Mandaat- en machtigingsregeling Drechterland 2012

Transcriptie

1 CVDR Officiële uitgave van Drechterland. Nr. CVDR222980_1 4 oktober 2016 Mandaat- en machtigingsregeling Drechterland 2012 Het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester en de heffings- en invorderingsambtenaar van de gemeente Drechterland, ieder voor zover zijn of haar bevoegdheid strekt Nr: Overwegende dat het voor het efficiënt functioneren van de gemeente Drechterland wenselijk is een mandaatregeling vast te stellen; Gelet op afdeling van de Algemene wet bestuursrecht; Besluiten: I. de regeling Mandaat en vertegenwoordiging Drechterland 2011 in te trekken; II. de uitoefening van de in het bij dit besluit behorende overzicht vermelde bevoegdheden op te dragen aan de daarbij aangegeven functionarissen; III. ten aanzien van de uitoefening van de bevoegdheden als bedoeld onder II vast te stellen de MAN- DAAT- EN MACHTIGINGSREGELING DRECHTERLAND Artikel 1 Begripsbepalingen a. mandaat: de bevoegdheid om namens een bestuursorgaan besluiten te nemen. b. volmacht: de bevoegdheid om namens een bestuursorgaan privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten. c. machtiging: de bevoegdheid om namens een bestuursorgaan handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn. d. mandaatgever/mandans: het bestuursorgaan dat de oorspronkelijke wettelijke bevoegdheid heeft en deze mandateert aan een ambtenaar. e. gemandateerde/mandataris: de ambtenaar aan wie het mandaat wordt verleend. f. mandaatoverzicht: een overzicht van door de mandaatgever aan de gemandateerde opgedragen bevoegdheden. Artikel 2 Mandaat en plaatsvervanging 1. Mandaat wordt verleend aan de functionarissen, zoals vermeld op het bij deze regeling behorende mandaatoverzicht, en bij hun afwezigheid, aan hun plaatsvervangers. 2. Als zowel de gemandateerde als zijn plaatsvervanger(s) afwezig is, wordt de gemandateerde bevoegdheid uitgeoefend door een integraal manager van een andere afdeling. Artikel 3 Algemene regels, uitzonderingen 1. Het mandaat omvat, naast het nemen en ondertekenen van besluiten, tevens het verrichten van alle voorbereidings- en uitvoeringshandelingen die bij de uitoefening van de bevoegdheid behoren, zoals: a. het verstrekken van mondelinge en/of schriftelijke informatie en gegevens van feitelijke en objectieve aard. b. het verzenden van ontvangstbevestigingen. c. het voeren van overige correspondentie. d. het vragen van vrijblijvende adviezen en het inwinnen van inlichtingen. e. het verzorgen van publicaties. 2. De gemandateerde is bevoegd tot het nemen van besluiten als vermeld in het bijgevoegde mandaatoverzicht, tenzij: a. het een weigeringsbesluit of een ander negatief besluit is, behalve als in het mandaatoverzicht uitdrukkelijk staat vermeld dat deze besluiten ook zijn gemandateerd. 1

