Mandaat-, volmacht- en machtigingenbesluit van het openbaar lichaam Regionale Dienst Werk en Inkomen Kromme Rijn Heuvelrug

Transcriptie

1 Mandaat-, volmacht- en machtigingenbesluit van het openbaar lichaam Regionale Dienst Werk en Inkomen Kromme Rijn Heuvelrug Het dagelijks bestuur en de voorzitter van het openbaar lichaam Regionale Dienst Werk en Inkomen Kromme Rijn Heuvelrug (hierna RDWI), ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft; overwegende dat het, uit het oogpunt van doelmatig en doeltreffend bestuur, en voor het efficiënt functioneren van gemeenschappelijke regeling RDWI gewenst is gebruik te maken van de bevoegdheid tot mandaat-, volmacht- en machtigingsverlening en hiervoor een Mandaat-, volmacht- en machtigingenbesluit vast te stellen; gelet op de bepalingen in de Gemeentewet, de Algemene wet bestuursrecht, de gemeenschappelijke regeling RDWI en het Burgerlijk Wetboek; B E S L U I T E N : vast te stellen het Mandaat-, Volmacht- en Machtigingenbesluit gemeenschappelijke regeling RDWI, welke in werking treedt op de dag na bekendmaking; de uitoefening van de bevoegdheden die staan vermeld in de bij dit besluit behorende hoofdstukken/tabel(len) te verlenen aan de daarin genoemde functionarissen onder de daarbij vermelde specifieke bepalingen; ten aanzien van de uitoefening van de in dit besluit bedoelde mandaten, volmachten en machtigingen de hieronder volgende algemene bepalingen vast te stellen; Artikel 1 Begripsomschrijvingen In deze regeling wordt verstaan onder: - mandaat: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan (de mandaatgever) een besluit te nemen in de zin van artikel 1:3 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna te noemen: Awb); - volmacht: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan (de volmachtverlener) privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten; - machtiging: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan (de machtigingverlener) feitelijke handelingen te verrichten, geen besluiten en/of privaatrechtelijke rechtshandelingen zijnde; - gemandateerde: degene die het mandaat ontvangt; - ondermandaat: de door de mandaatgever aan de gemandateerde verleende bevoegdheid het mandaat door te mandateren aan een derde;

2 - overzicht: het bij dit besluit behorende overzicht van de door de mandaatgever aan gemandateerde opgedragen bevoegdheden; - RDWI: het openbaar lichaam Regionale Dienst Werk en Inkomen Kromme Rijn Heuvelrug; - Het dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van de RDWI - voorzitter: voorzitter van het dagelijks bestuur van de RDWI; - directeur: de directeur van de RDWI, of diens plaatsvervanger; - unitmanager: unitmanager van de RDWI, hiërarchisch onder de directeur; - medewerker: alle functionarissen lager dan het niveau van unitmanager; - de budgethoudersregeling: de geldende budgethoudersregeling van de RDWI; - het inkoop- en aanbestedingsbeleid: het geldende inkoop- en aanbestedingsbeleid van de RDWI; Artikel 2 Aan de directeur van de RDWI worden de mandaten, volmachten en machtigingen verleend zoals opgenomen in het overzicht. Artikel 3 Uitoefening bevoegdheden 1. De uitoefening van de in het overzicht opgenomen bevoegdheden wordt opgedragen aan de daarbij genoemde medewerkers 2. Onder de uitoefening van de in het overzicht opgenomen bevoegdheden wordt tevens verstaan het verrichten van alle benodigde voorbereidingshandelingen; 3. De mandaten zoals opgenomen in het overzicht zien zowel op de afdoening als op de ondertekening van de daarin opgenomen besluiten en privaatrechtelijke rechtshandelingen. 4. De gemandateerde neemt bij de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid de op die bevoegdheid van toepassing zijnde wetten, verordeningen, circulaires, beleidsregels en interne richtlijnen in acht. 5. bij het verlenen van (onder)mandaat, (sub)volmacht en machtiging door de directeur van bevoegdheden aan ondergeschikten, geldt het (onder)mandaat, (sub)volmacht en machtiging met betrekking tot aangelegenheden binnen de eigen afdeling of de eigen unit. In zoverre personele en niet-personele aangelegenheden niet vallen binnen een specifieke unit, ligt de bevoegdheid hieromtrent bij de directeur. Artikel 4 Ondermandaat pagina 2

