Relaties tussen twee tabellen definiëren

Transcriptie

1 Relaties tussen twee tabellen definiëren De verschillende soorten relaties tussen tabellen Door het aanbrengen van een relatie tussen tabellen van een database kan informatie bij elkaar worden gebracht (om te onderzoeken, te analyseren, enz.) vanuit verschillende tabellen. Als u bijvoorbeeld een rapport wilt maken met een beschrijving van elk artikel, maar dat eveneens elke categorie weergeeft, dan kunt u dat rapport baseren op een query die beide tabellen met elkaar verbindt. De verbinding tussen de twee tabellen wordt gemaakt op basis van de primaire sleutel. Er zijn 3 soorten relaties, die elk op een verschillende manier moeten worden gemaakt en beheerd: De relatie "een op veel": een record uit de primaire tabel staat in relatie tot meerdere records in de gerelateerde tabel (de primaire tabel bevat de primaire sleutel die nodig is om de relatie te definiëren). Voorbeeld: bij één categorie horen meerdere artikelen: Meerdere Codes van artikelen komen overeen met een bepaalde categorie (een aantal pijlen "vertrekt" vanuit een en dezelfde Categorie). Elke Code artikel komt overeen met een enkele Code Categorie. De relatie "veel op een" is eigenlijk een zelfde soort relatie, maar dan "omgekeerd". Voorbeeld: Meerdere orders kunnen worden uitgevoerd door een en dezelfde klant: Bij een ordernummer hoort slechts corresponderen één bepaalde Klantcode maar: één en dezelfde Klantcode kan bij meerdere orders horen. Hoewel beide relaties van hetzelfde type zijn, worden ze toch op verschillende wijze beheerd. In feite hangt de betekenis van de relatie af van de primaire tabel. De relatie "veel op veel : een record van de primaire tabel kan in relatie staan tot meerdere records in de gerelateerde tabel, en omgekeerd: een record in de gerelateerde tabel kan in relatie staan tot meerdere records in de primaire tabel. Voorbeeld: een bepaalde order bevat verschillende artikelen en een bepaald artikel kan zich in verschillende orders bevinden. We kunnen deze relatie schematisch weergeven als volgt: Verschillende artikelcodes kunnen corresponderen met een bepaald ordernummer en omgekeerd kunnen verschillende ordernummers overeenkomen met een bepaalde artikelcode. Om deze soort relatie goed te kunnen beheren, moet hij worden opgesplitst in een relatie van "een op veel" of een relatie "van veel op een" De relatie "een op een": één record van de primaire tabel staat in relatie tot één record van de gerelateerde tabel

2 en omgekeerd. Deze relatie komt over het algemeen niet vaak voor, omdat de informatie die in beide tabellen voorkomt in een tabel kan worden samengebracht. Een dergelijke relatie kan praktisch zijn wanneer zich in de gerelateerde tabel tijdelijke informatie bevindt die later moet worden verwijderd (het is dan eenvoudiger om de tabel te verwijderen, dan om enkele velden in een tabel te verwijderen). Relaties tussen tabellen definiëren Deze relatie kan alleen tot stand komen door middel van de verbinding van de primaire sleutel van de primaire tabel met het corresponderende veld in de gerelateerde tabel. Dit veronderstelt dus dat beide tabellen een gemeenschappelijk veld hebben (ook al heeft dat veld in de beide tabellen niet dezelfde naam) en dat de velden dezelfde gegevens bevatten. Open de database waarvoor u relaties wilt definiëren en let erop dat er geen objecten open staan. U kunt namelijk geen relaties definiëren wanneer één tabel is geopend of beide tabellen zijn geopend u kunt ook geen relaties definiëren wanneer er een object openstaat dat door de tabellen wordt gebruikt. In het tabblad Database Tools, klikt u op de knop Relationships in de gelijknamige groep. Wanneer u voor het eerst het venster Relationships opent in de actieve database, dan is het scherm leeg. Access stelt voor om tabellen toe te voegen. Wanneer u niet voor het eerst in het venster Relationships bent, klik dan in het tabblad Design in de groep Relations op Show Table: op het scherm verschijnt het dialoogvenster waarmee u de tabellen kunt selecteren waarbinnen u relaties wilt definiëren. Selecteer nu de tabellen waarvoor u een relatie wilt definiëren: gebruik de [Shift] toets om naast elkaar gelegen tabellen te selecteren en/of de [Ctrl] toets om niet naast elkaar gelegen tabellen te selecteren. Klik op de knop Add. Om een tabel aan het scherm Relationships toe te voegen, kunt u ook dubbelklikken op de naam van de tabel. Wanneer alle tabellen zijn toegevoegd, drukt u op de knop Close in het dialoogvenster Show Table. De tabellen verschijnen in het venster, maar er zijn nog geen relaties gedefinieerd. In het venster Relationships kunnen alle relaties worden gedefinieerd en afgebeeld die tussen de verschillende tabellen en query s van de actieve database bestaan. Om een relatie tussen tabellen tot stand te brengen, sleept u het veld dat beide tabellen gemeenschappelijk hebben van de primaire tabel (of de brontabel) naar de gerelateerde tabel. In het dialoogvenster dat nu verschijnt, kunt u een aantal kenmerken voor de relatie aangeven. Vink de optie Enforce Referential Integrity aan, wanneer u wilt dat Access bepaalde controles uitvoert met betrekking tot de overeenstemming van gegevens tussen de beide tabellen. Wanneer u een record aan een gerelateerde tabel toevoegt, zal Access in dat geval controleren of er een overeenkomstig record bestaat in de primaire tabel. Access verhindert het verwijderen van een record uit de primaire tabel wanneer deze in relatie staat tot een of meerdere records in de gerelateerde tabel. Wanneer u de referentiële integriteit hebt ingeschakeld, kunt u het wijzigen van de waarde van de primaire sleutel echter wel toestaan, evenals het verwijderen van records uit de primaire tabel door de opties Cascade Update Related Fields en Cascade Delete Related Records te activeren. In het eerste geval zal Access het wijzigen van de waarde van het veld toepassen op alle gerelateerde records in het tweede geval zal Access alle records verwijderen die verwijzen naar het verwijderde record

