/ draaiboek CIRRO DRAAIBOEK V2.0. voor Logo s en partnerorganisaties met een ondersteuningsaanbod voor Logo s /

Transcriptie

1 / draaiboek CIRRO DRAAIBOEK V2.0 voor Logo s en partnerorganisaties met een ondersteuningsaanbod voor Logo s /

2 Inhoudstafel 1 Inleiding UITWISSELINGSPLATFORM CIRRO BEDOELING VAN DIT DOCUMENT BASISELEMENTEN ALGEMENE ONTWERPPRINCIPES VAN HET PLATFORM Gebruikte termen Gescheiden platform contexten 7 2 Definities OVERZICHT VAN DE BELANGRIJKSTE BASISELEMENTEN DOELSTELLING (STRATEGISCHE DOELSTELLING) BELEIDSTHEMA PROBLEMATIEK PREVENTIESTRATEGIE ACTIEFOCUS (OPERATIONELE DOELSTELLING) METHODIEKEN Ondersteuningsmiddel Actiestrategie Pakket Vrijheidsgraden PROJECT ACTIETYPE Onderzoeken Ontwikkelen Dissemineren Ondersteunen van de uitvoering Uitvoeren naar einddoelgroep Evalueren VERFIJNINGEN BIJ DE BASISELEMENTEN Status Projectstatus Type organisatie Vrijheidsgraden Opdracht Projectsubsidiëring 14 3 Relaties tussen entiteiten DOELSTELLING BELEIDSTHEMA PREVENTIESTRATEGIE 15 DOELSTELLING PROBLEMATIEK ACTIEFOCUS 15 ACTIEFOCUS PROJECT ACTIESTRATEGIE ONDERSTEUNINGSMIDDELEN 15 4 Rollen bij de basiselementen DOELSTELLING Zorg en Gezondheid Logo Partnerorganisatie BELEIDSTHEMA Zorg en Gezondheid Logo CIRRO DRAAIBOEK V2.0 2/28

3 4.2.3 Partnerorganisatie Problematiek Zorg en Gezondheid Logo Partnerorganisatie PREVENTIESTRATEGIE Zorg en Gezondheid Logo Partnerorganisatie ACTIEFOCUS Zorg en Gezondheid Logo Partnerorganisatie ACTIESTRATEGIE Zorg en Gezondheid ONDERSTEUNINGSMIDDEL Zorg en Gezondheid Logo Partnerorganisatie Formulier voor invoegen van ondersteuningsmiddel PROJECT Zorg en Gezondheid Logo Partnerorganisatie Sjabloon voor invoegen project door Logo Vraag en antwoord bij projecten ACTIETYPE Zorg en Gezondheid Logo Partnerorganisatie 22 5 Samenwerking PROJECTSAMENWERKING 22 6 Netwerk, netwerkbereik en adoptie THEORETISCH NETWERK 22 NETWERKBEREIK EN ADOPTIE 24 7 Gebruik van ondersteuningsmiddelen VRAAG EN ANTWOORD BIJ ONDERSTEUNINGSMIDDELEN 25 FEEDBACK OVER WELKE ONDERSTEUNINGSMIDDELEN GEBRUIKT WORDEN IN PROJECTEN 26 FEEDBACK OVER GEBRUIK VAN ONDERSTEUNINGSMIDDELEN EN OVER HET PROJECT 26 8 Verslaggeving 26 9 Rapporten Notificatie Toegang tot CIRRO Helpdesk CIRRO DRAAIBOEK V2.0 3/28

4 1 Inleiding 1.1 UITWISSELINGSPLATFORM CIRRO In 2009 is het Agentschap Zorg en Gezondheid gestart met de ontwikkeling van een ICT-systeem, dat later de benaming uitwisselingsplatform heeft gekregen en recent de officiële benaming CIRRO (Communicatie Interactie Resultaatsgerichtheid Registratie Ondersteuning). De ontwikkeling van dit uitwisselingsplatform kadert binnen een ruimer ICT- programma van het agentschap waarin allerlei organisaties hun dossiers elektronisch kunnen indienen en opvolgen. De doelstelling van waaruit het agentschap initiatief heeft genomen om een uitwisselingsplatform te ontwikkelen, is de volgende: De werking (o.a. de activiteiten met betrekking tot projectmatige werking en netwerking) van organisaties zoals Logo's (en later ook voor SEL's, partnerorganisaties, organisaties met terreinwerking, individuele zorgaanbieders en ad hoc organisaties) ondersteunen, opvolgen, evalueren en aansturen. Dit via een actueel gehouden registratie- en opvolgsysteem. Dit systeem moet een gebruiksinstrument worden die een win-win situatie creëert voor alle betrokken actoren: 1. In eerste instantie moet dit een hulpmiddel worden voor organisaties om met betrokken externe actoren (projectmatige) informatie uit te wisselen, samen te werken met andere actoren met het oog op planmatig en projectmatig werken binnen een vooraf bepaald kader (basismethodiek met vrijheidsgraden); 2. om zo in een beweging de nodige gegevens te verzamelen die nodig zijn voor het agentschap (administratieve gegevens, registratiegegevens voor het uitvoeren van controles op erkenningen en subsidies, beleidsrapportering). Naast informatie over activiteiten door de Logo's is er op termijn ook info nodig over de activiteiten door de uitvoerders in het Logonetwerk (preventieorganisaties) en later ook over de activiteiten van organisaties met terreinwerking of partnerorganisaties die ondersteuning bieden; 3. het agentschap moet via deze tool de prioriteiten kunnen invullen en wijzigen binnen de beleidsdoelstellingen. Daarop wordt gerapporteerd en opgevolgd of daar ook de juiste reactie uit voortkomt en de projecten gestart worden; Er wordt gestart met de Logo's. De keuze om te starten met de Logo s is ingegeven door de nieuwe regelgeving, meer bepaald het besluit van de Vlaamse Regering betreffende de Logo s van 30 januari De geografische hervormingen en de nieuwe invulling van de Logo-opdrachten sinds deze regelgeving vereisten een aangepaste wijze van rapportering en opvolging. Het vroegere registratiesysteem dat sinds 2003 bestond, is niet meer toereikend voor de hervormde sector vanaf Hoewel gestart wordt met de sector van de Logo s, is het uitwisselingsplatform zowel bij analyse als bij ontwikkeling zo veel mogelijk opgevat, opdat later ook andere sectoren ermee zouden kunnen werken. Bij het ontwikkelen van het systeem is getracht rekening te houden met 5 vooropgestelde basisprincipes: CIRRO DRAAIBOEK V2.0 4/28

