Introductie. bij de website.

Transcriptie

1 Introductie bij de website Copyright OR Verkiezing Online BV. Alle rechten voorbehouden De inhoud van deze introductie kan geheel of gedeeltelijk worden gereproduceerd en gedistribueerd, zowel in fysieke als elektronische vorm, voorzover deze copyright- en toestemmingsvermelding intact en ongewijzigd op alle kopieën voorkomt en voorzover geen wijzigingen zijn aangebracht.

2 Inhoudsopgave 1. Welkom bij Anders dan u gewend bent Wat u van deze applicatie kunt verwachten Voorbeeld van een uitslag (personenstelsel) Ondersteuning Hulpteksten ondersteuning Handleidingen Workshop Aanvullende service Verkoopprijs Privacy en beveiliging 9 2. Overzicht: Online verkiezing (elektronisch stembureau) Benodigde gegevens Aanmelding Medewerkers invoeren en kandidatenlijst samenstellen Stemoproep per verzenden (optioneel) Verkiezing (het uitbrengen van de stemmen door de medewerkers) Uitslag Overzicht: Volledige online organisatie van de verkiezing Benodigde gegevens Aanmelding Medewerkers invoeren Verificatie en bezwaar kiesregister Kandidaatstelling vakbondskandidaten Kandidaatstelling ongeorganiseerden Bezwaar kandidatenlijsten Stemoproep verzenden Stemming + voorlopige uitslag + start bezwaar Voorlopige uitslag en bezwaarperiode Definitieve uitslag Aanmelding Overzicht Toelichting Hoe u het wachtwoord krijgt Hoe u als verkiezingscommissie kunt inloggen Wachtwoord vergeten 24 2

3 1. Welkom bij 3 Deze introductie geeft een overzicht van de mogelijkheden van de website bij de organisatie van de OR-verkiezing 1.1. Anders dan u gewend bent is niet zomaar een website. Het is het zichtbare deel van een volledig computerprogramma (hier applicatie genoemd) dat op afstand op een server draait. Het werkt daarom niet als een gemiddelde website waarin alle handelingen in enkele klikken van de muis zijn afgerond. Bovendien wijkt het ook af van een gemiddeld computerprogramma. Als u als verkiezingscommissie de applicatie gebruikt dan werkt u gedurende een bepaalde periode met het programma tot het eindresultaat is bereikt (de verkiezingsuitslag). U heeft daar geen ondersteuning bij nodig. U heeft als verkiezingscommissie de regie, u treedt op als scheidsrechter en u bepaalt de voortgang en de randvoorwaarden, maar anderen hebben ook invloed. Medewerkers kunnen hun stem uitbrengen. Op die stem kunt u geen invloed uitoefenen. Verschillende personen werken dus in verschillende fasen aan de organisatie en de uitvoering van de verkiezing. Dat maakt deze applicatie uniek en anders dan de programma=s die u gewend bent te gebruiken op uw computer Wat u van deze applicatie kunt verwachten U kunt kiezen uit twee uitvoeringen van de verkiezingsapplicatie: I. Online verkiezing (elektronisch stembureau). Dat wil zeggen het online via internet uitbrengen van stemmen door de medewerkers. II. Volledige online organisatie van de verkiezing. Dat wil zeggen: alle onderdelen van de organisatie van de verkiezing kunnen (naar keuze al of niet) online verlopen. Beide versies werken via het internet. I. Online verkiezing (elektronisch stembureau) Deze versie bestaat uit: voorbereiding kandidatenlijst samenstellen starten verkiezing (stemoproep via = optioneel *) verkiezing uitslag *) Optioneel wil zeggen, dat u dit onderdeel van de applicatie naar keuze kunt gebruiken of overslaan. U dient bij gebruik van het elektronisch stembureau circa 3 weken voor de stemdatum te beginnen met het verzamelen van de gegevens die nodig zijn om in te voeren in de applicatie. Daarvoor heeft u de applicatie zelf niet nodig. De gegevens moeten van uw eigen afdeling Personeelszaken komen. U kunt tussen 2 en 1 weken voor de stemdatum beginnen met de voorbereidingsfase van de applicatie door u aan te melden en de verzamelde gegevens in de applicatie te voeren. Als alle noodzakelijke gegevens beschikbaar zijn kunt u in ongeveer 1 uur tijd de voorbereiding afwerken en de kandidatenlijst samenstellen. De stemoproep verzendt u ongeveer 1 week voor de stemdatum.

