Programma van Eisen SIW-REI-BMN Accountantscontrole gemeente Reimerswaal. Concept

Transcriptie

1 Programma van Eisen SIW-REI-BMN Accountantscontrole gemeente Reimerswaal Concept

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Omschrijving opdracht Algemene omschrijving Huidige situatie Onderdelen van de opdracht Controle van de jaarrekening Interim- controle Natuurlijke adviesrol Ondersteuning en overleggen Wijze van uitvoering van de opdracht Resultaten van de opdracht Accountantsverslag Managementletter Optionele opdrachten Overig Voorwaarden Prijsopgave Contract Prijswijzigingen Inkoopvoorwaarden Facturering en betaling Contractuele bepalingen Inkoopprocedure Algemeen Overige inlichtingen Eisen aan de inschrijving Eisen aan de indiening van de inschrijving Gunningscriterium Toelichting op het gunningscriterium Prijs Kwaliteit Programma van Eisen Accountantscontrole gemeente Reimerswaal SIW-REI-BMN

3 1. Inleiding De gemeenteraad van de gemeente Reimerswaal (hierna: gemeente / opdrachtgever) heeft het voornemen om het verzorgen van de accountantscontrole meervoudig onderhands aan te besteden. Dit Programma van Eisen (hierna: PvE) is bedoeld om kandidaten de mogelijkheid te bieden op een goede en juiste wijze mee te dingen naar de gunning van de opdracht. De gunning geschiedt na volledige afweging en analyse door de gemeente en is niet openbaar. De gemeente hanteert de voorwaarde economisch meest voordelige inschrijving als gunningcriterium. Indien u in dit PvE aannemelijke fouten aantreft, heeft u de plicht deze direct aan de gemeente kenbaar te maken. Alle informatie dient vertrouwelijk te worden behandeld. Door een inschrijving te verzorgen voor deze aanbesteding gaat u akkoord met alle gestelde eisen in dit PvE, de inkoopvoorwaarden van de gemeente Reimerswaal en de eventuele nota van inlichtingen. Voor de begeleiding van deze aanbesteding maakt de gemeente gebruik van Stichting Inkoopbureau West-Brabant (Inkoopbureau). Het Inkoopbureau is werkzaam voor 24 gemeenten in West-Brabant, Hoeksche Waard en Zeeland. De contactpersoon (hierna: inkoopadviseur) tijdens deze aanbestedingsprocedure is: Gemeente Reimerswaal t.a.v. Inkoopbureau West-Brabant Mevrouw A. Haaze Postbus ZH KRUININGEN a.haaze@reimerswaal.nl Telefoonnummer: Programma van Eisen Accountantscontrole gemeente Reimerswaal SIW-REI-BMN

4 2. Omschrijving opdracht 2.1 Algemene omschrijving Dit PvE bevat een functionele omschrijving van de eisen van de opdrachtgever. De doelstelling van de gemeente is: een accountant aanstellen die de controle en alle bijbehorende dienstverlening uitvoert conform alle eisen in dit PvE. De accountant wordt door de gemeenteraad aangewezen op basis van artikel 213 Gemeentewet en is belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening, het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. De te leveren dienstverlening dient aan de eisen in dit hoofdstuk te voldoen. Indien de door u aangeboden dienstverlening niet voldoet aan één of meerdere van de in dit hoofdstuk gestelde eisen, kan uw inschrijving als ongeldig ter zijde worden geschoven. De door u aangeboden dienstverlening dient niet alleen aan de in dit hoofdstuk genoemde eisen te voldoen, maar ook aan alle van toepassing zijnde wet- en regelgeving. 2.2 Huidige situatie Kennis en ervaring met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) is in voldoende mate aanwezig. De interne controle van de gemeente is goed op orde. Uit de bijlagen blijkt voldoende hoe de interne controles zijn vormgegeven, stukken op orde zijn, hoe de vindbaarheid van stukken is en hoe de taakverdeling tussen gemeente en accountant is. Alle benodigde stukken worden tijdens uitvoering van de opdracht, op verzoek aan de accountant, door een vast aanspreekpunt bij de gemeente verstrekt. 2.3 Onderdelen van de opdracht Controle van de jaarrekening De kaders en de randvoorwaarden voor de opdrachtverlening aan de accountant en de controle op hoofdlijnen zijn vastgelegd in de Controleverordening van de gemeente (P ). Deze verordening is als bijlage bijgevoegd (zie bijlage ) De reikwijdte van de controle en de te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties zijn opgenomen in het controleprotocol (P ). De gemeenteraad stelt een controleprotocol vast, waarin de basisopdracht aan de accountant is vastgelegd. Dit protocol is onderdeel van het PvE. Eventuele afwijkingen / aanvullingen kunnen hierop jaarlijks voorafgaand aan de start van de controle door de gemeenteraad worden toegevoegd en vastgesteld. Het controleprotocol 2013 is separaat bijgevoegd (zie bijlage ). Aard en omvang van de werkzaamheden worden door de accountant bepaald op basis van de Nadere Voorschriften Controle- en overige standaarden (NV COS) (deugdelijke grondslag). Het beoordelen van jaarrekeningen moet geschieden op rechtmatigheid, volledigheid, administratieve organisatie en interne controle. De controle moet gebaseerd zijn op de Gemeentewet, het BBV, wettelijke regelingen, controleprotocollen van de diverse departementen, alsmede de gemeentelijke verordeningen en concernrichtlijnen. Ook de verantwoordingen op basis van Single Information Single Audit dienen onder de beoordeling te vallen. In het kader van single-audit moet bij de controle ook een oordeel over de juiste toepassing van de regelgeving worden gegeven. Eveneens moeten signalen worden gegeven over risico s die de gemeente mogelijkerwijs loopt enerzijds gerelateerd aan de opgemaakte jaarrekening en anderzijds uit hoofde van gewijzigde externe ontwikkelingen die van invloed (kunnen) zijn op de gemeentelijke huishouding. Voor het beoordelen van een getrouw beeld en de rechtmatigheidstoets gelden goedkeuringen rapporteringtoleranties. In het controleprotocol zijn daarvoor de grenzen voor fouten en onzekerheden vermeld. Programma van Eisen Accountantscontrole gemeente Reimerswaal SIW-REI-BMN

