A OA Gemeente Delft. Wij gaan er vanuit u hiermee voldoende geinformeerd te hebben en verzoeken u de motie als afgedaan te beschouwen.

Transcriptie

1 Samenleving A OA Gemeente Delft De Torenhove Martinus Nijhoffiaan ES Delft IBAN NL21 BNGH t.n.v. gemeente Delft Retouradres : Controlling, Postbus 78, 2600 ME Delft Aan de eden van de gemeenteraad Behandeld door hkoenen hkoenen@delft.n1 Internet Telefoon VERZONncs' Datum Ons kenmerk Uw brief van 9 APR Onderwerp Afdoen motie Communicatie bij Calamiteiten Uw kenmerk Bijlage 1 Geachte eden van de raad, In de Motie M8 van 18 december 2014 is het college gevraagd afspraken te maken met jeugdhulpaanbieders over de communicatie bij calamiteiten. Er is een Calamiteitenprotocol Sociaal Domein Delft opgesteld, wat is afgestennd met diverse instellingen. Het protocol geldt voor alle ondersteuning die door de gemeente Delft is ingekocht en/of vanuit de Toegang Delft wordt verstrekt, inclusief ondersteuning die wordt geboden door huisartsen. Bijgaand ontvangt u de brief die met het Calamiteitenprotocol Sociaal Domein Delft is verzonden aan de gecontracteerde aanbieders. Wij gaan er vanuit u hiermee voldoende geinformeerd te hebben en verzoeken u de motie als afgedaan te beschouwen. Hoogachtend, het college van burgemeester en wethouders van Delft,, burgemeester F. Forster, MSc 1.b., secre drs..w. AndrIessen Ls.

2 Samenleving Gemeente Delft De Torenhove Martinus Nijhofflaan ES Delft IBAN NL21 8NGH t.n.v. gemeente Delft Retouradres : Postbus 78, 2600 ME Delft Aan alle gecontracteerde partijen Behandeld door Mieke Maas Telefoon mmaas@delft.n1 Internet nl Telefoon Datum Ons kenmerk uw brief van Onderwerp Calamiteitenprotocol Sociaal Domein Delft. Uw kenmerk Bijlage Geachte heer/mevrouw, Met de transities Jeugdzorg en Wmo komen eventuele calamiteiten rond de hulp en zorg nadrukkelijker op de okale (politiek bestuurlijke) agenda. Vanwege de verstrekkende gevolgen die een calamiteit kan hebben, is het van groat belang dat gemeenten en aanbieders elkaar zo snel mogelijk vinden, afgestemd handelen en naar buiten treden. De gemeente Delft heeft hiervoor het Calamiteitenprotocol Sociaal Domein Delft vastgesteld. Dit protocol is afgestemd met diverse instellingen in het Sociaal Domein. Hierbij ontvangt u het door het college van Burgemeester en wethouders vastgestelde Calamiteitenprotocol Sociaal Domein Delft. Het protocol geldt voor alle zorg en ondersteuning die door de gemeente Delft is ingekocht en/of vanuit de Toegang Delft wordt verstrekt. Het protocol is aanvullend op het interne calamiteitenplan van uw eigen organisatie. Het geldt ook voor de gecontracteerde zorg en ondersteuning die via de huisartsen worden ingezet. Inwerkingtreding Calamiteitenprotocol Sociaal Domein Delft Het protocol is vanaf heden van kracht voor alle organisaties die gecontracteerde zorg en ondersteuning leveren. Vanaf 2016 zullen de nieuwe afspraken over melding en samenwerking bij een calamiteit onderdeel uitmaken van het contract. Voor 2015 zijn met de aanbieders van Wmo-begeleiding afspraken opgenomen in de Resultaatovereenkomst (dd oktober 2015, pagina 17, paragraaf 8).Voor 2015 zijn met de aanbieders van jeugdhulp en reintegratie/participatiediensten nog geen afspraken gemaakt over melding en communicatie bij calamiteiten en crisissituaties. Voor alle aanbieders geldt dit Delftse protocol as aanvulling op de bestaande contractafspraken voor r0 Cs1 0

