Programma van Eisen. Ondersteuning ESF subsidies. 16 februari 2005 versie 1.3

Transcriptie

1 Programma van Eisen Ondersteuning ESF subsidies 16 februari 2005 versie 1.3

2 2 Inhoudsopgave 1. Inleiding 1.1 Aanbesteding Werkwijze gemeente Oosterhout Gunning 4 2. Omschrijving levering 2.1 Algemeen Vorm van dienstverlening Mogelijke projecten Looptijd Controles Plan van aanpak en werkwijze Presentatie Referentieprojecten Tarieven Performanceregeling Betaling Inkoopvoorwaarden 7 3. Aanbestedingsprocedure 3.1 Procedure 3.2 Selectiecriteria leveranciers Inschrijvingen Gunningcriteria 9 4. Bijlagen: 4.1 Inschrijvingsbiljet Eigen verklaring 13

3 3 1 Inleiding 1.1 Aanbesteding De gemeente Oosterhout, hierna te noemen opdrachtgever, heeft de intentie ondersteuning in te kopen voor het begeleiden van ESF-3 subsidieaanvragen tot en met het moment van eindafrekening. Deze aanbesteding geschiedt op basis van een openbare aanbesteding. De gemeente Oosterhout is voornemens voor de reïntegratieactiviteiten een aanvraag in het kader van ESF-3 te doen. Deze aanbesteding richt zich op inkoop van activiteiten in het kader van het begeleiden bij het doen van de aanvraag, het inrichten en voeren van een ESF-projectadministratie en het samenstellen van de eindafrekening /-verantwoording in het kader van de ESF-3-aanvraag. Op deze aanbesteding zijn de Algemene voorwaarden van de gemeente Oosterhout voor overeenkomsten tot het leveren van zaken/goederen en/of diensten 2003 van toepassing. Dit Programma van Eisen is bedoeld om leveranciers de mogelijkheid te bieden op een goede en juiste wijze mee te dingen naar de gunning van de opdracht. 1.2 Werkwijze gemeente Oosterhout Momenteel worden mogelijkheden onderzocht om voor een aantal gemeentelijke taken ESF-3 subsidie aan te vragen. Binnen de gemeente Oosterhout is nog geen ervaring opgedaan met het aanvragen van ESF-3 subsidie. De gemeente Oosterhout heeft een ESF-coördinator aangesteld, die verantwoordelijk is voor de coördinatie van alle activiteiten in het kader van ESF. Onder zijn verantwoordelijkheid is een projectgroep ESF gevormd, waarin vertegenwoordigers uit verschillende lagen van de gemeente deelnemen. Vanuit de projectgroep is besloten om, bij wijze van pilot-project, een aanvraag voor ESF-3 subsidie te doen voor de kosten van reïntegratiediensten. Uitvoering en inkoop van reïntegratiediensten valt onder de verantwoordelijkheid van de afdeling Zorg & Werk. Op basis van de bij deze aanvraag opgedane ervaringen zal verder onderzocht worden of er binnen de gemeente Oosterhout voor meerdere projecten gebruik gemaakt kan worden van ESF-3 subsidie. De gemeente heeft - gelet op het gebrek aan kennis en ervaring met een dergelijke subsidieaanvraag en de daaraan verbonden verantwoordingsvereisten - behoefte aan begeleiding bij het doen van een aanvraag en het inrichten en voeren van een projectadministratie om te kunnen komen tot een volledige, tijdige en juiste verantwoording in het kader van een ESF-3 subsidieaanvraag. Daarom is besloten tot inkoop van gerichte dienstverlening bij een derde. De gemeente Oosterhout fungeert als primair verantwoordelijke voor de subsidieaanvraag en de uiteindelijke verantwoording in het kader van ESF-3 subsidie. De uiteindelijke contractant onderneemt zijn activiteiten onder verantwoordelijkheid van de gemeente en fungeert als adviseur en ondersteuner bij het doen van de aanvraag en als uitvoerder bij het inrichten en het voeren van de projectadministratie en het opstellen van verplichte rapportages en einddeclaratie. Daarnaast is het voor de gemeente Oosterhout van belang om op termijn zelfstandig de benodigde activiteiten in het kader van een ESF-3 aanvraag te kunnen verrichten. Van de contractant wordt daarom verwacht dat er voldoende aandacht is voor kennisoverdracht naar de verantwoordelijke medewerkers van de gemeente.

