Code ACB Contracteringsbeleid. van. ProRail Directie Contracteringsbeleid van ProRail V1.1. blz. 1 / 17

Transcriptie

1 Contracteringsbeleid van ProRail blz. 1 / 17

2 Inhoud 1 Aanleiding contracteringsbeleid 3 2 Doel contracteringsbeleid 4 3 Relatie met ondernemingsdoelen 5 4 Inkadering 6 5 Algemeen contracteringsbeleid Introductie Organisatievormen Contractvormen Aanbestedingsvormen Segmentering contracteringsgebieden 12 6 Overig contracteringsbeleid Startvoorwaarden aanbesteding Elektronisch aanbesteden Na de aanbesteding Archivering en publicatie Attest ex. NEN-EN 45503, resp NTA Detaillering van het contracteringsbeleid 16 7 Lijst van gebruikte afkortingen 17 blz. 2 / 17

3 1 Aanleiding contracteringsbeleid ProRail is een overheidsvennootschap. Volgens de statuten en Beheerconcessie moet ProRail een veilig berijdbare en bereikbare spoorweginfrastructuur en daarmee samenhangende voorzieningen tot stand brengen en handhaven. Onder andere door plannen, voorbereiden en uitvoeren van nieuwbouw en instandhouding van de hoofdspoorweginfrastructuur. Anders dan deze omschrijving doet vermoeden, verricht ProRail op dit vlak zelf nauwelijks uitvoerende activiteiten. ProRail besteedt zoveel mogelijk werkzaamheden uit die marktpartijen kunnen uitvoeren. De aandacht van ProRail is gericht op het specificeren, het in concurrentie brengen en het in onderling verband managen van contracten. 100% buy 75% ProRail 50% 25% 0% 0% 25% 50% 75% 100% make ProRail levert op deze wijze een belangrijke bijdrage aan het toegankelijk houden van Nederland. Daarvoor wordt samen gewerkt met personen- en goederenvervoerders, waarbij we de belangen van hun klanten niet uit het oog verliezen. Samen met gemeenten en provincies wordt gekeken op welke wijze het beste aan hun vraag naar treinvervoer en stationsvoorzieningen kan worden voldaan. Dit vertaalt zich in de vier strategische doelstellingen: Veilig Spoor, Betrouwbaar Spoor, Punctueel Spoor en Duurzaam Spoor In de nieuwbouw en instandhouding van spoorweginfrastructuur gaat veel geld om. De directie van ProRail is zich bewust van de daarmee samenhangende verantwoordelijkheid. Daarom heeft de directie van ProRail besloten om een alomvattend contracteringsbeleid voor ProRail vast te stellen. blz. 3 / 17

4 2 Doel contracteringsbeleid De directie van ProRail heeft met het contracteringsbeleid een tweeledig doel voor ogen: a) het contracteringsbeleid stelt kaders en maakt eigen normgedrag op het vlak van contractering inzichtelijk voor belanghebbenden en belangstellenden; b) het contracteringsbeleid definieert de normen en waarden op basis waarvan de directie van ProRail het functioneren van door haar ingestelde Tenderboards 1 beoordeelt. De directie van ProRail heeft AKI opgedragen het contracteringsbeleid binnen ProRail te bewaken en haar daarover regelmatig te rapporteren. 1 Zie daaromtrent Tenderboards bij ProRail, AKI\ d.d blz. 4 / 17

