Informatiebrief Verzelfstandiging Bijlage(n) 4. Stadsschouwburg Utrecht - Uw kenmerk. Bij antwoord datum, kenmerk en onderwerp vermelden

Transcriptie

1 Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht Telefoon Fax Commissie Mens en Samenleving Behandeld door mr. J.P.W. Barendse Doorkiesnummer Ons kenmerk B j.barendse@utrecht.nl Onderwerp Informatiebrief Verzelfstandiging Bijlage(n) 4 Stadsschouwburg Utrecht - Uw kenmerk Verzonden Uw brief van Bij antwoord datum, kenmerk en onderwerp vermelden Geachte commissieleden, Op 11 november 2010 hebben wij u geïnformeerd over het verzelfstandigingsproces van de Stadsschouwburg Utrecht. Wij gaven aan dit proces in gang te zetten conform de opzet in het adviesrapport van bureau Mkap. Als streefdatum van de overgang naar de nieuwe rechtspersoon noemden wij 1 januari Met deze brief informeren wij u uitvoerig over verzelfstandigingsproces in totaliteit en de achtergronden en onderbouwing van door ons genomen (ontwerp)besluiten. Per afzonderlijke brief richten wij ons tot u met betrekking tot de in gang te zetten voorhangprocedure. Ontrent de budgettaire inpassing van de verzelfstandiging leggen wij separaat een raadsvoorstel voor. Als grootste theaterpodium van de stad en de regio, en als een van de best bezochte schouwburgen van Nederland draagt de Stadsschouwburg Utrecht in belangrijke mate bij aan de verwezenlijking van de ambitie van Utrecht als stad van kennis en cultuur. Verzelfstandiging draagt er toe bij dat de schouwburg slagvaardiger en bedrijfsmatiger kan werken. In de uitwerking zoals wij die nu aan u voorleggen is het gemeentelijke belang afdoende geborgd doordat de gemeente eigenaar blijft van het gebouw en met de schouwburg een subsidierelatie gaat onderhouden. Geheimhouding concept Sociaal Plan Met betrekking tot de bijlage 'concept Sociaal Plan' hebben wij met toepassing van artikel 86 lid 2 van de Gemeentewet geheimhouding opgelegd. De geheimhouding is gebaseerd op artikel 10 lid 2 sub g van de Wet openbaarheid van bestuur: het verstrekken van informatie ingevolge deze wet blijft achterwege voor zover het belang daarvan niet opweegt tegen het voorkomen van onevenredige benadeling van bij de aangelegenheid betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel van derden. De onderhandelingen over het sociaal plan zijn namelijk nog niet helemaal afgerond. De geheimhouding wordt opgeheven op het moment dat overeenstemming is bereikt in de Commissie van Overleg.

2 Stand van zaken voorbereidingen Om de besluitvorming over de verzelfstandiging en de daadwerkelijke realisatie voor te bereiden is het volgende verricht: 1. In een bedrijfsplan (zie bijlage) zijn de gevolgen van de overgang naar een verzelfstandigde situatie zorgvuldig en volledig in beeld gebracht. Het gaat hierbij om het personeel, de activiteiten, het gebouw en de financiële huishouding. Het bedrijfsplan bevat hiervan een goede uitwerking. Uitgegaan is van een overgang van al het huidige personeel naar de stichting. De ondernemingsraad van de schouwburg is conform de wet op de medezeggenschap en de gemeentelijke afspraken daarover over het bedrijfsplan om advies gevraagd, en heeft positief geadviseerd. De op te richten stichting Stadsschouwburg Utrecht zal het bedrijfsplan gaan uitvoeren. Dit wordt vastgelegd in de tussen de gemeente en deze stichting te sluiten overdrachtovereenkomst. 