PROGRAMMA VAN EISEN ACCOUNTANTSCONTROLE

Transcriptie

1 PROGRAMMA VAN EISEN ACCOUNTANTSCONTROLE

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding 3 2. Omschrijving opdracht Algemene beschrijving Huidige situatie Onderdelen van de opdracht Controle van de jaarrekening Tussentijdse controle Natuurlijke adviesrol Ondersteuning en overleggen Wijze van uitvoering van de opdracht Resultaten van de opdracht Accountantsverslag Managementletter Optionele opdrachten 7 3. Voorwaarden Prijsopgave Contract Prijswijzigingen Inkoopvoorwaarden Facturatie en betaling Contractuele bepalingen 9 4. Inkoopprocedure Algemeen Uitsluitinggronden, minimumeisen en selectieciteria Overige inlichtingen Eisen aan de inschrijvingen Eisen aan de indiening van de inschrijving Beoordeling en gunning 13 Bijlagen: Bijlage 1: Verklaring NAW-gegevens 14 Bijlage 2: Eigen verklaring 15 Bijlage 3: Verklaring referenties 16 Bijlage 4: Verklaring van conformiteit 17 Bijlage 5: Inschrijvingsformulier 18 Bijlage 6: Inkoopvoorwaarden leveringen en diensten 19 Bijlage 7: Controleverordening gemeente Kapelle 20 Bijlage 8: Controleprotocol gemeente Kapelle 21 2

3 1 Inleiding De gemeente Kapelle heeft het voornemen om het verzorgen van de accountantscontrole aan te besteden. Dit Programma van Eisen (PvE) is bedoeld om kandidaten de mogelijkheid te bieden op een goede en juiste wijze mee te dingen naar de gunning van de opdracht. De gunning geschiedt na volledige afweging en analyse door de gemeente en is niet openbaar. De gemeente hanteert de voorwaarde economisch meest voordelige inschrijving als gunningcriterium. De stichting Inkoopbureau West-Brabant is werkzaam voor negentien gemeenten in West- Brabant, Zuid-Holland en Zeeland en adviseert de gemeente bij dit aanbestedingstraject. 3

4 2 Omschrijving opdracht 2.1 Algemene omschrijving Dit PvE bevat een functionele omschrijving van de eisen van de opdrachtgever. De doelstelling van gemeente Kapelle is: een accountant aanstellen die de controle en alle bijbehorende dienstverlening uitvoert conform alle eisen in dit PvE. De accountant wordt door de raad aangewezen op basis van artikel 213 Gemeentewet en is belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. De te leveren dienstverlening dient aan de eisen in dit hoofdstuk te voldoen. Indien de door u aangeboden dienstverlening niet voldoet aan één of meerdere van de in dit hoofdstuk gestelde eisen, kan uw inschrijving als ongeldig ter zijde worden geschoven. De door u aangeboden dienstverlening dient niet alleen aan de in dit hoofdstuk genoemde eisen te voldoen, maar ook aan alle van toepassing zijnde wet- en regelgeving. 2.2 Huidige situatie Momenteel wordt gewerkt aan een verbetering van het interne controleproces door per kwartaal diverse controles uit te voeren, zodat de werkzaamheden over het gehele jaar verspreid worden. Ook wordt gewerkt aan de invoering van het risicomanagement. Kennis en ervaring met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten is in voldoende mate aanwezig. 2.3 Onderdelen van de opdracht Controle van de jaarrekening De kaders en de randvoorwaarden voor de opdrachtverlening aan de accountant en de controle op hoofdlijnen zijn vastgelegd in de Controleverordening gemeente Kapelle. Deze Controleverordening is als bijlage bijgevoegd (zie bijlage 7). De reikwijdte van de controle en de te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties zijn opgenomen in het Controleprotocol gemeente Kapelle. De raad stelt een controleprotocol vast, waarin de basisopdracht aan de accountant is vastgelegd en dat onderdeel is van het programma van eisen. Eventuele afwijkingen / aanvullingen kunnen hierop jaarlijks voorafgaand aan de start van de controle door de raad worden toegevoegd en vastgesteld. Het Controleprotocol gemeente Kapelle is als bijlage bijgevoegd (zie bijlage 8). Aard en omvang van de werkzaamheden worden door de accountant bepaald op basis van de Gedrag- en Beroepsregels (deugdelijke grondslag). Het beoordelen van jaarrekeningen moet geschieden op rechtmatigheid, volledigheid, administratieve organisatie en interne controle. De controle moet gebaseerd zijn op de Gemeentewet, het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV), wettelijke regelingen, controleprotocollen 4

