Datum 31 maart 2017 Onderwerp: herziene Instructie directeur Avalex Behandeld door

Transcriptie

1 Dagelijks Bestuur Avalex t.a.v. dhr. S. Brandligt, voorzitter Datum 31 maart 2017 Onderwerp: herziene Instructie directeur Avalex Behandeld door Bijlage Piet Burgering/Teun van Genderen A) Instructie voor de directeur Avalex 2017 B) memo 3/24/2017 De Clercq advocaten Notariaat C) Mandaatregeling Avalex Telefoon (lokaal tarief) Geachte voorzitter van het Dagelijks Bestuur Avalex, De betrokkenheid van de Ondernemingsraad bij het voorgenomen Governance-onderzoek en de communicatie daaromtrent heeft bij mij de vraag opgeroepen hoe de Directeur van Avalex de rol van WORbestuurder zou moeten vervullen. Onze huisadvocaat heeft ons geadviseerd de Instructie Directeur Avalex aan te vullen en aan te passen en, zoals ik onlangs al aangekondigde, doe ik u hierbij de herziene Instructie directeur Avalex op een tweetal onderdelen toekomen. Voor de aanleiding en onderbouwing hiervan maak ik volledig gebruik van de inhoud van bijgaande memo 3/24/2017 (Bijlage B) van bureau De Clercq advocaten Notariaat, en waarnaar ik u kortheidshalve verwijs. Beoogde ingangsdatum van de Instructie directeur Avalex is 1 mei Het doel van deze herziening is tweeledig: 1 Duidelijke taakomschrijving voor de directeur als WOR-bestuurder bezien vanuit het bestuur (aanvulling artikel 2). De verplichtingen/taken van de directeur brengen de verplichting voor het bestuur mee om te zorgen dat de directeur deze verplichtingen/taken optimaal kan vervullen. 2 Helderheid over de communicatielijnen voor de OR (aanpassing artikel 4). Het voorgestelde artikel legt uitgebreider vast dat de directeur verantwoordelijk is voor de communicatie met de OR. Dit betekent dat de bestaande instructie directeur Avalex en vastgesteld op 19 december 2013, als volgt moet worden aangepast: Artikel 2. TAKEN VAN DE DIRECTEUR [voeg toe aan het einde van het huidige artikel] 6. De Directeur is bestuurder ingevolge de Wet op de Ondernemingsraden en vertegenwoordigt de ondernemer, Reinigingsbedrijf Avalex, in alle contacten met de ondernemingsraad. De Directeur adviseert als zodanig het algemeen en dagelijks bestuur en diens- voorzitter over de

2 medezeggenschapsrechtelijke aspecten van voorgenomen besluiten. Hij draagt de verantwoordelijkheid dat Reinigingsbedrijf Avalex aan haar verplichtingen ingevolge de Wet op de Ondernemingsraden voldoet. Hij dient het algemeen en dagelijks bestuur en diens- voorzitter van Avalex ter zake van gevraagd en ongevraagd advies en zorgt dat de juiste procedures en termijnen worden gevolgd. Artikel 4. PERSONEEL 1. De directeur is namens het dagelijks bestuur belast met het aanstellen, schorsen en het ontslaan van personeelsleden van de uitvoeringsorganisatie als bedoeld in artikel 33b lid 1 sub d van de Wet gemeenschappelijke regelingen en behandelt alle rechtspositionele aangelegenheden van de personeelsleden. 2. De Directeur is daarnaast belast met het voorbereiden en uitvoeren van het personeelsbeleid van de uitvoeringsorganisatie. en vervult de functie van bestuurder ingevolge de Wet op de Ondernemingsraden. 3. De Directeur, uit hoofde van zijn rol als bestuurder ingevolge de Wet op de Ondernemingsraden, bespreekt tijdig en op constructieve wijze de ontwikkelingen en beleidsvoornemens van Reinigingsbedrijf Avalex met de ondernemingsraad. De Directeur zorgt dat de ondernemingsraad diens wettelijke rol op behoorlijke wijze kan vervullen en dat het algemeen en/of dagelijks bestuur van Reinigingsbedrijf Avalex en/of de voorzitter op adequate wijze worden geïnformeerd over de standpunten van de ondernemingsraad. De Directeur maakt de definitieve besluiten met personele gevolgen aan de ondernemingsraad bekend. In Bijlage A treft u ter besluitvorming de herziene instructie directeur Avalex 2017 aan. Na akkoord van uw bestuur met het verzoek het Algemeen Bestuur Avalex voor te stellen de herziene instructie directeur Avalex 2017 formeel te bekrachtigen. Daarna moet de integrale tekst van de instructie opnieuw gepubliceerd worden. Jack Kuin, Directeur