3 1. Indien en voor zover in het overzicht niet anders is aangegeven, is ondermandaat toegestaan. 2. Ondermandatering vindt plaats als opgenomen in het overzicht of middels een afzonderlijk mandaatbesluit. De oorspronkelijke gemandateerde blijft verantwoordelijk voor de uitvoering van de ondergemandateerde bevoegdheden. 3. Ondermandaten worden ter kennis van het dagelijks bestuur van de RDWI gebracht. 4. Bij ondermandaat geschiedt de ondertekening op de wijze als bepaald in artikel 6, waarbij voor gemandateerde de naam en functie van de ondergemandateerde moet worden ingevuld. Artikel 5 Plaatsvervanging 1. In geval van ondermandaat aan medewerkers wordt bij afwezigheid of verhindering van de gemandateerde de aan hem/haar gemandateerde bevoegdheden uitgeoefend door zijn/haar unitmanager. 2. Bij afwezigheid of verhindering van de unitmanager worden de aan hem/haar gemandateerde bevoegdheden, welke niet verder zijn ondergemandateerd, uitgeoefend door een collega-unitmanager. Artikel 6 Ondertekening In de ondertekening dient tot uitdrukking te worden gebracht, dat het besluit is genomen krachtens mandaat. Hierbij wordt de volgende formulering aangehouden: het dagelijks bestuur/ de voorzitter van de RDWI, namens deze, De directeur (dan wel bij ondermandaat de functienaam van de ondermandataris). Artikel 7 Schakelbepaling volmachten en machtigingen 1. De artikelen 1 tot en met 6 zijn van overeenkomstige toepassing indien een bestuursorgaan aan een functionaris, werkzaam onder zijn verantwoordelijkheid, volmacht verleent tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen, of machtiging verleent tot het verrichten van handelingen die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn. 2. Met betrekking tot de formele handelingen voor de vestiging van een krediethypotheek of pandrecht is de directeur bevoegd om extern volmacht te verlenen aan een medewerker van een notariskantoor. Artikel 8 Inwerkingtreding 1. Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na die van de bekendmaking. pagina 3

4 2. De huidige mandaatregeling gemeenschappelijke regeling Regionale Dienst Werk en Inkomen Kromme Rijn Heuvelrug (datum bekendmaking) vervalt gelijktijdig met de inwerkingtreding van het onderhavige besluit. Artikel 9 Dit besluit wordt aangehaald als de Mandaatregeling RDWI. Aldus vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur van de RDWI gehouden op 26 juni 2019, De voorzitter De directeur S. Jansen R. Geerling pagina 4

5 Toelichting op de Mandaatregeling RDWI Inleiding Bij mandaatverlening worden bevoegdheden die een bestuursorgaan op grond van diverse wet- en regelgeving bezit, opgedragen aan medewerkers die werkzaam zijn in de ambtelijke organisatie. Mandaatverlening is de rechtsfiguur om besluiten met een uitvoerend karakter op te dragen aan de uitvoerende organisatie. Voorop staat dat mandatering voor een groot deel een kwestie van vertrouwen is. De bestuurder moet erop kunnen vertrouwen dat de ambtenaar een correct besluit namens hem doet uitgaan. De ambtenaar neemt een zelfde besluit als het bestuur zou nemen en dient terug te koppelen naar het bestuur als er met een zaak iets aan de hand is dat voor het bestuur van betekenis is of kan worden. Een dergelijke houding past bij mandatering, omdat het bestuur eindverantwoordelijk is en blijft voor de genomen beslissing. De wettelijke regels over het gebruik van mandaat zijn te vinden in hoofdstuk 10 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). In de Mandaatregeling RDWI zijn aanvullende spelregels en randvoorwaarden opgenomen waaronder mandaatverlening binnen de RDWI plaatsheeft. Deze spelregels en randvoorwaarden bieden duidelijkheid en uniformiteit bij de uitoefening van gemandateerde bevoegdheden. Een juiste naleving ervan vormt de waarborg dat de RDWI ook bij mandaatverlening bevoegd besluiten neemt. Opzet van de mandaatregeling Allereerst is een overkoepelend mandaatbesluit van het dagelijks bestuur respectievelijk de voorzitter, een ieder voor zover het de eigen bevoegdheden betreft, opgenomen. Artikelsgewijs zijn in dit overkoepelend besluit de kaders en randvoorwaarden genoemd waaraan gemandateerden zich dienen te houden bij de uitvoering van de aan hen opgedragen taken. In het overzicht bij dit overkoepelend besluit is verdeeld over rubrieken - een integraal overzicht gegeven van taken die door middel van mandaten, volmachten of machtigingen worden afgedaan. Artikel 1 Begripsbepalingen - onderscheid mandaat, volmacht, machtiging De RDWI kan verschillende handelingen verrichten: bestuursrechtelijke rechtshandelingen, privaatrechtelijke rechtshandelingen en feitelijke handelingen. Afhankelijk van de soort (rechts)handeling kan deze worden opgedragen aan de uitvoerende organisatie. Juridisch spreken we dan over mandaat, volmacht en machtiging. In de Awb zijn volmacht en machtiging door middel van een schakelbepaling onder de werking van de bepalingen over mandaat gebracht (artikel 10:12 Awb). Wat geldt voor de mandaten, geldt ook voor de volmachten en de machtigingen. Ook in de Mandaatregeling RDWI zijn volmachten en machtigingen onder de werking ervan gebracht (zie de schakelbepaling in artikel 7). Zij zijn dan ook samen met de mandaten, opgenomen in het bij de Mandaatregeling behorende overzicht. Mandaat De bestuursorganen van de RDWI voeren bestuursrechtelijke rechtshandelingen uit. Al deze bevoegdheden steunen op een bestuursrechtelijke wet, waarin die bevoegdheid zijn grondslag kent. Als een bestuursorgaan een bestuursbevoegdheid opdraagt aan een ambtenaar noemen we dat mandaat. De ambtenaar oefent die bevoegdheid uit namens het bestuursorgaan. Verschil pagina 5

