Cursus MS Access 2016

Transcriptie

1 Cursus MS Access

2 Waarom geeft Learnit gratis cursussen? Wij geloven in jouw kracht om jezelf te versterken en we willen je stimuleren om stappen te zetten. Ben je eenmaal begonnen en proef je de voldoening van werken aan je ontwikkeling, dan hopen we natuurlijk dat je klaar bent voor de volgende stap en een training bij ons gaat volgen. Voor nu wensen we je veel succes en plezier met deze gratis cursus. 2

3 Inhoudsopgave 1. Inleiding Deze cursus MS Access Een nieuwe database maken 5 2. Relaties Wat is een relatie Het aanbrengen van een relatie 8 3. Queries Gegevens opvragen met een query Het maken van een query Het gebruik van filters in een query Formulieren Werken met formulieren Een formulier maken Werken met formulieren Rapporten Rapporten in MS Access Rapporten maken met de wizard Wil je meer weten? 22 3

4 1. Inleiding 1.1. Deze cursus Deze online cursus is bedoeld om je kennis te laten maken met MS Access In deze cursus leer je een eenvoudige database opzetten en te vullen met gegevens. Daarna wordt getoond hoe je relaties tussen gegevens kunt maken om vervolgens met queries deze gegevens te combineren. Ook wordt geleerd hoe je een gebruiksvriendelijk invoer- en opzoekscherm kunt maken. Als laatste zie je hoe je gegevens via een rapport kan delen.. Mocht je interesse gewekt zijn, dan is het zeker de moeite waard een volledige training te volgen bij Learnit Training onder leiding van een ervaren trainer Voorkennis Om deze online cursus te kunnen volgen is geen specifieke voorkennis noodzakelijk. We gaan ervan uit dat je kunt omgaan met de muis en de Windows interface. Om de opdrachten te kunnen uitvoeren is een werkende versie van MS Access 2016 nodig Samenhang met andere cursussen Deze online cursus behandelt de eenvoudige opzet van een database uit de basiscursus MS Access. Tijdens deze tweedaagse training komen alle aspecten van dit pakket aan de orde. Voor een diepgaande kennis van MS Access bestaat de mogelijkheid om een vervolg training te volgen. Deze tweedaagse training gaat met name in op geavanceerde formulieren, queries, rapporten en macro s Opzet Je kunt deze cursus gewoon hoofdstuk voor hoofdstuk doorlopen en de opdrachten maken. Er wordt van uitgegaan dat je de software geïnstalleerd hebt zoals hierna beschreven wordt, en dat je steeds de voorgaande hoofdstukken gelezen hebt. Verder wordt er regelmatig gebruikgemaakt van screenshots; door verschillen in het besturingssysteem en andere softwarepakketten kunnen deze afwijken van wat jij op je scherm ziet. Hecht hier niet te veel waarde aan MS Access 2016 Naast het rekenen is vaak de tweede taak van onze computer het opslaan van allerlei gegevens. Wanneer dat een grotere hoeveelheid dreigt te worden, is het al vaak noodzakelijk om een echte database te maken. Hoewel voor het opslaan van gegevens meestal MS Excel gebruikt wordt, kent dit pakket toch zijn beperkingen als het gaat om gegevensbeheer. Het belangrijkste verschil met MS Access dat het binnen MS Excel erg lastig is om relaties tussen gegevens te leggen en is de integriteit van de gegevens niet gegarandeerd. MS Access heeft deze mogelijkheden wel en is vaak een betere oplossing als het gaat om gegevensbeheer dan MS Excel Definities in MS Access Om te werken met MS Access is het goed om een aantal begrippen te kennen: Database: het totaal aan objecten dat samen de database vormt: tabellen, queries, rapporten en formulieren. Tabel: gestructureerd gegevensbestand met kolommen (velden) en rijen (records) Query: manier om gegevens uit de database op te vragen 4

5 Formulier: Opgemaakt in- en uitvoerscherm Rapport: gesorteerde weergave van gegevens om deze te delen Een nieuwe database maken Na het starten van MS Access kan een keuze gemaakt worden uit reeds eerder gemaakte databases of een nieuwe te maken. Voor deze cursus starten we met een nieuwe (lege) bureaublad database. Standaard krijgt dit nieuwe project de naam Database en een volgnummer. Nu kan je de naam vernanderen en Maken selecteren om de database aan te maken. Om deze naam te veranderen kies je bij Bestand voor Opslaan Als en geef je een locatie en een naam voor voor de database op. 5