5 1. Van een registratie-instrument naar een werkinstrument - Zoveel mogelijk toegevoegde waarde halen uit de opgelegde registraties - Zo efficiënt mogelijk registreren - Spontaan gebruik vanzelfsprekend maken 2. Ondersteunen van de eigen werking van de organisatie en van de uitvoering van projecten - Het werk van de Logo s vergemakkelijken - De effecten van de projecten maximaliseren - De zichtbaarheid van de effecten maximaliseren (reguliere werking) - De transparantie op het verloop van de projecten voor de Logo s verhogen - Kennisdeling en informatieuitwisseling bevorderen - Erkennen dat elk project uniek is - Gestuurd vanuit methodieken, beste praktijken, etc. 3. Betere samenwerking - Met het netwerk - Met Zorg en Gezondheid - Tussen de Logo s 4. Vanuit de behoeften betrokken actoren 5. Die generiek kunnen vertaald worden naar andere door Zorg en Gezondheid aangestuurde organisaties - Vanuit een streven naar een efficiënte aanwending van de beschikbare middelen - Vanuit een streven naar een betere samenwerking en naar de uitwisseling van beste praktijken 1.2 BEDOELING VAN DIT DOCUMENT Dit document heeft als bedoeling het conceptueel model waarop het uitwisselingsplatform CIRRO is gebaseerd, aan de verschillende gebruikers uit te leggen op een niet-technische manier. Er zal verduidelijkt worden uit welke elementen het platform bestaat, wat de relaties tussen deze verschillende elementen zijn en op welke manier elke gebruiker toegang zal hebben tot het platform, m.a.w. hoe het systeem dagdagelijks gebruikt kan worden door de verschillende actoren. Het draaiboek is te beschouwen als een document in ontwikkeling aangezien het systeem in fasen ontwikkeld wordt en het zeer waarschijnlijk is dat ook na de ingebruikname nog verdere verduidelijkingen moeten neergeschreven worden. Elke nieuwe versie van het draaiboek zal genummerd worden, waarbij de meest relevante versie door Zorg en Gezondheid zal bezorgd worden aan de organisaties die het systeem zullen gebruiken. Voorliggende versie van het draaiboek is geschreven ter ondersteuning van release 1, 2 en 3 van CIRRO. Het draaiboek wordt regelmatig geactualiseerd. Het is belangrijk erop te wijzen dat CIRRO de regelgeving of andere taakafspraken niet vervangt CIRRO DRAAIBOEK V2.0 5/28

6 1.3 BASISELEMENTEN Een basiselement (ook wel entiteit) binnen het systeem is een betekenisvol element dat op de schermen zal verschijnen, en dat toelaat de werking van een organisatie in te geven in het systeem zodat het zichtbaar is in de eerste plaats voor de eigen organisatie, maar ook voor de overheid, partnerorganisaties of andere betrokken organisaties. Het doorlopen van de verschillende basiselementen maakt het dus voor een gebruiker mogelijk zijn project zichtbaar te maken, te presenteren en dit op een gestructureerde wijze die iedere gebruiker kent en hanteert. Figuur 1: Ontwerp startpagina met zicht op de basiselementen van het systeem De verschillende basiselementen uit het systeem worden in hoofdstuk 2 gedefinieerd. Naast de definities van deze basiselementen moeten ook de relaties tussen verschillende basiselementen worden gedefinieerd, zodat verschillende organisaties op een zo eenduidig mogelijke manier van het systeem gebruik maken. De relaties tussen de verschillende basiselementen wordt verduidelijkt in hoofdstuk 3. Op termijn zal het systeem verschillende soorten van gebruikers kennen (overheid, partnerorganisaties, Logo s, terreinorganisaties, enz ). Elk soort organisatie zal bepaalde rechten en plichten hebben binnen het systeem, bepaalde rollen zullen voorbehouden blijven voor bepaalde organisaties. Deze rollen worden verduidelijkt in hoofdstuk 4. Deze vastgelegde gebruikersrechten en plichten en specifieke rollen zijn gebaseerd op de ideale complementaire samenwerking van de betrokken organisaties, met ieders eigen toegewezen opdrachten. Basiselementen Voorbeelden van basiselementen in de context van het uitwisselingsplatform zijn: Doelstelling (hoofd en sub) Actiefocus Project Ondersteuningsmiddelen 1.4 ALGEMENE ONTWERPPRINCIPES VAN HET PLATFORM Gebruikte termen In dit document worden volgende termen gebruikt: Actor, algemene term voor organisaties of groepen van organisaties in een bepaalde rol CIRRO DRAAIBOEK V2.0 6/28

7 Gebruiker, de gebruiker ingelogd in het systeem Eigenaar, de gebruiker die een bepaald object heeft aangemaakt Agentschap Zorg en Gezondheid of Zorg en Gezondheid, voornamelijk afdeling Preventie Gescheiden platform contexten Het platform zal ontworpen worden met een bepaalde toepassingscontext. De eerste (en voorlopig enige) toepassingscontext is deze van de Logo-werking. Alle uitvallijsten worden gedefinieerd binnen deze context. Stel dat in de toekomst het platform wordt gebruikt in een andere context (bv. geestelijke gezondheid, CGG s ), dan zullen volledig andere uitvallijsten kunnen worden gedefinieerd binnen deze nieuwe context. Dit wil zeggen dat alle partnerorganisaties die een ondersteuningsaanbod hebben of zullen hebben voor Logo s, reeds in de beginfase dit ondersteuningsaanbod kunnen visualiseren in het platform. Context Uitwisseling met Logo s De actoren voor gebruik van platform binnen deze context zijn: Interne uitwisseling: Agentschap Zorg en Gezondheid: afdeling Preventie Lokale organisaties: Logo s Partnerorganisaties met een ondersteuningsaanbod voor Logo s Consulteren van publiek gedeelte: Preventieorganisaties 1 uit het Logo-netwerk Andere contexten zijn nog te bepalen in de toekomst. 2 Definities 2.1 OVERZICHT VAN DE BELANGRIJKSTE BASISELEMENTEN Onderstaande figuur geeft een overzicht van de belangrijkste basiselementen binnen het systeem. In dit hoofdstuk zullen de afzonderlijke basiselementen worden gedefinieerd, terwijl de relaties tussen deze basiselementen in hoofdstuk 3 behandeld worden. 1 Definitie uit BVR betreffende de Logo s: preventieorganisaties = andere verenigingen, organisaties, of plaatselijke of regionale afdelingen ervan, dan partnerorganisaties, vermeld in artikel 2, 23, van het decreet van 21 november 2003, met een werking binnen het werkgebied van een Logo, die een meerwaarde kunnen bieden aan de uitvoering van het preventieve gezondheidsbeleid in dat werkgebied CIRRO DRAAIBOEK V2.0 7/28