5 3 Relatie met ondernemingsdoelen Integriteit is het grootste goed van ProRail. En in het bijzonder daar waar het gaat om relaties tussen ProRail en marktpartijen. Met dit uitgangspunt streeft de directie van ProRail naar een zorgvuldige contractering, met de kernbegrippen: objectiviteit non-discriminatie transparantie rechtmatigheid De contractering dient gericht te zijn op het behalen van kosteneffectieve resultaten. ProRail streeft naar kwaliteit en functionaliteit tegen een reële prijs en een zo hoog mogelijk rendement op het vlak van beschikbaarheid, betrouwbaarheid en veiligheid van het spoor. Daarbij streeft het bedrijf tegelijkertijd naar zo min mogelijk overlast voor vervoerder en omgeving. Voorts beoogt de directie van ProRail een substantiële kostenverlaging te bereiken door optimaal gebruik te maken van het innovatieve vermogen van de markt. De daarvoor benodigde oplossingsruimte moet ProRail verkrijgen door doel- en performance-contracten maar ook door het gebruik van functionele specificaties. De directie streeft daarbij een continue ontwikkeling na waarin wordt gezocht naar betere samenwerkingsvormen met marktpartijen. o De directie van ProRail heeft de door haar ingestelde Tenderboards opgedragen er op toe te zien of door deze contractering de ondernemingsdoelen maximaal worden gediend. o De directie van ProRail heeft AM opgedragen de concurrentiekracht van de specificaties en voorschriften uit de Railinfracatalogus te ijken en waar nodig te herzien. o De directie van ProRail heeft AKI opgedragen vast te stellen of de gegunde contracten rechtmatig worden uitgevoerd. Daartoe voert AKI frequent te houden audits uit. blz. 5 / 17

6 4 Inkadering Het contracteringsbeleid van ProRail staat niet op zichzelf. De randvoorwaarden zijn vastgelegd in wetten en overheidsbesluiten. De belangrijkste daarvan zijn: a) Raamwet EEG-Voorschriften aanbestedingen b) Besluit aanbestedingen speciale sectoren c) Wet implementatie rechtsbeschermingsrichtlijn aanbesteden Op de contractering kunnen voorts nog een groot aantal inhoudelijk inkaderende wetten en overheidsbesluiten van toepassing zijn. De voornaamste hiervan zijn: a) Ruimtelijk-bestuurlijke wetten en daarvan afgeleide overheidsbesluiten b) Onteigeningswet, Belemmeringenwet privaatrecht, Belemmeringenwet Verordeningen c) Wet Milieubeheer en daarvan afgeleide overheidsbesluiten d) Arbowet en daarvan afgeleide overheidsbesluiten e) Spoorwegwet en daarvan afgeleide overheidsbesluiten blz. 6 / 17

7 5 Algemeen contracteringsbeleid 5.1 Introductie In dit hoofdstuk wordt het algemene contracteringsbeleid geformuleerd. Daarbij hanteert ProRail drie invalshoeken: 1. de vraag naar de meest doelmatige organisatorische context waarbinnen ProRail de te verrichten werkzaamheden wil schikken; 2. de vraag op welke wijze de geïdentificeerde werkzaamheden zodanig kunnen worden toegedeeld aan een of meer contracten, dat de beste prijs-/ prestatieverhouding wordt gerealiseerd en op de vraag hoe de geïdentificeerde contracten verder vorm moeten krijgen; 3. de vraag welke aanbestedingsvorm in een concreet geval het meest rationeel is. De keuzes moeten - mét de aan de contracteringsvoornemens gerelateerde risico s en de te nemen beheersmaatregelen - worden gemotiveerd in een contracteringsplan. Elk afzonderlijk project behoeft zo`n contracteringsplan. Voor complexe nieuwbouwprojecten kan ProRail dat contracteringsplan gefaseerd opstellen. Voor niet-projectgerelateerde werkzaamheden moet een contracteringsplan worden opgesteld, voorafgaand aan de effectuering van elk contracteringsvoornemen. Voor uitvoering van een contracteringsplan is goedkeuring door een Tenderboard vereist. De procuratieregeling van ProRail is gekoppeld aan een instemmend besluit van de Tenderboard. De Tenderboard is gerechtigd een bagatelregeling voor kleine projecten respectievelijk kleine contracteringsvoornemens vast te stellen. 5.2 Organisatievormen Contracteren vloeit voort uit één of meerdere make-or-buy`-beslissing(-en). Een dergelijke beslissing vormt het strategische sluitstuk van een intern onderzoek naar de noodzaak om een bepaald probleem 2 binnen ProRail op te lossen. Aan de orde komen daarbij welk type functies 3 nodig zijn en welk type actor 4 met de vervulling van een of meer van die functies zou kunnen worden belast. De organisatievorm is weergegeven als koppeling van functies en actoren. Het grootste deel van de uitgaven van ProRail resulteert uit bouwprojecten. In het daarbij aan de orde zijnde bouwproces dienen functies te worden vervuld. Deze functies zijn: initiatief, ontwerp, conditionering (grond, publieke en private toestemming), financiering, uitvoering en instandhouding. Bouworganisatievormen hebben een naam. Zij worden genoemd naar de mate van integratie van de verschillende procesfuncties met de functie 'uitvoering' 5. 2 Dit 'probleem' kan zich op tal van gebieden voordoen. Onder meer kan worden gedacht aan de realisering van een nieuwbouwproject, het behalen van een hogere instandhoudings-performance, de capaciteit van een bepaalde afdeling, etc. 3 De meest universele functies zijn: 'initiatief', 'financiering' en 'uitvoering'. 4 Bijvoorbeeld: 'opdrachtgever', 'leverancier', 'ingenieursbureau'. 5 De functietoedeling aan de actor 'aannemer'. blz. 7 / 17

