Gebruikshandleiding. bij de website.

Transcriptie

1 Gebruikshandleiding bij de website Copyright OR Verkiezing Online BV. Alle rechten voorbehouden De inhoud van deze handleiding kan geheel of gedeeltelijk worden gereproduceerd en gedistribueerd, zowel in fysieke als elektronische vorm, voorzover deze copyright- en toestemmingsvermelding intact en ongewijzigd op alle kopieën voorkomt en voorzover geen wijzigingen zijn aangebracht.

2 Inhoudsopgave 1. Welkom bij Anders dan u gewend bent Indeling van de handleiding Ondersteuning Hulpteksten ondersteuning Wat u van deze applicatie kunt verwachten Verkoopprijs Privacy en beveiliging Overzicht Aanmelding Overzicht Toelichting Hoe u het wachtwoord krijgt Hoe u kunt inloggen Wachtwoord vergeten Voorbereiding Overzicht Overzicht Programmering van de organisatie van de verkiezing Checklist in te voeren gegevens Navigatie via de Leidraad Invoeren verkiezingscommissie Invoeren data en kiesstelsel Stemdatum, kies-systeem en kiesstelsel Maanden in dienst Kiesgerechtigd / verkiesbaar Invoeren van Kiesgroepen (indien van toepassing) Beheren van kiesgroepen (indien van toepassing) Invoeren van medewerkers in het kiesregister Kiesstatus medewerkers Invoeren van vakbonden (optioneel) Indelen kiesgroepen (indien van toepassing) Publiceren van het kiesregister Verificatie en bezwaar kiesregister Overzicht Verificatie en bezwaar door de medewerker Inloggen Verificatie van de eigen gegevens en bezwaar Reactie van de verkiezingscommissie Bevestiging wijziging van gegevens door de medewerker De-activeren van toegevoegde vakbonden Verwerken van bezwaren tegen gegevens in het kiesregister Afsluiten verificatie en bezwaar periode Eerst vakbonden uitnodigen dan pas periode van verificatie en bezwaar afsluiten Afsluiten verificatie en bezwaar periode de rol van de verkiezingscommissie in de kandidaatstellingsperiodes Kandidaatstelling vakbondskandidaten...54

3 6.1. Overzicht Benoeming contactpersoon en voorbereiding Beheer van de vakbondskandidaatstelling door de contactpersoon Inloggen door de contactpersoon Kandidaatstelling vakbondskandidaten (fase1) Kandidatenlijst samenstellen Bekijken kiesregister vakbond Beheer van de kandidatenlijst Confirmatie van de plaatsing door de voorgedragen kandidaten Einde Confirmatietermijn, einde kandidaatstelling Een stemoproep verzenden aan de bedrijfsleden (fase 2) Een stemming houden of niet Uitnodigen van de leden om te stemmen Stemmen overslaan Vaststelling van de vakbondskandidatenlijst door stemming (fase 3) Wat de stemming inhoudt Online stemmen voor het vaststellen van de kandidatenlijst Publicatie van de uitslag van de stemming over de kandidatenlijst (fase 4) Kandidaatstelling van de ongeorganiseerde ( vrije ) kandidaten Overzicht Starten van de kandidaatstelling van de ongeorganiseerde kandidaten Hoe ongeorganiseerde verkiesbare medewerkers zich kandidaat stellen De spelregels De kandidaatstelling in het lijstenstel Acceptatie of weigering van namen door de lijsteigenaar De volgorde op de kandidatenlijst (lijstenstelsel) De kandidaatstelling in het personenstel Vaststelling ongeorganiseerde kandidaten(-lijsten) door ondersteuning Oproep tot ondersteuning Ondersteuning ongeorganiseerde kandidaten door de medewerkers Afsluiting van de ondersteuningsperiode Bezwaar kandidaten(-lijsten) Overzicht Publicatie van de kandidaten(-lijsten) Starten van de bezwaarperiode tegen kandidaten Indiening van bezwaren tegen kandidaten door de medewerkers Verwerking van de bezwaren tegen de kandidaten Afsluiten bezwaarperiode kandidaten Gelijk aantal / minder kandidaten of meer kandidaten dan OR-zetels Stemoproep verzenden Overzicht Stemoproep verzenden De stemming Overzicht Start en einde van de stemming Hoe medewerkers kunnen stemmen Publicatie van de voorlopige uitslag en starten bezwaarperiode Overzicht Publicatie van de voorlopige uitslag en starten bezwaarperiode Hoe medewerkers bezwaar kunnen maken tegen de voorlopige uitslag...100

4 11.4. Verwerking van de bezwaren en definitieve uitslag Verwerking van de bezwaren tegen de uitslag Afsluiten bezwaarperiode kandidaten en definitieve uitslag Wissen van gegevens en opnieuw beginnen Wissen van de verkiezing Wissen van de medewerkers Een nieuwe OR-verkiezing starten Bijlage I. Gebruiksvoorwaarden van OR-verkiezing online BV Bijlage II. Verkoopprijzen en betaling Bijlage III. Aanpassingen in het reglement van de OR of PVT...110

5 1 1. Welkom bij Deze handleiding begeleidt u stap voor stap bij de organisatie van de verkiezing van de OR of PVT in uw onderneming. Lees eerst hoofdstuk 2 Overzicht door alvorens u met de applicatie begint te werken Anders dan u gewend bent is niet zomaar een website. Het is het zichtbare deel van een volledig computerprogramma (hier applicatie genoemd) dat op afstand op een server draait. Het werkt daarom niet als een gemiddelde website waarin alle handelingen in enkele klikken van de muis zijn afgerond. Bovendien wijkt het ook af van een gemiddeld computerprogramma omdat het gedurende een lange periode (10 tot 13 weken) tot een eindresultaat komt (de verkiezingsuitslag). U kunt niet zomaar van het begin naar het einde springen. U zult bijvoorbeeld eerst door het aanklikken van een link het kiesregister online ter inzage aan de medewerkers moeten aanbieden alvorens het programma overgaat tot de kandidaatstellingsfase. Bovendien kunnen medewerkers in de bezwaarperiode input geven als ze dat wensen. Bedrijfsledengroepen van vakbonden kunnen sub-verkiezingen organiseren voor de vaststelling van de eigen kandidatenlijst. Ongeorganiseerde kandidaten krijgen online ondersteuning. En tenslotte stemmen de medewerkers terwijl u als verkiezingscommissie daar geen invloed op uit kunt oefenen. U heeft als verkiezingscommissie de regie, u treedt op als scheidsrechter en u bepaalt de voortgang en de randvoorwaarden, maar anderen hebben ook invloed. Verschillende personen werken dus in verschillende fasen aan de verkiezing. Dat maakt deze applicatie uniek en anders dan de programma s die u gewend bent te gebruiken op uw computer Indeling van de handleiding Deze handleiding geeft stapsgewijze aanwijzingen voor het werken met de applicatie. De onderwerpen van de volgende hoofdstukken zijn: 2. Overzicht; 3. Aanmelden; 4. Voorbereiding; 5. Verificatie en bezwaar; 6. Kandidaatstelling vakbondskandidaten; 7. Kandidaatstelling ongeorganiseerde kandidaten; 8. Bezwaar kandidaten(-lijsten); 9. Stemoproep verzenden; 10. De stemming; 11. Voorlopige uitslag en bezwaar, en de definitieve uitslag. Bijlagen I. Gebruiksvoorwaarden II. Prijzen en betaling III. Aanpassingen in het reglement van de OR of PVT