8 Waarom handelen? Wat willen we aanpakken? Hoe willen we het aanpakken? Wie moet wat ondernemen? Wat werkt / werkt niet? Methodieken Disseminatie, ondersteuning, uitvoering, onderzoek, Beleidsthema Naar doelpubliek en setting Actiestrategieën Ondersteuningsmiddelen Doelstelling ACTIEFOCUS (operationele doelstelling) Materialen Diensten PROJECT (antwoord op actiefocus) Problematiek Toewijzing aan verschillende actoren 2.2 DOELSTELLING (STRATEGISCHE DOELSTELLING) Binnen het platform kunnen twee niveaus van doelstelling worden onderscheiden. Een hoofddoelstelling is een gesteld objectief waarmee gezondheidswinst wordt beoogd. bv. Het realiseren van gezondheidswinst op bevolkingsniveau door een stijging van het aantal mensen dat voldoende fysiek actief is, evenwichtig eet en een gezond gewicht nastreeft. Een subdoelstelling is een concretisering van een hoofddoelstelling. Een subdoelstelling is het laagst mogelijke niveau waarop binnen het platform een doelstelling kan geformuleerd worden. bv. Tegen 2015 stijgt het percentage moeders dat met borstvoeding start (gemeten op dag 6) van 64 naar 74%. Opmerking: een hoofddoelstelling is niet noodzakelijkerwijs een Vlaamse gezondheidsdoelstelling en niet iedere hoofddoelstelling heeft noodzakelijkerwijze subdoelstellingen. 2.3 BELEIDSTHEMA Een beleidsthema is een beleidsmatig naar voor geschoven prioriteit binnen het gebied van de preventieve gezondheid. In Art. 1 van het besluit betreffende de subsidiëring en erkenning van partnerorganisaties en organisaties met terreinwerking ter uitvoering van het preventiedecreet is beleidsthema als volgt gedefinieerd: een thematisch gebied binnen het preventieve gezondheidsbeleid waarrond de Vlaamse overheid initiatieven neemt.bv. Voeding, Tabak, Valpreventie, Gezondheid en milieu, gezonde gemeente, enz CIRRO DRAAIBOEK V2.0 8/28

9 2.4 PROBLEMATIEK Een problematiek omschrijft een bestaand probleem op vlak van gezondheid (een gezondheidsprobleem), waartegen preventieve acties mogelijk zijn. Een problematiek is steeds gekoppeld aan een actiefocus (zie verder). bv. overgewicht bij jongeren, alcoholmisbruik 2.5 PREVENTIESTRATEGIE Preventiestrategie verwijst naar de term zoals gehanteerd in het preventiedecreet van 2003, in het kader van het werken met Vlaamse gezondheidsdoelstellingen: Art De gezondheidsconferentie, bedoeld in artikel 13, 1, formuleert een voorstel van een nieuwe of te herziene Vlaamse gezondheidsdoelstelling. Dit voorstel bevat: a) de formulering van de Vlaamse gezondheidsdoelstelling zelf; b) de nodig geachte preventiestrategieën om de voorgestelde Vlaamse gezondheidsdoelstelling te kunnen realiseren binnen de gestelde termijn en op een zo doelmatig mogelijke wijze; c) een onderbouwde simulatie van de voor b) nodig geachte middelen, rekening houdend met de al ter beschikking gestelde middelen. Kortweg: een preventiestrategie is de manier waarop een Vlaamse gezondheidsdoelstelling zal worden gerealiseerd en situeert zich op een hoger niveau dan actiestrategie, een term die verder aan bod komt. Opmerking: daar waar mogelijk worden preventiestrategieën in het uitwisselingsplatform aan bepaalde hoofden/of subdoelstellingen gekoppeld. 2.6 ACTIEFOCUS (OPERATIONELE DOELSTELLING) Een actiefocus geeft aan op welke manier het bereiken van een bepaalde doelstelling zal worden nagestreefd, het is de focus waarop een actor zich zal richten. Aan een actiefocus is steeds een bepaalde problematiek gekoppeld: de omschrijving van een probleem met betrekking tot gezondheid waarop de actiefocus een antwoord biedt. Een actiefocus wordt toegewezen aan één of meerdere organisaties. Een bepaalde actiefocus wordt altijd in een bepaald actietype of in een combinatie van verschillende actietypes aan een organisatie toegewezen. Door verschillende organisaties in verschillende types aan een actiefocus toe te wijzen, wordt samenwerking tussen deze organisaties binnen een bepaalde actiefocus bevorderd. De term actietype wordt verder toegelicht in METHODIEKEN Om actiefocussen te realiseren is er nood aan methodieken. Die kunnen losstaand toegepast worden of een geheel vormen. Als er sterk op wordt aangedrongen om ze als geheel toe te passen, spreken we van een pakket (zie verder). Een methodiek is een geheel van te volgen vaste, weldoordachte werkwijzen om een bepaalde doelstelling te bereiken, die bestaat uit ondersteuningsmiddelen (materialen en diensten) en die gericht is op een of meer CIRRO DRAAIBOEK V2.0 9/28

10 actiestrategieën zoals educatie, het nemen van structurele maatregelen, het aanbieden van preventieve zorg of begeleiding. Om een effectief preventiebeleid te realiseren is het nodig in te grijpen via verschillende actiestrategieën. Dit kan binnen één methodiek of een samengaan van verschillende methodieken Ondersteuningsmiddel Ondersteuningsmiddelen zijn materialen of diensten die samen een methodiek vormen en ter beschikking worden gesteld om intermediairen of de doelgroep te ondersteunen om zo een bepaalde actiefocus (operationele doelstelling) te realiseren. Een materiaal is een tastbaar product dat aan een intermediair of doelgroep aangeboden wordt. bv. een affiche, poster, stappenteller, een powerpoint presentatie Een dienst is een niet tastbaar middel dat aan een intermediair of doelgroep aangeboden wordt. bv. een website, gecentraliseerde inschrijvingsmogelijkheid om deel te nemen aan een wedstrijd, een infosessie geven, coaching, persoonlijk advies aan de hand van een online test, vorming Actiestrategie Een actiestrategie duidt aan via welke weg de methodiek binnen een matrix werkzaam is. Tot nu toe is gebleken dat volgende 8 achtstrategieën voldoen voor het preventieve gezondheidsbeleid. 1. Informeren en sensibiliseren van doelgroep 2 en/of naaste omgeving 2. Informeren en sensibiliseren van intermediairen 3 = kennis en bewustmaking, weten, motiveren 3. Vaardigheden versterken bij doelgroep en/of naaste omgeving 4. Deskundigheidsbevordering bij intermediairen = kunnen en doen, handelen, acties ondernemen die leiden tot interventie = doe-gericht 5. Omgevingsinterventies opzetten (om gezonde keuzes te bevorderen) 6. Pleitbezorging voor en ondersteuning van structureel beleid 7. (Vroeg)detectie organiseren en uitvoeren 8. (Vroeg)interventie organiseren en uitvoeren 1-4 = educatie 5-6 = structurele maatregelen = zorg en begeleiding Per setting kan een matrix opgemaakt worden met in de lijnen deze actiestrategieën en in de kolommen de doelgroepen. Informeren en sensibiliseren (1 en 2) kunnen samen genomen worden in één lijn, idem voor Vaardigheden versterken en Deskundigheidsbevordering (3 en 4). 2 De doelgroep is de einddoelgroep en/of naaste omgeving zoals peergroup. 3 De organisaties en zorgaanbieders die een meerwaarde kunnen bieden voor het preventief gezondheidsbeleid. 4 In de gezondheidsmatrix voor het onderwijs wordt een onderscheid gemaakt tussen structurele maatregelen met betrekking tot gezondheidsbevordering en afspraken en regelgeving. In feite zijn afspraken en regelgeving ook structurele maatregelen CIRRO DRAAIBOEK V2.0 10/28

