FAQ. (1) Vragen over de vragenlijst

Transcriptie

1 FAQ Overzicht vragen (1) Vragen over de vragenlijst...1 (2) Vragen over de organisatie van de meetperiode...2 Hoe en wanneer patiënten informeren?...2 Wat is de concrete timing?...2 Wanneer wordt de vragenlijst verspreid aan de patiënt?...2 Welke hulp mag aan patiënten aangeboden worden?...3 Is er een tweede meetperiode voorzien?...3 (3) Vragen over de inclusie van patiënten...3 Worden patiënten waarvoor het invullen van de vragenlijst moeilijker kan zijn ook geïncludeerd?...3 Hoe de bevraging organiseren voor patiënten die tijdens de meetperiode geen contact hebben met de voorziening?...4 Wat gebeurt er bij een intern transfert van een patiënt tijdens de inclusieperiode?...4 (4) Vraag over de goedkeuring van de ethische commissie...4 (5) Vragen over het informatie- en toestemmingsformulier...4 (6) Vragen over het verzamelen en invoeren van gegevens...6 Hoe ingevulde vragenlijsten verzamelen?...6 Wat moet er gebeuren met niet-valide vragenlijsten?...6 (7) Vragen over het samenvoegen van afdelingen/eenheden...6 (8) Vragen over resultaten/feedback...6 Is er enkel terugkoppeling bij 30 ingevulde vragenlijsten per eenheid?...6 Worden voorzieningen met elkaar vergeleken?...7 Worden resultaten transparant gepubliceerd?...7 (1) Vragen over de vragenlijst V: Is er een word-versie van de vragenlijst? A: Ja, deze kan teruggevonden worden op de website V: Mag de vragenlijst op A3 geprint worden om de leesbaarheid te vergroten? A: Ja dit mag, op voorwaarde dat de lay-out behouden blijft om de validiteit van de vragenlijst te bewaken. V: Bestaat de mogelijkheid om de vragenlijst elektronisch te laten invullen? A: Ja, dit kan. Voorzieningen kunnen zelf bepalen welke afnamewijze gehanteerd wordt: op papier of elektronisch. Beide afnamewijzen kunnen ook gecombineerd worden. Er zijn wel garanties nodig dat elke patiënt de vragenlijst slechts eenmaal invult. De voorziening staat 1

2 zelf in voor de ontwikkeling van deze elektronische versie en voor de dataverzameling en data-input. In overleg met het QID bestuur van het kwaliteitsindicatorenproject worden momenteel de mogelijkheden bekeken om een elektronische versie vanuit het project te ontwikkelen en aan te bieden. V: Wat dient ingevuld te worden onder code vragenlijst? Gaat het om een vrij te kiezen uniek nummer? Bestaat het uit enkel cijfers of een combinatie met letters (bijv. met verwijzing naar de organisatie en de afdeling)? A: Het formaat van de gebruikte code is niet willekeurig. Het Excel-invoerbestand (zie tapblad Randomcodes ) kan gebruikt worden om automatisch een reeks van codes te genereren. Suggestie: deze codes kunnen eventueel afgedrukt worden op stickers en zo op de vragenlijst gekleefd worden (NB: patiëntenstickers met de gegevens van de patiënt mogen hiervoor niet gebruikt worden!). Voor meer informatie hierover kan je terecht bij Kris Van den Broeck, de data-analist van het kwaliteitsindicatorenproject. (2) Vragen over de organisatie van de meetperiode Hoe en wanneer patiënten informeren? V: In het protocol staat dat de inclusieperiode loopt van 11 tot 18 april. De volgende 2 weken zijn voor het versturen van herinneringen aan de geïncludeerde patiënten. Als wij op 11 april starten met het informeren van patiënten op een bepaalde afdeling, dan kan het zijn dat op het einde van de week nog bijkomende patiënten aan de inclusiecriteria voldoen, bijvoorbeeld patiënten die in het begin van de week nog geen 4 dagen opgenomen zijn. Strikt genomen komen deze patiënten ook in aanmerking. Hoe pakken we dit best aan? A: Een voorziening kan ervoor opteren om