6 Ondersteuning bij het gebruik Hulpteksten Op de website vindt u context gerichte hulpteksten onder de link HULP. Deze link vindt u in elk scherm, rechts bovenin. Als u met de muis op de HULP-link klikt ziet u een tekst die uitlegt wat de bedoeling is van de pagina. Hieronder ziet u een voorbeeld ondersteuning U vindt niet alleen uitleg maar u ook kunt ook per een vraag te stellen. Klik daartoe met de muis in het topmenu op de link Stel uw vraag. U ziet dan op het beeldscherm een web-formulier. Daar vult u een -adres in (waarop u het antwoord wilt ontvangen), en stelt u in het tekstvak uw vraag. -vragen kunnen uitsluitend betrekking hebben op de applicatie.

7 3 U krijgt binnen twee werkdagen antwoord, behalve in vakantieperiodes, dan kan het wat langer duren Wat u van deze applicatie kunt verwachten Geen ingewikkelde installatie van software Op de site kunt u eenvoudig via internet verkiezingen organiseren. Een van de voordelen daarvan is dat u geen programmatuur hoeft te (laten) installeren. Uw ICTafdeling hoeft niets voor te bereiden. U beschikt altijd over de laatste versie. De applicatie en de website worden permanent beheerd en verder ontwikkeld met aanvullende mogelijkheden en faciliteiten. De verkiezingscommissie heeft alleen toegang tot internet nodig. De kandidaatstelling verloopt online. Medewerkers kunnen op het werk of van huis uit het kiesregister verifiëren en stemmen. Grote toegankelijkheid en flexibiliteit Om met de applicatie te werken is het niet noodzakelijk dat honderd procent van de medewerkers beschikt over toegang tot internet. Voor degenen die geen internettoegang hebben is separate afhandeling per post mogelijk of kan een computer worden klaargezet met internettoegang. Tot op het laatste moment kan de verkiezingscommissie het kiesregister beheren en daarin wijzigingen aanbrengen. U bent dus altijd in staat om te voldoen aan verzoeken tot wijziging of aanvulling van gegevens van medewerkers en vakbonden. De website is toegankelijk voor versie 4 en hoger van Microsoft Internet Explorer, Netscape Navigator, en Opera vanaf versie 6. Automatisering van de verificatie van het kiesregister, de kandidaatstelling èn de stemming Het bijzondere aan de applicatie is dat niet alleen de stemming is geautomatiseerd, maar ook de kandidaatsstelling en de verificatie van het kiesregister en de indiening van eventuele bezwaren. Met behulp van een aparte module kunnen bedrijfsleden van vakbonden in een afzonderlijke stemming de eigen vakbondslijst vaststellen en automatisch indienen. Dat houdt dus in dat de hele procedure van het vaststellen van de volgorde en keuze van de kandidaten op de vakbondslijst via internet kan geschieden. Ook ongeorganiseerde ( vrije ) kandidaten kunnen gebruik maken van de website; vroeger moesten ze handtekeningen in het bedrijf ophalen, nu kunnen ze digitale ondersteuning van hun collega's krijgen, allemaal via internet. Daarmee kunnen zowel vakbondskandidaten als ongeorganiseerde kandidaten het draagvlak voor hun kandidatuur vergroten. Alle kies-systemen en -stelsels worden ondersteund volgens de regels van het SER voorbeeldreglement De applicatie ondersteunt zowel het Integraal- als het Kiesgroepensysteem (tot maximaal negen kiesgroepen), verder kan worden gewerkt volgens het Lijsten- of Personenstelsel. De applicatie werkt geheel overeenkomstig de Wet op de ondernemingsraden en de verkiezingsregels en de berekening van de uitslagen volgens het SER voorbeeldreglement ondernemingsraden. Zo kan bijvoorbeeld de verkiezingscommissie instellen bij hoeveel maanden in dienst een medewerker kiesgerechtigde is en bij hoeveel maanden in dienst verkiesbaar, hoeveel stemmen kiezers mogen uitbrengen, et cetera.

8 Verkoopprijs In 2003 zijn de prijzen voor toegang tot de applicatie door een afzonderlijke OR of PVT: a. Voor de kandidaatstelling: 1.000,- b. Voor de stemming: 250,- c. Elke volgende kandidaatstelling en daarop volgende stemming (binnen drie jaar na de vorige): 800,- respectievelijk 200,- d. Voor drie jaar toegang tot applicatie op ,- Deze prijzen zijn exclusief 19% btw. Een gekozen OC (onderdeelscommissie) en een met een OR of PVT te vergelijken medezeggenschapsorgaan worden beschouwd als een afzonderlijke OR Privacy en beveiliging De applicatie draait op een server die volgens de modernste eisen is beveiligd. Alleen de geautoriseerde leden van de verkiezingscommissie kunnen de gegevens inzien en wijzigen. Geautoriseerde gebruikers van kunnen gedurende of na afloop van de verkiezingen alle gegevens in het kiesregister en de verkiezingsgegevens wissen. Zie daarvoor paragraaf Wissen van gegevens en opnieuw beginnen. De website is ontwikkeld volgens de W3C-richtlijnen HTML4.0 en CSS1, en de ECMA International richtlijn ECMA-262.