4 4 1.3 Gunning De gunning geschiedt na volledige afweging en analyse. De gemeente hanteert de voorwaarde economisch meest voordelige aanbieding als gunningcriterium. Dit houdt in dat aanbiedingen beoordeelt worden op zowel kwalitatieve als prijstechnische aspecten. De gemeente behoudt zich het recht voor de opdracht niet te gunnen wanneer er geen geschikte aanbiedingen worden gedaan.

5 5 2 Omschrijving levering 2.1 Algemeen De opdrachtgever heeft arbeidsmarkttrajecten uit te voeren welke in aanmerking komen voor ESF subsidies. Gelet op de huidige capaciteit, en mede ingegeven door berichten uit voorgaande jaren aangaande deze subsidies, is besloten om voor de aanvraag en de correcte begeleiding en uitvoering van het project reïntegratiediensten 2005 / 2006 gebruik te maken van een externe partij. In dit programma van eisen wordt uiteen gezet wat de opdrachtgever van de partij verwacht. Uitgangspunt is hierbij te allen tijde dat werkzaamheden uitgevoerd worden volgens de subsidieregeling ESF-3 en dat de daarin bestaande mogelijkheden binnen de regeling optimaal benut worden Vorm van dienstverlening Zoals reeds eerder aangegeven heeft de opdrachtgever behoefte aan de complete begeleiding bij het aanvragen en monitoren van ESF subsidies. De gemeente denkt hierbij aan de volgende onderdelen: Opzetten van beheersomgeving De subsidieverstrekker vereist vooraf een opgave van de administratieve structuur, project structuur en waarborgen voor functiescheiding. Deze processen dienen aan te sluiten op de interne en externe controles binnen de uitvoeringsorganisatie. De accountant dient hierbij betrokken te worden als controlerende instantie op de eindafrekening. De opdrachtnemer wordt gevraagd hiertoe een adequate structuur op te zetten in overleg met de opdrachtgever Aanvraag De opdrachtgever dient een subsidieaanvraag in, waarvoor tenminste een correcte projectbeschrijving gemaakt dient te worden. Hiervoor wil zij gebruik maken van de expertise van de opdrachtnemer. Ook op die aspecten welke niet direct uitvoering gerelateerd zijn, waaronder de dienstverlening van de opdrachtnemer, dient subsidie aangevraagd te worden. De opdrachtgever verwacht van de opdrachtnemer een zorgvuldige screening op de haalbaarheid van de aanvraag. Indien de screening leidt tot een voorstel om geen subsidieverzoek in te dienen, dan wordt daardoor tevens de overeenkomst tussen opdrachtgever en opdrachtnemer ontbonden Projectadministratie Van opdrachtnemer wordt verwacht dat zij de projectadministratie voert conform de verantwoordingswijze ESF Rapportage Gedurende het project verschaft de opdrachtnemer aan belanghebbenden relevante rapportages. Van belang hierbij is dat deze qua inhoud en frequentie tenminste voldoen aan de subsidieregeling ESF3. Rapportage vindt plaats onder verantwoordelijkheid van opdrachtgever. 2.3 Mogelijke projecten De gemeente Oosterhout wil het project reïntegratiediensten 2005 / 2006 voor subsidie aanmelden. Gedurende de looptijd van dit project kunnen andere voor ESF-3 subsidie in aanmerking komende projecten de revue passeren. Hieromtrent zullen aanvullende afspraken worden gemaakt. 2.4 Looptijd De opdrachtgever heeft de intentie gedurende de looptijd van het onder 2.3 genoemde project een contract af te sluiten met de opdrachtnemer. Indien opdrachtgever de behoefte heeft na afloop van

