Handleiding. voor de verkiezingscommissie. bij het gebruik van de website. als. elektronisch stembureau

Transcriptie

1 1 Handleiding voor de verkiezingscommissie bij het gebruik van de website als elektronisch stembureau Copyright OR Verkiezing Online BV. Alle rechten voorbehouden De inhoud van deze handleiding kan geheel of gedeeltelijk worden gereproduceerd en gedistribueerd, zowel in fysieke als elektronische vorm, voorzover deze copyright- en toestemmingsvermelding intact en ongewijzigd op alle kopieën voorkomt en voorzover geen wijzigingen zijn aangebracht.

2 2 Inhoudsopgave 1. Welkom bij Anders dan u gewend bent Wat u van deze applicatie kunt verwachten Ondersteuning Hulpteksten ondersteuning Telefonische ondersteuning Handleidingen Verkiezingsprotocol De set-up en uitvoering van de online verkiezing uitbesteden Verkoopprijs Privacy en beveiliging Indeling van deze handleiding Overzicht: volledige online organisatie van de verkiezing Aanmelding Voorbereiding Afstemmen met de ICT-beheerder Stemoproep verzenden Stemming Uitslag Protocol Aanmelding Overzicht Toelichting Hoe u het wachtwoord krijgt Hoe u als verkiezingscommissie kunt inloggen Inlogcode/wachtwoord vergeten Gegevens verzamelen en voorbereiding van de applicatie Overzicht Overzicht Programmering van de organisatie van de verkiezing Checklist in te voeren gegevens Afstemmen met uw ICT-beheerder Navigatie via de Leidraad Invoeren verkiezingscommissie Invoeren data en kiesstelsel Stemdatum, kies-systeem en kiesstelsel Maanden in dienst Kiesgerechtigd / verkiesbaar Invoeren van Kiesgroepen (indien van toepassing) Beheren van kiesgroepen (indien van toepassing) Invoeren van medewerkers in het kiesregister Kiesstatus medewerkers Indelen kiesgroepen (indien van toepassing) Versneld indelen van grote aantallen medewerkers in de kiesgroepen Afsluiten van de voorbereidingsfase Het invoeren van kandidaten(-lijsten) Toevoegen van kandidatenlijsten en kandidaten Afsluiting kandidatenlijst samenstellen Stemoproep verzenden Overzicht Stemoproep verzenden (optioneel) De stemming...45

3 Overzicht Start en einde van de stemming Online volgen van de opkomst Publicatie van de (voorlopige) uitslag Publicatie van de (voorlopige) uitslag Wissen van gegevens en opnieuw beginnen Wissen van de verkiezing Wissen van de medewerkers Een nieuwe OR-verkiezing starten Bewaren van uitslag en stemgegevens...49 Bijlage I. Gebruiksvoorwaarden van OR-verkiezing online BV...50 Bijlage II. Verkoopprijzen en betaling...51 Bijlage III. Berekening van de uitslag van de verkiezing volgens het lijstenstelsel...52 Bijlage IV. Aanpassingen in het reglement van de OR of PVT...53

4 4 1. Welkom bij Deze handleiding begeleidt u stap voor stap bij de de verkiezing van de OR of PVT in uw onderneming (elektronisch stembureau). Lees eerst hoofdstuk 2 "Overzicht" door alvorens u met de applicatie begint te werken Anders dan u gewend bent is niet zomaar een website. Het is het zichtbare deel van een volledig computerprogramma (hier applicatie genoemd) dat op afstand op een server draait. Het werkt daarom niet als een gemiddelde website waarin alle handelingen in enkele klikken van de muis zijn afgerond. Bovendien wijkt het ook af van een gemiddeld computerprogramma. Als u als verkiezingscommissie de applicatie gebruikt dan werkt u gedurende een bepaalde periode met het programma tot het eindresultaat is bereikt (de verkiezingsuitslag). U heeft als verkiezingscommissie de regie en u bepaalt de voortgang en de randvoorwaarden, maar anderen hebben ook invloed. Medewerkers bijvoorbeeld kunnen hun stem uitbrengen. Op die stem kunt u geen invloed uitoefenen Wat u van deze applicatie kunt verwachten De applicatie is zo opgezet dat de kiezers stemmen op een computer die is aangesloten op het internet, en dat u (als verkeizingscommissie) de verkiezing zelf kunt opzetten en beheren via het internet. Het is ook mogelijk om de set-up en uitvoering in handen te geven van Als u alles zelf doet, dan is dat het goedkoopste. Zie daarvoor paragraaf 1.5. Verkoopprijzen. Met deze applicatie is het mogelijk om een online verkiezing te houden (elektronisch stembureau). Dat wil zeggen het online via internet uitbrengen van stemmen door de medewerkers. De applicatie bestaat uit de volgende onderdelen: voorbereiding (basisgegevens en kiesregister invoeren); kandidatenlijst samenstellen; starten verkiezing (stemoproep via = optioneel*); verkiezing; uitslag. *) Optioneel wil zeggen dat u dit onderdeel van de applicatie naar keuze kunt gebruiken of overslaan. Deze handleiding behandelt stapsgewijze hoe u de verkiezing moet opzetten. U dient circa 3 weken voor de stemdatum te beginnen met het verzamelen van de gegevens die nodig zijn om in te voeren in de applicatie. Daarvoor heeft u de applicatie zelf niet nodig die gegevens moeten van de afdeling Personeelszaken komen. Zie paragraaf 2.1 en paragraaf 4. U dient dan tevens een aantal afspraken te maken met uw ICT beheerder om er voor te zorgen dat het -verkeer van de applicatie naar uw bedrijf probleemloos verloopt. Zie paragraaf 2.3. U kunt tussen 2 en 1 week voor de stemdatum beginnen met de voorbereidingsfase door u aan te melden en de verzamelde gegevens in de applicatie te voeren. Als alle noodzakelijke

