verplichting van gemeenten om toezicht te houden op de uitvoering van de Wmo. Daarnaast is het nodig om duidelijke afspraken te maken hoe om te

Transcriptie

1 Geachte leden van de raad, Inleiding Op 29 september 2015 heeft het college het 'Protocol toezicht en calamiteiten binnen de jeugdhulp en Wmo' vastgesteld. Dit protocol is opgesteld in A2-verband. De aanleiding voor het protocol is de wettelijke verplichting van gemeenten om toezicht te houden op de uitvoering van de Wmo. Daarnaast is het nodig om duidelijke afspraken te maken hoe om te gaan met incidenten en calamiteiten binnen de zorg. In het protocol worden twee richtingen uitgewerkt: a. De formele toezicht (op calamiteiten) binnen de Wmo en de jeugdhulp. Het college heeft besloten om met ingang van 1 september 2015 de directeur van de GGD als toezichthouder op de uitvoering van de Wmo aan te wijzen voor het doen van onderzoek in het geval zich calamiteiten voordoen. Tevens is de GGD als toezichthouder aangewezen op de uitvoering van de preventieve jeugdhulpvoorzieningen in het geval zich calamiteiten voordoen. De GGD heeft reeds ruime ervaring met toezichthoudende taken, in haar rol als toezichthouder voor de kindercentra. Belangrijke voorwaarden voor de toezichthoudend ambtenaar zijn onder andere onafhankelijkheid en professionaliteit & deskundigheid. Onafhankelijkheid vertaalt zich onder meer in functiescheiding. Dit is een belangrijke overweging om de toezichthoudend ambtenaar niet te positioneren bij de (A2)gemeente zelf. In het kader van de Jeugdwet zijn de landelijke inspecties verantwoordelijk voor het toezicht op het grootste deel van de jeugdhulp. De Inspectie Jeugdzorg, de Inspectie Veiligheid en Justitie en de Inspectie voor de Gezondheidszorg zijn verantwoordelijk voor wat betreft de jeugdhulpaanbieders respectievelijk de jeugdgezondheidszorg (Zuidzorg en GGD).

2 Het toezicht op preventieve hulp, zoals jeugdmaatschappelijk werk of hulp vanuit MEE, is niet wettelijk geregeld en hiervoor bestaat geen meldplicht. Doet zich binnen het CJG een calamiteit voor en de hulpverlening wordt geboden vanuit een preventieve voorziening dan kan de GGD hierin een rol spelen indien zij hun onafhankelijke rol binnen het onderzoek kunnen waarborgen (dus op geen enkele manier zelf betrokken zijn bij de calamiteit). De GGD stelt voor om het calamiteitenonderzoek voor de preventieve voorzieningen te zien als een experiment voor een periode van 1 jaar met een evaluatie. b. Communicatie rondom incidenten en calamiteiten binnen het sociaal domein Calamiteiten (en in mindere mate incidenten) binnen het sociaal domein kunnen zorgen voor maatschappelijke onrust. Deze zaken komen altijd onverwacht en daarom is het belangrijk om goede afspraken te hebben over de verdeling van verantwoordelijkheden tussen alle betrokkenen. In het protocol wordt beschreven hoe we in Valkenswaard omgaan met de communicatie rondom incidenten en calamiteiten binnen het sociaal domein. Bijlage: Protocol toezicht en calamiteiten binnen de jeugdhulp en Wmo Burgemeester en wethouders van Valkenswaard de burgemeester, drs. R.F.W. van Eijck drs. A.B.A.M. Ederveen

3 V Cranendonck heeze-leende va^nswiirc. Protocol toezicht en calamiteiten binnen de jeugdhulp en Wmo A2-gemeenten juni 2015 Stellers: Rian Gooien Piet Schrijver 1 Cranendonck heêzè-leende