6 6 dit contract de samenwerking voort te zetten zal dit tijdig kenbaar worden gemaakt. Opdrachtgever gaat er vanuit dat de gehonoreerde subsidieaanvragen tijdig worden afgewerkt. Van belang is dat opgestarte aanvragen voor de einddatum van het contract, welke niet afgerond zijn op de einddatum van het contract, volledig afgewerkt zullen worden. 2.5 Controles De opdrachtnemer verleent kosteloos volledige medewerking aan verplichte controles of controles waarvan de opdrachtgever het anderszins noodzakelijk acht uitgevoerd te worden. Op eerste verzoek worden gevraagde stukken kosteloos overlegd. 2.6 Plan van aanpak en werkwijze De opdrachtgever verwacht van opdrachtnemer een overzichtelijk plan van aanpak voor alle werkzaamheden die nodig zijn om een correcte subsidieaanvraag tot en met de eindafrekening af te handelen. In dit plan van aanpak beschrijft u wat de gewenste input van de opdrachtgever is en schenkt u aandacht aan de wijze van rapporteren en administreren. ( zie ook 2.2.4). 2.7 Presentatie Indien opdrachtgever het, na beoordeling van de offertes, nodig acht wil zij de inschrijvers de mogelijkheid geven hun inschrijving, werkwijze en organisatie in een presentatie van maximaal een half uur nader toe te lichten. 2.8 Referentieprojecten Ter beoordeling van de ervaring en vakbekwaamheid ontvangt de opdrachtgever bij uw inschrijving minimaal drie referenties (bij voorkeur bij gemeenten) welke naar aard en omvang ten minste gelijk zijn aan deze aanbesteding. Deze lijst dient namen van contactpersonen en telefoonnummers te bevatten van de genoemde referenties. Opdrachtgever behoudt zich het recht voor deze referenties na te trekken. 2.9 Tarieven Om een weloverwogen keuze te kunnen maken verwachten wij van u : a. een uurtarief voor de screening, voor het aanvragen van de subsidie alsmede voor alle overige werkzaamheden, met een opgave van het aantal uren per onderdeel; b. één totaalprijs voor het gehele pakket van de door u te leveren diensten; c. een opgave van no cure less pay percentage. Het percentage wordt uitgedrukt in verhouding tot de toegekende subsidie. Verder verwacht de opdrachtgever een prijs indien uit voortschrijdend inzicht moge blijken dat dit traject niet subsidiabel-rijp kan worden gemaakt Performanceregeling Indien een in eerste instantie gehonoreerde aanvraag of een deel daarvan, welke voor de afwikkeling in handen is geweest bij de opdrachtnemer, bij de eindafrekening of op enig ander tijdstip niet voldoet aan de regels van ESF-3, waardoor er voor de opdrachtgever negatieve consequenties verbonden worden aan die aanvraag, dan is de opdrachtnemer hiervoor aansprakelijk indien er sprake is van aan hem verwijtbare tekortkoming. In voorkomende gevallen wordt de betaalde vergoeding voor de afwikkeling gerestitueerd inclusief de geldende wettelijke rente vanaf het

7 7 moment van betaling van de factuur. Daarnaast zullen eventuele sancties als gevolg van incorrecte naleving van de ESF-3 regelgeving volledig voor rekening van de opdrachtnemer komen Betaling Wij verwachten van u een tijdschema inzake facturering van de dienstverlening Inkoopvoorwaarden Op de opdracht en overeenkomst zijn de inkoopvoorwaarden van de gemeente Oosterhout van toepassing. Algemene voorwaarden of verkoopvoorwaarden van de inschrijver worden uitdrukkelijk uitgesloten.