5 van de diverse departementen, alsmede de gemeentelijke verordeningen en concernrichtlijnen. In het kader van single-audit moet bij de controle ook een oordeel over de juiste toepassing van de regelgeving worden gegeven. Eveneens moeten signalen worden gegeven over risico s die de gemeente mogelijkerwijs loopt enerzijds gerelateerd aan de opgemaakte jaarrekening en anderzijds uit hoofde van gewijzigde externe ontwikkelingen die van invloed (kunnen) zijn op de gemeentelijke huishouding. Voor het beoordelen van een getrouw beeld en de rechtmatigheidstoets gelden goedkeuringen rapporteringtoleranties. In het controleprotocol zijn daarvoor de grenzen voor fouten en onzekerheden vermeld. De controlewerkzaamheden worden uiterlijk drie (3) weken na aanlevering van de jaarrekening afgerond. De accountantsverklaring en het definitieve verslag van bevindingen worden binnen twee (2) weken na afronding van de controlewerkzaamheden aangeleverd Tussentijdse controle De accountant voert jaarlijks een tussentijdse controle uit in de vorm van een managementletter op het niveau van de totale organisatie. De jaarlijkse tussentijdse controle wordt in het vierde (4 e ) kwartaal van het jaar uitgevoerd. De managementletter wordt binnen twee (2) weken na afronding van de controlewerkzaamheden aangeleverd Natuurlijke adviesrol De accountant geeft naast oordeel over getrouwheid en rechtmatigheid Adviezen die direct voortvloeien uit bevindingen; Adviezen die direct voortvloeien uit de bespreking van conceptrapportages; Adviezen op grond van relevante externe ontwikkelingen; Adviezen over de ontwikkeling van instrumenten voor de controlefunctie. De uitvoering moet op eigen initiatief, dan wel op verzoek van de gecontroleerde plaatsvinden. Deze functie omvat adviezen van beperkte omvang in het kader van de accountantscontrole, die binnen een termijn van twee weken zijn te leveren. In dit verband kan onder andere gedacht worden aan adviezen op basis van de controlebevindingen, alsmede aan adviezen die een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van de besprekingen van de rapportage. Voorts worden onder de natuurlijke adviesfunctie verstaan: alle activiteiten ten behoeve van de gemeente voor zover een relatie aanwezig is met de taakuitoefening van de accountant. Gedacht wordt aan bijvoorbeeld de inbreng bij besprekingen op basis van berichtgevingen, ontwikkeling van (administratieve organisatorische) systemen. De adviezen moeten oplossingsgericht zijn en op de gemeente Kapelle zijn toegesneden. Het karakter van de natuurlijke adviesfunctie brengt met zich mee dat de accountant binnen een redelijke termijn beschikbaar is. Ook het eventueel deelnemen aan het managementteam van gemiddeld twee bijeenkomsten per jaar wordt als passend gezien in de natuurlijke adviesfunctie. Dit geldt ook voor het overleg (maximaal twee keer per jaar) voor de start van de voorbereidende werkzaamheden 5