3 Datum Ons kenmerk Gezien het belang van een goede afstemming en coordinatie bij calamiteiten vragen wij u am formeel te bevestigen dat u: 1 Kennis heeft genomen van het Calamiteitenprotocol Sociaal Domein Delft 2 Conform deze afspraken zal handelen 3 Zorgdraagt voor de implementatie en barging van de afspraken in dit protocol in uw eigen organisatie en werkprocessen. Graag ontvangen wij van u deze brief, ter bevestiging van de afspraken, zo snel mogelijk en uiterlijk per 1 juni 2015 ondertekend retour. Hoogachtend, het college van burgemeester en wethouders van Delft,, burgemeester F. FOrster, MSc 1.b., secretaris drs. T.W. Andriessen 1.5. Organisatie Datum Naam Functie Handtekening 2/2

4 Notitie Calamiteitenprotocol Sociaal Domein Delft 1 Inleiding Het calamiteitenprotocol Sociaal Domein Delft beschrijft hoe de gemeente de communicatie, informatievoorziening en nazorg uitvoert in geval van een calamiteit binnen het sociaal domein en de verdeling van de verantwoordelijkheden hierbij. Het protocol geldt voor alle vanuit de Toegang verstrekte zorg en ondersteuning. Dit protocol is geen vervanging voor de interne calamiteitenplannen van de organisaties. Zij zijn zelf verantwoordelijk voor de interne afhandeling van incidenten en calamiteiten. Doel van dit protocol is dat er gecoördineerde afstemming tussen de gemeente en organisaties plaatsvindt in geval van een calamiteit, dat leidt tot voldoende informatie-uitwisseling en voldoende mogelijkheden voor betrokken bestuurders, om te komen tot een adequate (bestuurlijke) besluitvorming en zo nodig communicatie en informatie richting derden zoals bijvoorbeeld de gemeenteraad en/of media. Aanleiding Met de transities Jeugdzorg en Wmo komen calamiteiten rond de hulp en zorg nadrukkelijker op de lokale (politiek bestuurlijke) agenda. Vanwege de verstrekkende gevolgen die een calamiteit kan hebben, is het van groot belang dat gemeenten en aanbieders elkaar zo snel mogelijk vinden bij een incident of calamiteit om afspraken te maken hoe te handelen en naar buiten te treden. Diensten en uitvoeringsorganisaties dienen eenduidig en gecoördineerd naar buiten te treden om te zorgen voor een zorgvuldige opvolging en zo (verdere) schade aan slachtoffers en hun directe omgeving te voorkomen. Door duidelijke afspraken wordt schade aan het beeldvorming en reputatie rond de organisaties die verantwoordelijk zijn voor zorg- en ondersteuning beperkt. Voor Jeugd is vanuit het ministerie VWS/VNG een handreiking opgesteld voor een calamiteitenprotocol. Deze Handreiking Communicatie Gemeente(n) bij Calamiteiten Jeugdhulp biedt gemeenten een handvat voor het voorbereiden van de interne organisatie op de ontvangst van meldingen van calamiteiten en voor het maken van afspraken met jeugdhulpinstellingen (waar de gemeente, al dan niet regionaal, jeugdhulp heeft ingekocht) en gecertificeerde instellingen over het melden van en afstemmen over calamiteiten rond jongeren tot 18 jaar en dit vast te leggen. Deze handreiking is gebruikt als basis voor het opstellen van het calamiteitenprotocol Sociaal Domein Delft. Het voorliggende protocol voldoet aan de eisen die aan een protocol voor Jeugd zijn gesteld. Ter voorbereiding is afstemming gezocht met regio H4 en H10 en geïnventariseerd welke relevante protocollen kunnen worden gebruikt, zowel uit Delft als van andere gemeenten. Wmo- en jeugdhulpinstellingen zijn wettelijk verplicht calamiteiten bij de inspectie te melden 1. In de gemeentelijke (regionale) contracten met de Wmo-aanbieders is afgesproken dat zij een calamiteit ook bij de gemeente melden. Met de gecertificeerde instellingen zijn afspraken gemaakt over hoe te handelen in geval van calamiteiten en incidenten. De contractafspraken zijn opgenomen in bijlage 1. 1 Onder inspectie voor Jeugd wordt verstaan het samenwerkingsverband van de drie bij de Jeugdwet betrokken inspecties (de Inspectie Jeugdzorg, de Inspectie voor de Gezondheidszorg en de Inspectie Veiligheid en Justitie). Deze inspecties fungeren in het kader van de Jeugdwet als ware zij één rijksinspectie. De inspectietaken voor Wmo-instellingen worden door de gemeenten in de regio Haaglanden belegd bij de GGD. Re-integratie-aanbieders vallen onder de Inspectie SZW. versie 26 maart