2 b. advies nodig is van andere afdelingen/instellingen en het advies en het eigen standpunt niet op elkaar aansluiten respectievelijk tot dezelfde conclusie leiden In dit geval wordt een geïntegreerd advies voor het bevoegde bestuursorgaan opgesteld. c. de gemandateerde het te nemen besluit zelf heeft voorbereid. d. het besluit een afwijking zou inhouden van het bestaande beleid, vastgestelde richtlijnen en/of voorschriften. e. het besluit overschrijding van budgetten of kredieten zouden inhouden, dan wel waarvoor een afzonderlijk krediet moet worden gevoteerd. f. zienswijzen naar voren zijn gebracht dan wel bezwaar of beroep is aangetekend; g. (een lid van) het college heeft aangegeven dat hij of zij het voorstel aan het bevoegde bestuursorgaan wil voorleggen. h. de mandaatgever vooraf heeft aangegeven zelf te willen beslissen. 3. Het bepaalde in het tweede lid onder c geldt niet voor besluiten, privaatrechtelijke rechtshandelingen of feitelijke handelingen met een eenvoudig karakter. 4. Als zich één of meer van de in het tweede lid onder a tot en met h omschreven situaties voordoet, dan besluit het bevoegde bestuursorgaan zelf. 5. De gemandateerde moet instructies van de mandaatgever opvolgen. 6. Als het college het aangaan van een overeenkomst heeft gemandateerd, mag de gemandateerde ook namens de burgemeester ondertekenen. Ook mag de gemandateerde de betreffende overeenkomst opzeggen en deze opzegging ondertekenen. Artikel 4 Ondertekeningswijze 1. Bij de uitoefening van een mandaat, verleend door het college of de burgemeester, worden uitgaande stukken als volgt ondertekend: Met vriendelijke groet, namens burgemeester en wethouders/burgemeester van Drechterland [voor- en achternaam], afdeling [naam afdeling]. 2. In die gevallen dat alleen sprake is van een ondertekeningsmandaat moet naar buiten toe kenbaar zijn dat het besluit door het bevoegde bestuursorgaan zelf is genomen en worden uitgaande stukken als volgt ondertekend: Met vriendelijke groet, overeenkomstig het door burgemeester en wethouders/burgemeester van Drechterland genomen besluit [voor- en achternaam], afdeling [naam afdeling]. 3. Bij de uitoefening van een mandaat, verleend door de heffings- en invorderingsambtenaar, worden uitgaande stukken als volgt ondertekend: 2

3 Met vriendelijke groet, namens de heffings- en invorderingsambtenaar van Drechterland [voor- en achternaam], afdeling [naam afdeling]. Artikel 5 Schakelbepaling volmachten en machtigingen Deze mandaatregeling is van overeenkomstige toepassing als een bestuursorgaan aan een functionaris, werkzaam onder zijn verantwoordelijkheid, volmacht verleent tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen, of machtiging verleent tot het verrichten van handelingen die noch een besluit noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn. Artikel 6 Inwerkingtreding Deze regeling treedt in werking met ingang van de eerste dag na die van bekendmaking. Artikel 7 Citeertitel Deze regeling wordt aangehaald als: "Mandaat- en machtigingsregeling Drechterland 2012". Aldus besloten in de vergadering van 25 september 2012, Burgemeester en wethouders van Drechterland, de secretaris, de burgemeester, A. Idema R.J.H. van der Riet Aldus besloten door de burgemeester van Drechterland op 25 september 2012, R.J.H. van der Riet Aldus besloten door de heffings- en invorderingsambtenaar Drechterland op 25 september 2012, 3