9 5 2. Overzicht De organisatie van OR-verkiezingen via deze applicatie verloopt in acht fasen. Samen vormen ze de Leidraad. Bij elke fase hoort een aantal acties. De Leidraad bestaat uit de volgende fasen: 1. Start en voorbereiding; 2. Verificatie en bezwaar kiesregister; 3. Kandidaatstelling vakbondskandidaten; 4. Kandidaatstelling ongeorganiseerden; 5. Bezwaar kandidatenlijsten; 6. Stemoproep verzenden; 7. Verkiezingen + voorlopige uitslag + start bezwaar; 8. Definitieve uitslag en start OR Aanmelding Alvorens u kunt inloggen dient u zich eenmalig als gebruiker aan te melden. Ga daartoe naar Klik hiervoor op de link Aanmelden (in het topmenu of in de tekst). Dat gebeurt in drie stappen: Akkoordverklaring met de gebruiksvoorwaarden; Invoeren van gegevens van de organisatie; Invoeren van gegevens van de contactpersoon. U krijgt uw inloggegevens per toegestuurd. Vervolgens kunt u elke keer zonder aanmelding inloggen en de verkiezingen organiseren. U krijgt tevens een factuur toegezonden (per TGP-post) voor het gebruik van de applicatie in de kandidaatstellingsfase. Deze dient te zijn betaald voor afronding van de kandidaatstellingsfase. Dit is afhankelijk van uw tijdschema zes tot negen weken vanaf de start van de online-organisatie van de verkiezingen. Tijdens de organisatie van de verkiezing heeft u buiten deze handleiding op twee manieren ondersteuning: Hulpteksten, en ondersteuning Start en voorbereiding U bereidt de verkiezing voor door aan te geven: Wat de gegevens zijn van de leden van de verkiezingscommissie; Wanneer de stemdatum is; Volgens welk kies-syteem u werkt; Welke kiesgroepen er zijn (indien van toepassing); Hoeveel OR-zetels er zijn (indien van toepassing ook per kiesgroep); hoeveel stemmen de kiezers mogen uitbrengen (in het personenstelsel); Volgens welk kies-stelsel u werkt; Wat het centrale -adres is van de verkiezingscommissie; Wat de criteria zijn voor de kiesstatus (kiesgerechtigd of verkiesbaar); Welke vakbonden in de onderneming actief zijn (optioneel); Voor elke vakbond de naam en het -adres van de contactpersoon in de onderneming (Optioneel). De gegevens van de medewerkers (naam, datum in dienst en -adres): het

10 6 kiesregister. (U kunt afzonderlijke medewerkers in het kiesregister invoeren, of meerdere tegelijk door het uploaden van een csv-bestand); De medewerkers in te delen in de kiesgroepen (indien van toepassing); De kies-status (kiesgerechtigd of verkiesbaar) te bevestigen of te corrigeren. Door het kiesregister te publiceren op de website verzendt u tevens een -bericht naar alle medewerkers met het verzoek om de eigen gegevens te verifiëren en eventueel bezwaar aan te tekenen tegen gegevens in het kiesregister Verificatie en bezwaar kiesregister Nadat een medewerker is ingelogt kan hij/zij de volgende acties ondernemen: De eigen gegevens wijzigen ( adres, vakbond etc); Het kiesregister bekijken en eventueel een bezwaar indienen; Geregistreerde vakbonden bekijken en eventueel een vakbond toevoegen. De verkiezingscommissie: accepteert al dan niet de gewijzigde gegevens; neemt het bezwaar in behandeling en verzendt een -bericht over de uitslag; accepteert al dan niet nieuw toegevoegde vakbonden en verstuurt een -bericht met een uitnodiging voor kandidaatstelling van vakbondsleden. Nadat alle gegevens en bezwaren zijn verwerkt sluit de verkiezingscommissie de verificatie en bezwaarperiode af Kandidaatstelling vakbondskandidaten Bedrijfsledengroepen kunnen van de applicatie gebruikmaken om hun leden te raadplegen over de kandidaatstelling. Dat wil zeggen: de keuze van kandidaten en de vaststelling van de lijstvolgorde door middel van een online stemming. De verkiezingscommissie daartoe een contactpersoon. Deze contactpersoon beheert de vakbondskandidaaatstellingsmodule: toevoegen van kandidaten aan de lijst en de kandidatenlijst-verkiezing starten en stoppen. De lijstbeheerder voert ook de kiesdrempel in die een kandidaat bij de stemming moet halen om definitief op de kandidatenlijst te komen. De kandidaten moeten hun plaatsing op de lijst accepteren alvorens de stemming kan plaatsvinden. Door een stem uit te brengen op één van de kandidaten op de kandidatenlijst bepalen de bedrijfsleden: of de kandidaten op de definitieve kandidatenlijst komen: namelijk als de vooraf bepaalde kiesdrempel wordt gehaald. De volgorde waarop de kandidaten op de definitieve kandidatenlijst komen. Degene met de meeste stemmen komt bovenaan, enzovoorts. (In het personenstelsel heeft dit geen betekenis omdat bij de stemming voor de OR de lijsten vervallen en alleen nog op personen wordt gestemd.) Nadat de contactpersoon de stemming heeft afgesloten is de vakbondslijst officieel ingediend bij de verkiezingscommissie.

11 Kandidaatstelling ongeorganiseerden Na de kandidaatstelling van vakbondskandidaten start de kandidaatstelling fase voor ongeorganiseerden kandidaten. Ook kiesgerechtigde vakbondsleden waarvan de vakbond geen kandidaten heeft gesteld kunnen meedoen. Deze fase is opgesplitst in twee onderdelen. Eerst de kandidaatstelling en daarna de ondersteuning van de kandidatuur door kiesgerechtigde medewerkers. Wanneer de OR-verkiezing verloopt volgens het personenstelsel dan kan elke verkiesbare medewerker zichzelf online kandidaat stellen. In het lijstenstelsel kunnen de ongeorganiseerden medewerkers zich via de applicatie kandidaat stellen door: het initiatief te nemen tot het indienen van een kandidatenlijst met daarop een of meer kandidaten; door zich aan te sluiten bij een bestaande kandidatenlijst. Een lijsteigenaar kan kandidaten die zich bij zijn/haar lijst aandienen weigeren. Verder kan de lijsteigenaar de volgorde van de kandidaten instellen (dit is van belang in het lijstenstelsel) Bezwaar kandidatenlijsten Na de kandidaatsstellingsfasen kunnen de kiesgerechtigde medewerkers online bezwaar aantekenen tegen de ingediende kandidaten(-lijsten). Als er evenveel of minder kandidaten zijn dan OR-zetels, dan hoeft er niet gestemd te worden en gaat de applicatie over naar de fase van publicatie van de voorlopige uitslag en bezwaar. De verkiezingscommissie behandelt de bezwaren. Wanneer er ook na de behandeling van de bezwaren meer kandidaten zijn dan OR-zetels (per kiesgroep indien van toepassing), dan gaat de verkiezing door met de organisatie van de stemming Stemoproep verzenden De verkiezingscommissie verzendt de stemoproep (ook per post aan medewerkers zonder -adres) Stemming + voorlopige uitslag + start bezwaar De verkiezingscommissie opent en sluit de stemmodule. Op de stemdatum (of in de stemperiode) brengen de kiesgerechtigde medewerkers hun stem uit De voorlopige uitslag en de bezwaarperiode De verkiezingscommissie publiceert de voorlopige uitslag. Medewerkers kunnen online bezwaar tegen de uitslag aantekenen.

12 8 De verkiezingscommissie neemt de bezwaren in behandeling De definitieve uitslag en start van de OR Nadat de eventuele bezwaren zijn afgehandeld publiceert de verkiezingscommissie de definitieve uitslag op het internet. De OR kan van start.