6 Het maken van een tabel Als eerste object zal je een tabel moeten maken waarin de gegevens worden bewaard. Je zal dan ook moeten nadenken over de indeling van je tabel. Welke gegevens ga ik bewaren, welke velden (kolommen) zijn hiervoor nodig en wat voor type gegeven wordt er in elke kolom opgeslagen. We gaan de reeds aangemaakte Tabel1 aanpassen aan onze wensen. Hiervoor moeten we in MS Access kiezen voor de Ontwerpweergave. In deze weergave wordt het ontwerp van een tabel, maar ook van queries, formulieren en rapporten mogelijk. Klik met de rechtermuisknop op Tabel1 (in het navigatiepaneel) en selecteer Ontwerpweergave. Opdracht: Pas het ontwerp van de tabel aan volgens onderstaande afbeelding Als je klaar bent met het invullen klik dan met de rechtermuisknop op het tabblad om dit op te slaan. Je kan de gelijk de naam van de tabel veranderen in Contactgegevens. 6

7 Aan de linkerkant in het navigatie paneel zie je dan ook dat de naam van de tabel is gewijzigd. Zodra je een ander object opent, maakt MS Access daar een nieuw tabblad voor. Zo kan je snel wisselen van objecten en hoef je deze niet steeds opnieuw te sluiten en te openen Het invoeren van de gegevens De volgende stap in deze cursus is het invoeren van de gegevens. Dat kan handmatig maar ook kunnen gegevens geimporteerd worden vanuit een ander bestand of database. In deze cursus gaan we handmatig een aantal records invoeren. Dubbel Klik hiervoor op de tabel Contactgegevens zodat de tabel in de Gegevensweergave getoond wordt. Opdracht: Neem onderstaande gegevens over in de tabel Contactgegevens In de Gegevensweergave kan je door de records navigeren. Zodra je gegevens wijzigt, worden dez gelijk opgeslagen in de tabel. In de kopregel van de tabel zie je de pijltjes die je waarschijnlijk ook van Excel kent. Deze kan je selecteren om de gegevens te filteren. Hierbij geef je aan welke gegevens getoond moeten worden. Zo kan je bijvoorbeeld filteren op een bepaalde woonplaats. 7

8 Ook is het mogelijk om vanuit deze weergave de gegevens te sorteren. Selecteer met de rechtermuisknop de kolom waarop je wilt sorteren en kies voor oplopend of aflopend sorteren. 2. Relaties 2.1 Wat is een relatie? Het opslaan van gegevens in een database wordt pas echt interessant wanneer gegevens gecombineerd worden. Zo zou in een klantendatabase naast een tabel met klantengegevens ook een tabel met verkopers gemaakt kunnen worden. Je hoeft dan niet bij elke klant de gegevens van de verkoper op te nemen, maar alleen een verwijzing naar de tabel met de verkopers. Om te kunnen zien welke verkoper bij welke klant hoort zal in de tabel met de klantgegevens een kolom moeten worden opgenomen waar een verwijzing naar het juiste record uit de verkoperstabel staat. Een koppeling tussen twee tabellen heet een relatie Het aanbrengen van een relatie Voordat er een relatie tussen tabellen gelegd kan worden is het noodzakelijk dat er in onze database een tweede tabel worden gemaakt. Kies hiervoor uit het tabblad Maken de optie Tabelontwerp Een lege ontwerpweergave van de nieuwe tabel wordt getoond. Nu kan je hier de kolommen maken. Elke kolom krijgt weer een naam en een gegevenstype. 8

9 Opdracht: Vul de nieuwe tabel met onderstaande gegevens en bewaar deze onder de naam Hobby Opdracht: Vul de nieuwe tabel met de onderstaande gegevens. Bij het leggen van de relatie tussen twee tabellen is het noodzakelijk dat in de bron-tabel (Contactgegevens) een verwijzing wordt gemaakt naar de opzoek-tabel (Hobbies). Hiervoor is het noodzakelijk dat in de tabel Hobbies wordt aangegeven wat het opzoek-veld is. In dit geval is dat de kolom Code waar voor iedere hobby een unieke waarde is ingevoerd. Deze kolom wordt de sleutelkolom die we in onze relatie gaan gebruiken. Opdracht: Selecteer met de rechtermuisknop de tabel Hobbies om in de Ontwerpweergave te komen. Selecteer in deze weergave de kolom code en klik in het tabblad Hulpmiddelen voor tabellen / Ontwerp op Primaire sleutel. 9