8 initiatief conditionering financiering instandhouding ontwerp uitvoering traditioneel 6 d&c dc&m dcf&m etc. mate van integratie met 'uitvoering' ProRail maakt in het contracteringsplan een bewuste keuze voor de organisatievorm. Op grond van welke objectieve criteria en in welke mate daardoor aan de gestelde ondernemingsdoelen wordt tegemoetgekomen, moet worden vastgelegd. De toedeling van werkzaamheden aan de onderkende functies is afgeleid van de keuze voor de organisatievorm. Dit geldt enerzijds voor de in contracten onder te brengen werkzaamheden, anderzijds voor werkzaamheden die ProRail zelf zal uitvoeren. 5.3 Contractvormen Inleiding Nadat de functies en de daarbinnen vallende werkzaamheden aan actoren zijn toegewezen, neemt ProRail per actor een besluit over de contracten. Contracten krijgen vorm op basis van drie invalshoeken: de methode van prijsbepaling, de methode van opbouw en de vraag of al dan niet gebruik kan worden gemaakt van 'algemene voorwaarden'. Deze invalshoeken volgen elkaar in de besluitvorming qua tijd niet op maar beïnvloeden elkaar daarentegen wel zeer direct. Prijsbepaling Het besluit over de methode van prijsbepaling neemt ProRail aan de hand van het volgende model: alles beschikbare informatie lump-sum varianten op lump-sum varianten op reimbursable reimbursable weinig min. risico s max. ProRail maakt in het contracteringsplan voor elk contract een bewuste keuze. Ook hier geldt een vastleggingsplicht op grond van welke criteria die keuze tot stand kwam en in welke mate aan de ondernemingsdoelen wordt tegemoetgekomen. 6 ProRail beschouwt het bouwteam als een variant van de traditionele organisatie. blz. 8 / 17

