVENTIESTRATEGIE Preventiestrategie verwijst naar de term zoals gehanteerd in het preventiedecreet van 2003, in het kader van het werken met Vlaamse gezondheidsdoelstellingen: Art De gezondheidsconferentie, bedoeld in artikel 13, 1, formuleert een voorstel van een nieuwe of te herziene Vlaamse gezondheidsdoelstelling. Dit voorstel bevat: a) de formulering van de Vlaamse gezondheidsdoelstelling zelf; b) de nodig geachte preventiestrategieën om de voorgestelde Vlaamse gezondheidsdoelstelling te kunnen realiseren binnen de gestelde termijn en op een zo doelmatig mogelijke wijze; c) een onderbouwde simulatie van de voor b) nodig geachte middelen, rekening houdend met de al ter beschikking gestelde middelen. Kortweg: een preventiestrategie is de manier waarop een Vlaamse gezondheidsdoelstelling zal worden gerealiseerd en situeert zich op een hoger niveau dan actiestrategie, een term die verder aan bod komt. Opmerking: daar waar mogelijk worden preventiestrategieën in het uitwisselingsplatform aan bepaalde hoofden/of subdoelstellingen gekoppeld. OPERATIONELE DOELSTELLING Een operationele doelstelling geeft aan op welke manier het bereiken van een bepaalde doelstelling zal worden nagestreefd, het is de focus waarop een actor zich zal richten. Aan een operationele doelstelling is steeds een bepaald deel uit de beheersovereenkomst rond preventie gekoppeld: de omschrijving van een opdracht met betrekking tot gezondheid waarop de actie verbonden met een operationele doelstelling een antwoord biedt. Een operationele doelstelling wordt toegewezen aan één of meerdere organisaties. Een bepaalde operationele doelstelling wordt altijd in een bepaald resultaatgebied of in een combinatie van verschillende resultaatgebieden aan een organisatie toegewezen. Door verschillende organisaties in verschillende CIRRO DRAAIBOEK context PO/OT V1.0 9/22

10 resultaatgebieden aan een operationele doelstelling toe te wijzen, wordt samenwerking tussen deze organisaties binnen een bepaalde operationele doelstelling bevorderd. De term resultaatgebied wordt verder toegelicht in 2.9. METHODIEKEN Om operationele doelstellingen te realiseren is er nood aan methodieken. Die kunnen losstaand toegepast worden of een geheel vormen. Als er sterk op wordt aangedrongen om ze als geheel toe te passen, spreken we van een pakket (zie verder). Een methodiek is een geheel van te volgen vaste, weldoordachte werkwijzen om een bepaalde doelstelling te bereiken, die bestaat uit ondersteuningsmiddelen (materialen en diensten) en die gericht is op een of meer actiestrategieën zoals educatie, het nemen van structurele maatregelen, het aanbieden van preventieve zorg of begeleiding. Om een effectief preventiebeleid te realiseren is het nodig in te grijpen via verschillende actiestrategieën. Dit kan binnen één methodiek of een samengaan van verschillende methodieken Ondersteuningsmiddel Ondersteuningsmiddelen zijn materialen of diensten die samen een methodiek vormen en ter beschikking worden gesteld om intermediairs of de doelgroep te ondersteunen om zo een bepaalde operationele doelstelling te realiseren. Een materiaal is een tastbaar product dat aan een intermediair of doelgroep aangeboden wordt. bv. een affiche, poster, stappenteller, een Powerpoint-presentatie. Een dienst is een niet tastbaar middel dat aan een intermediair of doelgroep aangeboden wordt. bv. een website, gecentraliseerde inschrijvingsmogelijkheid om deel te nemen aan een wedstrijd, een infosessie geven, coaching, persoonlijk advies aan de hand van een online test, vorming Actiestrategie Een actiestrategie duidt aan via welke weg de methodiek binnen een matrix werkzaam is. Tot nu toe is gebleken dat volgende 8 achtstrategieën voldoen voor het preventieve gezondheidsbeleid. 1. Informeren en sensibiliseren van doelgroep 2 en/of naaste omgeving 2. Informeren en sensibiliseren van intermediairs 3 = kennis en bewustmaking, weten, motiveren 3. Vaardigheden versterken bij doelgroep en/of naaste omgeving 4. Deskundigheidsbevordering bij intermediairs = kunnen en doen, handelen, acties ondernemen die leiden tot interventie = doe-gericht 5. Omgevingsinterventies opzetten (bv. om gezonde keuzes te bevorderen) 2 De doelgroep is de einddoelgroep en/of naaste omgeving zoals peergroup. 3 De organisaties en zorgaanbieders die een meerwaarde kunnen bieden voor het preventief gezondheidsbeleid CIRRO DRAAIBOEK context PO/OT V1.0 10/22