5 5 gegevens beschikbaar zijn kunt u in ongeveer 1 uur de voorbereiding doorlopen en de kandidatenlijst samenstellen. De stemoproep verzendt u ongeveer 1 week voor de stemdatum. Geen ingewikkelde installatie van software Alles verloopt (naar keuze) eenvoudig via internet. Een van de voordelen daarvan is dat u geen programmatuur hoeft te (laten) installeren. Uw ICT-afdeling hoeft niets te installeren. U beschikt altijd over de laatste versie. De applicatie en de website worden permanent beheerd en verder ontwikkeld met aanvullende mogelijkheden en faciliteiten. De verkiezingscommissie heeft alleen toegang tot internet nodig. Alle beheer verloopt online. Medewerkers kunnen op het werk of van huis uit inloggen en stemmen. De verkiezingscommissie kan online de opkomst volgen (aantal stemmers en opkomstpercentage). Grote toegankelijkheid en flexibiliteit Om met de applicatie te werken is het niet noodzakelijk dat honderd procent van de medewerkers beschikt over een adres of toegang tot internet. Voor degenen die geen adres hebben om bijvoorbeeld de stemoproep te ontvangen is separate afhandeling per post mogelijk. Voor degenen zonder internet kan een computer worden klaargezet met internettoegang. Tot op het laatste moment kan de verkiezingscommissie het kiesregister beheren en daarin wijzigingen aanbrengen. U bent dus altijd in staat om te voldoen aan verzoeken tot wijziging of aanvulling van gegevens. De website is toegankelijk voor versie 4 en hoger van Microsoft Internet Explorer, Netscape Navigator, en Opera vanaf versie 6. Alle kies-systemen en -stelsels worden ondersteund volgens de regels van het SER voorbeeldreglement De applicatie ondersteunt zowel het Integraal- als het Kiesgroepensysteem, verder kan worden gewerkt volgens het Lijsten- of Personenstelsel. Niet ondersteund wordt: het gelijktijdig houden van een OR verkiezing en verkiezing van de Onderdeelcommissie(s) van deze OR. Na elkaar kan wel. De applicatie werkt geheel overeenkomstig de Wet op de ondernemingsraden en de verkiezingsregels en de berekening van de uitslagen volgens het SER voorbeeldreglement ondernemingsraden. Zo kan bijvoorbeeld de verkiezingscommissie instellen bij hoeveel maanden in dienst een medewerker kiesgerechtigde is en bij hoeveel maanden in dienst verkiesbaar, hoeveel stemmen kiezers mogen uitbrengen, et cetera. Eenvoudig stemmen, tijdbesparing, hoge opkomst Via het internet stemmen heeft een aantal voordelen: o Stemmen is mogelijk vanaf elke computer die toegang heeft tot het internet. Dus ook thuis en in het weekend. Een eventueel in te richten stembureau (computer) voor mensen die geen internettoegang hebben werkt volautomatisch en hoeft niet bemenst te worden. Hier haalt u de grootste tijdbesparing; o Medewerkers bereiken het stemformulier door te klikken op een link in de stemoproep ( ) of door het invoeren van het wachtwoord op de website Ze hoeven niet van de werkplek af te komen. Dat betekent tevens een aanzienlijke tijdbesparing;

6 6 o o o o o Het stemformulier accepteert uitsluitend het aantal stemmen dat uitgebracht moet worden. Ongeldig stem is onmogelijk. Dubbelstemmen is onmogelijk; In plaats van een stemdatum kunt u werken met een door u te bepalen stemperiode (bijvoorbeeld een week). Daarmee verhoogt u de opkomst; Tijdens de stemperiode kunt u alle medewerkers die nog niet hebben gestemd met één druk op de knop per een herinnering sturen. Ook dat verhoogt de opkomst; Tijdens de stemperiode kunt u precies de opkomst volgen (absoluut en als percentage). Bovendien kunt u in één oogopslag nazien wie er op een bepaald moment al heeft gestemd en wie nog niet. U kunt overigens niet zien op wie medewerkers stemmen. Aan het einde van de stemdag/periode is de uitslag onmiddellijk beschikbaar. Gedetailleerde uitslag De uitslag is volledig en onmiddellijk na de sluiting van de stemdag/periode online te raadplegen door de verkiezingscommissie. Die kan vervolgens de uitslag direct online publiceren voor de medewerkers en de bezwaarperiode openen. Bij eventuele bezwaren is een protocol op te vragen (in de vorm van een Excel-bestand) waarin de volledige stemming tot in detail staat uitgesplitst en verantwoord. Deze gegevens kunnen tevens dienen als papieren back-up / verantwoording.

7 Ondersteuning bij het gebruik De applicatie is zo opgezet dat de kiezers stemmen op een computer die is aangesloten op het internet, en dat u (als verkiezingscommissie) de verkiezing zelf kunt opzetten en beheren via het internet. Wanneer u toch vragen heeft, dan kunt u op verschillende vormen van ondersteuning terugvallen Hulpteksten Op de website vindt u context gerichte hulpteksten onder de link HULP. Deze link vindt u in elk scherm, rechts bovenin. Als u met de muis op de HULP-link klikt ziet u een tekst die uitlegt wat de bedoeling is van de pagina. Hieronder ziet u een voorbeeld ondersteuning U vindt niet alleen uitleg maar u kunt ook per een vraag te stellen. Klik daartoe met de muis in het hoofdmenu op de link Stel uw vraag. U ziet dan op het beeldscherm een web-formulier. Daar vult u een -adres in (waarop u het antwoord wilt ontvangen), en stelt u in het tekstvak uw vraag.

8 8 -vragen kunnen uitsluitend betrekking hebben op de applicatie. U krijgt binnen twee werkdagen antwoord, behalve in vakantieperiodes, dan kan het wat langer duren Telefonische ondersteuning Op werkdagen biedt tijdens de kantooruren telefonische ondersteuning. Daaraan zijn wel kosten verbonden: i 100,- per uur (exclusief 19% btw). Zie ook paragraaf 1.5. Verkoopprijzen Handleidingen Wanneer u tenslotte op de link Handleidingen klikt komt u bij de handleiding Verkiezingsprotocol Mocht u behoefte hebben aan een gedetailleerd en volledig uitgesplitst verslag van de stemming ter onderbouwing van de uitslag, dan kunt u dit (optioneel) in de vorm van een Excell-bestand opvragen. De kosten daarvan zijn i 100,- exclusief 19% btw. OR Verkiezingen Online BV bewaart alle verkiezingsgegevens gedurende 3 maanden. Daarna worden ze vernietigd De set-up en uitvoering van de online verkiezing uitbesteden Als u niet zelf de verkiezing wilt opzetten en uitvoeren, dan kunt u dit laten doen door OR Verkiezingen Online BV. In dat geval hoeft u alleen voor de basis gegevens te zorgen. De besturing van de applicatie wordt dan naar uw precieze wensen en specificaties uitgevoerd Verkoopprijs Alle genoemde prijzen zijn in euro s exclusief 19% btw. Basisprijs doe het zelf Aantal kiesgerechtigde werknemers (kgw) Elektronisch stembureau Stemmen via internet 350,00 + 1,00 per kgw 350,00 + 0,85 per kgw

9 en meer 350,00 + 0,65 per kgw 350,00 + 0,50 per kgw ondersteuning 0,00 Telefonische ondersteuning: p/uur 100,00 Set-up en uitvoering door OR Verkiezingen Online 0,25 per kgw BV Papieren handleiding (4 exempl.) 100,00 Protocol: excel-bestand met volledige stemming 100,00 De verkoopprijzen gelden per Ondernemingsraad. Een gekozen OC (onderdeelscommissie) en een met een OR of PVT te vergelijken medezeggenschapsorgaan worden beschouwd als een afzonderlijke OR. Als een verkiezing niet doorgaat omdat er onvoldoende kandidaten zijn, en u heeft wel al van de applicatie gebruik gemaakt (invoeren basisgegevens en kiesregister), dan rekenen wij 35 euro administratiekosten Privacy en beveiliging De applicatie draait op een server die volgens de modernste eisen is beveiligd. Alleen de geautoriseerde leden van de verkiezingscommissie kunnen de gegevens inzien en wijzigen. Geautoriseerde gebruikers van kunnen gedurende of na afloop van de verkiezingen alle gegevens in het kiesregister en de verkiezingsgegevens wissen. De website is ontwikkeld volgens de W3C-richtlijnen HTML4.0 en CSS1, en de ECMA International richtlijn ECMA-262. Meer informatie? Of bel: CONTRAST Advies Of stuur een info@or-verkiezing.nl 1.7. Indeling van deze handleiding Deze handleiding heeft betrekking op de uitvoering van de applicatie als elektronisch stembureau (stemmen via internet) en bestaat, buiten dit hoofdstuk, uit de volgende hoofdstukken en bijlagen: 2. Overzicht; 3. Aanmelden; 4. Voorbereiding; 5. Kandidatenlijst samenstellen; 6. Stemoproep verzenden (optioneel); 7. De stemming; 8. Uitslag. Bijlagen