13 9 3. Aanmelding 3.1. Overzicht Alvorens u kunt inloggen dient u zich eenmalig als gebruiker bekend te maken door u aan te melden. De aanmelding gebeurt in drie stappen Toelichting Klik om aan te melden met de muis in de homepage op de link Aanmelden in het topmenu of onderaan: Meld uw organisatie aan. Gebruikvoorwaarden (1/3) Geef door de twee vakjes aan te vinken aan dat u akkoord gaat met de gebruiksvoorwaarden en dat u namens de OR bevoegd bent om deze overeenkomst met "OR verkiezing BV" aan te gaan.

14 10 Onder aan de pagina vindt u de link naar de Gebruiksvoorwaarden. De Gebruiksvoorwaarde staan tevens in bijlage I. van deze handleiding.druk op de knop Verder. Organisatie (2/3) Nadat u op de knop Verder heeft gedrukt kunt u op het volgende scherm in de aangegeven velden uw adresgegevens invullen. Naar dit adres stuurt OR-verkiezing online BV de factuur voor het gebruik van de applicatie in de kandidaatstellingsfase. De factuur dient te zijn betaald voor afronding van de kandidaatstellingsfase. Dit is afhankelijk van uw tijdschema zes tot negen weken vanaf de start van de online-organisatie van de verkiezingen. In Bijlage II. vindt u de verkoopprijzen. De met een rode asterix (*) aangegeven velden zijn verplicht om in te vullen. Tevens kiest u voor de wijze waarop u van de applicatie gebruik wenst te maken door één van de twee keuzerondjes (radio buttons) aan te klikken. Druk op de knop Verder. Contactpersoon (3/3)

15 11 In het laatste van de drie aanmeld-schermen vult u de gegevens van de contactpersoon voor de verkiezing in. In de praktijk is dat de voorzitter of secretaris van de verkiezingscommissie. Het -adres dat u invult is het adres waarop u als verkiezingscommissie gedurende (de organisatie van) de verkiezing alle -correspondentie ontvangt. Het wordt ook vermeld in alle uitgaande s. zorg ervoor dat het -adres geen fouten bevat. Druk op de knop Verder. Het volgende scherm verschijnt: Uw account is nu aangemaakt. Dit is een eenmalige procedure. Elke volgende keer dat u als organisator van de OR-verkiezing naar gaat kunt u onmiddellijk inloggen met uw wachtwoord. Dat wachtwoord is direct na de afronding van de aanmelding per verzonden naar het -adres dat u heeft opgegeven.

16 Hoe u het wachtwoord krijgt Start uw -programma, want daar vindt u een met uw wachtwoord waarmee u kunt inloggen om de organisatie van de verkiezing te starten. De tekst van het -bericht luidt als volgt: Onderstaande is een login voor het starten van verkiezingen; Beste [NAAM], U wachtwoord voor de site: is: [WACHTWOORD] Via onderstaande link kunt u direct inloggen: Met vriendelijke groeten, de verkiezingscommissie. De applicatie vult de gegevens tussen haakjes automatisch in.

17 Hoe u kunt inloggen De meest simpele manier om in te loggen is door de link aan te klikken in het -bericht dat u na de aanmelding heeft toegezonden gekregen. Daarmee start u automatisch uw browser en verschijnt de eerste pagina van de organisatie-module op het scherm: de Leidraad. TIP: Omdat u vaker zult willen inloggen kunt u het beste de inlog-link, die in het -bericht staat, opnemen in de Favorieten of Bookmarks van uw browser. Daarmee kunt u in het vervolg direct vanuit uw browser inloggen. Het is ook altijd mogelijk om met de hand in te loggen door uw -adres en wachtwoord in te vullen in de daartoe bestemde velden op de homepagina ( De ervaring leert echter dat hierbij makkelijk fouten kunnen worden gemaakt.

18 Wachtwoord vergeten Wanneer u uw wachtwoord bent vergeten kunt u: a. op de homepage klikken op de link Wachtwoord vergeten. of b. u kunt klikken op de link inloggen in het topmenu. Vervolgens klikt u op Wachtwoord vergeten? Klik hier. U ziet dan het volgende scherm Vul uw -adres in en druk op de knop Verstuur. Het wachtwoord wordt direct per opgestuurd. u dient altijd het -adres op te geven waarmee u zich eerder heeft aangemeld, want het -adres en het wachtwoord zijn gekoppeld.

19 Hoe u moet betalen Nadat u zich heeft aangemeld ontvangt u een factuur op naam van de contactpersoon op het door u aangegeven organisatie-adres (per TGP-post). Deze factuur dient te zijn betaald voor afronding van de kandidaatstelling fase. Dat is drie weken voor de stemdatum, of, afhankelijk van uw tijdschema, zes tot negen weken vanaf de start van de online-organisatie van de verkiezingen. Zie ook paragraaf Programmering van de organisatie van de verkiezing Wanneer u onmiddellijk met de organisatie van de verkiezing wil beginnen dan kan dat de zonder dat de factuur is betaald, maar u kunt de organisatie niet afmaken. Pas wanneer de betaling is ontvangen is het mogelijk om de kandidaatstellingsfase af te ronden.

20 16 4. Voorbereiding 4.1. Overzicht Overzicht Tijdens de voorbereidingsfase van de verkiezing geeft u een hoeveelheid basisgegevens op. Dat gebeurt in de volgende stappen: 1) Start voorbereiding Invoeren verkiezingscommissie Invoeren data en kiesstelsel Toevoegen leden Bewerken Mail wachtwoord Verwijderen Stem-datum Bereken startdatum voorbereidingen Kies-systeem Kies-stelsel Aantal OR zetels -adres Maanden in dienst kiesgerechtigd Maanden in dienst verkiesbaar Kiesgroep Zetels per kiesgroep Indelen kiesgroepen Toevoegen kiesgroep Bewerken Medewerkers Verwijderen Aantal uit te brengen stemmen per kiezer Invoeren medewerkers (kiesregister) Toevoegen medewerkers Bestand uploaden (csv) Beheer kiesstatus Bewerken Mail wachtwoord Verwijderen Invoeren Vakbonden Indelen kiesgroepen Kies-status medewerkers Vakbond toevoegen Bewerken Uitnodigen vakbonden Verwijderen Medewerkers Toevoegen mensen Verwijderen Auto update kiesstatus Update Reset Publiceren kiesregister Programmering van de organisatie van de verkiezing Neem 10 tot 13 weken de tijd vanaf het begin van de voorbereidingen tot aan de stemdatum. OR-verkiezingen verlopen altijd volgens een strak tijdschema. Het meest variabele gedeelte daarin is de voorbereiding. U kunt daarvoor een dag nemen of een maand, wat u zelf wilt of nodig denkt te hebben.