11 6. Pleitbezorging voor en ondersteuning van structureel beleid 7. (Vroeg)detectie organiseren en uitvoeren 8. (Vroeg)interventie organiseren en uitvoeren 1-4 = educatie 5-6 = structurele maatregelen = zorg en begeleiding Per setting kan een matrix opgemaakt worden met in de lijnen deze actiestrategieën en in de kolommen de doelgroepen. Informeren en sensibiliseren (1 en 2) kunnen samen genomen worden in één lijn, idem voor Vaardigheden versterken en Deskundigheidsbevordering (3 en 4) Pakket We spreken van een pakket van ondersteuningsmiddelen als de methodiekontwikkelaar aangeeft dat die samen dienen te worden aangeboden en uitgevoerd. Dit kan binnen één of binnen meerdere actiestrategieën. ACTIE of PROJECT 5 Een project is een geplande actie of geheel van acties met het oog op het realiseren van een operationeel doel. Aan een actie of project wordt een resultaatgebied toegekend en een operationele doelstelling. In CIRRO kunnen acties en projecten op dezelfde wijze ingevuld worden met de statussen in opmaak, ingepland, in uitvoering en uitgevoerd. RESULTAATGEBIED Het resultaatgebied geeft aan tot welke soort de ondernomen actie behoort. In CIRRO is het mogelijk om binnen een actie verschillende resultaatgebieden te combineren, maar binnen de toepassingscontext PO/OT wordt geopteerd voor een-op-een-relatie. Dit betekent dat iedere actie uit één resultaatgebied bestaat indien niet anders met Zorg en Gezondheid overeengekomen. De tot nu toe voorziene resultaatgebieden zijn Aanbod van informatie, documentatie en advies, Ontwikkeling van methodieken, Disseminatie van methodieken, Ondersteuning van de implementatie met inbegrip van deskundigheidsbevordering, Uitvoering. De resultaatgebieden Onderzoek en Evaluatie zijn bedoeld om projecten met facultatieve subsidie hieromtrent in te geven indien overeengekomen met Zorg en Gezondheid. Ze worden actueel niet gebruikt Aanbod van informatie, documentatie en advies Een actie van dit type heeft als doel expertise aan te bieden via informatie, documentatie en advies. 4 In de gezondheidsmatrix voor het onderwijs wordt een onderscheid gemaakt tussen structurele maatregelen met betrekking tot gezondheidsbevordering en afspraken en regelgeving. In feite zijn afspraken en regelgeving ook structurele maatregelen. 5 Actie/project wordt hierna actie genoemd CIRRO DRAAIBOEK context PO/OT V1.0 11/22

12 2.9.2 Ontwikkeling Een actie van het type ontwikkeling heeft als doel een actiestrategie(ën) te beschrijven en een geheel van materialen of diensten te ontwikkelen die gebaseerd zijn op die achterliggende actiestrategieën. In het Vlaamse preventielandschap is ontwikkeling hoofdzakelijk een taak die door de partnerorganisaties wordt opgenomen Dissemineren Een actie van het type disseminatie heeft als doel de verspreiding van de methodiek (actiestrategieën en ondersteuningsmiddelen) onder organisaties of zorgaanbieders (intermediairs), die ze op hun beurt uitvoeren ten aanzien van de doelgroep (van die actiestrategieën en ondersteuningsmiddelen), of rechtstreeks onder de doelgroep. In het Vlaamse preventieve landschap is disseminatie een hoofdtaak die voor de Logo s, daar waar de methodiek een verspreiding vergt via een locoregionaal netwerk. Het verspreiden van bijvoorbeeld een methodiek die enkel gericht is naar een bepaalde beroepsgroep, kan soms efficiënter rechtstreeks naar die doelgroep verlopen. Toelichting over Disseminatie, specifiek gericht op de Logo s: Dit omvat alle initiatieven die het Logo neemt totdat een intermediair of netwerkpartner (de zogenaamde preventieorganisaties uit het besluit betreffende de Logo s) een beslissing neemt om de aangereikte actiestrategieën en ondersteuningsmiddelen al dan niet op te nemen in zijn werking of beleid en dus beslist: ik doe het, ik ga aan de slag met die methodieken in een bepaalde setting, of ik doe het niet. Het gaat om het verkopen en overtuigen tot aankopen van de methodieken en materialen. Mogelijke acties hierbij zijn: zoeken naar de meest geschikte