9 Opdat vroegtijdige budgetzekerheid wordt verkregen opteert de directie voor lump-sum contracten. De informatie, op basis waarvan potentiële opdrachtnemers hun aanbieding moeten calculeren, zal daarom steeds zo volledig mogelijk zijn. Bovendien mag hierin na het moment waarop het contract wordt gesloten niet of nauwelijks verandering komen. Het impliceert verder dat de risico s die aan uitvoering van het contract kleven, helder en beheersbaar moeten zijn. Opbouw De tweede invalshoek is onlosmakelijk verbonden met de keuze voor de methode van prijsbepaling. Hier komt de vraag aan de orde of de aan een bepaalde actor toegewezen functie 7 in één contract of in meerdere contracten moet komen. Bij het bepalen van deze keuze hanteert ProRail het volgende model: weinig beschikbare informatie alles ja exclusiviteit? nee totaalcontract raamcontract nevengeschikte contracten De mate van compleetheid van de informatie is zowel bepalend voor de keuze van de methode van prijsbepaling als voor de keuze van de opbouw van het contract. Bij de keuze van de methode van prijsbepaling is vastgesteld dat die informatie in geval van een lump sum-contract steeds zo volledig mogelijk moet zijn. Dat betekent dat ProRail - wat de keuze van de opbouw van het contract betreft - zoveel mogelijk totaalcontracten 8 wenst af te sluiten. Dit kan problemen opleveren, met name bij functies met een lange doorlooptijd 9 of bij functies met een heterogene actor 10. In dergelijke gevallen kan de functie beargumenteerd worden gesplitst in delen, waardoor afzonderlijk te contracteren percelen ontstaan. Daar waar functies vanwege de doorlooptijd worden gesplitst, kan het efficiënt zijn om meerdere percelen bij één opdrachtnemer onder te brengen. In dergelijke uizonderingssituaties staat ProRail toe dat voor een exclusiviteits-raamcontract wordt gekozen. Zo`n raamcontract bevat in ieder geval calculatie- en indexeringsbepalingen om de prijs vast te stellen van de percelen waarvoor op het moment van contracteren onvoldoende informatie beschikbaar is. 7 Zie Hoofdstuk Dwz: contracten die de uitvoering van de volledige functie omvatten. 9 Bijvoorbeeld de functies 'ontwerp' en 'uitvoering'. 10 Bijvoorbeeld de actor 'aannemer'. E.e.a. gezien de mate van branche-specialisatie binnen de kring van aannemers. blz. 9 / 17

10 Indien sprake is van onvoldoende beschikbare informatie of aanzienlijke risico's 11 en er desalniettemin goede argumenten zijn om een totaalcontract te sluiten kan in uitzonderingsgevallen worden gekozen voor een nauwere vorm van samenwerking tussen ProRail en een marktpartij. 12 ProRail maakt in het contracteringsplan een bewuste keuze voor de toe te passen opbouw. Ook dan moet vastliggen op grond van welke criteria tot die keuze werd gekomen en in welke mate aan de ondernemingsdoelen wordt tegemoetgekomen. Toepasbaarheid algemene voorwaarden Bij de derde invalshoek komt aan de orde welk juridisch-administratief kader van toepassing moet zijn op die contracten. ProRail maakt in het contracteringsplan voor elk contract een bewuste keuze voor het toe te passen juridisch-administratieve kader. Hierbij geldt wederom een vastleggingsplicht van de criteria waardoor tot die keuze werd gekomen en in welke mate aan de ondernemingsdoelen wordt tegemoetgekomen. ProRail sluit doorgaans aan bij algemene voorwaarden zoals die in de verschillende branches worden gehanteerd, voor zover die voorwaarden tenminste in breed overleg tot stand zijn gekomen. ProRail past die voorwaarden overigens wel zodanig aan dat aan haar spoorspecifieke belangen recht wordt gedaan. Een dergelijke aanpassing tast de in de algemene voorwaarden opgenomen verantwoordelijkheids- en aansprakelijkheidsverdeling echter niet aan. In andere gevallen verklaart ProRail haar eigen standaardvoorwaarden van toepassing of schrijft zij zelf maatwerk-contracten. Als uitgangspunt voor de verantwoordelijkheids- en aansprakelijkheidsverdeling geldt daarbij dat een risico aan die partij wordt toegekend die het risico het beste (kosteneffectief) kan dragen èn controleren. 13 In het verlengde daarvan analyseert ProRail het contract op risico's en legt in het contracteringsplan vast welke beheersmaatregelen zijn of zullen worden getroffen. 5.4 Aanbestedingsvormen Het aanbestedingsgedrag van ProRail volgt in hoge mate uit het Besluit aanbestedingen speciale sectoren. De meest gebruikelijke aanbestedingsprocedures zijn integraal beschreven in het Aanbestedingsreglement Nutssectoren 2006 (ARN 2006 ), welk reglement ProRail samen met een aantal andere speciale sectorbedrijven heeft opgesteld en toepast. Daarnaast biedt het Besluit aanbestedingen speciale sectoren ProRail de mogelijkheid gebruik te maken van erkenningssystemen. Voor de spoorspecifieke werkzaamheden is gekozen om van deze mogelijkheid gebruik te maken om meerdere redenen, te weten: - om zo de beschikbare markt te vergroten, met name daar waar het dat soort opdrachten betreft waarbij doorgaans aan opdrachtnemers te stellen eisen relatief zwaar zijn; 11 Het moet dan met name om risico's gaan waarvan de kans op optreden door de ene partij kan worden beïnvloed, terwijl de omvang van de gevolgen door de andere partij kan worden beïnvloed. 12 Bijvoorbeeld co-makership-, partnering- of alliantiecontracten. 13 Zie ook CUR/Risman-publicatie 01 Inleiding tot het proces van risicoverdeling in contracten, CUR, Gouda, november blz. 10 / 17