3 Bijlage A Instructie voor de directeur Avalex 2017 Gemeenschappelijke regeling Regionaal reinigingsbedrijf AVALEX

4 INSTRUCTIE VOOR DE DIRECTEUR AVALEX 2017 Inhoud INLEIDING... 5 LEESWIJZER... 6 ALGEMENE BEPALINGEN... 7 ARTIKEL 1 BEGRIPSBEPALINGEN... 7 ARTIKEL 2 TAKEN VAN DE DIRECTEUR... 7 ARTIKEL 3 BEVOEGDHEDEN DIRECTEUR... 7 ARTIKEL 4 PERSONEEL... 8 ARTIKEL ARTIKEL 6 VERVANGING... 8 ARTIKEL 7 BELANGENBEHARTIGING... 8 ARTIKEL 8 INWERKINGTREDING EN CITEERTITEL... 8

5 INLEIDING Dagelijks worden in naam van Avalex besluiten genomen, opdrachten verstrekt en overeenkomsten afgesloten. Het is voor een ieder van belang om te weten wie bevoegd is om zulke (rechts)handelingen te verrichten. De verdeling van deze bevoegdheden wordt geregeld in het Besluit mandaat, volmacht en machtiging Avalex, kortweg Mandaatregeling Avalex. Deze Mandaatregeling Avalex is vastgesteld door het Dagelijks Bestuur en de directeur, ieder voor zover zij daartoe bevoegd zijn. De Mandaatregeling Avalex gaat uit van een systeem waarbij het Dagelijks Bestuur het merendeel van haar bevoegdheden mandateert aan de directeur. Deze bevoegdheid omvat tevens de bevoegdheid tot aanpassing van het mandaatregister, zodat hij desgewenst zijn (onder)mandaten kan aanpassen zonder daarvoor toestemming lees; aanpassing van zijn mandaatbevoegdheden te moeten vragen aan het Dagelijks Bestuur. De directeur heeft vervolgens deze bevoegdheden automatisch ondergemandateerd aan het afdelingshoofd, de teamleider en projectleider. In bijlage C van de Mandaatregeling Avalex is een aantal bevoegdheden die vanuit het Dagelijks Bestuur aan de directeur zijn (onder)gemandateerd op een rijtje gezet. Deze Instructie Directeur is bedoeld om taken en bevoegdheden van de directeur ten aanzien van bestuur, uitvoeringsorganisatie, personele aangelegenheden en een aantal specifieke zaken als ondersteuning, archivering, afkondiging, vervanging en vertegenwoordiging nader te concretiseren. Tevens biedt de instructie nu een duidelijke taakomschrijving voor de directeur als WOR-bestuurder en bezien vanuit het bestuur, alsmede helderheid over de communicatielijnen voor de OR.

6 LEESWIJZER In de algemene bepalingen worden begrippen over de uitvoeringsorganisatie Avalex nader omschreven. In artikel 1 is ter verduidelijking een aantal begrippen omschreven die op meerdere plaatsen in de Instructie Directeur Avalex terugkomen. In de taken en bevoegdheden van de directeur worden die taken en bevoegdheden in relatie tot het bestuur, de uitvoeringsorganisatie en personele aangelegenheden nader beschreven. Voorts wordt beschreven hoe zaken als vervanging, ondersteuning, archivering, afkondiging en vertegenwoordiging zijn bepaald. In artikel 2 van de Instructie Directeur is aangegeven welke taken en bevoegdheden er bij de directeur liggen in relatie tot de rol van de directeur en het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en inclusief de taak van de directeur als WOR-bestuurder en bezien vanuit het bestuur, ook met betrekking tot eventuele commissies. Bij Avalex is er in de Mandaatregeling voor gekozen om de bevoegdheden van het bestuur in (onder) mandatering bij de directeur te leggen. In artikel 3 wordt die verantwoordelijkheid met bijbehorende bevoegdheden ten aanzien van de uitvoeringsorganisatie nader beschreven. Artikel 4 handelt over de toepassing van de Instructie Directeur inzake personele aangelegenheden. Dit betreft onder andere het personeelsbeleid en het aanstellen en ontslaan van personeelsleden. Dit artikel bevat ook ten deze de uitwerking van zijn functie van bestuurder ingevolge de Wet op de Ondernemingsraden. In artikel 5 komen specifieke zaken als ondersteuning, archivering en afkondiging in de taakuitoefening van de directeur aan de orde. Artikel 6 handelt over de vervanging van de directeur tijdens langdurende afwezigheid. Het komt regelmatig voor dat in het belang van Avalex externe contacten moeten worden onderhouden. In artikel 7 is bepaald, dat de directeur daarmee belast en daartoe bevoegd is. Ten slotte is in artikel 8 de inwerkingtreding en citeertitel geregeld na vaststelling door het Algemeen Bestuur.