2. Er zijn financiële regelingen ontworpen om de schouwburg: a) structureel van financiële middelen te voorzien via subsidiëring (nader gespecificeerd in de bijlagen), b) frictiekosten als gevolg van de reorganisatie te kunnen laten dragen (in 17 jaar te verevenen), c) de boekwaarde van de activa over te kunnen laten nemen binnen het huidige exploitatiebudget, d) van een aflopende garantie voor de duur van 6 jaar te voorzien ten behoeve van de nodige kredietfaciliteiten bij derde partijen. 3. Er is een concept-huurovereenkomst opgesteld, daar het pand aan het Lucasbolwerk in eigendom van de gemeente blijft. 4. Er is een concept-sociaal Plan opgesteld waarmee het huidige gemeentepersoneel gecompenseerd wordt voor hun overgang naar een andere rechtspositie (CAO podiumkunsten). 5. De voorbereidingen zijn getroffen om een stichting op te richten die de schouwburgactiviteiten van de gemeente zal overnemen; voorzitter en kandidaat-leden van de raad van toezicht zijn aangetrokken. De voorbereidingen voor het oprichten van een stichting worden reeds zoveel mogelijk ter hand genomen, de formele inrichting is afhankelijk van de door u ingebrachte wensen en bedenkingen en goedkeuring van Gedeputeerde Staten. Wij zijn van mening dat deze uitwerkingen een verantwoorde en weloverwogen besluitvorming mogelijk maakt, waarbij we de verzelfstandiging met vertrouwen tegemoet zien. Informatie over besluiten college; ; verdere stappen; traject commissie en gemeenteraad Op 20 september 2011 hebben wij (ontwerp)besluiten genomen, gericht op een verzelfstandiging per 1 januari Aangehecht aan deze brief vindt u hiervan het overzicht met de daaraan ten grondslag liggende overwegingen Na het doorlopen van de voorhangprocedure en bespreking in de Commissie Mens en Samenleving volgt definitieve besluitvorming. Wat is verder nog benodigd om de verzelfstandiging te kunnen effectueren? Gelijk oplopend met de voorhangprocedure: overeenstemming krijgen in de commissie van Overleg omtrent het Sociaal Plan; goedkeuring krijgen van gedeputeerde staten voor oprichting van de stichting. Na het doorlopen van de voorhangprocedure: 2/8

3 door het college reactie geven op wensen en bedenkingen en indien van toepassing verwerken van daaruit voortvloeiende wijzigingen; een instemmend besluit van de raad voor de begrotingswijziging; oprichten van de stichting Stadsschouwburg Utrecht; benoemen van eerste leden van de raad van toezicht door het college; afsluiten van een overdrachtsovereenkomst met de nieuwe stichting op basis van het verzelfstandigingsbesluit van het college. Op de volgende pagina's vindt u nog het overzicht van de door ons college genomen (ontwerp) besluiten met de daaraan ten grondslag liggende overwegingen. Wij hopen dat u ons tijdens de raadsinformatieavond van 1 november 2011in de gelegenheid stelt de besluiten toe te lichten. Wij vertrouwen u met deze brief voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Utrecht, De secretaris, De burgemeester, Bijlage 1: Bedrijfsplan Stadsschouwburg Utrecht Bijlage 2a: Advies Ondernemingsraad Bijlage 2b: Reactie OR over het bedrijfsplan Bijlage 3: Concept sociaal plan (geheim, ter inzage gelegd) 3/8

4 OVERZICHT VAN DE D.D. 20 SEPTEMBER 2011 GENOMEN (ONTWERP)BESLUITEN VAN HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS EN DAARAAN TEN GRONDSLAG LIGGENDE OVERWEGINGEN. Besluiten college 1. Een ontwerp-besluit te nemen tot externe verzelfstandiging van de dienst Stadsschouwburg Utrecht per 1 januari 2012, onder voorbehoud van instemming van de Commissie van Overleg met het concept-sociaal Plan. Het ontwerp-besluit te effectueren door met de stichting Stadsschouwburg Utrecht een Overdrachtsovereenkomst af te sluiten. 