11 - om op beheerste wijze de toetreding van aanbieders te laten plaats vinden; - vanwege de wezenlijke bijdrage in verlaging van de administratieve lasten rond het aanbestedingsproces. De organisatie en de uitvoering van het Erkenningssysteem, alsmede de organisatie van de betrokken Tenderboard en erkenningscommissie ligt bij de afdeling AKI. De werkwijze met betrekking tot het erkenningsproces is beschreven in de Erkenningsregeling van ProRail 2006 (EP 2006 ) en haar branchedelen. In het ARN 2006 zijn drie publieke hoofdvormen van aanbestedingsprocedures beschreven: openbare procedure; niet-openbare procedure; gunning via onderhandelingen. Daarvan afgeleid zijn de niet-publieke onderhandse procedures. Openbare procedure ProRail past de openbare procedure uitsluitend toe in die gevallen waarin én sprake is van een ruime markt én de marktpartijen nauwelijks aanbiedingskosten hoeven te maken. In het algemeen zal daarvan slechts sprake zijn bij de verwerving van zogenaamde producten van de plank. Niet-openbare procedure ProRail past de niet-openbare procedure toe in die gevallen waarin én sprake is van een ruime markt én de marktpartijen redelijke aanbiedingskosten moeten maken. Gunning via onderhandelingen ProRail past gunning via onderhandelingen toe in die gevallen waarin sprake is van een beperkte markt, wanneer marktpartijen substantiële aanbiedingskosten moeten maken of wanneer ProRail doelmatig acht dat marktpartijen op individuele basis meedoen in het specificatieproces (early-supplier involvement). Onderhandse procedures In sommige gevallen kan ProRail zelf de marktpartijen kiezen die verder mogen deelnemen aan de aanbestedingsprocedure. Bijvoorbeeld wanneer het contract van beperkte financiële omvang is. 14 Wanneer slechts één marktpartij wordt uitgenodigd wordt gesproken over een enkelvoudig onderhandse aanbestedingsprocedure, in het geval meerdere marktpartijen worden uitgenodigd wordt gesproken over een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure. Aanbestedingsdrempels De directie van ProRail heeft de volgende drempels vastgesteld waarboven een meervoudig onderhandse procedure, respectievelijk een publieke procedure moet worden gevolgd: Werken Leveringen Diensten 15 Meervoudig onderhands > > > Publiek > > > Uitgangspunt daarbij is dat wanneer het te verwachten concurrentie-effect onvoldoende is om een publieke aanbestedingsprocedure uit te financieren dat dan gekozen kan worden voor een onderhandse procedure. 15 Zie Hoofdstuk 5.5 voor een uitleg van de begrippen werken, leveringen en diensten. blz. 11 / 17