5 De accountant ontvangt jaarlijks voor aanvang van het jaar waarin controle plaatsvindt een exemplaar van de planning en controlcyclus van de gemeente (P ). In deze planning zijn data opgenomen wanneer de controle kan aanvangen, verslaglegging gereed moet zijn en overleggen gehouden zullen worden. Deze is bijgevoegd als bijlage De controlewerkzaamheden worden uiterlijk drie (3) weken na aanlevering van de jaarrekening afgerond. De accountantsverklaring en het definitieve verslag van bevindingen worden binnen twee (2) weken na afronding van de controlewerkzaamheden aangeleverd Interim- controle De accountant voert jaarlijks een interim- controle uit, die resulteert in de vorm van een managementletter op het niveau van de totale organisatie. De jaarlijkse interim- controle wordt in de maand oktober van het jaar uitgevoerd. De managementletter wordt binnen twee (2) weken na afronding van de controlewerkzaamheden, doch vóór 15 november van het jaar, aangeleverd aan het college Natuurlijke adviesrol De accountant geeft naast oordeel over getrouwheid en rechtmatigheid: Adviezen die direct voortvloeien uit bevindingen; Adviezen die direct voortvloeien uit de bespreking van conceptrapportages; Adviezen op grond van relevante externe ontwikkelingen; Adviezen over de ontwikkeling van instrumenten voor de controlefunctie. De uitvoering moet op eigen initiatief, dan wel op verzoek van de opdrachtgever plaatsvinden. Deze functie omvat adviezen van beperkte omvang in het kader van de accountantscontrole, die binnen een termijn van twee weken zijn te leveren. In dit verband kan onder andere gedacht worden aan adviezen op basis van de controlebevindingen, alsmede aan adviezen die een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van de besprekingen van de rapportage. Voorts worden onder de natuurlijke adviesfunctie verstaan: alle activiteiten ten behoeve van de gemeente voor zover een relatie aanwezig is met de taakuitoefening van de accountant. Gedacht wordt aan bijvoorbeeld de inbreng bij besprekingen op basis van berichtgevingen, ontwikkeling van (administratieve organisatorische) systemen. De adviezen moeten oplossingsgericht zijn en op de gemeente zijn toegesneden. Het karakter van de natuurlijke adviesfunctie brengt met zich mee dat de accountant binnen een redelijke termijn beschikbaar is. Ook het eventueel deelnemen aan het directieoverleg van gemiddeld twee bijeenkomsten per jaar wordt als passend gezien in de natuurlijke adviesfunctie. Dit geldt ook voor het overleg (maximaal twee keer per jaar) voor de start van de voorbereidende werkzaamheden in het kader van de jaarrekening van de accountant met het hoofd van de afdeling financiën en een overleg over de concepten met de directie en een vertegenwoordiging van de afdeling financiën. Deze overleggen vallen onder het contract en moeten een onderdeel uitmaken van de prijs. Adviezen die minder dan twee (2) uur aansluitend werk met zich mee brengen worden gezien als onderdeel van de natuurlijke adviesrol voor de accountant en dienen dan ook in de prijs inbegrepen te zijn. Voor adviezen waarvoor meer tijd nodig is en voor separate onderzoeken, is pas sprake van een opdracht, nadat deze schriftelijk is gegeven op basis van een offerte Ondersteuning en overleggen De activiteiten van de accountant voortvloeiende uit de opgedragen werkzaamheden: Afstemmingsoverleg over werkzaamheden en (concept)rapportages met gemeenteraad / accountantscommissie; Bespreking van de voortgang van de opdracht met de gemeenteraad indien de accountant of de gemeenteraad dat wenst; Aanwezig bij de behandeling van de jaarrekening en het verslag van bevindingen in de voor dit doel door de gemeenteraad ingestelde accountantscommissie en beschikbaar om tijdens gemeenteraadsvergaderingen vragen van raadsleden te beantwoorden; Aanwezig in het overleg van de directie en een vertegenwoordiging van de afdeling financiën bij de behandeling van de managementletter, de jaarrekening en het verslag van bevindingen. De Programma van Eisen Accountantscontrole gemeente Reimerswaal SIW-REI-BMN