5 Voor Jeugdaanbieders, re-integratie-aanbieders en Werkse! is een dergelijke bepaling niet in het contract opgenomen. Inzet is om een dergelijke afspraak ook te maken met de jeugdaanbieders. 2 Reikwijdte van dit protocol De reikwijdte van dit protocol wordt bepaald in de definitie van het begrip calamiteit. De hier gehanteerde definitie is gebaseerd op de Jeugdwet en de handreiking van VWS/VNG voor gemeenten; de definitie is verbreed voor het Sociaal Domein. Calamiteit Met een calamiteit wordt bedoeld : niet-beoogde of onverwachte gebeurtenis, die betrekking heeft op de kwaliteit van de hulp en die tot een ernstig schadelijk gevolg voor of de dood van een kind, jeugdige of volwassene heeft geleid 2. Calamiteiten zijn onder meer: 3 1 (On)natuurlijke dood van een kind of jongere of volwassene 2 Ernstige mishandeling of zwaar blijvend lichamelijk letsel van een kind of jongere of volwassene waardoor ingrijpen van buitenaf nodig is gebleken; 3 Ernstige mishandeling of zwaar blijvend lichamelijk letsel van een kind of jongere of volwassene bijvoorbeeld in een instelling door een medewerker van de instelling (hulpverlener of verzorger) of een andere jeugdige; 4 Geweld (zwaar blijvend lichamelijk letsel) tegen medewerkers van een instelling. In geval van een calamiteit wordt dit protocol altijd in werking gesteld. Incidenten Incidenten zijn (in vergelijking met calamiteiten) relatief lichte verstoringen van de dagelijkse gang van zaken bij een aanbieder. Soms is het onderscheid tussen een calamiteit en een incident onduidelijk. Een incident kan afhankelijk van de kenmerken van een situatie overgaan in een calamiteit. Het is aan de primair betrokkenen om daaromtrent de inschatting en afwegingen te maken en overeenkomstig te handelen. Incidenten hoeven de aanbieders niet bij de gemeente te melden maar moeten door de organisatie zelf geregistreerd en geanalyseerd worden, en tot verbeteracties leiden. Wanneer het onduidelijk is of de gebeurtenis een calamiteit of een incident betreft, is het raadzaam afstemming te zoeken met de gemeente. Als er sprake is van samenloop van ondersteuning en Jeugdhulp moet ook de Inspectie Jeugdzorg worden betrokken. Ook bij gebeurtenissen die volgens bovenstaande definitie geen calamiteit maar een incident zijn, maar waar er sprake is van of een grote kans is op (lokale, regionale of landelijke) media-aandacht, wordt dit protocol in werking gesteld. 2 3 Gebaseerd op de definitie van een calamiteit in de Jeugdwet en de Wmo 2015 Op basis van de Handreiking Communicatie Gemeente(n) bij Calamiteiten Jeugdhulp, juni 2014 versie 26 maart