4 ( (' V. Cranendonck ro-j gemeente Vy HEEZE-LEENDE V GEMEENTE VALKENSWAARD

5 1. Inleiding De directe aanleiding tot dit protocol is de wettelijke verplichting van gemeenten om toezicht te houden de uitvoering van de Wmo. Daarnaast is het nodig om duidelijk afspraken te maken hoe om te gaan met incidenten en calamiteiten binnen de zorg. Nu er meer verantwoordelijkheid bij de gemeenten ligt, kan de discussie over de verantwoordelijkheid bij calamiteiten zich ook naar het lokale niveau verplaatsen. Incidenten en calamiteiten komen altijd onverwacht. Daarom is het belangrijk om dit voorafgaand goed te regelen en niet elke keer bij een gebeurtenis ad hoe te reageren. Diensten en uitvoeringsorganisaties dienen eenduidig en gecoördineerd naar buiten te treden om (verdere) schade aan slachtoffers en hun directe omgeving te voorkomen. De communicatie speelt bij calamiteiten en incidenten dan ook een cruciale rol. Dit protocol is een aanvulling op het Sociaal Calamiteiten Plan dat binnen de gemeenten Heeze- Leende en Valkenswaard aanwezig is. De gemeente Cranendonck heeft geen Sociaal Calamiteiten Plan. In dit document worden twee richtingen uitgewerkt: a) De formele toezicht (op calamiteiten) binnen de Wmo en de jeugdhulp b) Communicatie rondom incidenten en calamiteiten binnen het sociaal domein 2. Definities Onder een calamiteit wordt het volgende verstaan: Een niet beoogde of onverwachte gebeurtenis, die betrekking heeft op de kwaliteit van zorg en ondersteuning, en die tot een ernstig schadelijk gevolg voor of de dood van een inwoner van de gemeente heeft geleid. Calamiteiten op het gebied van zorg en ondersteuning zijn bijvoorbeeld: Een onnatuurlijke dood van een inwoner die zorg of ondersteuning ontvangt; Ernstige mishandeling of zwaar blijvend lichamelijk letsel van een inwoner die zorg en ondersteuning ontvangt binnen de gezinssituatie waardoor ingrijpen van buitenaf nodig is gebleken; e Ernstige mishandeling of zwaar blijvend lichamelijk letsel van een bewoner van een instelling door een medewerker van de instelling (hulpverlener of verzorger) of een andere cliënt of jeugdige; o Geweld (zwaar blijvend lichamelijk letsel) tegen medewerkers van een instelling, door een bewoner. Incidenten zijn (in vergelijking met calamiteiten) relatief lichte verstoringen van de dagelijkse gang van zaken. Soms is het onderscheid tussen een calamiteit en een incident onduidelijk. Een incident kan afhankelijk van de kenmerken van een situatie overgaan in een calamiteit. Het is aan de primair betrokkenen om daaromtrent de inschatting en afwegingen te maken en overeenkomstig te handelen. 3

6 A. Formeel toezicht (op calamiteiten) binnen Wmo en jeugdhulp 1. Relevante wetgeving Jeugdwet In artikel 4.18 van de Jeugdwet is opgenomen dat een jeugdhulpaanbieder, de jeugdhulpverlener en de gecertificeerde instelling bij een calamiteit de met toezicht belaste ambtenaren informeren. De met het toezicht belaste ambtenaren zijn ambtenaren van de inspectie, aangewezen door de minister en niet de ambtenaren van de gemeente. Artikel Jeugdwet 1. De jeugdhulpaanbieder en de gecertificeerde instelling doen aan de ingevolge deze wet met het toezicht belaste ambtenaren onverwijld melding van: a. iedere calamiteit die bij de verlening van jeugdhulp of bij de uitvoering van een kinderbeschermingsmaatregel of jeugdreclassering heeft plaatsgevonden, en b. geweld bij de verlening van jeugdhulp of de uitvoering van een kinderbeschermingsmaatregel of jeugdreclassering, 2. De jeugdhulpaanbieder, de jeugdhulpverlener en de gecertificeerde instelling verstrekken bij en naar aanleiding van een melding als bedoeld in het eerste lid aan de ingevolge deze wet met toezicht belaste ambtenaren de gegevens, daaronder begrepen persoonsgegevens, gegevens betreffende de gezondheid en andere bijzondere persoonsgegevens, die voor het onderzoeken van de melding noodzakelijk zijn. Wmo In artikel 3.4 van de Wmo 2015 is opgenomen dat zorgaanbieders bij een calamiteit de met toezicht belaste ambtenaren informeren. Het college wijst personen aan die belast zijn met het houden van toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens deze wet. Artikel 3.4 Wmo De aanbieder doet bij de toezichthoudende ambtenaar, bedoeld in artikel 6.1, onverwijld melding a. iedere calamiteit die bij de verstrekking van een voorziening heeft plaatsgevonden; b, geweld bij de verstrekking van een voorziening. 2. De aanbieder en de beroepskrachten die voor hem werkzaam zijn, verstrekken bij en naar aanleiding van een melding als bedoeld in het eerste lid aan de toezichthoudende ambtenaar de gegevens, daaronder begrepen persoonsgegevens, gegevens betreffende de gezondheid en andere bijzondere persoonsgegevens als bedoeld in de Wet bescherming persoonsgegevens, voor zover deze voor het onderzoeken van de melding noodzakelijk zijn. 3. Persoonsgegevens als bedoeld in het tweede lid, ten aanzien waarvan de aanbieder of de beroepskracht op grond van een wettelijk voorschrift of op grond van zijn ambt of beroep tot geheimhouding is verplicht, worden uitsluitend zonder toestemming van betrokkene verstrekt, indien deze niet meer in staat is de toestemming te geven dan wel dit noodzakelijk kan worden geacht ter bescherming van cliënten. < r^-, ^^Imï/VCranendonck fvl vi vy fi gemeente heeze-leende

7 2. Meldingen aan de gemeente en aan de inspectie Jeugd De inspectie verricht onderzoek naar de kwaliteit van de jeugdhulp in algemene zin en houdt toezicht op de naleving van de Jeugdwet. De inspectie voert deze taak uit door geprogrammeerd toezicht enerzijds (bijvoorbeeld risico gestuurd toezicht op specifieke instellingen of thematisch toezicht) en door niet-geprogrammeerd toezicht anderzijds (naar aanleiding van meldingen van calamiteiten en geweld). Zie artikelen 4.1.8, 9.1 en 9.2. uit de Jeugdwet. Voor calamiteiten bij jeugdhulpaanbieders1 geldt een meldingsplicht aan de inspectie2. De jeugd huipaan bieders moeten daarbij de gegevens verstrekken die voor het onderzoek van de melding van die calamiteit of geweld nodig zijn. Voor de A2-gemeenten geldt dat calamiteiten bij jeugdhulpaanbieders ook gemeld moeten worden aan de gemeente waar de calamiteit zich voor doet. Het toezicht op preventieve hulp, zoals jeugdmaatschappelijk werk of hulp vanuit MEE, is niet wettelijk geregeld en hiervoor bestaat geen meldplicht. Voorgesteld wordt om de toezichthoudende rol voor deze voorzieningen neer te leggen bij de GGD. De GGD kan hierin een rol spelen indien zij hun onafhankelijke rol binnen het onderzoek kunnen waarborgen (dus op geen enkele manier zelf betrokken zijn bij de calamiteit). De GGD stelt voor om het calamiteitenonderzoek voor de preventieve voorzieningen te zien als een experiment voor een periode van 1 jaar met een evaluatie. Mochten er in het experimentjaar bij de betrokken partijen twijfels zijn over de onafhankelijkheid van de GGD, dan kan de GGD eventueel een GGD van een naburige regio vragen het calamiteitenonderzoek uit te voeren. Soms is het onderscheid tussen een calamiteit en een incident onduidelijk. Incidenten (niet zijnde calamiteiten) hoeven de jeugdhulpinstellingen niet te melden maar moeten door instellingen geregistreerd en geanalyseerd worden en tot verbeteracties leiden. Eenmaal per jaar dient de registratie naar de inspectie en de gemeente gestuurd te worden. Bij een incident is het ook raadzaam om bij twijfel afstemming te zoeken met het loket van de inspectie. Wmo Binnen de toezicht op de Wmo wordt onderscheid gemaakt tussen reactief en proactief toezicht3: - In reactief toezicht acteert de toezichthouder alleen op basis van meldingen. Het toezicht staat in het teken van de naleving van de wet. - In proactief toezicht gaat de gemeente zelf actief op zoek naar informatie om de kwaliteit van de zorg te verbeteren en incidenten te voorkomen. Gekozen wordt om vooralsnog alleen het reactief toezicht formeel te regelen en dit jaar te onderzoeken op welke manier de gemeenten invullingen kunnen geven aan het proactief toezicht. 1 Ook voor geweld en gebeurtenissen waarvoor veel media aandacht is, geldt een meldingsplicht aan de inspectie. Geweld bij de verlening van jeugdhulp of de uitvoering van een kinderbeschermingsmaatregel of jeugdreclassering betreft: lichamelijk geweld jegens een jeugdige of een ouder, of bedreiging daarmee, door iemand die werkzaam is voor de jeugdhulpaanbieder of een gecertificeerde instelling, of door iemand die werkzaam is voor een rechtspersoon die in opdracht van de aanbieder of gecertificeerde instelling jeugdhulp verleent of door een andere jeugdige of ouder met wie de jeugdige of ouder gedurende het etmaal of een dagdeel bij de aanbieder verblijft. Veel media aandacht kan bv een tv uitzending betreffen over een gezin waar jeugdhulp bij betrokken is. 2 Onder inspectie wordt verstaan het samenwerkingsverband van de drie bij de jeugdwet betrokken inspecties (de inspectie jeugdzorg, de inspectie gezondheidszorg en de inspectie veiligheid en justitie). Deze inspecties fungeren in het kader van de Jeugdwet "als ware zij één rijksinspectie"

8 Reactief toezicht Voor calamiteiten bij de uitvoering van zorg en ondersteuning door zorgaanbieders geldt een meldingsplicht aan de gemeentelijk toezichthouder. Voorgesteld wordt om de toezichthoudende rol neer te leggen bij de GGD Brabant Zuidoost. Instellingen die werkzaam zijn binnen het kader van de Wmo dienen (op basis van de wetgeving) calamiteiten en geweldsincidenten onverwijld te melden bij de toezichthoudend ambtenaar (GGD) en de gemeente (via het sociaal team of CJG). Hierin wordt geen onderscheid gemaakt of instellingen die een overeenkomst hebben met de gemeenten of die een subsidie ontvangen van de gemeenten. Proactief toezicht Bij de nadere uitwerking van het proactief toezicht kunnen de volgende onderdelen worden meegenomen: - Binnen de A2-gemeenten voert Bizob4 contractmanagement uit. Eén van de aspecten van het contractmanagement is de controle of instellingen de zorg leveren conform de gemaakte afspraken en binnen de gestelde kwaliteitseisen. In de backoffice van de sociale teams worden beoordelingen van aanvragen door meerdere medewerkers bekeken om een te komen tot een constante kwaliteit. Afgesproken is dat leden van het sociaal team (frontoffice) na verloop van tijd bij cliënten in gesprek gaan om te bekijken of de voorziening voldoet aan de afspraken die zijn gemaakt. Op basis van deze onderdelen, en waar nodig aangevuld, wordt in 2015 onderzocht op welke manier de gemeenten invulling kunnen geven aan het proactief toezicht. Daarnaast wordt de uitvoering van het reactief toezicht door de GGD geëvalueerd. Begin 2016 wordt een nieuwe afweging gemaakt op welke manier het toezicht op de Wmo wordt vormgegeven. B. Communicatie rondom calamiteiten en incidenten sociaal domein Calamiteiten (en in mindere mate incidenten) binnen het sociaal domein kunnen zorgen voor maatschappelijke onrust. Deze zaken komen altijd onverwacht en daarom is het belangrijk om goede afspraken te hebben over de verdeling van verantwoordelijkheden tussen alle betrokkenen. In dit deel wordt beschreven hoe de A2-gemeenten omgaan met de communicatie rondom incidenten en calamiteiten binnen het sociaal domein. Dit deel staat los van het formele toezicht en kan ook in werking treden als er geen sprake is van formele calamiteiten en incidenten. / Op- en afschaling meldingen Aan de hand van een aantal fasen wordt hieronder beschreven welke functionarissen binnen de gemeente bij de communicatie worden betrokken. In een bijlage is dit in een draaiboek uitgewerkt. Dit draaiboek kan zelfstandig worden gebruikt bij communicatie rondom incidenten / calamiteiten binnen het sociaal domein. Fase 1: Melding Een melding van een incident of calamiteit wordt doorgegeven aan de coördinator sociaal team Wmo of coördinator CJG. Een formele melding van een calamiteit wordt door een betrokken instelling, naast melding bij de inspectie of de GGD, gemeld bij het CJG of het sociaal team Wmo. Een incident of calamiteit kan ook worden gemeld door een bestuurder of medewerker van de gemeente die verantwoordelijk is voor maatschappelijke dienstverlening en openbare orde en veiligheid. 4 Bureau Inkoop Zuidoost Brabant i V Cranendonck njn heeze-leende

9 Als het om een calamiteit gaat nemen de coördinator sociaal team Wmo of coördinator CJG en de toezichthoudende instantie contact met elkaar op om informatie uit te wisselen. De coördinator Sociaal Team Wmo of coördinator CJG bepaalt samen met het afdelingshoofd en een medewerker communicatie of er moet worden opgeschaald. Fase 2: Opschaling ambtelijk Als er sprake is van een calamiteit of incident waarbij opvolging nodig is formeert het afdelingshoofd SEB het crisisteam sociaal domein. Dit team heeft de volgende samenstelling: Kernbezetting: - Afdelingshoofd / gemeentesecretaris (voorzitter) Coördinator sociaal team Wmo of CJG (tevens verslaglegger) Ambtenaar openbare orde en veiligheid Adviseur Communicatie Optioneel: Beleidsmedewerker Wmo/jeugd Leidinggevende betrokken/organisatie - Politie (buurtbrigadier of teammanager) - OM - GHOR " GGD Coördinator nafase (o.m. opgeleid om stille tochten en herdenkingsdiensten te organiseren) Medewerker Veilig Thuis Zodra het niet meer verantwoord is om de crisis ambtelijk af te doen wordt opgeschaald naar bestuurlijk niveau, dit ter beoordeling van het afdelingshoofd SEB/gemeentesecretaris. De betrokken bestuurders worden in deze fase wel geïnformeerd over de melding. Fase 3: Opschaling bestuurlijk Bij een grote calamiteit kan worden opgeschaald naar fase 3. Op deze manier wordt de burgemeester goed gepositioneerd. De burgemeester is verantwoordelijk voor openbare orde en veiligheid in de gemeente, daarnaast heeft hij / zij als burgemeester de rol van boegbeeld en burgervader in de gemeente. De portefeuillehouder is bestuursverantwoordelijk voor het taakveld maar blijft tijdens fase 3 buiten de publiciteit. Elet is daarom ook wenselijk dat hij/zij niet optreedt als loco-burgemeester. De portefeuillehouder blijft wel actief in het crisisteam. In geval van opschaling kan-worden besloten om de burgemeester voorzitter te maken van het bestaande ambtelijke crisisteam. De (loco)burgemeester is in deze fase verantwoordelijk voor de woordvoering, waarbij de portefeuillehouder hem of haar inhoudelijk kan ondersteunen. Dit team heeft de volgende samenstelling; Kernbezetting: (Loco)burgemeester (Voorzitter) Portefeuillehouder - Afdelingshoofd / gemeentesecretaris Coördinator sociaal team Wmo of CJG (tevens verslaglegger) Ambtenaar openbare orde en veiligheid Adviseur Communicatie Noot: (loco-burgemeester is niet portefeuillehouder) 7

10 Optioneel: - Beleidsmedewerker Wmo/jeugd Leidinggevende betrokken/organisatie - Politie (buurtbrigadier of teammanager) - OM - GHOR - GGD Inspectie jeugdzorg Inspectie gezondheidszorg Inspectie veiligheid en justitie Coördinator nafase (o.m. opgeleid om stille tochten en herdenkingsdiensten te organiseren) - Manager Werk & Inkomen A2 Afhankelijk van de zwaarte van de calamiteit in combinatie met maatschappelijke onrust kan ook worden besloten een vierhoek (Burgemeester, OM, Politie en GGD) samen te stellen aangevuld met het afdelingshoofd, de coördinator sociaal team Wmo of coördinator CJG en de adviseur Communicatie. In geval van daadwerkelijke maatschappelijk onrust met inzet van brandweer, GHOR en politie op een niveau van GRIP 3 kan de vierhoek overgaan in een Gemeentelijk Beleidsteam (GBT)5. Indien er behoefte is aan een driehoek (gemeente, politie en OM) naast het GBT kan dit naast het GBT bestaan. Het crisisteam, incl. portefeuillehouder, houdt een adviserende rol naar het GBT. Fase 4: Afschaling / Nafase Na verloop van tijd kan het crisisteam worden afgeschaald en kunnen een aantal taken weer ambtelijk worden opgepakt. Na een calamiteit kan er behoefte bestaan aan een georganiseerde nafase. Met name bij het overlijden van een persoon kan er behoefte zijn aan het organiseren van een herdenkingsdienst, stille tocht o.i.d. Uitvoering kan plaatsvinden in de lijnorganisatie onder leiding van het afdelingshoofd SEB of de coördinator sociaal team Wmo of CJG. In de nafase moet ook worden nagedacht over de zorg aan de nabestaanden. In deze fase kan conform het bestaande draaiboek preparatie Nafase van het regionaal crisisplan worden gewerkt. Fase 5: Evaluatie In deze fase vindt er een evaluatie danwel onderzoek plaats van de calamiteit of incident. Op basis van deze evaluatie danwel onderzoek kunnen er eventueel aanpassingen op het gebied van dienstverlening, bedrijfsvoering, wet en regelgeving, etc. noodzakelijk zijn. De gemeentesecretaris heeft in deze fase de leidende rol. Afhankelijk van de zwaarte van de calamiteit of incident wordt de evaluatie danwel onderzoek gecoördineerd door het crisisteam van fase 2 of 3. Afhankelijk van de zwaarte van de calamiteit of incident, in combinatie met maatschappelijke onrust kan ook worden besloten om een externe instantie/persoon de evaluatie danwel onderzoek te laten' uitvoeren en coördineren in samenwerking met het crisisteam van fase 2 of 3. 5 Bij opschaling naar GRIP 3 wordt formeel de gemeentesecretaris verantwoordelijk. ^ >5) TT] W... ^-Cranendond ^ heéze-'leende

11 Alle betrokkenen ontvangen het evaluatie-/onderzoeksrapport. Afspraken tussen college en gemeenteraad Het college van burgemeester en wethouders informeert de gemeenteraad naar eigen inzicht over een calamiteit wanneer er maatschappelijke onrust is/dreigt en wanneer er mediaaandacht is of wordt verwacht. De burgemeester informeert de gemeenteraad vertrouwelijk en op hoofdlijnen over een calamiteitenmelding. Hierbij speelt de privacybescherming van de burger een belangrijke rol. Op casusniveau kan het herleidbare personen betreffen, zeker in de lokale context. Dit kan tot gevolg hebben dat niet alle informatie gedeeld mag worden. De uitkomsten van het onderzoek naar aanleiding van een calamiteit worden zo spoedig mogelijk gedeeld met de gemeenteraad en tenminste voor openbaarmaking. Ook hier moet de privacybescherming van de burger in acht worden genomen. Wanneer geen sprake is van openbaarmaking wordt de gemeenteraad vertrouwelijk en op hoofdlijnen geïnformeerd. Het staat de burgemeester vrij de gemeenteraad naar eigen inzicht tussentijds te informeren over het onderzoek. Te allen tijden zal aan de Privacywetgeving worden voldaan. Afspraken tussen gemeente en zorgaanbieder De zorgaanbieder heeft een operationele verantwoordelijkheid. De inhoudelijke verantwoordelijkheid voor het verlenen van zorg bij een calamiteit ligt dan ook bij de betreffende instelling. Met name op het gebied van jeugdhulp blijft de zorgaanbieder verantwoordelijk voor de veiligheid van het kind. De instelling is er verantwoordelijk voor dat: - direct gehandeld wordt bij een calamiteit en een incident om eventuele schade te beperken of te voorkomen; bij calamiteiten onmiddellijk de inspectie en de GGD Brabant Zuidoost geïnformeerd worden, bij calamiteiten eventuele andere, relevante partijen geïnformeerd worden; meegewerkt wordt aan onderzoek door de inspectie of door de GGD / gemeente. Nader uit te werken punten: - De gegevens van de toezichthoudende ambtenaar (GGD) worden doorgegeven aan de Inspectie voor de gezondheidszorg en zo nodig de Inspectie voor de jeugdzorg. Het meldpunt en de procedure toezicht van de GGD wordt bekend gemaakt bij alle aanbieders en de leden van het sociaal team. Bijeenkomst met betrokken personen organiseren om het protocol te implementeren en aan de hand van concrete casussen oefenen. De gegevens van alle betrokken worden verzameld en in het draaiboek gezet en de bereikbaarheid van betrokkenen buiten kantoortijden is geregeld. - Alle relevante partijen binnen en buiten de gemeenten worden geïnformeerd over dit protocol. - Checklist criteria calamiteit of incident en zwaarte calamiteit of incident Privacywetgeving: wat mag wel en niet face to face, op papier en online gecommuniceerd worden en door wie met wie? - Communicatiematrix (face to face, papier en online), o.a. mede op basis van Privacywetgeving Gebruikte bronnen Communicatieprotocol Peelregio bij Calamiteiten Jeugd en Wmo - Sociaal calamiteitenprotocol gemeente Opmeer 2015 Draaiboek crisis in het sociaal domein gemeente Heerhugowaard Calamiteitenprotocol jeugd Noord-Limburg Handreiking toezicht Wmo, Verweij-Jonker instituut 9

12 Bijlage: Draaiboek incidenten / calamiteiten sociaal domein Een crisis in het sociaal domein kan maatschappelijke onrust tot gevolg hebben. Er kunnen ook fysieke elementen gaan spelen. Deze worden aangepakt op de wijze zoals omschreven in het regionale crisisplan. In dat geval zal worden gewerkt conform de structuur uit het crisisplan met inachtneming van de opschaling in het draaiboek maatschappelijke onrust. Op- en afschaling Gelet op het risico van het ontstaan van een incident of een calamiteit is het goed om vooraf over de structuur na de denken. Bij een incident worden de gevolgen in eerste instantie opgepakt door een ambtelijke werkgroep. In het kader van dit document is het team omschreven als; Crisisteam sociaal domein- Zodra het niet meer verantwoord is om de crisis ambtelijk af te doen wordt opgeschaald naar bestuurlijk niveau, dit ter beoordeling van het afdelingshoofd SEB en / of gemeentesecretaris. De opschaling naar bestuurlijk niveau is altijd naar de (loco) burgemeester. De portefeuillehouder wordt op de hoogte gehouden maar speelt geen actieve rol naar buiten in de crisisbeheersing. Dit om te voorkomen dat er een politieke discussie ontspint op het moment dat alle aandacht uit moet gaan naar slachtoffers, eventuele nabestaanden en hun omgevingen betrokken professionals. Hieronder treft u de een schema van op- en afschaling aan: Situatie Bijzonderheden Fase 1: Melding De melding van een incident of calamiteit wordt doorgegeven aan de coördinator sociaal team of coördinator CJG. In geval van een Calamiteit; Directe opschaling naar fase 2 ( Deze registreert de melding, verzamelt informatie, onderzoekt verantwoordelijkheden en bepaalt samen met het afdelingshoofd SEB de opschaling aan de hand van interne werkafspraken. Fase 2: Opschaling Het afdelingshoofd formeert, afhankelijk van de melding, een crisisteam, (kernbezetting of uitgebreide bezetting). Fase 3; Bestuurlijke opschaling (3 mogelijkheden) 'i^ 7?1/Cranendonck r9l f^ heeze-leende

13 In overleg tussen het afdelingshoofd/gemeentesecretaris, de burgemeester en portefeuillehouder wordt bepaald of er bestuurlijk moet worden opgeschaald. De (loco) burgemeester is in deze fase bestuurlijk de woordvoerder van de gemeente. De portefeuillehouder blijft intern betrokken bij de ontwikkelingen. Bij de mogelijkheden 3b en 3c blijft de portefeuillehouder betrokken bij het crisisteam, de burgemeester zit dan in de vierhoek / gemeentelijk beleidsteam (GBT). Drie mogelijkheden: a. De (loco)burgemeester wordt voorzitter van het bestaande ambtelijke crisisteam. b. De burgemeester vormt een vierhoek. In dat geval blijft het crisisteam in tact als adviesteam voor de burgemeester in de vierhoek. Het afdelingshoofd SEB/gemeentesecretaris, de coördinator Sociaal Team Wmo of coördinator CJG en de strategisch adviseur Communicatie pendelen tussen de vierhoek en het crisisteam. Noot: (loco-burgemeester is niet portefeuillehouder) c. Bij een GRIP 3 incident zal worden gewerkt conform het regionaal crisisplan. De i loco)burgemeester formeert een GBT. Het crisisteam blijft in stand om de loco)burgemeester van advies te dienen. Fase 4: Afschaling en Nafase Afschaling Afhankelijk van de opschaling. Het afdelingshoofd / gemeentesecretaris en de (loco)burgemeester bepalen het tijdstip en de wijze van afschaling. Er wordt gebruik gemaakt van het draaiboek preparatie Nafase uit het regionaal crisisplan. Nafase Het ambtelijk crisisteam houdt al tijdens incident rekening met de nafase en bereidt deze voor. De werkzaamheden vinden plaats onder leiding van het afdelingshoofd SEB of de coördinator sociaal team of CJG, in overleg met de lijnmanagers van betrokken professionals. Fase 5: Evaluatie Afhankelijk van de zwaarte van de calamiteit of incident wordt de evaluatie danwel onderzoek gecoördineerd door het crisisteam van fase 2 of 3. Afhankelijk van de zwaarte van de calamiteit of incident, in combinatie met maatschappelijke onrust, kan ook worden besloten om een externe instantie/persoon de evaluatie danwel onderzoek te laten uitvoeren en coördineren in samenwerking met het crisisteam van fase 2 of 3. In deze fase vindt er een evaluatie danwel onderzoek plaats van de calamiteit of incident. Op basis van deze evaluatie danwel onderzoek kunnen er eventueel aanpassingen op het gebied van dienstverlening, bedrijfsvoering, wet en regelgeving, etc. noodzakelijk zijn. Alle betrokkenen ontvangen het evaluatie- /onderzoeksrapport. 11 ( r^j Cranendonck heëze-ieende

14 Toelichting: Fase 3 Bij een grote calamiteit kan worden opgeschaald naar fase 3. Op deze manier is de burgemeester goed gepositioneerd. De burgemeester is verantwoordelijk voor openbare orde en veiligheid in de gemeente, daarnaast heeft hij / zij als burgemeester de rol van boegbeeld in de gemeente. De portefemhehouder is bestuursverantwoordelijk voor het taakveld maar blijft tijdens fase 3 buiten de publiciteit. Het is daarom ook wenselijk dat hij/zij niet optreedt als loco-burgemeester. De portefeuillehouder blijft wel actief in het crisisteam. In geval van opschalmg kan worden besloten om de burgemeester voorzitter te maken van het bestaande ambtelijke crisisteam. De burgemeester is in deze fase verantwoordelijk voor de woordvoering, inhoudelijk bijgestaan door de portefeuillehouder. Afhankelijk van de zwaarte van de calamiteit in combinatie met maatschappelijke onrust kan ook worden besloten een vierhoek (Burgemeester, OM, Politie en GGD) samen te stellen aangevuld met et afdelingshoofd SEB/gemeentesecretaris, de coördinator Sociaal Team Wmo of coördinator CJG en e strategisch adviseur Communicatie. In geval van daadwerkelijke maatschappelijk onrust met inzet van brandweer, GHOR en politie op een niveau van GRIP 3 kan de vierhoek overgaan in een G BT. Indien er behoefte is aan een driehoek (gemeente, politie en OM) naast het GBT kan dit naast het Fase 4: bestaari- Het crisisteam, incl. portefeuillehouder, houdt een adviserende rol naar het GBT. ^dra de situatie weer teruggebracht is naar normaal kan worden afgeschaald. Na een calamiteit kan er behoefte bestaan aan een georganiseerde nafase. Met name bij het overlijden van een persoon <an er behoefte zijn aan het organiseren van een herdenkingsdienst, stille tocht o.i.d. Uitvoering kan p aatsvmden m de lijnorganisatie onder leiding van het afdelingshoofd SEB of de coördinator sociaal team Wmo of CJG. In de nafase moet ook worden nagedacht over de zorg aan de nabestaanden. In deze fase kan conform het bestaande draaiboek Nafase van de regionaal crisisplan worden gewerkt. Samenstelling en taak ambtelijk Crisisteam Sociaal Domein Kernbezetting: Afdelingshoofd/gemeentesecretaris (voorzitter) Coördinator sociaal team of CJG (tevens verslaglegger) Ambtenaar openbare orde en veiligheid Adviseur Communicatie Optioneel: Beleidsmedewerker Wmo/jeugd Leidinggevende betrokken /organisatie - Politie (buurtbrigadier of teammanager) - OM - GHOR - GGD Inspectie jeugdzorg Inspectie gezondheidszorg - Inspectie veiligheid en justitie 12 ^\/ C.i.m / KCranendonck rvl ff","".". heeze-leende

15 Medewerker nafase (o.m. opgeleid om stille tochten en herdenkingsdiensten te organiseren) Beleidsmedewerker Wmo of Jeugd Manager Werk & Inkomen A2 Taak crisisteam: 3 Interventies bedenken die nodig zijn om een calamiteit of incident zo snel mogelijk terug te brengen naar een normale situatie. De burgemeester en portefeuillehouder adviseren over te nemen maatregelen en besluiten. (In alle fasen). e Het advies stelt de burgemeester en portefeuillehouder in staat om snel en adequaat op te kunnen treden en te beslissen over op- en afschaling. Werkwijze team: Het team werkt via de BOB-structuur (Beeld-, Oordeel-, Besluitvorming): Beeldvorming, ^ In het crisisteam wordt een gedeeld beeld van de situatie samengesteld. De leden van het crisisteam leveren input voor het beeld. Oordeelsvorming Aan de hand van het beeld wordt geoordeeld wat dit beeld voor de gemeente betekent. Dat wordt uitgewerkt in drie scenario's best-, real- en worstcase. Besluitvorming Er wordt gekozen voor een scenario en aan de hand daarvan worden de effecten van dit scenario bepaald en de te nemen maatregelen vastgesteld en uitgezet. Taakomschrijving kernbezetting crisisteam Functie Afdelingshoofd of gemeentesecretaris Coördinator sociaal team Wmo of CJG Omschrijving Beslist over opschaling naar fase 2 Woordvoerder van de gemeente (fase 1 en 2), Voorzitter crisisteam (fase 1 en 2), Informeert het bestuur Adviseert de burgemeester en portefeuillehouder over de informatie die aan de raad moet worden verstrekt. Neemt als adviseur deel aan vergaderingen vierhoek Heeft de algehele coördinatie op de terreinen van het sociaal domein. Ontvangt de eerste melding Verzamelt informatie Bepaalt of het afdelingshoofd SEB moet worden geïnformeerd, (ingeval van een calamiteit wordt direct opgeschaald naar fase 2 en kan deze taak worden overgeslagen) 13 Cranendonck ^3 gemeente heeze-leende va

16 Adviseur Communicatie Adviseur Communicatie in het Crisisteam en Vierhoek Vult het beeld aan met een omgevingsanalyse pers/social media/informatie vanuit de bevolking e Werkt conform de werkinstructies in het draaiboek Communicatie van het regionaal crisisplan Stuurt het gemeentelijk actiecentrum communicatie aan dat conform het draaiboek Communicatie van het Regionaal crisisplan is ingericht Medewerker communicatie Verzamelt informatie voor het totaal beeld, o.a. op basis van social media Houdt het beeld actueel en deelt dat met eventuele andere teams Verslaglegger Stelt een actielijst op van de genomen besluiten en houdt deze actueel Legt de motivering van strategische besluiten vast Communicatie Een goede communicatiestrategie is belangrijk. In geval van een calamiteit moet rekening wordt gehouden met de bestuurlijke verantwoordelijkheid, de verantwoordelijkheid van de betrokken organisatie en de perceptie van de buitenwereld. Om grotere onrust te voorkomen is het essentieel om het publieke vertrouwen te verdienen en te behouden, daarom moet communicatie tijdig open consequent en begrijpelijk zijn. Met de burgemeester zijn afspraken gemaakt over de communicatie-activiteiten die snel naar de melding van de calamiteit moeten plaatsvinden richting burgers en gemeenteraad. De afspraken staan omschreven binnen het onderstaande kader. Waar nodig kan het team communicatie worden versterkt door medewerkers communicatie in het kader van de rampenbestrijding. Communicatie afspraken Bij acute maatschappelijke onrust is het de taak van het actiecentrum Communicatie om: Binnen 1 uur duiding van het incident en het handelingsperspectief te publiceren op de website en te verspreiden via Twitter. Elk uur daarna vindt een update van de gegevens plaats. De raad moet binnen 4 tot uiterlijk 6 uur informatie ontvangen over het incident en de getroffen en te treffen maatregelen. Binnen een dag wordt een bijeenkomst met fractievoorzitters of raad georganiseerd met als doel informatie verstrekking in de vorm van een vertrouwelijk overleg. 14 \/ /^Cranendonck rvn heeze-leende

17 Afspraken tussen college en gemeenteraad Het college van burgemeester en wethouders informeert de gemeenteraad naar eigen inzicht over een calamiteit wanneer er maatschappelijke onrust is/dreigt en wanneer er mediaaandacht is of wordt verwacht. De burgemeester informeert de gemeenteraad vertrouwelijk en op hoofdlijnen over een calamiteitenmelding. Hierbij speelt de privacybescherming van de burger een belangrijke rol. Op casusniveau kan het herleidbare personen betreffen, zeker in de lokale context. Dit kan tot gevolg hebben dat niet alle informatie gedeeld mag worden. De uitkomsten van het onderzoek naar aanleiding van een calamiteit worden zo spoedig mogelijk gedeeld met de gemeenteraad en tenminste voor openbaarmaking. Ook hier moet de privacybescherming van de burger in acht worden genomen. Wanneer geen sprake is van openbaarmaking wordt de gemeenteraad vertrouwelijk en op hoofdlijnen geïnformeerd. Het staat de burgemeester vrij de gemeenteraad naar eigen inzicht tussentijds te informeren over het onderzoek. Te allen tijden zal aan de Privacywetgeving worden voldaan. 15 / ^^T^PCranendonck HEEZE-LEENDE

18 Bereikbaarheidslijst (per gemeente in te vullen) Functie Naam Gebeld door wie? Bereikbaar onder nummer(s) Burgemeester Portefeuillehouder Jeugd Portefeuillehouder Wmo Portefeuillehouder W&l Afdelingshoofd Crisisteam Ambtelijk Afdelingshoofd plv plv Coördinator sociaal team of CJG of bestuurder/medew erker gemeente Coördinator sociaal team plv Betrokken instelling of bestuurder/medew erker gemeente Coördinator CJG plv Ambtenaar openbare orde en veiligheid plv Betrokken instelling of bestuurder/medew erker gemeente Adviseur communicatie plv Medewerker communicatie plv Verslaglegger plv 16 ^^ dhs \ y <.1..,./0'Cranendonck. V heeze-leende vi yla1i gemeente

19 Optioneel lid crisisteam Leidinggevende betrokken/organisatie Politie (buurtbrigadier of teammanager) OM GHOR GGD Inspectie jeugdzorg Inspectie gezondheidszorg Inspectie veiligheid en justitie Coördinator nafase Piketdienst meldkamer Beleidsmedewerker Wmo Beleidsmedewerker Jeugd Beleidsmedewerker W&l Manager Werk & Inkomen A2 Officier van Justitie Officier van Justitie Piketdienst ( r^-i \/ 1 7 <^7^ Cranendonck hêeze-ieende

20 (. (