Gemeente Delft. Onderwerp Brief AB Avalex governancestructuur AvalexBrief AB-Avalex

Transcriptie

1 Ruimte Advies Gemeente Delft De Torenhove Martinus Nijhofflaan ES Delfl Bankrekening BNG t.n.v. gemeente Delft Internet Telefoon Retouradres : Advies, Postbus 78, 2600 ME Delft Aan de leden van de gemeenteraad Datum Ons kenmerk Uw brief van Onderwerp Brief AB Avalex governancestructuur AvalexBrief AB-Avalex Uw kenmerk Bijlage 1 Geachte leden van de gemeenteraad, Hierbij bieden wij u een brief aan van het Algemeen Bestuur van Avalex, waarmee u geïnformeerd wordt over de vervolgstappen inzake het onderzoek naar de toekomstige governance-structuur van Avalex. In de verdere besluitvorming heeft u als raad een voorname rol. Het AB van Avalex zal u naar verwachting in juni een voorgenomen besluit overdragen. Afhankelijk van de strekking van het voorgenomen besluit wordt u of in de gelegenheid gesteld wensen en bedenkingen te uiten, of u wordt gevraagd uw zienswijze te geven. Naar verwachting zal de finale besluitvorming door het AB eind oktober plaatsvinden. Na de definitieve besluitvorming in het AB wordt het besluit geëffectueerd. Tussentijds zal het Algemeen Bestuur u informeren door het organiseren van een presentatie. Deze presentatie zal in april gehouden worden en heeft als doel dat u als raadslid in het verdere besluitvormingstraject gelijktijdig over gelijke informatie beschikt. Ons streven is om dat eind april 2013 te doen, u krijgt hiervoor een uitnodiging. Wij geven in overweging deze presentatie deel uit te laten maken van uw Externe Oriëntatie waar u in de commissie van BLD van 15 januari jl. over gesproken heeft. De planning om te komen tot besluitvorming ziet er als volgt uit: - Maart: marktverkenningen - April: opstellen concept-rapportages - Eind april: Presentatie tussenstand. Informatiebijeenkomsten voor: Personeel - 13 juni: - Juni: : Raadsleden AB stelt toekomstige organisatievorm vast in de vorm van een voorgenomen besluit. (facultatief) Presenteren tijdens raadsvergaderingen, tevens start termijn voor 'wensen en bedenkingen' en/of zienswijzen. DB verwerkt 'wensen en bedenkingen' enlof zienswijzen in definitief advies. AB neemt definitief besluit.

2 Datum Wij vertrouwen er op u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben. Hoogachtend, het college van burgemeester en wethouders van Delft, 3, burgemeester mr. drs. G.A.A. Verkerk drs. T.W. Andriessen 1,s.

3 AVALEX T.a.v. College van Burgemeesteren Wethouders Delft, Gemeenteraden Rijswijk, Leidschendam - Voorburg, Wassenaar, Pijnacker-Nootdorp, Midden - Delfland AVALEX Regionaal Reinigingsbedrijf Postbus BK Den Haag Laan van '$-Gravenmade BD Den Haag Datum 14 februarl2013 Onderwerp Bestuurlijke opdracht rapport Bossert Uw ref.nr. Ons ref.nr. GIJ BRF-0011 Behandeld door G. Lafeber Dootklesnr Geachte leden van de raden, geacht college van B&W, Per brlef van 18 december jl. heeft het Algemeen Bestuur van Avalex (AB) u geïnformeerd. over zowel de 3" kwartaalrapportage als over het onderzoeksrapport van Prof. Bossert. Dit rapport is u toen ook ter kennisname toegezonden. Naast deze noodzakelijke veranderlngen zijn er ook stappen gezet om aan de governance, ofwel de aansturing van de organisatie te werken. Daar bent u al eerder over geïnformeerd. In voornoemde brief is aangekondigd dat er door het Dagelijks Bestuur een voorstel opgesteld zou worden hoe de aanbevellngen van Prof. Bossert opgevolgd kunnen worden, inclusief de aanbeveling voor de langere termijn, te weten een onderzoek naar de toekomstige governance-structuur van Avalex. Thans informeren wij u over dit voorstel, zoals dat besproken is in de AB vergadering van 14 februari 2013 en geleid heeft tot het verstrekken van een onderzoeksopdracht. De aanleiding voorhet door Prof. Bossert uitgevoerde onderzoek vormde de ontstane. problematiek bij Avalex, zoals de vertraging bij het teveren van de jaarstukken, de inhoud van de accountantsverklaringen, het niet 'in control' zijn, de gebrekklge informatievoorziening: Daarnaast is een aantal moties in gemeenteraden aangenomen waarin Avalex wordt opgeroepen onderzoek te doen naar andere governance-modellen, welke een bedrijfsmatiger opereren mogelijk moeten maken. Tot slot wordt er in opdracht van de wethouders Financiën van de Haaglanden-gemeenten een audit uitgevoerd naar de beheersbaarheid van gemeenschappelijke regelingen in het algemeen. Deze opdracht vloeit voort uit tegenvallende ervaringen bij enkele gemeenschappelijke regelingen in ons Stadsgewest. In het navolgende deel van deze brief geven we de aanbevelingen van Prof. Bossert weer en beschrijven we de besluitvorming die inmiddels plaatsgevonden heeft of zat 100% recycled papler Avalex Is een rechtspersoonlijkheid bezittend lichaam ingevolge artikel 8 van de Wet GemeenschapveliJke Regelingen. KVK BNG Den Haag IBAN NL35 BNGH BIC BNGHNLZG BTW NL B 01 '