6 in het kader van de jaarrekening van de accountant met de concerncontroller. Verder overleg over de concepten met de portefeuillehouder Financiën, de gemeentesecretaris / algemeen directeur, de concerncontroller en het hoofd Middelen. Deze overleggen vallen onder het contract en moeten een onderdeel uitmaken van de prijs. Adviezen die minder dan twee (2) uur aansluitend werk met zich mee brengen worden gezien als onderdeel van de natuurlijke adviesrol voor de accountant en dienen dan ook in de prijs inbegrepen te zijn. Voor adviezen waarvoor meer tijd nodig is en voor separate onderzoeken, is pas sprake van een opdracht, nadat deze schriftelijk is gegeven op basis van offerte Ondersteuning en overleggen De activiteiten van de accountant voortvloeiende uit de opgedragen werkzaamheden: Afstemmingsoverleg over werkzaamheden en (concept)rapportages met raad / cie. Financiën; Bespreking van de voortgang van de opdracht met de raad indien de accountant of de raad dat wenst; Aanwezig bij de behandeling van de jaarrekening en het verslag van bevindingen in de voor dit doel door de raad ingestelde cie. Financiën en beschikbaar om tijdens vergaderingen vragen van raadsleden te beantwoorden; Aanwezig in het overleg tussen de portefeuillehouder Financiën, de secretaris/ algemeen directeur, de concerncontroller en het hoofd Middelen bij de behandeling van de managementletter, de jaarrekening en het verslag van bevindingen. De bestuurlijke functie omvat de activiteiten gericht op de ondersteuning van de bestuurlijke organisatie: Het bijwonen van de vergaderingen van de Commissie financiën (gemiddeld twee keer per jaar); Gevraagd en ongevraagd advies geven met betrekking tot de jaarrekening van de gemeente; een en ander in samenhang met de uit te brengen accountantsverklaring en het verslag van bevindingen. 2.4 Wijze van uitvoering van de opdracht Van de accountant wordt verwacht dat hij de volgende aspecten in acht neemt bij de uitvoering: Zorgvuldig; Betrokken bij de gemeente en gevoel voor de schaal van de gemeente; Bewust dat de raad opdrachtgever is; Pro-actief van houding. De accountant moet ideeën kunnen en willen leveren voor verbetering van (planning- en control) instrumenten en moet daarbij tevens oog hebben voor de organisatorische- en systeemconsequenties. Dit veronderstelt dat de accountant een uitgewerkte visie heeft op het wat en hoe van modern lokaal bestuur. De accountant moet bereid zijn te investeren in de gemeente door inzet van topkwaliteit met betrekking tot expertise en affiniteit met nieuwe ontwikkelingen op het gebied van financieel management. De rol van de Commissie financiën is: 6

7 Bereidt het advies aan de raad voor; Is het eerste aanspreekpunt voor de accountant in het verkeer met de raad en bij problemen met de uitvoering van de opdracht in het verkeer met het college en de organisatie; Kan de raad een inhoudelijk of procesmatig advies geven met betrekking tot de aan de raad gerichte rapportages 2.5 Resultaten van de opdracht Accountantsverslag Het rapport van de accountant omvat de accountantsverklaring en het accountantsverslag. Aan de inrichting van het verslag van de accountant worden vooraf geen eisen gesteld Managementletter In de managementletter zal de nadruk liggen op de bevindingen uit de interim controle, waarbij het functioneren van de administratieve organisatie, interne controle en de risicoanalyse aandacht krijgen. Uit de tussentijdse controle vloeien verbetervoorstellen voort. 2.6 Optionele opdrachten De accountant kan ook ingezet worden voor opdrachten door het college van burgemeester en wethouders. Daarbij kan gedacht worden aan opdrachten in verband met verantwoording aan derden (ministeries, CBS, ABP, Sociale Verzekeringsbank, provincies ed.). Deze opdrachten maken slechts als optie onderdeel uit van de overeenkomst die voortvloeit uit deze aanbesteding. Het college is vrij deze opdrachten aan een andere dan de door de raad benoemde accountant te verstrekken. 7

8 3 Voorwaarden 3.1 Prijsopgave In uw inschrijving dient u voor wat betreft de prijsopgave gebruik te maken van de inschrijvingsformulieren in bijlage 5. In de prijzen die u opgeeft op de inschrijfformulieren, dienen alle kosten voor verzorging van de opdracht inbegrepen te zijn. De prijzen dienen opgegeven te worden in euro s, exclusief BTW. Het separaat declareren van reiskosten, reistijd, reprokosten e.d. is niet mogelijk. In een toelichtende bijlage moet gespecificeerd worden weergegeven hoe de prijzen op het inschrijvingsformulier zijn opgebouwd. Daarbij dient u in ieder geval te vermelden: de gehanteerde tarieven; de inschatting van het aantal uren, met onderscheid naar tarieven; de korting op de prijs naar mate het zelfcontrolerend vermogen van de gemeente Kapelle toeneemt. 3.2 Contract Op basis van de aanbesteding zoals beschreven in dit PvE zal de gemeente een overeenkomst sluiten met de aanbieder die als winnaar van de aanbesteding uit de bus komt. De af te sluiten overeenkomst gaat in met ingang van het begrotingsjaar De opdracht kent een vaste looptijd van 5 jaren (verslagjaren 2009 t/m 2013). De overeenkomst eindigt van rechtswege op de einddatum van de contracttermijn, maar kent een automatische verlenging van 1 jaar indien niet vóór 1 september voorafgaande aan het jaar waarvoor de controle geldt, de overeenkomst is opgezegd. Verlengingen zullen schriftelijk worden bevestigd door beide partijen. De opdrachtnemer moet uiterlijk drie (3) maanden voor het verstrijken van de vaste looptijd of reeds benutte optie tot verlenging van de overeenkomst aan geven of zij bereid is tot een (volgende) verlenging. 3.3 Prijswijzigingen De prijzen voor de onderhoudsovereenkomst zijn voor 1 e contractjaar vast. Daarna kan de onderhoudsovereenkomst jaarlijks per 1 januari (voor de eerste keer per 2010) tot een maximum van het afgeleide CBS-prijsindexcijfer reeks alle huishoudens (2006=100) worden geïndexeerd. De basis hiervoor vormt de stijging van dit prijsindexcijfer over 12 maanden voorafgaand aan de maand oktober van het voorgaande jaar. De prijsaanpassingen kunnen alleen plaatsvinden per 1 januari en dienen uiterlijk op 1 december daaraan voorafgaand aan de opdrachtgever schriftelijk kenbaar te worden gemaakt. 8