3 Klik op de knop OK. De twee tabellen zijn nu met elkaar verbonden door een joinlijn: de soort relatie wordt aangegeven door de symbolen 1 en door, terwijl de dikke streepjes aangeven dat er sprake is van referentiële integriteit. Klik op de knop om deze gedefinieerde relaties op te slaan. Om het venster Relationships te sluiten, klikt u op de knop in de rechterbovenhoek van het venster of op de knop Close in de groep Relationships (tabblad Design). Om de inhoud van het venster Relationships weer te geven, klikt u opnieuw op de knop Relationships in het tabblad Database Tools. Het is niet mogelijk een primaire tabel, te verwijderen, gegevenstypes aan te passen van een veld dat in een relatie wordt gebruikt. Het betreffende veld kan even:in worden verwijderd. U kunt maar één relatie definiëren tussen twee dezelfde tabellen. Relaties van databases beheren Zorg ervoor dat er geen tabel openstaat waarin u wijzigingen wilt aanbrengen, en sluit ook alle objecten die de betreffende tabel(len) gebruiken. In het tabblad Database Tools klikt u op de knop Relationships in de gelijknamige groep. Om één of meerdere tabellen aan het venster Relationships toe te voegen, klikt u op de knop Show Table in de groep Relationships. Selecteer de tabellen, klik op de knop Add en klik vervolgens op Close. Om een tabel aan het scherm Relationships toe te voegen, kunt u ook dubbelklikken op de naam van de tabel. Om de tabellen te verwijderen, klikt u op de titelbalk van de tabel en vervolgens op de knop Hide Table van de groep Relationships of u drukt op [Delete]. Om de inhoud van het venster te wissen, klikt u op de knop Clear Layout van de groep Tools. Let op: door een tabel te verwijderen uit het scherm met relaties, verwijdert u niet de gedefinieerde relaties met de andere tabellen. Op opnieuw alle relaties en gerelateerde tabellen weer te geven, klikt u op de knop All Relationships van de groep Relationships. Om de relaties en de tabellen weer te geven die aan een specifieke tabel zijn gerelateerd, selecteert u de specifieke tabel door in de titelbalk van de tabel te klikken en vervolgens op de knop Direct Relationships van de groep Relationships te drukken. Om een tabel te verplaatsen, wijst u de tabel met de muisaanwijzer aan, waarna u de titelbalk van de betreffende tabel naar de nieuwe plaats sleept. Laat de knop van de muis los wanneer de tabel op de juiste plaats staat. Om de grootte van het venster van een tabel aan te passen, klikt u op een van de randen van de tabel en sleept u de rand naar de gewenste grootte. Om naar de structuur van de tabel te gaan, klikt u met rechtermuisknop op de betreffende tabel, waarna u de optie Table Design kiest. Voor het wijzigen van de kenmerken van een relatie, dubbelklikt u op de joinlijn, voert u uw wijzigingen in en klikt u vervolgens op OK

4 Voor het verwijderen van een relatie klikt u op de joinlijn, drukt u op de [Delete] toets en bevestigt u dit vervolgens door op Yes te drukken. Nadat u de inhoud van het venster Relationships heeft aangepast, klikt u op de symbool om de wijzigingen op te slaan. Om het venster Relationships te sluiten, klikt u op de knop in de rechterbovenhoek van het venster of op de knop Close in de groep Relationships (tabblad Design). Gerelateerde gegevens weergeven/wijzigen in een subgegevensblad Wanneer twee tabellen met elkaar zijn verbonden door middel van een een op veel relatie, kan men voor elke rij van de waarde een ", via een subgegevensblad, de rijen van de waarden veel" weergeven. In het navigatievenster dubbelklikt u op de naam van de tabel waarvoor u de gerelateerde gegevens wilt weergeven of wijzigen. De tabel is geopend in de Gegevensbladweergave. In de kolom links van elke lijn verschijnt de knop. Om de gerelateerde gegevens voor een of meerdere rijen (records) weer te geven of te wijzigen, klikt u op de knop die voor de rij(en) staat. In het voorbeeld hieronder ziet u de rijen van de tabel Boeken, waarvan het Boeknummer 3 is de knop een knop verandert in. Om de gerelateerde gegevens te verbergen, klikt u op de knop voor de rij

5 Sluit zo nodig het gegevensblad. Relaties van databases afdrukken Hierbij gaat het erom de inhoud van het venster Relationships af te drukken. Alleen de relaties en de gerelateerde tabellen in het venster Relationships zullen worden afgedrukt de relaties en tabellen die verborgen zijn, worden niet afgedrukt. In het tabblad Database Tools klikt u op de knop Relationships in de gelijknamige groep. Klik op de knop Relationships Report in de groep Tools. De relaties van de database worden weergegeven in een overzicht zoals dat in het scherm relaties wordt weergegeven. Pas eventueel de pagina instelling van het overzicht aan met behulp van de opties in de groep Page Layout. Klik op de knop Print in de gelijknamige groep, wijzig eventueel nog de afdrukopties en klik op OK. Klik op om het venster van het overzicht te sluiten kies vervolgens voor Yes indien u het overzicht wilt opslaan, en No indien u dat niet wilt. Sluit het venster Relationships door in de rechter bovenhoek van het venster op de knop te klikken.

6 Records