6 bestuurlijke functie omvat de activiteiten gericht op de ondersteuning van de bestuurlijke organisatie: Het bijwonen van de vergaderingen van de accountantscommissie (gemiddeld twee (2) keer per jaar); Gevraagd en ongevraagd advies geven met betrekking tot de jaarrekening van de gemeente; een en ander in samenhang met de uit te brengen accountantsverklaring en het verslag van bevindingen. 2.4 Wijze van uitvoering van de opdracht Van de accountant wordt verwacht dat hij de volgende aspecten in acht neemt bij de uitvoering: Zorgvuldigheid; Betrokken bij de gemeente en gevoel voor de schaal van de gemeente; Bewust dat de gemeenteraad opdrachtgever is; Pro-actief van houding. De accountant moet ideeën kunnen en willen leveren voor verbetering van (planning- en control) instrumenten en moet daarbij tevens oog hebben voor de organisatorische- en systeemconsequenties. Dit veronderstelt dat de accountant een uitgewerkte visie heeft op het wat en hoe van modern lokaal bestuur. De accountant moet bereid zijn te investeren in de gemeente door inzet van topkwaliteit met betrekking tot expertise en affiniteit met nieuwe ontwikkelingen op het gebied van financieel management. De rol van de accountantscommissie is: (zie bijlage ) (P ) Onderhouden contact met de accountant en deze begeleiden bij zijn werkzaamheden; Evalueren van de werkzaamheden van de accountant en hierover verslag uitbrengen aan de gemeenteraad; Vormen het schakelpunt voor de verzameling, uitwisseling en afstemming van relevante informatie vanuit de gemeenteraad, college van burgemeester en wethouders en ambtenaren inzake de accountantscontrole; Voorbereiden voor en adviseren van de gemeenteraad bij het selecteren van de accountant na afloop van het contract; Bereiden jaarlijks het op grond van de controleverordening op te stellen programma van eisen voor de accountantscontrole voor en leggen dit ter vaststelling voor aan de gemeenteraad; Het adviseren van de gemeenteraad over de genoemde taken. 2.5 Resultaten van de opdracht Accountantsverslag Het rapport van de accountant omvat de accountantsverklaring en het accountantsverslag. Aan de inrichting van het verslag van de accountant worden vooraf geen eisen gesteld Managementletter In de managementletter zal de nadruk liggen op de bevindingen uit de interim-controle, waarbij het functioneren van de administratieve organisatie, interne controle en de risicoanalyse aandacht krijgen. Uit de interim-controle vloeien verbetervoorstellen voort. 2.6 Optionele opdrachten De accountant kan ook ingezet worden voor opdrachten door het college van burgemeester en wethouders. Daarbij kan gedacht worden aan opdrachten in verband met verantwoording aan derden (ministeries, CBS, ABP, Sociale Verzekeringsbank, provincies ed.). Deze opdrachten maken slechts als optie onderdeel uit van de overeenkomst die voortvloeit uit deze aanbesteding. Het college van burgemeester en wethouders is vrij deze opdrachten aan een andere dan de door de gemeenteraad benoemde accountant te verstrekken. Indien gebruik gemaakt wordt van de gecontracteerde accountant dienen de afgegeven tarieven gehanteerd te worden zoals gelden voor de opdracht. Er kunnen dan ook geen andere tarieven worden gehanteerd. Programma van Eisen Accountantscontrole gemeente Reimerswaal SIW-REI-BMN