per afdeling de patiënten in groep te informeren over de validatie van de Vlaamse Patiënten Peiling GGZ. Dit wordt in het meetprotocol ook aangeraden. Daarbij wordt er dan een willekeurige dag tussen 11 en 18 april gekozen om de patiënten die aan de inclusiecriteria voldoen te informeren. Het is dan inderdaad mogelijk dat op het einde van de week bijkomende patiënten aan de inclusiecriteria voldoen. Wat is de concrete timing? V: Vanaf 11 april start de meetperiode. Mag vanaf 11 april gestart worden met de organisatie van de bevraging zijnde het informeren van de patiënten en het voorbereiden van de zorgeenheden? De bevraging van de patiënten zou dan de week later starten. A: Vanaf 11 april start de meetperiode. Dit betekent dat alle patiënten die aan de inclusiecriteria voldoen, geïnformeerd worden over de studie en mits toestemming gevraagd worden om deel te nemen. Het voorbereiden van deze bevraging kan al eerder starten (zoals het informeren van zorgverleners). De periode van 18 tem 30 april kan gebruikt worden om patiënten te herinneren / motiveren om de vragenlijst in te vullen. Ingevulde vragenlijsten kunnen vanaf 18 april tem 15 mei ingevoerd worden in het aangeleverde excel-bestand. Wanneer wordt de vragenlijst verspreid aan de patiënt? V: Mag deze bevraging aangeboden worden tijdens het verblijf of mag dat enkel in aanloop naar het ontslag? Welk tijdsslot dient dan gehanteerd? Hoe kunnen patiënten de vragen beantwoorden mbt ontslagmanagement en nazorg indien er van ontslag nog geen sprake is? A: Anders dan bij de Vlaamse Patiënten Peiling voor de algemene ziekenhuizen wordt deze vragenlijst niet aangeboden bij ontslag, maar ontvangen alle patiënten die in de periode van 11 tot 18 april aan de inclusiecriteria voldoen de vragenlijst. Er wordt met andere woorden een foto gemaakt op één bepaald moment (namelijk de periode van 11 tot 18 april). De 2

3 vragenlijst bevat dan ook geen vragen over ontslag of nazorg, aangezien deze vragen niet voor alle patiënten relevant zullen zijn. Welke hulp mag aan patiënten aangeboden worden? In het meetprotocol staat dat de patiënt niet mag geholpen worden door medewerkers, maar ervaring leert dat het wel vaak nodig is. Hulp door familie of kennis is ook niet altijd mogelijk of aangewezen bij patiënten. Mag een stagiair meehelpen bij het invullen van de vragenlijst? Het uitnodigen, informeren, motiveren van patiënten en het bieden van nazorg na het invullen van de vragenlijst kan gebeuren door medewerkers van de afdeling. Hulp bij het voorlezen, interpreteren of invullen van de vragen is echter niet toegestaan. Het principe hierachter is dat we willen nagaan welke vragen moeilijker te beantwoorden zijn door de patiënt. Op die manier willen we een kwalitatievere vragenlijst bekomen. Is er een tweede meetperiode voorzien? V: Wordt dit jaar een tweede meetperiode georganiseerd? A: Tijdens deze meetperiode worden zowel de vragenlijst als het meetprotocol gevalideerd. Daarbij wordt momenteel een minimumgrens van 30 ingevulde vragenlijsten gesteld. Deze grens wordt internationaal gehanteerd om feedback te kunnen geven (omwille van representativiteit en anonimiteit). Tijdens deze validatiefase willen we deze minimumgrens ook bekijken. Voor de algemene ziekenhuizen werd deze minimumgrens na de validatiefase op 20 ingevulde vragenlijsten bepaald per eenheid. Indien blijkt dat deze minimumgrens voor bepaalde (types) voorzieningen niet haalbaar is, wordt de mogelijkheid van een tweede meetperiode per jaar bekeken. Voor de validatiefase dit jaar zal normaal nog geen tweede meetperiode georganiseerd worden. (3) Vragen over de