Richtlijn calamiteiten en incidenten in het sociale domein in de regio Westerkwartier. Conceptversie 13 april 2016

Transcriptie

1 Richtlijn calamiteiten en incidenten in het sociale domein in de regio Westerkwartier Conceptversie 13 april 2016

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding 2 Waarom een Richtlijn calamiteiten en incidenten sociaal domein? 2 Reikwijdte Richtlijn calamiteiten en incidenten sociaal domein 2 Wat staat er in de Richtlijn calamiteiten en incidenten sociaal domein? 3 2. Definities 4 Calamiteiten 4 Incidenten 4 Onderscheid calamiteiten en incidenten 4 3. Verantwoordelijkheden bij calamiteiten en incidenten 6 Verschil gemeentelijke verantwoordelijkheid m.b.t. toezicht Wmo en Jeugdwet 6 Jeugdwet 6 Wmo 7 Andere wetten/toezichthouders 7 Preventie 7 Calamiteit zonder betrokken hulpverlening 7 4. Rollen en taken 8 Rolverdeling gemeente en instelling 8 Rolverdeling Inspectie/toezichthoudend ambtenaar en gemeente 8 Rolverdeling burgemeester en portefeuillehouder 8 Rol college en gemeenteraad 8 Rolverdeling medewerker Openbare Orde en Veiligheid en inhoudelijk medewerker 8 Beschikbaarheid OOV 9 5. Stappenplan communicatie 10 Stappenplan Centrum voor Jeugd en Gezin 10 Stappenplan Meldpunt OGGz/Meldpunt Bezorgd 10 Stappenplan gemeente 11 Bijlagen 13 Bijlage 1. Protocol meldingen calamiteiten en geweld Wmo 14 Bijlage 2. Protocol Zedenzaken en maatschappelijke onrust 16 Bijlage 3. Protocol maatschappelijke incidenten 18 Bijlage 4. Protocol verwarde personen 20 Bijlage 5. Bereikbaarheidslijst 22 1

3 1. Inleiding Waarom een Richtlijn calamiteiten en incidenten sociaal domein? Met ingang van 1 januari 2015 is een groot aantal taken in het sociale domein gedecentraliseerd naar de gemeente. Daarmee komen ook calamiteiten rond de hulp en zorg voor de inwoners veel nadrukkelijker op de lokale (politiek bestuurlijke) agenda. Gezien de impact van calamiteiten en incidenten op alle betrokkenen, is het van belang dat de taken, rollen en verantwoordelijkheden bij de afwikkeling van calamiteiten en incidenten duidelijk zijn. Dit geldt zowel voor het proces als voor de communicatie. Het doel van deze Richtlijn calamiteiten en incidenten is dan ook om duidelijkheid te scheppen over wie hoe moet handelen wanneer zich een incident of calamiteit voordoet in het sociale domein. Reikwijdte Richtlijn calamiteiten en incidenten sociaal domein Sociaal domein breed Op basis van de Jeugdwet en de Wmo draagt de gemeente de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de Jeugdhulp en Wmo-ondersteuning en daarmee ook voor eventuele calamiteiten en incidenten die binnen deze vormen van ondersteuning plaatsvinden. Daarmee zouden we in deze richtlijn kunnen volstaan met een stappenplan dat alleen van kracht is wanneer zich calamiteiten en incidenten voordoen binnen de Jeugdhulp en de Wmo-voorzieningen. Echter, ook buiten deze vormen van ondersteuning vinden calamiteiten en incidenten plaats waarbij de gemeente betrokken is. Deze betrokkenheid ligt dan veelal op het gebied van communicatie. We hebben er daarom voor gekozen om deze richtlijn zo op te stellen dat het toepasbaar is voor alle calamiteiten en incidenten binnen het brede sociaal domein. Als er sprake is van specifieke verantwoordelijkheden vanuit de Jeugdwet of de Wmo, wordt dat in deze richtlijn aangegeven. Alleen handelswijze bij incidenten en calamiteiten, niet het voorkomen van Deze richtlijn beperkt zich tot de handelswijze van de diverse betrokkenen bij een incident of calamiteit. Het gaat dus niet over het voorkomen van calamiteiten en incidenten door (preventief) de juiste ondersteuning in te zetten. Dat is onderdeel van het reguliere werkproces binnen het Centrum voor Jeugd en Gezin (CJG), met de bijbehorende opschalings- en escalatieprocedures. Ook crisissituaties, waarbij direct actie moet worden ondernomen omdat de veiligheid van een kind of zijn/haar omgeving in gevaar is, vallen niet onder de reikwijdte van deze richtlijn, maar onder het reguliere werkproces binnen het CJG. Het stellen van kwaliteitseisen aan voorzieningen en de handhaving daarvan valt eveneens niet binnen de reikwijdte van deze richtlijn. Verhouding tot andere protocollen De gemeente heeft met betrekking tot toezicht en handhaving op basis van de Jeugdwet en de Wmo een andere rol. In de Jeugdwet is de toezichthoudende taak bij de Inspectie belegd. Op basis van de Wmo is de gemeente zelf verantwoordelijk voor het toezicht en de handhaving op de Wmovoorzieningen. Dit heeft gevolgen voor de te nemen stappen bij meldingen van incidenten en calamiteiten. Bij calamiteiten en geweld binnen de Jeugdhulp neemt de Inspectie 1 de (inhoudelijk) leiding. Bij calamiteiten en geweld binnen de Wmo-voorzieningen is de toezichthoudend ambtenaar 1 Samenwerkende inspecties 2