intermediairs, netwerking, informatie verstrekken, uitleggen en toelichten, het belang aantonen, motiveren, overleg organiseren, goede reeds bestaande voorbeelden uitleggen of toelichten, enz. Het begeleiden van de preventieorganisaties bij het opnemen van de preventieve gezondheid in hun beleid is disseminatie. Voor lokale besturen krijgt deze begeleiding vorm in hulp bij de invulling van het luik preventieve gezondheidsbeleid van het lokaal sociaal beleidsplan. Het gaat dus niet om het geven van vormingen en trainingen om bijvoorbeeld de methodiek aan de leren, wel om informatie geven zodat men beleidsbeslissingen kan nemen. Ook het coachen bij of ondersteunen van de uitvoering of de uitvoering ten aanzien van de doelgroep zelf, behoren niet tot disseminatie Ondersteunen van de uitvoering Ondersteuning van de uitvoering als resultaatgebied past vooral binnen de taken beschreven in het preventiedecreet uit 2003 voor partnerorganisaties, maar kan ook opgenomen worden door organisaties met terreinwerking, voor zover het om het ondersteunen van de uitvoering gaat. Het betreft o.a. het bevorderen van de deskundigheid van intermediairs of het aanreiken van begeleiding en ondersteuning bij het uitvoeren van preventief gezondheidsbeleid. Ook het uitbouwen en operationeel houden van informatiesystemen kan hieronder vallen. Enkele voorbeelden van het ondersteunen van de uitvoering: Partnerorganisatie: aanbieden van ondersteuning aan intermediairs door VIGeZ en VAD in kader van gezonde gemeente en andere methodieken Logo s: het begeleiden en ondersteunen van gemeenten en OCMW-besturen bij het uitwerken en opvolgen van hun lokale preventieve gezondheidsbeleid op basis van de methodieken. Dit resultaatgebied zal ook toegewezen worden aan die Logo s die een preventiecoach in dienst hebben CIRRO DRAAIBOEK context PO/OT V1.0 12/22

13 2.9.5 Uitvoeren naar einddoelgroep Een actie van het type uitvoering naar doelgroep omvat alle actie(s) die erop gericht zijn rechtstreeks bepaalde actiestrategieën en ondersteuningsmiddelen aan een doelgroep aan te bieden. Meestal is dit, conform het preventiedecreet, een taak van de individuele zorgaanbieders of van organisaties met terreinwerking (terreinwerk rechtstreeks naar de doelgroep, in tegenstelling tot ondersteuning, beschreven bij ondersteuning van de uitvoering ) Onderzoek Een actie van het type onderzoek heeft tot doel het uitvoeren van literatuurstudie en/of onderzoek naar een bepaalde problematiek of naar mogelijke, gewenste en effectieve actiestrategieën om een bepaald objectief bij een bepaalde doelgroep te bereiken. Het resultaat van het onderzoek kan het startpunt zijn voor het uitvoeren van een actie binnen het resultaatgebied ontwikkeling Evaluatie Bij een actie van het type evaluatie ligt het doel van de actie in het uitvoeren van een evaluatie van de effectiviteit van bepaalde actiestrategieën en materialen om gezondheidswinst te bewerkstelligen. VERFIJNINGEN BIJ DE BASISELEMENTEN Status Aan bepaalde basiselementen zal door het systeem of door de eigenaar een status worden toegekend. Bij sommige basiselementen zal de eigenaar de status op een later tijdstip nog kunnen wijzigen. Voorbeelden van statussen zijn in opmaak, actief, non-actief. bv. Zorg en Gezondheid kan doelstellingen die door het beleid niet meer als prioritair worden beschouwd, op non-actief zetten, en eventueel later terug op actief. bv. ook operationele doelstellingen kunnen deze verschillende statussen toegewezen krijgen Er kan nooit teruggekeerd worden van een status actief of non-actief naar de status in opmaak. De status in opmaak wordt standaard toegekend door het systeem wanneer een actor een nieuw basiselement creëert. Opmerking: basiselementen die op non-actief staan, kunnen niet meer worden gebruikt bij het aanmaken van een nieuw project. Basiselementen die tijdens de uitvoering van een project op non-actief worden gezet en die gekoppeld zijn aan dat project, blijven wel nog zichtbaar in de actie/projectfiche Actiestatus De actiestatus geeft aan in welke fase van realisatie een actie zich bevindt. De eigenaar van een actie past deze status aan op het ogenblik dat een actie een volgende fase ingaat. Een mogelijke actiestatus is: 1. In opmaak, 2. Ingepland, 3. In uitvoering, 4. Uitgevoerd, 5. Afgebroken. Toegelaten statusveranderingen zijn: van 1 naar 2 van 2 naar 3, 5 van 3 naar 4, CIRRO DRAAIBOEK context PO/OT V1.0 13/22