12 Boven de volgende drempels wordt een Europese publieke procedure gevolgd: Werken Leveringen Diensten Europees publiek > > > In strikt gelimiteerde gevallen is het toegestaan om boven deze Europese drempels een onderhandse procedure te volgen. De directie belast de Tenderboard met het onderzoek of in voorkomende gevallen daadwerkelijk sprake is van een rechtsgeldig argument om een onderhandse procedure te volgen, en naar aanleiding daarvan te beslissen. Een besluit van de Tenderboard om een onderhandse procedure te volgen wordt separaat gemotiveerd en gearchiveerd. ProRail maakt in het contracteringsplan een bewuste keuze voor de aanbestedingsvorm voor elk afzonderlijk contract en de eventuele toepassing van het erkenningssysteem. Vanzelfsprekend geldt ook hier de vastleggingsplicht. 5.5 Segmentering contracteringsgebieden Om het specifieke contracteringsbeleid te structureren, heeft ProRail een indeling in segmenten gemaakt met behulp van drie verschillende invalshoeken. Indeling 1: werken, leveringen en diensten In navolging van het systeem dat richtlijn 2004/17/EG hanteert, maakt ook ProRail een indeling naar opdrachten voor de uitvoering van werken, opdrachten voor leveringen en opdrachten voor het verrichten van diensten. Opdrachten voor uitvoering van werken Onder opdrachten tot de uitvoering van werken verstaat ProRail elke overeenkomst onder bezwarende titel die (mede) de feitelijke realisering van haar onroerende zaken beoogt. De opdrachten kunnen ook voor de uitvoering vereiste leveringen en diensten omvatten. Onder werk verstaat ProRail het geheel aan utiliteits-, grond-, weg- en waterbouwwerkzaamheden dat een zelfstandige economische functie moet vervullen. Opdrachten voor leveringen Onder opdrachten voor leveringen verstaat ProRail elke overeenkomst onder bezwarende titel die de verwerving van roerende zaken beoogt. Hieronder begrijpt ProRail elke overeenkomst van koop, huur of huurkoop met of zonder koopoptie, van producten. Een opdracht voor levering van een product kan ook de montage bevatten. Het algemene beleid van ProRail is hierbij gebaseerd op het principe de verwerker koopt in. Uitgaande van dat principe heeft ProRail een portfolio-analyse op basis van de criteria financieel belang en toeleveringsrisico uitgevoerd. 16 Op basis daarvan heeft ProRail drie verschillende inkoopstrategieën ontwikkeld. Voor materialen met een gering toeleveringsrisico (routine- en hefboommaterialen) geldt dat de ProRail de materialen in het contract specificeert en de aannemer vervolgens de materialen koopt en door een certificaat aantoont dat het gekochte materiaal voldoet aan de specificatie. 17 Voor materialen met een hoog toeleveringsrisico en 16 Zie Portfolio-analyse ProRail. 17 Zie Kwaliteitshandboek Railinfraprodukten. blz. 12 / 17