4 aan zet. Deze toezichthoudend ambtenaar voert namens de Groninger gemeenten de inspectie op de Wmo-voorzieningen uit. De stappen die door deze toezichthoudend ambtenaar worden gezet bij calamiteiten en incidenten zijn vastgelegd in het Protocol meldingen calamiteiten en geweld Wmo (zie bijlage 1). Dit protocol beschrijft met name het inspectie-proces. De voorliggende Richtlijn is een vervolg hierop: welke stappen worden er binnen de gemeente gezet wanneer de toezichthoudend ambtenaar Wmo de gemeente informeert. Er zijn ook andere protocollen in omloop die het sociale domein betreffen, zoals het Protocol Zedenzaken en maatschappelijke onrust van de GGD en de Zedenpolitie en het Protocol maatschappelijke incidenten van de gemeente Groningen en samenwerkingspartners. Deze protocollen zijn niet door de Westerkwartier-gemeenten vastgesteld, maar kunnen wel geraadpleegd worden wanneer de situatie daar om vraagt. Beide documenten zijn ter informatie aan deze Richtlijn toegevoegd (bijlage 2 en 3). Een Protocol verwarde personen is op het moment van het verschijnen van deze Richtlijn nog in ontwikkeling, maar zal op een later moment eveneens als bijlage worden bijgevoegd (bijlage 4). Centrum voor Jeugd en Gezin Het Centrum voor Jeugd en Gezin (CJG) voert namens de gemeente de zorgtoewijzingen voor jeugdhulp uit en verzorgt tevens het casemanagement. Gezien de huidige organisatievorm van het CJG (een netwerkorganisatie), is het van belang dat ook hier de verantwoordelijkheden, rollen, taken en te nemen stappen helder zijn wanneer zich een incident of calamiteit voordoet. Aangezien het CJG onder de verantwoordelijkheid van de gemeente valt, is in de voorliggende Richtlijn calamiteiten en incidenten tevens het interne proces bij het CJG beschreven (zie paragraaf 5). OGGz Gezien de rol die de OGGz in onze regio speelt rond de zogenaamde zorgmijders is tevens - ter informatie - de werkwijze binnen de OGGz (en de meldpunten OGGz en Bezorgd) met betrekking tot calamiteiten en incidenten in deze Richtlijn beschreven. Wat staat er in de Richtlijn calamiteiten en incidenten sociaal domein? In de Richtlijn is vastgelegd wat onder een incident en calamiteit wordt verstaan (paragraaf 2), waar de verantwoordelijkheden liggen (paragraaf 3), welke rollen en taken waar belegd zijn (paragraaf 4), en welke stappen er door wie gezet moeten worden (paragraaf 5). 3