7 2.7 Overig De accountantsorganisatie dient te beschikken over een door de Autoriteit Financiële Markten (AFM) afgegeven vergunning om wettelijke controles te mogen doen. Daarnaast dient de externe accountant met betrekking tot deze vergunning ingeschreven te staan in het openbare register bij het AFM. Programma van Eisen Accountantscontrole gemeente Reimerswaal SIW-REI-BMN

8 3. Voorwaarden 3.1 Prijsopgave In uw inschrijving dient u voor wat betreft de prijsopgave gebruik te maken van het inschrijfformulier in bijlage In de prijzen die u opgeeft op het inschrijfformulier, dienen alle kosten voor verzorging van de opdracht inbegrepen te zijn. De prijzen dienen opgegeven te worden in euro s, exclusief BTW. Het separaat declareren van reiskosten, reistijd, reprokosten e.d. is niet mogelijk. In een toelichtende bijlage moet gespecificeerd worden weergegeven hoe de prijzen op het inschrijvingsformulier zijn opgebouwd. Daarbij dient u in ieder geval te vermelden: De gehanteerde tarieven; De inschatting van het aantal uren, met onderscheid naar tarieven; De korting op de prijs naar mate het zelfcontrolerend vermogen van de gemeente toeneemt. 3.2 Contract Op basis van de aanbesteding zoals beschreven in dit PvE zal de gemeente een overeenkomst sluiten met de inschrijver die de aan alle voorgaande vereisten heeft voldaan en als economisch meest voordelige inschrijving is beoordeeld. Van de gegunde inschrijver wordt verwacht dat deze direct met de uitvoering van de opdracht zal aanvangen. De gemeenteraad is het orgaan dat oordeelt over de definitieve gunning van de opdracht. Hierover zal de raad op 27 mei 2014 een besluit nemen. De af te sluiten overeenkomst gaat in met ingang van het verslagjaar 2014, te weten 1 juli De opdracht kent een vaste looptijd van 2 jaar (verslagjaren 2014 tot en met 2015). Daarnaast kent de opdracht een optie tot verlenging van maximaal 2 keer, 1 jaar en eindigt derhalve het contract van rechtswege uiterlijk 30 juni De opdrachtnemer moet uiterlijk drie (3) maanden voor het verstrijken van de vaste looptijd of reeds benutte optie tot verlenging van de overeenkomst aan geven of zij bereid is tot een (volgende) verlenging. 3.3 Prijswijzigingen De prijzen voor de overeenkomst zijn voor het 1e contractjaar vast. Daarna kan de overeenkomst jaarlijks per 1 juli (voor de eerste keer per 2015) tot een maximum van het afgeleide CBSprijsindexcijfer reeks alle huishoudens (2010=100) worden geïndexeerd. De basis hiervoor vormt de stijging van dit prijsindexcijfer over 12 maanden voorafgaand aan de maand januari van het jaar voorafgaand aan het te controleren jaar. De prijsaanpassingen kunnen alleen plaatsvinden per 1 juli en dienen uiterlijk op 1 mei daaraan voorafgaand aan de opdrachtgever schriftelijk kenbaar te worden gemaakt. Inhaalslagen voor niet toegepaste of te laat ingediende verzoeken voor prijsaanpassingen / aanvullingen zijn niet mogelijk. 3.4 Inkoopvoorwaarden Op de overeenkomst zijn de inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten van de De inkoopvoorwaarden van de gemeente Reimerswaal zijn van toepassing (zie bijlage ). Algemene voorwaarden of verkoopvoorwaarden van de opdrachtnemer worden uitdrukkelijk uitgesloten. 3.5 Facturering en betaling De facturering dient twee (2) keer per jaar plaats te vinden na afronding van de werkzaamheden volgens dit PvE. De door de opdrachtgever verschuldigde vergoeding wordt door de opdrachtnemer gefactureerd na de door de gemeente goedgekeurde oplevering van de vereiste producten: Programma van Eisen Accountantscontrole gemeente Reimerswaal SIW-REI-BMN

9 30 % na interim-controle 70 % na controle jaarrekening De betaling geschiedt, na goedkeuring factuur, binnen 30 werkdagen nadat de factuur is ontvangen bij de gemeente. De factuur moet worden verzonden aan: Gemeente Reimerswaal t.a.v. hoofd afdeling financiën Postbus ZH KRUININGEN en dient te vermelden: Specificatie van de geleverde producten en/of dienstverlening. 3.6 Contractuele bepalingen Op de op basis van deze aanbesteding te sluiten overeenkomst zijn de volgende bepalingen in volgorde van belangrijkheid van toepassing: (nog af te sluiten) overeenkomst; De nota van inlichtingen (incl. bijlagen); Het Programma van Eisen (incl. bijlagen); De inschrijving van de opdrachtnemer. Met de opdracht mag slechts na schriftelijke toestemming van de opdrachtgever de publiciteit worden gezocht. Programma van Eisen Accountantscontrole gemeente Reimerswaal SIW-REI-BMN