2. In te stemmen met het concept-sociaal Plan en dit in het kader van de medezeggenschap aan de Commissie van Overleg ter instemming voor te leggen. 3. In te stemmen met het Bedrijfsplan 2012 van de Stadsschouwburg Utrecht als basisdocument voor de verzelfstandiging, met uitgangspunten voor de inrichting van de organisatie, begroting, arbeidsvoorwaarden, ontwikkelingsperspectief en financiering. 4. Met de stichting Stadsschouwburg Utrecht een meerjarige subsidierelatie aan te gaan. Voor 2012 subsidie te verlenen voor de activiteiten zoals omschreven in het bedrijfsplan, ter grootte van miljoen en de suppletie subsidie van beslispunt 1 hier in mee te nemen. Voor de jaren 2013 e.v. deze subsidie te verminderen met de taakstellingen zoals die bekend zijn op , ad 0,016 miljoen. De subsidieverlening wordt verstrekt onder voorbehoud van het voldoende gelden ter beschikking stellen door de raad en van eventuele gemeentelijke ombuigingsmaatregelen in de toekomst, en met inachtneming van de daarvoor geldende spelregels van de Algemene Subsidie Verordening. 5. Een huurovereenkomst met de stichting Stadsschouwburg Utrecht aan te gaan die op hoofdlijnen als belangrijkste kenkmerken heeft: a) de gemeente voert het eigenaarsonderhoud op tot het niveau 'goed'; b) de stichting Stadsschouwburg Utrecht voert het gebruikersonderhoud uit. 6. In te stemmen met het verstrekken van een lineaire lening aan de stichting Stadsschouwburg Utrecht ter financiering van de overname van de activa, ter grootte van de boekwaarde van de activa zoals bekend per verzelfstandigingsdatum, begroot op 2,6 miljoen. De rente op deze lening bedraagt 5% en wordt in maximaal 16 jaar afgelost. 7. De stichting Stadsschouwburg Utrecht ten behoeve van een kredietfaciliteit een lineair dalende garantie ad 0,6 miljoen voor de duur van zes jaar te verstrekken, overeenkomstig het bedrijfsplan paragraaf Nadat de overdrachtsovereenkomst met de stichting Stadsschouwburg Utrecht is afgesloten, het personeel van de dienst Stadsschouwburg Utrecht te ontslaan per verzelfstandigingsdatum. De streefdatum is 1 januari Per 1 januari 2012 de dienst Stadsschouwburg Utrecht op te heffen en de hieruit voortvloeiende wijzigingen in de Organisatieregeling Gemeente Utrecht, Mandaatregeling gemeente Utrecht en eventuele overige regelgeving aan te brengen. 4/8

5 Argumenten 1.1. Met het bedrijfsplan en deze besluitvorming kan de overdracht naar de stichting Stadsschouwburg Utrecht worden overeengekomen, waarin onder meer wordt vastgelegd: de overname van personeel conform plaatsingsplan, activa, passiva, leningen en garantietellingen en bestaande overeenkomsten met externe partijen. Overdracht van schouwburgtaken, de medewerkers, en activa en passiva kan geschieden nadat beide partijen, het gemeentebestuur en de raad van toezicht van de stichting Stadsschouwburg Utrecht, daarmee instemmen. De medewerkers van de schouwburg blijven in dienst van de gemeente totdat een datum van overdracht is overeengekomen met de stichting. Per die datum worden zij ontslagen bij de gemeente Utrecht en in dienst genomen door de stichting Stadsschouwburg Utrecht Alle noodzakelijke voorbereidingen voor de oprichting van de stichting Stadsschouwburg Utrecht zijn getroffen. Na afronding van de besluitvorming via de voorhangprocedure en na goedkeuring door gedeputeerde staten kan deze stichting worden opgericht met gelijktijdige benoeming van bestuurder en leden van de raad van toezicht. Aansluitend wordt de overdrachtsovereenkomst afgesloten Het Sociaal Plan is in concept gereed. Het Sociaal Plan is in een