4 4 II. Volledige online organisatie van de verkiezing U dient circa 13 weken voor de stemdatum te beginnen. Deze versie bestaat uit: voorbereiding verificatie en bezwaar kiesregister; kandidaatstelling vakbondskandidaten (optioneel) vaststelling kandidatenlijs(en) vakbonden door bedrijfsleden (optioneel) kandidaatstelling ongeorganiseerden (optioneel) ondersteuning ongeorganiseerde kandidaten (optioneel) bezwaar kandidaten (optioneel) stemoproep + verkiezing + voorlopige uitslag bezwaar verkiezing definitieve uitslag Het bijzondere aan deze versie van de applicatie is dat niet alleen de stemming is geautomatiseerd, maar ook de kandidaatsstelling en de verificatie van het kiesregister en de indiening van eventuele bezwaren. Met behulp van een aparte module kunnen bedrijfsleden van vakbonden in een afzonderlijke stemming de eigen vakbondslijst vaststellen en automatisch indienen. Dat houdt dus in dat de hele procedure van het vaststellen van de volgorde en keuze van de kandidaten op de vakbondslijst via internet kan geschieden. Ook ongeorganiseerde (>vrije=) kandidaten kunnen gebruik maken van de website; vroeger moesten ze handtekeningen in het bedrijf ophalen, nu kunnen ze digitale ondersteuning van hun collega's krijgen, allemaal via internet. Daarmee kunnen zowel vakbondskandidaten als ongeorganiseerde kandidaten het draagvlak voor hun kandidatuur vergroten. Geen ingewikkelde installatie van software Of u nu de verkiezing volledige online organiseert, of uitsluitend medewerkers laat stemmen met het elektronisch stembureau, alles verloopt (naar keuze) eenvoudig via internet. Een van de voordelen daarvan is dat u geen programmatuur hoeft te (laten) installeren. Uw ICTafdeling hoeft niets voor te bereiden. U beschikt altijd over de laatste versie. De applicatie en de website worden permanent beheerd en verder ontwikkeld met aanvullende mogelijkheden en faciliteiten. De verkiezingscommissie heeft alleen toegang tot internet nodig. Alle beheer verloopt online. Medewerkers kunnen op het werk of van huis uit inloggen en stemmen. Grote toegankelijkheid en flexibiliteit Om met de applicatie te werken is het niet noodzakelijk dat honderd procent van de medewerkers beschikt over een adres of toegang tot internet. Voor degenen die geen adres hebben om bijvoorbeeld de stemoproep te ontvangen is separate afhandeling per post mogelijk. Voor degenen zonder internet kan een computer worden klaargezet met internettoegang. Tot op het laatste moment kan de verkiezingscommissie het kiesregister beheren en daarin wijzigingen aanbrengen. U bent dus altijd in staat om te voldoen aan verzoeken tot wijziging of aanvulling van gegevens. De website is toegankelijk voor versie 4 en hoger van Microsoft Internet Explorer, Netscape Navigator, en Opera vanaf versie 6.

5 Alle kies-systemen en -stelsels worden ondersteund volgens de regels van het SER voorbeeldreglement 5 De applicatie ondersteunt zowel het Integraal- als het Kiesgroepensysteem, verder kan worden gewerkt volgens het Lijsten- of Personenstelsel. De applicatie werkt geheel overeenkomstig de Wet op de ondernemingsraden en de verkiezingsregels en de berekening van de uitslagen volgens het SER voorbeeldreglement ondernemingsraden. Zo kan bijvoorbeeld de verkiezingscommissie instellen bij hoeveel maanden in dienst een medewerker kiesgerechtigde is en bij hoeveel maanden in dienst verkiesbaar, hoeveel stemmen kiezers mogen uitbrengen, et cetera. Eenvoudig stemmen, hoge opkomst Via het internet stemmen heeft een aantal voordelen: o Stemmen is mogelijk vanaf elke computer die toegang heeft tot het internet. Dus ook thuis en in het weekend. Een eventueel in te richten stembureau (computer) voor mensen die geen internettoegang hebben werkt volautomatisch en hoeft niet bemenst te worden. o Medewerkers bereiken het stemformulier door te klikken op een link in de stemoproep ( ) of door het invoeren van het wachtwoord op de website Ze hoeven niet van de werkplek af te komen; o Het stemformulier accepteert uitsluitend het aantal stemmen dat uitgebracht moet worden. Ongeldig stem is onmogelijk. Dubbelstemmen is onmogelijk; o In plaats van een stemdatum kunt u werken met een door u te bepalen stemperiode (bijvoorbeeld een week). Daarmee verhoogt u de opkomst; o Tijdens de stemperiode kunt u alle medewerkers die nog niet hebben gestemd met één druk op de knop per een herinnering sturen. Ook dat verhoogt de opkomst; o Tijdens de stemperiode kunt u precies de opkomst volgen (absoluut en als percentage). Bovendien kunt u in één oogopslag nazien wie er op een bepaald moment al heeft gestemd en wie nog niet. U kunt overigens niet zien op wie medewerkers stemmen. o Aan het einde van de stemdag/periode is de uitslag onmiddellijk beschikbaar. Gedetailleerde uitslag De uitslag is volledig en onmiddellijk na de sluiting van de stemdag/periode online te raadplegen door de verkiezingscommissie. Die kan vervolgens de uitslag direct online publiceren voor de medewerkers en de bezwaarperiode openen. Bij eventuele bezwaren is een rapport op te vragen (in de vorm van een Excel-bestand) waarin de volledige stemming tot in detail staat uitgesplitst en verantwoord. Deze gegevens kunnen tevens dienen als papieren backup / verantwoording.