13 een gering financieel belang (knelpunt-materialen) heeft ProRail raamcontracten gesloten met leveranciers. Daarin staan afspraken over productkwaliteit, prijs en besteltijd. Zo n raamcontract wordt van toepassing verklaard bij het contract met de aannemer en de relevante informatie wordt ter beschikking gesteld aan de aannemer. Op basis daarvan kan de aannemer de materialen bij de betreffende leverancier bestellen. De materialen met een hoog toeleveringsrisico en een omvangrijk financieel belang (strategische materialen) koopt ProRail zelf in. Opdrachten voor het verrichten van diensten Onder opdrachten voor het verrichten van diensten verstaat ProRail - een enkele uitzondering daargelaten - alle overige overeenkomsten onder bezwarende titel. In navolging van richtlijn 2004/17/EG hanteert ProRail daarbij een indeling naar prioritaire en residuaire diensten. Indeling 2: Bedrijfsproductie versus facilitair Een tweede door ProRail gehanteerde indeling van haar opdrachten vloeit voort uit de vraag of de betreffende opdracht het productieproces van ProRail faciliteert. Bedrijfsproductie Onder Bedrijfsproductie wordt in dit verband verstaan: het proces gericht op de daadwerkelijke nieuwbouw of de instandhouding van hoofdspoorweginfrastructuur en daarmee samenhangende voorzieningen. Facilitair Facilitaire opdrachten zijn gericht op het functioneren van de onderneming zelf. Indeling 3: spoorspecifiek versus algemeen De derde indeling betreft de vraag of de opdracht het hart van het spoorwegsysteem raakt en slechts naar behoren kan worden uitgevoerd als de opdrachtnemer over bepaalde kennis van de spoorweginfrastructuur beschikt. De bovenstaande indeling levert de volgende segmenten op: spoorspecifiek algemeen facilitair bedrijfsproductie werken leveringen diensten blz. 13 / 17

14 Voor elk segment zijn door AKI beheerde contractmodellen beschikbaar. Toepassing daarvan is verplicht. Voor zover de Tenderboard heeft toegestaan dat voor een bijzondere situatie een maatwerkovereenkomst is vereist, geschiedt de redactie daarvan door AKI. blz. 14 / 17

15 6 Overig contracteringsbeleid 6.1 Startvoorwaarden aanbesteding Voordat ProRail met een contract de markt benadert, maakt het bedrijf een aanbestedingsraming. ProRail zal geen marktpartijen met een contractvoorstel benaderen voordat zeker is dat er, ten opzichte van de eigen aanbestedingsraming, voldoende financiële middelen aanwezig zijn om het contract uit te kunnen voeren. Ook moet het aanbestedingsdossier kwalitatief in orde zijn zodat potentiële opdrachtnemers een aanbieding kunnen doen zonder dat er zich onbeheersbare risico s optreden. In uitzonderingsgevallen kan de Tenderboard besluiten om desalniettemin toch een aanbestedingsprocedure aan te vangen, in welk geval de deelnemers aan die procedure op de hoogte moeten worden gebracht van de risico s. 6.2 Elektronisch aanbesteden De directie van ProRail streeft ernaar om de administratieve last rond het aanbestedingsproces terug te dringen. Daarom heeft de directie van ProRail voorgenomen haar aanbestedingsprocedures via internet af te wikkelen. Alle aanbestedingsprocedures worden dus centraal geadministreerd in daartoe ingericht elektronisch systeem, gekoppeld aan een speciale aanbestedingswebsite van ProRail. De directie van ProRail heeft AKI opgedragen om de aanbestedingsprocedures in het elektronische systeem vast te leggen. 6.3 Na de aanbesteding ProRail biedt aan inschrijvers de mogelijkheid om hun inschrijving tot 3 dagen na de aanbesteding terug te trekken. Daaraan is wel een boete verbonden. ProRail stelt de boete op het verschil tussen de betreffende inschrijving en de eerstvolgende, met een absoluut minimum van 5.000,- en een maximum van 2 procent van de inschrijving. ProRail verklaart een aanbestedingsprocedure mislukt als: a) zich niet meer dan één gegadigde heeft gemeld, of b) geen enkele inschrijving is ontvangen, of c) geen enkele inschrijving overeenkomstig de procedurevoorschriften is ontvangen. Het besluit tot mislukt verklaren neemt de Tenderboard. In het besluit van de Tenderboard staat ook de dan te volgen strategie. Voor zover de aanbestedingsprocedure niet mislukt is, sluit ProRail een contract met in aanmerking komende inschrijver. De gunning van de opdracht vindt ingevolge het ARN2006 plaats. Aan de hand van de geldende gunningscriteria wordt aan de inschrijvers de gunningsbeslissing meegedeeld. Deelnemers aan wie niet gegund wordt, hebben het recht om in een kort geding de gunningsbeslissing aan te vechten. blz. 15 / 17