14 Om de overgang van de status 2. Ingepland naar 3. In uitvoering te maken, is toestemming van Zorg en Gezondheid vereist via goedkeuring van het jaarplan. Aan de status afgebroken zal steeds een verantwoording gekoppeld moeten worden in de vorm van vrije tekst Werkingsjaar Het werkingsjaar geeft aan in welk jaar een actie wordt uitgevoerd. De eigenaar van een actie geeft het werkingsjaar (of werkingsjaren) aan op het ogenblik dat de actie aangemaakt wordt Type organisatie Organisaties die een rol hebben binnen CIRRO (ook als ze geen actieve gebruiker zijn van het platform), kunnen gegroepeerd worden met organisaties die functioneel dezelfde rol binnen het preventieve gezondheidslandschap vervullen. Type geeft de noemer aan van de groep waartoe een specifieke organisatie behoort. bv. Logo, Partnerorganisatie, Organisaties met terreinwerking, enz Opdracht Bij het aanmaken van een operationele doelstelling zal de eigenaar Zorg en Gezondheid moeten aangeven of de opdracht binnen een van volgende mogelijkheden gesitueerd is: Gereglementeerde subsidie, Ad Hoc subsidie of eigen werking. Voor de partnerorganisaties en organisaties met terreinwerking wordt voornamelijk Gereglementeerde subsidie aangegeven. Dit betekent dat het operationele doelstellingen betreft die passen binnen de beheersovereenkomst. Het is mogelijk dat de eigenaar van een actie aangeeft dat het een actie met Eigen middelen betreft om Zorg en Gezondheid op de hoogte te houden van de relevante acties binnen het gezondheidsbeleid Subsidiëring actie Bij het definiëren van een actie moet de eigenaar aangeven op welke wijze het project gefinancierd wordt indien dit gebeurt met eigen middelen. Eigen middelen kunnen ingezet worden buiten de Vlaams reguliere middelen en buiten de facultatieve subsidie (zie Opdracht). 3 Relaties tussen entiteiten DOELSTELLING BELEIDSTHEMA PREVENTIESTRATEGIE Binnen deze basiselementen is Doelstelling het centrale element. De andere twee basiselementen - Beleidsthema en Preventiestrategie staan op een niet-hiërarchische manier in verband met het basiselement Doelstelling. Een hoofddoelstelling kan 0, 1 of meerdere subdoelstellingen bevatten. De basiselementen Beleidsthema en Preventiestrategie laten Zorg en Gezondheid toe te rapporteren op deze niveaus. Beleidsthema en Preventiestrategie zijn beschrijvingsvelden bij een doelstelling. De aanmaak CIRRO DRAAIBOEK context PO/OT V1.0 14/22

15 van deze basiselementen is optioneel. De link naar de doelstellingen en/of de specifieke subdoelstellingen waarmee ze verbonden zijn, is wel verplicht. 4 Rollen bij de basiselementen Het is belangrijk een onderscheid te maken tussen de rollen die door het systeem bepaald worden, en de afspraken rond hoe met het systeem gewerkt moet worden. Om flexibiliteit in het gebruik van het systeem toe te laten, is ervoor gekozen de werking van het systeem zo veel als mogelijk agnostisch te maken. Dit wil zeggen dat elke actor veel theoretische vrijheid heeft binnen het systeem, maar dat de actor op basis van afspraken niet van al deze mogelijkheden mag gebruik maken. Het systeem is slechts beperkend in zoverre dat enkel de actor die een basiselement aanmaakt door het systeem als eigenaar wordt gedefinieerd, en dat het systeem toelaat dat de eigenaar het basiselement nog wijzigt. De meeste onderstaande beschrijvingen duiden dus op werkafspraken tussen Zorg en Gezondheid en gebruiker die op dit ogenblik van kracht zijn. DOELSTELLING Zorg en Gezondheid Zorg en Gezondheid is de enige actor die doelstellingen kan aanmaken en beheren. Zorg en Gezondheid is eigenaar van alle doelstellingen Partnerorganisatie of organisatie met terreinwerking Een partnerorganisatie of organisatie met terreinwerking kan geen doelstellingen aanmaken of beheren. BELEIDSTHEMA Zorg en Gezondheid Zorg en Gezondheid is de enige actor die de beleidsthema s kan aanmaken en koppelen aan bepaalde doelstellingen. Zorg en Gezondheid is eigenaar van alle beleidsthema s Partnerorganisatie of organisatie met terreinwerking Een partnerorganisatie of organisatie met terreinwerking kan geen beleidsthema s aanmaken of beheren. PREVENTIESTRATEGIE Zorg en Gezondheid Zorg en Gezondheid is de enige actor die preventiestrategieën kan aanmaken en koppelen aan een doelstelling. Zorg en Gezondheid is eigenaar van alle preventiestrategieën Logo Een Logo kan geen preventiestrategieën aanmaken CIRRO DRAAIBOEK context PO/OT V1.0 15/22