4 M. Smit 4

5 Tabel behorende bij Mandaat- en machtigingsregeling Drechterland 2012 Toelichting op de Mandaat- en machtigingsregeling Drechterland 2012 Inleiding Onder mandaat wordt verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. Dit volgt uit artikel 10:1 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Mandaat kan plaatsvinden aan een met name genoemd persoon of aan een bepaalde functie. Bij het noemen van personen moet de mandaatregeling bij personeelswisselingen worden aangepast. Daarom hebben wij ervoor gekozen mandaat te verlenen aan bepaalde functies (functiecodes). Dit is slechts anders bij de algemene mandaten voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Om de mandaatregeling in overeenstemming te brengen met het inkoop- en aanbestedingsbeleid uit de Budgetteringsnotitie 2010 is ervoor gekozen de budgetbeheerders en de budgethouders hiervoor te mandateren. Degene die mandaat verleent, wordt behalve mandaatverlener ook wel mandans genoemd. Degene die mandaat ontvangt, heet gemandateerde of mandataris. Als een bevoegdheid is gemandateerd, mag de gemandateerde het besluit nemen en dit ondertekenen. Niet alle besluiten komen voor mandatering in aanmerking. Artikel 10:3 Awb bepaalt dat mandaat kan worden verleend, tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald of de aard van de bevoegdheid zich tegen de mandaatverlening verzet. Het tweede lid geeft een aantal gevallen waarin geen mandaat kan worden verleend. Mandatering is voor een groot deel een kwestie van vertrouwen. De bestuurder moet erop vertrouwen dat de medewerker namens hem een correct besluit neemt. De gemandateerde neemt hetzelfde besluit als het bestuur zou nemen. Verder moet de gemandateerde aan het bestuur terugkoppelen als er met een zaak iets aan de hand is dat voor het bestuur van betekenis is of kan worden. Dit is nodig omdat het bestuur eindverantwoordelijk is en blijft voor de genomen beslissing. Opzet van de mandaatregeling Er is een overkoepelend mandaatbesluit van het college, de burgemeester en de heffings- en invorderingsambtenaar. In dit besluit zijn artikelsgewijs de randvoorwaarden genoemd waaraan gemandateerden zich moeten houden bij de uitvoering van de opgedragen taken. In het mandaatoverzicht is een lijst opgenomen van algemene mandaten, inclusief de algemene mandaten voor inkoop- en aanbesteding. Vervolgens wordt per afdeling een overzicht gegeven van alle mandaten, volmachten en machtigingen. Hierna zijn de mandateringen buiten de gemeente Drechterland opgenomen. Tenslotte staan in de bijlagen een overzicht met de generieke functieprofielen, een overzicht met de vertegenwoordigers en een overzicht met de vervanging van de integraal managers. Artikel 1 Begripsbepalingen De gemeente verricht verschillende handelingen, zoals bestuursrechtelijke rechtshandelingen, privaatrechtelijke rechtshandelingen en feitelijke handelingen. Afhankelijk van de (rechts)handeling kan deze worden opgedragen aan de uitvoerende organisatie. Juridisch spreken we over mandaat, volmacht en machtiging. Op grond van artikel 10:12 Awb zijn volmacht en machtiging onder de werking van de bepalingen van mandaat gebracht. Dit volgt ook uit deze regeling (artikel 7). Mandaat Een bestuursorgaan voert bestuursrechtelijke rechtshandelingen uit. De burgemeester verleent bijvoorbeeld een vergunning of het college verstrekt een subsidie. Deze bevoegdheden worden ontleend aan een bestuursrechtelijke wet. Als een bestuursorgaan zo n bevoegdheid opdraagt aan een ambtenaar noemen we dat mandaat. De ambtenaar oefent die bevoegdheid uit namenshet bestuursorgaan. Het in mandaat genomen besluit geldt juridisch als besluit van de mandaatgever. Het mandaterende bestuursorgaan blijft hiervoor verantwoordelijk en behoudt zeggenschap. Het bestuursorgaan kan ieder moment de bevoegdheid zelf uitoefenen en instructies geven aan de ambtenaar over de wijze waarop de bevoegdheid wordt uitgeoefend. Dit is een verschil met delegatie waarbij de bevoegdheid van een bestuursorgaan overgedragen wordt op een ander bestuursorgaan. Het besluit moet genomen worden binnen de grenzen van de gemandateerde bevoegdheid. Gebeurt dit niet, dan is het besluit onbevoegd genomen. Dit gebrek kan door de rechter ambtshalve worden geconstateerd. Het onbevoegd genomen besluit wordt dan vernietigd. Volmacht De gemeente neemt als rechtspersoon deel aan het rechtsverkeer en voert privaatrechtelijke rechtshandelingen uit. Denk hierbij aan het (ver)kopen van grond, het sluiten van een overeenkomst of het aanschaffen van een product. De burgemeester kan zijn bevoegdheid om een overeenkomst te ondertekenen, 5