6 1.3. Voorbeeld van een uitslag (personenstelsel) 6

7 1.4. Ondersteuning bij het gebruik 7 De verkiezingsapplicatie is zo opgezet, dat u er geheel zelfstandig mee kunt werken. Wanneer u toch vragen heeft, dan kunt u op verschillende vormen van ondersteuning terugvallen Hulpteksten Op de website vindt u context gerichte hulpteksten onder de link HULP. Deze link vindt u in elk scherm, rechts bovenin. Als u met de muis op de HULP-link klikt ziet u een tekst die uitlegt wat de bedoeling is van de pagina. Hieronder ziet u een voorbeeld ondersteuning U vindt niet alleen uitleg maar u kunt ook per een vraag te stellen. Klik daartoe met de muis in het topmenu op de link Stel uw vraag. U ziet dan op het beeldscherm een web-formulier. Daar vult u een -adres in (waarop u het antwoord wilt ontvangen), en stelt u in het tekstvak uw vraag.

8 -vragen kunnen uitsluitend betrekking hebben op de applicatie. 8 U krijgt binnen twee werkdagen antwoord, behalve in vakantieperiodes, dan kan het wat langer duren Handleidingen Wanneer u tenslotte op de link Handleidingen klikt komt u bij de handleidingen. Er zijn twee soorten. De uitgebreide handleidingen en de snelgidsen. Voor elke gebruiker van de applicatie zijn deze hulpteksten beschikbaar: de verkiezingscommissie, vakbondskandidaten, ongeorganiseerde kandidaten en medewerkers Workshop Momenteel wordt hard gewerkt aan een online-demo waarmee ook geoefend kan worden.. Tot deze beschikbaar is kunt u nader kennismaken met de applicatie in onze maandelijkse workshop. Deze workshop vindt elke laatste dinsdagochtend van de maand plaats tussen 9.00 en in Utrecht op de Sint Jacobstraat 16. Prijs: i 50,- per persoon (exclusief 19% btw, inclusief accommodatie, koffie en broodjes). De workshop is er op gericht om alle aspecten door te nemen van de volledige organisatie van verkiezing van de OR met behulp van en wordt gegeven door Jan Peter Tanja van DoWebWeDo en Hans Heerings van Contrast Advies. Ze is bedoeld voor leden van verkiezingscommissies, ambtelijk secretarissen en P&O-medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de verkiezing van de OR. U leert aan de hand van korte inleidingen en een gedetailleerde online demonstratie van de applicatie hoe u de verkiezing via geheel zelfstandig kunt organiseren. Verder is er aandacht voor allerlei aspecten die bij de organisatie een rol kunnen spelen zoals: - de afhandeling van eventuele schriftelijke kandidaatstelling, ondersteuning en stemming; - de vaststelling van de vakbondskandidatenlijst met behulp van een online stemming onder de bedrijfsleden van de vakbond; - de wenselijkheid van aanpassing van het OR-reglement; - privacy en bedrijfszekerheid.

9 Aanvullende service 9 Mocht u behoefte hebben aan extra ondersteuning of service, dan kunnen wij u het volgende bieden: $ Papieren handleidingen (vier stuks: totaal i 100,-); $ Telefonische ondersteuning ( i 100,- per uur); $ Overige dienstverlening. Bijvoorbeeld: uploaden csv-bestand medewerkers ( i 100,- per uur). $ Levering van een gedetailleerd en volledig uitgesplitst verslag van de stemming ter onderbouwing van de uitslag in de vorm van een Excel-bestand ( i 100,-) Alle prijzen zijn exclusief 19% btw Verkoopprijs In 2004 zijn de prijzen voor toegang tot de applicatie door een afzonderlijke OR of PVT: I. Voor het uitsluitend gebruik van de applicatie voor online verkiezing (elektronisch stembureau): i 350,- II. Voor het gebruik van de applicatie voor de volledige online organisatie van de verkiezing: a. Voor de kandidaatstelling: i 1.000,- b. Voor de op a. volgende stemming: i 250,- c. Elke volgende kandidaatstelling en daarop volgende stemming (binnen drie jaar na de vorige): i 800,- respectievelijk i 200,- Deze prijzen zijn exclusief 19% btw. Een gekozen OC (onderdeelscommissie) en een met een OR of PVT te vergelijken medezeggenschapsorgaan worden beschouwd als een afzonderlijke OR Privacy en beveiliging De applicatie draait op een server die volgens de modernste eisen is beveiligd. Alleen de geautoriseerde leden van de verkiezingscommissie kunnen de gegevens inzien en wijzigen. Geautoriseerde gebruikers van kunnen gedurende of na afloop van de verkiezingen alle gegevens in het kiesregister en de verkiezingsgegevens wissen. De website is ontwikkeld volgens de W3C-richtlijnen HTML4.0 en CSS1, en de ECMA International richtlijn ECMA-262. Meer informatie? Of bel: CONTRAST Advies Of stuur een info@or-verkiezing.nl