10 Nu moeten we in de tabel Contactgegevens een nieuwe kolom toevoegen waarin we de code van de hobby kunnen opnemen. Opdracht: Selecteer de tabel Contactgegevens in de Ontwerpweergave en voeg de kolom Hobby toe als een een numeriek veld. Voordat de relatie tussen beide tabellen gelegd kan worden zal eerst bij elk record van de tabel Contactgegevens de juiste code moeten worden ingevoerd. Opdracht: Voer bij elk record de juiste code in volgens onderstaand overzicht Nu is het tijd om de relatie aan te brengen. Dit doe je via het tabblad Hulpmiddelen voor databases en dan de optie Relaties. 10

11 Klik met de rechtermuisknop in het lege scherm en kies dan voor Tabel weergeven. Selecteer beide tabellen, kies voor Toevoegen en sluit het venster Tabel weergeven. Trek nu een lijn vanaf de tabel Contactgegevens, Hobby naar de tabel Hobby, code. 11

12 Er verschijnt nu een venster om de eigenschappen van de relatie aan te kunnen passen. Wanneer de optie Referentiële integriteit afdwingen wordt geselecteerd betekent dit dat in de tabel Contactgegevens alleen een code voor een hobby gekozen worden als deze bestaat in de tabel Hobby. 3. Queries 3.1. Gegevens opvragen met een query Een query is een opdracht aan MS Access om bepaalde gegevens te selecteren. In een query kunnen de gewenste kolommen (velden) geselecteerd worden die je wil zien. Wanneer er tussen een tabellen een relatie is, kan ook uit de andere tabel de gewenste kolommen geselecteerd worden. e opvolgende taak starten. Binnen databases wordt over het algemeen de taal SQL (Structured Query Language) gebruikt om queries te maken. In MS Access is het niet noodzakelijk om deze taal te beheersen. In een grafische interface kan je de query samenstellen waarna MS Access dit vertaalt naar SQL en de query uitvoert. In een query kunnen ook criteria (filters) gegeven worden om een selectie te beperken Het maken van een query Het maken van een query doe je via het tabblad Maken en vervolgens de optie Queryontwerp. Je kan ook gebruik maken van de wizard om een query te maken, maar dat biedt minder flexibiliteit. 12

13 Na de selectie van Query ontwerp kan je de tabellen selecteren en vervolgens verschijnt het volgende venster: Het venster Tabel weergeven kan gesloten worden. In de tabel aan de onderkant van het scherm kan je de gewenste kolommen slepen vanuit de tabellen. Access vult dan zelf de tabelnaam en de kolomnaam in. Opdracht: Voeg de juiste kolommen toe in de tabel om de query te maken volgens onderstaande afbeelding. 13

14 Om de query uit te voeren selecteer je de optie Uitvoeren van het tabblad Hulpmiddelen voor queries. In de Gegevensweergave wordt het resultaat getoond. Je ziet dat MS Access weer een nieuw tabblad gemaakt heeft voor de query. Met de rechtermuisknop kan de query opgeslagen worden. Deze verschijnt dan in het navigatiepaneel. Opdracht: Bewaar de query onder de naam Mensen en hun hobbies. Sluit dit tabblad. Klik nu dubbel op de query in het navigatie paneel om de query uit te voeren Het gebruik van filters in een query In het queryontwerp kan je filters (criteria) aanbrengen om het resultaat van de query te beperken. In elke kolom kan je een term of vergelijking opnemen die gebruikt wordt in de query. Let op dat je teksten tussen de dubbele aanhalingstekens zet. Opdracht: Voeg een criterium toe in de kolom Hobby zodat alleen de namen geselecteerd worden van de mensen die als hobby Zwemmen hebben. Voer vervolgens de query uit. 14