16 4.3.3 Partnerorganisatie Een partnerorganisatie kan geen preventiestrategieën aanmaken. OPERATIONELE DOELSTELLING Zorg en Gezondheid Zorg en Gezondheid kan operationele doelstellingen aanmaken. De operationele doelstellingen zijn gebaseerd op de beheersovereenkomsten van de organisatie met de Vlaamse overheid en ze worden toegewezen aan verschillende resultaatgebieden Partnerorganisatie of organisatie met terreinwerking Een partnerorganisatie of organisatie met terreinwerking kan geen operationele doelstellingen aanmaken. ONDERSTEUNINGSMIDDEL Zorg en Gezondheid Zorg en Gezondheid kan ondersteuningsmiddelen en methodieken aanmaken, maar zal dit in praktijk grotendeels aan partnerorganisaties overlaten. Ook organisaties met terreinwerking of andere organisaties hiertoe door Zorg en Gezondheid uitgenodigd kunnen ondersteuningsmiddelen aanmaken in CIRRO. De validatie van de ondersteuningsmiddelen en methodieken voor inbreng in CIRRO berust naargelang het beleidsthema op de expertise van de partnerorganisatie of experten door Zorg en Gezondheid aangezocht. De basis hiervoor is de Leidraad voor de ontwikkeling van preventiemethodieken op de website Partnerorganisatie Een partnerorganisatie kan ondersteuningsmiddelen aanmaken. Een partnerorganisatie kan ook na aanmaak nog wijzigingen doorvoeren aan de ondersteuningsmiddelen. Uit de naamgeving moet blijken dat het ondersteuningsmiddel aangepast is. Wanneer een partnerorganisatie een ondersteuningsmiddel aanmaakt, voert de partnerorganisatie dit in CIRRO in (status in opmaak tijdens ontwikkeling status actief bij ingebruikname indien relevant naar non-actief indien het obsoleet is of vervangen door een ander ondersteuningsmiddel of methodiek. Telkens context Logo s aanduiden indien de disseminatie door de Logo zal gebeuren. Zorg en Gezondheid koppelt de methodieken/ondersteuningsmiddelen met de gepaste operationele doelstellingen van de Logo s. Zo kunnen de Logo s de gedissemineerde methodieken/ondersteuningsmiddelen aanduiden als gebruikt Logo Een Logo dat een eigen ondersteuningsmiddel wil toevoegen in het systeem, bezorgt hiervan een voorstel aan Zorg en Gezondheid (zie 4.5.4). Zorg en Gezondheid kan daarop beslissen het ondersteuningsmiddel al dan niet toe te voegen aan de inventaris met kwaliteitsvolle preventiemethodieken/ondersteuningsmiddelen in CIRRO. Uit de naamgeving moet duidelijk blijken dat het om een door een Logo toegevoegd ondersteuningsmiddel gaat CIRRO DRAAIBOEK context PO/OT V1.0 16/22

17 4.5.4 Formulier voor invoegen van ondersteuningsmiddel Dit formulier voor de ontwikkeling en de beoordeling van preventiemethodieken dient gebruikt te worden door organisaties tijdens de methodiekontwikkeling en bij de beoordeling van een methodiek of een ondersteuningsmiddel ontwikkeld door een andere organisatie. Met behulp hiervan worden bestaande en nieuwe ondersteuningsmiddelen in kaart gebracht vooraleer ze in het uitwisselingsplatform worden toegevoegd door de eigenaar. Het formulier, vanaf 2014 in gebruik genomen, is terug te vinden op de website van Zorg en Gezondheid. Op regelmatige tijdstippen zal dit formulier afgetoetst worden met de gebruikers ervan. Aandachtspunt: binnen dezelfde operationele doelstelling in een bepaald resultaatgebied kan het nodig zijn verschillende ondersteuningsmiddelen apart aan te bieden naargelang de doelgroep of setting die men met de actie wil bereiken. Aandachtspunt: de eigenaar kan aangeven of bepaalde ondersteuningsmiddelen enkel wanneer ze samen aangeboden worden evidence-based zijn (= pakket/methodiek) ACTIE Zorg en Gezondheid Zorg en Gezondheid kan geen acties aanmaken of beheren Partnerorganisatie en organisatie met terreinwerking Een partnerorganisatie of organisatie met terreinwerking kan acties aanmaken. Acties waarvan