Whitepaper: Het familiestatuut, dat bent u zelf. Een stappenplan om een effectief familiestatuut te realiseren en te behouden.

Transcriptie

1 Whitepaper: Het familiestatuut, dat bent u zelf. Een stappenplan om een effectief familiestatuut te realiseren en te behouden.

2 Whitepaper: Het familiestatuut, dat bent u zelf. 2 Het familiestatuut bestaat niet. Een familiestatuut wel. Want een familiestatuut maakt u zelf, bent u zelf. Het vormt het wezen, de ziel van het familiebedrijf. Het is richtinggevend - soms mede richting bepalend - voor de gewenste toekomst van de familie en haar bedrijf. Niet als een keurslijf. Maar als een open, dynamisch document dat alle familieleden met elkaar in dialoog brengt én houdt rondom cruciale vragen bij uw familiebedrijf. En daarmee is een familiestatuut doel en middel tegelijk. Het familiestatuut geniet steeds meer belangstelling, onder meer omdat de inkomsten-, erf- en schenkbelasting zeer aantrekkelijke faciliteiten biedt in de vorm van de bedrijfsopvolgingsregeling, de BOR. Deze regeling eist namelijk dat een overgenomen bedrijf ten minste vijf jaar wordt voortgezet. Dus waar continuïteit van het familiebedrijf altijd al één van de belangrijkste onderwerpen was - zie het praktijkonderzoek Zorgen voor morgen uitgevoerd door Windesheim in 2012 in opdracht van Nysingh - is met de BOR het waarborgen van die continuïteit in een familiestatuut alleen nog maar belangrijker geworden. een modelletje. Wij geloven in uw en ons verstand en niet in vragenlijsten die na een gevolgd strak tijdspad uitmonden in een duur pak papier met het etiket Familiestatuut er op. Want nogmaals, een familiestatuut maakt u zelf, bent u zelf. Dag in, dag uit. Om te beginnen Een familiestatuut is een dynamisch document waarvan de inhoud net zo belangrijk is als de weg naar de inhoud toe. Daarom vindt u in deze whitepaper een stappenplan voor de te bewandelen weg én een aantal suggesties over onderwerpen die aan bod zouden kunnen komen in uw familiestatuut. In zeven stappen op weg naar úw familiestatuut Stap 1: Go or no go Voordat u tijd, geld en energie steekt in een traject om te komen tot een familiestatuut is het van belang om het besluit daartoe zorgvuldig en vooral ook zichtbaar te nemen. Zichtbaar in die zin dat de (toekomstig) betrokkenen zich er van bewust zullen worden dat zij gaan participeren in een grondig voorbereid traject dat leidt naar een familiestatuut en waarvoor mogelijk een investering in tijd of geld nodig is. Maar hoe pakt u het opstellen van zo n familiestatuut nu aan? Waar begint u? Met welke familieleden? Welke onderwerpen? Hoe maakt u netelige kwesties bespreekbaar, beheersbaar? Deze whitepaper geeft u daarvoor een handvat. Een stappenplan vanuit de advies-traditie van Nysingh. Nysingh adviseert familiebedrijven immers al vanaf de negentiende eeuw. Die traditie en ervaring is uw basis. En wij beseffen ook: behoefte aan structuur is wat anders dan behoefte aan Geef aan dat u het voornemen heeft om te onderzoeken of een familiestatuut wel of niet iets is voor het familiebedrijf, waarom u dit voornemen heeft en wannneer u het onderzoek heeft afgerond. En kom die toezegging ook na. Start het onderzoek: welke doelen zullen ruwweg bereikt moeten worden? Zijn die haalbaar? In hoeverre geeft het uitvoering aan de bestaande missie en visie van het familiebedrijf? Wie van de betrokkenen gaan participeren