10 4. Inkoopprocedure 4.1 Algemeen De voorgenomen planning voor de aanbestedingsprocedure is in onderstaande tabel weergegeven. Aan de vermelde (streef)data kunnen door inschrijvers verder geen rechten worden ontleend. Procedurestap Datum Toelichting Verzenden Programma van Eisen 11 maart 2014 Sluitingstermijn voor stellen van vragen over het PvE Verzending Nota van Inlichtingen behorende bij het PvE Sluitingstermijn indiening van de inschrijving 25 maart 2014 Vóór 10:00 uur 1 april 2014 Streefdatum 15 april 2014 Vóór 12:00 uur Bekendmaking voorgenomen gunning 29 mei 2014 Streefdatum Definitieve gunning 24 juni 2014 Streefdatum Start overeenkomst 1 juli 2014 Deze opdracht wordt aan de hand van een meervoudig onderhandse procedure aanbesteed. De door de kandidaten gemaakte kosten voor het indienen van de inschrijving worden niet vergoed. Aan dit PvE kunnen op geen enkele wijze rechten of plichten worden ontleend. Dit PvE is geen opdracht, impliceert het niet en kan ook niet als zodanig worden uitgelegd. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om zonder opgaaf van redenen niet tot gunning over te gaan. Het aanbieden van alternatieven is toegestaan. De gemeente heeft de aanbestedingsdocumenten met de grootst mogelijke zorgvuldigheid opgesteld. (Kandidaat)inschrijvers hebben de plicht om eventuele onduidelijkheden, dubbelzinnigheden, tegenstrijdigheden en dergelijke onverwijld ter kennis te brengen van de gemeente, reeds tijdens de aanbestedingsprocedure. De gemeente zal de contacten tijdens de aanbesteding onderhouden met de opdrachtnemer via een vaste contactpersoon van de opdrachtnemer en een vervanger daarvan. Beiden dienen volledige beslissingsbevoegdheid te hebben en gemachtigd te zijn namens opdrachtnemer te kunnen optreden. De namen, adressen en telefoonnummers van deze personen dienen in de inschrijving vermeld te worden. Hiervoor dient men onderdeel 1 van de uniforme Eigen Verklaring (zie bijlage ) in te vullen en rechtsgeldig te ondertekenen. 4.2 Overige inlichtingen Aanvullende vragen kunnen alleen schriftelijk per worden gesteld en moeten uiterlijk op 25 maart 2014 om uur in het bezit zijn van gemeente Reimerswaal. De aanvullende vragen moeten gericht worden aan mevrouw A. Haaze, a.haaze@reimerswaal.nl, inkoopadviseur. De antwoorden op alle gestelde vragen worden op schrift gesteld in een nota van inlichtingen die per aan alle houders van het PvE wordt verstrekt, op een zodanige wijze dat iedere potentiële inschrijver over dezelfde informatie beschikt. Programma van Eisen Accountantscontrole gemeente Reimerswaal SIW-REI-BMN