5 2. Definities Calamiteiten Een calamiteit is een niet-beoogde of onverwachte gebeurtenis die betrekking heeft op de kwaliteit van de zorg/ondersteuning en die tot de dood van of een ernstig schadelijk gevolg voor een patiënt of cliënt van de instelling heeft geleid. In de Jeugdwet wordt een calamiteit omschreven als een niet-beoogde of onverwachte gebeurtenis die betrekking heeft op de kwaliteit van de jeugdhulp en die tot een ernstig schadelijk gevolg voor of de dood van een jeugdige of een ouder heeft geleid. Voorbeelden hiervan zijn: - de(on)natuurlijke dood van een kind of jongere tot 18 jaar; - ernstige mishandeling of zwaar blijvend lichamelijk letsel van een kind of jongere tot 18 jaar binnen een gezinssituatie waardoor ingrijpen van buitenaf nodig is gebleken; - ernstige mishandeling of zwaar blijvend lichamelijk letsel van een kind of jongere tot 18 jaar in een instelling, door een medewerker of andere jeugdige; - Geweld tegen medewerkers van een instelling die met kinderen en jongeren tot 18 jaar en hun ouders werken, door de jongere of de ouder. Bovenstaande definitie beperkt zich tot calamiteiten in de zorg/ondersteuning. Ook buiten de zorg/ondersteuning kunnen zich calamiteiten voordoen. We noemen dit sociale calamiteiten. Dit betreft de dreiging van één of meerdere maatschappelijke incidenten (zie hierna), die een (als symbolisch opgevatte) uiting vormen van bestaande spanningen en/of problemen die in potentie dreigen te escaleren tot ernstige aantasting van openbare orde en veiligheid. Incidenten Een incident betreft een onbedoelde gebeurtenis tijdens het ondersteuningsproces die tot schade aan de patiënt heeft geleid, had kunnen leiden of (nog) zou kunnen leiden. Incidenten zijn (in vergelijking met calamiteiten) relatief lichte verstoringen van de dagelijkse gang van zaken in een instelling. Voorbeelden hiervan zijn conflicten tussen cliënten, een disfunctionerende medewerker (bijv. door verslavingsproblematiek) of een conflict tussen personeel en directie. Een vermissing wordt in beginsel ook als incident gezien. Bovenstaande definitie beperkt zich tot calamiteiten in de zorg/ondersteuning. Ook buiten de zorg/ondersteuning vinden incidenten plaats. We noemen dit maatschappelijke incidenten. Voorbeelden daarvan zijn ernstige ongevallen, familiedrama s, schietincidenten, etc. Bij een maatschappelijk incident wordt niet direct een zekere voedingsbodem geactiveerd (zie sociale calamiteiten), maar ontstaat wel een instabiele situatie door plotseling opkomende gevoelens van verontwaardiging of angst (en daarmee samenhangend de neiging om voor eigen rechter te spelen). Onderscheid calamiteiten en incidenten Het onderscheid tussen calamiteiten en incidenten zit hem met name in de gevolgen. Incidenten zijn veelal op zichtzelf staand (de kans op herhaling is klein), terwijl er bij calamiteiten veelal (structureel) iets niet goed zit in de kwaliteitsbewaking. Het onderscheid tussen een calamiteit en incident is alleen van belang voor jeugdhulpaanbieders, omdat zij op basis van de Jeugdwet calamiteiten wel moeten melden bij de inspectie, maar incidenten niet (zie ook paragraaf 3 onder Jeugdwet ). 4