11 2.7.3 Pakket We spreken van een pakket van ondersteuningsmiddelen als de methodiekontwikkelaar aangeeft dat die samen dienen te worden aangeboden en uitgevoerd. Dit kan binnen één of binnen meerdere actiestrategieën Vrijheidsgraden Vrijheidsgraden geven aan in hoeverre een ondersteuningsmiddel al dan niet verplicht te gebruiken is door de organisatie waar het ondersteuningsmiddel voor bedoeld is. Volgende gradaties zijn momenteel voorzien : verplicht, aanbevolen, optioneel en ter informatie. Wanneer Verplicht of Aanbevolen? Als een project gekozen wordt met een bepaalde actiestrategie waaraan een verplicht ondersteuningsmiddel is gekoppeld, moet dit ondersteuningsmiddel worden aangewend. Uiteraard zijn bijkomend ook andere ondersteuningsmiddelen toegelaten. Een ondersteuningsmiddel waarbij de vrijheidsgraad Verplicht is aangegeven, heeft voor de organisatie waarvoor het bedoeld is, voorrang op de ondersteuningsmiddelen met vrijheidsgraad Aanbevolen, Optioneel of Ter informatie. Als het een aanbevolen ondersteuningsmiddel betreft, zal de organisatie een grotere vrijheid hebben dit al dan niet mee te nemen in het project. Het kan hier een ondersteuningsmiddel betreffen dat niet zo relevant is als het verplichte ondersteuningsmiddel voor het werken aan de operationele doelstelling. Wanneer Optioneel? Dit geldt voor een ondersteuningsmiddel dat niet verplicht of aanbevolen is door de experten maar wel aanvullend kan meegenomen bovenop de verplichte of aanbevolen ondersteuningsmiddelen. Wanneer Ter informatie? Dit geldt voor een ondersteuningsmiddel dat deel uitmaakt van de inventaris van methodieken en geeft het gebruik ervan aan. Het is informatief voor de organisaties die disseminatie of ondersteuning doen. Een project zal hierop niet gebaseerd worden maar het ondersteuningsmiddel met deze vrijheidsgraad kan wel meegenomen worden in een project als informatie voor de preventieorganisaties. Het voordeel is dat de organisaties die aan disseminatie of ondersteuning doen een ruimer beeld krijgen van het aanbod. De vrijheidsgraden Optioneel en Ter informatie worden onder andere gebruikt bij ondersteuningsmiddelen waarvan nog niet gekend is of ze voldoende onderbouwd zijn of als er alternatieve ondersteuningsmiddelen zijn die prioriteit krijgen vanuit het agentschap in overleg met de eigenaar van het ondersteuningsmiddelen. Ondersteuningsmiddelen kennen immers ook een ontwikkelingsproces en zouden daarna kunnen overgaan naar de vrijheidsgraden optioneel, aanbevolen en verplicht. Ook bij actiestrategieën zijn vrijheidsgraden aangegeven. Als verplicht aangegeven wordt, wijst dit erop dat dit een actiestrategie is die verplicht mee te nemen is bij een project als deze valt onder de gekozen actiefocus. Het kan zijn dat een methodiek meerdere actiestrategieën omvat waarvan bepaalde verplicht zijn, bv. informeren en sensibiliseren van doelgroep en/of naaste omgeving en andere dan weer optioneel kunnen meegenomen worden in een project, bv. vroeg-detectie organiseren en uitvoeren. Opmerking: de mate waarop een methodiek kan aangepast worden door de gebruiker wordt niet aangeduid met het veld Vrijheidsgraad. Dit moet blijken uit de beschrijving van de methodiekontwikkelaar CIRRO DRAAIBOEK V2.0 11/28

12 2.8 PROJECT Een project is een geplande actie of geheel van acties met het oog op het realiseren van een actiefocus (operationeel doel), waarbij gewerkt wordt met een of meer methodieken. Aan een project wordt meestal één actietype toegekend. In een aantal gevallen kunnen er dat meerdere zijn, bv. disseminatie en ondersteuning. In dit laatste geval gelden deze actietypes voor alle acties die ondernomen worden bij dat project. 2.9 ACTIETYPE Het actietype geeft aan tot welke soort de ondernomen actie(s) in een project beho(o)r(t)(en), het refereert naar de kenmerkende actie die centraal staat in het project. In CIRRO is het mogelijk om binnen een project verschillende actietypes te combineren, maar binnen de eerste toepassingscontext voor de sector van de Logo s wordt geopteerd voor de een-op-een-relatie, dus ieder Logoproject kan maar uit één en slechts één actietype bestaan. De tot nu toe voorziene actietypes zijn Onderzoek, Ontwikkeling, Disseminatie, Ondersteuning, Uitvoering en Evaluatie Onderzoeken Een actie van het type onderzoek heeft tot doel het uitvoeren van literatuurstudie en/of onderzoek naar een bepaalde problematiek of naar mogelijke, gewenste en effectieve actiestrategieën om een bepaald objectief bij een bepaalde doelgroep te bereiken. Het resultaat van het onderzoek kan het startpunt zijn voor het uitvoeren van een project van het actietype ontwikkeling Ontwikkelen Een project van het actietype ontwikkeling heeft als doel een actiestrategie(ën) te beschrijven, met inbegrip van de vrijheidsgraden en een geheel van materialen of diensten te ontwikkelen die gebaseerd zijn op die achterliggende actiestrategieën. In het Vlaamse preventielandschap is ontwikkeling hoofdzakelijk een taak die door de partnerorganisaties wordt opgenomen Dissemineren Een project van het type disseminatie heeft als doel de verspreiding van de methodiek (actiestrategieën en ondersteuningsmiddelen) onder organisaties of zorgaanbieders (intermediairen), die ze op hun beurt uitvoeren ten aanzien van de doelgroep (van die actiestrategieën en ondersteuningsmiddelen), of rechtstreeks onder de doelgroep. In het Vlaamse preventieve landschap is disseminatie een hoofdtaak die voor de Logo s, daar waar de methodiek een verspreiding vergt via een loco-regionaal netwerk. Het verspreiden van bijvoorbeeld een methodiek die enkel gericht is naar een bepaalde beroepsgroep, kan soms efficiënter rechtstreeks nar die doelgroep verlopen. Toelichting over Disseminatie, specifiek gericht op de Logo s: Dit omvat alle initiatieven die het Logo neemt totdat een intermediair of netwerkpartner (de zogenaamde preventieorganisaties uit het besluit betreffende de Logo s) een beslissing neemt om de aangereikte CIRRO DRAAIBOEK V2.0 12/28