7 ALGEMENE BEPALINGEN ARTIKEL 1 BEGRIPSBEPALINGEN In deze regeling wordt verstaan onder: 1. Reinigingsbedrijf Avalex: het rechtspersoonlijkheid bezittend openbaar lichaam, de Gemeenschappelijke Regeling Reinigingsbedrijf Avalex. 2. Het Algemeen Bestuur: het bestuursorgaan, genoemd in artikel 6 van de gemeenschappelijke regeling Reinigingsbedrijf Avalex. 3. Het Dagelijks Bestuur: het bestuursorgaan, genoemd in artikel 6 van de gemeenschappelijke regeling Reinigingsbedrijf Avalex. 4. De Voorzitter: het orgaan, genoemd in artikel 6 van de gemeenschappelijke regeling Reinigingsbedrijf Avalex. 5. De Directeur: de functionaris, genoemd in artikel 6 van de gemeenschappelijke regeling Reinigingsbedrijf Avalex. ARTIKEL 2 TAKEN VAN DE DIRECTEUR 1. De Directeur heeft tot taak het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur, de voorzitter en eventuele commissies in hun opgedragen taak terzijde te staan. 2. De directeur woont de vergaderingen van het algemeen bestuur en van het dagelijks bestuur bij. 3. De Directeur is verantwoordelijk voor het opmaken van de notulen van de vergaderingen van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur. 4. Alle stukken die van het algemeen en het dagelijks bestuur uitgaan, worden door de directeur mede ondertekend. 5. De Directeur bereidt de zaken voor die in de vergadering van het algemeen bestuur of het dagelijks bestuur behandeld zullen worden. Hij dient hen ter zake gevraagd en ongevraagd van advies. Hij draagt zorg dat de beslissingen van deze organen tijdig en stipt worden uitgevoerd. 6. De Directeur is bestuurder ingevolge de Wet op de Ondernemingsraden en vertegenwoordigt de ondernemer, Reinigingsbedrijf Avalex, in alle contacten met de ondernemingsraad. De Directeur adviseert als zodanig het algemeen en dagelijks bestuur en diens- voorzitter over de medezeggenschapsrechtelijke aspecten van voorgenomen besluiten. Hij draagt de verantwoordelijkheid dat Reinigingsbedrijf Avalex aan haar verplichtingen ingevolge de Wet op de Ondernemingsraden voldoet. Hij dient het algemeen en dagelijks bestuur en diens- voorzitter van Avalex ter zake van gevraagd en ongevraagd advies en zorgt dat de juiste procedures en termijnen worden gevolgd. ARTIKEL 3 BEVOEGDHEDEN DIRECTEUR 1. De Directeur is belast met de dagelijkse leiding van de uitvoeringsorganisatie Avalex, waarvoor hij de verantwoording draagt. 2. De Directeur is onder meer bevoegd tot en/of belast met: a. Het doen van de jaarlijkse terugkerende bestellingen en handelingen voor zover de uitgaven in de voor dat jaar goedgekeurde begroting en investeringslijst zijn gedekt, ieder tot een bedrag van telkens ,- b. Het kopen, ruilen, vervreemden, bezwaren en in erfpacht aannemen en uitgaven van roerende zaken voor zover deze nodig zijn voor de dagelijkse gang van zaken, ieder tot een bedrag van telkens ,- c. Het uitbrengen van offertes waarbij offertes boven ,- goedgekeurd dienen te worden door het dagelijks bestuur, d. Het aangaan van geldleningen tot een bedrag van ,- met looptijd langer dan één jaar e. Het aangaan van kasgeldleningen met een looptijd korter dan één jaar, f. Het opstellen van de concepten van strategische plannen, de meer jaren- en jaarlijkse beleidsplannen, de (meer jaren) begroting, de jaarrekening en het mede voorbereiden en uitvoeren van het financieel beleid van de uitvoeringsorganisatie,