10 10 2. Overzicht: Online verkiezing (elektronisch stembureau) Voor u met de applicatie op begint moet u eerst de benodigde gegevens verzamelen (zie paragraag 2.1). In onderstaande schema staat de benodigde tijd voor alle fasen aangegeven. Fasen Hoeveelheid tijd om te werken met de applicatie Weken tot de stemdatum Advies: 0. Gegevens verzamelen bij eigen afdeling P&O Buiten applicatie om 3 1. Start en voorbereidingsfase circa 1 uur 2 à 1 2. Stemoproep verzenden 5 minuten 1 3. Stemmen 1 dag of meer 4. Uitslag Direct beschikbaar Nadat u zich heeft aangemeld verloopt de online verkiezing in vijf fasen: 1. Voorbereiding; 2. Kandidatenlijst samenstellen; 3. Start verkiezing (stemoproep verzenden per = optioneel *); 4. Verkiezing; 5. Uitslag. * Optioneel wil zeggen, dat u dit onderdeel van de applicatie naar keuze kunt gebruiken of overslaan Benodigde gegevens Bij het gebruik van de applicatie als elektronisch stembureau zijn per OR de volgende gegevens nodig voor de set-up (u heeft deze gegevens verzameld voordat u zich aanmeldt): 1. Gegevens van leden van de verkiezingscommissie die met de applicatie gaan werken: naam, -adres en datum van indiensttreding; 2. Stemdatum; 3. Kies-systeem (Integraal of Kiesgroepen); 4. Namen van de kiesgroepen (indien van toepassing); 5. Kiesstelsel (Personen of Lijsten); 6. Aantal OR-zetels (ook per kiesgroep indien van toepassing); 7. -adres van de verkiezingscommissie; 8. Aantal maanden in dienst kiesgerechtigd; 9. Aantal maanden in dienst verkiesbaar;

11 Gegevens van medewerkers opgeslagen in een CSV-bestand * ) Het CSV bestand moet de volgende kolommen bevatten: o voornaam (vb. Jan); o tussenvoegsel (vb. de); o achternaam (vb. Boer); o initialen (vb. J.P.C.); o datum in dienst (conform dd-mm-yyyy óf mm-dd-yyyy óf yyyy-mm-dd óf yyyy-ddmm); o -adres (optioneel); o inlogcode (optioneel) ** 11. Indeling van de medewerkers in kiesgroepen (indien van toepassing) ); 12. De vakbondskandidaten(lijsten); 13. De ongeorganiseerde kandidaten(lijsten). * ) Een CSV-bestand is een zogenaamd kommagescheiden bestand (comma-separated values). Elk HR-systeem kan dat exporteren, eventueel met een tussenstap via een spreadsheet-programma zoals Microsoft Excel. Het bestand dient op de computer te staan van waarop u bent ingelogd op **) Het is mogelijk om in het csv-bestand voor elke medewerker een specifiek eigen inlogcode (wachtwoord) op te nemen. Bijvoorbeeld het personeeslnummer gecombineerd met jaar van geboorte. Als u geen gebruik van deze optie maakt, genereert de applicatie zelf voor elke medewerker een unieke wachtwoord met twaalf lettertekens of cijfers. LET OP: het invoeren van deze gegevens in de applicatie kost weinig tijd (tussen een half uur en een uur) als de gegevens beschikbaar zijn zoals hier is aangegeven Aanmelding Alvorens u kunt inloggen dient u zich eenmalig als gebruiker aan te melden. Ga daartoe naar Klik hiervoor op de link Aanmelden (in het topmenu of in de tekst). Dat gebeurt in drie stappen: $ Akkoordverklaring met de gebruiksvoorwaarden; $ Invoeren van gegevens van de organisatie; $ Invoeren van gegevens van de contactpersoon. U krijgt uw inloggegevens per toegestuurd. Vervolgens kunt u elke keer zonder aanmelding inloggen en de online verkiezing organiseren. U krijgt tevens een factuur toegezonden (per TGP-post). Tijdens het gebruik van de applicatie heeft u buiten deze handleiding op vier manieren ondersteuning: $ Hulpteksten in de applicatie, en $ Handleiding (downloaden), en $ Snelgids (downloaden), en $ ondersteuning Medewerkers invoeren en kandidatenlijst samenstellen De verkiezingscommissie voert de gegevens in van de medewerkers. Dit gebeurt in één keer door het csv-bestand te up-loaden. Daarna voer de commissie de namen van kandidaten(-lijsten) in de applicatie zo gauw deze beschikbaar zijn. Elke kandidaat staat op een kandidatenlijst. In het personenstelsel is dat altijd maar één kandidaat, in het lijstenstelsel kunnen dat één of meer kandidaten zijn.