13 actiestrategieën en ondersteuningsmiddelen al dan niet op te nemen in zijn werking of beleid en dus beslist: ik doe het, ik ga aan de slag met die methodieken in een bepaalde setting, of ik doe het niet. Het gaat om het verkopen en overtuigen tot aankopen van de methodieken en materialen. Mogelijke acties hierbij zijn: zoeken naar de meest geschikte intermediairen, netwerking, informatie verstrekken, uitleggen en toelichten, het belang aantonen, motiveren, overleg organiseren, goede reeds bestaande voorbeelden uitleggen of toelichten, enz. Het begeleiden van de preventieorganisaties bij het opnemen van de preventieve gezondheid in hun beleid is disseminatie. Voor lokale besturen krijgt deze begeleiding vorm in hulp bij de invulling van het luik preventieve gezondheidsbeleid van het lokaal sociaal beleidsplan. Het gaat dus niet om het geven van vormingen en trainingen om bijvoorbeeld de methodiek aan de leren, wel om informatie geven zodat men beleidsbeslissingen kan nemen. Ook het coachen bij of ondersteunen van de uitvoering of de uitvoering ten aanzien van de doelgroep zelf, behoren niet tot disseminatie Ondersteunen van de uitvoering Ondersteuning van de uitvoering als actietype past vooral binnen de taken beschreven in het preventiedecreet uit 2003 voor partnerorganisaties, maar kan ook opgenomen worden door organisaties met terreinwerking, voor zover het om het ondersteunen van de uitvoering gaat. Het betreft o.a. het bevorderen van de deskundigheid van intermediairs of het aanreiken van begeleiding en ondersteuning bij het uitvoeren van preventief gezondheidsbeleid. Ook het uitbouwen en operationeel houden van informatiesystemen kan hieronder vallen. Enkele voorbeelden van het ondersteunen van de uitvoering: Partnerorganisatie: aanbieden van ondersteuning aan intermediairs door VIGEZ en VAD in kader van gezonde gemeente en andere methodieken Logo s: het begeleiden en ondersteunen van gemeenten en OCMW-besturen bij het uitwerken en opvolgen van hun lokale preventieve gezondheidsbeleid op basis van de methodieken. Dit actietype zal ook toegewezen worden aan die Logo s die een preventiecoach in dienst hebben Uitvoeren naar einddoelgroep Een project van het type uitvoering naar doelgroep omvat alle actie(s) die erop gericht zijn rechtstreeks bepaalde actiestrategieën en ondersteuningsmiddelen aan een doelgroep aan te bieden. Meestal is dit, conform het preventiedecreet, een taak van de individuele zorgaanbieders of van organisaties met terreinwerking (terreinwerk rechtstreeks naar de doelgroep, in tegenstelling tot ondersteuning, beschreven bij ondersteuning van de uitvoering ) Evalueren Bij een project van het type evaluatie ligt het doel van het project in het uitvoeren van een evaluatie van de effectiviteit van bepaalde actiestrategieën en materialen om gezondheidswinst te bewerkstelligen VERFIJNINGEN BIJ DE BASISELEMENTEN Status Aan bepaalde basiselementen zal door het systeem of door de eigenaar een status worden toegekend. Bij sommige basiselementen zal de eigenaar de status op een later tijdstip nog kunnen wijzigen. Voorbeelden van statussen zijn in opmaak, actief, non-actief. bv. het agentschap kan doelstellingen die door het beleid niet meer als prioritair worden beschouwd, op non-actief zetten, en eventueel later terug op actief CIRRO DRAAIBOEK V2.0 13/28

14 bv. ook actiefocussen kunnen deze verschillende statussen toegewezen krijgen Er kan nooit teruggekeerd worden van een status actief of non-actief naar de status in opmaak. De status in opmaak wordt default toegekend door het systeem wanneer een actor een nieuw basiselement creëert. Opmerking: basiselementen die op non-actief staan, kunnen niet meer worden gebruikt bij het aanmaken van een nieuw project. Basiselementen die tijdens de uitvoering van een project op non-actief worden gezet en die gekoppeld zijn aan dat project, blijven wel nog zichtbaar in de projectfiche Projectstatus De projectstatus geeft aan in welke fase van realisatie een project zich bevindt. De eigenaar van een project past deze status aan op het ogenblik dat een project een volgende fase ingaat. Mogelijke projectstatussen zijn: 1. In opmaak, 2. Ingepland, 3. In uitvoering, 4. Uitgevoerd, 5. Afgebroken. Toegelaten statusveranderingen zijn: van 1 naar 2 van 2 naar 3, 5 van 3 naar 4, 5 Om de overgang van de status 2. Ingepland naar 3. In uitvoering te maken, is toestemming van het agentschap vereist als het om een eigen geformuleerde actiefocus gaat. Om deze overgang te kunnen maken moet minstens 1 actiestrategie toegevoegd zijn. Aan de status afgebroken zal steeds een verantwoording gekoppeld moeten worden in de vorm van vrije tekst Type organisatie Organisaties die een rol hebben binnen het systeem (ook als ze geen actieve gebruiker zijn van het platform), kunnen gegroepeerd worden met organisaties die functioneel dezelfde rol binnen het preventieve gezondheidslandschap vervullen. Type geeft de noemer aan van de groep waartoe een specifieke organisatie behoort. bv. Logo, Partnerorganisatie, Organisaties met terreinwerking, enz Vrijheidsgraden Aan bepaalde basiselementen zijn vrijheidsgraden verbonden die de gebruiker duidelijkheid geven over de mate waarin een basiselement vrij dan wel verplicht te gebruiken is. Aan de basiselementen actiestrategie en ondersteuningsmiddelen zal steeds een vrijheidsgraad worden toegekend (zie 2.7.4). Een vrijheidsgraad wordt toegekend door de eigenaar van dat basiselement. Een vrijheidsgraad kan na aanmaak gewijzigd worden door de eigenaar van het basiselement waaraan de vrijheidsgraad is toegekend, of door het agentschap Opdracht Bij het aanmaken van een actiefocus zal de eigenaar moeten aangeven of de opdracht binnen een van volgende mogelijkheden gesitueerd is: Gereglementeerde subsidie, Ad Hoc subsidie of eigen werking Projectsubsidiëring Bij het definiëren van een project moet de eigenaar aangeven op welke wijze het project gefinancierd wordt CIRRO DRAAIBOEK V2.0 14/28