6 opdragen aan een door hem aan te wijzen persoon, bijvoorbeeld een ambtenaar of notaris. Dit gebeurt met een volmacht. In deze regeling is het uitgangspunt dat, als het college het aangaan van een overeenkomst heeft gemandateerd, de gemandateerde ook namens de burgemeester ondertekent [1]. Machtiging De gemeente verricht ook feitelijke handelingen. Dit zijn dagelijkse handelingen die geen rechtsgevolgen hebben. Hierbij valt te denken aan het verstrekken van informatie, het aanleggen van een stoep, het maaien van gras en het voeren van verweer bij de rechtbank. Artikel 2 Mandaat en plaatsvervanging De mandataris is bevoegd besluiten te nemen en deze te ondertekenen in de gevallen genoemd in bijgevoegd overzicht, tenzij uitdrukkelijk sprake is van alleen een ondertekeningsmandaat (zie artikel 5). Als een bevoegdheid gemandateerd is aan bijvoorbeeld een vakspecialist A, dan geldt dit alleen voor de vakspecialist A die werkzaam is op de betreffende afdeling en niet voor alle andere vakspecialisten A. Hierop is één uitzondering, namelijk bij hoofdstuk 7.1 over personeelszaken. Als een bevoegdheid over een personele aangelegenheid is gemandateerd aan een integraal manager (01.02), dan geldt dit voor alle integrale managers. Een mandaat over personeelszaken geldt alleen voor de integraal manager van de afdeling Bestuurs- en managementondersteuning. Hier staat specifiek BMO vermeld. Het uitgangspunt is dat de vervanging op de eigen afdeling plaatsvindt. Als een gemandateerde afwezig is, is zijn/haar integraal manager bevoegd. Als de integraal manager afwezig is, zijn zijn/haar plaatsvervangers bevoegd. Het vervangingsoverzicht is opgenomen in bijlage 3. In de bijzondere situatie dat de integraal manager en de vervangers tegelijk afwezig zijn, is een integraal manager van een andere afdeling bevoegd. Artikel 5 Ondertekeningswijze Mandaat in de zin van artikel 10:1 Awb betekent het nemen van het besluit en het ondertekenen hiervan. Het uitgangspunt in deze mandaatregeling is dat de gemandateerde bevoegd is het besluit te nemen en te ondertekenen namens het bestuursorgaan. Uit de ondertekening moet blijken namens welk bestuursorgaan het besluit is genomen (artikel 10:10 Awb). In slechts enkele gevallen is sprake van een ondertekeningsmandaat (artikel 10:11 Awb). In het mandaatoverzicht staat dit bij het betreffende mandaat expliciet vermeld. Een onderte-keningsmandaat onderscheidt zich van mandaat, doordat in het geval van een onderteke-ningsmandaat het bestuursorgaan zelf het besluit heeft genomen, maar alleen de schriftelijke afdoening en ondertekening daarvan gemandateerd is. Naar buiten toe moet kenbaar zijn dat het besluit door het bevoegde bestuursorgaan zelf is genomen, zodat geen verwarring met mandaat mogelijk is. De ondertekening is dan ook anders dan bij mandaat. Let op: in die gevallen dat er geen sprake is van een ondertekeningsmandaat en het college neemt een besluit, dan moet het college dit besluit ook ondertekenen. Er is namelijk geen algemeen ondertekeningsmandaat. De wens is om slechts in uitzonderingsgevallen gebruik te maken van een ondertekeningsmandaat. De reden is dat we streven naar een goede kwaliteit van besluiten en dat het een groot risico is dat de besluiten op een onjuiste manier worden ondertekend. Daarnaast heeft het college het besluit zelf genomen en is het voor het college transparant als zij deze beslissing ook zelf ondertekent. Artikel 6 Schakelbepaling volmachten en machtigingen Zie toelichting op artikel 1. [1] Het college is bevoegd te besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen (artikel 160, lid 1, sub e Gemeentewet). De burgemeester vertegenwoordigt de gemeente in en buiten rechte en is bevoegd het besluit van het college uit te voeren (artikel 171, lid 1 Gemeentewet). 6