9 Inhaalslagen voor niet toegepaste of te laat ingediende verzoeken voor prijsaanpassingen / aanvullingen zijn niet mogelijk. 3.4 Inkoopvoorwaarden Op de opdracht zijn de inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten van de gemeente Kapelle van toepassing. Algemene voorwaarden of verkoopvoorwaarden van de opdrachtnemer worden uitdrukkelijk uitgesloten. 3.5 Facturatie en betaling De facturatie voor de levering dient twee (2) keer per jaar plaats te vinden na afronding van de werkzaamheden volgens dit Programma van Eisen. De door de opdrachtgever verschuldigde vergoeding wordt door de opdrachtnemer gefactureerd na de door de gemeente goedgekeurde oplevering van de vereiste producten. De betaling geschiedt, na goedkeuring factuur, binnen 30 werkdagen nadat de factuur is ontvangen bij de Gemeente Kapelle. De factuur moet worden verzonden aan: Gemeente Kapelle t.a.v. hoofd Middelen Postbus AC KAPELLE en dient te vermelden: Specificatie van de geleverde producten en/of dienstverlening. 3.6 Contractuele bepalingen Met opmaak: opsommingstekens en nummering Op de op basis van deze aanbesteding te sluiten overeenkomst zijn de volgende bepalingen van toepassing: Op de overeenkomst zijn de volgende stukken in volgorde van belangrijkheid van toepassing: - De nota van inlichtingen (incl. bijlagen); - Het Programma van Eisen (incl. bijlagen); - De inschrijving van de opdrachtnemer. Met de opdracht mag slechts na schriftelijke toestemming van de opdrachtgever de publiciteit worden gezocht. 9

10 4 Inkoopprocedure 4.1 Algemeen Deze aanbesteding vindt plaats volgens een meervoudige onderhandse aanbesteding. De door de (kandidaat)inschrijvers gemaakte kosten voor het inschrijven op de aanbesteding worden niet vergoed. De voertaal tijdens de procedure is Nederlands. Aan dit PvE kan op geen enkele wijze rechten of plichten worden ontleend. Dit PvE is geen opdracht, impliceert het niet en kan ook niet als zodanig worden uitgelegd. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om zonder opgaaf van redenen (deels) niet tot gunning over te gaan. De gemeente heeft de aanbestedingsdocumenten met de grootst mogelijke zorgvuldigheid opgesteld. (Kandidaat)inschrijvers hebben de plicht om eventuele onduidelijkheden, dubbelzinnigheden, tegenstrijdigheden en dergelijke onverwijld ter kennis te brengen van de gemeente, reeds tijdens de aanbestedingsprocedure. Alternatieven en varianten zijn niet toegestaan. Alle informatie dient vertrouwelijk te worden behandeld. De gemeente zal de contacten tijdens de aanbesteding onderhouden met de opdrachtnemer via een vaste contactpersoon van de opdrachtnemer en een vervanger daarvan. Beiden dienen volledige beslissingsbevoegdheid te hebben en gemachtigd te zijn namens opdrachtnemer te kunnen optreden. De namen, adressen en telefoonnummers van deze personen dienen in de inschrijving vermeld te worden. Hiervoor dient gebruik gemaakt te worden van bijlage Uitsluitinggronden, minimumeisen en selectiecriteria Indien een inschrijver niet voldoet aan één of meerdere van de onderstaande aspecten, kan dat alleen al reden zijn tot uitsluiting: De aanbieder dient de voorwaarden zoals gesteld in dit PvE te accepteren; De aanbieder is volgens de eisen van de wetgeving van de lidstaat van de EU waarin hij is gevestigd ingeschreven in het beroepen- of handelsregister; Geen van de onderstaande omstandigheden mag van toepassing zijn op de inschrijver: o hij in staat van faillissement vereffening, akkoord of surséance van betaling verkeert, dan wel zijn werkzaamheden heeft gestaakt of in een andere soortgelijke toestand verkeert ingevolge een gelijkwaardige nationaalrechtelijke procedure; o zijn faillissement is aangevraagd of tegen wie een procedure van vereffening of akkoord of surséance van betaling dan wel een andere soortgelijke nationaalrechtelijke procedure aanhangig is gemaakt; o hij bij een rechtelijke beslissing die kracht van gewijsde heeft, veroordeeld is geweest voor een delict dat zijn beroepsmoraliteit in het gedrang brengt; 10