6 In de Wmo wordt dit onderscheid niet benoemd. Op basis van de Wmo zijn aanbieders van Wmovoorzieningen verplicht om calamiteiten en geweld bij de verstrekking van een voorziening 2 te melden bij de toezichthoudend ambtenaar (zie ook paragraaf 3 onder Wmo ). 2 Onder geweld bij de verstrekking van een voorziening wordt verstaan : seksueel binnendringen van het lichaam van, of ontucht met een cliënt alsmede lichamelijk en geestelijk geweld jegens een cliënt, door een beroepskracht dan wel door een andere cliënt met wie de cliënt gedurende het etmaal of dagdeel in een accommodatie van een aanbieder verblijft. 5

7 3. Verantwoordelijkheden bij calamiteiten en incidenten Verschil gemeentelijke verantwoordelijkheid m.b.t. toezicht Wmo en Jeugdwet Een belangrijk verschil tussen de taken en verantwoordelijkheden van de gemeente op basis van beide wetten betreft de toezichthoudende taak bij calamiteiten en geweld. Voor de Wmo geldt dat deze taak is belegd bij de gemeente. De toezichthoudende taak op de jeugdhulp is belegd bij de inspectie. Dit betekent dat er inhoudelijk verschillende routes bewandeld worden wanneer er sprake is van een calamiteit bij een jeugdhulp- of Wmo-voorziening. Voor de Wmo is een (provinciaal) protocol meldingen calamiteiten en geweld van kracht (zie bijlage 1). In dit protocol zijn (procedure)bepalingen vastgelegd voor de behandeling van meldingen die betrekking hebben op calamiteiten en geweld binnen de voorzieningen voor Wmo. In het kader van de Jeugdwet is de toezichthoudende taak belegd bij de inspectie. De inspectie heeft ten aanzien van de communicatie met gemeenten twee opdrachten: 1) de inspectie informeert de betrokken gemeenten tijdens het onderzoek indien daar gedurende het onderzoek aanleiding voor is, en 2) de inspectie rapporteert over de uitkomst van het onderzoek. Dit verschil in verantwoordelijkheid betreft met name de inhoudelijk taak m.b.t. de afhandeling van een calamiteit. Naast deze inhoudelijke taak op het gebied van de Wmo, heeft de gemeente een taak op het gebied van communicatie. Daar komen beide routes weer bij elkaar: wie vervult welke rol in het communicatieproces wanneer er een calamiteit of incident is gemeld/heeft plaatsgevonden binnen de gemeente? Dit is verder uitgewerkt in paragraaf 4 en 5. Jeugdwet Voor jeugdhulpaanbieders en gecertificeerde instellingen geldt op basis van artikel van de Jeugdwet een meldingsplicht aan de inspectie wanneer zich bij de verlening van jeugdhulp of de uitvoering van een jeugdbeschermingsmaatregel of jeugdreclassering calamiteiten, geweld of gebeurtenissen waarvoor veel media-aandacht is voordoen. De inspectie is verplicht onderzoek in te stellen naar deze calamiteiten en hierover te rapporteren. Jeugdhulpinstellingen hoeven incidenten niet te melden. Incidenten moeten door de instellingen zelf geregistreerd en geanalyseerd worden, en tot verbeteracties leiden. De inspectie controleert deze registratie tijdens hun algemene inspectieronde. Wanneer onduidelijk is of het een calamiteit of incident betreft, dient de jeugdhulpaanbieder afstemming te zoeken met het loket van de inspectie. Ook gemeenten kunnen bij dit loket informeren of de inspectie een onderzoek instelt. NB 1. Deze procedure van melding van calamiteiten aan de inspectie geldt alleen als het gaat om jeugdhulp, niet voor preventieve ondersteuning. NB 2. Als er hulp is toegekend, maar nog niet opgestart of iemand staat op de wachtlijst en een calamiteit vindt plaats dan gaat de inspectie Jeugdzorg onderzoek uitvoeren. Op het moment van toekenning of wanneer iemand op de wachtlijst staat, is al sprake van betrokkenheid van een hulpverlenende instantie, waarmee voor de inspectie de hulp is gestart. Wanneer hulp is afgerond, kan het zijn dat bij een calamiteit alsnog onderzoek plaatsvindt bij de voormalige hulpverlenende instantie. Dit is afhankelijk van de calamiteit. De inspectie hanteert daarbij de levensloopreconstructie. Er wordt vanaf de casus terug geredeneerd tot daar waar het nog relevant is m.b.t. de casus. Dit 6