6 3 Melding, opschaling en coördinatie Melding Een calamiteit kan op verschillende wijze bij de gemeente bekend worden, voorbeelden hiervan zijn: een melding van de politie aan de officier van dienst Bevolkingszorg (crisisorganisatie) een melding van de politie aan de gemeente (burgemeester of gemeentelijke afdeling) een melding van de betrokken instelling of inspectie aan de verantwoordelijke gemeentelijke afdeling een melding van een burger aan een gemeentelijke afdeling rechtstreeks bij één of meer van de leden van het college van BW via de media in de openbaarheid gebracht. Een melding zal doorgaans eerst mondeling en daarna schriftelijk gebeuren. Uitgangspunt is dat de melding zo snel mogelijk wordt gedaan. Met externe en interne partners wordt afgesproken dat zij een calamiteit melden bij de manager Toegang. Bij een melding door de politie of een betrokken instelling wordt die informatie aangeleverd die nodig is om de verantwoordelijkheid te nemen (zie bijlage 2), met inachtneming van optimale bescherming van privacy (zie bij paragraaf 4 onderdeel Interne informatiedeling). Als de betrokken instelling ook de betreffende inspectie in kennis stelt kan de melding naar de gemeente met hetzelfde formulier worden gedaan. Het is van belang dat alle meldingen, die elders in de organisatie binnenkomen, direct aan de manager Toegang worden doorgegeven. De manager Toegang stelt hierop het Kernteam samen. De manager Toegang heeft als voorzitter van het kernteam de regie op de procesmatige afhandeling van de calamiteit. Uitzondering hierop is een melding van een acute calamiteit die bij de gemeentelijke crisisorganisatie binnenkomt. Melding via gemeentelijke crisisorganisatie (acute calamiteit) Wanneer de hulpdiensten een acute calamiteit bij de gemeentelijk Officier van Dienst Bevolkingszorg melden, wordt de calamiteit door gemeentelijke crisisorganisatie opgepakt. Dan ligt in de acute fase de regie bij de crisisorganisatie. De manager Toegang wordt door de crisisorganisatie betrokken bij de coördinatie. Afhankelijk van de opschaling van de crisisorganisatie is de Officier van Dienst of de Leider Team Bevolkingszorg verantwoordelijk voor het betrekken van de manager Toegang zodra duidelijk wordt dat het een calamiteit in het sociaal domein betreft. De crisisorganisatie volgt de eigen procedures voor de afhandeling van de calamiteit. Uitgangspunt is dat zodra de situatie dit toelaat de calamiteit wordt overgedragen aan de manager Toegang en het kernteam. Opschaling Het niveau waarop de verantwoordelijkheid voor de aansturing van het proces ligt wordt bepaald door de omvang en de impact van de calamiteit. Incident: een relatief lichte verstoring die door de lijnorganisatie procesmatig wordt afgehandeld. Calamiteit: een ernstige gebeurtenis die door het kernteam procesmatig wordt afgehandeld. Calamiteit met strategische vraagstukken: een ernstige gebeurtenis die, bijvoorbeeld vanwege communicatieve vraagstukken, door een bestuurlijk overleg wordt aangestuurd. Calamiteit met openbare orde problematiek: indien een calamiteit openbare orde problematiek, grootschalig opsporingsonderzoek of brede maatschappelijke onrust tot gevolg heeft is de Driehoek (burgemeester, OM, politie) leidend in de aanpak. versie 26 maart