11 o o o o hij in de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout heeft begaan; hij niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van de sociale verzekeringsbijdrage overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is; hij niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van zijn belastingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd; hij heeft zich schuldig gemaakt aan collusie (overleg voorafgaande aan de aanbesteding waarbij prijzen en wijze van aanbieding worden afgestemd). Indien u aan het bovenstaande voldoet, kunt u bij inschrijving volstaan met het naar waarheid invullen en door de daartoe bevoegde persoon (laten) ondertekenen van de verklaringen in de bijlagen 2 en 4 en het indienen van deze bijlagen en een (kopie van het) uittreksel van het handelregister van maximaal 3 maanden oud. De gemeente behoudt zich het recht voor om de ingediende gegevens op juistheid te toetsen. De gemeente behoudt zich het recht voor om bewijsstukken ter staving van het bovenstaande op te vragen bij de inschrijver, welke binnen 7 dagen na het daartoe gedane verzoek dienen te worden overlegd door de inschrijver. 4.3 Overige inlichtingen Aanvullende vragen kunnen alleen schriftelijk gesteld worden en moeten uiterlijk op 26 januari 2009 om uur in het bezit zijn van gemeente Kapelle. De aanvullende vragen moeten gericht worden aan: Gemeente Kapelle t.a.v. de heer R. Hogendorf adres: r.hogendorf@kapelle.nl De antwoorden op alle gestelde vragen worden zowel per verstrekt alsook op schrift gesteld en automatisch opgestuurd aan alle houders van het PvE, op een zodanige wijze dat iedere potentiële inschrijver over dezelfde informatie beschikt. Verwacht wordt de nota van inlichtingen op 30 januari 2009 aan alle houders te kunnen toezenden. 4.4 Eisen aan de inschrijvingen De inschrijvingen dienen betrekking te hebben op de totale opdracht. Het inschrijven op een deel van de opdracht is niet toegestaan en zal als zodanig niet worden meegenomen in de procedure. De inschrijving dient in de Nederlandse taal te zijn geschreven en tenminste te bevatten: De volledig en naar waarheid ingevulde en door de daartoe bevoegde personen ondertekende formulieren en verklaringen, zoals bijgevoegd in de bijlagen 1 t/m 4; Het inschrijvingsformulier, in bijlage 5; Een beschrijving op maximaal 2 A4-tjes van de controle filosofie (en hoe die leidt tot signalering van risico s en advisering over mogelijkheden tot verbetering van 11