inclusie van patiënten Worden patiënten waarvoor het invullen van de vragenlijst moeilijker kan zijn ook geïncludeerd? V: Wat met een afdeling personen met een verstandelijke beperking door geestelijke problemen of een afdeling geriatrie? A: Alle patiënten die aan de inclusiecriteria voldoen, worden geïnformeerd en uitgenodigd om deel te nemen aan de Vlaamse Patiënten Peiling GGZ. Het doel van deze studie is ook om na te gaan of de vragenlijst voldoende duidelijk is voor alle doelgroepen. Indien blijkt dat patiënten op deze afdelingen moeilijkheden ervaren bij het invullen van de vragenlijst (waardoor de vragenlijst bijv. slechts gedeeltelijk of niet ingevuld is), wordt nagegaan of / hoe het meetprotocol en / of de vragenlijst kan aangepast worden aan deze doelgroep. V: Moeten oudere patiënten, die behoefte hebben aan ondersteuning tijdens de afnamen van de tevredenheidsvragenlijst, geëxcludeerd worden? A: Alle patiënten die aan de inclusiecriteria voldoen, worden uitgenodigd om de vragenlijst in te vullen, dus ook oudere patiënten. Ondersteuning bieden mag in de vorm van informeren, motiveren, herinneren aan het invullen van de vragenlijst. Deze toelichting mag ook in groep gegeven worden. Wat niet mag is het lezen of interpreteren van vragen of het invullen van de vragen voor de patiënt. Het doel van dit onderzoek is ook om na te gaan welke vragen moeilijk begrepen worden (door bepaalde patiënten), bijvoorbeeld door het aantal niet-ingevulde vragen na te gaan. Op die manier willen we de vragenlijst scherper en duidelijker krijgen voor alle patiënten. 3

4 Hoe de bevraging organiseren voor patiënten die tijdens de meetperiode geen contact hebben met de voorziening? V: Binnen een CGG zijn er heel veel patiënten die slechts één keer per maand langs komen. Hoe moeten we deze bevraging organiseren voor een grote groep patiënten in de beperkte tijd van één week die nu voorzien is? Het is niet praktisch en financieel niet haalbaar om alle patiënten binnen dit tijdsbestek schriftelijk te contacteren. A: We begrijpen dat deze validatie-studie een hele organisatie vraagt met ook een aantal extra verwachtingen (bijv. ivm het toestemmingsformulier). Bijgevolg mag de patiëntenpopulatie in deze validatiefase beperkt worden tot de groep patiënten die gedurende de week van 11 tot 18 april een afspraak hebben. Daarbij is het wel belangrijk dat alle patiënten in deze week die aan de inclusiecriteria voldoen geïnformeerd en uitgenodigd worden voor de bevraging. Bij de validatie van het meetprotocol zullen we dan samen met de sector bekijken op welke manier het meetprotocol moet aangepast worden, zodat alle patiënten in een volgende meetperiode kunnen bevraagd worden. Wat gebeurt er bij een intern transfert van een patiënt tijdens de inclusieperiode? V: Moet een patiënt bij een intern transfert naar een andere zorgeenheid tijdens de inclusieperiode na minimum 4 dagen verblijf opnieuw de vragenlijst invullen als hij de vragenlijst op de vorige afdeling conform de inclusie al ingevuld heeft? A: Alle patiënten die in de week van 11 tot 18 april aan de inclusiecriteria voldoen wordt gevraagd om de vragenlijst in te vullen. Stel dat een patiënt op afdeling A de vragenlijst ingevuld heeft en daarna verhuisd naar afdeling B, dan geldt op afdeling B opnieuw dat de patiënt gedurende minstens 4 dagen in de week van 11 tot 18 april op de afdeling B moet verblijven alvorens de vragenlijst opnieuw invullen voor zijn ervaringen op afdeling B. (4) Vraag over de goedkeuring van de ethische commissie V: Mogen we de validatiestudie VPP GGZ pas starten als we goedkeuring hebben van ons lokaal