8 kan de preventieve jeugdhulp zijn, soms ook speelt school een rol (Onderwijsinspectie), of een wijkagent (inspectie Veiligheid & Justitie). Wmo Op basis van de Wmo is de gemeente belast met het toezicht op calamiteiten en geweld bij verstrekkingen van Wmo-voorzieningen. De gemeenten in de provincie Groningen hebben daartoe gezamenlijk een toezichthoudend ambtenaar aangesteld. In artikel 3.4 van de Wmo is opgenomen dat de zorgaanbieder melding doet bij de toezichthoudende ambtenaar van: a. Iedere calamiteit die bij de verstrekking van een voorziening heeft plaatsgevonden; b. Geweld bij de verstrekking van een voorziening. De toezichthoudend ambtenaar is belast met: - inhoudelijke taken: beoordelen van meldingen en bepalen van vervolgbeleid, rapporteren en adviseren aan de betrokken gemeente(n), opstellen van geanonimiseerde jaarrapportages voor de gemeenten en het doen van aanbevelingen, en - procedurele taken: het opstellen van protocollen, formulieren en andere documenten van belang voor een soepel verloop van de gehele procedure, meedenken over de invulling van het algemeen toezicht op de kwaliteit. De Inspectie voor de Gezondheidszorg is belast met het toezicht op de uitvoering van de Toezichthoudende functie door gemeenten: het zogenoemde tweedelijns toezicht. Andere wetten/toezichthouders - Calamiteiten binnen het onderwijs moeten gemeld worden aan de Onderwijsinspectie. - Calamiteiten in het kader van de jeugdgezondheidszorg (JGZ) moeten gemeld worden aan de Inspectie voor de Gezondheidszorg. - Calamiteiten binnen jeugddetentie moeten gemeld worden aan de Inspectie Veiligheid & Justitie. - Calamiteiten binnen de kinderopvang moeten gemeld worden aan de inspectie kinderopvang (GGD). Preventie Calamiteiten en incidenten binnen op preventie gerichte ondersteuning (bijvoorbeeld het jeugd- en jongerenwerk en het maatschappelijk werk) worden in het huidige stelsel nergens gemeld voor onderzoek. Vanuit het CJG en de OGGz zijn werkafspraken gemaakt over de afstemming met de gemeente (zie paragraaf 5). Calamiteit zonder betrokken hulpverlening Er kunnen zich in de gemeente ook calamiteiten of incidenten voordoen waarbij geen Jeugdhulp of ondersteuning vanuit de Wmo betrokken is. In deze gevallen wordt de inspectie/toezichthoudend ambtenaar dus ook niet ingeschakeld door een aanbieder. Het is niet altijd meteen duidelijk bij een casus of in het verleden wel jeugdhulp of ondersteuning vanuit de Wmo betrokken is geweest, en er alsnog onderzoek door de inspectie/toezichthoudend ambtenaar nodig is. Het is dus van belang een calamiteit/incident hierop te screenen (zie stappenplan, paragraaf 5). 7