15 Mogelijke financieringsvormen zijn Vlaams gereglementeerd, Vlaams ad hoc, Eigen middelen of combinaties van de vorige opties. Vlaams ad hoc wordt enkel aangegeven in het project als projectsubsidiëring als dit project gelinkt is met een ad hoc actiefocus. Eigen middelen kunnen ingezet worden buiten de Vlaams reguliere middelen en buiten de ad hoc financiering. 3 Relaties tussen entiteiten 3.1 DOELSTELLING BELEIDSTHEMA PREVENTIESTRATEGIE Binnen deze basiselementen is Doelstelling het centrale element. De andere twee basiselementen - Beleidsthema en Preventiestrategie staan op een niet-hiërarchische manier in verband met het basiselement Doelstelling. Een hoofddoelstelling kan 0, 1 of meerdere subdoelstellingen bevatten. De basiselementen Beleidsthema en Preventiestrategie laten het agentschap toe te rapporteren op deze niveaus. Beleidsthema en Preventiestrategie zijn beschrijvingsvelden bij een doelstelling. De aanmaak van deze basiselementen is optioneel. De link naar de doelstellingen en/of de specifieke subdoelstellingen waarmee ze verbonden zijn, is wel verplicht. 3.2 DOELSTELLING PROBLEMATIEK ACTIEFOCUS Een actiefocus geeft aan op welke manier het bereiken van een bepaalde doelstelling zal worden nagestreefd, het is de focus waarop men zich zal richten. Het basiselement Problematiek bestaat uit (een) tekstuele beschrijving(en) van de achterliggende problematiek die aanleiding heeft gegeven tot de formulering van doelstelling(en) en actiefocus(sen). Een problematiek die bij een actiefocus omschreven wordt, kan gebaseerd zijn op de problematiek die aanleiding gaf tot de formulering van 1 of meerdere doelstellingen waar de actiefocus op inspeelt. Bij het aanmaken van een nieuwe actiefocus moet de eigenaar van die actiefocus deze koppelen aan de (sub)doelstelling(en) die men wenst te verwezenlijken door zich op de actiefocus te richten. Een actiefocus moet steeds aan 1 of meerdere (sub)doelstellingen gekoppeld worden. Bijkomend moet per actiefocus een problematiek omschreven worden, een beschrijving van het probleem met betrekking tot gezondheid, waarop de actiefocus een antwoord biedt. De koppeling aan de doelstelling(en) kan na aanmaak van de actiefocus alleen nog door het agentschap gewijzigd worden. 3.3 ACTIEFOCUS PROJECT ACTIESTRATEGIE ONDERSTEUNINGSMIDDELEN Een project is een geplande actie met referentie naar één of meerdere actiefocussen. Waar mogelijk wordt een project slechts aan 1 actiefocus gekoppeld. De koppeling aan meerdere actiefocussen dient de uitzondering te CIRRO DRAAIBOEK V2.0 15/28

16 zijn aangezien men zich de vraag kan stellen of een project dat verschillende focussen heeft, eigenlijk niet verschillende projecten zijn i.p.v. één. Door koppeling van een project aan een (of meerdere) actiefocussen, kom(t)(en) de problematiek(en) zoals omschreven bij de actiefocussen over naar de projectfiche, waarna ze nog wijzigbaar zijn voor het specifieke project. De zichtbare actiestrategieën, alsook de ondersteuningsmiddelen verbonden aan deze actiestrategieën, zullen verschillen naargelang het actietype dat geselecteerd is: de actiestrategie om een product te dissemineren is immers verschillend van de actiestrategie om de einddoelgroep aan te zetten tot gedragsverandering. 4 Rollen bij de basiselementen Het is belangrijk een onderscheid te maken tussen de rollen die door het systeem bepaald worden, en de afspraken rond hoe met het systeem gewerkt moet worden. Om flexibiliteit in het gebruik van het systeem toe te laten, is ervoor gekozen de werking van het systeem zo veel als mogelijk agnostisch te maken. Dit wil zeggen dat elke actor veel theoretische vrijheid heeft binnen het systeem, maar dat de actor op basis van afspraken niet van al deze mogelijkheden mag gebruik maken. Het systeem is slechts beperkend in zoverre dat enkel de actor die een basiselement aanmaakt door het systeem als eigenaar wordt gedefinieerd, en dat het systeem toelaat dat de eigenaar het basiselement nog wijzigt. De meeste onderstaande beschrijvingen duiden dus op werkafspraken tussen Zorg en Gezondheid en gebruiker die op dit ogenblik van kracht zijn. 4.1 DOELSTELLING Zorg en Gezondheid Zorg en Gezondheid is de enige actor die doelstellingen kan aanmaken en beheren. Zorg en Gezondheid is eigenaar van alle doelstellingen Logo Een Logo kan geen doelstellingen aanmaken of beheren Partnerorganisatie Een partnerorganisatie kan geen doelstellingen aanmaken of beheren. 4.2 BELEIDSTHEMA Zorg en Gezondheid Zorg en Gezondheid is de enige actor die de beleidsthema s kan aanmaken en koppelen aan bepaalde doelstellingen. Zorg en Gezondheid is eigenaar van alle beleidsthema s CIRRO DRAAIBOEK V2.0 16/28

17 4.2.2 Logo Een Logo kan geen beleidsthema s aanmaken of beheren Partnerorganisatie Een partnerorganisatie kan geen beleidsthema s aanmaken of beheren. 4.3 PROBLEMATIEK Zorg en Gezondheid Zorg en Gezondheid kan een beschrijving van een problematiek koppelen aan bepaalde actiefocussen. Zorg en Gezondheid kan in elke problematiekbeschrijving wijzigingen aanbrengen, ook diegene waar het geen eigenaar van is Logo Een Logo kan een beschrijving van een problematiek, gekoppeld aan een actiefocus, wijzigen van zodra het Logo en project binnen de actiefocus ingeeft. De wijziging wordt dan aangebracht in de projectfiche, maar niet in de problematiekbeschrijving die aan de actiefocus is gekoppeld Partnerorganisatie Een partnerorganisatie kan een voorstel van beschrijving van een problematiek voor een actiefocus formuleren. Deze wordt dan door de eigenaar van de actiefocus toegevoegd. 4.4 PREVENTIESTRATEGIE Zorg en Gezondheid Zorg en Gezondheid is de enige actor die preventiestrategieën kan aanmaken en koppelen aan een doelstelling. Zorg en Gezondheid is eigenaar van alle preventiestrategieën Logo Een Logo kan geen preventiestrategieën aanmaken Partnerorganisatie Een partnerorganisatie kan geen preventiestrategieën aanmaken. 4.5 ACTIEFOCUS Zorg en Gezondheid Zorg en Gezondheid kan actiefocussen aanmaken. Actiefocussen waar Zorg en Gezondheid eigenaar van is (code AF), zijn prioritair voor organisaties om rond te werken t.o.v. door de organisatie zelf aangemaakte actiefocussen (code AFL). De actiefocussen kunnen onderverdeeld worden in thematische actiefocussen en horizontale actiefocussen. De code waarmee elke AF begint, verwijst naar het betreffende thema of accent dat binnen de AF geldt. Merk op dat onder de thema s het item Andere verwijst naar alle thema s die Logo s behandelen buiten deze die in de door de overheid worden bepaald, de code voor een dergelijk thema wordt voorgesteld door het CIRRO DRAAIBOEK V2.0 17/28