16 6.4 Archivering en publicatie Elk contracteringsplan en alle daarvan afgeleide besluiten en onderliggende bescheiden die een rol spelen bij de selectie van gegadigden en de gunning van de in het contracteringsplan verbijzonderde contracten, moeten tenminste tot vier jaar na de gunning van het laatste contract worden bewaard. De directie van ProRail heeft AKI opgedragen om de aanbestedingsdossiers te controleren op compleetheid. De directie van ProRail heeft aan AKI voorts opgedragen om de door het Besluit aanbestedingen speciale sectoren geëiste formele publicaties 18 te verzorgen. AKI stemt met afzonderlijke bedrijfsonderdelen af hoe AKI over de noodzakelijke informatie kan beschikken en informeert daarover de Tenderboards. 6.5 Attest ex. NEN-EN 45503, resp NTA 8058 Als één der eerste ondernemingen in Europa heeft ProRail gebruik gemaakt van de mogelijkheid om haar aanbestedingsbeleid, haar procedures en de praktische tenuitvoerlegging daarvan te laten onderzoeken op conformiteit met het Europese Verdrag en de Europese en nationale aanbestedingswetgeving. Daaruit bleek dat ProRail inderdaad conform deze wetgeving werkt en verkreeg vervolgens een verificatie-attest. Daarnaast heeft ProRail zich laten toetsen op grond van de NTA Deze NTA beschrijft de eisen aan de aanbestedingspraktijk van een aanbestedende dienst waarmee invulling wordt gegeven aan het van toepassing zijnde aanbestedingsrecht en aan het eigen aanbestedingsbeleid. In de NTA zijn tevens de eisen voor het uitvoeren van een audit van aanbestedende diensten vastgelegd met het doel de conformiteit van de aanbestedingspraktijk van een aanbestedende dienst, of een onderdeel daarvan, met het toepasselijke aanbestedingsrecht, het eigen aanbestedingsbeleid en deze NTA vast te stellen. De audit heeft uitgewezen dat de aanbestedingspraktijk en het aanbestedingsbeleid van ProRail in overstemming zijn met de eisen van de NTA De directie van ProRail heeft AKI opgedragen het aanbestedingsbeleid van ProRail, haar aanbestedingsprocedures en de praktische tenuitvoerlegging daarvan blijvend op peil te houden zodat aan de vigerende eisen en normen wordt voldaan. 6.6 Detaillering van het contracteringsbeleid Binnen het door dit Contracteringsbeleid gegeven kader kan ProRail nader uitgewerkt contracteringsbeleid vaststellen voor specifieke groepen marktpartijen. Dit wordt vastgesteld door de directie en maakt vanaf dat moment onderdeel uit van het Contracteringsbeleid van ProRail. 18 Het betreft hier de jaarlijkse aankondiging van in het volgend jaar te gunnen contracten, de aankondiging inzake het bestaan van een erkenningssysteem, de aankondigingen voor openbare en niet-openbare procedures en procedures van gunning via onderhandelingen, de gunningsberichten en de jaarlijks te verstrekken informatie met betrekking tot de in het afgelopen jaar gegunde, niet-europees aangekondigde, contracten. blz. 16 / 17

17 7 Lijst van gebruikte afkortingen AM De afdeling Asset Management AKI De afdeling Aanbestedingszaken, Kostenmanagement en Inkoop ARN 2006 Aanbestedingsreglement Nutssectoren 2006 d&c design & construct dc&m design, construct & maintain dcf&m design, construct, finance & maintain EP 2006 Erkenningssysteem van ProRail 2006 NTA Nederlandse Technische Afspraak ORS Opdrachtnemers Registratie Systeem blz. 17 / 17