7 Procesregie en coördinatie Bij calamiteiten is de manager Toegang verantwoordelijk voor de procesregie. Hiervoor zijn binnen de Toegang vervangingsafspraken gemaakt zodat er altijd een leidinggevende beschikbaar is om deze rol op zich te nemen. Indien de calamiteit zich voordoet in de toegangsorganisatie heeft de directeur Samenleving de verantwoordelijkheid voor de procesregie. Kernteam De manager Toegang stelt een kernteam samen dat de ambtelijke coördinatie heeft over de aanpak van de calamiteit. Daarin zitten altijd: manager Toegang; voorzitter van het kernteam, informeert de betrokken bestuurder(s) communicatieadviseur; zorgt voor media-analyse, communicatieadvies, afstemming van woordvoering en communicatie met andere betrokken organisaties en uitvoering vanuit de gemeentelijke organisatie en het college van B&W programmeur die betrokken is bij het domein. Het kernteam maakt een eerste inventarisatie om de omvang en impact van de casus te kunnen beoordelen en het college van B&W goed te kunnen informeren. Het kernteam maakt een overzicht van alle feiten en houdt in een logboek alle activiteiten en besluiten bij. Dit is van belang voor het procesverloop, woordvoering en evaluatie van het proces. De manager Toegang informeert de bestuurlijk verantwoordelijke zo snel als mogelijk. Voorbeelden van informatie voor de wethouder/ burgemeester is opgenomen in bijlage 3. Ook geeft het kernteam advies aan de bestuurlijk verantwoordelijke over de vervolgstappen in het proces en het informeren van de gemeenteraad. De gemeenteraad wordt zo snel mogelijk geïnformeerd over een melding van een calamiteit. De vorm waarin dit gebeurt, bijvoorbeeld via een korte raadsbrief, is afhankelijk van de calamiteit. Het gehele proces van de afhandeling van een calamiteit is uitgewerkt in een processchema. In onderstaand schema is de opschaling bij een incident en (niet-acute) calamiteit opgenomen. Afhandeling van de calamiteit Niveau van opschaling Incident Reguliere aanpak Calamiteit Calamiteit met Strategische (communicatie) vraagstukken Calamiteit met openbare orde problematiek Driehoeks overleg Bestuurlijk overleg Bestuurlijk overleg Kernteam Kernteam Kernteam Coördinatie Lijnorganisatie Kernteam Kernteam Kernteam Procesregie Teamleider Manager Toegang Manager Toegang Manager Toegang Bestuurlijk verantwoordelijk Wethouder Burgemeester Burgemeester Burgemeester versie 26 maart

8 Bestuurlijke verantwoordelijkheid De burgemeester en de portefeuillehouder zijn het boegbeeld namens de gemeente rond en aanpak van een calamiteit. Hierbij is de rol van de burgemeester, naast zijn verantwoordelijkheid voor de openbare orde, vooral een rol van maatschappelijke betekenisgeving (burgervaderrol). Denk aan het bezoeken van getroffenen, duiding geven, ruimte geven voor verdriet en emoties. De focus van de portefeuillehouder ligt meer op de inhoud van de zaak; wat is er gebeurd, hoe heeft dat kunnen gebeuren en wat zijn de gevolgen. Bestuurlijk aanspreekpunt Voor een goede en snelle aanpak van een calamiteit is het van belang dat er zowel intern als extern één bestuurlijk aanspreekpunt is. Dat is in alle gevallen de burgemeester. De burgemeester bepaalt vervolgens of de verantwoordelijk portefeuillehouder deze rol overneemt. 4 Rolverdeling gemeente en instellingen bij calamiteiten Betrokken instellingen De instelling waar de calamiteit plaatsvindt heeft een operationele verantwoordelijkheid voor de afhandeling hiervan volgens de eigen interne protocollen. Daarnaast meldt de instelling een calamiteit altijd bij de gemeente /de manager Toegang*) waar de calamiteit plaatsvindt, en indien van toepassing bij de betreffende inspectie; daarnaast geldt bij jeugdigen dat de melding ook moet worden gedaan bij de gemeente die volgens het woonplaatsbeginsel verantwoordelijk is 4 neemt op verzoek van de manager Toegang deel aan het kernteam en/of het bestuurlijk overleg. De medewerker die zitting neemt in het kernteam beschikt over mandaat om in de betreffende casus namens de instelling te acteren stemt eventuele interne- en externe communicatie, waaronder woordvoeringslijnen en aanpak, altijd vooraf af met de communicatieadviseur in het kernteam levert op verzoek aanvullende informatie aan het kernteam (conform privacy kader). *) Voor de Wmo is regionaal ambtelijk het volgende afgesproken: De instellingen bellen met de GGD Haaglanden (in plaats van met de gemeente). De GGD informeert direct de gemeente waar het incident plaatsvindt. Die gemeente neemt dan de regie. Gemeente De gemeente heeft de bestuurlijke verantwoordelijkheid heeft via het kernteam de coördinatie over de externe communicatie, zoals afspraken over woordvoering, woordvoeringslijnen en strategie en de nazorg met betrekking tot het incident is verantwoordelijk voor het informeren van andere betrokken gemeenten en zorgt voor onderlinge afstemming draagt zorg voor (regionale) afstemming van de informatie. Interne informatiedeling 4 De factsheet en mindmap om het woonplaatsbeginsel te bepalen zijn opgenomen in de bijlagen. Deze zijn ook te vinden op versie 26 maart