15 In de checkbox boven het criterium geef je aan of je de kolom wilt tonen. Het is niet noodzakelijk om de kolom met het criterium te tonen, maar mag natuurlijk wel. De query uit de opdracht geeft het volgende resultaat: In de weergave Query ontwerp kan je meerdere criteria (filters) opgeven. Wanneer je criteria naast elkaar plaatst (op dezelfde regel) dan geldt dit als een EN criterium. Alleen de records die aan beide criteria voldoen worden dan getoond. Wanneer je de criteria niet naast elkaar maar onder elkaar, of verspringend in de volgende kolom invoert geldt dit als een OF criterium. Wanneer er aan één van de criteria voldaan wordt, wordt het record geselecteerd. 4. Formulieren 4.1. Werken met formulieren Voor gebruikers, of voor jezelf, kan het vaak wat onhandig zijn om alleen in de Gegevensweergave te kunnen werken met de gegevens. Vaak moet er dan gebladers en gezocht worden om bij het juiste record te komen. Met een formulier kan je een scherm maken met daarin alle velden uit de gerelateerde tabellen en kan je een zoek-box toevoegen om de juiste records snel te kunnen opzoeken Een formulier maken Er zijn twee manieren om een formulier te maken: Gebruik maken van de wizard Een eigen ontwerp maken. Wanneer gebruik gemaakt wordt van de wizard is de keuze beperkt als het gaat om de indeling van het scherm. Beter kan vanuit een leeg scherm zelf in de indeling bepaald worden. Het maken van een formulier gaat via het tabblad Maken en dan de optie Formulierontwerp. 15

16 In het volgende venster kan je zelf de indeling van de velden bepalen. Zorg ervoor dat alle velden zichtbaar worden. Selecteer eerst de optie Bestaande velden toevoegen en klik dan in de Lijst met velden op de + tekens om de velden te zien. De grootte van het scherm waarop je de velden wilt plaatsen kan je aanpassen. Plaats de muiswijzer aan de rechter- of onderkant van het ruitjesvenster en sleep naar rechts of naar beneden. Nu kan je de velden uit de lijst verslepen naar het scherm. In het lint onder het tabblad Schikken verschijnen allerlei hulpmiddelen om de velden uit te lijnen. De grootte van elk veld kan je aanpassen door aan de zijkant van het veld te slepen. 16

17 Opdracht: Maak het formulier volgens onderstaand voorbeeld op. Verwijder de onnodige labels door deze te selecteren en op Delete te drukken. Zorg dat de velden groot genoeg zijn om de gegevens te tonen. Maak gebruik van de uitlijn hulpmiddelen om te zorgen dat alles netjes staat. Let erop dat je uit de tabel Hobby het veld Hobby selecteert en niet uit de tabel Contactgegevens. Zodra je dit doet verschijnt het volgende venster: Neem de gegevens volgens bovenstaande afbeelding over. 17

18 Test of de velden groot genoeg zijn door te kiezen voor Ontwerp en dan aan de linkerkant de optie Weergave. Dit geeft het volgende resultaat: In de Ontwerpweergave kan je het formulier aanpassen door de uitlijning van velden te veranderen of extra titels toe te voegen. Sla het formulier op met de naam Invoerscherm. Dit verschijnt dan ook in het navigatiepaneel en kan met een dubbelklik worden opgeroepen Navigeren in een formulier Onderaan het scherm vind je dezelfde navigatiebalk om door de records te bladeren, te filteren of te zoeken. 18

19 5. Rapporten 5.1. Rapporten in MS Access Wanneer gegevens met anderen gedeeld moeten worden zijn daar verschillende manieren voor zonder dat je het database-bestand beschikbaar stelt. In MS Access 2016 is het wel mogelijk om het database-bestand in de cloud (OneDrive) op te slaan zodat dit door meerdere mensen tegelijkertijd gebruikt kan worden. Daarnaast kunnen gegevens naar MS Excel geexporteerd worden en zo gedeeld. Wanneer de ontvanger de gegevens in MS Excel wijzigt, komt wel de integriteit in gevaar omdat er dan verschillen ontstaan. De meest eenvoudige manier om gegevens is te delen is gebruik te maken van rapporten Rapporten maken met de wizard De snelste manier om een rapport te maken is gebruik te maken van de wizard. Deze vind je op het tabblad Maken en dan de optie Wizard Rapport. Deze optie helpt met het samenstellen van een rapport. Allereerst verschijnt het volgende venster: HIer kan gekozen worden voor velden uit één of meer gerelateerde tabellen of een eerder gemaakt query. In dit voorbeeld maken we een telefoonlijst door de benodigde velden te selecteren. In het volgende venster kan gekozen worden voor een groepeerveld. Gegevens kunnen dan gegroepeerd worden op bijvoorbeeld plaats, bedrijf of verkoper. In ons voorbeeld is dit niet van belang en dus kiezen we voor Verder. 19