10 10 XII. Gebruiksvoorwaarden XIII. Verkoopprijzen en betaling XIV. Berekening van de uitslag van de verkiezing volgens het lijstenstelsel XV. Aanpassingen in het reglement van de OR of PVT

11 11 2. Overzicht Nadat u zich heeft aangemeld verloopt de online verkiezing in vijf fasen: 1. Voorbereiding (basisgegevens en kiesregister); 2. Kandidatenlijst samenstellen; 3. Starten verkiezing (stemoproep verzenden per = optioneel *); 4. Verkiezing; 5. Uitslag. * Optioneel wil zeggen, dat u dit onderdeel van de applicatie naar keuze kunt gebruiken of overslaan. Samen vormen ze de Leidraad. Bij elke fase hoort een aantal acties Aanmelding Alvorens u kunt inloggen dient u zich eenmalig als gebruiker aan te melden. Ga daartoe naar Klik hiervoor op de link Aanmelden (in het topmenu of in de tekst). Dat gebeurt in drie stappen: $ Akkoordverklaring met de gebruiksvoorwaarden; $ Invoeren van gegevens van de organisatie; $ Invoeren van gegevens van de contactpersoon. U krijgt uw inloggegevens per toegestuurd. Vervolgens kunt u elke keer zonder aanmelding inloggen en de online verkiezing organiseren. Tijdens het gebruik van de applicatie heeft u buiten deze handleiding op twee manieren ondersteuning: $ Hulpteksten, en $ ondersteuning Voorbereiding Bij het gebruik van de applicatie als elektronisch stembureau zijn per OR de volgende gegevens nodig voor de set-up: 1. Gegevens van leden van de verkiezingscommissie die met de applicatie gaan werken: naam, -adres en datum van indiensttreding; 2. Stemdatum; 3. Kies-systeem (Integraal of Kiesgroepen); 4. Namen van de kiesgroepen (indien van toepassing); 5. Kiesstelsel (Personen of Lijsten); 6. Aantal OR-zetels (ook per kiesgroep indien van toepassing); 7. -adres van de verkiezingscommissie; 8. Aantal maanden in dienst kiesgerechtigd; 9. Aantal maanden in dienst verkiesbaar; 10. Gegevens van medewerkers opgeslagen in een CSV-bestand * ) Het CSV bestand moet de volgende kolommen bevatten: o voornaam (vb. Jan) o tussenvoegsel (vb. de) o achternaam (vb. Boer) o o initialen (vb. J.P.C.) datum in dienst (conform dd-mm-yyyy óf mm-dd-yyyy óf yyyy-mm-dd óf yyyy-dd-mm)

12 12 o -adres (optioneel) o wachtwoord (optioneel) ** 11. Indeling van de medewerkers in kiesgroepen (indien van toepassing); 12. De vakbondskandidaten(lijsten); 13. De ongeorganiseerde kandidaten(lijsten). * ) Een CSV-bestand is een zogenaamd kommagescheiden bestand (comma-separated values). Elk HR-systeem kan dat exporteren, eventueel met een tussenstap via een spreadsheet-programma zoals Microsoft Excel. Het bestand dient op de computer te staan van waarop u bent ingelogd op **) Het is mogelijk om in het csv-bestand voor elke medewerker een specifiek eigen inlogcode (wachtwoord) op te nemen. Bijvoorbeeld het personeeslnummer gecombineerd met jaar van geboorte. Als u geen gebruik van deze optie maakt, genereert de applicatie zelf voor elke medewerker een unieke wachtwoord met twaalf lettertekens of cijfers. Bij gebruik van een eigen wachtwoord is fraudevrij gebruik van de applicatie niet gegarandeerd. het invoeren van deze gegevens in de applicatie kost weinig tijd als de gegevens beschikbaar zijn zoals hier aangegeven Afstemmen met de ICT-beheerder Er moet afstemming plaatsvinden met uw ICT-beheerder om er voor te zorgen dat het verkeer tussen de applicatie (externe server) en uw bedrijfs (interne server) goed verloopt. De instellingen van de (interne) server van uw bedrijf moeten rekening houden met inkomend verkeer afkomstig van de (externe) server van Zie voor meer details paragraaf Stemoproep verzenden De verkiezingscommissie verzendt de stemoproep per . Dit is optioneel. De stemoproepen kunnen ook op een andere wijze worden verzonden. Als is gekozen voor verzending van de stemoproep per , dan ontvangt de verkiezingscommissie van de medewerkers waarvan geen adres is geregistreerd in het kiesregister, alle s zodat deze medewerkers op andere wijze op de hoogte kunnen worden gesteld van hun inlog-code (wachtwoord) om mee te stemmen Stemming De verkiezingscommissie opent en sluit de stemmodule. Op de stemdatum (of in de stemperiode) brengen de kiesgerechtigde medewerkers hun stem uit. De verkiezingscommissie kan online de opkomst volgen (aantal stemmers en opkomstpercentage). De verkiezingscommissie kan op elk moment tijdens de stemperiode een verzenden met een herinnering aan alle medewerkers die op dat moment nog niet hebben gestemd Uitslag Nadat de eventuele bezwaren zijn afgehandeld publiceert de verkiezingscommissie de definitieve uitslag op het internet. De OR kan van start Protocol bewaart gedurende drie maanden een gedetailleerd protcol van de stemming en de uitslag (in de vorm van een Excel-bestand).

13 13 3. Aanmelding 3.1. Overzicht Alvorens u kunt inloggen dient u zich eenmalig als gebruiker bekend te maken door u aan te melden. De aanmelding gebeurt in drie stappen Toelichting Klik om aan te melden met de muis in de homepage op de link Aanmelden in het hoofdmenu of onderaan: Meld uw organisatie aan. U komt dan in het eerste aanmeld scherm: Gebruikvoorwaarden (1/3)

14 14 Geef door de drie vakjes aan te vinken aan dat u akkoord gaat met de gebruiksvoorwaarden; dat u namens de OR bevoegd bent om deze overeenkomst met "OR verkiezing BV" aan te gaan, en, dat u akkoord gaat met de betaling. Onder aan de pagina vindt u de link naar de Gebruiksvoorwaarden. De Gebruiksvoorwaarde staan tevens in bijlage I. van deze handleiding. Druk op de knop AGa verder@. Organisatie (2/3) U kunt in dit scherm in de aangegeven velden uw adresgegevens invullen. Naar dit adres stuurt OR-verkiezing online BV de factuur voor het gebruik van de applicatie in de kandidaatstellingsfase. De met een rode asterix (*) aangegeven velden zijn verplicht om in te vullen. Kies verder voor de optie "Alleen stemmen". kies dus niet de optie "De volledige organisatie van een verkiezing". Deze handleiding behandeld de uitvoering van de applicatie voor "Alleen stemmen": als elektronisch stembureau. Druk op de knop AVerder@.