8 g. Het in september aan het dagelijks bestuur rapporteren over het eerste halfjaar betreffende de gerealiseerde begroting, de nog te realiseren begroting en de in dat jaar belangrijk te verwachten ontwikkelingen (managementrapportage). 3. In buitengewone gevallen van dringend spoed is de directeur bovendien bevoegd na overleg met de voorzitter de maatregelen te nemen, die noodzakelijk zijn om de aan zijn zorg toevertrouwde belangen op de beste wijze te behartigen. 4. Indien de directeur gebruik heeft gemaakt van de in het vorige lid 3 genoemde bevoegdheid, deelt hij dit zo spoedig mogelijk mede aan het dagelijks bestuur. ARTIKEL 4 PERSONEEL 1. De directeur is namens het dagelijks bestuur belast met het aanstellen, schorsen en het ontslaan van personeelsleden van de uitvoeringsorganisatie als bedoeld in artikel 33b lid 1 sub d van de Wet gemeenschappelijke regelingen en behandelt alle rechtspositionele aangelegenheden van de personeelsleden. 2. De directeur is daarnaast belast met het voorbereiden en uitvoeren van het personeelsbeleid van de uitvoeringsorganisatie en vervult de functie van bestuurder ingevolge de Wet op de Ondernemingsraden. 3. De directeur, uit hoofde van zijn rol als bestuurder ingevolge de Wet op de Ondernemingsraden, bespreekt tijdig en op constructieve wijze de ontwikkelingen en beleidsvoornemens van Reinigingsbedrijf Avalex met de ondernemingsraad. De directeur zorgt dat de ondernemingsraad diens wettelijke rol op behoorlijke wijze kan vervullen en dat het algemeen en/of dagelijks bestuur van Reinigingsbedrijf Avalex en/of de voorzitter op adequate wijze worden geïnformeerd over de standpunten van de ondernemingsraad. De directeur maakt de definitieve besluiten met personele gevolgen aan de ondernemingsraad bekend. ARTIKEL 5 1. De directeur kan zich in zijn taak en onder zijn verantwoording laten bijstaan door hem aan te wijzen personen. 2. Hij is belast met het beheer van de archiefbescheiden voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats van de gemeente Rijswijk. 3. Hij is namens het dagelijks bestuur belast met de afkondiging van besluiten waarvan afkondiging bij wet of bij besluit van het algemeen bestuur is voorgeschreven. ARTIKEL 6 VERVANGING 1. Indien de directeur ten gevolge van ziekte of andere redenen langer dan drie werkdagen verhinderd is zijn werkzaamheden te verrichten, geeft hij hiervan zo spoedig mogelijk kennis aan de voorzitter. 2. De directeur wordt buiten zijn verantwoordelijkheid vervangen door een door het dagelijks bestuur aan te wijzen vervanger. ARTIKEL 7 BELANGENBEHARTIGING De directeur is onder meer belast met en bevoegd tot het voorstaan van de belangen van het lichaam bij andere overheden en andere instellingen, diensten en personen waarmee contact voor de uitvoeringsorganisatie van belang is. ARTIKEL 8 INWERKINGTREDING EN CITEERTITEL 1. Deze instructie treedt een dag na vaststelling in werking. 2. Na vaststelling van de Instructie Directeur worden alle eerder vastgestelde instructies ingetrokken. 3. De regeling wordt aangehaald als: Instructie Directeur Avalex 2017.

9 Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Reinigingsbedrijf Avalex op 7 juli Voorzitter, Secretaris, S. Brandligt N. Dierdorp Aldus vastgesteld voor zover het zijn bevoegdheden betreft op 7 juli de directeur, J.R. Kuin