12 2.3. Stemoproep per verzenden (optioneel) 12 De verkiezingscommissie verzendt de stemoproep per . Dit is optioneel. De stemoproepen kunnen ook op een andere wijze worden verzonden. Als is gekozen voor verzending van de stemoproep per , dan ontvangt de verkiezingscommissie van de medewerkers waarvan geen adres is geregistreerd in het kiesregister, alle s zodat deze medewerkers op andere wijze op de hoogte kunnen worden gesteld van hun inlog-code (wachtwoord) om mee te stemmen Verkiezing (het uitbrengen van de stemmen door de medewerkers) De verkiezingscommissie opent en sluit de stemmodule. Op de stemdatum (of in de stemperiode) brengen de kiesgerechtigde medewerkers hun stem uit. De verkiezingscommissie kan online de opkomst volgen (aantal stemmers en opkomstpercentage). De verkiezingscommissie kan precies volgen wie op een bepaald moment wel en wie niet hebben gestemd. De verkiezingscommissie kan op elk moment tijdens de stemperiode per een verzenden met een herinnering aan alle medewerkers die op dat moment nog niet hebben gestemd Uitslag De verkiezingscommissie publiceert de (voorlopige) uitslag op Medewerkers kunnen de uitslag op de website bekijken. De verwerking van eventuele bezwaren verloopt niet via de applicatie. Na de bezwaarperiode kan de OR van start.

13 3. Overzicht: Volledige online organisatie van de verkiezing 13 Neem 10 tot 13 weken de tijd vanaf het verzamelen van de benodigde gegevens tot aan de stemdatum. OR-verkiezingen verlopen altijd volgens een strak tijdschema. Het meest variabele gedeelte daarin is de fase van het verzamelen van gegevens (0) en het voorbereiden van de applicatie (1). U kunt daarvoor een dag nemen of een maand, wat u zelf wilt of nodig denkt te hebben. In onderstaande schema kunt u zelf de belangrijkste data invullen Fasen Hoeveelheid tijd om te werken met de applicatie Duur volgens de SER * Aantal weken Weken tot de stemdatum 0. Gegevens verzamelen bij eigen afd. P&O 2 weken n.v.t Start voorbereiding 1 uur Verificatie en bezwaar kiesregister 1 week Kandidaatstelling vakbondskandidaten 3 weken Kandidaatstelling ongeorganiseerden A. Kandidaatstelling B. Ondersteuning 2 weken 1 weken Bezwaar kandidatenlijsten 1 week Stemoproep verzenden 5 minuten 1 à Stemdatum + voorlopige uitslag + start bezwaarperiode 1 of meer dagen 1 of meer dagen 0 8. Definitieve uitslag en start OR direct beschikbaar 1-1 * SER voorbeeldreglement ondernemingsraden. zie: LET OP: De programmering van de online-verkiezing wijkt op één onderdeel duidelijk af van de programmering bij een traditionele "papieren" OR-verkiezing, namelijk in de kandidaatstellingsfase voor ongeorganiseerden. De kandidaatstellingsfase voor ongeorganiseerde "vrije" kandidaten is opgedeeld in twee onderdelen: A. De online kandidaatstelling zelf, en, B. De online ondersteuning van deze kandidaatstelling door de medewerkers. Als u alle gegevens beschikbaar heeft dan kunt u zich online bij de applicatie. De aanmelding gebeurt online op de website De volledige organisatie van OR-verkiezingen via deze applicatie verloopt in acht fasen. 1. Start en voorbereiding;

14 2. Verificatie en bezwaar kiesregister; 3. Kandidaatstelling vakbondskandidaten (optioneel); 4. Kandidaatstelling ongeorganiseerden (optioneel); 5. Bezwaar kandidatenlijsten (optioneel); 6. Stemoproep verzenden; 7. Verkiezingen + voorlopige uitslag + start bezwaar; 8. Definitieve uitslag en start OR. 14 Samen vormen ze de Leidraad. Bij elke fase hoort een aantal acties Benodigde gegevens U bereidt de organisatie van de verkiezing voor door aan te geven: Bij het gebruik van de applicatie voor de volledige organisatie van de verkiezing zijn per OR de volgende gegevens nodig voor de set-up: 1. Gegevens van leden van de verkiezingscommissie die met de applicatie gaan werken: naam, -adres en datum van indiensttreding; 2. Stemdatum; 3. Kies-systeem (Integraal of Kiesgroepen); 4. Namen van de kiesgroepen (indien van toepassing); 5. Kiesstelsel (Personen of Lijsten); 6. Aantal OR-zetels (ook per kiesgroep indien van toepassing); 7. -adres van de verkiezingscommissie; 8. Aantal maanden in dienst kiesgerechtigd; 9. Aantal maanden in dienst verkiesbaar; 10. Namen van de vakbonden die actief zijn in de onderneming; 11. Voor elke vakbond de naam en het -adres van de secretaris of voorzitter van de bedrijfsledengroep (contactpersoon. Optioneel); 12. Gegevens van medewerkers opgeslagen in een CSV-bestand * ) Het CSV bestand moet de volgende kolommen bevatten: o voornaam (vb. Jan); o tussenvoegsel (vb. de); o achternaam (vb. Boer); o initialen (vb. J.P.C.); o datum in dienst (conform dd-mm-yyyy óf mm-dd-yyyy óf yyyy-mm-dd óf yyyy-ddmm); o -adres (optioneel); o inlogcode (optioneel) ** 13. Indeling van de medewerkers in kiesgroepen (indien van toepassing). * ) Een CSV-bestand is een zogenaamd kommagescheiden bestand (comma-separated values). Elk HR-systeem kan dat exporteren, eventueel met een tussenstap via een spreadsheet-programma zoals Microsoft Excel. Het bestand dient op de computer te staan van waarop u bent ingelogd op **) Het is mogelijk om in het csv-bestand voor elke medewerker een specifiek eigen inlogcode (wachtwoord) op te nemen. Bijvoorbeeld het personeeslnummer gecombineerd met jaar van geboorte. Als u geen gebruik van deze optie maakt, genereert de applicatie zelf voor elke medewerker een unieke wachtwoord met twaalf lettertekens of cijfers. LET OP: het invoeren van deze gegevens in de applicatie kost weinig tijd (tussen een half uur en een uur) als de gegevens beschikbaar zijn zoals hier is aangegeven.