6 met delegatie is dat het bestuursorgaan bij mandaat de bevoegdheid niet verliest. De verantwoordelijkheid voor de uitoefening van de bevoegdheid blijft bij het bestuursorgaan. Hierbij mag het bestuursorgaan op elk moment de bevoegdheid zelf uitoefenen en tussentijds algemene en bijzondere instructies geven aan de ambtenaar over de wijze waarop de bevoegdheid wordt uitgeoefend. Voorwaarde voor de juridische binding is dat het besluit is genomen binnen de grenzen van de gemandateerde bevoegdheid. Dit spreekt voor zich omdat buiten de grenzen van wat is gemandateerd geen bevoegdheid bestaat. Wordt een besluit genomen over een onderwerp dat buiten de bevoegdheid ligt, dan is sprake van een onbevoegd genomen besluit. Het gevolg van een onbevoegd genomen besluit kan zijn dat dit in rechte wordt vernietigd. De bestuursrechter mag een dergelijk bevoegdheidsgebrek ambtshalve constateren. Mandaat en budgethouderschap Het algemeen bestuur stelt budgetten beschikbaar door de begroting vast te stellen. Het dagelijks bestuur voert de begroting uit. In de budgethoudersregeling van de RDWI is geregeld welke medewerker op welke wijze over welke budgetten kan beschikken. Om budgetten te kunnen aanwenden, is het nodig dat bestuursrechtelijke, privaatrechtelijke of feitelijke handelingen worden verricht. Er moet bijvoorbeeld een overeenkomst met een leverancier worden gesloten. Het is belangrijk om te beseffen dat de budgethouder niet automatisch op grond van zijn budgethouderschap de nodige bijbehorende handelingen mag verrichten, maar dit slechts kan in samenhang met de verleende mandaten, volmachten en machtigingen zoals opgenomen in de mandaatregeling. Dit bevestigt de nauwe relatie tussen de mandaatregeling en de budgethoudersregeling. Volmacht De RDWI kan ook als gewoon rechtspersoon deelnemen aan het rechtsverkeer en voert in die hoedanigheid privaatrechtelijke rechtshandelingen uit. Voorbeelden: het sluiten van een contract, het verlenen van een opdracht tot onderzoek of het aanschaffen van een product. De privaatrechtelijke tegenhanger van mandaat is de volmacht. Voorbeeld: de voorzitter van het DB kan zijn bevoegdheid om een overeenkomst te ondertekenen opdragen aan een door hem aan te wijzen persoon, bijvoorbeeld een ambtenaar of een notaris. Dit gebeurt dan met een volmacht. Volmacht en Wnra De Wnra zorgt voor een systeemwijziging: van publiekrecht naar privaatrecht. Door de schakelbepaling van artikel 7 wordt ondervangen dat daar waar na inwerkingtreding van de Wnra een volmacht van toepassing is in plaats van een mandaat dit geregeld is. Machtiging Naast bestuursrechtelijke en privaatrechtelijke rechtshandelingen verricht de RDWI ook feitelijke handelingen. Dit zijn de gewone dagelijkse handelingen die geen rechtsgevolgen hebben. Voorbeelden daarvan zijn: het voeren van verweer bij de rechtbank, het uitoefenen van toezicht en het verstrekken van informatie aan burgers. Een machtiging wordt verleend in het geval dat er geen sprake is van een besluit, maar ook niet van een privaatrechtelijke rechtshandeling. Artikel 2 De directeur is binnen de ambtelijke organisatie de eerst gemandateerde, eerst gevolmachtigde en eerst gemachtigde. Hij heeft de bevoegdheid door te mandateren. pagina 6