15 15 Contactpersoon (3/3) In het laatste van de drie aanmeld-schermen vult u de gegevens van de contactpersoon voor de verkiezing in (contactpersoon met ons: OR Verkiezingen Online BV). In de praktijk is dat de voorzitter of secretaris van de verkiezingscommissie. Het -adres dat u invult is het adres van de contactpersoon Deze contactpersoon wordt als eerste lid van de verkiezingscommissie toegevoegd aan de de lijst met leden van de verkiezingscommissie die de applicatie kunnen beheren. Andere leden van de verkiezingscommissie kunt u later apart toevoegen. Zie paragraaf 4.3. zorg ervoor dat het -adres geen fouten bevat, want u krijgt de op dit adres de inlogcode (wachtwoord) voor het beheer van de applicatie toegezonden. Druk op de knop AVerder@. Het volgende scherm verschijnt: Uw account is nu aangemaakt. Dit is een eenmalige procedure. Elke volgende keer dat u als organisator van de OR-verkiezing naar gaat kunt u onmiddellijk inloggen met uw inlogcode. Die inlogcode is direct na de afronding van de aanmelding per verzonden naar het -adres dat u heeft opgegeven.

16 16 Nadat u zich heeft aangemeld nemen wij contact met u op ter bevestiging van uw aanmelding.

17 Hoe u de inlogcode krijgt Start uw -programma, want daar vindt u een met uw inlogcode waarmee u als Medewerker kan inloggen én de inlogcode waarmee u in de hoedanigheid van verkiezingscommissie kunt inloggen om de organisatie van de verkiezing te starten. De tekst van het -bericht luidt als volgt: Beste [Naam], U heeft zich zojuist aangemeld op de site: Uw wachtwoord voor de site is: [Wachtwoord] Via onderstaande link kunt u direct inloggen: Als medewerker: Als verkiezingscommissie: Met vriendelijke groet, or-verkiezing.nl De applicatie vult de gegevens tussen haakjes automatisch in.

18 Hoe u als verkiezingscommissie kunt inloggen De meest simpele manier om in te loggen is door de link aan te klikken in het -bericht dat u na de aanmelding heeft toegezonden gekregen. Daarmee start u automatisch uw browser en verschijnt de eerste pagina van de organisatie-module op het scherm: de Leidraad. TIP: Omdat u vaker zult willen inloggen kunt u het beste de inlog-link, die in het -bericht staat, opnemen in de Favorieten of Bookmarks van uw browser. Daarmee kunt u in het vervolg direct vanuit uw browser inloggen. Het is ook altijd mogelijk om Amet de hand@ in te loggen door uw -adres en inlogcode n te vullen in de daartoe bestemde velden op de homepagina ( De ervaring leert echter dat hierbij makkelijk fouten kunnen worden gemaakt. Als medewerkers handmatig willen inloggen dan hoeven zij alleen de inlogcode in te voeren.

19 Inlogcode/wachtwoord vergeten Wanneer u uw inlogcode bent vergeten kunt u: a. op de homepage klikken op de link Wachtwoord vergeten. of b. u kunt klikken op de link inloggen in het hoofdmenu. Vervolgens klikt u op Wachtwoord vergeten? Klik hier. U ziet dan het volgende scherm: Vul uw -adres in en druk op de knop AVerstuur@. De inlogcode wordt direct per opgestuurd. u dient altijd het -adres op te geven waarmee u zich eerder heeft aangemeld, want het -adres en inlogcode zijn gekoppeld Hoe u moet betalen U ontvangt pas een factuur als de verkiezing is afgerond. Als een verkiezing niet doorgaat omdat er onvoldoende kandidaten zijn, en u heeft wel al van de applicatie gebruik gemaakt (invoeren basisgegevens en kiesregister), dan rekenen wij 35 euro administratiekosten (exclusief 19% btw). Wanneer u onmiddellijk met de verkiezing wil beginnen dan kan dat dus zonder dat de factuur is betaald.

20 20 4. Gegevens verzamelen en voorbereiding van de applicatie 4.1. Overzicht Overzicht Voorafgaande aan het gebruik van de applicatie en de Voorbereidingsfase maakt u een planning van de verkiezing en verzamelt u de benodigde basisgegevens en stemt u af met uw ICT-beheerder. Daarna start u de applicatie met de voorbereidingsfase van de verkiezing daarin geeft u de basisgegevens op die u eerder heeft verzameld. Dat gebeurt in de volgende stappen: invoeren verkiezingscommissie invoeren data en kiesstelsel invoeren medewerkers (kiesregister) indeling kiesgroepen (indien van toepassing) kiesstatus medewerkers invoeren vakbondskandidaten(lijsten) invoeren ongeorganiseerde kandidaten(lijsten) Programmering van de organisatie van de verkiezing Neem de tijd om voorafgaande aan de Voorbereidingsfase (1) gegevens te verzamelen en een planning te maken tot aan de stemdatum.or-verkiezingen verlopen altijd volgens een strak tijdschema. In onderstaande schema kunt u zelf de belangrijkste data invullen Fasen Datum Tijd voor de stemdatum Hoeveelheid tijd om te werken met de applicatie 0. Gegevens verzamelen bij eigen afdeling P&O Afstemmen met de ICT-beheerder Advies: 3 weken Buiten de applicatie om 1. Start en voorbereidingsfase 2 à 1 week circa 1 uur 2. Stemoproep verzenden 1 week 5 minuten 3. Stemmen 1 dag of meer 1 dag of meer 4. Uitslag Direct beschikbaar Checklist in te voeren gegevens Wanneer u begint aan de voorbereidingsfase (1) dient u de gegevens bij de hand te hebben die hieronder staan opgesomd:

21 21 1. Gegevens van leden van de verkiezingscommissie die met de applicatie gaan werken: naam, -adres en datum van indiensttreding; 2. Stemdatum; 3. Kies-systeem (Integraal of Kiesgroepen); 4. Namen van de kiesgroepen (indien van toepassing); 5. Kiesstelsel (Personen of Lijsten); 6. Aantal OR-zetels (ook per kiesgroep indien van toepassing); 7. -adres van de verkiezingscommissie; 8. Aantal maanden in dienst kiesgerechtigd; 9. Aantal maanden in dienst verkiesbaar; 10. Gegevens van medewerkers opgeslagen in een CSV-bestand * ) Het CSV bestand moet de volgende kolommen bevatten: o voornaam (vb. Jan) o tussenvoegsel (vb. de) o achternaam (vb. Boer) o initialen (vb. J.P.C.) o datum in dienst (conform dd-mm-yyyy óf mm-dd-yyyy óf yyyy-mm-dd óf yyyy-dd-mm) o -adres (optioneel) o wachtwoord (optioneel) ** 11. Indeling van de medewerkers in kiesgroepen (indien van toepassing); 12. De vakbondskandidaten(lijsten); 13. De ongeorganiseerde kandidaten(lijsten). * ) Een CSV-bestand is een zogenaamd kommagescheiden bestand (comma-separated values). Elk HR-systeem kan dat exporteren, eventueel met een tussenstap via een spreadsheet-programma zoals Microsoft Excel. Het bestand dient op de computer te staan van waarop u bent ingelogd op **) Het is mogelijk om in het csv-bestand voor elke medewerker een specifiek eigen inlogcode (wachtwoord) op te nemen. Bijvoorbeeld het personeeslnummer gecombineerd met jaar van geboorte. Als u geen gebruik van deze optie maakt, genereert de applicatie zelf voor elke medewerker een unieke wachtwoord met twaalf lettertekens of cijfers. Bij gebruik van een eigen wachtwoord is fraudevrij gebruik van de applicatie niet gegarandeerd. het invoeren van deze gegevens in de applicatie kost weinig tijd als de gegevens beschikbaar zijn zoals hier aangegeven.

22 Afstemmen met uw ICT-beheerder Er moet afstemming plaatsvinden met uw ICT-beheerder om er voor te zorgen dat het verkeer tussen de applicatie (externe server) en uw bedrijfs (interne server) goed verloopt. De instellingen van de (interne) server van uw bedrijf moeten rekening houden met inkomend verkeer afkomstig van de (externe) server van In de eerste plaats moet de interne server van uw bedrijf alle s accepteren die afkomstig zijn van IP-adres: De tekst in het Onderwerp (subject) van de s begint altijd met "[or-verkiezing]" (zonder aanhalingstekens, met vierkante haken). In de tweede plaats moeten de spamfilters van de server in uw bedrijf geen s tegenhouden die in het afzenderadres (FROM:) uw bedrijfsdomeinnaam hebben staan. U geeft namelijk bij de set-up van de basisgegevens in de appicatie op wat het centrale adres is van de verkiezingscommissie. Dat is een adres dat (meestal) een bedrijfs adres is. Bijvoorbeeld: ondernemingsraad@uwbedrijf.nl Dit adres komt te staan als afzenderadres (FROM:) van de s die u als verkiezingscommissie via de applicatie naar de medewerkers verstuurt.

23 Navigatie via de Leidraad Nadat u bent ingelogd ziet u het openingsscherm van de Leidraad. Zie voor uitleg over inloggen: hoofdstuk 3 paragraaf 3.4. Hoe u kunt inloggen De Leidraad geeft onder de kop Status aan in welke fase van de organisatie van de verkiezing u bent. Fase 1) is de Start en voorbereiding. Onder de kop Acties, ziet u welke acties er in die fase mogelijk zijn. U kunt de Acties het beste in de volgorde uitvoeren waarin ze staan aangegeven, hoewel dit niet strikt noodzakelijk is. U kunt ook buiten de Leidraad om navigeren door te klikken op de linken in het hoofdmenu (Verkiezingscommissie; Medewerkers; Vakbonden). Wij adviseren u echter zoveel mogelijk via de Leidraad te navigeren, en de andere linken pas te gebruiken wanneer u enigszins gewend bent om met de applicatie te werken.

24 Invoeren verkiezingscommissie In de eerste actie van de Voorbereiding geeft u op uit welke leden de verkiezingscommissie bestaat. Klik daartoe met de muis op de link Invoeren verkiezingscommissie. U ziet het volgende scherm: Daar staat reeds één persoon. Dit is degene die bij het aanmelden als contactpersoon is opgegeven. zorg ervoor dat voor deze persoon de datum van indiensttreding wordt toegevoegd. Zie ad. b. Bewerken (van de gegevens van leden van de verkiezingscommissie). Op deze pagina kunt u vier acties ondernemen: a. Toevoegen van leden aan de verkiezingscommissie; b. Bewerken (van de gegevens van leden van de verkiezingscommissie); c. Een wachtwoord mailen naar leden van de verkiezingscommissie; d. Verwijderen van leden uit de verkiezingscommissie. Ad a. Toevoegen van leden aan de verkiezingscommissie Door te klikken op de link Toevoegen verkiezingscommissieleden kunt u andere leden aan de verkiezingscommissie toevoegen. Vul voor elk lid van de verkiezingscommissie de gevraagde gegevens in. De met een rode asterix (*) gemarkeerde velden zijn verplicht. Een nieuw toegevoegd lid van de verkiezingscommissie krijgt automatisch zijn of haar wachtwoord toegezonden naar het opgegeven -adres. Wanneer er reeds medewerkers in het kiesregister zijn opgenomen (zie volgende paragraaf: 4.5. invoeren van medewerkers in het kiesregister), dan kunt u leden aan de verkiezingscommissie toevoegen door een medewerker te selecteren uit de totale lijst van medewerkers. De leden van de verkiezingscommissie zijn allen in dezelfde mate gemachtigd om in de applicatie wijzigingen aan te brengen. maak afspraken wie daadwerkelijk met de applicatie werkt. Het is onverstandig om met meer kapiteins op één schip te werken.

25 25 Ad b. Bewerken (van de gegevens van leden van de verkiezingscommissie) Hier kunt u de gegevens van alle verkiezingscommissie leden wijzigen. Tevens ziet u hier het wachtwoord van de betreffende leden. de gegevens van het eerste lid van de verkiezingscommissie zijn nog niet volledig ingevuld: de datum van in dienst treding ontbreekt. Vergeet niet deze datum in te vullen. U kunt het onderdeel lidmaatschap van een vakbond negeren. wanneer u het -adres van een lid van de verkiezingscommissie wijzigt, dan wijzigt ook het wachtwoord van dit commissielid (omdat -adres en wachtwoord bij leden van de verkiezingscommissie gekoppeld zijn). U kunt het wachtwoord altijd per toezenden. Zie hieronder Ad.c. Ad c. Een wachtwoord mailen naar leden van de verkiezingscommissie Door op de link Mail wachtwoord te klikken ontvangt het betreffende lid van de verkiezingscommissie zijn of haar wachtwoord. Wanneer u een lid van de verkiezingscommissie voor het eerst invoert, krijgt hij of zij het wachtwoord automatisch toegezonden naar het opgegeven -adres. Ad d. Verwijderen van leden uit de verkiezingscommissie Door op de link Verwijderen te klikken verwijdert u een lid van de verkiezingscommissie. Alle leden van de verkiezingscommissie kunnen elkaar verwijderen. Alleen het laatst overgebleven lid kan niet verwijderd worden.

26 Invoeren data en kiesstelsel De tweede stap van de Voorbereiding bestaat uit het invoeren van een aantal basisgegevens over de verkiezing Stemdatum, kies-systeem en kiesstelsel Daarvoor gaat u weer terug naar de Leidraad en klik onder acties op de link Invoeren data en kiesstelsel. U ziet dan het volgende scherm. In drie schermen wordt u een aantal gegevens gevraagd. In Scherm 1/3 zijn dat: a. Stemdatum; b. Kies-systeem; c. Kiesstelsel; d. Aantal OR-zetels; e. -adres. Ad a. Stemdatum Neem 10 tot 13 weken de tijd vanaf het begin van de voorbereidingen tot aan de stemdatum. OR-verkiezingen met behulp van deze applicatie verlopen volgens een strak tijdschema. Het meest variabele gedeelte daarin is de voorbereiding. U kunt daarvoor een dag nemen of een maand, wat u zelf wilt, of nodig denkt te hebben. TIP: u kunt met behulp van het rekenschema bepalen wanneer u met de voorbereidingen moet beginnen. Uitgangspunt is daarbij de door u bepaalde stemdatum. Klik daartoe links onderaan de pagina met de muis op de link: Bereken startdatum voorbereidingen. het rekenschema is een hulpmiddel. Gegevens die u invoert in het rekenschema hebben geen invloed op de applicatie. Ad b. Kies-systeem Er bestaan twee soorten kies-systemen: $ Het Integraal kiessysteem: kiesgerechtigden uit de hele onderneming kunnen stemmen op alle kandidaten; $ Het Kiesgroepen-systeem: kiesgerechtigden zijn ingedeeld in (kies)groepen en kunnen alleen stemmen op de kandidaten van hun eigen kiesgroep.

27 27 Ad c. Kiesstelsel Er bestaan twee soorten kies-stelsels: $ Het Personenstelsel: er wordt gestemd op personen (eventueel meer uit te brengen stemmen per kiezer); $ Het Lijstenstelsel: er wordt gestemd op lijsten (dat wil zeggen: op één van de kandidaten binnen een lijst. Dus één stem per kiezer. TIP: Raadpleeg uw reglement om te zien welk systeem en welk stelsel bij u van toepassing is. Ad d. Aantal OR-zetels Vul hier het totaal aantal zetels van de OR in (in stap 2/3 kunt u, indien van toepassing het aantal zetels per kiesgroep invullen). Ad e. -adres Het -adres dat u hier ziet is het -adres dat u tijdens de aanmelding invulde. Dit is het adres waarop u als verkiezingscommissie gedurende de (organisatie van) de verkiezing alle -correspondentie ontvangt. Het wordt ook vermeld in alle uitgaande s. U kunt hier het beste een adres invullen dat niet overeenkomt met een adres van een van de kiesgerechtigden (inclusief leden van de verkiezingscommissie) Maanden in dienst Kiesgerechtigd / verkiesbaar Druk op de knop Verder, dan komt u in Scherm (2/3): Hier kunt u invoeren hoeveel maanden een medewerker in dienst moet zijn voor hij of zij kiesgerechtigd dan wel verkiesbaar is. Standaard is reeds zes respectievelijk twaalf maanden ingevuld. Volgens de Wet op de ondernemingsraden is een werknemer kiesgerechtigd wanneer hij/zij 6 maanden in dienst is, en verkiesbaar na een diensttijd van 12 maanden. De OR kan in overleg met de ondernemer van deze termijnen (naar beneden) afwijken. Raadpleeg daarvoor het OR-reglement. Zie ook artikel 6. Lid 2, 3 en 4 van de WOR. Druk op de knop Verder. Als u volgens het personenstelsel werkt dan moet u ook invoeren hoeveel stemmen elke kiezer mag uitbrengen. (Als u volgens het lijstenstelsel werkt dan kan de kiezer altijd maar één stem uitbrengen).

28 28 Als u volgens het integraal kiessysteem werkt (geen kiesgroepen, zie stap 1/3), dan komt u na het invullen van het aantal stemmen per kiezer weer in de Leidraad uit. U kunt de tekst hieronder over het invullen van gegevens met betrekking tot kiesgroepen overslaan en doorgaan bij paragraaf: 4.5. Invoeren van medewerkers Invoeren van Kiesgroepen (indien van toepassing) Als u volgens het kiesgroepen-systeem werkt (zie stap 1/3) dan gaat u automatisch over naar stap (3/3). Deze stap staat hieronder uitgelegd. Indien u werkt volgens het kiesgroepen-systeem dan komt u in scherm (3/3): Welke kiesgroepen uw onderneming heeft is vastgelegd in het OR-reglement. Een kiesgroep is een groep kiesgerechtigde personen die een deel van de OR kunnen kiezen. Kiesgroepen kunnen zijn ingedeeld op basis van afdeling, vestiging, functie, et cetera. In een kiesgroepen-systeem zijn ten minste twee kiesgroepen. In het formulier is ruimte voor voor zes kiesgroepen. Dit aantal kan onbeperkt worden uitgebreid. Zie paragraaf ad a. Toevoegen kiesgroep. Elke kiesgroep kan een bepaald aantal kandidaten in de OR kiezen. U dient dit aantal beschikbare OR-zetels per kiesgroep aan te geven. Het totaal van alle beschikbare OR-zetels van alle kiesgroepen samen moet overeenkomen met het totaal aantal OR-zetels. Als u volgens het personenstelsel werkt kunt u bij elke kiesgroep opgeven hoeveel stemmen de kiezers kunnen uitbrengen. Dit aantal kan dus per kiesgroep variëren (Als u volgens het lijstenstelsel werkt dan kan de kiezer altijd maar één stem uitbrengen). Wanneer u de kiesgroepen heeft ingevoerd, drukt u op de knop Verstuur. U ziet op het scherm dat nu de Leidraad verschijnt.

29 Beheren van kiesgroepen (indien van toepassing) Het beheren van kiesgroepen gaat als volgt. Klik in de Leidraad op de link Indelen kiesgroepen. U komt nu in het volgende scherm. Op deze pagina kunt u vier acties ondernemen om de kiesgroepen te beheren: a. Toevoegen kiesgroep; b. Bewerken; c. Medewerkers; d. Verwijderen. Ad a. Toevoegen kiesgroep Door op deze link te klikken kunt u extra kiesgroepen toevoegen. door toevoegen van extra kiesgroepen wordt het aantal OR zetels te hoog. Pas daarom het aantal zetels in de andere kiesgroepen aan door op de link Bewerken te klikken. Zie hieronder Ad.b. Bewerken.

30 30 Ad b. Bewerken Door op deze link te klikken kunt u de naam van een kiesgroep en het aantal zetels van die kiesgroep wijzigen. controleer of het totaal aantal zetels van de kiesgroepen overeenkomt met het totaal aantal OR-zetels. Ad c. Medewerkers Door op deze link te klikken ziet u welke kiesgroepen er zijn en kunt u bekijken welke medewerkers in die kiesgroepen zijn ingedeeld. 1. Als u de Acties van de Leidraad in volgorde heeft afgewerkt, dan zult u geen medewerkers in die kiesgroepen aantreffen, want u heeft nog geen medewerkers in het kiesregister ingevoerd. Zie paragraaf 4.5. Invoeren van medewerkers in het kiesregister. 2. Als er wel reeds medewerkers in het kiesregister zijn ingevoerd maar wanneer deze nog niet zijn ingedeeld in kiesgroepen, dan kunt u in het scherm dat verschijnt de medewerkers indelen in kiesgroepen. Zie verder paragraaf 4.8. Indelen kiesgroepen (indien van toepassing). 3. Als er wel reeds medewerkers in het kiesregister zijn ingevoerd en deze bovendien al zijn ingedeeld in de kiesgroepen, dan kunt u in het scherm dat verschijnt per kiesgroep medewerkers toevoegen of verwijderen. Ad d. Verwijderen Door op deze link te klikken kunt u kiesgroepen verwijderen. door verwijderen van kiesgroepen wordt het aantal OR zetels te laag. Pas daarom het aantal zetels in de andere kiesgroepen aan door op de link Bewerken te klikken. Zie hierboven Ad.b. Bewerken.

31 Invoeren van medewerkers in het kiesregister Gaan naar de Leidraad door met de muis te klikken op de link Leidraad in het hoofdmenu. Klik op de link Invoeren medewerkers (kiesregister). U ziet nu het volgende scherm: Op deze pagina kunt u zeven acties ondernemen om het kiesregister te beheren: a. Toevoegen medewerkers; b. Bestand medewerkers uploaden (csv); c. Auto update kiesstatus; d. Beheer kiesstatus medewerkers; e. Bewerken; f. Mail wachtwoord; g. Verwijderen. Het kiesregister bestaat uit alle medewerkers die een arbeidscontract met de onderneming hebben (plus alle medewerkers die langer dan 24 maanden in uw onderneming zijn gedetacheerd). Dit is inclusief part-timers en mensen met een contract voor bepaalde tijd. De applicatie zal automatisch de kiesstatus van de medewerkers verwerken (dat wil zeggen, welke medewerkers kiesgerechtigd en/of verkiesbare zijn). Ad a. Toevoegen medewerkers aan het kiesregister Door op de link Toevoegen medewerkers te klikken kunt u een medewerker toevoegen aan het kiesregister. De met een rode asterix (*) gemarkeerde velden zijn verplicht. Deze methode is geschikt om een afzonderlijke medewerker toe te voegen aan het kiesregister maar is te bewerkelijk om het kiesregister te vullen met alle medewerkers. Ad b. Bestand met medewerkers uploaden naar het kiesregister Veel sneller werkt het wanneer u een csv-bestand met alle medewerkers in één keer upload naar het kiesregister. Een CSV-bestand is een zogenaamd kommagescheiden bestand (comma-separated values). Elk HR-systeem kan dat exporteren, eventueel met een tussenstap via een spreadsheetprogramma zoals Microsoft Excel. Het bestand dient op de computer te staan van waarop u bent ingelogd op

32 32 Het CSV bestand moet de volgende kolommen bevatten: voornaam (vb. Jan) tussenvoegsel (vb. de) achternaam (vb. Boer) initialen (vb. J.P.C.) datum in dienst (conform dd-mm-yyyy óf mm-dd-yyyy óf yyyy-mm-dd óf yyyy-dd-mm) -adres (optioneel) * eigen wachtwoord (optioneel) ** *) Het wenselijk dat er een kolom -adres aanwezig is met zoveel mogelijk adressen, al is dit optioneel. **) Het is mogelijk om in het csv-bestand voor elke medewerker een specifiek eigen wachtwoord op te nemen. Bijvoorbeeld het personeeslnummer gecombineerd met jaar van geboorte. Als u geen gebruik van deze optie maakt, genereert de applicatie zelf voor elke medewerker een unieke wachtwoord met twaalf lettertekens of cijfers. NB. Het CSV bestand mag meer kolommen omvatten dan de bovenstaande kolommen, na upload kunt u zelf definiëren welke kolommen u gebruikt. Zet het CSV-bestand op de computer waarop u werkt. Onthoud goed de directory (map) waar u het bestand heeft opgeslagen. Klik vervolgens op de link Bestand medewerkers uploaden (csv). U ziet het volgende scherm: Klik op de knop Bladeren. Ga naar de directory (map) waar het CSV-bestand staat. Selecteer het bestand, zodat het path de naam in het veld staan. u ziet twee vakjes staan die u kunt aan vinken: het vakje "Eerste vrije bevat kolom informatie". Vink dit vakje aan als de eerste rij van het is csv-bestand algemene kolom informatie bevat. Bijvoorbeeld: "voornaam"; "achternaam" et cetera. Het vakje "CSV-bestand bevat wachtwoord veld". Vink dit vakje aan als u gebruik wilt maken van zelf bepaalde wachtwoorden voor elke medewerker. Het csv-bestand moet in dat geval voor elke medewerker

33 33 een uniek wachtwoord bevatten. Bijvoorbeeld het personeelsnummer gecombineerd met geboortedatum. Medewerkers kunnen dan met dit wachtwoord inloggen. Als u het vakje niet aanvinkt dan genereert de applicatie een unieke wachtwoord met twaalf lettertekens of cijfers. NB. Als u met een zelfgekozen wachtwoorden werkt kan de fraudebestendigheid van de applicatie niet worden gegarandeerd. Klik op de knop Verder U krijgt een foutmelding wanneer het CSV-bestand niet wordt geaccepteerd door de applicatie. Wanneer de applicatie het CSV-bestand accepteert, dan kom u bij het volgende scherm: Door telkens in het vak Selecteer te klikken en de juiste koppeling te maken controleert u de indeling van het kiesregister. Door tenslotte op de knop Verder te klikken wordt het CSV-bestand definitief in het kiesregister opgenomen. Hoewel het niet verplicht is, verdient het aanbeveling om in het CSVbestand zoveel mogelijk -adressen van de medewerkers op te nemen, zodat de correspondentie met de medewerkers zoveel mogelijk via afgehandeld kan worden, en zomin mogelijk op papier. Van de medewerkers waarvan een adres is geregistreerd in het kiesregister, ontvangt de verkiezingscommissie alle s zodat deze medewerkers op andere wijze op de hoogte kunnen worden gesteld van de voortgang van de organisatie van de verkiezing.