9 De informatie voor het kernteam en de betrokken bestuurder, betreft informatie over de feitelijke calamiteit en welke partijen hierbij betrokken zijn. Betrokken partijen zijn zelf verantwoordelijk voor welke informatie ze binnen bij een calamiteit kunnen delen. Privacy / beroepsgeheim brengt met zich mee dat zeer terughoudend dient omgegaan te worden met informatie over wat die hulp precies inhield. Ten aanzien van de privacy gelden eisen aan informatie die de bestuurder tot zich mag nemen, een wethouder heeft bijvoorbeeld wel recht op bepaalde dossierinformatie, maar mag niet zelf (medische) dossiers inzien. Eventuele informatie zou niet alleen de privacy kunnen schenden, maar is ook belastend voor de betrokkenen. Informatie kan zinvol lijken maar het is vaak moeilijk in te schatten of er een relatie tussen het incident en de hulpverleningsgeschiedenis is. Informeren betrokken gemeenten Bij een calamiteit kunnen verschillende gemeenten betrokken zijn, namelijk: gemeente waar calamiteit heeft plaatsgevonden gemeente die inkoopcontract heeft gesloten met de instelling gemeente waar de cliënt verblijft gemeente waar de cliënt staat ingeschreven gemeente waar familie van de cliënt ingeschreven staat (woonplaatsbeginsel). De gemeente waar de calamiteit heeft plaatsgevonden heeft de regie. Bij jeugdigen geldt het woonplaatsbeginsel voor het bepalen van de verantwoordelijke gemeente waar dan ook de coördinatie komt te liggen. Mocht de gemeente die de melding ontvangt volgens het woonplaatsbeginsel niet bestuurlijk verantwoordelijk zijn, dan stemt de ontvangende gemeente dit af met de betreffende gemeente zonder de professional door te verwijzen. Indien andere gemeenten bij een calamiteit zijn betrokken informeert de manager Toegang deze gemeente(n). De manager Toegang informeert de gemeente(n) naar aanleiding van de eerste inventarisatie (waar eventuele betrokkenheid uit moet blijken). Externe communicatie Externe communicatie over een calamiteit start met een zogenoemde omgevingsanalyse (wat zegt de buitenwereld over het incident of calamiteit?). Deze analyse wordt aangeleverd in het kernteam door de communicatieadviseur. Op basis van deze analyse wordt de communicatiestrategie geadviseerd en vastgesteld door het kernteam. In de communicatiestrategie is altijd aandacht voor de volgende drie onderdelen: 1 Is er sprake van een informatietekort (kloppen de feiten)? 2 Zijn er instructies nodig (schadebeperking)? 3 Moet er bestuurlijk betekenis worden gegeven aan de calamiteit (welke emotie leeft)? De informatie naar buiten toe is vooral zgn. procesinformatie, dus informatie over het verloop van de calamiteit, en de genomen stappen binnen het proces en de partijen die in deze casus betrokken zijn. In principe wordt in externe communicatie alleen gewerkt met initialen, geslacht en leeftijd van betrokkenen. De communicatiestrategie wordt altijd afgestemd met de verantwoordelijke bestuurder. Regionale afstemming externe communicatie In de regio H10 is afgesproken dat: De regie ligt bij de gemeente waar de calamiteit plaatsvindt. In het geval dat een calamiteit verband houdt met regionale onderwerpen (o.a. wachtlijsten, faillissement, regionaal gecontracteerde aanbieder etc.; geen casuïstiek) wordt de informatie versie 26 maart

10 afgestemd met de door het directeurenoverleg gemandateerde bestuurder (= wethouder Jeugd Den Haag). 5 Onderzoek en Evaluatie Onderzoek inspectie en volgordelijkheid Wanneer een calamiteit wordt gemeld bij de betrokken inspectie zal er mogelijk een onderzoek worden ingesteld. De inspectie kan ook de instelling verzoeken om een onafhankelijk onderzoek te doen. De gemeente wacht met het doen van eigen onderzoek naar de toedracht van een calamiteit op de uitkomsten van het onderzoek van de inspectie danwel het onderzoek dat de instelling in opdracht van de inspectie uitvoert. De inspectie voor Jeugd is verplicht onderzoek in te stellen naar gemelde calamiteiten en hierover te rapporteren. De inspectie heeft met de gemeenten afgesproken dat de inspectie de betrokken gemeenten zal: informeren indien daar gedurende het onderzoek aanleiding voor is rapporteren over de uitkomst van het onderzoek. (Momenteel wordt op H10-niveau de afspraken met de GGD gemaakt over de rol van toezichthouder. De inzet van Delft is om een vergelijkbare afspraak met de GGD te maken over het informeren van de betrokkenen gemeente(n).) Evaluatie proces Na afloop van een calamiteit, wordt het verloop van het proces rondom de (afhandeling van en communicatie over de) calamiteit geëvalueerd. De directeur Samenleving is verantwoordelijk voor de uitvoering van de evaluatie. Afhankelijk van de calamiteit kan de evaluatie intern worden uitgevoerd of worden uitbesteed aan een externe evaluator. Hierbij wordt aandacht besteed aan de informatiedeling, de communicatie en de (tijdigheid van de)nazorg. Bij de evaluatie wordt ook de beoordeling van de inspectie meegenomen. Ook komt aan orde of het handelen van de betreffende jeugdhulp/instelling gevolgen moet hebben voor andere processen/beleid en de daarbij te maken afspraken. De evaluatie kan aanleiding zijn om het protocol aan te passen. De instellingen zijn zelf verantwoordelijk voor het evalueren van hun processen. Informeren van de gemeenteraad Na afloop van een calamiteit informeert de betrokken bestuurder schriftelijk de gemeenteraad over de afhandeling van de calamiteit. Evalueren van het protocol zelf Na afloop van een calamiteit wordt de werking van het protocol zelf ook geëvalueerd. Zonodig wordt het calamiteitenprotocol zonodig bijgesteld. versie 26 maart

11 Bijlage 1 Afspraken in huidige contracten In de contracten met Wmo aanbieders is de volgende afspraak opgenomen: Als er sprake is van een calamiteit of crisissituatie die bij de hulpverlening plaatsvindt dan heeft de Regio H4 de bestuurlijke verantwoordelijkheid, de Zorgaanbieder de operationele. Daarbij gelden de volgende spelregels: De betrokken Zorgaanbieder informeert de betreffende gemeente van de Regio H4 binnen 48 uur. Hiervoor kan contact worden opgenomen met de beleidsambtenaar verantwoordelijk voor de Wmo. Alle communicatie met externe partijen, waaronder media, wordt afgestemd met de betreffende gemeente van de Regio H4. De betrokken partijen (inclusief de betreffende gemeente van de Regio H4) houden elkaar actief op de hoogte van de voortgang van de afhandeling van de calamiteit. De gemeente kan handelen naar aard van bevindingen. Dat kan ook betekenen dat de cliënt/burger naar een andere aanbieder wordt doorgeleid voor de maatwerkvoorziening. (Uit: Contract Wmo-aanbieders 2015) Met de gecertificeerde instellingen is de volgende afspraak opgenomen: In geval van calamiteiten en incidenten wordt aangesloten bij de calamiteitenregeling van de gemeenten. De gemeenten informeren de gecertificeerde instellingen over en betrekken de gecertificeerde instellingen bij de incidenten- en calamiteitenprotocollen. De gecertificeerde instelling onderzoekt de calamiteiten en rapporteert hierover aan de Inspectie Jeugdzorg. De gemeente besluit indien nodig tot breder ketenonderzoek naar de calamiteit en voert regie over dit onderzoek. (Uit: Samenwerkingsprotocol Haaglanden-Gecertificeerde instellingen Uitvoering jeugdbescherming en jeugdreclassering) versie 26 maart