7 Artikel 3 lid 1 Mandaat is in de regel een opdracht aan een hiërarchisch ondergeschikte. Het dagelijks bestuur mandateert bijvoorbeeld via de directeur de unitmanager of een medewerker van een unit om namens het dagelijks bestuur een uitkering te verstrekken (na mandaatverlening aan de directeur wordt hier bedoeld ondermandatering). De ene keer is de mandaatverlening algemeen geformuleerd, soms gelden er specifieke voorwaarden. Deze volgen uit het bijbehorende overzicht. Binnen de RDWI is het uitgangspunt dat bevoegdheden zo laag mogelijk in de uitvoerende organisatie worden neergelegd. Wel is het zo dat de oorspronkelijk gemandateerde verantwoordelijk blijft voor de uitvoering van de ondergemandateerde bevoegdheden. Artikel 3 lid 2 en 3 Mandaat is beslissen én ondertekenen. In het verleden werd dikwijls een onderscheid gemaakt tussen beslissingsmandaat en ondertekeningsmandaat. Bekeken in het licht van artikel 10:1 Awb is het echter niet juist om bij louter ondertekening namens een bestuursorgaan te spreken van mandaat. Veeleer zou je hier moeten spreken van ambtelijke afdoening. Vertrekpunt is dat degene die een besluit neemt dit besluit ook ondertekent. Een bevoegdheid in mandaat uitoefenen houdt zowel beslissingsbevoegdheid als ondertekeningsbevoegdheid in. Artikel 3 lid 4 en 5 De kaders van het mandaat Een gemandateerde bevoegdheid omvat ook de daarbij behorende voorbereiding en uitvoering, zoals het inwinnen van de nodige inlichtingen, het doen van mededelingen over bestaand beleid, correspondentie over de uitvoering van besluitvorming enz. Deze twee leden geven de kaders aan van de reikwijdte van de mandatering. Deze is altijd gelieerd aan de aangelegenheden die vallen binnen de unit en het werkgebied van de betrokken medewerker. Hierbij dient aansluiting te worden gezocht met het geldende organisatiereglement en de invulling van HR21. Artikel 4 Ondermandaat Het verlenen van ondermandaat is op grond van de Awb een mogelijkheid. In de Mandaatregeling is deze bepaling opgenomen in artikel 4, eerste lid. Artikel 5 Plaatsvervanging Wanneer een gemandateerde afwezig is, is zijn plaatsvervanger bevoegd om het mandaat uit te oefenen. De plaatsvervanger van een unitmanager is een collega manager. De exacte vervanging wordt in het managementteam geregeld. Mochten zowel gemandateerde als zijn plaatsvervanger afwezig zijn, dan is de directeur bevoegd. Artikel 6 Ondertekening De burger die met een besluit wordt geconfronteerd dat in mandaat is genomen, dient hierover te worden geïnformeerd, zo bepaalt artikel 10:10 van de Awb. Deze informatieplicht vloeit voort uit het meer omvattende beginsel van de rechtszekerheid. Het krachtens mandaat genomen besluit moet dan ook vermelden namens welk bestuursorgaan het is genomen. In artikel 6 van de Mandaatregeling staat precies beschreven hoe besluiten die in (onder)mandaat zijn genomen moeten worden ondertekend. Artikel 7 Schakelbepaling volmachten en machtigingen pagina 7

8 In dit artikel is bepaald dat de artikelen 1 t/m 6 (die geschreven zijn voor mandaten) ook gelden als er volmacht is verleend tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen, of machtiging tot het verrichten van feitelijke handelingen. pagina 8