34 34 In de volgende fase, van Verificatie en bezwaar kiesregister, worden medewerkers in staat gesteld hun gegevens aan te passen en eventueel een -adres toe toevoegen. Zie daarvoor hoofdstuk 5: Verificatie en bezwaar kiesregister. TIP: TIP: Kijk even na of de leden van de verkiezingscommissie niet dubbel in het kiesregister zitten. Wis ze als ze dubbel zijn. Pas op dat u niet de registratie van de medewerker als lid van de verkiezingscommissie wist. U kunt alle medewerkers in één keer uit het kiesregister verwijderen door rechts boven in de pagina te klikken op de link PROFIEL en nogmaals te klikken op de link Wis alle medewerkers. Daarna kunt u opnieuw een CSVbestand met medewerkers uploaden. Als u met kiesgroepen werkt, dan kunt u het csv-bestand ook opdelen in meer bestanden (voor elke kiesgroep één bestand) en één voor één de bestanden uploaden. Het voordeel daarvan is dat u zeer snel de medewerkers in de applicatie kunt indelen in de betreffende kiesgroep. Zie paragraaf 4.8. Versneld indelen van grote aantallen medewerkers in kiesgroepen. Ad c. Beheer kiesstatus medewerkers De kiesstatus van een medewerker kan zijn: Kiesgerechtigd Verkiesbare Geen van beide Nadat u de eerste maal medewerkers in het kiesregister heeft ingevoerd, werkt de applicatie automatisch de juiste kiesstatus bij, op basis van de ingevoerde gegevens met betrekking tot datum in dienst en de criteria voor kiesgerechtigd en verkiesbaar. Handmatige wijziging kiesstatus U kunt de kiesstatus eventueel handmatig aanpassen. Klik daartoe in de Leidraad op de link Kies-status medewerkers. U ziet in het overzicht van medewerkers, de datum indiensttreding en twee al dan niet aangevinkte aankruisvakjes (Kiesgerechtigd; Verkiesbaar).

35 35 U kunt de wijzigingen doorvoeren door de betreffende aankruisvakjes aan te klikken of uit te klikken. U bevestigt deze wijzigingen door onderaan het overzicht te klikken op de link Update. U kunt alle aan- of uit-geklikte aankruisvakjes in één keer weer in de oorspronkelijke stand zetten door onderaan de pagina op de link en Reset te klikken. Reset werkt niet er wanneer u reeds op de link Update heeft geklikt, want daarmee worden alle wijzigingen in het kiesregister doorgevoerd. TIP: Auto update kiesstatus (zie hieronder Ad. d.) maakt de handmatig ingestelde kiesstatus van medewerkers ongedaan. Voer eventueel noodzakelijke handmatige wijzigingen pas door na de fase van Verificatie en bezwaar door de medewerkers. Zie hoofdstuk 5. Ad d. Auto update kiesstatus U kunt de handmatig ingestelde kiesstatus in één keer terugzetten naar de automatisch door de applicatie ingestelde waarden. Klik daartoe in de Leidraad in het hoofdmenu op de link Medewerkers. Wanneer u links onder in het scherm op de link Auto update kiesstatus klikt, dan verwerkt de applicatie op basis van de datum van indiensttreding automatisch wie kiesgerechtigd is, wie verkiesbaar en wie geen van beide. de handmatig ingestelde kiesstatus (zie hierboven Ad. c.) wordt ongedaan gemaakt. Ad e. Bewerken Met behulp van de link Bewerken kunt u de individuele gegevens van medewerkers aanpassen. Ad f. Mail wachtwoord Met behulp van de link Mail wachtwoord kunt u de individuele medewerkers per een wachtwoord toezenden waarmee ze online toegang hebben tot de eigen gegevens, om deze te wijzigen. bij aanvang van de volgende fase van Verificatie en bezwaar krijgen alle medewerkers in één keer een wachtwoord toegezonden waarmee ze toegang hebben tot de eigen gegevens om deze eventueel te wijzigen.

36 36 TIP: gebruik Mail wachtwoord uitsluitend wanneer u wijzigingen in de gegevens van individuele medewerkers heeft aangebracht en u deze medewerker in de gelegenheid wilt stellen om de wijzigingen te verifiëren. g. Verwijderen Met behulp van de link Verwijderen kunt u de individuele medewerkers uit het kiesregister verwijderen.

37 Kiesstatus medewerkers Deze Actie in de Leidraad is beschreven in paragraaf 4.5. Invoeren van medewerkers in het kiesregister Ad c. Beheer kiesstatus medewerkers

38 Indelen kiesgroepen (indien van toepassing). deze paragraaf is alleen bedoeld voor ondernemingen met kiesgroepen. Wanneer u met kiesgroepen werkt dient u alle medewerkers, die opgenomen staan in het kiesregister, in te delen in deze kiesgroepen. Dat gaat als volgt. Ga naar de Leidraad en klik met de muis op de link Indelen kiesgroepen. U ziet nu het volgende scherm: Op deze pagina kunt u vijf acties ondernemen om de kiesgroepen te beheren: a. Toevoegen kiesgroep; b. Beheer kiesgroepleden; c. Bewerken; d. Medewerkers; e. Verwijderen. Het toevoegen, bewerken en verwijderen van kiesgroepen is beschreven in paragraaf Beheren van kiesgroepen (indien van toepassing). Hier wordt alleen het indelen van de medewerkers in kiesgroepen behandeld. Ad b. Beheer van kiesgroepleden Klik op de link Beheer kiesgroepleden U ziet nu het volgende scherm:

39 39 Door op de keuzerondjes te klikken kunt u aangeven in welke kiesgroepen de medewerkers thuishoren. wanneer u alle medewerkers heeft ingedeeld, dan moet u geheel onder in het scherm de gegevens vastleggen door op de knop AUpdate@ te klikken als u niet alle medewerkers indeelt in kiesgroepen, is het niet mogelijk om de voorbereiding af te ronden en over te gaan op de volgende fase van Verificatie en bezwaar kiesregister Versneld indelen van grote aantallen medewerkers in de kiesgroepen Om te vermijden dat u medewerkers afzonderlijk moet indelen in de kiesgroepen, kunt u het csv-bestand waarmee u de medewerkersgegevens in de applicatie laadt, opdelen in meer bestanden (voor elke kiesgroep één bestand) en één voor één de bestanden uploaden. Het voordeel daarvan is dat u zeer snel de medewerkers in de applicatie kunt indelen in kiesgroep. Dat indelen gaat als volgt. Nadat u een bestand met de medewerkersgegevens van één kiesgroep heeft ge-upload, klik u in de Leidraad op de link Indelen kiesgroepen U ziet nu op het scherm dat alle medewerkers die u in het kiesgroep-bestand heeft ge-upload niet zijn ingedeel. Ga nu naar onder in het scherm daar ziet u links op de onderste regel Selecteer deze kolom staan. Klik NIET op het keuzerondje in de meest rechtse kolom. Want daarmee zet u alle medewerkers in de kolom Niet ingedeeld. Als u dit per ongeluk toch heeft gedaan dan kunt u de fout herstellen door op de link Reset te klikken. Selecteer in de onderste regel het keuzerondje in de kiesgroep-kolom waarin u alle niet ingedeelde medewerkers wilt indelen. Bevestig vervolgens deze indeling door op de link Update te klikken. Door elke keer deze procedure te herhalen (uploaden van bestand met medewerkersgegevens per kiesgroep en versneld indelen in kiesgroepen), kunt u snel grote aantallen medewerkers indelen in (veel) kiesgroepen Afsluiten van de voorbereidingsfase. Ga om de voorbereidingsfase af te sluiten naar Leidraad en klik op de link Einde voorbereiding U komt nu in de module voor het beheren van kandidaten(-lijsten).