15 Aanmelding Alvorens u kunt inloggen dient u zich eenmalig als gebruiker aan te melden. Ga daartoe naar Klik hiervoor op de link Aanmelden (in het topmenu of in de tekst). Dat gebeurt in drie stappen: $ Akkoordverklaring met de gebruiksvoorwaarden; $ Invoeren van gegevens van de organisatie; $ Invoeren van gegevens van de contactpersoon. U krijgt uw inloggegevens per toegestuurd. Vervolgens kunt u elke keer zonder aanmelding inloggen en de verkiezingen organiseren. U krijgt tevens een factuur toegezonden (per TGP-post) voor het gebruik van de applicatie in de kandidaatstellingsfase. Deze dient te zijn betaald voor afronding van de kandidaatstellingsfase. Dit is afhankelijk van uw tijdschema zes tot negen weken vanaf de start van de online-organisatie van de verkiezingen. Tijdens de organisatie van de verkiezing heeft u buiten deze handleiding op vier manieren ondersteuning: $ Hulpteksten in de applicatie, en $ Handleidingen (downloaden voor elke gebruikersgroep) $ Snelgidsen (downloaden voor elke gebruikersgroep) $ ondersteuning Medewerkers invoeren De verkiezingscommissie voert de gegevens in van de medewerkers. Dit gebeurt in één keer door het csv-bestand te up-loaden. Door het kiesregister te publiceren op de website verzendt u tevens een -bericht naar alle medewerkers met het verzoek om de eigen gegevens te verifiëren en eventueel bezwaar aan te tekenen tegen gegevens in het kiesregister. Van de medewerkers waarvan geen adres is geregistreerd in het kiesregister, ontvangt de verkiezingscommissie alle s zodat deze medewerkers op andere wijze op de hoogte kunnen worden gesteld van hun inlog-code en de mogelijkheid om online het kiesregister te verifiëren en eventueel bezwaar aan te tekenen Verificatie en bezwaar kiesregister Nadat een medewerker is ingelogd kan hij/zij de volgende acties ondernemen: $ De eigen gegevens wijzigen ( adres, vakbond etc); $ Het kiesregister bekijken en eventueel een bezwaar indienen; $ Geregistreerde vakbonden bekijken en eventueel een vakbond toevoegen. De verkiezingscommissie: $ accepteert al dan niet de gewijzigde gegevens; $ neemt het bezwaar in behandeling en verzendt een -bericht over de uitslag; $ accepteert al dan niet nieuw toegevoegde vakbonden en verstuurt een -bericht met een uitnodiging voor kandidaatstelling van vakbondsleden. Nadat alle gegevens en bezwaren zijn verwerkt sluit de verkiezingscommissie de verificatie en bezwaarperiode af.