20 In het volgende venster kan de sorteervolgorde geselecteerd worden. Vervolgens kan je de opmaak van je rapport selecteren: Dit is wel beperkt tot een aantal standaard layout mogelijkheden. Wanneer je voor een eigen opmaak wil kiezen maak dan gebruik van de optie Rapportontwerp dat erg lijkt op het eerder gebruikte Formulierontwerp. 20

21 Het laatste scherm biedt de mogelijk om een rapportnaam in te voeren, een afdrukvoorbeeld te bekijken of alsnog naar Rapportontwerp te gaan om de layout handmatig aan te passen. Druk op Voltooien om de wizard af te sluiten. 21

22 6 Wil je meer weten? We hopen dat je na deze gratis cursus enthousiast bent geworden over de mogelijkheden van MS Access Zoals je al hebt kunnen lezen, kun je bij Learnit Training ook terecht voor een of een Basiscursus MS Access 2016 en een Vervolgcursus MS Access Op reguliere basis worden deze trainingen verzorgd voor het werken met MS Acces. Ook op verschillende locaties in Nederland. MS Access is een zeer uitgebreid en daardoor ook complex programma. Steeds vaker zien bedrijven en organisaties de voordelen van het werken met MS AccessProject. Ook constateren zij dat om gebruik te kunnen maken van de vele mogelijkheden, het noodzakelijk is om het programma goed te beheersen. Learnit biedt hiervoor de volgende trainingen aan: MS Access Basis Deze training is bestemd voor diegene die geen of weinig ervaring met MS Access heeft. Tijdens deze training leert je zelfstandig navigeren in een database, selecties te maken met behulp van queries en met rapporten gegevens te delen. MS Access Vervolg Uitgangspunt van deze training is dat je al ervaring hebt met MS Access maar nog niet bekend bent met de geavanceerde mogelijkheden. Wil je alles uit het programma halen door bijvoorbeeld gebruik te maken van complexe databases en queries of zelf gebruikersformulieren met macro s te ontwikkelen? Dan is deze cursus een prima uitgangspunt.. Bedankt voor je aandacht en wie weet tot binnenkort! 22

23 Je hebt nu gezien hoe je zelf aan de slag kunt met deze cursus. Hier heb je doorzettingsvermogen en tijd voor nodig. Op eigen kracht kun je heel ver komen! Heb je niet veel tijd en wil je nog betere resultaten behalen? Dan kan het erg zinvol zijn om een training te volgen: Je bent een aantal dagen intensief bezig met het werken aan specifieke vaardigheden. Je wordt niet gestoord en kunt de hele dag aan de slag. Je krijgt een trainer die je motiveert, stimuleert, jouw je blinde vlekken laat zien en je laat ervaren hoe succes voelt. De trainer weet welk pad je kunt bewandelen, heeft een uitgebreid netwerk en geeft je goede en praktijkgerichte tips. Je gaat dieper in op de valkuilen die veel beginnende webinar presentatoren maken. Je kunt ervaren hoe het is om voor de camera te staan en krijgt feedback op je presentatie van specialisten en mede cursisten. Je komt in contact met deelnemers die met een vergelijkbaar doel de training volgen. Door dit samen aan te gaan, krijg je veel steun en toewijding tijdens de training. Dit natuurlijk naast het feit dat je jouw eigen leerdoelen hebt. De trainer kan je helpen om onderwerpen te selecteren, waardoor je alleen aan de slag gaat met onderdelen die voor jou belangrijk zijn. Je haalt hierdoor meer resultaat in minder tijd. Voel je vrij deze gratis cursus te delen (met bronvermelding) met collega's en bekenden. Wil je ons feedback geven, dan juichen wij dat alleen maar toe! 23

24 Deze gratis cursus MS Access 2016 is een uitgave van: Learnit Training Piet Heinkade BR Amsterdam Telefoon Fax info@learnit.nl Website Heeft u vragen of wilt u meer informatie? Neem dan contact op via of kijk op onze website Onze medewerkers zijn op werkdagen telefonisch bereikbaar van 09:00 tot 17:30. Copyright 2016: Learnit Training Alle rechten voorbehouden. De inhoud van de cursus van Learnit Training is auteursrechtelijk beschermd en mag niet worden gebruikt door derden in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. 24