12 de beheersing van de organisatie, waarbij de accountant een stimulerende werking heeft naar het bestuur en de organisatie); Een beschrijving op maximaal 2 A4-tjes van de wijze van invulling van de natuurlijke adviesrol, met daarbij aangegeven wat het adviespotentieel is; bijvoorbeeld deskundigheid en kennis op het gebied van; belastingrecht; automatisering; bedrijfsvergelijking tussen gemeenten, administratieve organisatie; EDP-audits; kennis en ervaring van bedrijfsmatige ontwikkelingen in de gemeentelijke praktijk, (waaronder ervaring bij andere organisaties); verscheidenheid aan mogelijke relevante adviesdiensten in eigen organisatie, publicaties; Een beschrijving van het in geval van opdracht in te zetten team, met daarbij per teamlid een korte CV, een overzicht van de taakverdeling en de garanties voor de continuïteit en kwaliteit van het team gedurende de contractduur; Een beschrijving van de werkwijze in zijn algemeenheid (bestaande uit de controleaanpak, de eisen/wensen met betrekking tot interne controle en administratieve organisatie en de taakverdeling tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, en toelichting op de gehanteerde methoden van rechtmatigheidbeoordeling, de werkwijze binnen het accountantskantoor in zijn algemeenheid hoe onafhankelijkheid wordt gewaarborgd bij adviesaanvragen van het college;hoe omgegaan wordt met een eventuele weerstand uit college of ambtelijke organisatie. De inschrijving moet een geldigheidstermijn hebben van tenminste 3 maanden na uiterste datum van ontvangst van de inschrijvingen. 12

13 4.5 Eisen aan de indiening van de inschrijving De inschrijving dient rechtsgeldig ondertekend te zijn en voorzien van alle gevraagde bescheiden in een gesloten envelop/ verpakking. De envelop/ verpakking dient als volgt geadresseerd te zijn: Gemeente Kapelle T.a.v. de heer R. Hogendorf Postbus AC KAPELLE De gemeente verzoekt u om uw inschrijving niet alleen op papier, maar ook in digitale vorm in te dienen. Dit kan in de vorm van een bij de inschrijving te voegen USB-stick. De inschrijver is zelf verantwoordelijk voor het tijdig aanwezig zijn van de inschrijving. Uw inschrijving in tweevoud dient uiterlijk op vrijdag 6 februari 2009 om uur in het bezit te zijn van de gemeente Kapelle. Inschrijvingen per fax of , evenals met strafport bezwaarde inzendingen en inschrijvingen die na de sluitingstermijn worden ingediend, kunnen niet worden geaccepteerd. Opening van de stukken vindt plaats na de sluitingstermijn en is niet openbaar. 4.6 Beoordeling en gunning Eerst worden alle inschrijvingen getoetst op compleetheid en geldigheid. Daarna worden de inschrijvingen beoordeeld op basis van het gunningcriterium economisch meest voordelige inschrijving. De beoordeling vindt daarbij plaats aan de hand van de volgende criteria: Prijs 40 % Controle filosofie 20 % Invulling natuurlijke adviesrol 20 % In te zetten team 20 % Werkwijze algemeen 20 % De gemeente behoudt zich het recht voor om (deels) niet tot gunning over te gaan of om tijdens de procedure tijdelijk of definitief te staken. In een dergelijk geval is de opdrachtgever niet gebonden aan het aangaan van een overeenkomst en/of het overgaan tot een vergoeding van kosten. De uitslag van de aanbesteding en daarmee het voorgenomen gunningbesluit, wordt schriftelijk kenbaar gemaakt aan alle inschrijvers. Vanaf dit moment start een periode van 15 dagen, waarin alle inschrijvers bij de arrondissementsrechtbank te Middelburg een kort geding kunnen aanspannen tegen het voorgenomen gunningbesluit. De inschrijvers dienen, indien een kort geding wordt aangespannen de inschrijving in ieder geval gestand te doen tot twee weken na de uitspraak in kort geding. 13

14 Bijlage 1 Verklaring NAW-gegevens Benodigde gegevens Gegevens aanbieder Bedrijfsgegevens: Bedrijfsnaam Rechtsvorm Vestigingsgegevens: Adres Postcode + Plaats Correspondentiegegevens: Adres Postcode + Plaats Contactpersoon tijdens aanbesteding: Naam Functie Telefoonnummer Faxnummer adres 2 e contactpersoon tijdens aanbesteding: Naam Functie Telefoonnummer Faxnummer adres 14