ethisch comité? A: De studie werd ingediend bij de ethische commissie van UZ Leuven als centrale ethische commissie. Deze commissie heeft geoordeeld dat de studie niet valt onder het toepassingsgebied van de experimentenwet van 7/5/2004. Elke lokale ethische commissie moet bijgevolg zelf advies uitbrengen. (5) Vragen over het informatie- en toestemmingsformulier V: Wie moet op het informatieformulier vermeld worden als lokaal contactpersoon? A: Het is belangrijk om op het informatieformulier een contactpersoon binnen de voorziening te vermelden waar patiënten gemakkelijk contact mee kunnen opnemen bij vragen. Een contactpersoon van de afdeling is vaak laagdrempeliger, maar kan daarnaast ook aangevuld worden met stafmedewerker. V: Wie moet het toestemmingsformulier tekenen? Met andere woorden, wie is de lokale onderzoeker? Mag dit één maal getekend worden en daarna gekopieerd worden? A: Het toestemmingsformulier moet door de lokale contactpersoon ondertekend worden. De lokale contactpersoon is diegene die het onderzoek in de voorziening coördineert, opvolgt, Het getekend formulier mag gekopieerd worden. 4

5 V: Het toestemmingsformulier en vooral dan de bijbehorende brief met uitleg lijkt zeer ingewikkeld en moeilijk te begrijpen voor een groot deel van onze patiënten. Mag de brief aangepast worden? Een alternatief is om het onthaal op te leiden om uitleg te geven aan patiënten. A: Het toestemmings- en informatieformulier is inderdaad niet eenvoudig. We hebben geprobeerd om het zo eenvoudig en duidelijk mogelijk op te stellen binnen de vereisten die vanuit de ethische commissie gesteld worden. De documenten mogen na goedkeuring niet meer aangepast worden (behalve de aanvulling van de lokale contactpersoon). Een mogelijkheid is wel om een eigen schrijven toe te voegen. Daarbij kan je je dan duidelijk richten op de doelgroep met begrijpbare informatie en voor meer informatie verwijzen naar het reeds opgestelde informatieformulier. Indien mogelijk is het zeker ook zinvol om de studie en documenten mondeling toe te lichten aan de patiënten, alsook de mogelijkheid om bij vragen laagdrempelig contact op te kunnen nemen. V: Waarom zijn er 2 identieke exemplaren van het toestemmingsformulier? A: Het informatie- en toestemmingsformulier bestaat uit 2 delen: een deel met informatie voor de patiënt en een deel waarin de patiënt zijn toestemming verleend. Het toestemmingsformulier bestaat uit 2 identieke exemplaren: één exemplaar voor de patiënt om bij te houden en één exemplaar voor de voorziening om bij te houden. Het toestemmingsformulier dat de patiënt mag bijhouden kan aan het informatieformulier voor de patiënt bevestigd worden, aangezien beiden bedoeld zijn voor de patiënt. Op het informatieformulier staan bovendien ook contactgegevens voor eventuele vragen. V: Hoe moet het informatie- en toestemmingsformulier verspreid, verzameld en bewaard worden? A: Het informatie- en toestemmingsformulier mag verspreid worden tijdens het informeren van patiënten (bijv. individueel of in groep of per post). Het getekende toestemmingsformulier mag niet samen met de ingevulde vragenlijst verzameld worden (anders kan de anonimiteit van de vragenlijst niet gegarandeerd worden). Een mogelijkheid is bijvoorbeeld om 2 brievenbussen te voorzien: een voor de informed consent en een voor de ingevulde vragenlijst. Dat heeft tot gevolg dat je niet zeker weet dat voor elke ingevulde vragenlijst een toestemmingsformulier getekend is of dat bij het intrekken van de toestemming van de patiënt na het terugbezorgen van de vragenlijst, de vragenlijst niet uit het bestand kan verwijderd worden (er kan geen link meer gelegd worden tussen de ingevulde vragenlijst en de patiënt). Dit is een bewuste keuze om de anonimiteit van de vragenlijst te kunnen garanderen. De informed consent mag ook niet samen met de vragenlijst bewaard worden (bijv in het geval dat de patiënt de beide documenten toch samen terugbezorgd). V: Wat doen we als een patiënt of bewoner die initieel een informed consent ondertekende, deze nadien intrekt? Wanneer toestemmingsformulieren en vragenlijsten gescheiden verzameld worden, kan de ingevulde vragenlijst van betrokken patiënt of bewoner niet achterhaald worden. A: Patiënten hebben de vrije keuze om de vragenlijst in te vullen en in te dienen. Bij deelname wordt ook gevraagd om het toestemmingsformulier te tekenen. Ingevulde vragenlijsten worden anoniem verzameld en verwerkt. Wanneer een patiënt na het indienen van de ingevulde vragenlijst beslist om zich uit de studie te trekken, dan zou in principe de deelnemende voorziening de vragenlijst uit de excel-databank moeten verwijderen. In de praktijk is dat echter niet haalbaar omwille van de anonieme verwerking van de vragenlijsten: het is niet mogelijk om te achterhalen om welke vragenlijst het gaat. We vinden het belangrijk om de anonimiteit van de gegevens te blijven garanderen. V: Hoe en aan wie moeten de getekende toestemmingsformulieren overgemaakt worden? Digitaal? Per post? 5

6 A: De voorziening is zelf verantwoordelijk voor het verzamelen en bewaren van de toestemmingsformulieren. V: Moet het aantal niet-toestemmingen ook ergens bijgehouden worden? A: Na de meetperiode ontvangt elke deelnemende voorziening een vragenlijst over het verloop van de meetperiode. Daarbij gaan we bijvoorbeeld ook na welke patiënten de vragenlijst niet ingevuld hebben en waarom. Dit geeft ons belangrijke informatie over het meetprotocol en kan leiden tot het aanpassen van het meetprotocol. (6) Vragen over het verzamelen en invoeren van gegevens Hoe ingevulde vragenlijsten verzamelen? V: Op welke manier kunnen ingevulde vragenlijsten verzameld worden? In het meetprotocol wordt voorgesteld om een brievenbus centraal te plaatsen. Mogen we ook andere manieren voorzien, bijvoorbeeld onder gesloten vorm op de afdeling? En in de cafetaria? A: Dat mag. Belangrijk is om een manier te zoeken die laagdrempelig is voor de patiënt en de anonimiteit van de patiënt garandeert. Wat moet er gebeuren met niet-valide vragenlijsten? V: Wat met niet-valide vragenlijsten? Bijvoorbeeld vragenlijsten waarop slechts enkele vragen zijn ingevuld. A: Het is belangrijk dat ook niet-valide vragenlijsten ingevoerd worden voor de validatie van de vragenlijst. Op die manier krijgen we zicht op welke vragen moeilijk in te vullen zijn voor patiënten en welke doelgroepen deelgenomen hebben aan de bevraging. Deze vragenlijsten worden niet meegenomen bij de terugkoppeling van de resultaten. (7) Vragen over het samenvoegen van afdelingen/eenheden V: Moeten alle afdelingen deelnemen aan de patiëntenpeiling? Ons idee is om dat nu om organisatorische redenen niet te doen. A: Voor de validatiestudie is het belangrijk om zoveel mogelijk verschillende patiënten te laten deelnemen, zowel voor de validatie van het meetprotocol als voor de validatie van de vragenlijst (bijv. zijn alle vragen voor alle doelgroepen duidelijk). Aangezien bij de validatiestudie een aantal extra s gevraagd worden (naar bijv. organisatie en feedback), begrijpen we de vraag om in deze fase een bepaalde eenheid / afdeling niet mee te nemen. Eenmaal de vragenlijst en het meetprotocol gevalideerd zijn, neemt de ganse voorziening deel (maw alle afdelingen). Het