16 Kandidaatstelling vakbondskandidaten (optioneel) Bedrijfsledengroepen kunnen van de applicatie gebruikmaken om hun leden te raadplegen over de kandidaatstelling. Dat wil zeggen: de keuze van kandidaten en de vaststelling van de lijstvolgorde door middel van een online stemming. De verkiezingscommissie benoemt daartoe een contactpersoon. Deze contactpersoon beheert de vakbondskandidaatstellingsmodule: toevoegen van kandidaten aan de lijst en de kandidatenlijst-verkiezing starten en stoppen. De contactpersoon voert ook de kiesdrempel in die een kandidaat bij de stemming moet halen om definitief op de kandidatenlijst te komen. De kandidaten moeten hun plaatsing op de lijst accepteren alvorens de stemming kan plaatsvinden. Door een stem uit te brengen op één van de kandidaten op de kandidatenlijst bepalen de bedrijfsleden: $ of de kandidaten op de definitieve kandidatenlijst komen: namelijk als de vooraf bepaalde kiesdrempel wordt gehaald. $ De volgorde waarop de kandidaten op de definitieve kandidatenlijst komen. Degene met de meeste stemmen komt bovenaan, enzovoorts. (In het personenstelsel heeft dit geen betekenis omdat bij de stemming voor de OR de lijsten vervallen en alleen nog op personen wordt gestemd.) Nadat de contactpersoon de stemming heeft afgesloten is de vakbondslijst officieel ingediend bij de verkiezingscommissie. Indien geen gebruik wordt gemaakt van de module voor kandidaatstelling van vakbondsleden, voert de verkiezingscommissie de kandidaten(lijsten) in Kandidaatstelling ongeorganiseerden (optioneel) Na de kandidaatstelling van vakbondskandidaten start de kandidaatstelling fase voor ongeorganiseerden kandidaten. Ook kiesgerechtigde vakbondsleden waarvan de vakbond geen kandidaten heeft gesteld kunnen meedoen. Deze fase is opgesplitst in twee onderdelen. Eerst de kandidaatstelling en daarna de ondersteuning van de kandidatuur door kiesgerechtigde medewerkers. Wanneer de OR-verkiezing verloopt volgens het personenstelsel dan kan elke verkiesbare medewerker zichzelf online kandidaat stellen. In het lijstenstelsel kunnen de ongeorganiseerden medewerkers zich via de applicatie kandidaat stellen door: $ het initiatief te nemen tot het indienen van een kandidatenlijst met daarop een of meer kandidaten; $ door zich aan te sluiten bij een bestaande kandidatenlijst. Een lijsteigenaar kan kandidaten die zich bij zijn/haar lijst aandienen weigeren. Verder kan de lijsteigenaar de volgorde van de kandidaten instellen (dit is van belang in het lijstenstelsel). Wanneer de periode van indiening van de kandidaten(-lijsten) is geëindigd, start de ondersteuningsperiode. In deze fase zijn medewerkers in de gelegenheid om online in één keer ondersteuning te betuigen aan de individuele kandidaten.

17 De verkiezingscommissie sluit de ondersteuningsperiode op het vastgestelde tijdstip af. De applicatie accepteert de kandidaten(-lijsten) die voldoende ondersteuning hebben ontvangen Indien geen gebruik wordt gemaakt van de module voor kandidaatstelling van ongeoorganiseerden, voert de verkiezingscommissie de kandidaten(lijsten) in Bezwaar kandidatenlijsten (optioneel) Na de kandidaatsstellingsfasen kunnen de kiesgerechtigde medewerkers online bezwaar aantekenen tegen de ingediende kandidaten(-lijsten). Dit is optioneel. De verkiezingscommissie kan namelijk eventueel buiten de applicatie om de bezwaarprocedure tegen kandidaten afhandelen en de module voor bezwaar tegen kandidaten overslaan. De verkiezingscommissie behandelt de bezwaren. Wanneer er ook na de behandeling van de bezwaren meer kandidaten zijn dan OR-zetels (per kiesgroep indien van toepassing), dan gaat de verkiezing door met de organisatie van de stemming. Als er evenveel of minder kandidaten zijn dan OR-zetels, dan hoeft er niet gestemd te worden en gaat de applicatie over naar de fase van publicatie van de uitslag Stemoproep verzenden De verkiezingscommissie verzendt per de stemoproep. Dit is optioneel en alleen mogelijk als de adressen van de medewerkers beschikbaar zijn Stemming + voorlopige uitslag + start bezwaar De verkiezingscommissie opent en sluit de stemmodule. Op de stemdatum (of in de stemperiode) brengen de kiesgerechtigde medewerkers hun stem uit. De verkiezingscommissie kan online de opkomst volgen (aantal stemmers en opkomstpercentage). De verkiezingscommissie kan precies volgen wie op een bepaald moment wel en wie niet hebben gestemd. De verkiezingscommissie kan op elk moment tijdens de stemperiode per een verzenden met een herinnering aan alle medewerkers die op dat moment nog niet hebben gestemd Voorlopige uitslag en bezwaarperiode De verkiezingscommissie publiceert de voorlopige uitslag. Medewerkers kunnen online bezwaar tegen de uitslag aantekenen. De verkiezingscommissie neemt de bezwaren in behandeling Definitieve uitslag Nadat de eventuele bezwaren zijn afgehandeld publiceert de verkiezingscommissie de definitieve uitslag op het internet. De OR kan van start. 17

18 4. Aanmelding Overzicht Alvorens u kunt inloggen dient u zich eenmalig als gebruiker bekend te maken door u aan te melden. De aanmelding gebeurt in drie stappen.

19 4.2. Toelichting 19 Klik om aan te melden met de muis in de homepage op de link Aanmelden in het topmenu of onderaan: Meld uw organisatie aan. Gebruikvoorwaarden (1/3) Geef door de twee vakjes aan te vinken aan dat u akkoord gaat met de gebruiksvoorwaarden en dat u namens de OR bevoegd bent om deze overeenkomst met "OR verkiezing BV" aan te gaan.