21 17 In onderstaande schema kunt u zelf de belangrijkste data invullen Fasen Datum Duur Duur volgens de SER * suggestie Aantal weken Week 1. Start voorbereiding Verificatie en bezwaar kiesregister Kandidaatstelling vakbondskandidaten Kandidaatstelling ongeorganiseerden A. Kandidaatstelling B. Ondersteuning Bezwaar kandidatenlijsten Stemoproep verzenden Stemdatum + voorlopige uitslag + start bezwaarperiode 1 dag 0 8. Definitieve uitslag en start OR * SER voorbeeldreglement zie: De programmering van de online-verkiezing wijkt op één onderdeel duidelijk af van de programmering bij een traditionele papieren OR-verkiezing, namelijk in de kandidaatstellingsfase voor ongeorganiseerden. De kandidaatstellingsfase voor ongeorganiseerde vrije kandidaten is opgedeeld in twee onderdelen: A. De online kandidaatstelling zelf, en, B. De online ondersteuning van deze kandidaatstelling door de medewerkers. In de applicatie is een hulpmiddel opgenomen om deze data te berekenen: Ga naar de Leidraad en klik met de muis op de link Invoeren data en kiesstelsel. Klik op de link Bereken startdatum voorbereidingen. Op het scherm ziet u onderstaande rekenschema.

22 18 Door de stemdatum in te voeren en daaronder de duur (in weken) van elke fase, berekent u op welke datum u uiterlijk met de Voorbereidingsfase van deze applicatie moet starten Checklist in te voeren gegevens Wanneer u begint aan de voorbereidingsfase dient u de gegevens bij de hand te hebben die hieronder staan opgesomd: 1. Gegevens van leden van de verkiezingscommissie die met de applicatie gaan werken: naam, -adres en datum van indiensttreding; 2. Stemdatum; 3. Kies-systeem (Integraal of Kiesgroepen); 4. Namen van de kiesgroepen (indien van toepassing); 5. Kiesstelsel (Personen of Lijsten); 6. Aantal OR-zetels (ook per kiesgroep indien van toepassing); 7. -adres van de verkiezingscommissie; 8. Aantal maanden in dienst kiesgerechtigd; 9. Aantal maanden in dienst verkiesbaar; 10. Namen van de vakbonden die actief zijn in de onderneming; 11. Voor elke vakbond de naam en het -adres van de secretaris of voorzitter van de bedrijfsledengroep (contactpersoon. Optioneel); 12. Gegevens van medewerkers opgeslagen in een CSV-bestand * ) Het CSV bestand moet de volgende kolommen bevatten: < voornaam (vb. Jan) < tussenvoegsel (vb. de) < achternaam (vb. Boer) < initialen (vb. J.P.C.) < datum in dienst (conform dd-mm-yyyy óf mm-dd-yyyy óf yyyy-mm-dd óf yyyy-dd-mm)

23 Indeling van de medewerkers in kiesgroepen (indien van toepassing) * ) Een CSV-bestand is een zogenaamd kommagescheiden bestand (comma-separated values). Elk HR-systeem kan dat exporteren, eventueel met een tussenstap via een spreadsheet-programma zoals Microsoft Excel. Het bestand dient op de computer te staan van waarop u bent ingelogd op

24 Navigatie via de Leidraad Nadat u bent ingelogd ziet u het openingsscherm van de Leidraad. Zie voor uitleg over inloggen: hoofdstuk 3 paragraaf 3.4. Hoe u kunt inloggen De Leidraad geeft onder de kop Status aan in welke fase van de organisatie van de verkiezing u bent. Fase 1) is de Start en voorbereiding. Onder de kop Acties, ziet u welke acties er in die fase mogelijk zijn. U kunt de Acties het beste in de volgorde uitvoeren waarin ze staan aangegeven, hoewel dit niet strikt noodzakelijk is. U kunt ook buiten de Leidraad om navigeren door te klikken op de linken in het topmenu. Wij adviseren u echter zoveel mogelijk via de Leidraad te navigeren, en de andere linken pas te gebruiken wanneer u enigszins gewend bent om met de applicatie te werken.

25 Invoeren verkiezingscommissie In de eerste actie van de Voorbereiding geeft u op uit welke leden de verkiezingscommissie bestaat. Klik daartoe met de muis op de link Invoeren verkiezingscommissie. U ziet het volgende scherm: Daar staat reeds één persoon. Dit is degene die bij het aanmelden als contactpersoon is opgegeven. Op deze pagina kunt u vier acties ondernemen: a. Toevoegen van leden aan de verkiezingscommissie; b. Bewerken (van de gegevens van leden van de verkiezingscommissie); c. Een wachtwoord mailen naar leden van de verkiezingscommissie; d. Verwijderen van leden uit de verkiezingscommissie. Ad a. Toevoegen van leden aan de verkiezingscommissie Door te klikken op de link Verkiezingscommissieleden toevoegen kunt u andere leden aan de verkiezingscommissie toevoegen. Vul voor elk lid van de verkiezingscommissie de gevraagde gegevens in (dus ook voor het lid dat reeds staat vermeld). De met een rode asterix (*) gemarkeerde velden zijn verplicht. Een nieuw toegevoegd lid van de verkiezingscommissie krijgt automatisch zijn of haar wachtwoord toegezonden naar het opgegeven -adres. Wanneer er reeds medewerkers in het kiesregister zijn opgenomen (zie volgende paragraaf: 4.5. invoeren van medewerkers in het kiesregister), dan kunt u leden aan de verkiezingscommissie toevoegen door een medewerker te selecteren. De leden van de verkiezingscommissie zijn allen in dezelfde mate gemachtigd om in de applicatie wijzigingen aan te brengen. maak afspraken wie daadwerkelijk met de applicatie werkt. Het is onverstandig om met meer kapiteins op één schip te werken. Ad b. Bewerken (van de gegevens van leden van de verkiezingscommissie)

26 Hier kunt u de gegevens van alle verkiezingscommissie leden wijzigen. Tevens ziet u hier het wachtwoord van de betreffende leden. 22 wanneer u het -adres van een lid van de verkiezingscommissie wijzigt, dan wijzigt ook het wachtwoord van dit commissielid (omdat -adres en wachtwoord gekoppeld zijn). U kunt het wachtwoord altijd per toezenden. Zie hieronder Ad.c. Ad c. Een wachtwoord mailen naar leden van de verkiezingscommissie Door op de link Mail wachtwoord te klikken ontvangt het betreffende lid van de verkiezingscommissie zijn of haar wachtwoord. Wanneer u een lid van de verkiezingscommissie voor het eerst invoert, krijgt hij of zij het wachtwoord automatisch toegezonden naar het opgegeven -adres. Ad d. Verwijderen van leden uit de verkiezingscommissie Door op de link Verwijderen te klikken verwijdert u een lid van de verkiezingscommissie. Alle leden van de verkiezingscommissie kunnen elkaar verwijderen. Alleen het laatst overgebleven lid kan niet verwijderd worden.