technisch vooroverleg met de bonden voorbereid. Mogelijke frictiekosten als gevolg van het Sociaal Plan zijn in besluit 1 meegenomen. De uitgangspunten zoals verwoord bij het voorgenomen verzelfstandigingsbesluit d.d worden gestand gedaan, deze zijn als volgt: a) de CAO Nederlandse Podia is van toepassing op de nieuwe organisatie; b) de pensioenverzekering blijft bij het ABP; c) geen gedwongen ontslagen van huidige medewerkers door de verzelfstandiging; d) het toepassen van het principe 'mens volgt werk' uit het Sociaal Statuut; e) een gelijkwaardig arbeidsvoorwaardenpakket Het bedrijfsplan is volledig in de uitwerking van alle aspecten van verzelfstandiging. De schouwburg functioneert door de afspraken die zijn vastgelegd in het managementcontract al redelijk autonoom, ook op het gebied van financiën, P&O en automatisering. De belangrijkste gevolgen van de verzelfstandiging voor de schouwburg zijn: a) De rechtspositie van het personeel wijzigt door de overgang naar een nieuwe CAO. Deze overgang wordt geregeld in het Sociaal Plan waarbij gelijkwaardigheid van arbeidsvoorwaarden het uitgangspunt is; b) Een aantal taken die nu door de gemeentelijke organisatie worden gedaan zal de schouwburg zelf moeten uitvoeren. Dit zijn onder meer taken op het gebied van salarisadministratie, belastingen, verzekeringen en beheer van de financiële software. Deze taken worden deels uitbesteed en deels intern opgelost (bedrijfsplan paragraaf 8.1). De kosten van de bedrijfsvoeringstaken zijn in het bedrijfsplan opgenomen in paragraaf 8.6.; c) De continuïteit van de schouwburgactiviteiten is geborgd door meerjarige subsidie, een voldoende weerstandsvermogen, een kredietfaciliteit op basis van een liquiditeitenbegroting en 5/8

6 door een suppletie subsidie ter financiering van de meer- en minderkosten van de verzelfstandiging; d) De overname van de activa worden gefinancierd met een lening welke in het huidige exploitatiebudget kan worden afgelost Aan de gestelde doelstelling en randvoorwaarden wordt voldaan. Het college besloot op tot uitwerking van het verzelfstandigingsvoornemen en stelde daarbij, op voordacht van het onderzoek van bureau MKap, een aantal randvoorwaarden. De belangrijkste daarvan zijn: a) De schouwburg wordt buiten de gemeente geplaatst naar een stichting volgens raad van toezicht model conform de Code Cultural Governance. Deze stichting wordt op dit moment opgericht. Een bestuursadvies met de statuten is het college separaat aangeboden; b) Het huidig personeel komt in dienst van de stichting. Op dit moment zijn ca. 140 mensen bij de schouwburg werkzaam, waarvan er 108 in dienst van de gemeente zijn (56 fte vast personeel en circa 20 fte minmax). De omvang van het personeel blijft gehandhaafd bij de verzelfstandiging. c) Met het Sociaal Plan wordt het verschil in CAO's overbrugd; d) Het gebouw blijft eigendom van de gemeente en wordt verhuurd aan de stichting Stadsschouwburg Utrecht; e) De terugverdientijd van de incidentele en de structurele kosten van verzelfstandiging is maximaal 20 jaar, de uitkomst is nu 17 jaar; g) De gemeente zal een subsidie aan de schouwburg verstrekken. Met de uitwerking wordt aan de eerder vastgestelde randvoorwaarden voldaan De ondernemingsraad adviseert positief. De ondernemingsraad is op over het bedrijfplan om advies gevraagd. Dat is conform de medezeggenschap van de gemeente. De OR plaatst een aantal kanttekening maar adviseert positief. De reactie van de directeur op het advies is bijgevoegd Voor een sluitende exploitatie is een subsidie noodzakelijk. In het