12 Bijlage 2 Checklist gegevensinventarisatie Voor het inventariseren van informatie voor het verkrijgen van het startbeeld kan onderstaande checklist worden gehanteerd. Het gaat om de volgende gegevens: NAW (bij 18- ook het adres van gezaghebbenden ten behoeve van het woonplaatsbeginsel) Geboortedatum, geslacht Naam, locatie/afdeling instelling en naam/functie betrokken medewerker Gegevens over de inhoud van de calamiteit Gegevens over aan wie is gemeld/geïnformeerd (ketenpartners, politie, ouders/wettelijke vertegenwoordigers ed.) en wie onderzoek doet (voor zover al bekend) Informatie over de actuele veiligheid, geboden hulp/begeleiding Of er sprake is van (dreigende) maatschappelijke onrust Of er sprake is van (verwachte) media aandacht Geschiedenis hulpverlening; wie heeft er betrokkenheid gehad met persoon, voor hoe lang, zijn er beschermingsmaatregelen van kracht (aard, omvang en duur hulpverlening) Beschrijving gezinsrelaties/geschiedenis hulpverlening incl. eventueel namen en geschiedenis overige kinderen Informatie over het afhandelen van de calamiteit (incl. verantwoordelijke instantie op tijd van melden, eventuele aangifte bij politie). versie 26 maart

13 Bijlage 3 Voorbeelden van informatie voor de wethouder/ burgemeester Soort melding (indeling criteria); Coördinerende partij ambtelijk en bestuurlijk (wethouder, regiowethouder of (regio) burgemeester); Betrokken partijen; Ondernomen en te ondernemen acties; Mediabeeld, wijze van communicatie incl. boodschap (indien relevant); Advies aan wethouder / portefeuillehouder en burgemeester t.a.v. te ondernemen acties (of niet); Wijze waarop de wethouder / portefeuillehouder en burgemeester op de hoogte wordt Gehouden. versie 26 maart

14 Bijlage 4 Relatie andere protocollen Naast het calamiteitenprotocol Sociaal Domein zijn er andere protocollen die in het Sociaal Domein gelden of relatie hebben met het calamiteitenprotocol Sociaal Domein. In onderstaand schema is kort aangegeven waar de protocollen betrekken hebben er of er onderlinge samenhang c.q. overlap is. Protocol Breedte/terrein Lokaal/ regionaal Calamiteitenprotocol Protocol Zedenzaken Winterregeling Protocol BIJ (Bestuurlijke informatie justitiabelen) Calamiteit Sociaal domein Lokaal Calamiteit binnen het sociaal domein die consequenties heeft op politieke, publicitaire of personele vlak zoals overlijden, ernstige mishandeling of geweld, grote maatschappelijke impact. Coördinatie ligt bij de gemeente. Maatschappelijke onrust bij zedenzaken Dak/thuislozen opvang Terugkeer justitiabelen Regionaal Lokaal Landelijk Maatschappelijke onrust met betrekking tot een zedenzaak. Coördinatie ligt bij de GGD. Het openstellen van de nachtopvang voor alle dak/thuislozen in geval van langdurige/extreme koude. Coördinatie ligt bij de gemeente. Maatschappelijke onrust/openbare orde problematiek ten gevolge van het verlof/vrijkomen van een zeden en/of geweldsdelinquent. Coördinatie ligt bij de gemeente. Overlap Protocol zedenzaken Protocol BIJ Protocol BIJ Calamiteitenprotocol Geen Protocol zedenzaken versie 26 maart