27 Invoeren data en kiesstelsel De tweede stap van de Voorbereiding bestaat uit het invoeren van een aantal basisgegevens over de verkiezing Stemdatum, kies-systeem en kiesstelsel Daarvoor gaat u weer terug naar de Leidraad en klik onder acties op de link Invoeren data en kiesstelsel. U ziet dan het volgende scherm. In drie schermen wordt u een aantal gegevens gevraagd. In Scherm 1/3 zijn dat: a. Stemdatum; b. Kies-systeem; c. Kiesstelsel; d. Aantal OR-zetels; e. -adres. Ad a. Stemdatum Neem 10 tot 13 weken de tijd vanaf het begin van de voorbereidingen tot aan de stemdatum. OR-verkiezingen met behulp van deze applicatie verlopen volgens een strak tijdschema. Het meest variabele gedeelte daarin is de voorbereiding. U kunt daarvoor een dag nemen of een maand, wat u zelf wilt of nodig denkt te hebben. TIP: u kunt met behulp van het rekenschema bepalen wanneer u met de voorbereidingen moet beginnen, uitgaande van de door u bepaalde stemdatum. Klik daartoe links onderaan de pagina met de muis op de link: Bereken startdatum voorbereidingen. het rekenschema is een hulpmiddel. Gegevens die u invoert in het rekenschema hebben geen invloed op de applicatie. Ad b. Kies-systeem Er bestaan twee soorten kies-systemen: Het Integraal kiessysteem: kiesgerechtigden uit de hele onderneming kunnen stemmen op alle kandidaten;

28 24 Het Kiesgroepen-systeem: kiesgerechtigden zijn ingedeeld in (kies)groepen en kunnen alleen stemmen op de kandidaten van hun eigen kiesgroep. Ad c. Kiesstelsel Er bestaan twee soorten kies-stelsels: Het Personenstelsel: er wordt gestemd op personen (eventueel meer uit te brengen stemmen per kiezer); Het Lijstenstelsel: er wordt gestemd op kandidaten binnen lijsten (maximaal 1 uit te brengen stem per kiezer). TIP: Raadpleeg uw reglement om te zien welk systeem en welk stelsel bij u van toepassing is. Ad d. Aantal OR-zetels Vul hier het totaal aantal zetels van de OR in (in stap 2/3 kunt u, indien van toepassing het aantal zetels per kiesgroep invullen). Ad e. -adres Het -adres dat u ziet is het -adres dat u tijdens de aanmelding invulde. Dit is het adres waarop u als verkiezingscommissie gedurende de (organisatie van) de verkiezing alle -correspondentie ontvangt. Het wordt ook vermeld in alle uitgaande s Maanden in dienst Kiesgerechtigd / verkiesbaar Druk op de knop Verder, dan komt u in Scherm (2/3). U ziet het volgende scherm: Hier kunt u invoeren hoeveel maanden een medewerker in dienst moet zijn voor hij of zij kiesgerechtigd dan wel verkiesbaar is. Standaard is reeds zes respectievelijk twaalf maanden ingevuld. Volgens de Wet op de ondernemingsraden is een werknemer kiesgerechtigd wanneer hij/zij 6 maanden in dienst is, en verkiesbaar na een diensttijd van 12 maanden. De OR kan in overleg met de ondernemer van deze termijnen (naar beneden) afwijken. Raadpleeg daarvoor het OR-reglement. Zie ook artikel 6. Lid 2, 3 en 4 van de WOR. Druk op de knop Verder. Als u volgens het personenstelsel werkt dan moet u ook invoeren hoeveel

29 stemmen elke kiezer mag uitbrengen. (Als u volgens het lijstenstelsel werkt dan kan de kiezer altijd maar één stem uitbrengen). Als u volgens het integraal kiessysteem werkt (geen kiesgroepen, zie stap 1/3), dan komt u nu weer in de Leidraad uit. U kunt de tekst hieronder over stap 2/3 overslaan. Lees door bij paragraaf: 4.7. Invoeren van vakbonden (optioneel) Invoeren van Kiesgroepen (indien van toepassing) Als $$$u volgens het kiesgroepen-systeem werkt (zie stap 1/3) dan gaat u automatisch over naar stap (3/3). Deze stap staat hieronder uitgelegd. Indien u werkt volgens het kiesgroepen-systeem dan komt u in scherm (3/3): 25 Welke kiesgroepen uw onderneming heeft is vastgelegd in het OR-reglement. Een kiesgroep is een groep kiesgerechtigde personen die een deel van de OR kunnen kiezen. Kiesgroepen kunnen zijn ingedeeld op basis van afdeling, vestiging, functie, et cetera. In een kiesgroepen-systeem zijn ten minste twee kiesgroepen. In de applicatie is ruimte voor maximaal negen kiesgroepen. Elke kiesgroep kan een bepaald aantal kandidaten in de OR kiezen. U dient dit aantal beschikbare OR-zetels per kiesgroep aan te geven. Het totaal van alle beschikbare ORzetels van alle kiesgroepen samen moet overeenkomen met het totaal aantal OR-zetels. Als u volgens het personenstelsel werkt kunt u bij elke kiesgroep opgeven hoeveel stemmen de kiezers kunnen uitbrengen. Dit aantal kan dus per kiesgroep variëren (Als u volgens het lijstenstelsel werkt dan kan de kiezer altijd maar één stem uitbrengen). Wanneer u de kiesgroepen heeft ingevoerd, drukt u op de knop Verstuur. U ziet op het scherm dat nu de Leidraad verschijnt.

30 Beheren van kiesgroepen (indien van toepassing) Het beheren van kiesgroepen gaat als volgt. Klik in de Leidraad op de link Indelen kiesgroepen. U komt nu in het volgende scherm. Op deze pagina kunt u vier acties ondernemen om de kiesgroepen te beheren: a. Toevoegen kiesgroep; b. Bewerken; c. Medewerkers; d. Verwijderen. Ad a. Toevoegen kiesgroep Door op deze link te klikken kunt u extra kiesgroepen toevoegen. door toevoegen van extra kiesgroepen wordt het aantal OR zetels te hoog. Pas daarom het aantal zetels in de andere kiesgroepen aan door op de link Bewerken te klikken. Zie hieronder Ad.b. Bewerken.

31 27 Ad b. Bewerken Door op deze link te klikken kunt u de naam van een kiesgroep en het aantal zetels van die kiesgroep wijzigen. controleer of het totaal aantal zetels van de kiesgroepen overeenkomt met het totaal aantal OR-zetels. Ad c. Medewerkers Door op deze link te klikken ziet u welke kiesgroepen er zijn en kunt u bekijken welke medewerkers in die kiesgroepen zijn ingedeeld. 1. Als u de Acties van de Leidraad in volgorde heeft afgewerkt, dan zult u geen medewerkers in die kiesgroepen aantreffen, want u heeft nog geen medewerkers in het kiesregister ingevoerd. Zie paragraaf 4.5. Invoeren van medewerkers in het kiesregister. 2. Als er wel reeds medewerkers in het kiesregister zijn ingevoerd maar wanneer deze nog niet zijn ingedeeld in kiesgroepen, dan kunt u in het scherm dat verschijnt de medewerkers indelen in kiesgroepen. Zie verder paragraaf 4.8. Indelen kiesgroepen (indien van toepassing). 3. Als er wel reeds medewerkers in het kiesregister zijn ingevoerd en deze bovendien al zijn ingedeeld in de kiesgroepen, dan kunt u in het scherm dat verschijnt per kiesgroep medewerkers toevoegen of verwijderen. Ad d. Verwijderen Door op deze link te klikken kunt u kiesgroepen verwijderen. door verwijderen van kiesgroepen wordt het aantal OR zetels te laag. Pas daarom het aantal zetels in de andere kiesgroepen aan door op de link Bewerken te klikken. Zie hierboven Ad.b. Bewerken.