9 4. Rollen en taken Vooraf Wij hanteren het uitgangspunt dat regelreflex moet worden voorkomen. Het is niet wenselijk om ter voorkoming van incidenten of calamiteiten iedere keer meer regels op te stellen. Deze regelreflex is onwenselijk en dient door alle betrokken partijen zoveel mogelijk te worden voorkomen. Rolverdeling gemeente en instelling Gemeenten zijn zowel op basis van de Jeugdwet als op basis van de Wmo bestuurlijk verantwoordelijk voor calamiteiten en incidenten in de ondersteuning die op basis van deze wetten aan hun inwoners verstrekt wordt. De operationele verantwoordelijkheid ligt bij de betreffende aanbieder van de ondersteuning. Rolverdeling Inspectie/toezichthoudend ambtenaar en gemeente Instellingen die onder de Jeugdwet vallen zijn verplicht calamiteiten bij de inspectie te melden. De inspectie stelt onderzoek in en rapporteert hierover. Het is aan te bevelen dat de betrokken gemeente het onderzoek van de inspectie afwacht alvorens zelf informatie te verzamelen of in debat te gaan over de calamiteit. Instellingen die ondersteuning bieden vanuit de Wmo zijn verplicht calamiteiten en geweld te melden bij de toezichthoudend ambtenaar. Ook hiervoor geldt dat het aan te bevelen is dat de betrokken gemeente het onderzoek van de toezichthoudend ambtenaar afwacht alvorens zelf informatie te verzamelen of in debat te gaan over de calamiteit/het geweld. Rolverdeling burgemeester en portefeuillehouder De burgemeester heeft een coördinerende en gezagsrol voor de handhaving van de openbare orde en veiligheid en heeft de rol van maatschappelijke betekenisgeving bij crisiscommunicatie. Hij informeert de betrokken portefeuillehouder, het college van B&W en de gemeenteraad wanneer voorliggend incident of calamiteit daartoe aanleiding geeft. De rol en focus van de inhoudelijk portefeuillehouder (wethouder Jeugd, wethouder Wmo en/of wethouder Participatie) ligt meer op de inhoud van de zaak: wat is er gebeurd, hoe heeft dat kunnen gebeuren en wat zijn de gevolgen, wat kunnen we er van leren en kunnen we het voorkomen in de toekomst? De portefeuillehouder is dus naast gesprekspartner voor instellingen ook verantwoordelijk voor de inhoudelijke evaluatie van de calamiteit, eventuele aanpassing van werkwijzen en afspraken, en de noodzakelijke nazorg. Rol college en gemeenteraad Het college en de gemeenteraad hebben geen specifieke rol met betrekking tot calamiteiten en incidenten in het sociale domein. De burgemeester maakt de afweging of hij het college en/of de gemeenteraad al dan niet informeert over afzonderlijke calamiteiten of incidenten. College en gemeenteraad worden middels de rapportages van de inspectie (Jeugd) en de toezichthoudend ambtenaar (Wmo) geïnformeerd over eventuele calamiteiten en/of incidenten aangaande de eigen gemeente waarbij inspectie en/of toezichthoudend ambtenaar betrokken is/zijn geweest. Rolverdeling medewerker Openbare Orde en Veiligheid en inhoudelijk medewerker De medewerker Openbare Orde en Veiligheid (OOV) is ambtelijk binnen de gemeente het eerste aanspreekpunt wanneer zich calamiteiten of incidenten voordoen. Hij/zij adviseert de burgemeester en coördineert de werkzaamheden die voortvloeien uit de gekozen (communicatie)strategie (zie stappenplan paragraaf 5). De inhoudelijk (beleids)medewerker adviseert de inhoudelijk portefeuillehouder en coördineert de werkzaamheden die voortvloeien uit diens inhoudelijke taken. 8

10 Beschikbaarheid OOV Het centrale aanspreekpunt vanuit de gemeente, de medewerker OOV, is in principe op werkdagen op de reguliere werktijden beschikbaar. Wanneer hij/zij afwezig is (i.v.m. ziekte/verlof o.i.d.), fungeert de direct leidinggevende als aanspreekpunt. We kiezen er in beginsel voor om de beschikbaarheid niet verder uit te breiden op basis van bijvoorbeeld een piketdienst. Hier wordt voor gekozen omdat het bij calamiteiten en incidenten in de meeste gevallen niet om crisissituaties gaat waarover op korte termijn gecommuniceerd moet worden. In dergelijke situaties zal de politie in eerste instantie aan zet zijn. De burgemeester zal in die gevallen dan ook rechtstreeks door de politie worden geïnformeerd. De burgemeester maakt zelf de afweging of hij buiten de reguliere werktijden om een beroep doet op het ambtelijk apparaat. Op dit moment is de inschatting dat de gemeentelijke taken bij calamiteiten en incidenten binnen de reguliere werktijden kunnen worden opgepakt. 9