3 Whitepaper: Het familiestatuut, dat bent u zelf. 3 in het traject of slechts een deel? En waarom? Welke investeringen in geld en tijd zijn nodig? Over welke periode? Aan wie denkt u als de trekker(s) van het traject? En waarom? Wilt u er externe adviseurs bij betrekken? Aan welke externe partners denkt u dan? U besluit in deze fase nog helemaal niets, maar onderzoekt slechts de Go? Indien u een go krijgt, kunt u het traject verder bewandelen. Stap 2: Plan en planning U stelt een realistisch concept werkplan op dat ten minste inzicht geeft in het volgende: mogelijkheden en doet aanbevelingen. Communiceer de uitslag van het onderzoek in een plenair overleg met de betrokkenen. Beperkt u zich daarbij in beginsel tot de (toekomstige) aandeelhouders. Wees duidelijk en beknopt in uw verslag en aanbevelingen. Twee, drie A4-tjs zijn veelal voldoende om inzicht te geven. No go? Hier stopt het traject indien er geen noodzaak blijkt te zijn voor het realiseren van een familiestatuut. En ook wanneer er geen behoorlijk draagvlak is: zonder commitment om het traject samen in te gaan, is de weg naar een familiestatuut te vergelijken met het spreekwoordelijke trekken aan een dood paard. Om het draagvlak te vergroten, doet u er goed aan tijdens het onderzoek ook doelen mee te nemen die geen obstakels zullen vormen. Makkelijk te behandelen onderwerpen, waaraan alle participanten een goed gevoel over zullen houden. hoe ziet het traject eruit de planning (houdt er rekening mee dat een traject van één tot twee jaar eerder regel is dan uitzondering) de doelen de trekkers de externe adviseurs (het opzetten van het familiestatuut, respectievelijk het werkplan, met behulp van één van onze specialisten draagt, los van onze expertise op de inhoud, bij aan een veilige omgeving rondom het te doorlopen traject. Gesprekken (collectief én individueel) met onze specialisten leveren veel informatie op: alles kan/mag een keer gezegd worden. Gevoelige informatie is desgewenst in vertrouwen alleen bij ons beschikbaar en zonder blijk te geven van de beschikbaarheid van dergelijk informatie, kunnen wij toch een (bij-)sturende rol in het overleg spelen. de participanten de te behandelen onderwerpen Zelfs indien u eigenlijk op voorhand wel weet dat draagvlak ontbreekt, kan het zinvol zijn om dit onderzoek toch te doen. Een familiestatuut is immers steeds meer een gebruikelijk instrument binnen een familiebedrijf. Het initiëren en uitvoeren van een onderzoek naar de wenselijkheid van een familiestatuut sec behoort dan voor het dossier ook tot goed bestuur. de manier waarop deze onderwerpen worden behandeld (ga na of en zo ja bij welke bestaande, logische (overleg-) structuren, verbanden en relaties, aansluiting kan worden gevonden. Soms kan het juist nodig zijn om bestaande allianties te doorbreken.) besluitvorming, vaststelling en borging van het familiestatuut