32 Invoeren van medewerkers in het kiesregister Gaan naar de Leidraad door met de muis te klikken op de link Leidraad in het topmenu. Klik op de link Invoeren medewerkers (kiesregister). U ziet nu het volgende scherm: Op deze pagina kunt u zeven acties ondernemen om het kiesregister te beheren: a. Toevoegen medewerkers; b. Bestand medewerkers uploaden (csv); c. Beheer kiesstatus medewerkers; d. Auto update kiesstatus; e. Bewerken; f. Mail wachtwoord; g. Verwijderen. Het kiesregister bestaat uit alle medewerkers die een arbeidscontract met de onderneming hebben (plus alle medewerkers die langer dan 24 maanden in uw onderneming zijn gedetacheerd). Dit is inclusief part-timers en mensen met een contract voor bepaalde tijd. De applicatie zal automatisch de kiesstatus van de medewerkers verwerken (dat wil zeggen, welke medewerkers kiesgerechtigd en/of verkiesbare zijn). Ad a. Toevoegen medewerkers aan het kiesregister Door op de link Toevoegen medewerkers te klikken kunt u een medewerker toevoegen aan het kiesregister. De met een rode asterix (*) gemarkeerde velden zijn verplicht. Deze methode is geschikt om een afzonderlijke medewerker toe te voegen aan het kiesregister maar is te bewerkelijk om het kiesregister te vullen met alle medewerkers. Ad b. Bestand met medewerkers uploaden naar het kiesregister Veel sneller werkt het wanneer u een csv-bestand met alle medewerkers in één keer upload naar het kiesregister.

33 29 Een CSV-bestand is een zogenaamd kommagescheiden bestand (comma-separated values). Elk HR-systeem kan dat exporteren, eventueel met een tussenstap via een spreadsheetprogramma zoals Microsoft Excel. Het bestand dient op de computer te staan van waarop u bent ingelogd op Het CSV bestand moet de volgende kolommen bevatten: < voornaam (vb. Jan) < tussenvoegsel (vb. de) < achternaam (vb. Boer) < initialen (vb. J.P.C.) < datum in dienst (conform dd-mm-yyyy óf mm-dd-yyyy óf yyyy-mm-dd óf yyyy-dd-mm) Verder is het wenselijk dat er een kolom -adres aanwezig is al is dit optioneel. NB. Het CSV bestand mag meer kolommen omvatten dan de bovenstaande kolommen, na upload kunt u zelf definiëren welke kolommen u gebruikt. Zet het CSV-bestand op de computer waarop u werkt. Onthoud goed de directory (map) waar u het bestand heeft opgeslagen. Klik vervolgens op de link Bestand medewerkers uploaden (csv). U ziet het volgende scherm: Klik op de knop Bladeren. Ga naar de directory (map) waar het CSV-bestand staat. Selecteer het bestand, zodat het path en de naam in het veld staan. Klik op de knop Verder U krijgt een foutmelding wanneer het CSV-bestand niet wordt geaccepteerd door de applicatie. Wanneer de applicatie het CSV-bestand accepteert, dan kom u bij het volgende scherm:

34 30 Door telkens in het vak Selecteer te klikken en de juiste koppeling te maken controleert u de indeling van het kiesregister. Door tenslotte op de knop Verder te klikken wordt het CSV-bestand definitief in het kiesregister opgenomen. Hoewel het niet verplicht is, verdient het aanbeveling om in het CSVbestand zoveel mogelijk -adressen van de medewerkers op te nemen, zodat de correspondentie met de medewerkers zoveel mogelijk via afgehandeld kan worden, en zomin mogelijk op papier. In de volgende fase, van Verificatie en bezwaar kiesregister, worden medewerkers in staat gesteld hun gegevens aan te passen en eventueel een -adres toe toevoegen. Zie daarvoor hoofdstuk 5: Verificatie en bezwaar kiesregister. TIP: U kunt alle medewerkers in één keer uit het kiesregister verwijderen door rechts boven in de pagina te klikken op de link PROFIEL en nogmaals te klikken op de link Wis alle medewerkers. Daarna kunt u opnieuw een CSVbestand met medewerkers uploaden. Ad c. Beheer kiesstatus medewerkers De kiesstatus van een medewerker kan zijn: a. Kiesgerechtigd b. Verkiesbare c. Geen van beide Wanneer u voor de eerste maal nadat u medewerkers in het kiesregister heeft toegevoegd moet u de kiesstatus van de medewerkers bepalen. Klik daartoe met de muis op de link Leidraad en op de actie Kies-status medewerkers. Er verschijnt een overzicht met alle namen van de medewerkers.

35 31 In het overzicht ziet u achter elke naam de datum van indiensttreding en twee aankruisvakjes (checkbox). Ad d. Auto update kiesstatus Wanneer u op de link Auto update kiesstatus klikt (onderaan links in het overzicht dan verwerkt de applicatie op basis van de datum van indiensttreding automatisch wie kiesgerechtigd is, wie verkiesbaar en wie geen van beide. de handmatig ingestelde kiesstatus (zie hieronder), wordt ongedaan gemaakt. Handmatige wijziging kiesstatus U kunt de kiesstatus ook handmatig bepalen. Klik daartoe in de Leidraad op de link Kies-status medewerkers. U ziet nu het overzicht van medewerkers, de datum indiensttreding en twee al dan niet aangevinkte aankruisvakjes. U kunt de wijzigingen doorvoeren door de betreffende aankruisvakjes aan te klikken of uit te klikken. U bevestigt deze wijzigingen door onderaan het overzicht te klikken op de link Update. U kunt alle aan- of uit-geklikte aankruisvakjes in één keer weer in de oorspronkelijke stand zetten door onderaan de pagina op de link en Reset te klikken. Reset werkt niet meer wanneer u reeds op de link Update heeft geklikt, want daarmee worden alle wijzigingen in het kiesregister doorgevoerd. TIP: Auto update kiesstatus maakt de handmatig ingestelde kiesstatus van medewerkers ongedaan. Voer eventueel noodzakelijke handmatige wijzigingen pas door na de fase van Verificatie en bezwaar door de medewerkers.