11 5. Stappenplan communicatie Vooraf moet het volgende worden opgemerkt: iedere situatie is uniek en vraagt om een eigen benadering. Dit stappenplan biedt een handvat voor betrokken medewerkers, bestuurders en ketenpartners. Op basis van kennis en ervaring kan - in overleg - worden afgeweken van de hieronder beschreven stappen. Daar waar het om jeugdhulp gaat, is het CJG veelal in een vroegtijdig stadium betrokken. In stappenplan is de route binnen het CJG eveneens opgenomen. Ook de OGGz is vaak betrokken. Derhalve zijn ook de afspraken binnen de OGGz hieronder opgenomen. Stappenplan Centrum voor Jeugd en Gezin De toegang tot de jeugdhulp en het casemanagement 18- wordt in het Westerkwartier verzorgd door het CJG Westerkwartier. Het CJG Westerkwartier is een netwerkorganisatie. De kernpartners MEE Groningen, GGD Groningen en SPINN verzorgen gezamenlijk de toegang tot de jeugdhulp (zorgtoewijzing) en het casemanagement. Wanneer er binnen het CJG sprake is van een calamiteit of incident, is de direct leidinggevende van de eigen organisatie het aanspreekpunt. Daarbij zorgt de medewerker ervoor dat ook de CJG-coördinator geïnformeerd wordt. Als het vermoeden bestaat dat een incident leidt tot contact van de cliënt met de politiek, direct of via de pers, dan wordt de gemeente (= medewerker OOV) door de leidinggevende van de verantwoordelijke instelling geïnformeerd. De leidinggevende van de verantwoordelijke instelling stelt hierover tevens de CJG-coördinator op de hoogte. De medewerker OOV informeert vervolgens de burgemeester en stemt met hem af wie er verder geïnformeerd moeten worden (zie Stappenplan gemeente). Als het tot een daadwerkelijke persescalatie komt, komen de leidinggevende van de organisatie, de wethouder en persvoorlichters van organisatie en gemeente met spoed samen om de benadering van de pers voldoende af te stemmen. Stappenplan Meldpunt OGGz/Meldpunt Bezorgd Wanneer de OGGz betrokken is bij een casus, en het vermoeden bestaat dat: a) een casus uit de hand dreigt te lopen (om welke reden dan ook), of b) een incident leidt tot contact van de cliënt (of diens netwerk) met de politiek, direct of via de pers, dan wordt de gemeente (= medewerker OOV) hierover door de OGGz-coördinator geïnformeerd. 10