11 Verwacht wordt de nota van inlichtingen op 1 april 2014 aan alle houders te kunnen toezenden. 4.3 Eisen aan de inschrijving De inschrijvingen dienen betrekking te hebben op de totale opdracht. Het inschrijven op een deel van de opdracht is niet toegestaan en zal als zodanig niet worden meegenomen in de procedure. De inschrijving dient tenminste te bevatten: De volledig en naar waarheid ingevulde en door de daartoe bevoegde personen ondertekende formulieren en verklaringen, zoals bijgevoegd in de bijlagen ; De ingevulde en rechtsgeldig ondertekende Eigen Verklaring onderdelen: 1, 5.3. en 9 (bijlage ) en het indienen van deze bijlage en een (kopie van het) uittreksel van het handelsregister van maximaal 6 maanden oud; Het inschrijfformulier, in bijlage ; Een beschrijving van de opdracht conform de gevraagde kwaliteitsaspecten in paragraaf De inschrijving moet een geldigheidstermijn hebben van tenminste 3 maanden na uiterste datum van ontvangst van de inschrijvingen. De gemeente behoudt zich het recht voor om de ingediende gegevens op juistheid te toetsen. De gemeente behoudt zich het recht voor om bewijsstukken ter staving van het bovenstaande op te vragen bij de inschrijver, welke binnen 7 dagen na het daartoe gedane verzoek dienen te worden overlegd door de inschrijver. Indien de inschrijving niet de gevraagde documenten en verklaringen bevat of niet in het gevraagde format, zal dat feit alleen al leiden tot uitsluiting van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure. Eveneens geldt dat indien opgevraagde bewijsstukken niet binnen de gestelde termijn ingediend worden, de inschrijving uitgesloten wordt. 4.4 Eisen aan de indiening van de inschrijving De inschrijving dient rechtsgeldig ondertekend en voorzien te zijn van alle gevraagde bescheiden in een gesloten envelop/verpakking. De envelop/verpakking dient als volgt geadresseerd te zijn: Gemeente Reimerswaal t.a.v. Inkoopbureau West-Brabant Mevrouw A. Haaze Postbus ZH KRUININGEN De inschrijving dient aan alle onderstaande voorwaarden te voldoen: 1. De inschrijving moet rechtsgeldig ondertekend zijn; 2. De inschrijving moet tijdig ingediend zijn; 3. De inschrijving dient op de gehele opdracht betrekking te hebben, zoals door de opdrachtgever/aanbestedende dienst omschreven; 4. De inschrijving moet in tweevoud (1 origineel en 1 digitaal) worden ingediend in een gesloten envelop / verpakking op bovenstaand adres uiterlijk 15 april 2014 vóór 12:00 uur. 5. De inschrijving dient in de Nederlandse taal te zijn geschreven; 6. De inschrijving moet een gestanddoeningstermijn hebben van ten minste 3 maanden na de aanbestedingsdatum. De inschrijver is zelf verantwoordelijk voor het tijdig aanwezig zijn van de inschrijving. Inschrijvingen per fax of , evenals met strafport bezwaarde inzendingen en inschrijvingen die na de sluitingstermijn worden ingediend, kunnen niet worden geaccepteerd. Opening van de stukken vindt plaats na de sluitingstermijn en is niet openbaar. Programma van Eisen Accountantscontrole gemeente Reimerswaal SIW-REI-BMN

12 4.5 Gunningscriterium Indien een inschrijving voldoet aan alle gestelde (minimum)eisen wordt de opdracht gegund op basis van de economisch meest voordelige inschrijving. Bij de beoordeling worden de volgende gunningscriteria en wegingsfactoren gehanteerd: Prijs: 50 % 1. Interim-controle 45% 2. Jaarrekeningcontrole (inclusief SISA verantwoording) 45% 3. Referentiecalculatie 10% Kwaliteitsaspecten 50 % 1. Visie op natuurlijke adviesfunctie 40% 2. Contactpotentieel 20% 3. Kennis en ervaring 10% 4. Flexibiliteit 10% 5. Controlefilosofie en aanpak 20% 4.6 Toelichting op het gunningscriterium Prijs De uitvoering van de opdracht dient plaats te vinden tegen een vooraf vastgestelde totaalprijs per jaar voor de werkzaamheden in het kader van de interim-controle, controle van de jaarrekening en eventuele aanvullende controles in de vorm van een referentiecalculatie. Inschrijvers dienen conform het inschrijfformulier in bijlage 4 bedragen te offreren, bestaande uit totaalbedragen (per jaar) voor de onderdelen: 1. Interim-controle; 2. Jaarrekeningcontrole (inclusief SISA verantwoording); 3. Referentiecalculatie. Hierbij dient een splitsing plaats te vinden naar functieniveau, uren en tarieven. Met daarbinnen apart vermeld de bedragen voor de drie afzonderlijke onderdelen. Het uitvoeren van werkzaamheden voor onder andere (deel)verantwoordingen en meerwerk kan uitsluitend conform de in te dienen tarieven, zoals vermeld in het inschrijfformulier. In alle gevallen dient voorafgaand aan de besteding van de uren in overleg met en na goedkeuring van de opdrachtgever plaats te vinden, waarbij het verwachte aantal uren schriftelijk wordt vastgelegd. Voor het gunningscriterium Prijs wordt het rekenkundige gemiddelde per onderdeel (1, 2 en 3 zie paragraaf 4.5) van alle inschrijvingen gewaardeerd met het cijfer 6. Vervolgens zal voor iedere inschrijving de procentuele afwijking ten opzichte van dit gemiddelde worden bepaald. Daarna zal een inschrijving een cijfer krijgen ter grootte van 6 +/- de procentuele afwijking van het gemiddelde. De uitkomst hiervan wordt ten slotte vermenigvuldigd met de wegingsfactor (zie paragraaf 4.5). De uitkomst wordt afgerond op twee cijfers achter de komma. De schaal van deze uitkomst wordt niet beperkt, ofwel scores kunnen dus (theoretisch) boven het cijfer 10 en onder het cijfer 0 voorkomen. Een rekenkundig voorbeeld wordt hieronder geschetst bij 2 inschrijvingen. Inschrijver 1 schrijft in voor 900, - en inschrijver 2 schrijft in voor 1.100, -. Het gemiddelde van de beide inschrijvingen is 1.000, -. Schrijft een inschrijver in met 1000, - dan scoort deze dus een 6. Inschrijver 1 schrijft in met een som die 10% ( 1.000, , - = 100, -, 100, -/ 1.000, - = 10%) onder de gemiddelde inschrijfsom ligt. De score die hier uit volgt is voor inschrijver 1 een 6,60 (6+(10%x6)), ofwel 10% hoger dan de gemiddelde score van een 6. Inschrijver 2 scoort volgens dezelfde methode dus een 5,40, ofwel 10% onder het gemiddelde cijfer 6. Programma van Eisen Accountantscontrole gemeente Reimerswaal SIW-REI-BMN