bedrijfsplan zijn de voornemens met betrekking tot de exploitatie opgenomen. De kosten daarvan overtreffen, net als voorheen, de opbrengsten. Een subsidie is voor levensvatbaarheid van de stichting nodig. In de eerdere besluitvorming over de verzelfstandiging is dit reeds voorzien. De subsidierelatie is nog niet ingevuld door middel van een subsidiebeschikking, de aanvraag loopt mee in de reguliere subsidiecyclus. Het bedrijfsplan dient als basis voor de aanvraag. Vooruitlopend daarop is besluitvorming gewenst over een aantal aspecten om de bedrijfscontinuïteit te faciliteren. Dat zijn: a) De subsidie heeft een meerjarig karakter, overeenkomstig de Cultuurplanperiode. De schouwburg heeft als zogenaamde e-dienst al een meerjarig managementcontract. Daarop kunnen voortbouwen via een meerjarige subsidie geeft de gelegenheid de activiteiten van schouwburg in private vorm goed voort te zetten; b) Het subsidiebedrag voor 2012 is overeenkomstig het begrotingsbedrag dienst Stadsschouwburg Utrecht Het bedrijfsplan is opgezet op basis van het bedrag dat in de begroting 2012 voor de schouwburg is voorzien. Als de subsidiebeschikking voor 2012 daar in negatieve zin van afwijkt komt de uitvoering van het bedrijfsplan in gevaar. 6/8

7 4.2. Door middel van een subsidierelatie kan de gemeente sturen op de kaders van het activiteitenplan. De schouwburg behartigt ook als verzelfstandigde organisatie met het culturele aanbod het publiek belang Doordat de gemeente eigenaar blijft van het gebouw is gewenste beïnvloeding geborgd. Invloed van de gemeente op de nieuwe stichting blijft gewenst, onder meer door zeggenschap over de bestemming van het gebouw te behouden Door het gebouw te huren kan de stichting Stadsschouwburg Utrecht zich concentreren op haar kernactiviteiten. Het eigenaarsonderhoud van een schouwburg vergt specialisatie waarvoor momenteel niet de benodigde kennis in huis is. Daarbij is het onwenselijk om risico's die gemoeid zijn met het in eigen beheer hebben van een schouwburg door de stichting te laten dragen Het is nodig de jaarlijkse indexering van de huur te koppelen aan de indexering van het subsidie. Het huurbedrag bedraagt momenteel 17% van het subsidiebedrag. De schouwburg heeft geen invloed op de hoogte van de index. Binnen de huidige systematiek is er geen relatie tussen de indexeringen van de huur en subsidie. Indien deze niet in de pas lopen, heeft de schouwburg een probleem in de begroting. Momenteel wordt aan een voorstel voor een oplossing gewerkt Aflossing van de lening kan uit het huidige exploitatiebudget van de schouwburg plaatsvinden. De schouwburg kan op basis van het huidige exploitatiebudget voor afschrijvingen de herinvesteringen financieren zonder vreemd vermogen. Hiermee valt de huidige rentecomponent op de bestaande activa vrij, waarmee aflossingen mogelijk zijn op de lening, inclusief de rente. Een lineaire lening brengt een hoge aflossingscomponent met zich mee in de beginfase. De overschrijding in liquiditeit is meegenomen in het suppletie subsidie onder de noemer component activa (paragraaf 8.3 bedrijfsplan). De financiële weerslag van deze behandeling is terug te vinden in bijlage 7 en 8 van het bedrijfsplan Garanties zijn nodig om liquiditeitsrisico's gedurende de eerste jaren op te vangen. Om riscio's in de exploitatie van de schouwburg op te vangen is het, naast de beschikking over een weerstandsvermogen, gewenst dat de gemeente garanties verstrekt. Het betreft een lineair dalende garantie van 0,6 miljoen gedurende zes jaar. Gedurende deze periode heeft de schouwburg