4 Whitepaper: Het familiestatuut, dat bent u zelf. 4 de dialoog ná oplevering van het statuut Stap 3: Presenteer het plan Presenteer het plan aan de participanten. Leg in uw presentatie verantwoording af over de gemaakte keuzes, biedt ruimte om te reageren (zo nodig in één of meer vervolgbesprekingen), toon bereidheid om uw plan op onderdelen aan te passen en doe dat ook indien nodig. Introduceer de adviseur(s). Beslis gezamenlijk wie de trekker(s) is/zijn en bij welke onderdelen welke adviseur(s) betrokken is/zijn. Vervolgens kan het plan al dan niet na aanpassing vastgesteld worden, of u gaat met huiswerk terug. Stap 4: Uitwerking Nu start het gezamenlijk werken aan de totstandkoming van uw familiestatuut. Er staat niet voor niets gezamenlijk en werken. Op die basis bouwt u uw concept familiestatuut steeds verder op. Periodiek overleg met de participanten is even noodzakelijk als voedend. Mocht gaandeweg blijken dat een gekozen weg doodlopend is, of een afgesproken werkwijze niet bijdraagt aan de gestelde doelen, besluit dan ook gezamenlijk om het anders te gaan doen. En monitor onderweg vooral op de gestelde doelen zelf. De markt verandert immers continu. Stap 5: Vaststelling van het familiestatuut Uiteindelijk is er voldoende draagvlak voor de inhoud van het concept en kan worden overgegaan tot de vaststelling van uw familiestatuut. De feitelijke borging van de vaststelling is uitermate belangrijk: zorg ervoor dat het vaststellen van uw familiestatuut gevierd kan worden op een binnen de cultuur van de familie passende wijze. Stap 6: Uitvoering Uitvoering van de krachtens het familiestatuut genomen besluiten en terugkoppeling daarvan richting de participanten. Leg verantwoording af en oogst de credits. Stap 7: Bijhouden Organiseer periodiek overleg na vaststelling van uw familiestatuut. Blijf met elkaar in gesprek rondom de kernwaarden van uw familiestatuut en schaaf deze waar nodig bij. Het ervaren van trots om op enigerlei wijze deel uit te mogen maken van een familiebedrijf, van die cultuur, die traditie, brengt normaal gesproken met zich mee dat dat vanzelf gaat. Welke onderwerpen neemt u op in uw familiestatuut? Zoals geschreven is ieder familiestatuut uniek. Want een familiestatuut maakt en bent u zelf. Er is dan ook geen lijst met onderwerpen voor handen die u altijd in uw statuut op moet nemen, immers ieder familiestatuut is anders. Wel geven we u onderstaand enkele suggesties, onderwerpen die wij regelmatig voorbij zien komen in familiestatuten. Gebruik bestaande informatie Vind vooral het wiel niet opnieuw uit! Het strategisch beleidsplan , die marktverkenning van vorig jaar en zelfs de SWOT-analyse van drie jaar terug kan nog waardevolle informatie opleveren. Aansluiting zoeken bij en putten uit bestaande (beleids-)documenten is een prima uitgangspunt. Verzamel alle bestaande informatie en wijzig en vul deze aan waar nodig. Soms wordt gedacht dat met het opstellen van een familiestatuut, de missie, visie, strategie of de cultuur van het

5 Whitepaper: Het familiestatuut, dat bent u zelf. 5 familiebedrijf zelf ook ter discussie staan. Niets is minder waar. Natuurlijk is het mogelijk om doelen bij te stellen, maar dat is nu juist bovenal de dagelijkse uitdaging van elke ondernemer en dus géén middel dat bij het doorlopen van de stappen naar een familiestatuut exclusief aan het overleg van de participanten is voorbehouden. Inleiding Schrijf een inleidend hoofdstuk, waarin u aangeeft waarom tot het opstellen van een familiestatuut is besloten. Dit geeft basis aan de legitimiteit van een familiestatuut en daarmee, als daar voor gekozen is, mede aan de afdwingbaarheid van het moederschap en een eigen kledingwinkel het ultieme levensdoel is. Eigendom Eigendom heeft in de basis twee rechten in zich: economische rechten en zeggenschapsrechten. Bij uw familiebedrijf is dat niet anders. De eigenaar/aandeelhouder heeft recht op de vruchten van de onderneming en staat in een rechtstreekse relatie tot de waardestijging en eventueel waardedaling van de onderneming. Daarnaast is de eigenaar/aandeelhouder in beginsel de enige die uiteindelijk de zeggenschap heeft over de onderneming. Maar daar is dan niet alles mee gezegd. de besluiten. Waarde, norm en mores Uw familiestatuut krijgt body doordat het gebaseerd is op de waarden, normen en mores van uw familie en daarmee van uw bedrijf. Het is dus belangrijk dit moeilijk benoembare tóch onder woorden te brengen en om daar een eenduidige visie over te hebben. Uitgangspunten vanuit privé De basiselementen visie, missie en strategie van uw familiebedrijf mogen naast de financiële doelstellingen niet ontbreken. Maar vergeet ook niet de wensen en verwachtingen van familieleden en andere eigenaren mee Er is ook een uitvoerend management in de vorm van een directie. Ook al is de enig aandeelhouder tevens enig directeur, voor de continuïteit van het familiebedrijf en de toekomst van het familievermogen is het cruciaal dat verschil te blijven maken en daar invulling aan te geven door afspraken te maken, besluiten te nemen over eventuele splitsing van de economische rechten en zeggenschapsrechten. Dat kan namelijk. Door de oprichting van een Stichting Administratiekantoor kan er voor gezorgd worden dat de zeggenschap over het familiebedrijf niet per definitie bij de erfgenamen terecht komt, maar bij een adequaat toegerust stichtingsbestuur. Een mogelijke andere oplossing is het creëren van stemrechtloze aandelen, al zijn bij die oplossing veel kanttekeningen te plaatsen. te nemen. Stroken de uitgangspunten van het bedrijf met de wensen en doelstellingen vanuit privé? Als aannemer een opvolgingsscenario benoemen waarbij uw drie dochters gezamenlijk als operationeel, financieel en commercieel directeur een rol gaan spelen, is niet zinvol indien u weet dat voor hen achtereenvolgens een tandartsenpraktijk, Daarnaast dient er aandacht te zijn voor het dividendbeleid, de (maximale hoogte van) de rekening-courant rekeningen en zo nodig het aan de onderneming verbonden (privé-)vermogen. Het kan maar zo zijn dat er een tegenstrijdig belang ontstaat tussen het privévermogen en het familiebedrijf: de buurman