13 Kwaliteit Met de genoemde criteria (kwaliteitsaspecten) onder paragraaf 4.5 wordt de kwalitatieve kant van de inschrijver getoetst. Voor elk onderdeel wordt een puntenwaardering toegekend. Naarmate de inschrijver beter voldoet aan het gevraagde zal dit met een hogere waardering worden beloond. Per onderdeel wordt de belangrijkheid met een wegingsfactor aangeduid. Hoe hoger de wegingsfactor, hoe belangrijker de opdrachtgever dat onderdeel vindt. In uw inschrijving dient u in te gaan op de in paragraaf 4.5 genoemde aspecten van de dienstverlening. Alle in te dienen stukken mogen in totaal uit maximaal 11 A4 (enkelzijdig, lettertype Arial 10), inclusief C.V. s, echter exclusief de voorbeeldrapportages, bestaan. Uitwerking subcriteria/wensen naar richtinggevende elementen: Nr. 1 Criteria Kwaliteit Subcriteria Visie op natuurlijke adviesfunctie Subcriteria wens Een frisse, nuchtere en praktische visie op de adviesfunctie Pro-activiteit, creativiteit, communicatie m.b.t. interne en externe ontwikkelingen, aansluiting met organisatie gemeente Reimerswaal. Eenheid / elementen Daarnaast wordt ook het gebruik van en vergelijk met benchmarkgegevens als meerwaarde gezien. Schaal Lineaire schaal Maatstaf Vergelijking van de inschrijvingen onderling Antwoord op minimaal onderstaande vragen: - wat is uw visie op de natuurlijke adviesfunctie voor onze organisatie? - op welke wijze informeert u ons over actuele interne en externe ontwikkelingen? Benodigde informatie - op welke manier communiceert u deze adviesrol? in de inschrijving Naast de beantwoording van bovenstaande vragen (par. 2.4) kunt u de verdere adviesfunctie op uw manier vormgeven. Max. 2 A4. Nr. 2 Criteria Kwaliteit Subcriteria Contactpotentieel Subcriteria wens Effectief en doelmatig samenwerken en communiceren Samenwerking tussen de diverse disciplines zoals management, gemeenteraad, college van B&W, gemeentesecretaris/algemeen directeur Eenheid / elementen en griffier. Constructief, praktisch, helder, eenduidig, tijdig, consistent, transparant. Schaal Lineaire schaal Maatstaf Vergelijking van de inschrijvingen onderling Beschrijving van de wijze waarop aan deze samenwerking en communicatie vorm zal worden gegeven. Hierbij wordt tevens gevraagd Benodigde informatie nadrukkelijk aan te geven hoe de wijze van samenwerking ingezet zal in de inschrijving worden om de (controlerende) rol van de gemeenteraad te ondersteunen en deel te nemen aan de vergaderingen van de accountantscommissie Max. 1 A4. Programma van Eisen Accountantscontrole gemeente Reimerswaal SIW-REI-BMN

14 Nr. 3 Criteria Kwaliteit Subcriteria Kennis en ervaring Kennis en ervaring van het in te zetten vaste controleteam binnen de Subcriteria wens publieke sector en kennisoverdracht aan gemeente tijdens contractduur Voldoende deskundigheid met: administratieve organisatie en interne beheersing, belastingrecht, automatisering en bedrijfsvoering. Toepassing bestaande/relevante wet- en regelgeving, signaalfunctie met betrekking tot Eenheid / elementen risico s en actuele ontwikkelingen. Wijzigingen in de verslaggeving etc. Borging van kennisoverdracht naar gemeente (eigen controleteam), denk bijvoorbeeld aan het voorkomen dat meerdere jaren dezelfde stukken worden opgevraagd. Schaal Lineaire schaal Maatstaf Vergelijking van de inschrijvingen onderling - Beschrijving van de samenstelling van het vaste controleteam met het daarbij behorende kennisniveau en individuele ervaringen binnen de accountancy in de publieke sector; Benodigde informatie - C.V. s van de in te zetten personen (vaste controleteam); in de inschrijving - Beschrijving van de visie ten aanzien van kennisdeling/-overdracht aan de gemeente. Max. 5 A4 (inclusief C.V. s). Nr. 4 Criteria Kwaliteit Subcriteria Flexibiliteit Subcriteria wens Flexibiliteit Mate van flexibiliteit omtrent (afwijkingen op) de planning, stagnatie, Eenheid / elementen vormgeving planning en accountantswerkzaamheden, wijze van overleg over de planning. Schaal Lineaire schaal Maatstaf Vergelijking van de inschrijvingen onderling Een omschrijving van de aan te bieden flexibiliteit gedurende de Benodigde informatie contractduur. in de inschrijving Max. 1 A4. Nr. 5 Criteria Kwaliteit Subcriteria Controlefilosofie en aanpak Controlefilosofie en -aanpak sluit aan en is afgestemd op werkwijze en Subcriteria wens aanpak van de gemeente. Effect van eventuele werkafspraken en de financiële consequenties als (een deel van) de werkafspraken niet nagekomen worden, scheidingslijn tussen controlewerkzaamheden die de inschrijver verricht en de Eenheid / elementen werkzaamheden die door de organisatie verricht worden, niveau van rapporten van bevindingen en managementletters (gericht op doelgroep), communicatie tijdens het controleproces. Schaal Lineaire schaal Maatstaf Vergelijking van de inschrijvingen onderling Beschrijving van de controlefilosofie, waaronder de controleaanpak en de eisen en wensen met betrekking tot de interne controle en administratieve organisatie. Benodigde informatie Voorbeeld (1) Rapport van bevindingen van een geanonimiseerde in de inschrijving referentie. Voorbeeld (1) Managementletter van een geanonimiseerde referentie. Max. 2 A4 (exclusief voorbeelden). Programma van Eisen Accountantscontrole gemeente Reimerswaal SIW-REI-BMN

15 De kwaliteitsbeoordelingen worden uitgevoerd door een beoordelingsteam. Bij de beoordeling van het gunningscriterium kwaliteit wordt per kwaliteitsaspect een puntenwaardering gegeven. Deze bestaat uit een cijfer (2, 4, 6, 8 en 10) en wordt volgens de onderstaande schaalverdeling toegekend. Puntenwaardering Betekenis (oordeel) Slecht / zwaar onvoldoende, de inschrijver geeft in zwaar onvoldoende mate 2 invulling aan de wens Onvoldoende, de inschrijver geeft in onvoldoende mate invulling aan de 4 wens 6 Voldoende (neutraal), de inschrijver biedt geen meerwaarde op dit punt 8 Goed, de inschrijver biedt (aanzienlijke) meerwaarde op dit punt Uitmuntend / uitstekend, de inschrijver biedt maximaal denkbare 10 meerwaarde op dit punt Procedure van beoordelen Alle tijdig en volledig ontvangen inschrijvingen, waarvan de inschrijver aan alle minimumeisen voldoet, zullen beoordeeld door een team van minimaal drie deskundige beoordelaars. De beoordeling van het gunningscriterium kwaliteit vindt plaats volgens de onderstaande stappen: 1. Verspreiding (door de inkoopadviseur) van de Kwaliteitsaspecten aan het beoordelingsteam; 2. Individuele beoordeling door de leden van het beoordelingsteam op basis van eigen deskundigheid op de kwaliteitscriteria; 3. Gezamenlijke bespreking van de beoordeling van de kwaliteit door het beoordelingsteam en evalueren van de individuele scores, waarna binnen het beoordelingsteam tot een consensus per kwaliteitsaspect zal worden gekomen; 4. Als laatste worden alle cijfers voor de diverse beoordelingscriteria vermenigvuldigd met de bijbehorende wegingsfactoren. De uitkomsten hiervan worden bij elkaar opgeteld en vormen de score voor het gunningscriterium Kwaliteit. Bij de behaalde scores afwijkend van een 6 zal een korte toelichting worden gegeven die bij de afwijzing kenbaar zal worden gemaakt. Vanzelfsprekend wordt van de winnaar de invulling van de kwaliteitsaspecten onderdeel van de overeenkomst. Programma van Eisen Accountantscontrole gemeente Reimerswaal SIW-REI-BMN