8 8 3 Aanbestedingsprocedure 3.1 Procedure Offerteprocedure De aanbesteding voor het gunnen van de opdracht vindt plaats volgens een openbare procedure. Het aanbieden van de offerte betekent dat de aanbieder akkoord gaat met de bepalingen verbonden aan deze aanbestedingsprocedure De aanbiedingen worden door de opdrachtgever beoordeeld op zowel kwalitatieve als prijstechnische aspecten. De definitieve gunning geschiedt door de ESFprojectleider. Laatstgenoemde behoudt zich het recht voor niet over te gaan tot gunning. Bij de aanbesteding worden door de opdrachtgever vanzelfsprekend transparantie, objectiviteit en non-discriminatie als grondbeginselen gehanteerd Nota van inlichtingen Eventuele vragen ten aanzien van de aanbesteding kunnen uitsluitend schriftelijk ingediend worden via j.de.haas@oosterhout.nl Tijdschema aanbestedingsprocedure Bedrijven hebben maximaal 15 dagen na publicatie d.d. maandag 21 februari 2005 de tijd om een offerte in te sturen. Na de sluitingsdatum voor het indienen van de offerte zal naar verwachting binnen 2 weken bekend zijn aan welk bedrijf de opdracht wordt gegund. De offertes dienen uiterlijk maandag 7 maart 2005 te zijn aangeboden aan de gemeente Oosterhout. De offertes worden op dinsdag 8 maart om uur geopend door de heer J. de Haas, projectleider ESF. De gemeente Oosterhout streeft ernaar de offertebeoordeling uiterlijk 24 maart 2005 te hebben afgerond. 3.2 Selectiecriteria leveranciers De inschrijver dient bij zijn inschrijving de volgende recente rechtsgeldige bescheiden te overleggen. Het niet aanleveren van een van onderstaande bescheiden kan tot directe uitsluiting van verdere deelname van de aanbestedingsprocedure leiden Een verklaring dat de inschrijver zich niet bevindt in een toestand van faillissement, surséance van betaling en dergelijke, door middel van het ondertekenen van bijgevoegd formulier eigen verklaring De onder 2.8 bedoelde lijst met referenties. 3.3 Inschrijvingen De inschrijvingen dienen in de Nederlandse taal te zijn geschreven en tenminste te bevatten: 1. Een volledige beschrijving van de wijze waarop de aangeboden dienstverlening voorziet in de gewenste functionaliteit, zoals beschreven in het programma van eisen. Er wordt gevraagd de volgorde van het bestek aan te houden en op ieder onderdeel in te gaan. In geval van niet behandelde artikelen wordt er van uit gegaan dat de inschrijver niet kan voldoen aan het gestelde in het betreffende artikel. 2. Een volledig ingevulde inschrijfstaat met eventuele bijlagen

9 9 3. Het formulier eigen verklaring 4. Alle informatie die in artikel 3.2 wordt gevraagd 5. Een referentielijst waarvan er ten minste 3 projecten naar aard en grootte vergelijkbaar is met deze opdracht 6. Voorbeelden van door u gehanteerde rapportagevormen. Indien de inschrijving niet alle bovengenoemde elementen bevat, kan dat feit alleen al er toe leiden dat deze niet wordt beoordeeld en dat de offerte wordt afgewezen. Blijkt tijdens bespreking (in contractfase) met de aanbieder dat er in de offerte onjuiste informatie is verstrekt of dat op andere onderwerpen onoverkomelijke bezwaren bestaan, dan zal de betrokken aanbieding alsnog afvallen. Het is toegestaan om varianten in de inschrijving op te nemen, u dient dan echter, ter verduidelijking, uw variant in een vergelijking weer te geven van uw initiële inschrijving. Indien uw variant niet te vergelijken is met de initiële inschrijving, dan zal uw variant niet beoordeeld worden. Inschrijvers dienen zich alleen of gezamenlijk in te schrijven voor het leveren van de producten. De leverancier dient als rechtsvorm een rechtspersoon naar Nederlands recht aan te nemen. Aan de inschrijving kunnen op geen enkele wijze rechten of plichten worden ontleend. De offerteaanvraag is geen opdracht, impliceert het niet en kan ook niet als zodanig worden uitgelegd. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om zonder opgaaf van redenen niet tot gunning over te gaan. De inschrijvingen dienen rechtsgeldig ondertekend te zijn en in tweevoud te worden ingediend uiterlijk op de in het tijdschema onder genoemde datum. Alleen inschrijvingen in een gesloten envelop worden geaccepteerd. De ingediende offerte dient een minimale geldigheidstermijn te hebben van 3 maanden na ontvangst van de offerte. De offerte is onherroepelijk. Alleen wijzigingen van de opdracht kunnen leiden tot wijziging van de offerte. De offerte dient verstuurd te worden naar het volgende adres: Gemeente Oosterhout, afdeling Financiële Ondersteuning en Uitvoering t.a.v. dhr. J. de Haas Postbus GB Oosterhout De aanbieder is zelf verantwoordelijk voor het tijdig aanleveren van de inschrijving. Offertes welke na genoemde datum ontvangen worden, worden van deelname uitgesloten. De door de inschrijver gemaakte kosten voor het aanbieden van de inschrijving worden niet vergoed. 3.4 Gunningcriteria De beoordeling van de inschrijvingen geschiedt op basis van het gunningcriterium economisch meest voordelige inschrijving. Hiervoor worden de inschrijvingen in volgorde van belangrijkheid op de volgende punten beoordeeld Kwaliteit en transparantie van de dienstverlening De aangeboden dienstverlening dient duidelijk en transparant te zijn en geheel aan te sluiten bij de opdrachtomschrijving naar de vereisten van de Subsidieregeling ESF Prijs van het aangeboden pakket, zoals onder 2.9 is verwoord Compleetheid en inzichtelijkheid aanbieding