4 AVALEX Uitgebreid informeren we u over het verdere besluitvormlngstraject behorende bij het onderzoek naar de toekomstige governance-structuur van Avalex, inclusief de rol van de gemeenteraden daarbij. Weergave van de aanbevelingen uit het rapport Bossert Prof. Bossert heeft op basis van zijn constateringen over het functioneren van de GR Avalex geadviseerd de GR de komende tijd in ieder geval te versterken door OU korte termiin een aantal maatregelen te treffen. Hieronder belichten we de aanbevelingen apart, inclusief de genomen en te nemen besluitvorming. a.) Formaliseer de eigenaarsrol bij het DB en stel het DB als zodanig samen. Door de besluitvorming in het AB van 13 december jl. is de samenstelling van het DB gewijzigd. Daarover bent u geïnformeerd per brief van 18 december jl.. Inmiddels is door de veranderingen In het Wassenaarse college van B&W de heer Hoekema benoemd in het Dagelijks Bestuur. De huidige samenstelling en taakverdeling van het DB ziet er als volgt uit: - Voorzitter: L. Vokurka - Secretaris: D. Jense - Penningmeester: P. van Haagen - Plv. voorzitter: S. Bruines - Lid: J. Hoekema - Lid: J.-P. van Staalduinen b.) Formaliseer de adviesrol door het instellen van een formele Adviescommissie van de GR. Op basis van deze aanbeveling en conform het gestelde in de Wet gemeenschappelijke regelingen, art. 24, lid 2, heeft het AB op 14 februari jl. besloten een Adviescommissie in te stellen. Deze advlescommlssfe heeft als taak om het Dagelijks Bestuur te adviseren in de vorm van annotaties, daarbij inbegrepen het monitoren en adviseren over P&C-producten. De samenstelling van deze ambtelijke adviescommissie is evenwichtig, dat wil zeggen dat er zowel vakinhoudelijke kennis over afvalbeheer aanwezig is als kennis van financiële zaken en processen. c.) Stel een auditcommlss~e In die adviseert aan het DB. Op basis van deze aanbeveling en conform het gestelde in de Wet gemeenschappelijke regelingen, art. 24, lid 2, heeft het AB op 14 februari jl. besloten een Auditcommissie in te stellen, die als taak heeft het OB te adviseren over Financial Control van Avalex. Deze Auditcommissie wordt voorgezeten door de penningmeester, d.) Formaliseer de adviesrol van de (vertegenwoordiging van) gemeentecontrollers richting auditcommissie Deze aanbeveling wordt verwerkt in het reglement van de auditcommissie. e.) Stel een formele mandaatregeting vast voor directie en bedrijfsvoering 4% 100% recvcled papier

5 'x' a' e AVALEX Deze aanbeveling wordt opgevolgd door het vaststellen van de nieuwe mandaatregeling. De financiële bevoegdheden zijn geregeld in de budgethoudersregeling welke In de ABvergadering van 13 december 2012 is vastgesteld. f.) Pas de Informatievoorziening aan, zodat kan worden voldaan aan de vereisten van de gemeenschappelijke regeling Deze aanbeveling wordt verwerkt. g.) Stel een controllersmandaat vast Deze aanbeveling wordt opgevolgd door besluitvorming in het AB. h.) Stel een Avalex controller aan die alleen/zelfstandig rapporteert aan het DB De wervlngs- en selectieprocedure is gestart en er vinderi inmiddels selectlegesprekken plaats.. Op basis van besluitvorming in het AB kan de controller overigens nu ook al zelfstandig aan het., DB rapporteren. i.) Richt een AO/IC (Administratieve Organisatie/lnterne Controle) in, passend op de gemeenschappelijke regeling. Deze aanbeveling wordt opgevolgd door deze deel uit te laten maken van de integrale aanpak om Avalex weer ' in control' te brengen, gebaseerd op de zogenaamde '5 pijlers' die Deloltte aangereikt heeft: ' - Het opstellen van een risico-analyse, - het nemen van beheersmaatregelen en beschrijven van processen om de AO/1C op orde te krijgen, - het reviseren van de bestaande regelgeving rondom Avalex, - breng functiescheiding aan en voer controle-protocollen in SAP in, - stel maandelijkse interne P&C-cyclus in werking. j.) Voer een ander governance-model in voor Avalex Deze laatste aanbeveling is voor de langere termiin, namelijk het invoeren van een ander governance-model voor Avalex. Daarbij gaat de voorkeur, na een analyse op een a'antal criteria, ult naar bf het omvormen tot een overhelds-nv/bv bf naar het outsourclngsmodel. Met dit laatste wordt gedoeld op het uit laten voerenvan de inzamelactiviteiten door een marktpartij. Deze aanbeveling gaat het AB opvolgen door het uit laten voeren van een onderzoek, waarin de door Prof. Bossert aanbevolen voorkeursvarianten nader uitgewerkt worden. In deze brief wordt u hierover in de volgende paragraaf nader geïnformeerd. Onderzoek naar de toekomstige governance-structuur van Avalex Het AB beseft dat het geven van invulling aan bovenstaande aanbeveling een belangrijke wijziging van de organisatie tot gevolg kan hebben. Dat is de voornaamste reden dat het AB zorgvuldige besluitvorming hierover voorbereidt, minstens rekening houdend met het adviesrecht van de OR o.g.v. art. 25 WOR. 4% recycled papler

6 AVALEX In deze raadsbrief informeren wij u nader over de wijze waarop en termijnen waarbinnen besluitvorming over een mogelijk ander governance-model tot stand zal komen. Overwegingen: - Het AB is van mening dat een besluit, zoals hierboven bedoeld, alleen tot stand kan komen als er gedegen onderzoek gedaan is naar voor- en nadelen van de door Prof. Bossert als voorkeursvarianten aangehaalde governance-modellen. - Het DB heeft op besloten dat dit onderzoek in nauw overleg met het MT Avalex uitgevoerd gaat worden. - Dit onderzoek en de daaruit volgende besluitvorming heeft mogelijk gevolgen voor de. organisatie, waardoor de OR in een vroegtijdig stadium betrokken wordt bi] het opstellen van de onderzoeksopdracht. - De OR heeft in eerste aanleg adviesrecht inzake het verstrekken en het formuleren van een adviesopdracht aan een deskundige buiten de onderneming betreffende o.a. belangrijke organisatiewijzigingen, overdracht van zeggenschap. Vervolgens heeft de OR adviesrecht inzake een voorgenomen besluit tot wijziging van de organisatie. - Bij het onderzoek naar mogelijke varianten voor de toekomst zal uiteraard ook de positie van het betrokken personeel een belangrijk onderdeel vormen. Voor dit personeel gelden ten eerste de rechtspositionele garanties en aanspraken die zijn neergelegd in de CARJUWO (= arbeidsvoorwaardenregeling). Wanneer omvorming tot een overheids-nv/bv of outsourcing wordt overwogen, zullen ook de daarbij behorende personele gevolgen bij de overwegingen worden betrokken. Het beleid is er daarbij op gerlcht dat medewerkers hun baan volgen, op basis van afspraken inzake overname van personeel. Indien dat geheel of gedeeltelijk niet tot de mogelijkheden behoort zal worden ingezet op 'begeleiding van werk naar werk'. Een Sociaal Plan geeft voor de personele gevolgen de kaders aan, waarover met de vakorganisatles overleg wordt gevoerd en zo mogelijk overeenstemming wordt bereikt. - Prof. Bossert noemt 2 voorkeursvarianten, maar daar is een zekere verfijning in aan te brengen. Het AB doet dat om tot maatwerk in de beduitvorming te kunnen komen. Maatwerk is nodig onder andere door de rechtsposltle van het personeel, de marktomstandigheden, geografische factoren en strategische posities. De verfijning die het AB aanbrengt binnen het voorkeursdomein van Prof. Bossert: o Outsourcen van de 6 gemeentelijke opdrachten Dat houdt in het laten uitvoeren van de 6 DVO's (Dienstverleningsovereenkomsten) aan marktpartljen. Dat kan zelfs zo ver gaan dat elke gemeente dit apart organiseert. o Outsourcen van deze opdrachten &n het overdragen van bedrijfsmiddelen Dit is hetzelfde als de eerste verfijning van 'outsourcen', maar hierbij worden de bedrijfsmiddelen (o.a. personeel, gebouwen en terreinen) als ook verplichtingen (o.a. moblliteltscontract, verwerkingscontracten) overgedragen aan een andere partij o Overheids-NV als standalone Deze variant houdt in dat de GR-Avalex in haar volle omvang overgaat tot een nleuw te vormen overheids-nv. Het eigendom wordt belegd bij de deelnemende gemeenten en de klant-opdrachtnemer-relatie wordt duidelijk onderscheiden van % recycled papler

7 de eigendomsverhouding. Het toezicht op deze overheids-vennootschap is geregeld via een Raad van Commissarissen, die onafhankelijk is van gemeentebesturen. 'x' e e AVA L E X, - o Overheids-NV, met Management Buy In (MBI) Bij deze variant zal samenwerking gezocht worden met een marktpartij, waarbij een Publiek-Private-Samenwerking zal ontstaan die zich manifesteert als overheids-nv. De aandelen zullen voor 100% in handen van de gemeenten blijven. o Fusie met bestaande Overheids-NV met 'track-record' Blj deze variant zal samenwerking gezocht worden met een bestaande overheids- NV die zich bewezen heeft, blijkend uit onder andere organisatorlsche en financiële resultaten. - De andere varianten die Prof. Bossert beschrijft, worden niet meer betrokken in dit onderzoek. Dat zijn Avalex als stichting of Avalex als co6peratie. Uit het onderzoek van Prof. Bossert blijkt dat deze varianten slecht scoren op een aantal criteria. In de vergelijking tussen de stichting en de NVIBV kan gesteld worden dat het werken met klantleverancier relaties en overeenkomsten beter bijdraagt aan de missie en doelstelllngen van Avalex dan de mandaatconstructle van de stichting. Met betrekking tot de coöperatie merken we op dat deze voordelen biedt, die echter via een vennootschap ook kunnen worden behaald. Het grote verschil zit in de relatieve onbekendheid van deze rechtsvorm, waardoor grote risico's kunnen ontstaan door ontbrekende jurisprudentie op het gebied van fiscaliteit en aanbestedingsrecht. - Naast.wenselijkheden hebben we ook te maken met de realiteit, i.c. branche- en marktomstandigheden. Daarom vormt de haalbaarheid van de voorkeursvarianten een essentieel onderdeel van het onderzoek. Specifieke aandachtspunten in de adviesopdracht rijn: - Personele consequenties, dus nauw overleg met de OR en MT; - Activa van Avalex (gebouwen, terreinen, installaties en containers); hierbij zal onderzocht moeten worden welke waarde deze hebben bij een mogelijke overdracht aan een op te zetten overheids-nv, een bestaande overheids-nv of aan een marktpartij. De bestuurlijke opdracht De bestuurlijke opdracht die door het AB op 14 februari is verleend aan het DB is de volgende: Verricht onderzoek naar'de gewenste organisatievor'm voor Avalex, en betrek daarbij minstens: - De aanbevelingen die in het rapport van Prof. Bossert staan, eerdere publicaties die aangaande de governance van Avalex opgesteld rijn, i.c. de rapporten van AKD-Deloltte en Berenschot, - de branche- en marktomstandigheden, - de belangen van het personeel van Avalex, - de belangen van de deelnemende gemeenten. Het AB heeft aan het DB opgedragen het eindproduct, in de vorm van een voorgenomen besluit, in de AB-vergadering van juni 2013 ter vaststelling te agenderen. 6% 100% recycled papler

8 In deze brief hebben we het voorkeursdomein geschetst, waarbij twee hoofdrichtingen duidelijk waren: outsourcen van de activiteiten of het omvormen van Avalex tot een vennootschap... Afhankelijk van de inhoud van het voorgenomen besluit ontstaat de wetsgrond waarop de gemeenteraden gaan acteren: - Indien de strekking van het voorgenomen besluit het oprichten van of toetreden tot een vennootschap is, stuurt het AB het voorgenomen besluit aan de raden, met het verzoek wensen en bedenkingen te uiten, een en ander gebaseerd op Gemeentewet, art. 160, lid Indien het voorgenomen besluit inhoudt dat de GR Avalex gewijzigd tal gaan worden, stuurt het' AB het voorgenomen besluit aan de raden, met het verzoek zienswijzen op dit voorgenomen besluit te geven, een en ander gebaseerd op de Wet gemeenschappelijke regelingen en de GR-Avalex. Onze actieve inf~rmatiepl~icht vullen we in door tussentijds bij voorkeur ébn presentatie te organiseren, en wel na de marktconsultatie. Daarmee beogen we u te ondersteunen in uw te formuleren wensen en bedenkingen, door elk raadslid gelijktijdig over gelijke informatie te laten beschikken. Ons streven is om dat eind april 2013 te doen; daarover wordt u tijdig geïnformeerd. Uitvoering van het onderzoek De onderzoeksopdracht wordt uitgevoerd door een projectteam dat is samengesteld door het DB. Dit projectteam bestaat uit ambtenaren van de deelnemende gemeenten en ult MT-leden van Avalex. Het streven is om zoveel mogelijk aanwezige kennis vanuit de organisaties te gebruiken; daarmee wordt nlet alleen een kwalitatieve impuls gegeven aan het onderzoek, maar kunnen de kosten van het onderzoek ook beperkt worden. Desalniettemin zal voor specifieke beleidsterreinen specialistische kennis ingehuurd moeten worden; te denken Is aan fiscaliteit, vennootschapsrecht, aanbestedingsregels, taxaties, rechtspositionele kaders. AVALEX Planning Het streven is om de finale besluitvorming z.s.m. na het zomerreces van 2013 af te ronden. Omdat de eerste raadsvergaderingen na de zomer pas eind september zullen plaatsvinden, zal het AB niet eerder dan eind oktober in de gelegenheid zijn finale besluitvorming te nemen nadat de wensen en bedenkingen ontvangen zijn : vaststellen bestuurlijke opdracht door AB, tevens startmoment : bepalen criteria, toetsingskader - Maart: marktverkenningen - April: opstellen rapportages - Eind april: Presentatie tussenstand. Informatiebijeenkomsten voor: = Personeel ~aadsleden - 16 mei: Bespreken Rapport in Advkscommissie - 30 mei: DB; vaststellen advies voor AB over de 1001 recycleci papler

9 AVALEX - organisatievorm 13 juni: AB stelt toekomstige organisatievorm vast in de vorm van een voorgenomen besluit. - Juni: (facultatief) Presenteren tijdens raadsvergaderingen, tevens start - termijn voor 'wensen en bedenkingen' en/of zienswijzen : DB verwerkt 'wensen en bedenkingen' en/of zienswijzen in - definitief advies : AB neemt definitief besluit. Verdere procedure Na de definitieve besluitvorming in het AB wordt het besluit geëffectueerd. Daarover zal het AB u,uiteraard informeren en betrekken voor zover dat vereist is. Financiële consequenties Het Algemeen Bestuur heeft opdracht gegeven aan het Dagelijks Bestuur om deze opdracht uit te voeren voor een bedrag van ,-. Wij vertrouwen er o p y d rmee voldoende gehformeerd te 100% recycled papler