gelegenheid in de eigen garantiebehoefte te voorzien. De grondslag voor deze garantie is weergegeven in het bedrijfsplan bij paragraaf 8.4 Liquiditeit De kosten zijn geactualiseerd en gecontroleerd. De financiële uitgangspunten zoals geformuleerd in het rapport van Mkap zijn geactualiseerd en gecontroleerd door de accountant. Zowel de meerkosten als minderkosten zijn lager dan eerder geraamd. Een uitwerking en toelichting is gegeven in paragraaf 8.6 van het bedrijfsplan Het personeel kan pas na afsluiting van een overdrachtsovereenkomst in dienst worden genomen door de stichting. 7/8

8 In de overdrachtsovereenkomst wordt onder meer afgesproken per welke datum de stichting Stadsschouwburg Utrecht de medewerkers van de gemeentelijke dienst Stadsschouwburg Utrecht in dienst neemt. In principe is dat 1 januari Op die overdrachtsdatum kan het dienstverband van deze medewerkers met de gemeente Utrecht worden beëindigd. Kanttekeningen 1.1. Aan de opzet van de verzelfstandiging zijn financiële risico's voor de schouwburg verbonden. Aan de opzet van de verzelfstandiging zijn financiële risico's voor de schouwburg verbonden. De risico's zijn geïnventariseerd en in een risicomodel weergegeven (bijlage 9 bedrijfsplan). Op grond van de genoemde stuur- en beheersingsmaatregelen zijn de financiële risico's aanvaardbaar. De risico's zijn financieel afgedekt in het weerstandsvermogen Aan de verzelfstandiging zijn risico's verbonden die de gemeente Utrecht draagt. Aan de verzelfstandiging zijn risico's voor de gemeente verbonden, zoals daar zijn: a) De schouwburg komt in financiële problemen en doet bij de gemeente een beroep op aanvullende middelen; b) De schouwburg kan ook na langere tijd (na de overeengekomen zes jaar) de gemeente nodig hebben als garantieverstrekker; c) De gemeente wordt aangesproken op onbekende claims van voor 1 januari Met toepassing van de navolgende maatregelen worden genoemde risico's zoveel mogelijk beheerst: a) De schouwburg dient te beschikken over een voldoende weerstandsvermogen. Via de jaarlijkse verantwoording middels jaarverslag en jaarrekening worden de resultaten en ontwikkelingen bewaakt; b) Indien vervolggaranties nodig zijn treedt de schouwburg alsdan in overleg met de gemeente. c) De directeur Stadsschouwburg Utrecht heeft verklaard dat haar van enigerlei (latente) claims niets bekend is De schouwburg neemt geen personeel over van dienst Ondersteuning voor de overhead en heeft ook geen gedwongen winkelnering voor de overhead bij de gemeente Utrecht. De verzelfstandiging van de schouwburg heeft tot gevolg dat bij de Dienst Ondersteuning werk vervalt en per saldo bepaalde arbeidscapaciteit niet meer nodig is. De dienstverlening van de Dienst Ondersteuning die de schouwburg afneemt is echter zeer gering van omvang, verdeeld over meerdere disciplines. Het betreft op dit moment alleen zogenaamd maatwerk, geen basisdienstverlening. Dit, in combinatie met versnippering van deze dienstverlening over meerdere disciplines, maakt dat het koppelen van mensen aan werk niet mogelijk is en zij dus ook niet door de schouwburg kunnen worden overgenomen. Een alternatief is gedwongen winkelnering; de stichting huurt diensten bij de Dienst Ondersteuning in. Maar door de andere CAO, door andere eisen aan de administratie in combinatie met de zeer geringe omvang is dit noch voor de Dienst Ondersteuning noch voor de schouwburg aantrekkelijk. De Dienst Ondersteuning zal het verlies van maatwerk opvangen in het geheel van maatregelen met betrekking tot de vermindering van overhead. 8/8