15 Bijlage 2 Eigen verklaring De aanbieder verklaart hiermee dat geen der onderstaande omstandigheden van toepassing zijn: 1. hij in staat van faillissement vereffening, akkoord of surséance van betaling verkeert, dan wel zijn werkzaamheden heeft gestaakt of in een andere soortgelijke toestand verkeert ingevolge een gelijkaardige nationaalrechtelijke procedure; 2. zijn faillissement is aangevraagd of tegen wie een procedure van vereffening of akkoord of surséance van betaling dan wel een andere soortgelijke nationaalrechtelijke procedure aanhangig is gemaakt; 3. hij bij een rechtelijke beslissing die kracht van gewijsde heeft, veroordeeld is geweest voor een delict dat zijn beroepsmoraliteit in het gedrang brengt; 4. hij in de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout heeft begaan; 5. hij niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van de sociale verzekeringsbijdrage overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is; 6. hij niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van zijn belastingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd. 7. hij heeft zich schuldig gemaakt aan collusie (overleg voorafgaande aan de aanbesteding waarbij prijzen en wijze van aanbieding worden afgestemd). De aanbieder verklaart hiermee dat hij deze verklaring naar waarheid heeft ingevuld: Organisatie: Adres: Plaats: Datum: Naam: Functie: Ondertekening:... 15

16 Bijlage 3 Verklaring referenties Naam inschrijver: De inschrijver verklaart hiermee door de onderstaande referenties voldoende vakbekwaam te zijn voor het volbrengen van deze opdracht: Referentie 1 Omschrijving opdracht: Opdrachtgever: Naam contactpersoon: Telefoon contactpersoon: Opdrachtwaarde / jaar: Contractperiode: Referentie 2 Omschrijving opdracht: Opdrachtgever: Naam contactpersoon: Telefoon contactpersoon: Opdrachtwaarde / jaar: Contractperiode: Referentie 3 Omschrijving opdracht: Opdrachtgever: Naam contactpersoon: Telefoon contactpersoon: Opdrachtwaarde / jaar: Contractperiode: De inschrijver verklaart met de ondertekening van deze verklaring dat bovenstaande referenties betrekking hebben op het bedrijf(s-onderdeel) dat op deze opdracht inschrijft en dat hij deze verklaring naar waarheid heeft ingevuld: Organisatie: Plaats: Datum: Naam: Functie: Ondertekening... 16

17 Bijlage 4 Verklaring van conformiteit Onderdeel Minimumeis Conform ja/nee 2 Omschrijving opdracht 2.1 Algemene omschrijving Conform PvE 2.2 Huidige situatie Conform PvE 2.3 Onderdelen van de opdracht Conform PvE Controle van de jaarrekening Conform PvE Tussentijdse controle Conform PvE Natuurlijke adviesrol Conform PvE Ondersteuning en overleggen Conform PvE Wijze van uitvoering van de opdracht Resultaten van de opdracht Accountantsverslag Conform PvE Conform PvE Conform PvE Managementletter Conform PvE 2.6 Optionele opdrachten Conform PvE 3 Voorwaarden 3.1 Prijsopgave Conform PvE 3.2 Contract Conform PvE 3.3 Prijswijzigingen Conform PvE 3.4 Inkoopvoorwaarden Conform PvE 3.5 Facturatie en betaling Conform PvE 3.6 Contractuele bepalingen Conform PvE De aanbieder verklaart met het invullen en de ondertekening van deze verklaring dat de aangeboden dienstverlening bij opdracht conform dit PvE en de eventuele nota van inlichtingen zullen worden uitgevoerd en dat hij deze verklaring naar waarheid heeft ingevuld: Organisatie: Plaats: Datum: Naam: Functie: Ondertekening:

18 Bijlage 5 Inschrijvingsformulier De inschrijver verklaart zich door ondertekening van dit inschrijvingsformulier bereid tot de verzorging van de accountantscontrole inclusief alle bijbehorende taken voor de gemeente Kapelle tegen de volgende prijzen: Omschrijving Controle jaarrekening incl. SiSa verklaring Prijs per controlejaar excl. BTW Interim controle Invulling natuurlijke adviesrol Overleggen en ondersteuning TOTALE KOSTEN XXXXXXXX 1) De genoemde prijzen zijn all-in, dus inclusief kosten voor reizen, repro e.d. Conform de bepalingen in inkoop PvE accountantscontrole gemeente Kapelle en de bijbehorende nota van inlichtingen Organisatie: Adres: Plaats: Datum: Naam: Functie: Ondertekening:... 18

19 Bijlage 6 Inkoopvoorwaarden Kapelle voor leveringen en diensten 19

20 Bijlage 7 Controleverordening gemeente Kapelle 20

21 Bijlage 8 Controleprotocol gemeente Kapelle 21