6 Whitepaper: Het familiestatuut, dat bent u zelf. 6 biedt 20% meer huur voor de grote bedrijfshal. Blijft de bedrijfshal na afloop van de huurovereenkomst nu wel of niet verhuurd aan het familiebedrijf? Continuïteit van directie Het is daarnaast ook verstandig om top down goed invulling te geven aan de continuïteit van het dagelijkse, operationele bestuur van het familiebedrijf; de directie dus. Is er bijvoorbeeld een calamiteitendraaiboek voor het geval de directie onverwacht wegvalt? De rol van buitenstaanders in het management van het bedrijf kan hier ook aan bod komen: aan welke eisen moeten die voldoen? Wat is het beloningsmodel? Is een werknemersparticipatie mogelijk? Familieleden in het familiebedrijf En in het kader van arbeid en arbeidsbeloning is het ook goed vast te leggen of er specifieke regels, eisen, criteria gelden voor familieleden die in het familiebedrijf werken of willen werken. En hoe verschillen die voor werk op de productievloer tot het pluche van de directiekamer? Wat is de beloning en het perspectief? Is er een opvolgingsscenario? En hoe zit dat met de familieleden die de verantwoordelijkheid op zich hebben genomen voor het buitenvennootschappelijk vermogen? Governance, goed bestuur Ook binnen het familiebedrijf krijgt dit fenomeen steeds meer een plaats. En terecht in onze optiek, want u merkt al dat wij vanaf de eerste stap die leidt naar een familiestatuut alle aandacht besteden aan een zorgvuldige wijze van informatie, communicatie en besluitvorming. Eén-op-één, directie jegens aandeelhouders en aandeelhouders jegens het familieberaad. Dat zal een hoop potentiële conflicten geen kans geven. En als het dan toch tot een conflict komt, is een vooraf vastgelegde objectieve, rechtvaardige wijze van geschillenbeslechting, hoe vervelend ook, wel een volwassen en chique manier om het verschil van inzicht met zo min mogelijk schade voor bedrijf, familie en vermogen de wereld uit te helpen. MVO Na goed bestuur, volgt wellicht goed doen : het maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO). Of de aanleiding om daar aandacht aan te besteden nu het imago van uw bedrijf, naastenliefde of het kunnen meedoen aan een aanbesteding is, vast staat dat MVO zich dwars door alle verbanden binnen een familiebedrijf heen op een warme belangstelling mag verheugen. Het is dan ook goed om daar op ten minste twee manieren aandacht aan te besteden. In de eerste plaats voor wat betreft het vaststellen van de criteria waaraan het MVO moet voldoen, al dan niet ondersteund door geld en/of andere inzet vanuit privé - binnen het kader van de estate planning zijn hele mooie combinaties mogelijk. En in de tweede plaats voor wat betreft het mogen oogsten van de waardering door alle betrokkenen: het maakt hen nog trotser op hun bedrijf. Familieberaad Een familiestatuut is een levend document. Ook na de vaststelling blijven het bedrijf, de familie en hen met vermogen in het bedrijf met elkaar in gesprek. Veelal is de structuur van het daarvoor noodzakelijke overleg (het familieberaad) vastgelegd in een familiestatuut. Set formele regels Tot slot bevat een familiestatuut vaak een set formele regels die soms ook zien op de juridische afdwingbaarheid van