36 Ad e. Bewerken Door op de link Medewerkers te klikken ziet u het overzicht van alle medewerkers. Dit overzicht kunt u ook bereiken vanuit de Leidraad > Invoeren medewerkers (kiesregister). Met behulp van de link Bewerken kunt u de individuele gegevens van medewerkers aanpassen. Ad f. Mail wachtwoord Door op de link Medewerkers te klikken ziet u het overzicht van alle medewerkers. Dit overzicht kunt u ook bereiken vanuit de Leidraad > Invoeren medewerkers (kiesregister). Met behulp van de link Mail wachtwoord kunt u de individuele medewerkers per een wachtwoord toezenden waarmee ze online toegang hebben tot de eigen gegevens, om deze te wijzigen. 32 TIP: bij aanvang van de volgende fase van Verificatie en bezwaar krijgen alle medewerkers in één keer een wachtwoord toegezonden waarmee ze toegang hebben tot de eigen gegevens om deze eventueel te wijzigen. gebruik Mail wachtwoord uitsluitend wanneer u wijzigingen in de gegevens van individuele medewerkers heeft aangebracht en u deze medewerker in de gelegenheid wilt stellen om de wijzigingen te verifiëren. g. Verwijderen Door op de link Medewerkers te klikken ziet u het overzicht van alle medewerkers. Dit overzicht kunt u ook bereiken vanuit de Leidraad > Invoeren medewerkers (kiesregister). Met behulp van de link Verwijderen kunt u de individuele medewerkers uit het kiesregister verwijderen.

37 Kiesstatus medewerkers Deze Actie in de Leidraad is beschreven in paragraaf 4.5. Invoeren van medewerkers in het kiesregister Ad c. Beheer kiesstatus medewerkers

38 Invoeren van vakbonden (optioneel) Ga terug naar de Leidraad. Klik op link Invoeren van vakbonden om de volgende actie uit te voeren. Deze actie is optioneel. De bedoeling is dat u aangeeft welke vakbonden actief zijn in uw onderneming, door de naam van de vakbond in te voeren en (bij voorkeur ook) het -adres van de contactpersoon in de onderneming. Daarmee kunnen bedrijfsledengroepen in uw onderneming in een vroegtijdig stadium worden uitgenodigd voor de kandidaatstelling. Bedrijfsleden van deze vakbonden kunnen zich in de latere kandidaatstellingsfase kandidaat stellen voor de OR-verkiezing. Wanneer u deze stap uitvoert dan kunt u in de Leidraad, in de Actie Invoeren medewerkers, een koppeling maken tussen medewerker en (lidmaatschap) vakbond. In de volgende fase van de verkiezing, Verificatie en bezwaar, kunnen medewerkers aangeven of ze lid zijn van een vakbond, of eventueel een vakbond toevoegen. In de fase daarna, van kandidaatstelling van vakbondskandidaten kunt u een contactpersoon aanstellen van een vakbond diegeautoriseerd is om een stemming voor de vaststelling van de vakbondslijst te beheren. U voert vakbonden in met behulp van het volgende scherm: Deze pagina biedt vier mogelijkheden: a. Vakbond toevoegen; b. Bewerken; c. Uitnodigen vakbonden; d. Verwijderen. Ad. a. Vakbond toevoegen U kunt de volgende velden invullen: Vakbondsnaam * Naam Contactpersoon (in onderneming) Adres Postcode Plaats Telefoon

39 35 alleen de vakbondsnaam is verplicht. Vul echter zoveel mogelijk van de gevraagde velden in. Het gaat om de vakbondsnaam en de adresgegevens en overige gegevens van de contactpersoon van die vakbond in uw bedrijf. Wanneer u namelijk het -adres invult van deze contactpersoon dan kunt u direct al, voorafgaande aan de fase van kandidaatstelling van vakbondskandidaten, per aan deze contactpersoon de bedrijfsledengroep van de betreffende vakbond uitnodigen om kandidaten te stellen (zie c. Uitnodigen vakbonden). vul niet het algemene -adres in en niet de algemene gegevens van een vakbond in. Indien u geen gegevens heeft van een contactpersoon in uw bedrijf dan zult u de betreffende bonden per brief op de hoogte moeten stellen. Ad. b. Bewerken Door op de link Bewerken te klikken kunt u de vakbondsgegevens wijzigen. Ad. c. Uitnodigen Vakbonden Door op de link Uitnodigen vakbonden te klikken kunt u een afzonderlijke bedrijfsledengroep van een vakbond uitnodigen om kandidaten te stellen. Dit is een vooraankondiging. Wanneer u na de periode van verificatie en bezwaar (kiesregister) en bij aanvang van de fase van kandidaatstelling vakbonden een contactpersoon aanstelt, dan krijgt die contact persoon opnieuw een -bericht inclusief inlogcode voor organisatie van de stemming voor vaststelling van de kandidatenlijst. De tekst van het -bericht luidt als volgt:

40 36 Geachte heer/mevrouw, De zittingsperiode van de ondernemingsraad van [NAAM] loopt op [DAG] [DATUM] af. De OR organiseert nieuwe verkiezingen op zaterdag [DATUM]. Volgens het reglement zijn alle medewerkers, die vóór [DATUM] in dienst zijn getreden verkiesbaar. Wij nodigen de bedrijfsledengroep van de [NAAM VAKBOND] hierbij uit om kandidaten te stellen. Wij maken u erop attent dat de applicatie waarmee de OR-verkiezing wordt georganiseerd de mogelijkheid biedt om via een online stemming onder de bedrijfsleden te komen tot een vaststelling van de kandidatenlijst(en) van uw bond. Een door ons aan te stellen contactpersoon is daartoe geautoriseerd. Deze contactpersoon ontvangt bij aanvang van de kandidaatstellingsperiode voor vakbonden een -bericht met een wachtwoord en een inlogcode voor de website. Wij verzoeken u daarom de naam en het adres op te geven van de medewerker in de onderneming die contactpersoon voor uw bond is. De kandidaatstellingsperiode voor vakbondskandidaten begint op [INVULLEN DATUM]. Vanaf die datum kunt u inloggen. De kandidaatstellingsperiode eindigt op [INVULLEN DATUM]. Dan moet u de procedure tot vaststelling van de lijst hebben afgerond. Hoogachtend, De Verkiezingscommissie. Wanneer u geen vakbonden, of -adressen van contactpersonen van vakbonden in uw bedrijf in de applicatie heeft ingevoerd zult u de betreffende vakbonden per brief moeten uitnodigen. Het is verstandig om de vakbonden al in een vroeg stadium uit te nodigen tot het stellen van kandidaten, zodat ze voorbereid zijn. De applicatie biedt namelijk bedrijfsledengroepen van vakbonden de faciliteit tot het online stemmen over de vaststelling van de vakbondslijsten. Wanneer een medewerker in de hierna volgende fase van verificatie en bezwaar een vakbond toevoegt dan kunt u vervolgens ook deze vakbond uitnodigen tot het stellen van kandidaten. Ad d. Verwijderen Door op de link Verwijderen te klikken verwijdert u een vakbond.