18 aanvragende Logo (bv. ZON, GEHOOR). Merk ook op dat binnen elk thema een generieke (toevoeging GEN in code) AF werd geformuleerd die het opbouwen en onderhouden van een netwerk rond een of meerdere thema's omvat. Thematische actiefocussen voor: Alcohol Andere Baarmoederhalskankeropsporing Beweging Borstkankeropsporing Dikkedarmkankeropsporing Drugs Gezondheid en Milieu Infectieziekten en vaccinaties Suïcidepreventie Tabak Valpreventie Voeding Horizontale actiefocussen voor: Sociaal economische status Lokale besturen Adviseren van de Vlaamse Overheid Ontwikkeling en evaluatie van methodieken Code TAD BVOKA VB BVOKA (tot begin 2014 BKO) BVOKA TAD GM IV SP TAD V VB Code SES LB AO OE Logo Een Logo dat een eigen actiefocus wil aanmaken, bezorgt hiervan een voorstel aan het agentschap en dit volgens de procedure hieronder beschreven. Het agentschap kan daarop de actiefocus toevoegen aan het systeem en binnen een bepaald actietype toewijzen aan dat Logo of aan meerdere Logo s. Indien het agentschap niet akkoord gaat met de wijze van formulering of de noodzaak van het formuleren van de actiefocus, wordt hierover in dialoog getreden met het Logo om een oplossing te zoeken. Procedure aanmaak eigen actiefocus: Een eigen actiefocus mag nooit worden aangemaakt zonder toestemming van het agentschap. Het verlenen van de toestemming gebeurt buiten CIRRO om, per mail via cirro@vlaanderen.be. Het onderwerp van de mail is: aanvraag toestemming eigen actiefocus. Welke informatie moet uw aanvraag tot toestemming bevatten? - Code: AFL + indien mogelijk de codes van het agentschap gebruiken die overeenstemmen met het thema (VB, SP, ) OF eigen code van max 6 karakters (bv. GEHOOR) - Periode: geldig van datum tot datum. - Opdracht binnen: gereglementeerde subsidie OF ad hoc subsidie OF eigen werking. - Omschrijving: dit is de titel van de actiefocus. Een actiefocus geeft aan op welke manier het bereiken van een bepaalde doelstelling zal worden nagestreefd, het is de focus waarop een actor zich zal richten. Indien mogelijk bevat deze omschrijving de benaming van een setting en doelpubliek waarop men zich zal richten (opgelet: dit kan breder zijn dan in een specifiek project, onder 1 actiefocus kunnen verschillende soorten projecten geplaatst worden die zich naar specifiekere delen van het doelpubliek van de actiefocus richten). - Problematiek: aan een actiefocus is steeds een bepaalde problematiek gekoppeld: de omschrijving van een probleem met betrekking tot gezondheid waarop de actiefocus een antwoord biedt CIRRO DRAAIBOEK V2.0 18/28

19 - Doelstelling(en) waar de actiefocus op inspeelt: vermeldt alle (sub)doelstellingen die u met uw actiefocus wenst te bereiken. Opmerking: u kan zelf geen doelstellingen aanmaken, de selectie dient dus uit de lijst in CIRRO te gebeuren. Opmerking: er is 1 doelstelling andere geformuleerd indien geen enkele doelstelling van de Vlaamse overheid van toepassing is. - Geef aan in welk actietype u deze actiefocus wenst toegewezen te krijgen en motiveer sterk indien niet disseminatie. - Omschrijf het project dat u in gedachten had om zich op deze actiefocus te richten. Zorg en Gezondheid neemt zo snel mogelijk contact met u op om al dan niet een toestemming te verlenen. De verschillende mogelijkheden zijn onder andere: - Geen toestemming. Het project dat u in gedachten had om onder de actiefocus te plaatsen, is onder reeds bestaande actiefocus(sen) te plaatsen. - Geen toestemming. De actiefocus is onverenigbaar met het Vlaamse beleid of met bepalingen uit de regelgeving (bv. is niet verenigbaar met een erkenning als Logo, ). - Toestemming, op voorwaarde dat alle projecten die u onder deze actiefocus plant, volledig met volledig eigen middelen worden uitgevoerd. - Toestemming, mits wijziging van één of meerdere aspecten (omschrijving van de AF, toegewezen actietype ) Partnerorganisatie Een partnerorganisatie kan geen actiefocussen aanmaken. (in deze CIRRO versie) 4.6 ACTIESTRATEGIE Pro Memorie: nog uit te werken is hoe partnerorganisaties zelf ondersteuningsmiddelen kunnen koppelen aan actiestrategieën. Dit is voorwerp van bespreking in een CIRRO werkgroep Zorg en Gezondheid Zorg en Gezondheid kan actiestrategieën aanmaken, maar zal dit in praktijk grotendeels aan partnerorganisaties overlaten. Zoals in Actiestrategieën is aangegeven, kan momenteel een keuze gemaakt worden uit 1 of meer van de 8 actiestrategieën. De actiestrategieën zullen in overleg met de partnerorganisaties door Zorg en Gezondheid beheerd worden. Het voorstellen van de vrijheidsgraad kan door partnerorganisatie gebeuren, maar Zorg en Gezondheid beslist over de uiteindelijke vrijheidsgraden of over wijzigingen van vrijheidsgraden en voert deze door in CIRRO. Vanaf een nieuw ondersteuningsmiddel is ingevoerd, doet de organisatie een voorstel aan Zorg en Gezondheid om dit te koppelen aan één of meerdere actiestrategieën. 4.7 ONDERSTEUNINGSMIDDEL Zorg en Gezondheid Zorg en Gezondheid kan ondersteuningsmiddelen aanmaken, maar zal dit in praktijk grotendeels aan partnerorganisaties overlaten. Ook organisaties met terreinwerking of andere organisaties hiertoe door het agentschap uitgenodigd kunnen ondersteuningsmiddelen aanmaken in CIRRO CIRRO DRAAIBOEK V2.0 19/28