de partnerorganisatie of organisatie met terreinwerking eigenaar is, staan uniek onder het beheer van die partnerorganisatie of organisatie met terreinwerking. Aangemaakte acties kunnen op continue basis geactualiseerd worden aan de huidige stand van zaken binnen het verloop van de actie (actiestatus aanpassen, eigen beschrijving verslag aanvullen, ). Op die manier is de weergave van de actie in het uitwisselingsplatform op ieder moment een realistische weergave van de lopende actie. Daarbij zijn de sleutelmomenten voor het ingeven en actualiseren van de acties in CIRRO (zie ook Verslagen): 1) voor jaarplan ingeven van acties, aanmaken van jaarplan vanuit CIRRO en het bezorgen samen met de begroting als bijlage aan Zorg en Gezondheid per mail. 2) goedkeuring van het jaarplan door Zorg en Gezondheid per mail en het indienen van het officieel goedgekeurd jaarplan in CIRRO 3) ingeven van de eigen beschrijving van het verslag voor alle acties van het werkingsjaar in CIRRO, aanmaken van het verslag en het indienen van het jaarverslag in Word samen met de bijlagen, o.a. financieel verslag CIRRO velden voor invoegen actie door partnerorganisatie of organisatie met terreinwerking Actie-info: Koppeling aan operationele doelstelling (aanklikbaar voor verdere informatie) samen met resultaatgebied Naam: invullen van benaming actie indien code operationele doelstelling getoond wordt die overschrijven Eigenaar (zal automatisch ingevuld worden door systeem) Context (zal automatisch ingevuld worden door systeem) Status: in opmaak ingepland in uitvoering uitgevoerd afgebroken CIRRO DRAAIBOEK context PO/OT V1.0 17/22

18 Werkingsjaar: aanduiden van gepaste werkingsjaar (meerkeuze) Thema: aanduiden van gepaste thema( s) Beschrijving van eigen invulling voor de actie Doelstelling/Problematiek: aanvullen overeenstemmend met de actie indien ingevuld door systeem, wijzigen naar doelstelling actie Evaluatie: voor jaarverslag invullen als het gaat om specifiek project Eigen beschrijving plan: voor jaarplan voer hier een concrete planning in voor het volgende werkingsjaar (voor PO en OT). indien volledige ingevuld bij veld Beschrijving kan dit blanco blijven. Eigen beschrijving verslag: voor jaarverslag voer hier een beschrijving in van de concrete uitvoering voor het afgelopen werkingsjaar. Gebruik indien voorhanden de afgesproken indicatoren/evaluatiecriteria. Verslaggeving: Bijkomende informatie Doelpubliek Setting Wanneer Evaluatiecriteria: automatisch ingevuld door systeem Indicatoren De beschrijving is zichtbaar voor alle CIRRO-gebruikers terwijl de eigen beschrijving plan voor het jaarplan en de eigen beschrijving voor het jaarverslag enkel zichtbaar zijn voor de eigen organisatie en voor Zorg en Gezondheid Vraag en antwoord bij acties Voor een optimalisatie van de (kennis) uitwisseling is het mogelijk behalve per ondersteuningsmiddel (of een pakket) in status actief ook per actie een vraag- en antwoordsessie te starten. Context PO/OT Dit is (nog) niet van toepassing voor de partnerorganisaties en organisaties met terreinwerking. Context Logo s Belangrijkste actoren zijn hierbij de partnerorganisaties die een vraag stellen over een actie van een Logo en ondersteuningsmiddel (of een pakket/methodiek) daarmee gelinkt. Ook andere Logo s, partnerorganisaties of Zorg en Gezondheid kunnen zich aansluiten bij een dergelijke sessie door bijkomende vragen te stellen of een antwoord te formuleren rond dat project. De initiële vraagsteller kan in CIRRO markeren welk het meest geschikte antwoord is. Bedoeling is om vragen te beantwoorden tijdens de status Ingepland of In Uitvoering. Op die manier wordt een project meer verduidelijkt, wordt draagvlak gecreëerd en wordt het door de ontwikkelaar gepromoot. Om een dergelijke sessie te starten wordt vertrokken van het project zelf. De initiële vraag, het meest geschikte antwoord en de mogelijk tussenliggende discussies blijven steeds zichtbaar in CIRRO bij het betreffende project om zo nuttig te zijn voor andere toekomstige gebruikers. Vraag en antwoord sessies zijn voor Logo s en partnerorganisaties een hulpmiddel om hun projecten, ondersteuningsmiddelen of de toelichting daarbij te verbeteren en dus hun aanbod beter te promoten CIRRO DRAAIBOEK context PO/OT V1.0 18/22