12 Stappenplan gemeente 1. Signaal/melding over incident/calamiteit komt binnen Een calamiteit of incident kan op verschillende manieren bij de gemeente worden gemeld, voorbeelden hiervan zijn: - Via een melding van de politie aan de burgemeester (in zijn/haar rol als korpsbeheerder); - Via de coördinatoren CJG of OGGz - Via een melding van de betrokken zorg verlenende organisatie aan de toezichthouder en de verantwoordelijke gemeentelijke afdeling; - Via een andere gemeente (zie ook onder 3); - Onwenselijk, maar in de praktijk wel mogelijk: een calamiteit wordt rechtstreeks bij een of meer van de leden van het college van B&W gemeld of komt via de (sociale) media in de openbaarheid. Meldingen aan de gemeente worden doorgezet naar de medewerker OOV van de betreffende gemeente. Daar waar het signaal een jeugdige of gezinssituatie betreft, informeert de medewerker OOV het CJG (wanneer dat nog niet is gebeurd). Bij de melding wordt die informatie aangeleverd die voor betrokkenen nodig is om verantwoordelijkheid te nemen met inachtneming van zo optimaal mogelijke bescherming van privacy. 2. Onderzoek soort melding De medewerker OOV stelt vast: a) of de melding een voorziening in het kader van de Jeugdwet of Wmo betreft, of dat het een calamiteit/incident betreft waarbij geen jeugdhulp of ondersteuning op basis van de Wmo betrokken is, of waarbij dit (nog) onbekend is, en b) wie welke verantwoordelijkheid draagt (zie paragraaf 3) en welke protocollen benut kunnen worden (zie paragraaf 1 en bijlagen). 3. Doorzetten signaal. De medewerker OOV bespreekt het signaal/de melding met de burgemeester en stemt af over het proces/de te nemen stappen: - Wel/geen calamiteitenoverleg (en zo ja: telefonisch of fysiek, welke deelnemers?) - Wie informeren en/of raadplegen (intern en extern, bijv. CJG of OGGz). Betrokkenheid andere gemeenten Er kunnen verschillende gemeenten betrokken kunnen zijn bij een calamiteit, namelijk: Gemeente waar de calamiteit heeft plaatsgevonden Gemeente die het inkoopcontract heeft gesloten met instelling Gemeente waar de cliënt verblijft Gemeente waar ouders/cliënt ingeschreven staan (woonplaatsbeginsel) De gemeente waar zich de calamiteit voor doet is leidend, en heeft de regie en is verantwoordelijk voor het betrekken van en de afstemming met de overige betrokken gemeenten. 4. Eerste (inhoudelijke) beoordeling van de situatie door het calamiteitenoverleg. Dit overleg bestaat ten minste uit de medewerker OOV en de burgemeester. Ook anderen kunnen bij dit overleg worden betrokken (inhoudelijk betrokken interne afdelingen, CJG, communicatieadviseur, portefeuillehouder, beleidsadviseur, OGGz, etc.). 11

13 - Wat is de inhoud van het signaal/de melding, welke terreinen? - Welke informatie is nodig om in te schatten welke vervolgactie nodig is? - Wie moeten er bij de afhandeling worden betrokken? - Wie heeft bestuurlijk de regie? - Wat wordt de strategie? Het calamiteitenoverleg kan een eenmalige samenkomst betreffen, maar kan ook afhankelijk van de situatie en de gekozen strategie meerdere malen bijeen komen. 5. Informeren betrokkenen. Afhankelijk van de aard en omvang worden de diverse betrokkenen geïnformeerd. 6. Afhandelen signaal, incident of calamiteit. Deze afhandeling hangt sterk af van de aard en omvang van het incident of de calamiteit. 7. Evaluatie van het proces. Na afloop van een calamiteit wordt door de medewerker OOV een evaluatie geïnitieerd over het verloop van het proces rondom de (afhandeling van en communicatie over de) calamiteit. Hierbij kan aandacht besteed worden aan de communicatie, de tijdigheid en de informatiedeling. Tevens kan aan de orde komen of het handelen van de betreffende jeugdhulp- of zorginstelling gevolgen moet hebben voor de inkoop van hulp/zorg bij deze instelling en de daarbij te maken afspraken. De evaluatie kan aanleiding zijn om de richtlijn aan te passen. 8. Eventueel aanpassen van de richtlijn. In overleg met de vier Westerkwartiergemeenten. 12

14 Bijlagen 13

15 Bijlage 1. Protocol meldingen calamiteiten en geweld Wmo 14

16 15

17 Bijlage 2. Protocol Zedenzaken en maatschappelijke onrust 16

18 17

19 Bijlage 3. Protocol maatschappelijke incidenten 18

20 19

21 Bijlage 4. Protocol verwarde personen Volgt; is op het moment van vaststelling van onze Richtlijn nog in ontwikkeling. 20

22 21

23 Bijlage 5. Bereikbaarheidslijst 22