20 Onder aan de pagina vindt u de link naar de Gebruiksvoorwaarden. De Gebruiksvoorwaarde staan tevens in bijlage I. van deze handleiding. Druk op de knop AVerder@. Organisatie (2/3) Nadat u op de knop AVerder@ heeft gedrukt kunt u op het volgende scherm in de aangegeven velden uw adresgegevens invullen. Naar dit adres stuurt OR-verkiezing online BV de factuur voor het gebruik van de applicatie in de kandidaatstellingsfase. De factuur dient te zijn betaald voor afronding van de kandidaatstellingsfase. Dit is afhankelijk van uw tijdschema zes tot negen weken vanaf de start van de online-organisatie van de verkiezingen. 20 De met een rode asterix (*) aangegeven velden zijn verplicht om in te vullen. Tevens kiest u voor de wijze waarop u van de applicatie gebruik wenst te maken door één van de twee keuzerondjes (radio buttons) aan te klikken. Druk op de knop AVerder@. Contactpersoon (3/3) In het laatste van de drie aanmeld-schermen vult u de gegevens van de contactpersoon voor de verkiezing in. In de praktijk is dat de voorzitter of secretaris van de verkiezingscommissie. Het -adres dat u invult is het adres waarop u als verkiezingscommissie gedurende (de organisatie van) de verkiezing alle -correspondentie ontvangt. Het wordt ook vermeld in alle uitgaande s.

21 21 LET OP: zorg ervoor dat het -adres geen fouten bevat. Druk op de knop Het volgende scherm verschijnt Uw account is nu aangemaakt. Dit is een eenmalige procedure. Elke volgende keer dat u als organisator van de OR-verkiezing naar gaat kunt u onmiddellijk inloggen met uw wachtwoord. Dat wachtwoord is direct na de afronding van de aanmelding per verzonden naar het -adres dat u heeft opgegeven. Nadat u zich heeft aangemeld nemen wij contact met u op ter bevestiging van uw aanmelding.

22 3.3. Hoe u het wachtwoord krijgt 22 Start uw -programma, want daar vindt u een met uw wachtwoord waarmee u als Medewerker kan inloggen én het wachtwoord waarmee u in de hoedanigheid van verkiezingscommissie kunt inloggen om de organisatie van de verkiezing te starten. De tekst van het -bericht luidt als volgt: Beste [Naam], U heeft zich zojuist aangemeld op de site: Uw wachtwoord voor de site is: [Wachtwoord] Via onderstaande link kunt u direct inloggen: Als medewerker: Als verkiezingscommissie: Met vriendelijke groet, or-verkiezing.nl De applicatie vult de gegevens tussen haakjes automatisch in.

23 3.4. Hoe u als verkiezingscommissie kunt inloggen 23 De meest simpele manier om in te loggen is door de link aan te klikken in het -bericht dat u na de aanmelding heeft toegezonden gekregen. Daarmee start u automatisch uw browser en verschijnt de eerste pagina van de organisatie-module op het scherm: de Leidraad. TIP: Omdat u vaker zult willen inloggen kunt u het beste de inlog-link, die in het -bericht staat, opnemen in de Favorieten of Bookmarks van uw browser. Daarmee kunt u in het vervolg direct vanuit uw browser inloggen. Het is ook altijd mogelijk om Amet de hand@ in te loggen door uw -adres en wachtwoord in te vullen in de daartoe bestemde velden op de homepagina ( De ervaring leert echter dat hierbij makkelijk fouten kunnen worden gemaakt. Als medewerkers handmatig willen inloggen dan hoeven zij alleen het wachtwoord in te voeren.

24 3.5. Wachtwoord vergeten 24 Wanneer u uw wachtwoord bent vergeten kunt u: a. op de homepage klikken op de link Wachtwoord vergeten. of b. u kunt klikken op de link inloggen in het topmenu. Vervolgens klikt u op Wachtwoord vergeten? Klik hier. U ziet dan het volgende scherm Vul uw -adres in en druk op de knop AVerstuur@. Het wachtwoord wordt direct per opgestuurd. LET OP: u dient altijd het -adres op te geven waarmee u zich eerder heeft aangemeld, want het -adres en het wachtwoord zijn gekoppeld Hoe u moet betalen Nadat u zich heeft aangemeld ontvangt u een factuur op naam van de contactpersoon op het door u aangegeven organisatie-adres (per TGP-post). LET OP: LET OP: Wanneer u onmiddellijk met de verkiezing wil beginnen dan kan dat zonder dat de factuur is betaald. Als u gebruik maakt van de versie voor volledige organisatie van de verkiezing, kunt u eveneens onmiddellijk aan de slag. Maar u kunt de organisatie niet afmaken. Pas wanneer de betaling is ontvangen is het mogelijk om de kandidaatstellingsfase af te ronden. Dat is, afhankelijk van uw tijdschema, zes tot negen weken na de start van de online-organisatie van de verkiezing.