19 RESULTAATGEBIED Zorg en Gezondheid Zorg en Gezondheid wijst resultaatgebieden toe aan de verschillende organisaties die als actor optreden binnen het systeem. Deze zijn gebaseerd op de beheersovereenkomst die de organisatie heeft met de Vlaamse overheid Partnerorganisatie en organisatie met terreinwerking Een partnerorganisatie of organisatie met terreinwerking zal enkel dat resultaatgebied kunnen selecteren waaraan het door Zorg en Gezondheid is toegewezen voor een bepaalde operationele doelstelling. 5 Verslaggeving CIRRO omvat actueel één vorm van verslaggeving verbonden aan een actie voor de context PO/OT: Bijkomende informatie De volgende velden moeten daarbij ingevuld worden: a) Doelgroep b) Setting c) Wanneer d) Indicatoren Het veld Evaluatiecriteria is standaard ingevuld met Zie beheersovereenkomst voor dit resultaatgebied. De verslaggeving die bij het einde van het project moeten ingediend worden, kunnen tussentijds (tijdens de statussen ingepland en in uitvoering ) al ingevuld worden en ze kunnen indien volledig ingevuld ook al worden ingediend. Bij het wijzigen en bij het indienen wordt een datumstempel bijgehouden, nl. Bewaard op. De Bijkomende informatie wordt ook opgenomen in het jaarplan en in het jaarverslag. Ook het standaard ingevulde veld Evaluatiecriteria wordt meegenomen. 6 Verslagen Verder biedt CIRRO de mogelijkheid tot verslagen die niet gekoppeld zijn aan één actie. Daaronder vallen volgende twee mogelijkheden: Jaarplan Jaarverslag Die kunnen aangemaakt en ingediend worden in CIRRO. Nieuw verslag (jaarplan of jaarverslag) aanmaken: Het aanmaken kan gebeuren op elk ogenblik na het ingeven van de actie in CIRRO voor het jaarplan of jaarverslag dat in CIRRO zichtbaar wordt om aan te maken CIRRO DRAAIBOEK context PO/OT V1.0 19/22

20 Het jaarverslag zal pas kunnen aangemaakt worden na het indienen van het jaarplan van het desbetreffende jaar Nieuw verslag (jaarplan of jaarverslag) indienen: Het indienen van het jaarplan en bijlage begroting gebeurt na officiële goedkeuring door Zorg en Gezondheid. Het indienen van het jaarverslag gebeurt in CIRRO samen met de bijlagen zoals financieel verslag, en dit voor de uiterlijke datum bepaald in de regelgeving. 7 Gebruik van ondersteuningsmiddelen VRAAG EN ANTWOORD BIJ ONDERSTEUNINGSMIDDELEN Context PO/OT Dit is (nog) niet van toepassing voor de partnerorganisaties en organisaties met terreinwerking. Context Logo s Het is mogelijk om per ondersteuningsmiddel (of een pakket) in status actief een vraag en antwoord sessie te starten. Belangrijkste actoren zijn hierbij natuurlijk de Logo s die een vraag stellen voor een ondersteuningsmiddel te gaan gebruiken en de partnerorganisatie die het ondersteuningsmiddel ontwierp die in de meeste gevallen instaat voor het antwoord. Ook andere Logo s of Zorg en Gezondheid kunnen zich aansluiten bij een dergelijke sessie door bijkomende vragen te stellen of een antwoord te formuleren rond dat ondersteuningsmiddel. De initiële vraagsteller kan in CIRRO markeren welk het meest geschikte antwoord is. Bedoeling is om vragen te beantwoorden vooraleer het ondersteuningsmiddel gebruikt gaat worden. Op die manier wordt een ondersteuningsmiddel meer verduidelijkt, wordt draagvlak gecreëerd en wordt het ondersteuningsmiddel door de ontwikkelaar gepromoot. Om een dergelijke sessie te starten wordt vertrokken van het ondersteuningsmiddel zelf. De initiële vraag, het meest geschikte antwoord en de mogelijk tussenliggende discussies blijven steeds zichtbaar in CIRRO bij het betreffende ondersteuningsmiddel om zo nuttig te zijn voor andere toekomstige gebruikers. Vraag en antwoord sessies zijn voor partnerorganisaties een hulpmiddel om hun methodieken en ondersteuningsmiddelen of de toelichting daarbij te verbeteren en dus hun aanbod beter te promoten. 8 Rapporten Een van de doelstellingen van CIRRO is om via het uitwisselingsplatform de diverse organisaties, zoals Logo s, partnerorganisaties en Zorg en Gezondheid inzage te geven in de resultaten van ieders input. Dit kan via diverse rapporten. Iedere gebruiker kan rapporten via CIRRO raadplegen. Die worden vanuit een aparte Business Intelligence-tool (BI-tool) van Zorg en Gezondheid, het dashboard gegenereerd CIRRO DRAAIBOEK context PO/OT V1.0 20/22