zal dan niet meer mogelijk zijn om bepaalde eenheden / afdelingen uit te sluiten. NB: het is niet mogelijk om patiënten die aan de inclusiecriteria voldoen uit te sluiten op eenheden die deelnemen aan de Vlaamse Patiënten Peiling GGZ. V: Wij hebben als organisatie reeds 2 jaar geleden een patiëntenbevraging georganiseerd. Kunnen we nu deelnemen met een cluster (bv. ouderen, volwassenen, forensische, PVT)? A: De voorkeur gaat uit naar een bevraging van heel de voorziening, maar voor de validatie kan het beperkt worden tot bepaalde clusters. Het is wel belangrijk de alle deelnemers van een cluster uitgenodigd worden (geen selectie). Na de validatie kan enkel de ganse voorziening deelnemen. (8) Vragen over resultaten/feedback Is er enkel terugkoppeling bij 30 ingevulde vragenlijsten per eenheid? 6

7 V: In het meetprotocol staat dat er minimum 30 ingevulde vragenlijsten nodig zijn om feedback over de resultaten te ontvangen. Indien op afdelingsniveau er geen 30 ingevulde vragenlijsten zijn, wordt dan een terugkoppeling van de resultaten voorzien? A: Internationaal wordt minimum 30 ingevulde vragenlijsten naar voren geschoven als norm om feedback te kunnen geven (omwille van representativiteit en anonimiteit). Tijdens deze validatiestudie willen we nagaan waar voor VIP² GGZ de minimumgrens ligt. Bij de algemene ziekenhuizen werd deze grens uiteindelijk op 20 ingevulde vragenlijsten bepaald. Internationaal wordt inderdaad een minimum van 30 ingevulde vragenlijsten aangeraden. V: Mogen de gegevens van 2 eenheden/afdelingen samengebracht worden om de gevraagde 30 ingevulde vragenlijsten te behalen? A: Indien per eenheid geen 30 ingevulde vragenlijsten behaald worden, dan kunnen eenheden samengevoegd worden op voorwaarde dat het over een gelijkaardige populatie gaat. Wanneer de drempel niet gehaald is, zijn voorzieningen zelf het best geplaatst om op inhoudelijke basis te beoordelen welke afdelingen samengevoegd worden. Bij het invoeren kan de voorziening de afdelingsnaam wijzigen en zo afdelingen samenvoegen. Worden voorzieningen met elkaar vergeleken? V: Worden de deelnemende voorzieningen met elkaar vergeleken? A: Elke voorziening krijgt de resultaten van de eigen voorziening en een vergelijking met de algemene resultaten van alle deelnemende voorzieningen van hetzelfde type samen, op voorwaarde dat er minstens 5 voorzieningen van hetzelfde type deelnemen (omwille van representativiteit en anonimiteit). Momenteel is deze voorwaarde voor alle types voorzieningen vervuld, behalve voor mobiele teams. Deelnemende mobiele teams krijgen bijgevolg enkel de resultaten van de eigen voorziening. De andere types voorzieningen krijgen zowel de eigen resultaten als de vergelijking met voorzieningen van hetzelfde type. Worden resultaten transparant gepubliceerd? V: Is het de bedoeling om bij publicatie van de resultaten ook de vergelijking van de deelnemende centra weer te geven? A: Vanuit het project, VIP² GGZ, worden er momenteel en voor deze ronde geen gegevens van deelnemende voorzieningen gepubliceerd. In het kader van het kwaliteitsindicatorenproject in de algemene ziekenhuizen, VIP² AZ, werd een website ontwikkeld waar algemene ziekenhuizen de eigen resultaten vrijwillig kunnen laten publiceren. Een analoog scenario behoort tot de toekomstmogelijkheden voor de Vlaamse Patiënten Peiling GGZ, maar zeker niet dit jaar. In geen geval zal een 'ranking' gepubliceerd worden van de deelnemende voorzieningen. Indien de resultaten van de validatiestudie gepubliceerd worden, worden enkel de resultaten van de validatie en geen gegevens van individuele voorzieningen gepubliceerd. 7