7 Whitepaper: Het familiestatuut, dat bent u zelf. 7 afspraken of verwijzingen naar regels in andere stukken. Denk aan statuten van de betrokken vennootschap(-pen), de gebruik van elkaars expertise. Zo maken ze samen deel uit van de branchegroep Familiebedrijven van Nysingh. Stichting Administratiekantoor (StAK), een directiereglement, Maak een afspraak voor een oriënterend gesprek: arbeidsovereenkomsten, huurovereenkomsten, een aandeelhoudersovereenkomst, financiële stukken en jaarverslagen. Klaar voor de start? Het is interessant voor u om te kijken in hoeverre een familiestatuut dienstbaar kan zijn aan uw familiebedrijf. En of u mr. Henk van Doorn info@dijkmanvandoorn.nl dijkmanvandoorn.nl vervolgens de handen op elkaar kunt krijgen voor de realisatie van uw familiestatuut dat gaat leven en breed gedragen blijft door de betrokkenen. Wij kunnen ons heel goed voorstellen dat advies daarbij onontbeerlijk is. Omring u door adviseurs. U zult keuzes mr. Angelique Hommes angelique.hommes@nysingh.nl nysingh.nl/familiebedrijven moeten maken. Vaak in overleg met uw familie en belangrijke personen uit uw bedrijf. Hopelijk hebben het stappenplan en Voor meer whitepapers: nysingh.nl/whitepapers de suggesties voor de inhoud van een familiestatuut u de benodigde inspiratie gegeven om ook voor uw familiebedrijf een familiestatuut op de stellen. Of dat in ieder geval te onderzoeken. Nysingh, Dijkman & Van Doorn en familiebedrijven Nysingh en Dijkman & Van Doorn zijn thuis bij familiebedrijven. Sinds jaar en dag adviseren wij familiebedrijven over uiteenlopende juridische vraagstukken en procederen wij als dat nodig is. Onze advocaten en notarissen begrijpen als geen ander dat het bij familiebedrijven gaat om het vinden en houden van balans tussen zaak en privé, tussen commercie en emotie. Tussen Nysingh en Dijkman & van Doorn bestaat een uniek associatief verband. Beide kantoren maken over en weer

8 Whitepaper: Het familiestatuut, dat bent u zelf. 8 Uw zaak. U zoekt een jurist. Eén die de complexiteit van de huidige wet- en regelgeving kan doorgronden. En daarom zoekt u er eigenlijk niet één, maar meerdere. Voor elk rechtsgebied een échte expert. Welkom bij Nysingh. Wij hebben alle kennis en ervaring in één huis. Als één van de grotere advocaten- en notarissenkantoren in Nederland kunnen wij u op nagenoeg alle rechtsgebieden bijstaan met topjuristen. En omdat juridische vragen zelden beperkt blijven tot één rechtsgebied, werken onze specialisten hecht samen. Dat biedt ons een brede blik op mogelijke oplossingen. Daardoor weten we méér van uw zaak. En kunnen we sneller en slagvaardiger optreden. Niet alleen in Nederland, maar via het TAGlaw-netwerk óók wereldwijd. Incidenteel of op vaste basis. Altijd gedreven en gedegen. Ontdek het zelf. Hoewel aan de totstandkoming van deze paper de uiterste zorg is besteed, aanvaardt Nysingh Advocaten- Notarissen N.V. (Nysingh) geen enkele aansprakelijkheid voor eventuele fouten, onjuistheden, onvolledigheden of niet meer actuele informatie. Deze paper kan niet worden beschouwd als vervanging van deskundig advies. Voor juridisch advies op maat kunt u contact opnemen met Nysingh. Niets uit deze paper mag zonder voorafgaande schriftelijke of elektronische toestemming van Nysingh worden verveelvoudigd of openbaar worden gemaakt. Alle rechten voorbehouden. Nysingh.nl/whitepapers