21 De rapporten worden aangeboden via CIRRO en zijn ook beschikbaar in een formaat waarin bewerkingen kunnen gebeuren. Er is een aparte pagina voorzien met de rapporten waar het rapport zowel in pdf als in Excel formaat kan gedownload worden. Er zijn standaard 4 rapporten beschikbaar. 1. Een overzicht van de acties van de eigen organisatie 2. Een overzicht van de operationele doelstellingen van de eigen organisatie. 3. Een overzicht van de ondersteuningsmiddelen per eigenaar 4. Een overzicht van de methodieken De rapporten die voor iedereen hetzelfde zijn, namelijk de ondersteuningsmiddelen per operationele doelstelling bevatten enkel actieve items. Bij het ontwerp van CIRRO is de keuze gemaakt om de toepassing niet te strikt te maken en te werken met bepaalde controlerapporten. In de bestaande rapporten worden bijvoorbeeld ook de acties getoond waarvoor (nog) geen thema is aangeduid of (nog) geen werkingsjaar. Een ander voorbeeld is om zichtbaar te maken als er geen actiestrategie(ën) bij een methodiek of ondersteuningsmiddel zijn gekozen uit de meerkeuzelijst. Alle rapporten worden op het einde van de week geactualiseerd. Jaarlijks wordt door Zorg en Gezondheid een behoefteanalyse gedaan om na te gaan of er op termijn interesse is voor bijkomende standaardrapporten. Daarvoor worden de verbetervoorstellen gecentraliseerd. 9 Dashboard Het ontsluiten van de gegevens binnen CIRRO gebeurt actueel via Cognos, een business-intelligence (BI) tool gebruikt door Zorg en Gezondheid. De partnerorganisaties en organisaties met terreinwerking zullen op termijn rechtstreeks toegang krijgen tot hun eigen dashboard waarin ook een aantal standaardrapporten worden aangeboden, zoals een overzicht van de acties, methodieken, ondersteuningsmiddelen met keuze uit een aantal filters zoals eigenaar, thema, werkingsjaar, status. 10 Notificatie Iedere gebruiker van CIRRO kan zich abonneren op bepaalde veranderingen en gebeurtenissen in het systeem, meer bepaald op veranderingen binnen de operationele doelstellingen en de acties en op vragen en antwoorden bij de ondersteuningsmiddelen en bij de acties. Een gebruiker kan geïnteresseerd zijn in statusveranderingen binnen het geheel van operationele doelstelling en acties, in een verandering in een bepaalde operationele doelstelling of actie of in de antwoorden op de vragen voor bepaalde ondersteuningsmiddelen of acties. Een gebruiker kan zijn abonnement beheren: notificaties kunnen verwijderd, aangevuld worden naar eigen behoeften en wensen. Alle notificaties waarop een gebruiker geabonneerd is, worden geaggregeerd in 1 mail en iedere vrijdag om uur verstuurd naar het door de gebruiker aangegeven mailadres. Als u bent ingelogd op CIRRO en daarna CIRRO DRAAIBOEK context PO/OT V1.0 21/22

22 tegelijkertijd deze mail opent en doorklikt op een item in de mail, wordt u automatisch naar CIRRO geleid, meer bepaald naar de plek waar de verandering zich voorgedaan heeft. Bij vragen en antwoorden worden notificaties onmiddellijk verstuurd, dit maakt snelle reactie mogelijk. De notificaties worden per thema gegroepeerd weergegeven. Actueel worden ze nog voor alle contexten samen gebundeld. 11 Toegang tot CIRRO In CIRRO werken Zorg en Gezondheid, de Logo s, de partnerorganisaties, organisaties met terreinwerking en organisaties met een ondersteuningsaanbod voor Logo s die daarvoor aangezocht worden door Zorg en Gezondheid. Het aanmelden in CIRRO werkt via ehealth toegangs- en gebruikersbeheer en de verschillende stappen tot en met het toekennen van gebruikers, worden gezet door de organisatie zelf. De handleidingen hiervoor bevinden zich op de website van Zorg en Gezondheid. 12 Helpdesk Bij problemen met toegang of tijdens het werken in CIRRO, kan u dit, duidelijk omschreven met eventueel een schermafdruk, mailen naar cirro@vlaanderen.be. Marian De Schryver staat in voor de inhoudelijke tweedelijnshelpdesk via en via cirro@vlaanderen.be of marian.deschryver@zorg-en-gezondheid.be. Vragen, problemen of suggesties worden gecentraliseerd en geprioriteerd voor volgende releases CIRRO DRAAIBOEK context PO/OT V1.0 22/22