20 De validatie van de ondersteuningsmiddelen voor inbreng in CIRRO berust naargelang het beleidsthema op de expertise van de partnerorganisatie of experten door het agentschap aangezocht. De procedure hiervoor is in voorbereiding en zal als bijlage aan het Draaiboek CIRRO toegevoegd worden. Zorg en Gezondheid is de enige actor die de vrijheidsgraad en de mate van lokale aanpasbaarheid van een ondersteuningsmiddel kan wijzigen nadat die is aangemaakt Logo Een Logo dat een eigen ondersteuningsmiddel wil toevoegen in het systeem, bezorgt hiervan een voorstel aan het agentschap. Zorg en Gezondheid kan daarop beslissen het ondersteuningsmiddel al dan niet toe te voegen aan het systeem. Uit de naamgeving moet duidelijk blijken dat het om een door een Logo toegevoegd ondersteuningsmiddel gaat Partnerorganisatie Een partnerorganisatie kan ondersteuningsmiddelen aanmaken. Een partnerorganisatie kan ook na aanmaak nog wijzigingen doorvoeren aan de ondersteuningsmiddelen. Uit de naamgeving moet blijken dat het ondersteuningsmiddel aangepast is. Wanneer een partnerorganisatie een ondersteuningsmiddel aanmaakt, bezorgt ze deze via aan Zorg en Gezondheid, via onderstaand sjabloon opdat de koppeling met actiestrategie en actiefocus kan gebeuren Formulier voor invoegen van ondersteuningsmiddel Dit formulier voor de ontwikkeling en de beoordeling van preventiemethodieken kan gebruikt worden door organisaties tijdens de methodiekontwikkeling en bij de beoordeling van de methodiek door andere organisaties. Met behulp hiervan worden bestaande en nieuwe ondersteuningsmiddelen in kaart gebracht vooraleer ze in het uitwisselingsplatform zullen worden toegevoegd. Het formulier is terug te vinden op de website van Zorg en Gezondheid onder de rubriek Formulieren. Het is vanaf 2014 in gebruik genomen. Op regelmatige tijdstippen zal dit formulier afgetoets worden met de gebruikers ervan. Opmerking: binnen dezelfde actiefocus in een bepaald actietype kan het nodig zijn verschillende ondersteuningsmiddelen apart aan te bieden naargelang de doelgroep of setting die men met het project wil bereiken. Opmerking: de Partnerorganisatie of het Logo kan aangeven of bepaalde ondersteuningsmiddelen enkel wanneer ze samen aangeboden worden evidence-based zijn (pakket) 4.8 PROJECT Zorg en Gezondheid Zorg en Gezondheid kan geen projecten aanmaken of beheren Logo Een Logo kan projecten aanmaken. Projecten waarvan het Logo eigenaar is, staan uniek onder het beheer van dat Logo. Aangemaakte projecten moeten op continue basis geactualiseerd worden aan de huidige stand van zaken binnen het projectverloop (projectstatus aanpassen, feedback geven, ) CIRRO DRAAIBOEK V2.0 20/28

21 Op die manier is de weergave van het project in het uitwisselingsplatform op ieder moment een realistische weergave van het lopende project Partnerorganisatie Een partnerorganisatie kan indien gewenst ontwikkelingsprojecten aanmaken of beheren. Dit zal bij de uitbreiding van CIRRO verder geoptimaliseerd worden Sjabloon voor invoegen project door Logo Projectinfo: Benaming project Eigenaar (zal automatisch ingevuld worden door systeem) Koppeling aan actiefocus (default systeem, aanklikbaar) samen met actietype Status: in opmaak ingepland in uitvoering uitgevoerd - afgebroken Beschrijving van eigen invullling voor het project Problematiek (default ingevuld door systeem, wijzigbaar) Evaluatie Verslaggeving: Doelpubliek (multi-select) Setting (multi-select) Subsidiëring (multi-select) Samenwerking met andere Logo s of eventueel partnerorganisatie(s) of organisaties met terreinwerking Betrokken netwerkpartners Feedback over actiestrategieën en gebruikte ondersteuningsmiddelen Feedback over ervaringen Vraag en antwoord bij projecten Voor een optimalisatie van de (kennis) uitwisseling is het mogelijk behalve per ondersteuningsmiddel (of een pakket) in status actief ook per project een vraag- en antwoordsessie te starten. Belangrijkste actoren zijn hierbij de Logo s en de partnerorganisaties die een vraag stellen over een project en ondersteuningsmiddel (of een pakket) daarmee gelinkt. Ook andere Logo s, partnerorganisaties of Zorg en Gezondheid kunnen zich aansluiten bij een dergelijke sessie door bijkomende vragen te stellen of een antwoord te formuleren rond dat project. De initiële vraagsteller kan in CIRRO markeren welk het meest geschikte antwoord is. Bedoeling is om vragen te beantwoorden tijdens de status Ingepland of In Uitvoering. Op die manier wordt een project meer verduidelijkt, wordt draagvlak gecreëerd en wordt het door de ontwikkelaar gepromoot. Om een dergelijke sessie te starten wordt vertrokken van het project zelf. De initiële vraag, het meest geschikte antwoord en de mogelijk tussenliggende discussies blijven steeds zichtbaar in CIRRO bij het betreffende project om zo nuttig te zijn voor andere toekomstige gebruikers. Vraag en antwoord sessies zijn voor Logo s en partnerorganisaties een hulpmiddel om hun projecten, ondersteuningsmiddelen of de toelichting daarbij te verbeteren en dus hun aanbod beter te promoten CIRRO DRAAIBOEK V2.0 21/28

22 4.9 ACTIETYPE Zorg en Gezondheid Zorg en Gezondheid wijst actietypes toe aan de verschillende organisaties die als actor optreden binnen het systeem. Wanneer een organisatie een project wil aanmaken rond een actietype waaraan ze niet is toegewezen, richt de organisatie een verzoek hiertoe aan het agentschap. Zorg en Gezondheid wijst daarop ofwel het actietype toe aan de organisatie, ofwel stelt het de organisatie op de hoogte van de reden tot weigering Logo Een Logo zal enkel die actietypes kunnen selecteren waaraan het door Zorg en Gezondheid is toegewezen voor een bepaalde actiefocus. Indien een Logo een project wil opstarten van een ander actietype, moet hiervoor toestemming gevraagd worden aan Zorg en Gezondheid Partnerorganisatie Een partnerorganisatie kan geen Logo-projecten opstarten en kan dus ook geen actietype selecteren. 5 Samenwerking 5.1 PROJECTSAMENWERKING Organisaties die samen een project uitvoeren, kunnen dit visualiseren in het platform. Er zal 1 organisatie moeten gekozen worden als eigenaar van het project. Deze organisatie zal de projectfiche aanmaken, en zal instaan voor het toewijzen van rollen aan de andere organisaties waarmee ze samenwerkt in het kader van dit project. De mogelijke rollen, buiten eigenaar, zijn: disseminator, evaluator, ontwikkelaar, piloot of uitvoerder. Afspraken over het gebruik van de mogelijkheid projectsamenwerking moet eerst onder de Logo s overeengekomen worden vooraleer in gebruik te nemen in CIRRO. Elk van de organisaties is verantwoordelijk voor de rapportage over het door haar uitgevoerde deel van het project (het is dus niet zo dat enkel de eigenaar rapporteert). 6 Netwerk, netwerkbereik en adoptie CIRRO geeft de mogelijkheid om per Logo het netwerk in kaart te brengen. Het gaat hierbij om het theoretisch netwerk enerzijds en het netwerkbereik en adoptie anderzijds. 6.1 THEORETISCH NETWERK Het theoretisch of structureel netwerk van een Logo bevat alle preventieorganisaties die binnen het werkingsgebied van een Logo vallen en dit volgens de verschillende categorieën van preventieorganisaties. Er zijn zeven categorieën van preventieorganisaties: 1. De huisartsenkringen die in het werkgebied van het Logo werken 2. De centra voor leerlingenbegeleiding, afgekort de CLB s, met scholen in het werkgebied van het Logo CIRRO DRAAIBOEK V2.0 22/28