10 10 De concrete doelstelling die de aanbieder aangeeft te zullen behalen. Beoordeeld worden ondermeer de gehanteerde methodieken, wijze van rapporteren, tijdsinvestering, doorlooptijd vaste aanspreekpunt, etc. Aan de aanbieder wordt gevraagd om in zijn offerte aandacht te besteden aan alle genoemde gunningcriteria en om ten aanzien daarvan een opgave of verklaring te verstrekken.

11 11 4 Bijlagen 4.1 Inschrijvingsbiljet I N S CH R I J V I N G S B I L JE T De hierna te noemen inschrijver : gevestigd te verklaart zich door ondertekening van dit biljet bereid tot het leveren van de gevraagde producten en diensten voor onderstaande tarieven, LET OP: tarieven exclusief BTW: A Screening Uurtarief Subsidieaanvraag Vervolgtraject B Totaalprijs voor screening, subsidieaanvraag en vervolgtraject C Subsidieaanvraag en vervolgtraject No cure less pay percentage bij een toegekende subsidie waarde van Tot % % % % % % Boven %

12 12 De door de inschrijver aangeboden producten en diensten dienen op een bijlage te worden gespecificeerd. In bovengenoemde kosten zitten alle overige kosten verwerkt, waaronder reis- en verblijfkosten, kosten voor verschotten, etc. Deze aanbieding wordt gedaan overeenkomstig de bepalingen van het Programma van Eisen Ondersteuning ESF subsidies en met inachtneming van de bepalingen en gegevens zoals deze zijn omschreven in het bestek en de eventuele Nota van inlichtingen. Gedaan te, de De inschrijver...(handtekening) 1. Bij een natuurlijk persoon naam en voornamen voluit, bij een rechtspersoon duidelijke en ondubbelzinnige aanduiding. 2. Vestingplaats, volledig adres en postnummer, postcode, telefoonnummer en zonodig provincie en land vermelden.

13 Eigen verklaring (behorend bij Aanbesteding Ondersteuning ESF subsidies ) Naam inschrijver: Adres: Postcode woonplaats: A. Inschrijver verklaart, dat hij: a. ingeschreven staat bij de Kamer van Koophandel; b. beschikt over een privacy reglement, dat voldoet aan de Wet Bescherming Persoonsgegevens; c. beschikt over een klachten- en geschillenregeling d. voldoende financiële en economische draagkracht heeft. B. Inschrijver verkaart hiermee dat geen der onderstaande omstandigheden van toepassing zijn: a.. hij in staat van faillissement, vereffening, surséance van betaling of akkoord verkeert, dan wel zijn werkzaamheden heeft gestaakt of in een andere soortgelijke toestand verkeert ingevolge een gelijkwaardige nationaalrechtelijke procedure; b. zijn faillissement is aangevraagd of tegen wie een procedure van vereffening of akkoord of surséance van betaling dan wel een andere soortelijke nationaalrechtelijke procedure aanhangig is gemaakt; c. hij bij een rechtelijke beslissing die kracht van gewijsde heeft, veroordeeld is geweest voor een delict dat zijn beroepsmoraliteit in het gedrang brengt; 4. hij in de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout heeft begaan; d. hij niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van de sociale verzekeringsbijdrage overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is; e. hij niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van zijn belastingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd. C. Inschrijver verklaart hiermee dat hij deze verklaring naar waarheid heeft ingevuld en dat: a. hij ermee akkoord gaat dat de opdrachtgever zich het recht voorbehoudt om in een latere fase alsnog te verzoeken officiële bewijsstukken te overleggen b. hij ermee akkoord gaat dat de normaal door zijn onderneming te hanteren leveringsvoorwaarden bij een eventuele gunning niet van toepassing zullen zijn, maar dat de inkoopvoorwaarden van opdrachtgever, dan wel een nog op te stellen overeenkomst van toepassing zullen zijn; c. hij, zonder voorbehoud, akkoord gaat met alle in het bestek gestelde voorwaarden. Plaats: Datum: Naam: Functie: Ondertekening: