YGlobal Business Suite Versie 6.5

Transcriptie

1 YGlobal Business Suite Versie 6.5 Abstract Inhoud van upgrade van de standaard YGlobal Business Suite versie 6.5

2 Inleiding In dit document kan teruggevonden worden wat er nieuw en aangepast is in de meest recente versie van de YGlobal Business Suite versie 6.5. Het omvat het type verandering (Aanpassing, Vernieuwing, Technisch), een functionele onderverdeling om te plaatsen waar in de software de verandering zich bevindt en een korte omschrijving. Wanneer kan deze upgrade gebruikt worden? De functionaliteiten die hieronder omschreven zijn kunnen gebruikt worden na een upgrade. Dit betekent dat deze functionaliteiten worden toegevoegd aan de standaard YGlobal Business Suite software. De ontwikkeling (programmeren) ervan is onderdeel van het onderhoudscontract. Het programmeren van functionaliteiten in een upgrade vertrekt steeds opnieuw vanaf de meest recente standaard versie van YGlobal. Dit heeft als gevolg dat bij het installeren van een nieuwe versie er door de programmeur rekening mee moet gehouden worden wat de versie is die door de upgrade overschreven wordt. Deze analyse kan extra tijd vragen indien het gaat over systemen die één of meerdere upgrades hebben overgeslagen. Een upgrade wordt niet automatisch geïnstalleerd. Hiervoor moet MMS Solutions gecontacteerd worden. Het uitvoeren van de upgrade en eventueel gewenste opleiding met betrekking tot specifieke nieuwe functionaliteiten is geen onderdeel van het standaard onderhoudscontract. 1

3 Inhoud A. Aanpassingen Beheer artikels, prijzen, Beheer klant / leverancier Bestellingen Boekhouding Factureren Historieken, statistieken Navigeren Receptie goederen Security User Interface - Design Voorraadbeheer... 5 B. Vernieuwingen Beheer artikels, prijzen, Beheer documenten Bestellingen Boekhouding Factureren Gegevens exporteren / importeren Historieken, statistieken Integratie leveranciers Integratie systemen Kassa Mailen Navigeren Receptie goederen Retour van goederen Security Voorraadbeheer... 8 C. Technisch Beheer klant / leverancier Inloggen

4 A. Aanpassingen 1. Beheer artikels, prijzen, Verbetering visualisatie waarde tab op artikels Door een artikel groep te verwijderen kunnen alle artikels hiervan in één keer verwijderd worden i.p.v. artikel per artikel te verwijderen. Enkel ongebruikte artikels worden verwijderd. 2. Beheer klant / leverancier Bij het opzoeken van klanten wordt in het zoekresultaat dadelijk gsm en telefoonnummer getoond. Bij het aanmaken van een klantenfiche kan deze automatisch vervolledigd worden via de informatie van de VIES databank op basis van het BTW nummer. Op klanten en leveranciersfiches is nu een veld voorzien om de website in te geven. 3. Bestellingen In het pop-up scherm om een artikel te zoeken, vanuit een aankoop bestelling, wordt nu de nettoprijs voor aankoop bij de leverancier getoond i.p.v. de brutoprijs. Vanuit "Ondervraging bestelling", in het menu, krijgt de gebruiker extra informatie bij de getoonde bestellingen: de nummer van de klanten- / leveranciersbestelling die hieraan gelinkt is. We tonen meer van de informatie die van de leverancier komt wanneer we stock ondervraging doen bij die leverancier. Bij creatie van een bestelling krijgt de gebruiker een pop-up indien er volgens de selectie meerdere leveranciers of klanten mogelijk zijn. Hieruit moet de juiste geselecteerd worden. 4. Boekhouding De automatische aanzuivering vanuit de kassa wordt iedere dag geboekt bij de dag afsluiting, en niet meer enkel na het aanmaken van de factuur. 5. Factureren Bij het manueel factureren wordt vanaf nu standaard hergroeperen per factuur toegepast. Indien er meerdere bestellingen te factureren zijn voor een klant worden deze gegroepeerd op één factuur. Deze optie kan door de gebruiker afgezet worden voor de facturen aangemaakt worden. 3

5 6. Historieken, statistieken Indien in de artikel fiche de naam van een artikel aangepast wordt, zal ook de naam in de historiek (eerdere aankopen, verkopen, bewegingen, ) van dit artikel veranderen. De verkoop statistieken kunnen nu de cijfers van de twee periodes tonen zodat vergelijking mogelijk is. 7. Navigeren Bij toevoegen van een nieuwe klantenbestelling en starten vanaf de bestellijnen wordt de klant automatisch in het geheugen geplaatst. Een nieuwe verkoop aan een klant ingeven start met de selectie van de klant. De F4 sneltoets opent een zoekscherm om de gewenste klant te zoeken. Wanneer er in een lijst op een link geklikt wordt verspringt hierna het scherm niet meer naar boven, maar blijft de laatste positie in de lijst behouden. Als je klikt op de klant, leverancier of het artikel in de data-bar ga je rechtstreeks naar de fiche. In de statistieken kan er op de klant of artikel geklikt worden om deze in het geheugen te plaatsen. 8. Receptie goederen YGlobal toont bij het ontvangen van goederen hoeveel van de ontvangen goederen gelinkt zijn aan een klantenbestelling en hoeveel er zijn voor stock. Indien bij manuele ingaven van goederen bij een ontvangst meerdere artikels gevonden worden krijgt de gebruiker een pop-up. Bij het ontvangen van een artikel "diverse", moet aangegeven worden vanop welke aankoop bestelling dit komt, via een prompt. 9. Security Indien iemand in een bestelling aan het werken is kan een andere gebruiker op hetzelfde ogenblik deze bestelling niet printen of doorbestellen bij de leverancier. Het aantal pogingen tot inloggen kan beperkt worden. 10. User Interface - Design De gebruiker ziet rechts onderaan het scherm een notificatie scherm wanneer er een boodschap voor hem is vanuit het systeem. Na het ingeven van een snel-code in het levering systeem wordt een boodschap getoond die na 2 sec verdwijnt. Zo weet de gebruiker dat zijn actie geslaagd is. Er zijn nieuwe iconen voor "verwijderen", "aanpassen" en "werken met". De waarschuwingsdriehoek heeft nu een gele kleur in plaats van een rode. Zo is er een duidelijk verschil tussen een "STOP" en een "WAARSCHUWING". Het scherm voor ingeven van klantenbestellingen is geoptimaliseerd voor kleinere schermen zodat belangrijke delen van de pagina steeds zichtbaar zijn. 4

6 11. Voorraadbeheer In het bestelvoorstel wordt zowel de leveranciers-, als de eigen ABC-ranking getoond (populariteitscode). B. Vernieuwingen 1. Beheer artikels, prijzen, Gedeactiveerde artikels worden niet meer getoond als alternatief of gerelateerd artikel. Better Price informatie kan nu ook op het niveau van een artikelgroep. Bij het ingeven van kortingen wordt de startdatum automatisch op de dag van ingeven gezet. Artikels kunnen opgezocht worden op basis van het hebben van een taks of leeggoed prijs. 2. Beheer documenten Her-afdrukken van verzend nota's kan op 2 niveaus: 1) pdf's van verzend nota's kunnen opnieuw gelanceerd worden. 2) een afdruk lanceren van verzendnota's in het leveringssysteem (met eventuele aanpassingen vanuit het leveringssysteem). Er wordt een historiek bijgehouden van de verstuurde mails met verzendnota's en facturen. Indien voor één document op meerdere tijdstippen acties gebeuren (vb. verschillende leveringen op meerdere data) wordt niet enkel de document datum, maar ook alle historiek data weggeschreven. De pdf die aangemaakt is van een divers document is nu opvraagbaar. 3. Bestellingen Bij een backorder release (reservering van goederen en doorsturen naar leveringssysteem) krijgt "credit controle" een mail met alle documenten met een hold (vb. nul prijs, marge probleem, ) Op het type van document kan je al meegeven of er al dan niet moet gegroepeerd worden of gegroepeerd worden per type, op de factuur of pack bon. Vervangingen kunnen nu ook getoond worden in volgorde van hoeveelheid in voorraad. In de klantenbestelling verschijnt een auto- of wiel-icoontje indien de bestelde artikels besteld zijn bij de leverancier of in productie zijn. De dag afsluiting kuist de bestelvoorstellen op. Dit betekent dat volledig lege of volledig afgewerkte bestelvoorstellen uit de lijst verwijderd worden. In "Ondervraging bestelling" kan de gebruiker een tijdspanne selecteren van - tot, en de volgorde kiezen (oudste - meest recente eerst). Vanuit een klantenbestelling kan nu een nieuwe klant aangemaakt worden. YGlobal analyseert nu staffels, kortingen, promoties, hoeveelheden, bij het ingeven van een klanten en leveranciersbestelling. Zo helpt YGlobal bij het optimaliseren van uw aankoop 5

7 en verkoop. Dit wordt weergegeven via de Better Price functionaliteit. Op basis van selectiescherm kan dadelijk de hoeveelheid artikels aangepast worden. Handling kost, mogelijkheid om aan een productgroep een extra kost te verbinden indien de klant de minimum- en/of multi- verkoop hoeveelheid niet respecteert. 4. Boekhouding Bij het ingeven van verrichtingen in de boekhouding wordt door het systeem getest of alle noodzakelijke parameters aanwezig zijn. Zo zal het niet meer voorkomen dat een factuur ingegeven kan worden in een nieuwe periode indien de nummerreeks niet aangemaakt werd. 5. Factureren In het facturatiesysteem (en leveringssysteem) kan nu gefilterd worden op het betalingstype. 6. Gegevens exporteren / importeren Bij importeren van een catalogus kan er gezien worden of de import effectief bezig is. Standaard kostprijzen kunnen geïmporteerd en geëxporteerd worden in Excel. Bestellingen kunnen vanaf nu geïmporteerd worden via Excel. Werken via FileZilla is niet meer nodig voor uploaden van files, dit kan nu via YGlobal zelf. Kortingen kunnen geëxporteerd worden in Excel formaat. 7. Integratie leveranciers YGlobal kan nu vanuit een klantenbestelling de catalogus van MijnGrossier openen. Hier kunnen artikels in de winkelwagen geplaatst worden. Deze winkelwagen kan dadelijk geïmporteerd en verwerkt worden in de klantenbestelling. Facom is nu geïntegreerd als leverancier. Vervangingen van artikels van leverancier Van Heck zijn nu automatisch up-to-date. Er is een standaard afgesproken voor het importeren van staffel kortingen van Van Heck. Voor de integratie met de systemen van Van Heck kan er geconnecteerd worden met meerdere VHIP-accounts. Dit betekent dat de gebruiker meer informatie kan krijgen rond voorraad in verschillende Van Heck locaties. 8. Integratie systemen Volledig van elkaar losstaande YGlobal softwares kunnen indien gewenst geïntegreerd werken m.b.t. voorraad, artikels en bestellingen. Dat wilt zeggen dat ze informatie hierrond kunnen uitwisselen. De YGlobal verzendnota kan in XML vorm doorg d worden. 6

8 9. Kassa Vanuit het scherm voor ingaven van klantenbestellingen kunnen nu "kassa diverse" ingaven gemaakt worden. Dit laat toe aan de toonbank openstaande facturen en bestellingen te betalen. Vanuit YGlobal kan een kassa ticket gemaakt worden. 10. Mailen Facturen kunnen nu vanuit YGlobal g d worden naar de klant. Het lanceren van het facturatie programma zal dan automatisch de facturen doormailen naar de klant volgens de hiervoor opgezette instellingen. Net zoals facturen kunnen nu ook de reminders rechtstreeks naar de klant g d worden. Het verzend- adres kan ingegeven worden per rapport zodat de ontvanger weet van welke persoon of mailbox hij het rapport heeft gekregen. 11. Navigeren Bij order entry wordt de cursor dadelijk geplaatst op het veld waar de klant of leverancier wordt ingegeven. Splitsing van de functionaliteit "meer info" en "in het geheugen plaatsen" voor artikels in een bestelvoorstel. Vroeger was dit één icoon waarmee meer informatie getoond werd en dadelijk ook het artikel in het geheugen werd geplaatst. Nu zijn dit twee afzonderlijke iconen. Er is links bovenaan een zoekveld toegevoegd aan de menu balk. Hiermee kan snel de juiste pagina terug gevonden worden in het menu. 12. Receptie goederen Bij het aanmaken van een ontvangst gaat het systeem standaard de default waarde van aankoopverpakking gebruiken die voor dat artikel is ingesteld. Dat wil zeggen dat als een artikel volgens de fiche verpakt is per doos. Een ontvangst ook per doos zal gebeuren. 13. Retour van goederen Bij een retour van goederen wordt gecheckt of het artikel in de historiek van de verkopen aanwezig is. In de detail lijn van retourscherm wordt de laatste datum van verkoop getoond voor dit artikel / klant. 14. Security Er kan bepaald worden welke gebruikersgroepen welke document types en magazijnen kunnen zien. Per infocenter is er een "start-folder" waarin documentatie kan geplaatst worden. De gebruiker kan niet buiten deze folder. 7

9 15. Voorraadbeheer Voor het aanmaken van een stock opruimingslijst kan nu ook een selectie gemaakt worden volgens de ABC ranking (ranking voor herbevoorrading). Een bestelvoorstel toont nu ook de huidige voorraad van alternatieve artikels. Een herbevoorradingsbestelling kan toegevoegd worden aan een bestaande bestelling om zo één grote bestelling te creëren en geen extra kosten te hoeven betalen. Per herbevoorradingsgroep kan nu gekozen worden of er een automatische berekening van de herbevoorrading moet gebeuren of niet. Het aanmaken van een herbevoorrading laat nu toe alle artikels die in back-order staan op klantenbestellingen op te nemen in het aankoopdocument. Volgens de ABC ranking kan de absolute minimumvoorraad worden ingesteld, indien de berekende minimum voorraad kleiner is dan deze dan wordt de absolute minimumvoorraad genomen. Dit laat toe om voor bepaalde producten toch een voorraad aan te leggen. C. Technisch 1. Beheer klant / leverancier Toevoegen op een klant van een vooraf aangemaakte tekst toonde soms de tekst niet na een aanpassing, dit is nu opgelost. 2. Inloggen Het selecteren van een andere taal bij inloggen geeft nu alle omschrijvingen in die taal. (Geen effect meer van browser of geschiedenis) 8